Materi Mengelola Dokumen Kantor

Materi Mengelola Me ngelola Dokumen Kantor Kant or ( AP AP ) mengelola dokumen kantor KD 1 Proses dokumen-dokumen kantor A. Pengertian surat Ada beberapa pengertian tentang surat menurut beberapa ahli : 1. Menurut W.J.S. W.J.S. Poerwadarminta dalam Kamus mum !ahasa "ndonesia men#elaskan bahwa surat adalah kertas $ang bertuliakan atau alat untuk men$ampaikan suatu maksud se%ara tertulis &. Menurut Drs. 'gelbertus martono men$atakan bahwa surat han$alah se%arik kertas $anng  bertuliskan berita namun berperan sebagai piranti komunikasi indi(idu atau kelompok ). Menurut *. Suhanda Pan#i men$atakan surat adalah sehelai kertas atau lebih $ang membuat suatu bahan komunikasi $ang disampaikan oleh seseorang kepada orang lain baik atas nama  pribadi maupun kedudukan dalam organisasi atau kantor !. Jenis surat dibagi men#adi : 1. dilihat dari sisi+bentuk+isi dan bahasan$a a. Surat resmi , Dinas  b. Surat tidak resmi , Pribadi %. Surat setengah esmi d. Surat dinas pribadi e. Surat dinas swasta . Surat niaga g. Surat dinas pemerintah &. !erdasarkan wu#ud surat a. Surat bersampul  b. Surat terbuka %. Surat tertutup d. Memorandum dan nota e. Surat biasa ). !erdasarkan keamanan isin$a a. Surat sangat rahasia  b. Surat rahasia %. Surat konidensial /. !erdasarkan proses pen$elesainn$a a. Surat kilat  b. Surat segera %. Surat biasa 0. ungsi surat 1. wakil pribadi+ kelompok+ atau suatu organusasi untuk berhadapan dengan pribadi+ kelompok atau organisasi lain. &. dasar atau pedoman untuk beker#a+ misaln$a surat keputusan dan surat tugas. ). buku tertulis $ang otentik hitam di atas putih $ang memiliki kekuatan hukum atau $uridis+

misaln$a surat #ual beli surat waka+ atau pembagian warisan. /. alat pengingat atau arsip #ika sewaktu- waktu diperlukan serta . dokumen historis $ang memiliki nilai kese#arahan+ misaln$a untuk menelusuri peristiwa  penting masa lalu. D. !agian bagian surat 1. Kepala surat &. 2omor surat ). Perihal,hal /. 3ampiran . 4anggal surat 5. Alamat dalam,alamat tu#uan 6. Salam pembuka 7. "si surat+ isi surat terdiri dari : a. kalimat pembuka b. "si surat $ang sebenarn$a %. kalimat penutup 8. salam penutup 19. 4anda tangan 11. nama terang 1&. 4embusan inisial dan lain lain '. !entuk bentuk surat Sebelum membahas berbagai bentuk surat+ ada baikn$a mengetahui lebih dahulu apa itu bentuk surat. ang dimaksud dengan bentuk surat ialah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Masing-masing bagian itu mempun$ai posisi tertentu sesuai dengan ungsi dan perann$a+ terutama sebagai petun#uk atau identiikasi untuk memproses surat tersebut. Ada berbagai bentuk  surat+ $ang satu sama lain berbeda pemakaiann$a sesuai dengan kebiasaan instansi atau ga$a mas$arakat tertentu. Pada dasarn$a han$a dua bentuk surat $ang dapat dibedakan se%ara ta#am+ sedangkan bentuk-bentuk lainn$a sekedar (ariasi-(ariasi $ang merupakan modiikasi dari kedua  bentuk utama tersebut. Kedua bentuk utama itu adalah bentuk lurus atau bentuk balok ; blo%k st$le < dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi ; indenteed st$le <. Sedangkan (ariann$a $ang  berdiri di antara keduan$a ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok ; semi blo%k st$le <. Selain itu masih ada bentuk lurus penuh ; ull blo%k st$le <+ dan bentuk surat dinas , resmi ; oi%ial st$le <.!entuk-bentuk surat tersebut sebenarn$a adalah model , bentuk surat 'ropa dan Amerika. !entuk lekuk ; indenteed st$le < adalah model 'ropa lama+ bentuk lurus ; blo%k st$le < adalah model Amerika+ sedang bentuk setengah lurus ; semi blo%k st$le < adalah model 'ropa  baru. 1. =ull !lo%k St$le &. !lo%k St$le ). Semi !lo%k St$le /. "ndenteed St$le . hanging Paragra St$le

