5.1.1. Flujo administrativo de stocks - 5.1.2. Solicitud de mercancía. - 5.1.3. La nota de entrega. 5.1.4. Recepcin ! registro de mercancía. - 5.1.5. "ti#uetado ! codi$icacin
1.- FLUJO ADMINISTRATIVO DE STOCK
NAILEA
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2. LOS JUSTIFICANTES Y DOCUMENTOS Las operaciones que realiza la empresa es necesario que queden refejadas en soportes materiales para que exista constancia de los hechos producidos en la empresa, hay que llevar un control interno con estos documentos, y también un control externo. Los soportes materiales de las operaciones se llaman justicantes o documentos. a)
Pedido o nota de Pedido.
b)
lbar!n
c)
"actura
d)
Pa#o $%heque, pa#are&)
e)
"actura de 'astos
()
otas de bono.
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2. PEDIDO
*olicitamos nosotros el pedido.
+ediante el representante.
Pedido se dene como la solicitud en rme de materiales que realiza la empresa a un proveedor después de haber valorado las o(ertas recibidas de varios proveedores.
na vez que hemos hecho el pedido habr! que anotar su n-mero en el Libro e#istro de %ompras.
2.1 Tipos de Pedidos
Pedidos segú e! o"#e$o de !% so!i&i$'d a)
/Pedidos de servicios u obras 0 son aquellos en los cuales se solicita al#una prestaci1n de tipo personal o por la realizaci1n de un trabajo determinado, en este trabajo determinado se puede o no incluir los materiales para realizar los trabajos.
b)
/Pedido de materiales0 aquellos en que pedimos una mercanc2a concreta.
Pedidos segú e! des$io de (%$e)i%! a)
/Pedidos por consumos extraordinarios 0 también llamados materiales de pronto empleo, ser!n materiales que existen en el almacén pero que por necesitarse extraordinariamente hayan sido solicitados para este n evitando alterar los consumos medios.
b)
/Pedidos de reposición0 pedidos que sur#en por iniciativa del almacén y se reeren a materiales cuyas existencias se ha jado un stoc3 m2nimo.
Pedidos segú !% *o)(% •
•
/Pedidos normales0 son aquellos en que las cantidades solicitadas se han ajustado en (unci1n de los consumos previstos durante una semana, un mes& -Pedidos programados0 son aquellos que se producen como
consecuencia de un estudio realizado sobre los materiales, teniendo en cuenta los consumos hist1ricos y previstos, los stoc3s
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m2nimos, las existencias y las cantidades pendientes de suministro. 4l estudio se realiza para obtener el consumo estimado en un per2odo de tiempo que ser! el que abarque el pedido. •
•
•
•
%ontratamos una cantidad anual cuya entre#a se puede (raccionar en uno o varios per2odos. ormalmente pediremos una cantidad menor a la prevista. 5nconvenientes0 como la cantidad solicitada es in(erior a la prevista si no se cumplen las (echas de entre#a se puede producir rotura de stoc3 6entajas0 *e reducen los costes de #esti1n. Pueden disminuir los precios de adquisici1n. -Pedidos abiertos0 se hacen para solicitar una cantidad total
aproximada sin que ello supon#a un compromiso obli#ado de compra. Pediremos el env2o de material en (unci1n de nuestras necesidades reales que pueden ser mayor o menos a la cantidad reservada. •
•
•
•
%aracter2sticas0 con respecto a las cantidades solicitadas las cantidades indicadas en el pedido solo lo son a titulo indicativo y variar!n en (unci1n de c1mo lo ha#an los consumos previstos respecto a los reales. o existe compromiso de comprar, s1lo si sur#en necesidades. especto a los plazos de entre#a, los m!s (recuentes son de 78, 89 horas o de una semana. especto a las existencias del suministrador habr! que exi#ir al suministrador que dispon#a de las cantidades jadas como stoc3 m2nimo. La realizaci1n del pedido, reducen o eliminan (ormalidades. especto al importe de los pedidos, puede haber dos posiciones0 :. *e pueden establecer precios jos durante todo el tiempo de vi#encia del pedido que normalmente suele ser de un a;o. 7. *e pueden aceptar subida de precios que ocurran durante la duraci1n del pedido
•
6entajas0 la existencia de estos materiales en almacenes baja< disminuyen los costes de #esti1n ya que un pedido abierto elimina
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#ran n-mero de pedidos normales< disminuyen los precios de adquisici1n por volumen de compra< disminuyen el n-mero de (acturas< disminuye el trabajo contable< disminuyen los plazos de aprovisionamiento. •
5nconvenientes0 aumenta el n-mero de recepciones< exi#e que se ha#a un estudio previo a su realizaci1n.
