Actividad de Aprendizaje 7 Evidencia 5

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7 EVIDENCIA 5: MANUAL “PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS LOGÍSTICOS”

SIGIFREDO ANTONIO TABARES CAMARGO Aprendiz

Manual “procesos y procedimientos logísticos”

Ingeniero LUIS CARLOS MEJIA PERAFAN Instructor vocero

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) Centro agropecuario Regional Cauca Programa de formación en Gestión Logística Ficha de caracterización No. (1565228) Julio 9 de 2018

INTRODUCCION La estructuración de un manual de funciones y procedimientos permitirá establecer y señalar las funciones a cumplir en los diferentes cargos para facilitar y encaminar el logro de los objetivos organizacionales enfocados hacia la rentabilidad y la productividad de toda empresa, por eso se hace necesario tomar como punto de partida en el desarrollo de la planeación estratégica donde se plantee el diseño de la misión, visión, organigrama y objetivos organizacionales, elementos que permitirán establecer el orden jerárquico y el flujo de las líneas de información. dentro de las actividades que se realiza en la cadena logística y

el plan

organizacional, se debe tener en cuenta las dependencias y áreas que son fundamentales para llevar acabo de manera organizada las tareas asignadas, con un grupo humano capacitado en cada área para ello toda organización debe llevar un manual de funciones en cada dependencia para sí ejercer con compromisos los roles y que esto evite un desorden o atraso en algún proceso de la cadena, las dependencias dependen la una de la otra y con un mismo fin, lograr que el producto llegue a las manos del consumidor final y lograr los objetivos trazados en la misión empresarial. Las empresas entran en la obligación de llevar un control de toda s sus dependencias, estableciendo manuales de funcionamiento y operatividad, recurso humano y costos, para establecer

un presupuesto estándar y conocer sus

fortalezas y debilidades frente al mercado y estandarizar sus recursos al fortalecimiento de sus funciones y que están le permitan crecer en el mercado.

1

Seleccione una de las áreas de la empresa expuestas en la Evidencia 1: Presentación “Caracterización de la empresa”, junto con su respectivo subproceso de la gestión logística (aprovisionamiento, producción o distribución). La empresa expuesta en la evidencia 1: fue la Comercializadora Arturo Calle S.A.S. compañía netamente nacional con una trayectoria en el mercad o de prendas y accesorios para hombres con más de 50 años de experiencia, que cuenta con 66 puntos de venta en las principales ciudades del país y presencia internacional en Costa Rica y Panamá.

DIMENSIONES ESTRUCTURALES Dentro de la documentación que se encuentra en esta organización contamos con : Manual de Funciones por Procesos del Área Administrativa y Financiera Consta de 12 páginas, donde encontramos Identificación del Cargo, Objetivos, Funciones del Cargo, Código de Procedimiento que Involucra, Responsabilidades, Competencias, Condiciones de Trabajo y Entorno del Cargo. Hemos seleccionado el Área de ventas

Elabore un diagrama de flujo de los procesos del área seleccionada, según las técnicas y métodos de programación y las herramientas de control involucradas en el proceso. Para trazar el diagrama puede utilizar el software sugerido en el material de formación “Procesos y sistemas de información” o el de su preferencia. Área seleccionada: 

Área de ventas

2

Área de ventas: Diagrama de flujo Proceso: metas de ventas Generación informe de ventas Compañía Arturo Calle INICIO Ingresar al sistema Verificar que el personal de ventas no se encuentre utilizando el sistema Diligenciar y adicionar datos requeridos

Consultar información general de las ventas

Establecer frecuencia de presentación

Informe

SI

NO

Diario? Seleccionar datos de ventas Acumulada del día y acumulada del mes

Seleccionar ventas por vendedor, cliente, línea, costo de la mercancía

Verificar la información

¿Información

NO

Correcta? SI

Imprimir listados de ventas FIN

3

Diagrama de flujo de Actividades para elaborar pronóstico de ventas en la comercializadora Arturo Calle

Área Diseño

Área Planeación

Generar Pronostico

Consolidar Pronóstico

4

Área Comercial

Plantee el diseño del manual de procesos y procedimientos, de manera estandarizada y contemplando los servicios, costos, espacios, factores internos y externos y tecnologías de la información involucrados. 

Diseño del manual de procedimientos Los procedimientos constituyen la parte medular del manual, toda vez que son La razón de dicho documento. La descripción de los procedimientos deberá Contener, invariablemente, los aspectos siguientes:  Nombre del procedimiento  Objetivo  Alcance  Referencias  Responsabilidades  Definiciones  Insumos  Resultados  Interacción con otros procedimientos  Políticas  Desarrollo  Diagramación  Medición  Formatos e instructivos

Los procesos La administración por procesos se caracteriza por los siguientes aspectos: 

Contar con formas organizativas ágiles



Dividir el trabajo por responsabilidades y compromisos



Trabajar en equipo y con equipos de trabajo definidos



Revisar y actualizar permanentemente los procedimientos establecidos



Normalizar hasta donde sea posible las actividades cotidianas, previo análisis de métodos de trabajo y cálculos de tiempos.



