República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez Núcleo: Palo Verde Aula Ince 3
Integrantes:
Katiuska Varela 16.526.362 Keila Samaca 15.758.189
Caracas, Marzo 2011
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INDICE
Introducción
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Norma ISO 190011
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Auditoria de Calidad
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Objetivos de la Auditoria
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Principios de auditoría
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Tipos de auditoria
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Etapas de las Auditorias
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Criterio de Auditoria
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Evidencia de Auditoria
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Resultados de la Auditoria
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Equipo Auditor
15
Auditado
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Auditor
16
Experto técnico
16
Auditor líder
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Alcances de la Auditoria
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Plan de Auditoria
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Documento de Trabajo
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Actividades a ser Realizadas en el lugar de la auditoría
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Conclusión
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Bibliografía
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Introducción.
Las organizaciones de todo tipo pueden tener la necesidad de demostrar su responsabilidad con el sistema de calidad implantado (SGC) y la practica asociada de auditoria de calidad se a ha tornado como una forma de satisfacer esta esta nece necesi sida dad. d. La inte intenc nció ión n de esto estoss sist sistem emas as es la de ayud ayuda a a una una organización a establecer y mejorar sus políticas, objetivos, estándares y otros requerimientos de calidad. Un conjunto de estándares de calidad han sido elaborados para guiar a las organizaciones, auditores y sus clientes en los principios comunes para la ejecución de auditorias de calidad. Estas también proveen definiciones de auditoria de calidad y otros términos relacionados. Hasta el momento la serie de estándares en este campo de la auditoria de calidad incluyen las normas ISO 9000, 2000, las 9001,2000, ISO 9001,1994 etc. En una empresa, mantener un nivel de calidad en los productos o servicios que ofrece, resulta un beneficio tanto para ellos como para los clientes, pero a pesar de ello, son muchas las empresas que ignoran este factor, y prefieren hacer la vista gorda, produciendo masivamente y descuidando la calidad con la cual se fabrican sus productos o se ofrecen sus servicio. Por ello es que se comenzó a implementar, desde hace ya muchísimos años, una actividad de control denominada auditoría de calidad. Este proceso de control es llevado a cabo por un auditor externo de la empresa, ya que es importante que los resultados de una auditoría sean completamente objetivos. Son muchas las empresas que ignoran la importancia de cumplir con todos los requisitos que una auditoria de calidad exige, ya que, como mencionamos, la mayoría de ellas prefieren producir productos sin importar la calidad de los mismos, por ello queremos explicar en este trabajo no solo de que se trata una auditoría sino también la importancia de la misma en base a las consecuencias 3
que puede llegar a traer un resultado negativo. En primer lugar, como bien hemos dicho, una auditoría de calidad es llevada a cabo por una persona encargada, que se encuentra altamente capacitada para este tipo de trabajo . Bási Básica came ment nte e el mism mismo o cons consis iste te en real realiz izar ar un estu estudi dio o prev previo io sobr sobre e una una empresa "X" que se haya elegido para proceder con la auditoria de calidad correspondiente en donde se realiza un informe detallando los recursos que la misma utiliza para el proceso de sus actividades; el área comercial a la que se dedican; qué tipo de productos industrializan y comercializan; los recursos humano humanoss de los que que dispon disponen, en, tanto tanto los emplea empleados dos operat operativo ivoss como como los administradores, gestores y ejecutivos; el ambiente laboral y las condiciones de trabaj trabajo o en las cuale cualess se desarr desarroll ollan an las activi actividad dades es corres correspon pondie diente ntes; s; los presupuestos de los que disponen, entre muchos otros factores. En base a este análisis y evaluación realizado por el auditor, se crea una especie de perfil acerca de la función que cumple la empresa y el nivel operacional que posee, y una vez armado el perfil se procede a realizar la auditoría de calidad.