2.2. El impreso del Pedido
4l pedido se puede hacer mediante dos (ormas0 &%)$% e i(+)eso. 4n ambos casos se deben poner todos los datos necesarios para (acilitar al m!ximo las relaciones comerciales y que no dé lu#ar a equivocaciones. 5mpreso est!ndar0 tiene que llevar0 •
Los datos del comprador, nombre o raz1n social, %5" o 5", domicilio completo, "=, e/mail, telé(ono. %uando el comprador y vendedor son de distinta nacionalidad se incluye el pa2s.
•
La (echa de entre#a o plazo m!ximo de env2o.
•
-mero de orden
•
•
•
•
•
"echa de expedici1n y re(erencias $n-mero de contrato, representante que ha realizado el pedido). >atos del vendedor, nombre o raz1n social, %5" o 5", direcci1n completa& elaci1n de art2culos solicitados, nombre del producto o descripci1n en unidades de venta, re(erencia o c1di#o de cada art2culo, cantidad que solicitamos de cada art2culo, precios unitarios, importes totales o parciales %ondiciones comerciales, descuentos, quien pa#ar! los #astos de transporte, se#uro, embalajes, (orma de pa#o, otras condiciones o acuerdos tomados de (orma verbal o escrita. "irma del comprador de quien se hace responsable de ese pedido 2.3 El Registro de Pedidos.
%uando se realiza un pedido habr! que realizar un se#uimiento de ellos hasta que la mercanc2a lle#ue a nuestro almacén. *e har! en el libro de re#istros de pedidos emitidos. %ontenido0 •
4l n-mero de pedido.
•
"echa, d2a en que se hizo el pedido.
•
5mporte total de la mercanc2a.
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Proveedor, a que proveedor se lo hemos hecho.
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%1di#o del proveedor, en su de(ecto el %5".
•
"echa de entre#a del pedido.
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"echa de recepci1n.
•
lmacén o lu#ar de entre#a para el cual se realizan los pedidos
•
•
-mero de albar!n, n-mero de documento que se rma aceptando el env2o ?bservaciones, incidencias. 2.4. Hoa de !olicitud
>ocumento que se utiliza para solicitar materiales desde una secci1n a otra de la empresa desde el punto de venta al almacén central.
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,. LA RECEPCIN DE MERCANCAS $%?@?L, >?%+4@%5A&) La recepci1n es la aceptaci1n que se realiza al proveedor para que pueda enviar la (actura, para otor#ar el consentimiento se rmar! una copia del albar!n o nota de entre#a suministrada por el proveedor. >ependiendo del tipo de transporte habr! dos variantes0 :. Bue el transportista sea una a#encia, la mercanc2a vendr! catalo#ada por n-mero de bultos y peso, exi#iendo la rma del destinatario en el albar!n del transporte o nota de entre#a. 7. Bue el transportista sea el suministrador de la mercanc2a, la mercanc2a vendr! con el albar!n. 3.1. "lbar#n o nota de entrega.
>ocumento que con(ecciona el vendedor y lo env2a al comprador junto con la mercanc2a. *u (unci1n es servir como justicante para acreditar que la mercanc2a ha sido entre#ada al cliente y también sirve de #u2a para con(eccionar la (actura. •
•
•
?ri#inal m!s primera copia se remite al cliente y el cliente una vez cotejada la mercanc2a devuelve la copia rmada, esta copia rmada por el cliente va ha contabilidad para hacer la (actura. *e#unda copia, se queda en el almacén para justicar la salida de mercanc2as. @ercera copia, va ha ir al departamento de ventas.
E/&e+&ioes de !% e/is$e&i% de! A!"%)0. 4l albar!n se sustituye por una nota de entre#a del transportista en la que se detallar!n el n-mero de bultos y el tipo de mercanc2as que contiene cada uno
%uando el comprador no exi#e (actura y al retirar la mercanc2a pa#a al contado se le expedir! el albar!n valorado.
Fo)(% &o$eido de! A!"%)0 @iene que llevar0
>atos del vendedor, nombre o raz1n social, 5" o %5", domicilio.
