ADMINISTRACIÓN I Semana Nº 5
Planeamiento
Augusto JAVES SANCHEZ Licenciado en Administración
Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones Doctorado en Administración 1
“Una organización que busca la calidad sin una misión, visión y objetivos claros, es como un barco en el que todo funciona bien, pero que no sabe a donde va.”
EL PROCESO DE PLANEACION
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PLANEAMIENTO PRESENTE
FUTURO
DÓNDE ESTAMOS AHORA
PLANEACION
ADÓNDE PRETENDEMOS LLEGAR
SITUACION ACTUAL
PLANES
OBJETIVOS A ALCANZAR
PLANEACIÓN • Es la función administrativa que define los objetivos y decide sobre los recursos y las tareas para conseguirlos de manera adecuada. Su principal consecuencia son los planes.
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NECESIDAD E IMPORTANCIA •
Su necesidad se basa en la racionalidad que imprime a las decisiones. Se entiende por racionalidad cómo escoger los medios adecuados para alcanzar determinados objetivos, serian las acciones más adecuadas a los fines propuestos.
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Es importante ya que sin ella la empresa queda perdida en el caos. PLANEAR ES VITAL para las demás funciones administrativas, pierden su significado.
¿PORQUÉ ES IMPORTANTE LA PLANEACIÓN?
Porque nos ayuda a reducir la incertidumbre. Incertidumbre es la falta de conocimiento seguro y claro respecto del desenlace o consecuencias futuras de una acción o situación.
¿QUIÉN ES UN ESTRATEGA?
«Si hubiera dispuesto de tiempo, muy pronto hubiese formado un solo pueblo, y cada uno, al viajar por todas partes, siempre se habría hallado en su patria común».
¿QUÉ ES ESTRATEGIA? La determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.
¿QUÉ ES TÁCTICA?
Método para lograr un objetivo.
¿QUÉ ES PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO? Planeamiento estratégico es el proceso mediante el cual una organización define su visión, misión, objetivos y estrategias, sobre la base de un análisis de su entorno. Las estrategias estarán basadas en el aprovechamiento de los recursos y capacidades de la organización de acuerdo a las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas detectadas.
Clases de Planes
Relacionados con los métodos
Procedimientos
Relacionados con el dinero
Presupuestos
Relacionados Con el tiempo
Relacionados con los comportamientos
Programas
Políticas Normas o Reglamentos
Métodos de trabajo o ejecución representados por los flujogramas
Ingresos/gastos En determinado periodo
Correlación entre tiempo y actividades (agendas). Representados por cronogramas Cómo deben comportarse las personas en determinadas situaciones
PRINCIPIOS DE LA PLANEACION 1.- Principio de la Factibilidad La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente. 2.- Principio de Objetividad y Cuantificación Conocido también como el principio de precisión, establece la necesidad de utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, etc. 3.- Principio de Flexibilidad Elaborar un plan, que nos permitan afrontar situaciones imprevistas, y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones.
4.- Principio de Unidad Todos los planes específicos general
de la empresa deben integrarse a un plan
ELEMENTOS DE LA PLANEACION
1. Objetivo: Resultados deseados. Recordar la pregunta ¿Qué es lo que se quiere?. El fin supremo de la administración es el logro de objetivos .
2. Cursos alternos de acción: Determinación de diversos caminos, estrategias para conseguir los objetivos.
formas
de
acción
o
3. Elección: Determinación, análisis y selección de la opción mas adecuada para la toma de decisiones.
4. Futuro: Prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. Aplicación de la administración de la incertidumbre, adelantarse a acontecimientos futuros.
TIPOS DE PLANES ¿Qué es un plan? Es un diseño o esquema detallado de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.
1. Estratégico: Es el que establece los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes.
Son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa. Su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización. Son a largo plazo y comprenden a toda la empresa.
2. Tácticos o funcionales:
Determinan planes mas específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos.
Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio, con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.
3. Operativos: Se rige de acuerdo lineamientos establecidos planeación táctica.
a los por la
Su función consiste en la formulación y asignación de actividades mas desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.
DIAGRAMA DE TIPOS DE PLANES
Pasos de la planeación
1. ATENCION A LAS OPORTUNIDADES
A la luz de: Mercado Competencia Deseos de los clientes Fortalezas Debilidades
2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS O METAS
Dónde quisiéramos estar y qué deseamos hacer y cuánto
3. DESARROLLO DE PREMISAS DE PLANEACION
¿En qué condiciones (internas o externas) operarán nuestros planes?
4. IDENTIFICACION DE ALTERNATIVAS
¿Cuáles son las alternativas más promisorias para el cumplimiento de nuestros objetivos?