Establecer y trabajar con indicadores.

5



Hacer aseguramiento de calidad, con políticas de mejoramiento continuo y normas de calidad

Los procedimientos Descripción en forma detallada y secuencial de la manera en que deben ser llevadas a cabo las actividades.

Los manuales de funciones Sistematizan la información sobre los diferentes aspectos organizacionales necesarios para la ejecución de un trabajo. Describe cada una de las funciones, atribuciones y responsabilidades asignadas a cada cargo dentro de la organización. Su objetivo primordial es facilitar el conocimiento y entendimiento por parte de los dirigentes de la organización de las actividades desarrolladas por los colaboradores, servir como herramienta para el análisis de los resultados obtenidos, ofrecer información que permita el establecimiento de métodos de control y seguimiento y adelantar procesos de autoevaluación de los logros obtenidos.

Realice el perfil del manual, para esto defina un diseño de presentación de acuerdo a las indicaciones suministradas en el material de formación mencionado. Finalmente, construya el manual de procesos y procedimientos incluyendo la información obtenida del desarrollo de cada uno de los ítems de la evidencia, al igual que la documentación de soporte requerida.

Identificación de procesos: Para la identificación de procesos es necesario determinar la actividad por la que inician, la cual generalmente es una solicitud o demanda (estado inicial del proce so), así como el resultado de valor para el usuario interno o externo, que puede ser un bien, servicio, información o documentos (estado final del proceso).

MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS COMPAÑÍA ARTURO CALLE.

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COMPAÑIA ARTURO CALLE

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

1. IDENTIFICACIÓN DEL PROCESO 1.1 NOMBRE DEL PROCESO: Compra. 1.2 AREA TITULAR: Comercial. 1.3 OBJETIVO: Efectuar la compra de las mercancías o productos que serán comercializados por le empresa. 1.4 GENERALIDADES: La compra de productos permite ofrecer a los clientes variedad y stocks permanentes de mercancía de la mejor calidad. 1.5 RESULTADOS ESPERADOS: Contar con disponibilidad y una amplia gama de productos. 1.6 FORMATOS O IMPRESOS: 

Facturas de compra o remisiones.

1.7 RIESGOS:  

Adquirir producto innecesarios y/o de baja rotación. Fallas en la información inherente a los stocks de mercancía.

1.8 CONTROLES EJERCIDOS:    

Revisión de los costos de compras. Verificación de precio de negociación con proveedor. Proveedores certificados. Revisión de las facturas y mercancía comprada.

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ADMINISTRACIÓN DE LA COMPAÑÍA

Direccionamiento de la compañía. Planteamiento de estrategias. Revisión informes de ventas y cumplimiento de las metas. Autorización

de

documentos

y

acciones

implementar. Establecimiento de políticas de compras y ventas.

GERENCIALES

GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO.

Selección de personal. Contratación. Liquidación contrato. Programación de vacaciones. Capacitación técnica. Cuadros de reem lazo informal .

AUTORIZACIONES.

8

a

9


1.

IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1.1 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Determinar las mercancías a comprar. 1.2 MARCO NORMATIVO. Políticas de la empresa. 1.3 RESPONSABLE: Subgerente y/o Director Comercial. 1.4 OBJETIVO: Establecer que productos se requieren comprar. 1.5 GENERALIDADES: La determinación de los productos a comprar permite direccionar las actividades de compra hacia la consecución de los productos que realmente se están agotando y que debido a su rotación deben ser adquiridos. 1.6 RESULTADOS ESPERADOS: Determinación y generación de listado de productos a comprar. 1.7 LIMITES PUNTO INICIAL: Recepción de información de stocks de mercancía existente. PUNTO FINAL: Determinación de producto y cantidad a comprar. 1.8 FORMATOS O IMPRESOS: 

Lista de productos a comprar y cantidad.

1.9 RIESGOS: 

Información de stocks de mercancía desactualizado.

1.10 CONTROLES EJERCIDOS: 

Revisión y verificación de la información.

1.11 OBSERVACIONES. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

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DETERMINAR COMPRAR

N°

PRODUCTOS

A

Actividad

Código: Página

Responsable

Área

Frecuencia

D

S

M

O

1

Recibir información de los stocks de mercancía

Subgerente Administrativa

X

2

Consultar información de las ventas efectuadas


X

3

Revisar o información


X

4

Calcular las cantidades existentes de cada producto


X

5

Determinar la rotación de los productos


X

6

Consultar punto de reorden


X

7

Analizar si la cantidad es la establecida como punto de reorden


X

Establecer la cantidad a comprar


X

8

chequear

la

11

MANUAL ESPEC FICO DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES I. IDENTIFICACI N DEL CARGO Cargo: Gerente rea: Administrativa Cargo del Jefe Inmediato: Junta Directiva . Velar por el logro de los objetivos institucionales direccionando las estrategias hacia la rentabilidad, posicionamiento y sostenimiento en el mercado, a través de la integración de todas las áreas de la empresa y el mantenimiento de un clima y cultura motivadora que proyecte los más altos niveles de liderazgo, excelencia, eficiencia y com petitividad. III. DESCRIPCI N DE FUNCIONES PRINCIPALES 1. 2. 3. 4. 5.