=. Dokumen Dokumen merupakan salah satu hal $ang sangat penting karena merupakan sumber inormasi $ang diperlukan oleh suatu instansi+ organisasi atau negara. tanpa dokumen kita akan kehilangan data-data $ang diperlukan untuk kegiatan kantor,organisasi masa $ang akan datang. Salah satu dokumen kantor $ang perlu disimpan ialah surat. KD & Dasar Surat Men$urat A. Kelebihan surat Kema#uan tehnologi komunikasi $ang sangat pesat membuat peranan surat sebagai sarana inormasi dan pen$ampaian berita digantikan oleh telepon+ telegrap+ tele>+ radio+ a>imile+ tele(isi+ atau hp. 2amun surat mempun$ai beberapa kelebihan dibandingkan dengan alat komunikasi $ang lain $aitu 1. Surat dapat di#adikan bukti otentik karena #elas ada tanda tangan dan %ap perusahaan &. Surat dapat merekam inormasi se%ara pan#ang lebar+ terperin%i+ dan terurai ). Surat lebih dapat men$impan rahasia dibandingkan telepon $ang mungkin dapat disadap orang lain /. Setiap kata kata dan kalimat dalam pen$ampaian berita dengan surat bisa diperkirakan dengan seksama untuk menghilangkan perasaan $ang tidak enak . Surat lebih eekti karena inormasi itu asli sesuai dengan sumbern$a 5. Pembuatan dan pelaksanaan surat lebih murah 6. Surat lebih memas$arakat 7. Alat-alat dan perlengkapan surat mudah didapat.

!. 4u#uan Surat Surat merupakan tolak ukur keberhasilan dan kema#uan suatu instansi atau organisasi. Dalam  penulisann$a surat mempun$ai tu#uan-tu#uan tertentu $aitu : 1. "ngin men$ampaikan inormasi kepada pihak lain &. "ngin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima,pihak $ang dikirim tentang inormasi $ang disampaikan tersebut ). Memperlan%ar arus inormasi sehingga inormasi $ang diterima #elas dan tidak salah tangkap 0. Perlengkapan surat Perlengkapan surat antara lain 1. Kertas surat Pada umumn$a kertas $ang dipakai adalah kertas $ang berwarna terutama untuk salinan suratsurat. Pemilihan kertas harus diutamakan karena kertas dan amplop merupakan $ang pertama kali mendapat perhatian dan panilaian dari penerima surat sebelum diba%a. Kertas $ang sering dipakai biasan$a olio untuk surat $ang isin$a pan#ang dan kuarto untuk surat $ang isin$a pendek  &. Sampul surat Penggunaan sampul surat hendakn$a disesuaikan dengan ukuran kertas $ang akan dipakai agar keliatan rapi dan sopan. D. !ahasa surat

Surat haruslah memakai kalimat $ang mengungkapkan akta+ perasaan sikap+ dan isi pikiran  penulis kepada pemba%a se%ara #elas dan eekti. Kalimat dikatakan #elas dan eekti apabila  pemba%a surat dalam sekali ba%a langsung bisa menangkap isin$a tanpa keragu-raguan

'. '#aan+ pemberian tanda ba%a Pen$usunan dan penulisan surat harus mengindahkan ketentuan-ketentuan tentang e#aan. ang se%ara khusus perlu diperhatikan kriteria kriteria mengenai e#aan antara lain penulisan huru  besar+ kata turunan+ kata ulang gabungan kata+ kata ganti ku+ kau+ mu dan n$a+ kata depan di+ ke+ dari dan penulisan undur serapan =. ?a$a bahasa ?a$a bahasa adalah %ara $ang diperlukan seseorang untuk mengutarakan pikiran dan perasaan ke dalam sebuah karangan dalam hal ini surat.ga$a bahasa $ang dipakai antara lain euimisme+  pleonasme+ paralelisme+ sinisme+ sinekdok+ tautologi+ hiperbola+ metaora+ personiikasi+  paradoks+ dan ironi ?. S$arat dan %iri surat $ang baik antara lain : 1. Surat ditulis dalam bentuk $ang menarik+ tersusun sesuai dengan peraturan surat men$urat &. Setiap kalimat dalam surat harus berguna dan bermakna ). *indari singkatan $ang tidak perlu terutama mengarang singkatan sendiri /. 2ada surat harus sopan . Surat #angan terlalu pan#ang *. Aneka surat dinas 1. Surat pemberitahuan &. Surat ndangan ). Surat kuasa /. surat keterangan . Surat memo 5. Surat edaran 6. Surat pengantar 7. Surat perintah 8. Surat instruksi 19. surat tugas ". Aneka surat niaga Antara lain : 1. Surat perkenalan &. Surat permintaan penawaran ). Surat penawaran /. Surat pesanan . Surat konirmasi pesanan 5. Surat penolakan pesanan 6. Surat pengiriman pesanan