5. COMPARACION DE ALTERNATIVAS
¿Qué alternativa nos ofrece mayores posibilidades de cumplir nuestras metas al menor costo y mayores ganancias?
6. ELECCION DE UNA ALTERNATIVA
Selección del curso de acción que seguiremos.
7. FORMULACION DE PLANES DE APOYO
8. CONVERSION DE PLANES EN PRESUPUESTOS
Como planes para: Compra de equipo Compra de materiales Contratación y capacitación de empleados Desarrollo de un nuevo producto
Desarrollo de presupuestos como: Volumen y precio de ventas Gastos de operación necesarios para los planes Inversión en bienes de capital
ESTRUCTURA DEL PLAN ESTRATEGICO ETAPAS
VISION
FILOSOFIA
MISION
POLITICAS GENERALES
ANALITICA
ESTRATEGIA
ANALISIS INTERNO
ANALISIS EXTERNO
FORTALEZAS DEBILIDADES CARENCIAS
OPORTUNIDFADES PROBLEMAS AMENAZAS
OBJETIVOS
ESTRATEGIAS
PROBLEMAS DE ACCION
ACCION Y DESARROLLO ORGANIZACIÓN Y CONTROL
PROCESO METODOLÓGICO
ANALISIS EXTERNO
IDENTIFICACION ALTERNATIVAS ESTRATEGICAS
PROGRAMAS Y ACTUACIONES
EVALUACION
VISION MISION
.DEBILIDADES OBJETIVOS ESTRATEGICOS
.AMENAZAS .FORTALEZAS
.OPORTUNIDADES
EVALUACION Y SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS
ANALISIS INTERNO
1 Que somos?
2 Donde estamos?
3 Que queremos ser? SISTEMA DE CONTROL
4
PRESUPUESTO
5
Como vamos a hacer para llegar a ser lo que queremos?
ÁMBITO TEMPORAL DE LOS DOCUMENTOS DE PLANIFICACIÓN El alcance temporal de los distintos documentos de planificación es: PLANES DIRECTORES 2001-2015
PLAN ESTRATÉGICO 2001-2004
DIRECTRICES GENERALES
PLANES DE NEGOCIO 2001-2004 Planes deslizantes anualmente
PLANES OPERATIVOS 2001
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
201O
2011
1012
2013
2014
2015
TIPOS DE PLANES POR SU FUNCIÓN
Planes de producción a. Volumen de producción ‰dquisición de materiales. A Almacenamiento. ‰ Distribución de los materiales ‰ Transporte. ‰
b. Técnicas de producción ‰étodos y procedimientos. M ‰ Costos. Distribución de planta. ‰ ‰ Circulación de la producción. Aprovisionamiento. ‰ Control de calidad. ‰ Programación. ‰ Mantenimiento. ‰
c. Técnicas de trabajo E‰ studio de tiempo y movimientos. ‰ Seguridad industrial
Planes de comercialización a. C anales de comercialización Mayoristas. ‰ Minoristas. ‰ Detallista. ‰ Consumidor. ‰ b. Investigación de mercados Estudio de necesidades. ‰ Distribución estratificada de la ‰ población. Niveles de ingreso y distribución de la ‰ renta. Medios de comunicación. ‰ Sicología del consumidor. ‰ c. Manejo de conservación de productos Almacenamiento. ‰ Refrigeración. ‰ Embalaje. ‰ Transporte. ‰ d. Ventas e. Promoción y publicidad
Planes financieros a.
Consecución de fondos: La fuente de financiamiento, tomando en cuenta condiciones, como tasas de interés, plazos de amortización, pueden ser: a. Propias o internas. b. Instituciones bancarias. c. Otras.
b. Uso o aplicación de fondos: Utiliza proyecciones financieras en función de los compromisos de pago, las aplicaciones de actividades, renovación de máquinas e instalaciones: 1. 2.
A corto plazo. A largo plazo.
Planes contables a. Estados financieros a. Pérdidas.
b. Excedentes. b. Balance de situación. c. Balances generales.
d. Balances consolidados. e. Reportes de información periódica.
f. Métodos o sistemas: a. Manual. b. Mecánico.
c. Mixto.
Planes administrativos a. Adquisición de personal ‰ Reclutamiento. ‰ Evaluación. ‰ Calificación. ‰ Selección.
b. Promoción de personal ‰ Evaluación. ‰ Ascensos.
c. Capacitación ‰ En el trabajo. ‰ Charlas y conferencias. ‰ Cursos especiales. ‰ Becas.
d. Comunicaciones ‰ Al interior de la empresa. ‰ Al exterior.
