Auditing sebagai suatu bidang kegiatan pemeriksaan berkaitan dengan penentuan tentang cara bagaimana peristiwa – peristiwa bisnis harus diukur dan dikomunikasikan. Pada prinsipnya pekerjaan audit adalah pekerjaan mencari kewajaran dan kejujuran dalam menyatakan informasi atas laporan keuangan. oleh karena itu kegiatan audit merupakan kegiatan legitimasi atas realita ekonomi suatu organisasi bisnis yang tidak dipengaruhi oleh adanya kepentingan – kepentingan kelompok dan perilaku manusia sebagai si pelaku. Kewajaran juga ditentukan berdasarkan kesesuaian penyajian laporan keuangan organisasi dengan prinsip – prinsip akuntansi yang diterima umum (GAAP). Sehingga dalam dunia audit, penggunaan kalimat “kesesuaian dengan prinsip – prinsip akuntansi yang diterima umum” digunakan d igunakan sebagai action normative dari “kebenaran dalam melaksanakan tugas audit” ( Pepie Diptyana : 2001). Dengan demikian pemahaman
penugasan dan penghayatan auditor akan GAAP dan norma pengauditan sangatlah penting. Audit kinerja merupakan salah satu jenis audit yang dilakukan sebagai pengembangan dari audit keuangan. Audit kinerja dimaksudkan untuk menilai tingkat keberhasilan kinerja suatu lembaga / organisasi, khususnya untuk memastikan sesuai atau tidaknya sasaran yang tercapai dengan alokasi anggaran. Sementara itu, audit financial lebih bertumpu pada audit pengeluaran. Artinya, pengeluaran sesuai atau tidak dengan prosedur yang ada. Oleh karena audit kinerja (performanve audit) merupakan perluasan dari audit keuangan yang meliputi audit ekonomi, efisien, dan efektifitas, maka auditor dalam melakukan audit terlebih dahulu harus memperoleh informasi umum tentang organisasi. Hal ini untuk mendapatkan pemahaman yang memadai tentang lingkungan organisasi yang diaudit, struktur organisasi, proses kerja, serta sistem informasi dan pelaporan. Dengan dilakukannya audit kinerja/manajemen audit, perusahaan dapat mengetahui strategi usaha yang dijalankan. Manajemen audit dapat merupakan sinyal awal (early warning system), sehingga apabila ditemukan faktor – faktor yang menjadi kendala
kinerja perusahaan dapat dilakukan tindakan seperlunya pada tingkat yang lebih awal (Reider : 1994). 2.1 MANAJEMEN KINERJA
Kinerja (performance) merupakan suatu pola tindakan yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang diukur berdasarkan standard yang ditetapkan. Bastian (2001)
menyatakan, kinerja adalah gambaran mengenai tingkat pencapaian pelaksanaan suatu kegiatan/kebijakan dalam mewujudkan sasaran, tujuan, misi, dan visi suatu organisasi yang tertuang dalam perumusan skema strategis suatu organisasi. Secara umum dapat dikatakan bahwa kinerja merupakan prestasi yang dapat dicapai oleh organisasi dalam periode tertentu. Untuk mengetahui keberhasilan atau kegagalan suatu organisasi, seluruh aktivitas organisasi tersebut harus dapat diukur. Pengukuran ini tidak semata – mata pada masukan (input) tetapi lebih ditekankan pada keluaran (output) atau manfaat program tersebut. Collins (1992 : 28) mengatakan bahwa yang dimaksud dengan kinerja adalah suatu tindakan yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang diukur dengan suatu perbandingan dari berbagai ukuran atau standard. Kalbers dan Fogarty (1995 : 24-24) memberikan definisi kinerja sebagai evaluasi terhadap pekerjaan yang dilakukan lewat atasan langsung, teman, dirinya sendiri dan bawahan. Lebih lanjut Mulyadi (2001) mengatakan kinerja merupakan penentuan efektivitas operasional pada suatu waktu tertentu dalam organisasi, bagian organisasi, dan karyawannya berdasarkan sasaran, standard, kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Dari beberapa pendapat seperti dikemukakan di atas dapat disimpulkan pengertian kinerja (performance) yaitu merupakan kondisi yang harus diketahui dan diinformasikan kepada pihak – pihak tertentu untuk mengetahui tingkat pencapaian hasil suatu instansi dihubungkan dengan visi yang diemban suatu organisasi serta mengetahui dampak positif dan negative suatu kebijakan operasional yang diambil. Atau kinerja dapat juga diartikan sebagai prestasi yang dicapai organisasi dalam suatu periode tertentu. Stout (1993) mengemukakan bahwa performance measurement guid merupakan proses encatat dan mengukur pencapaian pelaksanaan kegiatan dalam arah pencapaian misi melalui hasil – hasil yang ditampilkan berupa produk, jasa atau suatu proses. Sementara itu, Alwi (2001) menyatakan bahwa manajemen kinerja merupakan sentral bagi perusahaan membangun keunggulan kompetitif melalui peran sumber daya manusia dan menjalankan startegi bisnis yang berorientasi pada customer needs.
