TUGAS INTERNAL AUDIT RESUME BAB 7 “MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL YANG EFEKTIF”
KELOMPOK 6 Nama Anggota : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Attar Ria Kusuma Ferry Mustiko A. N. Fahmi Putri W. Bill Ganda Putra Viola Khatulistiwa Rahmawati H.
(041511323045) (041511323046) (041511323049) (041511323050) (041511323052) (041511323056)
PROGAM STUDI S1 ALIH JENIS AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA 2017 BAB 7 MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL YANG EFEKTIF
A. Perencanaan dan Pengorganisasian Audit Internal Sebelum melaksanakan fungsi internal audit, perlu disusun sebuah konsep dasar yang akan menjadi pijakan pelaksanaan audit internal yang terdiri dari:
Adanya rencana yang efektif serta “charter” sebagai bukti komitmen pelaksaaan audit internal
Adanya perencanaan audit jangka panjang
Adanya standar atau pendekatan yang efektif dalam melaksanakan audit internal
Ketiga hal dimaksud harus dilandasi oleh pemahaman internal auditor terhadap kerangka
pengendalian
internal
COSO,
dengan
demikian
mereka
mampu
melaksanakan perannnya sebagai “mata” dan “telinga” bagi komite audit dan senior management. B. Persiapan Audit Internal Pelaksanaan audit internal sebaiknya direncanakan
dengan baik,
dengan
mempertimbangkan rencana tahunan dan proses penilaian risiko. Selain itu, sebaiknya rencana audit juga mempertimbangkan faktor seperti adanya permintaan khusus dari komite audit, ataupun adanya keterjadian yang tidak direncanakan seperti perubahan regulasi, atau peristiwa ekonomi yang mempengaruhi organisasi tersebut. Berikut ini beberapa aktivitas persiapan audit yang secara umum dilakukan oleh para audito internal: a. Menentukan tujuan audit Tujuan audit akan meliputi setidaknya satu periode fiskal dari suatu organisasi/perusahaan. Tujuan jangka panjang ini ditetapkan berdasarkan permintaan manajemen, komite audit, kapabilitas staf audit, nature dari pekerjaan audit sebelumnya, ketersediaan sumber daya, dan risiko ang dihadapi oleh organisasi. Tujuan audit tidak harus berupa rencana yang mendetail, tetapi harus memiliki informasi yang memadai untuk menggambarkan apa yang akan dicapai dalam pelaksanaan audit internal nantinya. b. Penyusunan jadwal dan estimasi waktu audit Jadwal dan estimasi waktu audit akan sangat bergantung pada nature dari aktivitas audit yang akan dilaksanakan, serta ketersediaan dan kapabilitas sumber daya. c. Survey Pendahuluan Setelah disusun rencana, dan jadwal audit internal yang akan dilaksanakan, maka auditor perlu melaksanakan survey pendahuluan untuk melihat apakah rencana dan
jadwal yang telah disusun dapat dilaksanakan atau perlu dilakukan penyesuaian lebih lanjut. Survey pendahuluan ini dilaksanakan dengan cara:
Mereviu kertas kerja audit sebelumnya Reviu ini dilaksanakan untuk mendapatkan pemahaman akan pendekatan yang digunakan dan hasil yang dicapai dengan menggunakan pendekatan tersebut. Selain itu, pemahaman akan pendekatan yang digunakan akan membantu proses perencanaan yang lebih efektif dan efisien.
Mereviu laporan audit sebelumnya Temuan dalam audit sebelumnya perlu mendapatkan perhatian lebih dari internal auditor, terutama terhadap komitmen manajemen untuk melakukan tindakan perbaikan atau melaksanakan rekomendasi dari auditor sebelumnya. Laporan audit sebelumnya juga memberikan gambaran akan area-area audit yang perlu diperhatikan oleh auditor saat ini, terutama area dimana terdapat permasalahan yang tidak tercapai kesepakatan antara manajemen dan auditor.
Survey/observasi terhadap struktur organisasi Auditor harus mendapatkan struktur organisasi dan orang-orang yang bertanggung jawab di dalamnya, juga informasi akan key person dalam setiap area aktivitas manajemen. Hal ini akan membantu auditor dalam memahami proses bisnis dan alur tanggung jawab dalam proses tersebut, yang mana akan mempermudah proses identifikasi kelemahan proses bisnis dimaksud.
Mereviu data-data lain yang sifatnya material dan merupakan data pendukung bagi penyusunan rencana dan jadwal audit. Data pendukung disini meliputi juga data temuan dari eksternal auditor, serta reviu terhadap regulasi atau publikasi lainnya yang mempengaruhi organisasi.
