FORMULIR ANALISIS JABATAN 1. Nama Jabatan 2. Kode Jabatan 3. Unit Organisasi a. Eselon I b. Eselon II
c. Eselon III d. Eselon IV
: Pengadministrasi Umum / arsiparis :: : Kepala Dinas Kelautan Perikanan dan Peternakan Kabupaten Batang : Sekretaris : Kasubag. Umum dan Kepegawaian
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :
Sekretaris
Kasuba . Um e
Kasu Kasuba ba . Keu Keu &
Pengadminstrasi Umum
5. Ringkasan Tugas Jabatan : Mengadministrasi surat dengan menerima, membaca, mencatat, mengangenda, mendistribusikan surat masuk dan memintakan tandatangan konsep surat, mengendali dan memberi nomor, serta menyimpan arsip dan menyediakan ATK. (Keterangan : Ringkasan : Ringkasan tugas merupakan ikhtisar dari keseluruhan uraian tuga jabatan yang ada dan disusun dalam satu kalimat. ka limat. Ringkasan tugas dirumuskan dari tugas yang paling inti atau paling esensi dalam jabatan yang bersangkutan). bersangkutan). 6. Rincian Tugas Jabatan : a. menerima, membaca, mencatat, surat-surat masuk untuk diteruskan kepada yang menangani dan dokumen kedinasan; Tahapan : 1) Menerima surat, membaca, mencatat surat-surat masuk 2) Memberi lembar disposisi 3) Menulis di papan kegiatan b. mengagenda dan memberi nomor surat masuk dengan kartu kendali agar mudah pelacakannya Tahapan : 1) Mengagenda, memberi nomor surat masuk 2) Dicatat di buku kendali 3) diajukan ke Kepala Dinas dan Sekretaris c. mendistribusikan surat masuk sesuai dengan disposisi pimpinan agar ditangani lebih lanjut; Tahapan : 1) Surat dicatat di buku besar surat masuk
[1]
d.
e.
f.
g.
h.
i.
2) Menyortir surat sesuai dengan disposisi 3) Didistribusikan sesuai dengan disposisi Kepala Dinas/Sekretris 4) Digandakan apabila diperlukan memintakan tanda tangan konsep surat keluar pada pimpinan dengan mencatat pada buku asmanan; Tahapan : 1) Melabel dan menyiapkan surat 2) Memintakan tanda tangan pimpinan 3) Meneruskan surat kepada yang menangani memberi nomor surat keluar dengan sistem kode kearsipan yang telah ditentukan agar mudah pelacakannya; Tahapan : 1) Mencatat nomor surat keluar sesuai dengan kode klasifikasi penomeran dan urutan nomer 2) Diteruskan kepada yang menangani 3) Digandakan/difoocopy apabila diperlukan menata arsip aktif sesuai dengan klasifikasi dan nomor surat supaya mudah menemukan kembali; Tahapan : 1) Menyiapkan surat/dokumen 2) Menyiapkan outner, dimasukkan ke otner sesuai dengan klasifikasi surat 3) Ditata dialmari mengajukan permintaan ATK untuk kepentingan administrasi sesuai dengan kebutuhan; Tahapan : 1) Meminta data kebutuhan ATK 2) Merekap kebutuhan ATK 3) Mengajukan permintaan ATK 4) Menyimpan sementara mengirimkan surat keluar; Tahapan : 1) Mengirimkan surat sesuai dengan alamat dimaksud Melaksanakaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh ataan baik tertulis maupun lisan. Tahapan : 1) Mempelajari tugas 2) Menjalankan tugas 3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas dst (Keterangan : merupakan uraian tugas berisi gambaran tentang apa yang dikerjakan, mengapa harus dikerjakan, dan bagaimana cara mengerjakannya)
7. Bahan Kerja
No 1. 2. 3.
Surat, Arsip SOP
: Bahan Kerja
Penggunaan dalam tugas Pelaksanaan tugas Sebagai dokumen untuk dipelajari sebagai petunjuk kerja
[2]
4. Disposisi atasan/perintah atasan untuk dipelajari sebagai petunjuk kerja 5. Aturan perundang-undangan terkait untuk dipelajari sebagai petunjuk kerja 6. ( Keterangan : merupakan sesuatu yang diolah/diproses dalam pelaksanaan tugas jabatan untuk memperoleh hasil kerja) : Alat Kerja
8. Perangkat/Alat Kerja
No Digunakan dalam tugas 1. ATK Untuk menunjang pelaksanaan tugas 2. Telepon/fax Untuk menunjang pelaksanaan tugas 3. (Keterangan : alat yang digunakan untuk memproses dan tidak terkait dengan hasil kerja, contoh : ATK ) 9. Hasil Kerja
No 1.