7. Surat pengaduan 8. Surat pengiriman pemba$aran 19. Surat penagihan KD ) Mengurus atau men#aga sistem dokumen A. Pengertian indeks Se%ara keseluruhan + indeks mempun$ai tiga ma%am pengertian $aitu 1. Se%ara umum "ndeks diartikan sebagai alat bantu untuk menentukan suatu tempat &. Dari segi perpustakaan "ndeks diartikan sebagai katalogisasi mengenai #udul+ deskripsi buku+ #udul masalah+ nomor klasiikasi+ dan pen$usunan dalam penempatan buku sesuai klasiikasin$a ). Dari segi kearsipan "ndeks diartikan sebagai petun#uk atau tanda pengenal untuk memudahkan dalam penentuan tempat pen$impanan arsip sehingga ketika membutuhkan arsip tersebut maka dengan mudah dapat ditentukan kembali !. Kegunaan indeks antara lain 1. ntuk mengelompokan atau men$atukan arsip,dokumen $ang memiliki kode dan kegiatan $ang sama kemudian disatukan ke dalam satu berkas &. Sebagai media kembali penemual dokumnen 0. S$arat s$arat mengindeks aitu : 1. Singkat+ #elas+ dan mudah dipahami &. Menggunakan kata $ang mudah dimengerti ). Memiliki orientasi kapada kebutuhan pemakai /. Diambil dan ditentukan dari isi surat tersebut D. Peraturan mengindeks 1. Mengindeks nama orang a. 2ama orang indonesia @ 2ama tunggal  2ama tunggal diindeks seperti nama tersebut ditulis+ dalam urutan ab#ad mendahului nalma tunggal lain $ang sama+ $ang mempun$ai singkatan. 0ontoh A. 0risnandi diindeks men#adi 0risnandi A @ 2ama ganda  2ama diideks dari nama marga,keluarga,suku pada unit pertama. 0ontoh 0ind$ *arahab diindeks men#adi *arahab 0ind$ @ gelar ang diindeks sebagai unit pertama adalah nama asli atau nama marga. ?elar ditempatkan pada unit akhir. 0ontoh Pro . Dr. Agus *ermawan diindeks men#adi *ermawan Agus Pro Dr @ 2ama $ang menggunakan singkatan !aik di depan maupun di belakang dan tidak diketahui kepan#angannn$a diindeks lebih dahulu nama #elasn$a . 0ontoh M. !aharudin diindeks men#adi !aharudin M

@ 2ama orang indonesia dengan urutan kelahiran Diindeks lebih dulu nama diri kemudian diikuti urutan kelahiran dan gelar kalau ada. 0ontoh " wa$an widiada diindeks men#adi Widada " wa$an  b. 2ama orang asing  2ama orang asing diindeks berdasarkan nama keluargan$a dan biasan$a terdapat setelah nama aslin$a ke%uali nam+a orang %ina dan korea;nama keluarga ada di depan &. Mengindeks nama perusahaan atau organisasi a. ntuk nama perusahaan Diindeks terlebih dahulu kata $ang penting+ kemudian #enis badanhukum atau kegiatann$a . 0ontoh P4 mekarsari diindeks men#adi Mekarsari Pt  b. 2ama perusahaan $ang terdiri dari angka Angka itu diindeks sebagai satu unit+ %ontih toko &)/ diindeks men#adi dua tiga empat toko %. 2ama perusahaan $ang memakai tanda penghubung Saat mengindeks tidak diperhatikan dan diletakan dalam tanda kurung. 0ontoh Andi  Motor Ser(i%e diindeks men#adi Andi ;< motor ser(i%e d. 2ama badan usaha $ang bergerak di bidang pendidikan Diletakan pada unit akhir. 0ontoh ni(ersitas "ndonesia diindeks men#adi "ndonesia ni(ersitas e. 2ama instansi pemerintah ang diutamakan adalah nama pokok dari instansi tersebut + siat organisasi ditempatkan di unit akhir. %ontoh Departemen dalam negeri diindeks men#adi dalam negeri departemen . 2ama organisasi,perhimpunan ang diindeks kata pengenal terpenting dalam nama itu . 0ontoh Partai ?olkar diindeks men#adi ?olkar Partai