C. Pelaksanaan Audit Internal Setelah segala persiapan untuk melaksanakan audit internal, maka langkah selanjutnya adalah menyampaikan informasi terkait dengan pelaksanaan audit dimaksud kepada auditee yang meliputi informasi tentang kapan, siapa dan kenapa akan dilaksanakan audit internal. Informasi ini disampaikan kepada auditee dengan menggunakan sebuah dokumen, yaitu engagement letter. Engagement letter berisi antara lain:
Alamat tujuan surat, yaitu dapat ditujukan kepada manajer, atau pihak yang bertanggung jawab terhadap suatu unit tertentu Tujuan dan ruang lingkup audit Jangka waktu pelaksanaan audit, kapan akan dimulai dan diakhiri Auditor yang bertanggung jawab untuk melaksanakan audit Kebutuhan auditor yang perlu disiapkan oleh auditee Kopi dari engagement letter Laporan operasi lainnya yang berkaitan dengan auditee. Setelah proses ini dilakukan, auditoe telah bertemu dengan pihak yang berwenang dari auditee, maka selanjutnya akan dilakukan fieldwork audit. Kegiatan ini bertujuan untuk mengumpulkan informasi yang mendasari proses audit selanjutnya, termasuk sebagai background dalam penyusunan kebijakan dan perbaikan prosedur. Kegiatan ini juga dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pemahaman anggota tim terhadap area yang sedang diaudit, serta untuk menetapkan dokumentasi terhadap prosedur yang sedang diaudit. a. Internal Audit Field Survey Survey ini dilakukan untuk menetapkan arah pelaksanaan audit, ruang lingkup secara mendetail, dan perpanjangan proses audit. Dengan melakukan survey ini, auditor dapat lebih mengenali dan memahami proses bisnis yang dilaksanakan oleh auditee serta mengevaluasi struktur pengendalian dan level dari risiko pengendalian dalam beragam proses dan sistem yang termasuk dalam lingkup audit. Beberapa informasi yang diperoleh dan digunakan dalam tahapan ini adalah informasi tentang struktur organisasi, manual/prosedur operasi, laporan-laporan terkait operasi auditee, hasil observasi secara personal, dan hasil diskusi dengan key personel. b. Documenting the Internal Audit Survey Informasi yang diperoleh dalam tahapan ini harus didokumentasikan dalam kertas kerja audit, yang nantinya dapat digunakan untuk memperbaiki atau mengubah teknik audit yang akan digunakan agar lebih sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. c. Field Survey Auditor Conclusions Seringkali perencaaan audit yang disusun sebelum melaksanakan audit tidak sesuai dengan kondisi auditee yang sebenarnya karena masih menggunakan asumsi-
asumsi auditor. Oleh karena itu, setelah memperoleh informasi dari tahapan ini, perencanaan audit tersebut harus segera dievaluasi dan diperbaiki. D. Pengembangan dan Persiapan Program Audit Program audit adalah prosedur yang menggambarkan langkah-langkah dan pengujian yang akan dilaksanakan oleh auditor dalam menjalankan proses audit. Program audit sebaiknya diselesaikan segera setelah auditor melaksanakan survey pendahuluan dan sebelum melaksanakan aktivitas audit yang sebenarnya. Dua faktor penting dalam penyusunan program audit adalah: 1. Bahwa program audit telah mengidentifikasi seluruh aspek dari area yang akan diuji, dan tingkat sensitivitas dari area tersebut terhadap pendekatan audit yang akan dilaksanakan. 2. Bahwa program audit adalah sebagai alat panduan dalam melaksanakan aktivitas audit. Sedangkan format program audit sendiri dapat berbentuk antara lain:
Sebagai satu set prosedur yang bersifat umum
Sebagai prosedur audit dengan instruksi yang mendetail
Sebagai checklist pengujian kepatuhan.
Sebagaimana diatur dalam standar IIA bahwa auditor internal sebaknya menguji dan mengevaluasi setiap informasi yang berkaitan dengan tujuan audit yang telah direncanakan. Setiap informasi dimaksud adalah bukti audit, yang melingkupi seluruh kegiatan reviu dan observasi yang dilakukan oleh auditor. Dasar evaluasi terhadap informasi yang kemudian dapat dijadikan sebagai bukti audit adalah harus memenuhi kriteria sufficient, competent, relevant, and useful. Program audit sebaiknya dapat menuntun auditor dalam memperoleh informasi yang selanjutnya dapat digunakan sebagai bukti audit. Penggunaan beberapa macam/tipe bukti audit sekaligus tentu akan sangat berguna dalam menyusun simpulan hasil audit. Berikut ini adalah beberapa macam tipe audit berdasarkan tingkat objektivitasnya yang dapat digunakan dalam menyusun simpulan audit oleh auditor:
