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A DMINISTRACIÓN DMINISTRACIÓN DE PUESTOS Administración de Personal
DEFINICIÓN DE A DMINISTRACIÓN DMINISTRACIÓN DE PUESTOS
DEFINICIÓN DE A DMINISTRACIÓN DMINISTRACIÓN DE PUESTOS
La administración de puestos puede definirse como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas Igualment almente, e, se puede defin definiir como el procedimiento de recolección, ormación sobre un puesto de trabajo evaluación y organización de inf or determinadoµ Se debe aclarar que esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan actualmente o bien que lo van a desempeñar.
A NÁLISIS DE PUESTOS ¿Cuándo se debe realizar?
Hay varias situaciones que suelen llevar a la administración a pensar en la necesidad de realizar un análisis de puesto como los siguientes: 1. Cuando se funda la organización 2. Cuando se crea nuevos puestos 3. Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos 4. Cuando se va a actualizar el sistema de compensación y de salarios de una empresa
Si se presenta los siguientes síntomas en una organización será necesario que la administración considere evaluar la implementación de un proceso de análisis de puesto. . Los empleados se quejan de que no saben qué tareas específicas se les requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictos y/o malentendidos.
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2. La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen, lo que provoca duplicación de esfuerzos y conflictos ocasionales. 3. La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias. 4. La mano de obra no está adecuadamente capacitada. 5. La productividad general de la organización no resulta aceptable para la administración. 6. La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.
El proceso de análisis de puestos dentro de una organización nos si rve como base para alimentar los diferentes procesos que se llevan acabo dentro del departamento de Recursos Humanos como lo son las evaluaciones del desempeño, movimientos de personal, remuneraciones, programas de beneficios según la productividad, entre otros. Por lo anterior si el proceso de análisis de puestos, cualquiera que haya sido el motivo del mismo, se encuentra enf ocado de una manera equivocada o bien desactualizado o falto de seguimiento se puede predecir que los demás procesos que éste alimenta se estarán realizando ineficazmente, ya que las descripciones de puestos representan un s oporte vital para l ograr el desarrollo dinámico y productivo en la eficiencia del manejo del capital humano en las organizaciones.
A NÁLISIS DE PUESTOS Aportes que realiza a la Organización
B ASE DE D ATOS DEL SISTEMA DE RECURSOS HUMANOS Toda la inf ormación generada por el proceso de descripción y análisis de cargos permite contar con un sistema de inf ormación de todo el recurso humano disponible y necesario que permitirá administrar con mayor eficiencia la gestión de recursos humanos dentro de una organización. Si se carece de una buena base de datos difícilmente podrán rediseñar un puesto, reclutar nuevos empleados, capacitar a los actuales, determinar los niveles adecuados de compensación, etc. La inf ormación sobre los diversos puestos de una empresa pueden emplearse en tres f ormas principales: para la descripción de puestos, para las especificaciones de una vacante y para establecer los niveles de desempeño necesarios para una f unción determinada.
ACTIVIDADES DEL PUESTO Primero se obtiene inf ormación sobre las actividades reales de trabajo desempeñadas, tales como limpieza, codificar, galvanizar o pintar. En ocasiones, la lista de actividades indicada también como, por qué y cuándo un trabajador desempeña cada actividad. El realizar una descripción y análisis de puestos sirve de guía para el trabajo de los supervisores con sus subordinados y también a los empleados para el desempeño de sus f unciones.
COMPORTAMIENTO HUMANO Es posible reunir inf ormación sobre el comportamiento humano como sensibilidad, comunicación, toma de decisiones y escritura. En este punto se incluye inf ormación referente a las exigencias personales del puesto en términos de gasto de energía, caminar largas distancias y otros.
M ÁQUIN AS, HERR AMIENTAS, EQUIPO Y AUXILI ARES UTILIZ ADOS EN EL TR ABAJO Aquí se incluye la inf ormación sobre los productos fabricados, los materiales procesados, el conocimiento que se maneja o se aplica y los servicios proporcionados.
RECLUTAMIENTO El análisis de puesto proporciona inf ormación sobre el puesto y los requerimientos humanos necesarios tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona ( educación, capacitación, experiencia laboral), así como los atributos personales (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses) para desempeñar esas actividades. Esta descripción del puesto e inf ormación de las especificaciones del puesto son la base sobre la que se decide qué tipo de personas se reclutan y se contrata. El análisis de puestos ayuda en la elaboración de los anuncios, la demarcación del mercado de mano de obra, la elección de dónde deberá realizarse el reclutamiento de personal, etc.
PERFILES DE SELECCIÓN Los perfiles de selección de personal son determinados dentro de la descripción y el análisis de puestos, los cuales definen los perfiles requeridos de los ocupantes de cada uno de los cargos, de acuerdo a estos son aplicadas las pruebas de selección de personal.
C AP ACITACIÓN Al determinarse los perfiles de cada uno de los puestos dentro de la organización, también se definen las aptitudes y requisitos intelectuales necesarios para los mismos, mediante estos últimos la organización estará en posibilidad de ref orzar y actualizar el grado de conocimiento y aptitudes de los empleados de acuerdo a las exigencias de su cargo y su medio ambiente mediante programas de capacitación para el personal.
COMPENSACIÓN Y ADMINISTR ACIÓN DE S AL ARIOS Con la evaluación y clasificación de cargos se determinan las f ranjas salariales, de acuerdo a la posición del cargo n la empresa y el nivel salarial en el mercado, siendo esta la base para la administración de salarios. También es necesaria una clara comprensión de lo que cada empleo representa para estimular su valor y la compensación apropiada para cada uno. Esto se debe a que l a compensación está vinculada generalmente con la capacidad requerida, el nivel de educación, los riesgos de seguridad y otros.