2.2 PENGERTIAN AUDIT KINERJA (PERFORMANCE AUDIT)
Dalam audit keuangan, auditor intern bertanggung jawab untuk mengevaluasi apakah struktur pengendalian intern perusahaan telah dirancang dan berjalan efektif dan apakah laporan keuangan telah disajikan dengan wajar. Auditor intern menghabiskan waktunya untuk suatu perusahaan agar dapat mengetahui operasi perusahaan dan sturktur pengendalian internnya. Menurut Kell dan Boyton dalam Abdul Halim (2001), audit dapat diklasifikasikan berdasarkan tujuannya, yaitu : audit laporan keuangan, audit kepatuhan, audit operasional. Audit operasional disebut juga management audit, performance audit, program result auditing atau management review (Taylor, 1994). Dalam tulisan ini istilah – istilah tersebut akan digunakan secara bergantian tanpa merubah makna yang dimaksud dalam konsep operasional audit, management audit, performance audit, programm resul auditing atau management review. Menurut Abdul Halim (2001), “audit operasional meliputi penghimpunan dan
pengevaluasian bukti mengenai kegiatan operasional organisasi dalam hubungannya dengan tujuan pencapaian efisiensi dan efektivitas, maupun kehematan (ekonomis) operasional”.
Dapat ditarik kesimpulan bahwa, performance audit merupakan proses yang sistematis, menilai operasi organisasi, efektifitas, efisiensi dan ekonomis dari kegiatan yang pada akhirnya memberikan rekomendasi untuk perbaikan. 2.3 KONSEP PERFORANCE AUDIT
Konsep performance audit (dengan istilah apapun) terkesan masih sangat baru, sesungguhnya usia pemikiran mengenai performance audit menurut T.G Rose dalam Amir Abadi Yusuf “kumpulan Bacaan Manajemen Audit” sudah dimulai sejak 1932 di Britania Raya. Namun sampai saat ini masih terdapat beberapa konsep yang berbeda mengenai performance audit, seperti adanya ketidakseragaman istilah yang digunakan untuk itu. Performance audit merupakan evaluasi secara independen dan berorientasi ke
masa depan atas berbagai kegiatan operasional suatu organisasi guna membantu manajemen dalam meningkatkan efektifitas pencapaian hasil dan tujuan yang
ditetapkan. Performance audit juga dapat meningkatkan efisiensi dalam penggunaan sumber daya, yang mempunyai fungsi : membantu meyakinkan terdapatnya akuntanbilitas dan mengidentifikasikan cara – cara memperbaiki operasi perusahaan. Dala pengertian audit secara umum telah terkandung arti suatu proses sistematik untuk secara objektif memperoleh dan mengevaluasi bukti – bukti yang berhubungan dengan asersi/fakta dan kondisi berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan. Sedangkan pada performance audit, bukti – bukti mengenai fakta atau kondisi dikumpulkan untuk
dievaluasi keefktifannya. Performance audit dapat dilaksanakan dengan dua pendekatan dasar : (1) Organizational dan
(2)
Functional.