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Norma ISO 190011
Las series de Normas Internacionales ISO 9000 e ISO 14000 ponen énfasis en la importancia de las auditorías como una herramienta de gestión para el seguimiento y la verificación de la implementación eficaz de una política de organización para la gestión de la calidad y/o ambiental. Las auditorías son también una parte esencial de las actividades de evaluación de la conformidad, tal como la certificación/registro, y de la evaluación y vigilancia de la cadena de suministro. Esta Esta Norma Norma Intern Internaci aciona onall propor proporcio ciona na orient orientaci ación ón sobre sobre la gestió gestión n de los programas de auditoría, la realización de auditorías internas o externas de sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, así como sobre la competencia y la evaluación de los auditores. Está prevista para aplicarla a una amplia gama de usuarios potenciales incluyendo auditores, organizaciones que estén implementando sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, organizaciones que necesitan realizar auditorías de sistemas de gestión de la calidad y/o ambien ambiental tal por razon razones es contra contractu ctuale ales, s, y organi organizac zacion iones es involu involucra cradas das en la certificaci certificación ón o formación formación de auditores, auditores, certificación/re certificación/registro gistro de sistemas sistemas de gest gestió ión, n, acre acredi dita taci ción ón o norm normal aliz izac ació ión n en el área área de la eval evalua uaci ción ón de la conformidad.
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Auditoria de Calidad
Proceso sistemático, documentado y de verificación objetiva para obtener y evaluar la evidencia de la auditoria y determinar cuales actividades especificas, eventos, condiciones, sistemas gerenciales, de calidad o información referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditoria, y la comunicación de los resultados de este proceso al cliente.
Objetivos de la Auditoria
La auditoria debe estar basada en objetivos definidos por el cliente. El alcance es determinado por el auditor líder en acuerdo con el cliente para alcanzar los obje objetiv tivos os.. El alca alcanc nce e desc describ ribe e la exte extens nsió ión n y límit límites es de la audi audito torí ría. a. Los Los objetivos y el alcance deben ser comunicados al auditado antes de la auditoria. a) Dete Determ rmin inar ar la conf confor ormi mida dad d con con los los crite criteri rios os de audi audito tori ria a del del SGC SGC del del auditado. b) Determinar cuando el SGC del auditado se ha implementado y mantenido apropiadamente. c) Identificar las áreas de mejora potencial. d) Evaluar el SGC de una organización cuando existe un deseo de establecer una relación contractual, como la que se da con un proveedor potencial o un socio empresarial. Una auditoría de calidad debe enfocarse en criterios claramente definidos y documentados. La auditoría solamente se se lleva a cabo si, luego luego de consultar con el cliente, es opinión del auditor líder que exista información suficiente y apropiada sobre el tema de la auditoría, que existan los recursos adecuados que respalden y avalen el proceso de la auditoría y que exista una cooperación adecuada por parte del auditado.
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Principios de auditoría
La auditoria se caracteriza por depender de varios principios. Éstos hacen de la audi audito torí ría a una una herra herrami mien enta ta efic eficaz az y conf confia iabl ble e en apoy apoyo o de las las polí polític ticas as y controles de gestión, proporcionando información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño. La adhesión a esos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoría que sean pertinentes y suficientes, y para permitir a los auditores trabajar independientemente entre sí para alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares. Los principios siguientes se refieren a los auditores. a) Conducta ética: el fundamento de la profesionalidad La confianza confianza,, integridad, integridad, confidencialida confidencialidad d y discreción discreción son esenciale esencialess para auditar. b) Presentación ecuánime: la obligación de informar con veracidad y exactitud Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. c) Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoría y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria. d) Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusi conclusione oness de la audito auditoría ría Los Los audito auditores res son indepe independi ndient entes es de la actividad que es auditada y están libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán basados sólo en la evidencia de la auditoría. 7
e) En método racion racional al para para alcanz alcanzar ar Enfo foqu que e basa basado do en la evid eviden enci cia: a: el método conclusiones de la auditoría fiable y reproducible en un proceso de auditoría sist sistem emát átic ico. o. La evid eviden enci cia a de la audi audito torí ría a es verif verific icab able le.. Está Está basa basada da en muestras de la información disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo dura durant nte e un perí períod odo o de tiemp tiempo o delim delimita itado do y con con recu recurs rsos os fini finito tos. s. El uso uso apropiado del muestreo está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoría. Tipos de auditoria
Dentro de las auditorias internas, podemos distinguir dos tipos básicos: Auditorias del sistema que corresponden a comprobaciones sobre el propio Sistema de Calidad, incidiéndose sobre el establecimiento e implantación del mismo. Auditoria del producto que corresponden a la comprobación de que los productos o servicios se ajustan a los requerimientos exigidos, incidiéndose en la efectividad del sistema para conseguirlo. En ambos casos llevan siempre aparejado la corrección de deficiencias mediante el establecimiento de acciones correctoras. A través de ellas se trata de obtener información objetiva sobr sobre e el func funcio iona nami mien ento to del del sist sistem ema a y su efec efectitivi vida dad d para para cons conseg egui uirr un producto de calidad. El auditor no es un enemigo al que se trata de hurtar la información sino colaborador, y el auditado no es un inepto con el que haya que discutir razones por las cuales, el personal auditor ha de ser diplomático y no, agresivo. No se debe auditar sino que hay que fijar objetivos, y estos, deben ser conocidos tanto por el auditor como por el auditado.