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

17. 18.

Desempeñarse como representante legal de la empresa. Direccionar y administrar la compañía. Elaborar los planes, programas, proyectos, reglamentos, presupuestos y políticas generales y particulares para todas y cada una de las áreas de la empresa. Ejecutar y hacer ejecutar los acuerdos y resoluciones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva. Nombrar los empleados subalternos que se necesiten para el desarrollo y administración de la compañía, señalarles su remuneración y atribuciones y removerlos cuando lo estime conveniente. Aprobar y realizar la contratación de personal. Autorizar mediante firma documentos y cheques ratificando las decisiones tomadas. Determinar el orden de pago a proveedores. Recibir informes de ventas y determinar el cumplim iento de las metas. Tomar decisiones. Implementar las políticas de la empresa. Establecer los parámetros de administración en cuanto a p laneación estratégica. Velar por el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Ejercer control sobre las funciones y resultados obtenid os por los integrantes de la compañía. Ordenar políticas de compras y ventas de la compañía. Rendir cuentas comprobadas de su gestión a la Junta Directiva, al final de cada ejercicio, dentro del mes siguiente a la fecha de su retiro del cargo o cuando la misma junta se lo exija. Presentar a la Asamblea General de Accionistas, en sus sesiones ordinarias, los estados financieros e informes sobre la situación fina nciera de la empresa. Contribuir al mejoramiento del ambiente de trabajo mediante la colaboración, apoyo y respeto no solo de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo sino también de la compañía.

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ARTURO CALLE S.A.S 2.


IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

2.1

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Descargue, ingreso y almacenamiento.

2.2

MARCO NORMATIVO.

2.3

RESPONSABLE: Auxiliar de Bodega.

2.4

OBJETIVO: Descargar, ingresar y almacenar en la bodega de la empresa los productos comprados a los proveedores.

2.5

GENERALIDADES: El descargue, ingreso y almacenamiento de los productos se ejecuta dependiendo del producto, sus características y peso, realizándose por medio de mecanismos como el puente grúa, montacargas, personal del proveedor o en ocasiones, cuando se requiere, utilizando al personal de la empresa asignado a bodega.

2.6

RESULTADOS ESPERADOS: Ingreso y almacenamiento en la bodega de la empresa de los productos enviados por los proveedores.

2.7

LIMITES PUNTO INICIAL: Recibir anotación de las referencias de los productos. PUNTO FINAL: Reporte del ingreso de la mercancía.

2.8

FORMATOS O IMPRESOS:  Anotación de la cantidad de productos ingresados y almacenados en bodega.

2.9

RIESGOS:  Pérdida o deterioro de los productos.  Desconocimiento de los factores de almacenamiento a tener en cuenta.  Errores de almacenamiento como arrumes de mercancía muy altos.

2.10

CONTROLES EJERCIDOS:  Conteo de los productos ingresados a bodega.  Revisión del estado de los productos recibidos.  Verificación de los productos almacenados en cuanto a referencia y cantidad.

2.11

OBSERVACIONES.

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Conclusion Cuando se implementa un manual de procesos y procedimientos, se tendrá un mayor control sobre todos los procesos de la cadena de abastecimiento: Compras, Producción y despachos, con el propósito de tener información veraz para la toma de decisiones. Es importante identificar los procesos que nos llevan a la generación de la información y es por esta razón que estos deben ser claros. De tal manera que facilite su entendimiento y el personal se responsabilice de la entrega de la información completa y eficiente en todas las áreas. El diseño de un manual responde a una necesidad de toda empresa por lograr sus objetivos de una manera eficiente y eficaz, generando compromiso en el personal. Se evalúa las respectivas áreas para detectar las fortalezas y debilidades, y con base a ello se elabora el diseño de un manual de procesos y procedimientos. En la compañía cada empleado debe tener claro, cuales sus responsabilidades y tareas, dejando constancia que está

realizando cada una de las labores

establecidas por los manuales; por lo que se hace necesario que cada uno tenga en cuenta las especificaciones y requerimientos que debe cumplir. De acuerdo a los Procesos logísticos de distribución, estableciendo los canales de operatividad y manejo de los recursos tecnológicos para llevar a cabo sus funciones operativas dentro de la empresa, con las políticas de control interno y externo y demás los costos, riesgos, y margen de error operativo.

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Actividad de Aprendizaje 7 Evidencia 5

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