Dengan
pendekatan
organisasi,
auditor
berkepentingan terhadap pengelolaan suatu unit organisasi. Pengujian bukan hanya dilakukan terhadap fungsi atau kegiatan dalam suatu satuan organisasi, tetapi juga dengan pengorganisasian itu sendiri. Pusat perhatian adalah apa yang berlaku dan terjadi dalam suatu unit organisasi tertentu. Melalui pendekatan fungsional, auditor berkepentingan dengan suatu kegiatan utama dan rangkaian kegiatan, sejak awal dimulainya kegiatan sampai kegiatan berakhir. Pengujian dilakukan bukan hanya pada satu unit organisasi saja tetapi pada beberapa unit organisasi yang terkait. Pusat perhatian adalah pelaksanaan kegiatan – kegiatan dalam suatu fungsi tertentu, bukan pada unit organisasi yang melaksanakan kegiatan tersebut. Pelaksanaan audit sendiri dapat dilakukan dengan suatu metode yang menurut Sawyer (2003) meliputi tahapan berikut :
Pengenalan
Verifikasi
Evaluasi dan rekomendasi
Pelaporan kepada manajemen
Menurut Boynton (1996) pelaksanaan audit kinerja/audit operasional dapat dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu : 1. Tahap Select Auditee Pada dasarnya, studi pendahuluan merupakan suatu proses penyaringan yang menghasilkan suatu peringkat dari auditee yang potensial. Dalam memilih auditee dimulai dari survey pendahuluan untuk suatu entitas guna mengidentifikasi aktivitas –
aktivitas yang mempunyai potensial paling tinggi dalam arti memperbaiki efektifitas , efisiensi dan ekonomis. Sawyer menyatakan ada tujuh tahapan pada pelaksanaan survey awal yaitu intial study, documenting, meeting, gathering information, observing,
flowcharting,
and
reporting.
Selain
hal
tersebut
yang
perlu
dipertimbangkan juga adalah budgeting the survey. 2. Tahap Plan Audit Perencanaan audit yang hati – hati merupakan hal sangat penting agar tujuan audit operasional untuk menilai tingkat efisiensi dan efektifitas dapat tercapai. Berdasarkan perencanaan audit maka disusun program yang berisi tentang prosedur yang didesain untuk mencapai tujuan audit. Menurut Cangemi and Singleton (2003), perencanaan internal audit diimplementasikan untuk special audit, special assignment atau other activity. Perencanaan menggambarkan aspek penting dari suatu pemeriksaan dan diharapkan sesuai dengan standar pekerjaan lapangan. Untuk tiap jenis pekerjaan, penetapan koordinasi antara manajemen dan staf internal audit perlu dituangkan dalam dokumen planning memo. Dokumen ini menjamin bahwa tujuan dan skedul pemeriksaan dapat dikomunikasikan dan dipahami oleh mereka yang terlibat dalam pemeriksaan. Dengan demikian auditor/manajemen bisa mempertimbangkan scope dan procedure yang menjadi prioritas pekerjaanya. 3. Tahap Perform Audit Dengan cara yang sama seperti audit keuangan, auditoraudit kinerja harus mengumpulkan bukti – bukti yang cukup kompeten agar dapat dijadikan dasar yang layak untuk menarik suatu simpulan terhadap objek yang diuji. 4. Tahap Report Finding Laporan audit kinerja disampaikan kepada manajemen, dengan salinan kepada unit yang diaudit dan tidak secara khusus diperuntukkan kepada pihak ketiga sehingga laporan audit kinerja kata – katanya tidak dibakukan. Keragaman audit kinerja memerlukan penyusunan laporan secara khusus untuk menyajikan ruang lingkup audit, temuan dan rekomendasi. 5. Tahap Perform Follow – up Tahap ini merupakan tindak lanjut dari rekomendasi atau temuan yang diusulkan kepada manajemen. Tujuan pada tahap ini untuk mengetahui apakah perubahan
yang direkomndasikan telah dilakukan dan bila tidak, apa penyebabnya. Berikut ini tahap – tahap pelaksanaan audit manajemen seperti yang dijelaskan di atas : PHASES OF AN OPERATIONAL AUDIT