1-Auditoria del Sistema:
Las Auditorias del sistema tratan no solo de poner de manifiesto la existencia de un correcto sistema de calidad documentado, sino también de que dicho sistema es conocido por toda la organización y no solo por la organización de calidad, y que además, se cumple. Hay dos aspectos fundamentales a auditar:
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1.
La existencia documental del sistema (Manual de Calidad y Manual de Procedimientos). La implementación real de dicho sistema documental a todos los niveles desde el más alto (gerentes, directores). Al mas bajo (empleados y obreros).
Estos dos aspectos pueden dar lugar a diversas auditorias independientes en las que se contemplan distintas cuestiones o a una única auditoria que englobe a todas ellas. Hemos considerado la posibilidad de realización de diversas auditorias del sistema indicando para cada una de ellas sus características básicas. 2-Auditoria sobre la política de calidad:
La política de calidad ha de estar documentalmente precisada en el manual de calidad. Esta política de calidad ha de abarcar tanto la política de estrategia de la compañía, como la política de calidad funcional o política de cada estamento. Han de establecerse los objetivos a conseguir, el sistema de medida de su grado de cumplimentación, así como la modificación periódica de los mismos. Auditoria sobre la organización: Las funciones y responsabilidades de todos los estamentos y personas han de estar definidas claramente en el manual de calidad así como la auditoria en la toma de decisiones, especialmente en la que se pueda estar directamente ligado a la calidad con un apartado especifico dedicado a la organización de calidad. Quien puede modificar una decisión tomada, y en base a que puede hacerlo. Como se recogen documentalmente las posibl posibles es revoc revocaci acione oness en funció función n de la jerarq jerarquía uía establ establec ecida ida.. Cuanta Cuantass personas puedan decidir sobre un mismo asunto. Todas estas cuestiones tienen que estar claramente definidas y documentadas. 3-Auditoria del sistema documental : Esta auditoria consiste en la comprobación de que los documentos recogidos en el manual de calidad, están debidamente cumplimentadas y archivadas por las personas o estamentos responsables. La constancia documental es necesaria para la comprobación de la bondad del sistema. En la mayoría de las 9
ocasiones, el sistema de calidad falla porque los documentos que figuran como soporte del mismo no están bien diseñados, son engorrosos, o difícilmente comprensibles para quien los tiene que cumplimentar o la información que pretenden recoger es escasa o superflua. Un buen auditor debe reconocer no solo la falta de algún documento con información necesaria, sino también detectar en los existentes los defectos que pueden resaltarle utilidad. Esta auditoria, una vez implementado el sistema de calidad, se realiza periódicamente de forma rutinaria, debiéndose comprobar lo siguiente: •
Todos los documentos están debidamente archivados en el lugar que les corresponde.
•
Todos
los
documentos
archivados
están
debidamente
complementados y firmados por los responsables que en cada caso corresponda. 4-Auditoria del Proceso: Tiene por objeto la valoración valoración de la eficacia eficacia del sistema de calidad mediante la comprobación de que los procesos y desarrollo del trabajo en las distintas seccio secciones nes o servi servicio cioss se ajusta ajusta a los proce procedim dimien ientos tos especi especific ficado adoss y en especi especial al los conoci conocimie miento ntoss y mental mentaliza izació ción n espec especial ialmen mente te de los mandos mandos responsables son los correctos para la consecución de una calidad optima. En gene genera rall la docu docume ment ntac ació ión n nece necesa sari ria a para para la pues puesta ta en prac practitica ca de esta esta audi audito tori ria a apar aparte te del del Manu Manual al de Proc Proced edim imie ient ntos os son son las las inst instru rucc ccio ione ness de mantenimiento y conservación valorándose tanto de la aptitud como la actitud del personal. personal. Dentro de ella, los puntos y cuestiones a auditar pueden ser los siguientes:
Limpieza de cada área o sección
Orden e identificación del material en proceso o almacenado
Utilización adecuada de las instalaciones s su cargo.