CRITERIOS DE E V ALUACIÓN Y DESEMPEÑO La evaluación dl desempeño consiste en comparar el desempeño real de cada empleado con el rendimiento deseado. Se determinan los criterios que se deben alcanzar y las partidas específicas que realizar, por medio los cuales se valora al empleado de ese puesto. El análisis y descripción de puestos considera muy importante estimular la motivación del personal, de esta f orma facilitar la evaluación de desempeño y verificar el mérito f uncional de cada uno de ellos.
CONTEXTO DEL PUESTO Este comprende la inf ormación referente a cuestiones como condiciones físicas, horario de trabajo, e l contexto social y organización, por ejemplo, la gente con la que el empleado deberá interactuar habitualmente. También puede reunirse aquí inf ormación sobre los incentivos financieros y no financieros vinculados con el puesto.
ASEGUR AR L A ASIGN ACIÓN COMPLETA DE RESPONSABILIDADES El análisis de puestos también es útil para asegurar que todas las actividades que se deben realizar están en efecto asignadas a las posiciones específicas. El análisis de puestos basado no sólo en lo que los empleados reportan como sus actividades, sino en su conocimiento del alcance de los puestos, ha identificado una tarea que debe ser asignada.
HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRI AL El análisis de puestos también debe arro jar inf ormación acerca del ambiente físico que rodea el puesto de trabajo, lo que se traduce a índices de higiene y seguridad industrial actuales que permitan la mejora de los mismos ayudando a minimizar la insalubridad y peligrosidad comunes en cada cargo.
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO
NOCIONES FUNDAMENTALES Micromovimiento: Es la unidad más simple de trabajo, elemento muy elemental. Elemento: Es la agrupación de dos o más micromovimiento, una actividad completa. Tarea: Conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo , hace referencia a cargos simples y rutinarios. Atribución: Conjunto de actividades individuales de una persona que ocupa un cargo referente a actividades más diferenciadas. Función: Es e l conjunto de tareas con posición definida dentro de la estructura organizacional. Esto implica definir el nivel jerárquico, área en el que se localiza el cargo, superior jerárquico y s ubordinados. Puesto de Trabajo: Es la agrupación de cargos idénticos en cuanto a sus tareas y responsabilidades principales o significativas, lo bastante parecidos para justificar su inclusión a un único análisis. Ocupación: Agrupación de puestos de trabajo o clases de puestos de trabajo semejantes.
DEFINICIÓN Proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conf orman un cargo y que a la vez lo diferencian de los demás cargos dentro de la empresa. Es el proceso de estructuración del trabajo y de la asignación de las actividades de trabajo concretas de un individuo o grupo de individuos para alcanzar determinados objetivos de la organización.
ELEMENTOS DE L A DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
COMPONENTES DE UN A DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
REQUISITOS L ABOR ALES
REQUISITOS L ABOR ALES
DESCRIPCIÓN DE L AS FUNCIONES DEL PUESTO Se reúnen las características que muestre Qué se hace, Cómo se hace, Porqué se hace.
EXTENSIÓN DE ACTIVIDADES Describir el flu jograma del área f uncional, procedimiento. Determinar el lugar que el cargo ocupa en el procedimiento Determinar el equipo que se emplea en el cargo y lo relativo a la aplicación del uso de ese equipo.
A NÁLISIS DE PUESTOS Beneficios
GERENTES DE LOS DEP ARTAMENTOS 1. Mejora el conocimiento sobre el flu jo de trabajo de su unidad. 2. Permite realizar una mejor selección del personal 3. Facilita efectuar una evaluación objetiva de sus subalternos
LOS EMPLEADOS 1. Conocer y comprender mejor los deberes del puesto. 2. Puede ser utilizado como una guía para su autodesarrollo.
A NÁLISIS DE PUESTOS Sector Público
OFICIN A N ACION AL DE SERVICIO CIVIL ONSEC Es la entidad rectora responsable de normar la aplicación de la Ley de Servicio Civil, Reglamentos y otras Leyes complementarias sobre las cuales se rigen todos los servidores públicos. Dicha Ley data del 10 de may o de 1968, aprobada por Decreto 1748 del Congreso de la República, entró en vigor el 1ro. de enero de 1969. Su máxima autoridad es el Presidente de la República.
DIGESTO
Es el compendio de leyes que rigen la administración de los recursos humanos del sector público. En la Administración de Puestos y Salarios se toman en cuenta las siguientes disposiciones del Digesto: Ley de Salarios de la Administración Pública ( Art. 7-12) Ley de Servicio Civil ( Art. 35-41) Normas y Procedimientos de Administración de Personal ( Art. 2) Plan de Clasificación de Puestos para el Organismo E jecutivo ( Art. 1-4) Reglamento de la Ley de Servicio Civil ( Art. 12-14) Resolución D-2007-128 ( At. 1-3, 5)
TIPOS DE CONTR ATACIONES DEL SECTOR PÚBLICO En el sector público se contrata el personal de acuerdo a sus f unciones dentro del organigrama, el tipo de servicio que preste y la temporalidad de los mismos, siendo estos clasificados por la Dirección Técnica del Presupuesto según se describe:
01 Personal en Cargos Fijos 02 Personal Temporal 03 Personal por Jornal y a Destajo 18 Servicios No Personales Técnicos y Profesionales
SERIES P AR A CONTR ATACIONES EN EL SECTOR PÚBLICO En el sector público se clasifica en series para al personal de acuerdo a sus f unciones dentro del organigrama, pudiendo con esto establecer el salario de la serie. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Operativa 11. E jecutiva Especializada 12. Inf ormática Técnica Técnico Profesional Asistencia Profesional Profesional Asesoría Profesional Especializada 8. Oficina 9. Técnico Artista 10. Paramédica