Select Auditee
Plan Audit
Perform Audit
Report finding to
Perform follow up
Management
Sebelum melakukan audit, auditor terlebih dahulu harus memperoleh informasi umum organisasi guna mendapatkan pemahaman yang memadai tentang lingkungan organisasi yang diaudit, struktur organisasi, misi organisasi, proses kerja, serta sistem informasi dan pelaporan. Pemahaman lingkungan masing – masing organisasi akan memberikan dasar untuk memperoleh penjelasan dan analisis yang lebih mendalam mengenai sistem pengendalian manajemen. Berdasarkan
hasil
analisis
terhadap
kelemahan
dan
kekuatan
sistem
pengendalian dan pemahaman mengenai keluasan (scope), validitas dan realibilitas informasi kinerja yang dihasilkan entitas atau organisasi, auditor kemudian menetapkan kriteria audit dan mengembangkan ukuran – ukuran kinerja yang tepat. Berpedoman kepada rencana yang telah dibuat, auditor kemudian melakukan pengauditan, mengembangkan hasil-hasil temuan audit, dan membandingkan antara kinerja yang dicapai dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Hasil temuan kemudian dilaporkan kepada pihak-pihak yang membutuhkan
disertai dengan
rekomendasi yang diusulkan oleh auditor. Rekomendasi-rekomendasi yang diusulkan oleh auditor pada akhirnya akan ditindaklanjuti oleh pihak-pihak yang berwenang.
2.4 KRITERIA UNTUK MENGEVALUASI EFISIENSI DAN EFEKTIFITAS
Setiap perusahaan, dalam melaksanakan kegiatan usahanya harus dievaluasi kinerjanya sebagai hasil dari implementasi strategi bisnis yang dijalannya. Manajemen perusahaan perlu mengetahui efektifitas dan efesiensi sumber daya yang digunakan pada masing-masing departemen dengan melakukan audit terhadap semua fungsi manajemen di perusahaan. Efektifitas mengacu pada percapaiaan tujuan sedangkan efesiensi
mengacu pada sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan itu. Suatu contoh efektivitas adalah produksi suku cadang tanpa cacat. Sedangkan efesiensi berkaitan dengan apakah suku cadang tersebut diproduksi pada biaya yang minimum. Menurut Laery (1996), ada tiga kata kunci utama dari audit kinerja ( performance audit ) Yaitu ekonomis, efisiensi, dan efektifitas. Tiga kata kunci tersebut didefenisikan sebagai beriut : (a) “Economy” mean the acquisition of the appropriate quality and quantity of financial human and physical resource at the appropriate times and at the lowest cost; (b)” efficiency“ means the use of financial, human and physical resources such that output is maximized for any given set of resource inputs, or input is minimized for any given quantity and quality of output; and (c)”effectiveness” means the achievement of the objectives or other intended effect of the objectives or other intended effects of the programmes, operations or activities.
Audit efisiensi mencakup penilaian seperti : usaha organisasi untuk melakukan eksplorasi dan eksploitasi. Dengan audit efisiensi memungkinkan suatu entitas untuk memanage sumber daya secara efisien. Beberapa manfaat audit efisiensi menurut Bagus K (2003).
Membantu manajer dan staf menjadi lebih sensitif akan kewajiban mereka dalam rangka mengadakan efisiensi.
Menggarisbawahi pentingnya pengukuran efisiensi dan pemakaian informasi untuk memanage operasi dan mendapatkan akuntabilitasi.
Mendemonstrasikan cakupan yang ada agar bias menurunkan biaya pada progr am yang ada tanpa mengurangi kuantitas dan kualitas output atau tingkat pelayananya.
Meningkatkan kuantitas atau memperbaiki kualitas atau output dan tingkat pelayanan tanpa disertai peningkatan pembelanjaan.