Utiliza Utilizació ción n y cumpli cumplimen mentac tación ión adecua adecuada da de los docum document entos os bajo bajo su responsabilidad. 10
Limpieza maquinaria útiles y herramientas a su cargo.
Uso adecuado de maquinaria, instalaciones y documentación
Seguimiento estricto de las fases programadas.
Uso adecuado adecuado de calibre, y demás demás elementos a su cargo.
Eficacia de la motivación, dirección e instrucción de su personal.
Valoración del rendimiento.
Otros.
5-Auditorias del Producto: Las auditorias del producto tiene como fin comprobar que los productos están en la conformidad con la documentación técnica (planos, especificaciones, normas, disposiciones legales, etc.) aparte de la documentación técnica requerida se necesita los medios de medidas y ensayos necesarios para comprobarlos productos. En realidad se trata de asignar al producto una nota de calidad en concordancia con el grado de conformidad con las especificaciones. En la mayoría de los casos a cada productos en función de su característica o propiedad especificada se les asigna un numero de punto de control (PC) atribuyendo a cada característica que no cumpla lo especificado de demerito que se estiman en función de importancia del defecto. Las auditorias del producto pueden comprender dos aspectos: -La medida de la evolución de la calidad del producto -La valoración de la calidad del producto 6-Auditoria de la evolución de la calidad del producto: Con esta auditoria se recoge la nota de calidad del producto por cada sección o fase del proceso de producción como por ejemplo (mecanización, montaje montaje,, pintur pintura, a, embala embalaje, je, etc.) etc.) esta esta nota nota de calida calidad d se establ establece ece en función de los defectos detectados en cada sección o servicio 11
inspeccionado, entendiendo que dice inspección se realiza sobre el producto y con la documentación técnica que a dicho producto afecte en la fase que este normalmente la periodicidad de su realización suele ser mensual por lo que aparte de la nota de calidad mensual, se puede efectuar el calculo de la nota acumulada para comprobación de la cumplimentación de los objetivos anuales o fijación de señales de alerta si la nota de calidad se sitúa por debajo de los valores preestablecidos. Esto es muy convenien conveniente, te, pues si la nota de calidad de una de terminada terminada fase sección sección se encuentra siempre con señal de alerta, suele necesitarse la realización de inversiones para su remodelación. 7-Auditoria de la Valoración de la calidad del producto: Esta Esta audi audito tori ria a cons consis iste te en reti retira rarr desp despué uéss del del cont contro roll final final o una una vez vez ingresados en almacén un numero de productos de los dispuestos para su envió a cliente. El número de productos a retirar de una misma referencia, será en función del número de equipos fabricados, y dado que en general la realización de todos los controles y ensayos suele ser destructivo ha de corresponder a un número muy limitado de unidades. La elección de las referencias de los productos a ensayar se realizara totalmente al azar. Si se trata de productos complejos que realicen una función por si mismo, y no solo de elementos simples se efectuara con ellos una prueba de fiabilidad según norma previamente establecida. Superados los ensayos se realizara por parte de los auditores un estudio de los elementos que compongan al conju conjunto nto ensaya ensayado do para para poder poder determ determina inarr el deteri deterioro oro sufrid sufrido o por cada cada elemento. La valoración de los productos se realizara a través de una nota de calidad aunque este caso se trasladara a un informe del producto. Si los resultaron obtenidos son correctos, se archivara el informe enviando copia del mismo a la gerencia. Si los resultados no son correctos en el informe se indicara la decisión que crea conveniente adoptar el auditor con el resto del material almacenado correspondiente a la misma referencia y el mismo lote de fabricación, enviando un acopia del informe al la gerencia. Las decisiones a adoptar podrían se:
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Comu Comuni nica carr a los los clie client ntes es la exis existe tenc ncia ia de equip equipos os defe defect ctuo uoso soss procediendo a su sustitución.
Retirar los productos almacenados y proceder a su recuperación.
Recuperar los equipos, aprovechando de ellos únicamente los elementos que se ajusten a especificaciones, enviando los defectuosos a chatarras.
Etapas de las Auditorias:
A.
Planificación: entendiendo por tal la elección del tipo de auditorias a
realizar la plasmación documental de los procedimientos de realización de las mismas entendiendo que el caso de la realización de una audito auditoria ria del produc producto, to, es necesa necesaria ria la progra programac mación ión de mediaciones y ensayos a partir de los planos y normas de ensayo, la elección del personal auditor que puede ser único, o distinto en función al tipo de auditoria a realizar, y la fijación de su periocidad, (mensual, anual). En ocasiones es conveniente asignar una única persona para planificar y dirigir la realización de todas las auditorias, es decir, nombrar un líder que reúna unas características idóneas en cuanto a formación y carácter para la realización de esta tarea. B.