: Hasil Kerja
Surat masuk
Satuan Dokumen
2. Surat keluar Dokumen 3. Arsip dokumen 4. 5. ( Keterangan : Hasil kerja dapat berupa Benda, Data/Informasi dan Jasa. Jika hasilnya benda langsung disebutkan bendanya. Jika hasilnya data langsung disebut data/dokumen…....; jika hasilnya Jasa maka kalimat kerja dirubah menjadi kata sifat dgn ciri Ter......) 10. Tanggung Jawab : 1. Kelancaran proses surat masuk dan keluar 2. Kerapihan dokumen (K eterangan : merupakan segala sesuatu yang harus dipertanggungjawabkan dalam pelaksanaan tugas. Kata Kunci Tanggungjawab: keakuratan, kelancaran, kerahasiaan, kebenaran, kesesuaian,ketepatan, keselamatan, kerapihan, keamanan, kualitas, kuntitas, keutuhan, kelengkapan, keefektifan, kelayakan, keindahan, keharmonisan dll)
: 11. Wewenang 1. Memelihara surat-surat dan dokumen (Keterangan : merupakan Hak/kekuasaan untuk mengambil sikap/tindakan dalam rangka pelaksanaan tugas. Kata Kunci Wewenang terdiri dari: meminta, menolak, memberikan, memutuskan, mengeluarkan, menggunakan, menentukan, menetapkan, menegur, memotifasi, menilai dll) 12. Korelasi Jabatan
No 1.
Jabatan Kasubag. Umpeg
: Unit Kerja/Instansi Dinas Kelautan Perikanan dan Peternakan
Dalam Hal Koordinasi dan laporan
[3]
2.
Kepala Dinas
3.
Kepla Bidang
Dinas Kelautan Perikanan dan Peternakan
Koordinasi dan laporan
Dinas Kelautan Pendistribusian surat Perikanan dan Peternakan 4. Instansi lain Kabupaten Batang Surat keluar ( Keterangan : hubungan kerja yang dibutuhkan sesuai dengan tugas yang diampu dan bukan mewakili pimpinan) 13. Kondisi Lingkungan Kerja :
No Aspek Keterangan 1. Tempat kerja Nyaman 2. Suhu Sejuk 3. Udara Sejuk 4. Keadaan ruangan Cukup 5. Letak Cukup 6. Penerangan Cukup 7. Suara Tenang 8. Keadaan tempat kerja Bersih 9. Getaran ( Keterangan : Keadaan tempat bekerja yang ideal untuk jabatan ini) 14. Resiko Bahaya
:
No Bahaya Fisik/Mental Penyebab 1. (Keterangan : penyakit, kecelakaan fisik atau tewas yang dapat ditimbulkan sebagai akibat melaksanakan tugas) 15. Syarat Jabatan : a. Pangkat/Golru : Pengatur Muda / II/a b. Pendidikan : .SLTA c. Diklat 1) Penjenjangan : 2) Teknis : a) Diklat Prajabatan b) Bimtek Kearsipan
d. Pengalaman Kerja
e. Pengetahuan Kerja
f. Keterampilan Kerja
: 1) 2) : 1) : 1)
Mengetahui adminstrasi kearsipan. ........................ .Pengetahuan umum dan administrasi surat menyurat
Komunikasi dan koordinasi
[4]
2) Menata arsip : Ketelitian Verbal
g. Bakat Kerja
h. Temperamen
:
i.
Minat Kerja
: Konvensional
j.
Upaya Fisik Berdiri Duduk
:
k. Kondisi Fisik 1) Jenis Kelamin 2) Umur 3) Tinggi Badan 4) Berat Badan 5) Postur Badan 6) Penampilan l. Fungsi Pekerjaan 1) Data 2) Orang 3) Benda
: : : : : : : : :
: Laki-laki/Perempuan Tidak dipersyaratkan Tidak dipersyaratkan Tidak dipersyaratkan Tidak dipersyaratkan Tidak dipersyaratkan : Melayani, menerima instruksi .................................
16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :
No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Hasil Kerja
Waktu penyelesaian (menit)
Surat masuk Surat keluar Arsip
60 60 120
Volume (setahun) 240 240 48
8. 17. Butir Informasi Lain
: .................................
[5]