-mero de orden y (echa de emisi1n
>atos del cliente, nombre o raz1n social, 5" o %5", domicilio
e(erencias, pondremos el n-mero de pedido y (echa al que se hace re(erencia. *i existe a#ente o representante a través del que se hizo el pedido.
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"orma de env2o, a#encia o transportista que realiza la entre#a, y si la mercanc2a viaja a portes debidos o pa#ados.
>escripci1n de la mercanc2a, c1di#o de las mercanc2as, descripci1n, cantidad y precio.
?bservaciones, posibles incidencias observadas en la mercanc2a recibida.
ecib2, o (irma de la persona autorizada por la empresa receptora. 4l rmar quiere decir que aceptamos la mercanc2a y nos enviar!n la (actura.
3.2. "lbar#n valorado.
+odelo especial que se expide cuando el comprador no exi#e (actura y el importe se pa#a al contado al retirar la mercanc2a. *e (ormalizar! incluyendo en él todos los requisitos le#ales exi#idos para las (acturas. %uando los precios llevan incluidos el impuesto total la compra se expresa0 @otal $ 56 incluido). dem!s este albar!n valorado sirve al mismo tiempo como nota de entre#a y justicante de compra. 3.3. Registro $ control de la mercanc%a.
4l re#istro y el alta de la mercanc2a en el almacén no tiene lu#ar hasta que se ha vericado que no existen errores. 4rrores0
4quivocaciones en los art2culos enviados.
"alta de art2culos.
>a;o o roturas.
Para ello hacemos una inspecci1n cuantitativa y cualitativa de los productos recibidos. Pasos para la inspecci1n0 %omprobamos antes de la descar#a que los datos del documento que acompa;a a la mercanc2a coinciden con los del pedido realizado.
%ontaremos los bultos descar#ados y examinaremos si hay da;os externos, si el embalaje est! deteriorado de anotan los desper(ectos y se acepta la mercanc2a con la condici1n de salvo posterior examen.
*e hace un recuento (2sico de los art2culos recibidos y se contrastan con los que aparecen relacionados en el albar!n de entre#a.
4l resultado del examen puede ser con(orme o no con(orme y aceptaremos o no la mercanc2a pero siempre indicando el motivo en las observaciones. na vez echo el control de la mercanc2a, con(eccionaremos la hoja de recepci1n< que se con(ecciona para demostrar que se han recibido los
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materiales solicitados y para controlar el cumplimiento de los plazos de entre#a, rechazos, rotura etc. 4n la hoja de recepci1n #urar!0 •
?rden de compra o n-mero de pedido.
•
lbar!n o nota de entre#a de la mercanc2a.
•
esultado del control tanto en cantidad como en calidad.
•
>escripci1n, clasicaci1n y almacén de destino del material.
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. LA FACTURA 4*@ P@4 >4 L "%@ P?>5 ? 4@ La (actura es el documento que acredita le#almente la operaci1n de compraventa o prestaci1n de servicios y se con(ecciona partiendo de los datos que #uran en el pedido y en la copia del albar!n que acepta el comprador. 4.1. &ormativa sobre la 'actura.
4st! en el eal >ecreto 78C7D:E9F G?4 HC de >iciembre >eber!n expedir (acturas todos los empresarios y pro(esionales por las operaciones que realicen incluso por las exportaciones debiendo conservar una copia de las mismas. @odas las (acturas y sus copias deben de contener los si#uientes datos.
>atos del vendedor o emisor.
-mero de (actura. La numeraci1n debe ser correlativa. *i se emiten (acturas desde varios centro se pueden usar series di(erentes
Lu#ar y (echa de emisi1n.
>atos del comprador o destinatario.
>escripci1n de la operaci1n de compraventa o prestaci1n de servicios. $descripci1n art2culo, n-mero de unidades, precios unitarios, descuentos, otros #astos, base imponible, tipos impositivos, recar#os de equivalencia, importe total).
@ambién se debe indicar la re(erencia del pedido o el albar!n que ha ori#inado la (actura.
?bservaciones, donde se hace constar las condiciones de pa#o, la (orma, la cantidad.