Realización de auditoria según procedimiento y plan definido: es
conveniente que el personal que va hacer auditado conozca con antelación tal hecho, y lo mejor desde el punto de vista practico es que la realización de auditoria sea sistemática, y el propio director o responsable del área a auditar transmita a sus subordinados afectados las fechas concretas en las que estas auditorias sistemáticas van a realizarse para que presten su mayor colaboración. Posiblemente si se sigue este sistema, al recibir los responsables esta comunicación trataran de inculcar a sus subordinados la necesidad de que todo este en perfecto estado de 13
revist revista a como como se decía decía antigu antiguame amente nte,, lo que que inicia inicialme lmente nte podría podría altera alterarr los result resultado ados, s, pero pero si las audito auditoria riass son periód periódica icass esto esto dejara de producirse, y sin embargo el que el responsable comunique a sus subordinados las fechas de realización así como la recomendación de que presten su máxima colaboración confiere a las auditorias un papel destacado e importante dentro de sistema. Los documentos que recojan los resultados de las auditorias, es decir respuestas, comprobantes, resultado de medida y ensayo, etc. Han de estar consensuados entre auditor y auditados de tal forma que recojan la conformidad de ambos evitando discusiones inútiles. Se trata de auditar la efectividad del sistema, tanto a través del propio sistema y su grado de cumplimentación como a través de la calidad del producto obtenido por lo que es necesario, para poder establecer las acciones correctoras determinar el grado de cumplimentación del sistema, y su relación con la calidad del producto final. Si el fin del establecimiento de un sistema de calidad es obtener un producto de calidad es totalmente necesario comprobar su efectividad, si no se consigue este objetivo es necesario cambiar el sistema y discutir o perseguir a las personas que lo aplican. C.
Evaluación de los resultados de la auditoria: Toda auditoria ha de
realizarse para obtener una nota final que sirva aunque solo sea comparativamente
para
medir
la
evolución
tanto
de
la
implementación del sistema como de la calidad del producto. Lo que se pretende es la obtención de una valoración totalmente objetiva por lo que el sistema de valoración ha de ser consensuado y además , experimentando durante cierto tiempo para poder fijar las señales de alerta, índices de ponderación, etc. D.
Redacción de informe y propuesta de mediadas correctoras: si
se considera necesario con expresión de su grado de urgencia, una vez valorada la auditoria y antes de la redacción del informe final y propuesta de las medidas correctoras la reunión con el director o responsable máximo, afectado por la auditoria para que sea el primer informado y pueda incluso colaborar en la propuesta de medidas correctoras así como en la decisión sobre la urgencia de las mismas, 14
pues es conveniente que tanto el informe de la auditoria como la propuesta de medidas correctoras, lo asuma como algo propio entre otras cosas por que a veces podrá ejercer mas presión sobre la gerencia que el propio auditor, sobre todo si alguna de las medidas propuestas corresponde o requieren inversiones.
Criterio de Auditoria:
Políticas, Políticas, prácticas, prácticas, procedimie procedimientos ntos o requerimien requerimientos tos contra contra los que el auditor auditor compara la información recopilada sobre la gestión de calidad. Los requerimien requerimientos tos
pueden pueden
incluir incluir
estándare estándares, s,
normas, normas,
requerimie requerimientos ntos
organizacionales específicos, y requerimientos legislativos o regulados.
Evidencia de Auditoria :
Información, registros o declaraciones de hecho verificables. La evidencia de auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa, es utilizada por el auditor para determinar cuando se cumple con el criterio de auditoria. La evidencia de auditoria se basa típicamente en entrevistas, revisión de documentos, observación de actividades y condiciones, resultados de mediciones y pruebas. Resultados de la Auditoria:
Resultados de la evaluación de la evidencia de auditoria recopilada comparada contra contra los criter criterios ios de audito auditoria ria acorda acordados dos.. Los Los result resultado adoss de la audito auditoria ria proveen la base para el reporte de la auditoria. Equipo Auditor: 15
Grupo de auditores, o un auditor individual, designados para desempeñar una auditoria dada; el equipo auditor puede incluir expertos técnicos y auditores en practicas. Uno de los auditores del equipo de la auditoria desempeña la función de auditor líder. Auditado:
Organización que se audita.