Mengidentifikasikan perbaikan yang diperlukan pada pengendalian, sistem operasional dan proses kerja yang ada dalam rangka penggunaan sumber daya yang lebih baik. Menurut Arent and Loebbecke (2000) salah satu pendekatan untuk menyusun
keriteria audit operasional adalah dengan menetapkan tujuannya untuk menentukan apakah beberapa aspek unit usaha dapat dibuat lebih husus biasanya diperlukan sebelum
audit operasional dimulai. Misalnya untuk melaksanakan audit operasional terhadap tata letak peralatan pabrik di sebuah parusahaan, beberapa kriteria khusus yang perlu dipertanyakan seperti berikut ini :
Apakah seluruh tata letak pabrik sesuai dengan desain awal yang disetujui oleh rekayasa kantor pusat?
Apakah rekayasa kantor pusat melakukan penelaahan evaluasi ulang terhadap tata letak pabrik dalam lima tahun terakhir?
Apakah setiap jenis peralatan beroperasi pada tingkat kapasitas 60% atau lebih, minimal 3 bulan dalam setiap tahun?
Apakah tata letak mempermudah pergerakan bahan-bahan baru ke ruang produksi?
Apakah tata letak mempermudah produksi barang jadi?
Apakah tata letak mempermudah pergerakan barang jadi ke pusat distribusi?
Apakah tata letak pabrik secara efektif memanfaatkan peralatan yang ada?
Apakah tata letak pabrik menjamin keselamatan karyawan? Beberapa jenis ketidakefisien sering terjadi tetapi tidak terungkap melalui
performance audit. Berikut ini beberapa contoh mengenai ketidakefisiensinnya.
Ketidakefisienan
contoh
Biaya perolehan barang atau jasa sangat
Penawaran untuk pembelian tidak
tinggi
diwajibkan
Tidak tersedianya bahan baku untuk
Seluruh jalur perakitan harus dihentikan
produksi ketika dibutuhkan
karena bahan yang diperlukan tidak disorder
Pekerjaan dilakukan tanpa tujuan
Catatan produksi yang sama disimpan oleh bagian akuntansi maupun bagian produksi, karena mereka tidak mengetahui masing-masing tugasnya satu sama lain.
Pekerjaan dilakukan tanpa tujuan
Tembusan faktur penjualan dan laporan penerimaan dikirimkan ke bagian
produksi yang menyimpan dokumen itu tanpa paernag digunakan Terlalu banyak pengawai
Pekerjaan kantor dapat dilakukan lebih efektif bila satu orang sekretaris dikurangi
2.5 PERFORMANCE AUDIT DI INDONESIA Performance audit mulai dikenal di Indonesia pada sektor swasta melalui
internal audit diperusahaan-perusahaan asing seperti BPM, Stanvac, Shell dan Unilever. Sejak tahun 1940-an atau 1950-an aspek performance audit mulai muncul meskipun tidak secara utuh dan terarah seperti pengertian sekarang ini. Pada sektor pemerintahan, DJPKN telah merintis performance audit sejak awal tahun 1970-an, dan mulai dilaksanakan secara terprogram pada tahun 1980-an. Pada tanggal 21-24 oktober 1984 Asean Federation of Accountants (AFA) mengadakan kongres IV di Jakarta, dimana salah
satu topiknya mengenai performance audit . Sejak itu perkembangan performance audit menjadi cukup baik di Indonesia. Berdasarkan UU No 5 tahun 1973 tentang Badan Pemeriksaan Keuangan (BPK), lembaga ini memiliki mandate untuk melaksanakan audit kinerja ( performance audit ) pada sektor pemerintahan, untuk keperluan petunjuk teknis pelaksanaan ditetapkan berdasarkan SK BPK No. 08/SK/K/1996 tanggal 18 Maret 1996 (Hasanudin:2002). Sedangkan pada sector swasta dilaksanakan oleh internal auditor maupun eksternal auditor. Permasalahan dalam pelaksanaan performances audit di Indonesia, dapat diidentifikasikan secara umum maupun khusus. Permasalahan umum yaitu tidak terdapatnya kriteria standar yang dapat dijadikan acuan untuk mengevaluasi obyek pemeriksaan, misalnya tidak ada kriteria khusus untuk menilai efisiensi, rasio tenaga administrasi terhadap tenaga produksi dan ROL. Sasarannya lebih bersifat kualitatif dan hasil proses manajemen seringkali baru dapat diketahui dalam jangka panjang, misalnya kaberhasilan suatu perencanaan perusahaan. Permasalahan khusus yaitu permasalahan berdasarkan pengamatan lapangan, yang baru merupakan hipotesa dan perlu dibuktikan kebenarannya. Contoh, keengganan
