INFORMASI JABATAN
PENGADMINISTRASI UMUM
Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kabupaten Bekasi Tahun 2017
URAIAN JABATAN
1.
Identitaas Jabatan: 1.1 Kode Jabatan 1.2 Nama Jabatan 1.3 Unit Kerja Eselon II Eselon III Eselon IV
2.
: : : : : :
Pengadministrasi Umum Badan Pengelolaan Keuangan Daerah Kepala BPKD Sekretaris BPKD Ka. Subbag Umpeg
Ringkasan Tugas Jabatan: Melakukan kegiatan yang meliputi penerimaan, pencatatan dan pendokumentasian dokumen administrasi. Menerima, mencatat, menyimpan surat serta dokumen lainnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku, agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.
3.
Rincian Tugas Jabatan: a. Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk dan surat keluar, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pencarian; Tahapan : 1) Menerima dan mempelajari surat 2) Menyortir surat menurut jenis dan sifatnya 3) Mencatat, mengagendakan surat b. Memberi lembar pengantar pada surat, sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pengendalian; Tahapan : 1) Mempelajari surat masuk 2) Memberi lembar pengantar pada surat dan mengisi lembar pengantar sesuai isi surat 3) Menyampaikan surat kepada Kepala Badan c. Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar memudahkan pendistribusian; Tahapan : 1) Mempelajari surat masuk/disposisi pimpinan 2) Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya 3) Mendistribusikan surat masuk sesuai disposisi Kepala Badan kepada bidang/bagian yang dituju dan membuat tanda terima surat
d. Mendokumentasikan surat sesuai dengan prosedur dan ketentuan yang berlaku agar tertib administrasi. Tahapan : 1) Mengumpulkan arsip-arsip/dokumen/surat yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas 2) Menyiapkan map folder, otner, boks arsip dan rak arsip 3) Menyimpan arsip e. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas secara tertulis dan lisan kepada atasan sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggung jawaban. Tahapan : 1) Membuat konsep laporan hasil pelaksanaan tugas 2) Mengkonsultasikan konsep dengan pimpinan 3) Memfinalisasi laporan pelaksanaan tugas. f. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik tertulis maupun lisan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar kegiatan kedinasan dapat berjalan lancar. Tahapan : 1) Mempelajari tugas 2) Menjalankan tugas 3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan evaluasi dan pertanggungjawaban; dan 4.
Wewenang: a. b. c. d.
5.
Meminta data/bahan yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas; Memberikan data/bahan yang diperlukan oleh atasan langsung; Menolak memberikan informasi yang bersifat rahasia; Mengoordinasikan kelancaran pelaksanaan seluruh kegiatan.
Tanggung Jawab: a. Kelancaran dan kebenaran pelaksanaan tugas di lingkungan Badan Pengelolaan Keuangan Daerah b. Keharmonisan hubungan kerja; c. Kedisiplinan pegawai.
6.
Hasil Kerja:
No
1. 2. 3. 4.
Hasil Kerja Realisasi Pelaksanaan tugas, Penerimaan, pencatatan, dan penyortiran surat masuk dan surat keluar Realisasi Pemberian lembar pengantar pada surat Realisasi Pengelompokan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya Realisasi Pendokumentasian surat
Satuan Hasil Dokumen Dokumen Dokumen Dokumen
No 5. 6. 7.
Realiasi Pelaporan pelaksanaan kegiatan Realisasi Pelaksanaan tugas lain-lain
Bahan Kerja
1)
Surat masuk
2)
Surat masuk
3)
Surat masuk dan disposisi pimpinan
4)
Surat
5) 6)
Rencana dan realisasi kegiatan Perintah pimpinan/surat perintah/surat tugas
Penggunaan dalam tugas Pelaksanaan tugas, Penerimaan, pencatatan, dan penyortiran surat masuk dan surat keluar Pemberian lembar pengantar pada surat Pengelompokan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya Pendokumentasian surat Pelaporan pelaksanaan kegiatan Pelaksanaan tugas lain-lain
Perangkat/Alat Kerja: No
9.
Laporan Laporan
Bahan Kerja: No
8.
Satuan Hasil
Hasil Kerja
Perangkat
1.
SOP dan Juknis
2.
SOP dan Juknis
3.
Juknis
4.
Juknis
5.
SOP dan Juknis
6.
SOP dan Juknis
Penggunaan Dalam Tugas Menerima, mencatat, dan menyortir surat masuk dan surat keluar Memberi lembar pengantar pada surat Mengelompokkan surat atau dokumen menurut jenis dan sifatnya Mendokumentasikan surat Melaporkan pelaksanaan kegiatan Melaksanakan tugas lain-lain
Hubungan Jabatan
No
Jabatan
Unit Kerja/ Instansi
1.
Sekretaris
Kantor BPKD
2.
Kasubbag Umum
Kantor BPKD
Dalam Hal Meminta arahan dan bimbingan Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas Meminta arahan
& Kepegawaian
3.
Analis Jabatan
Kantor BPKD
dan bimbingan Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas Koordinasi
10. Keadaan Tempat Kerja:
No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Aspek Tempat kerja Suhu Udara Keadaan Ruangan Letak Penerangan Suara Keadaan tempat kerja Getaran
Faktor Di dalam ruangan Dingin dengan perubahan Sejuk Cukup Datar Terang Bersih -
11. Upaya Fisik: a. b. c. d.
Duduk Bekerja dengan jari Berbicara Melihat
12. Kemungkinan Resiko Bahaya: No
Fisik / Mental
1.
Kelelahan pada otot mata
Karena menatap layar dalam waktu yang lama
2.
Kejenuhan
Karena melakukan pekerjaan yang sama setiap hari
13. Syarat Jabatan :
Penyebab komputer
a. Pangkat/Gol. Ruang b. Pendidikan c. Kursus/Diklat 1) Penjenjangan 2) Teknis d. Pengalaman Kerja e. Pengetahuan Kerja f.
Keterampilan Kerja
g. Bakat Kerja 1. G; Inteligensia 2. V; Bakat verbal
3. N; Bakat Numerik 4. Q; Ketelitian h. Temperamen Kerja 1. R
2. T
i.
Minat Kerja 1. 1.b 2. 3.a
j.
k.
: Pengatur Muda (II/a) : SLTA : : : :
Mengetahui Pengadministrasian Dokumen : Menghitung, Mengagendakan, Mengarsipkan Dokumen : : Kemampuan belajar secara umum : Kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan penggunaannya secara tepat dan efektif. : : Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal atau dalam tabel. : Jabatan-jabatan yang tugastugasnya dilaksanakan secara rutin yang tidak memberikan variasi atau kesempatan untuk membuat pertimbangan pribadi : Jabatan-jabatan yang memiliki tugas/pekerjaan yang harus dilaksanakan dengan tepat, cermat, terperinci atau dengan sangat teliti dalam penggunaan bahan, pekerjaan terkait dengan angka, penyiapan catatan atau inspeksi : Pilihan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan komunikasi data : Pilihan melakukan kegiatan rutin, konkrit dan teratur
Upaya Fisik 1. Duduk 2. Bekerja dengan Jari Kondisi Fisik 1. Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan 2. Umur : 3. Tinggi Badan : 4. Berat Badan : 5. Postur Badan : 6. Penampilan : Rapi Fungsi Pekerja : 1. DE : Menyusun 2. O8 : Menerima Instruksi
14. Butir Informasi Lain: -