Auditor (Calidad):
Persona calificada para realizar auditorías de calidad. Las responsabilidades y actividades del auditor deben cubrir: a)
Planear y desarrollar las tareas asignadas, objetiva, efectiva y
eficientemente, b) Recopilar y analizar analizar las evidencias evidencias de auditoría auditoría relevante y suficiente para determinar los resultados de la auditoría. c) Preparar los documentos de trabajo. trabajo. d) Documentar los resultados individuales individuales de la auditoría. e) La redacción del informe de auditoria. Como esta normalizado, a cada miembro del equipo auditor se le deben asigna asignarr tareas tareas espec específic íficas, as, o activi actividad dades es por audita auditar. r. Estas Estas design designaci acione oness deben ser realizadas por el auditor líder, en consulta con los miembros del equipo auditor correspondiente.
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Experto técnico:
Persona que provee el conocimiento y la experiencia especifica al equipo auditor, pero que no participa como un auditor. El uso de miembros externos o internos del equipo auditor está sujeto a discreción del cliente. Un miembro del equipo auditor escogido dentro de la organización no debe ser responsable directamente del tema que se está auditando. Los miembros del equipo auditor deben poseer una combinación apropiada de conocimientos, habilidades y experiencias para cumplir con las responsabilidades de la auditoría.
Auditor líder
Persona calificada para manejar y realizar auditorías de calidad. El equipo auditor está formado por el auditor líder y los otros miembros del equipo, quienes pueden ser auditores o expertos técnicos. Para asegurar la objetividad del proceso de auditoría, sus resultados y cualquier conclusión, los miembros del equipo auditor deben ser independientes de las actividades que auditan, deben ser objetivos, y libres de tendencia o conflicto de intereses durante el proceso. El auditor líder es el responsable de asegurar una conducta eficiente y efectiva de la auditoría dentro de los alcances de la misma. Adicionalmente, el auditor líder tiene las siguientes responsabilidades y actividades que cumplir: a) Consultar y consensuar consensuar con el cliente cliente el alcance de de la auditoría. b) Obtener la información de respaldo relevante como ser los detalles de acti activi vida dade des, s, los los prod produc ucto tos, s, los los serv servic icio ios, s, en la empr empres esa a y sus sus aére aéreas as de actuación, los detalles de previas auditorias realizadas realizadas al auditado. c) Formación del equipo equipo auditor. d) Dirigir las actividades actividades del del equipo auditor. e) Preparar las comunicaciones. 17
f) Coordinar la preparación de los documentos y procedimientos detallados de trabajo y reunir al equipo auditor. g)
Repres Represent entar ar al equipo equipo auditor auditor en discus discusion iones es con el audita auditado, do, antes, antes,
durante y después de la auditoría. h) Realizar los informes informes de la auditoría para el cliente.
-Responsabilidades del cliente y auditado
Las responsabilidades deben cubrir: a) Definir los objetivos de la auditoría, b)
Prov Provee eerr los los recu recurs rsos os a las las auto autori rida dade dess apro apropi piad adas as para para cond conduc ucir ir la
auditoría. c) Aprobar el plan de auditoria, d) Recibir el informe de la auditoría y determinar su su distribución, e) Informar a los empleados empleados de los objetivos y alcance alcance de la auditoria, cuando cuando sea necesario. f)
Desi Design gnar ar pers person onal al resp respon onsa sabl ble e y comp compet eten ente te para para acom acompa paña ñarr a los los
miembros del equipo auditor, para actuar como guías dentro de la empresa y para asegurar que los auditores estén al tanto de los requerimientos de salud, seguridad y otros que sean apropiados, g) Proveer Proveer el acceso a las instalac instalaciones iones,, personal, personal, información información y registros registros relevantes a solicitud de los auditores. -Alcances de la Auditoria
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El alcance describe todo el sistema de gestión de calidad, procedimientos, y de todos los apartados de la norma de calidad aplicada para la implantación del sistema así como la información relativa a documentación legal y administrativa de la empresa por el equipo auditor, en factores tales como la ubicación física, actividades organizacionales, y la forma de realizar los informes. El alcance de la auditoría debe ser determinado entre el cliente y el auditor líder. El auditado normalmente debe ser consultado cuando se determina el alcance de la auditoría. Cualquier cambio posterior al alcance de la auditoria debe realizarse de común acuerdo entre el cliente y el auditor líder. Los recursos encargados al auditor deben ser suficientes en cantidad y calidad para cumplir con el alcance requerido. -Plan de Auditoria
Un plan de auditoria debe ser establecido y comunicado al cliente. El cliente debe revisar y aprobar dicho plan. El plan debe incluir: a) Los objetivos y alcance de la auditoria. auditoria. b) El criterio a ser usado para la realización de la auditoría. c) La identi identific ficaci ación ón de las unidade unidadess organi organiza zacio cional nales es y funcio funcional nales es a ser auditadas. d) La identificación de las funciones y/o individuos dentro de la organización del auditado que tengan responsabilidades relativas a aspectos de la calidad. e) Identificación de los aspectos aspectos de calidad calidad que son de alta prioridad. f) Identificación de los documentos documentos de referencia. g) El tiempo y duración esperados para las entrevistas e inspecciones. 19
h) Las fechas y lugares donde se se va a realizar la auditoria. i)
El Cronog Cronogra rama ma de reun reunio ione ness que que se van a tene tenerr con con la geren gerenci cia a del del
auditado. j) Requerimientos confidenciales. k) El contenido, formato formato y estructura estructura del informe.