mengubah sistem dan produser operasi yang telah baku sejak puluhan tahun tanpa mempertimbangkan perubahan lingkungan dan tegnologi. Contoh lainnya system pengendalian intern (SPI) seringkali dijabat oleh orang yang kurang berkompeten. Selayaknya
jabatan
ini
dipegang
oleh
tenaga
senior
yang
berpengetahuan,
berpengalaman luas, bijak dan jujur. Namun kenyataannya di lapangan
SPI sering
dijadikan “tempat pembuangan” orang yang kurang berhasil di bidang fungsi lini. 2.6 MANFAAT AUDIT KINERJA
Audit kinerja dalam pelaksanaannya dapat mengidentifikasi berbagai masalah yangmenuntut adanya pemerikasaan lebih rinci (Kosasih:1994), antara lain :
Penggunaan standar atau penetapan penjabaran tujuan oleh manajemen dalam pengukuran hasil kerja, produktifitas. Efisiensi, atau pengunaan barang/jasa yang kurang tepat.
Tiadanya kejelasan prosedur tertulis atau produser berbelit-belit. Sehingga bias ditafsirkan salah atau tidak konsisten dan menambah pelayanan menjadi terlalu lama.
Personil yang kurang cakap, sehingga menimbulkan kelambatan dan kekurangan lainnya, termasuk kegagalan menerima tanggung jawab yang besar.
Beberapa pekerjaan duplikasi atau tumpang tindih, sehingga terjadi pemborosan dan saling lempar tanggung jawab
Pola pembiayaan mewah atau berlebihan yang sebenarnya tidak perlu.
Penggunaan pekerjaan tertangguh, menumpuk dan penyelesaian terlambat.
Banyak pekerjaan terlalu besar, koordinasi buruk dan personil banyak tidak punya tugas.
Pengorganisasian terlau besar, koordinasi buruk dan personil banyak tidak punya tugas.
Pengadaan barang terlalu banyak dengan harga dengan harga mahal dan pe rsediaan menumpuk.
Pemberian kredit tidak tepat, sehingga piutang tidak tertagih dan cukup besar.
Dengan adanya audit kinerja, kondisi seperti tersebut di atas segera dapat ditanggulangi. Masalah – masalah di atas dapat diuji dan dianalisis serta dicari jalan keluarnya agar di masa yang akan dating kondisinya dapat lebih baik. Dengan demikian manfaat audit kinerja seperti yang dinyatakan Kosasih (1994) :
Kehati – hatian/ kewaspadaan dan kebijakan yang tepat dalam penggunaan sumber daya dengan selalu membandingkan berbagai alternative biaya dengan manfaatnya.
Kesadaran biaya para pejabat aksekutif yang cukup tinggi dalam penggunaan dana perusahaan.
Kesadaran
biaya
para
pejabat
dalam
melaksanakan
berbagai
pekerjaan/prosedur.
Perencanaan akan semakin baik dengan terarah dan terpadu.
Para pegawai akan semakin kompoten, rajin dan disiplin.
Prosedur menjadi sederhana dan efisien, tetapi aman, sehingga pelaksanaan yang lancer.
Supervise kinerja para pejabat akan semakin efektif
Ketidakkopotenan,
ketidakberesan,
kecurangan akan mudah terdeteksi.
pemborosan,
ketidakefesienan
dan
RMK Audit Internal
AUDIT KINERJA SEBAGAI ALAT UNTUK MENILAI EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS SUATU PERUSAHAAN
KELOMPOK VI :
MUH TAJRIM ANUGRAH RAMADHAN JUSWENDY NURHELMIA SYAHIEDAH ASMA SRI WAHYUNINGSIH
FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS HASANUDDIN MAKASSAR
