Anjab Pengadministrasi Persuratan - OKE

PEMERINTAH KABUPATEN BANJAR URAIAN JABATAN 1

2

Identitas Jabatan

:

1.1 Kode Jabatan

:

1.2 Nama Jabatan

: Pengadministrasi Persuratan

1.3 Unit Kerja

: Sub Bagian Umum dan Pembekalan

Ringkasan Tugas Jabatan : Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pendokumentasian di bidang persuratan.

3

Rincian Tugas Jabatan

pencatatan

dan

:

3.1.

Membuka dan memberikan nomor surat untuk memudahkan pencatatan dan pengarsipan untuk di agenda;

3.2.

Menulis pada lembar disposisi untuk memudahkan kontrol sebagai bahan laporan kepada pimpinan;

3.3.

Mencatat surat masuk pada buku agenda surat masuk untuk tertib administrasi dan memudahkan pencarian;

3.4.

Menulis pada agenda untuk surat undangan sebagai catatan atau kegiatan yang akan dihadiri;

3.5.

Menyampaikan surat pada pimpinan sebagai bahan administrasi dan laporan untuk didisposisi pimpinan;

3.6.

Mendistribusikan surat yang sudah didisposisi oleh pimpinan untuk tertib administrasi dan menyampaikan ke bidang-bidang yang berhubungan dengan isi surat;

3.7.

Mencatat surat keluar pada buku agenda surat keluar untuk tertib administrasi;

3.8.

Memberikan nomor pada surat keluar untuk memudahakan pengarsipan secara urut;

3.9.

Mencatat agenda kegiatan kantor pada papan agenda kantor untuk mengingatkan kembali setiap kegiatan yang akan dilaksanakan;

tertib

3.10. Melakukan penggandaan surat/dokumen kantor untuk memudahkan pencarian pengarsipan sebagai bentuk antisipasi terhadap keamanan pengarsipan surat-menyurat; 3.11. Membuat laporan hasil pelaksanaan tugas sesuai hasil kerja sebagai pertanggungjawaban; 3.12. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan langsung sesuai bidang tugas untuk kelancaran pelaksanaan tugas. 4

Wewenang

:

4.1 Menerima dan mengembalikan surat. 4.2 Meminta tanda terima.

-1-

5

Tanggung Jawab

:

5.1 Kebenaran data dan informasi. 5.2 Ketepatan waktu melaksanakan tugas. 5.3 Keamanan data dan informasi. 5.4 Kerahasiaan bidang tugas. 6

Hasil Kerja

:

6.1 Penomoran Surat. 6.2 Catatan pada lembar disposisi. 6.3 Agenda Surat. 6.4 Agenda Undangan. 6.5 Surat. 6.6 Distribusi Surat . 6.7 Agenda Surat. 6.8 Penomoran Surat. 6.9 Agenda kegiatan kantor. 6.10 Penggandaan dokumen. 6.11 Laporan. 7

Bahan Kerja

:

7.1 Buku Agenda. 7.2 Surat masuk dan keluar. 7.3 Himpunan data kepegawaian. 8

Perangkat Kerja

:

8.1 Juklak/manual bidang umum dan pembekalan. 8.2 Mesin Ketik, Komputer dan perangkatnya. 8.3 Lemari arsip. 9

Hubungan Jabatan : 9.1 Kabag Tata Usaha dalam hal konsultasi dan laporan. 9.2 Kasubbag Umum dan pembekalan dalam hal petunjuk, hasil kerja dan laporan. 9.3 Kabid/kasubbid/kasubbag/kepala ruang perawatan dan instalasi lingkup RSUD Ratu Zalecha Martapura dalam hal surat menyurat.

10 Keadaan Tempat Kerja

:

10.1 Jam Kerja

: Sesuai jam kerja yang berlaku.

10.2 Keadaaan Tempat Kerja

: Dalam ruangan tertutup, bersih, terang dan sejuk.

11 Upaya Fisik

:

11.1 Berdiri, berjalan dan duduk. 11.2 Berbicara, melihat dan mendengar. -2-

11.3 Ketajaman jarak dekat. 11.4 Bekerja dengan jari. 12 Kemungkinan Resiko Bahaya 13 Syarat Jabatan

:-

:

13.1 Pangkat

: Pengatur Muda / II a

13.2 Pengetahuan Kerja

: Administrasi persuratan

13.3 Keterampilan

: Bisa mengoperasionalkan Mesin ketik, Komputer dan perangkatnya

13.4 Pendidikan Formal Min.

: SLTA/sederajat

13.5 Pelatihan/Kursus

: Pelatihan tentang kearsipan

13.6 Pengalaman Kerja

: Tidak diperlukan pengalaman kerja khusus

13.7 Bakat Kerja

: - G (Inteligensia), kemampuan belajar secara umum - N (Numerical Aptitude), kemampuan untuk melakukan operasi arithmatik secara tepat dan akurat - Q (Ketelitian), kemampuan menyerap detail bahan verbal/tabel.

13.8 Tempramen Kerja

:R (Repettive, Continously), kemampuan menyesuaikan diri dalma kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu.

13.9 Minat Kerja

: 3a, Pilihan melakukan kegiatan yang bersifat rutin konkrit dan teratur

13.10 Kondisi Fisik

: - Sehat jasmani dan rohani - Laki-laki/perempuan - Usia minimum 18 tahun

14 Informasi lain yang diperlukan pemegang jabatan : -

-3-