-Documento de Trabajo
Los documentos de trabajo requeridos para facilitar la investigación del auditor deben contener: a) Las formas que que documenten las evidencias y soporten soporten los resultados de la auditoría. b)
Los procedi procedimie miento ntoss y listad listados os de cheque chequeo o utiliz utilizado adoss para para evalua evaluarr los
elementos del SGC. c) Los registros de reuniones. reuniones. Se deben mantener los documentos de trabajo por lo menos hasta que se complete la auditoría, la información confidencial debe ser resguardada de forma segura por los miembros de la auditoria. Actividades a ser Realizadas en el lugar de la auditoría: a-Reunión de Inicial
Debe darse una reunión de apertura. El propósito de una reunión de apertura es el de: a) Presentar a los miembros miembros del equipo auditor auditor a la gerencia del auditado.
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b) Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditoria y llegar a un acuerdo acuerdo con respecto a la tabla de tiempos de la auditoria. c) Proveer un resumen corto de la metodología metodología y de los procedimientos procedimientos a ser utilizados durante la auditoría. d) Confirmar que los recursos y facilidades facilidades necesitadas por el equipo auditor auditor estén disponibles. e) Promover la participación activa activa del auditado. f) Revisar los procedimientos procedimientos de seguridad seguridad y emergencia emergencia relevantes del del local para el equipo auditor. b-Detección de Evidencia
La información información apropiada apropiada debe ser recopilada recopilada,, analizada analizada,, interpretad interpretada a y documentada para ser utilizada como evidencia de la auditoria en un proceso de verificación y evaluación para determinar si los criterios de la auditoría se están cumpliendo. La evidencia de la auditoria debe ser de tal calidad y cantidad que auditores de calida calidad d compet competent entes, es, trabaj trabajand ando o indep independ endien ientem tement ente e cada cada uno, uno, llegue lleguen n a resultados de auditoría similares a la evaluación de la misma evidencia contra los mismos criterios de auditoría. La evidencia de la auditoría debe ser recolectada por medio de entrevistas, revisión de documentos y la observación de actividades y condiciones. La información recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por medio de la adquisición de información de respaldo de fuentes independientes, como observaciones, registros y resultados de medidas existentes. Declaraciones que no puedan ser confirmadas deben ser identificadas como tales.
