ABK pengadministrasi umum

FORMULIR BEBAN KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI Nama Jabatan Unit Kerja Ikhtisar Jabatan

: Pengadministrasi umum : Puskesmas Duminanga

:Mengelolah urusan administrasi umum dengan melaksanakan pengarsipan serta mel pengagendaan dan penggandaan guna menunjang kelancaran tugas kantor sesuai per

NO

URAIAN TUGAS

SATUAN HASIL

WAKTU PENYELESAIAN

WAKTU KERJA EFEKTIF

BEBAN KERJA

1

2

3

4

5

6

1

Memproses penyelesaian surat masuk Menerima, mencatat dan memberi nomor agenda atau kode surat masuk dengan menulis nomor dan tanggal penerimaan, perihal isi surat serta permasalahannya untuk memudahkan pengecekannya.

Kegiatan

10

72000

350

Membuat lembar disposisi

Dokumen

6

72000

350

Mengajukan surat dan lembar disposisi pada pimpinan

Kegiatan

30

72000

350

Mendistribusikan surat masuk kepada unit yang dituju

Kegiatan

10

72000

350

2

membuat tanda terima untuk melacak keberadaan surat.

Kegiatan

2

72000

350

Menerima dan memeriksa buku ekspedisi yang telah ditandatangani oleh penerima surat untuk mengetahui kesesuaiannya

Kegiatan

2

72000

350

Membuat emplop surat

Kegiatan

3

72000

3000

Membuat buku agenda surat masuk dan surat keluar

Buku

2

72000

3000

15

72000

3000

Kegiatan

10

72000

3000

Menerima dan mengecek kelengkapan dokumen, surat, Kegiatan naskah blanko dan bahan lainnya dari atasan langsung.

5

72000

24

Melaksanakan penggandaan dengan cara foto copy atau Kegiatan stensil

60

72000

24

menghitung kembali jumlah yang digandakan agar sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan.

Kegiatan

15

72000

24

Menyampaikan hasil penggandaan pada pimpinan

Kegiatan

10

72000

24

Memproses penyelesaian surat keluar

Menerima, mencatat dan memberi nomor agenda surat Kegiatan keluar dengan menulis nomor dan tanggal surat keluar. Menyiapkan surat keluar untuk pengiriman 3

Melaksanakan proses penggandaan dokumen/surat/naskah/blangko dan bahan lainnya

4

Melaksanakan kegiatan penyimpanan arsip seluruh kegiatan puskesmas Menerima dokumen/surat/naskah/blangko dan bahan lainnya

5

Kegiatan

4

72000

240

Menyiapkan dokumen/surat/naskah/blangko dan bahan Kegiatan lainnya

2

72000

240

Membuat kode file yang akan disimpan

Kegiatan

1

72000

240

Menempatkan dokumen/surat/naskah/blangko dan bahan lainnya sesuai yang telah ditentukan

Kegiatan

3

72000

240

Mengidentifikasi dokumen/surat/naskah/blangko dan bahan lainnya yang akan disusutkan

Kegiatan

60

72000

1

Menbuat daftar dokumen/surat/naskah/blangko dan bahan lainnya yang akan disusutkan

Dokumen

300

72000

1

300

72000

1

30

72000

1

30

72000

1

Membuat telaahan dokumen/surat/naskah/blangko dan bahan lainnya yang akan disampaikan ke kantor arsip daerah

Membuat telaahan staf menyangkut dokumen/surat/naskah/blangko dan bahan lainnya yang Laporan akan disusutkan Mengajukan telaahan staf pada pimpinan

Kegiatan

Membuat konsep surat penyampaian dokumen/surat/naskah/blangko dan bahan lainnya yang Dokumen akan disusutkan

Mengantar dokumen/surat/naskah/blangko dan bahan lainnya yang akan disusutkan ke kantor arsip daerah

Kegiatan JUMLAH

180

72000

1

N KERJA UNTUK KEBUTUHAN PEGAWAI

elolah urusan administrasi umum dengan melaksanakan pengarsipan serta melakukan kegiatan endaan dan penggandaan guna menunjang kelancaran tugas kantor sesuai peraturan yang berlaku

PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN

KETERANGAN

7

8

0.0486111111

0.0291666667 0.1458333333 0.0486111111

0.0097222222 0.0097222222

0.125 0.0833333333 0.625 0.4166666667

0.0016666667 0.02 0.005 0.0033333333

0.0133333333 0.0066666667 0.0033333333 0.01

0.0008333333

0.0041666667

0.0041666667

0.0004166667

0.0004166667

0.0025 1.605

2

PETUNJUK PENGISIAN ANALISIS BEBAN KERJA

NOMOR URUT

LAJUR

URAIAN

1

2

3

1

1

Cukup jelas

2

2

Tulislah Uraian Tugas dari jabatan yang dimaksud

3

3

Tulislah Satuan Hasil dari Uraian Tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya Kegiatan, Dokumen, Laporan, Data, dsb.

4

4

Tulislah waktu ideal yang dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya 10 menit, 30 menit, dsb.

5

5

Tulislah Waktu Kerja Efektif (WKE) yang digunakan untuk melaksanakan tugas yang dimaksud dalam kolom 2. Misalnya pekerjaan harian (WKE = 300 menit), pekerjaan mingguan (WKE = 1500 menit), pekerjaan bulanan (WKE = 6000 menit), pekerjaan tahunan (WKE = 72.000 menit)

6

6

Tulislah Beban Kerja dari tugas dimaksud dalam kolom 2 yang harus diselesaikan dalam kurun waktu kerja efektif. Misalnya 2 laporan dalam kurun waktu tahunan (1 laporan tiap 6 bulan)

7

7

Tulislah jumlah pegawai yang dibutuhkan dengan cara : Waktu Penyelesaian (Kolom 4) x Beban Kerja (Kolom 6) Waktu Kerja Efektif (Kolom 5)

8

8

Tulislah keterangan yang perlu dijelaskan

REKAPITULASI ANALISIS BEBAN KERJA (ABK) UNIT KERJA :PUSKESMAS DUMINANGA

NO

NAMA JABATAN

JUMLAH PEMANGKU JABATAN

HASIL ABK

KELEBIHAN/ KEKURANGAN

1

2

3

4

5

1

Administrasi Umum

-

1

(1)

Keterangan : 1 Unit Kerja diisi dengan nama unit kerja setingkat Eselon II atau Eselon III 2 Pada kolom Nama Jabatan ditulis nama jabatan yang telah dilakukan Analisis Beban Kerja 3 Pada kolom Jumlah Pemangku Jabatan ditulis jumlah pegawai yang menduduki jabatan yang tersebut pada kolom Nama Jabatan 4 Pada kolom Hasil ABK ditulis nilai yang didapatkan dari Analisis Beban Kerja jabatan yang tersebut pada kolom Nama Jabatan Contoh : Jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai setelah dilakukan Analisis Beban Kerja nilainya 2,167 maka idealnya jabatan ini diisi oleh 2 (dua) orang pegawai 5 Pada kolom Kelebihan/Kekurangan ditulis selisih dari Jumlah Pemangku Jabatan dengan Hasil ABK dari jabatan yang tersebut pada kolom Nama Jabatan Contoh : Jumlah pemangku jabatan Penganalisis Kebutuhan Pegawai 3 orang, setelah dilakukan ABK di dapat ideal kebutuhan untuk jabatan ini 2 orang, maka terdapat kelebihan 1 (satu) orang