Tahapan audit yang disusun dalam program audit juga akan bergantung pada karakteristik dari organisasi yang diaudit. Walaupun demikian, secara umum, audit internal harus dilaksanakan dan disupervisi berdasarkan standar yang ada. Hal dimaksud akan menjamin bahwa audit telah dilakukan secara memadai dan terkendali. E. Pelaksanaan Audit Internal a. Internal audit fieldwork initial procedures Proses audit internal dapat saja mengganggu rutininas operasi bisnis auditee, sehingga auditor perlu mengkomunikasikan tentang jadwal dan tujuan pelaksanaan audit internal ini dengan pihak auditee. Selain itu, auditor juga harus mendapatkan komitmen dari auditee terhadap pelaksanaan audit internal dimaksud, terutama dalam hal penyediaan data dan laporan yang dibutuhkan oleh auditor internal. Jika pada pelaksanaannya terdapat key person yang tidak kooperatif, maka auditor dapat membahasnya dengan pihak yang berwenang dari auditee, atau merevisi strategi auditnya antara lain dengan: Merevisi program dan prosedur audit yang akan dilakukan, misalkan dengan melakukan uji tambahan di area lain, dsb. Melengkapi proses audit tanpa menyelesaikan audit di area yang bermasalah, tetapi pendekatan ini harus mendapatkan persetujuan dari pihak yang berwenang. Menyelesaikan program audit yang telah direncanakan, dan menyusun kembali uji ulang terhadap area yang bermasalah. b. Audit fieldwork technical assistance Timbulnya permasalahan yang bersifat teknis dalam proses audit internal, dimana auditor internal tidak berkompetensi dalam bidang teknis dimaksud, harus diatasi dengan melaksanakan asistensi dari orang-orang yang memiliki kompetensi pada bidang dimaksud. Permasalahan tersebut juga harus selalu didokumentasikan
dalam kertas kerja audit, sehingga dapat digunakan sebagai bahan pendukung penyusunan rencana audit berikutnya. c. Audit management fieldwork monitoring Manajemen audit internal harus meninjau kemajuan audit secara berkala dan memberikan arahan teknis melalui kunjungan dan komunikasi. Frekuensi dan tingkat kunjungan akan tergantung pada kekritisan review, pengalaman dari staf yang ditugaskan, dan ukuran review. Sebuah tinjauan dipimpin oleh auditor yang berpengalaman dan bertanggung jawab meliputi bidang-bidang familiar, jika jalur komunikasi yang baik maka tidak memerlukan tinjauan manajemen. Namun, jika Audit meliputi area kritis, jika program baru atau teknik-teknik baru yang digunakan, atau jika auditor yang ditugaskan memiliki pengalaman terbatas di daerah penugasan, maka anggota manajemen audit yang berpengalaman harus mengunjungi proyek kerja lapangan secara berkala. Tujuan dari kunjunganh untuk meninjau kemajuan pekerjaan dan untuk membantu menyelesaikan setiap masalah yang dihadapi.
d. Potential audit findings Kapanpun auditor menemukan hal yang berpotensi sebagai temuan/ kelemahan dari sistem pengendalian, maka uraian kondisi dimaksud dan rekomendasi perbaikan harus segera dipersiapkan. Uraian dimaksud sering dimuat dalam audit preliminary finding sheet yang berisikan antara lain:
Identifikasi temuan
Kondisi yang terjadi
Referensi kondisi/temuan pada dokumentasi kerja
Usulan/rekomendasi perbaikan dari auditor
Hasil diskusi tentang temuan dengan pihak manajemen
Rekomendasi yang telah disepakati untuk dilaksanakan oleh manajemen
e. Audit program and schedule modifications Auditor harus responsif terhadap bukti baru, perubahan dalam sistem pendukung, dan perubahan lain sesuai dengan kondisi di lapangan. Pada tahap awal audit, mungkin perlu untuk mengarahkan beberapa direncanakan tugas staf serta memodifikasi beberapa langkah program audit. Perubahan tersebut sebelumnya harus memperoleh persetujuan dari audit manajemen. f. Reporting preliminary audit findings to management
Tim audit lapangan harus meninjau semua temuan potensial dengan manajemen unit sebelum meninggalkan lokasi. Hal tersebut akan memungkinkan audit internal untuk menyajikan temuan awal dan rekomendasi kepada manajemen unit untuk mendapatkan reaksi dan komentar mereka. Hal ini juga memberikan kesempatan kepada kedua belah pihak untuk memperbaiki kesalahan pada temuan awal laporan audit sebelum audit internal meninggalkan lokasi. F. Penyelesaian Penugasan Audit Internal Audit internal harus dikelola dengan cara yang sama seperti setiap proyek besar yang membutuhkan personil waktu dan sumber daya lainnya dan mengakibatkan penyampaian yang terdefinisikan. Sumber
personil
dan
biaya
lainnya
harus
direncanakan dan dianggarkan secara rinci. Produk kerja audit internal yang paling penting adalah laporan audit formal bersama dengan temuan dan rekomendasi, yang disampaikan kepada auditee serta komite audit. Tidak peduli perusahaan besar atau kecil fungsi internal audit, sistem kinerja-pelaporan proyek audit harus ditetapkan. G. Pelaksanaan Individual Audit Internal Kunci
kebutuhan
terpenting
dari
merencanakan dan melakukan audit
audit
internal
adalah kemampuan untuk
internal pada setiap individu. Karena begitu
banyak jenis audit internal yang dilakukan, kita tidak mencoba menguraikan langkahlangkah yang diperlukan untuk melakukan satu audit internal umum. Namun, auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang Standar Internasional untuk Praktek Profesional Audit Internal, sebagai perencanaan audit dan kinerja alat internal. Standar adalah kunci, namun. Mereka menguraikan langkah-langkah yang harus auditor internal ikuti. Berikut ini adalah gambaran singkat dari pelaksanaan proses audit internal