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Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y los procedimientos para asegurar un control de calidad de los procesos de muestreo y medición efectivos. c-Resultados de la Auditoria
El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar donde no se cumple con los criterios de auditoria del SGC El equipo auditor debe entonces asegurarse que los resultados de la auditoria de no conformidad sean documentados de forma clara, concisa y que sean respaldados por la evidencia de la auditoría. La evidencia contrastada durante la auditoria de calidad inevitablemente será solamente una muestra de la información disponible, parcialmente debido al hecho de que una auditoría de calidad sea realizada durante un periodo de tiempo limitado y con recursos limitados. Por lo tanto existe un elemento de incertidumbre inherente a todas las auditorias de calidad y a todos los usuarios de los resultados, todas las auditorias de calidad deben estar seguras de la recopi recopilac lación ión de las eviden evidencia ciass y no confo conformi rmidad dades es siendo siendo contra contracta ctada da su evidencia física y documental. El audi audito torr de calid calidad ad debe debe cons consid ider erar ar las las limi limita taci cion ones es asoc asocia iada dass con con la evidencia de la auditoria constatada durante ésta y el reconocimiento de la fiabilidad en los resultados y cualquier conclusión de la auditoria, se deben tomar estos factores en cuenta al planear y ejecutar la auditoria. El audi audito torr de calid calidad ad debe debe obte obtene nerr sufi sufici cien ente tess evid eviden enci cias as para para que que los los resultados individuales de la auditoria, agregados a los resultados de menor significado, puedan afectar cualquier conclusión alcanzada. Los resultados de la auditoría deben ser revisados con la gerencia del auditado con el fin de obtener el reconocimiento de la base de todos los resultados de no conformidad. d-Reunión final 22
Luego de completar la fase de recopilación de evidencia y antes de preparar un informe de la auditoria, los auditores deberán tener una reunión con la gerencia del auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas. El propósito principal de esta reunión es el de presentar los resultados de la auditoria al auditado, de tal manera que se tenga una comprensión y reconocimiento claro de la base de dichos resultados. Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor líder l íder presente el informe, las discusiones finales en el significado y descripción de los resultados de la auditoria ultima recaen en el auditor líder, sin embargo el cliente puede todavía estar en desacuerdo con los resultados. r esultados. Actividades Posteriores al Trabajo en la Empresa. e-Informe
Los resultados de la auditoría o un resumen de estos deben ser comunicados al cliente en un informe escrito. El informe escrito se prepara bajo la dirección del auditor líder, quien es el responsable de su exactitud y perfección. Las informaciones que se tomen en el informe de la auditoria deben ser los predeterminados en el plan de la auditoría. La información relativa a la auditoria que se debe incluir en el informe debe incluir, pero no está limitada a: a) La identificación de la organización auditada auditada y del cliente. b) Los objetivos y alcance acordados acordados de la auditoría. c) Los criterios acordados acordados contra los que se realizó la auditoría. d) El período cubierto por por la auditoria, auditoria, e) La(s) fecha(s) en en que la auditoria fue realizada, realizada,
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f) La identificación identificación del equipo auditor, auditor, g) La identificación identificación de los representantes representantes del auditado auditado que que participaron en la auditoría. h)
Un resumen resumen del proces proceso o de auditori auditoria, a, incluy incluyend endo o cualqu cualquier ier obstácu obstáculo lo
enfrentado. i) Las conclusiones conclusiones de la auditoría. j) Las declaraciones de confidencialidad confidencialidad de los contenidos. contenidos. k) La lista de distribución del informe de la auditoría.
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Conclusión
El alcan alcance ce de la audi audito toria ria incl incluy uye e gene genera ralm lmen ente te una una desc descrip ripci ción ón de las ubicaciones, las utilidades de la organización, las actividades y los procesos, así como el periodo del tiempo cubierto. El proceso de gestión a la calidad requiere que en sus procesos se ejecute una gestión más delicada, utilizado información que cada uno de los procesos genera como resultado del control ejercido, por ellos con el objeto de lograr con el cumplimiento de los indicadores en periodos de tiempos determinados. La implementación de la auditoria de calidad está limitada solo a la obtención de las certificaciones pertinentes y no se toma en cuenta que también ayudan al mejoramiento continuo de los procesos internos de la organización. La auditoria de calidad se caracteriza por ser una herramienta eficaz en el apoyo de las políticas de la organización proporcionándole proporcionándole a la misma toda la información oportuna para mejorar su desempeño y alcanzar los objetivos planteados. Cabe destacar, que que un protagonista principal para que una auditoria auditoria se realice de mane manera ra efec efectitiva va es el audi audito torr el cual cual busc busca a de acum acumul ular ar y eval evalua uar r evidencias, acerca de la información cuantificable de una entidad económica especifica, con el propósito de determinar e informar el grado de corres correspon ponden dencia cia existe existente nte entre entre la inform informaci ación ón cuant cuantific ificabl able e y los criter criterios ios establecidos. Otro aporte que debemos considerar, es que el proceso de auditoría debe realizarse en toda empresa por pequeña que sea, independientemente de su magnitud y objetivos, su aplicación debe ser secuencial constatada para lograr así la eficiencia.
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Bibliografía
www.monografías.com www.wikipedia.com www.elrincondelvago.com
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