Las (acturas diri#idas a un mismo destinatario pueden contener varias operaciones siempre que consten por separado los conceptos, contraprestaciones, los impuestos y la cuota de cada operaci1n. @ambién se puede incluir en una sola (actura todas las operaciones realizadas con un mismo destinatario durante un mes natural o tiempo in(erior. Los empresarios y pro(esionales que realicen operaciones para quienes no ten#an la consideraci1n de tales podr!n sustituir la (actura por un talonario de vales o tic3ets numerados. 6entas al por menos, transportes de personas, servicio de hosteleria y restaurantes, espect!culos p-blicos, autopista de peaje. %ontenido del tic3et0
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ombre o raz1n social del vendedor, %5", direcci1n completa
•
"echa de expedici1n
•
>ependiente o vendedor que ha e(ectuado la venta.
•
>escripci1n de los art2culos vendidos o servicios prestados
•
"orma de pa#o e(ectivo o tarjeta. 4.2. Expedición( copia( conservación $ registro de las )acturas.
Las (acturas se expedir!n en el acto o bien en el plazo de HC d2as desde el deven#o o el -ltimo d2a del mes cuando se (actura por meses. 4l vendedor debe expedir un ori#inal de cada (actura pudiendo expedir un duplicado cuando concurran varios destinatarios o por pérdida del ori#inal pero tendr! que venir la expresi1n >PL5%>? sobreimpresa en la (actura. Los vendedores deben conservar copia de cada (actura emitida, tic3ets o vales durante I a;os. *i adquirimos bienes de inversi1n muebles habr! que conservarse la (actura durante :F a;os. Los adquirientes y compradores que sean empresarios o pro(esionales también tienen que conservar la (actura durante I a;os. Los empresarios y pro(esionales sujetos al 56 deber!n llevar obli#atoriamente 7 libros de re#istros0
Libro de e#istro de "acturas 4mitidas.
Libro de e#istro de "acturas ecibidas.
4.3 *onceptos incluidos en las )acturas
/ Gastos de Compras. *er!n todos los #astos ocasionados por la adquisici1n de la compra •
•
•
Po)$es o T)%s+o)$es0 est!n #ravados al mismo tipo impositivo del #énero o mercanc2a que se transporta. *i hay (acturas en las que se transportan art2culos al :IJ, al KJ y al 8J, se deben prorratear los portes entre los distintos art2culos aplicando H bases imponibles distintas. Seg')os0 van sujetos al mismo tipo impositivo que la mercanc2a, si hay art2culos con varios tipos impositivos habr! que prorratear los se#uros. E3%ses e("%!%#es0 7 tipos0 los reutilizables y los no reutilizables, estos envases incrementan el importe de la (actura yen el caso de los reutilizables el cliente los devuelve y el proveedor abona su importe mediante una (actura de recticaci1n. / Descuentos
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*on disminuciones conse#uidas por rebajas o ne#ociaciones con el proveedor. •
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Des&'e$os &o(e)&i%!es0 es un porcentaje a calcular sobre el importe de cada art2culo o sobre la suma de los importes total su todos tiene el mismo tanto por ciento. Des&'e$os +o) &%$id%d0 se otor#an a los compradores que realizan una #ran cantidad de pedidos. Des&'e$os 4%&ie)os0 son los concedidos por abonar r!pidamente el importe de la compra, se aplicar!n sobre la cantidad resultante después de haber restado los 7 descuentos anteriores. / Unidades bonifcadas *e (acturan y por consi#uiente (orma parte del bruto de la (actura, pero el importe econ1mico de estos art2culos aumentan el descuento comercial.
5. O$)os do&'(e$os de &o(+)%3e$%. 5.1 Nota de Gastos
*e utiliza para refejar los #astos suplidos que son aquellos que el vendedor pa#a a terceras personas en nombre y por cuenta del comprador. •
•
•
Portes0 se la empresa que presta el servicio cobra en ori#en es el vendedor quien pa#a al transportista, pero si se han pactado que loa #astos (ueran a car#o del comprador, el vendedor para cobrarle los #astos al comprador extender! una nota de #astos por el importe pa#ado a la a#encia de transportes. 4nvases y embalajes0 estos #astos se ori#inan cuando el producto no sale envasado de (!brica o el comprador solicita un envase o embalaje especial. 4n estos casos son a car#o del comprador y se (acturan por separado. *e#uros0 #asto que se pa#a a la compa;2a de se#uros para que asuma los ries#os que pueda su(rir la mercanc2a. 4l (ormato de la nota de #astos es similar a la (actura, los #astos incluidos en la nota de #astos tributan al tipo impositivo #eneral $:IJ), mientras que los #astos incluidos en (actura se #ravan con el 56 que corresponde al producto. 5.2. Factura de Rectifcación o Nota de Abono.
La con(eccionaremos para refejar los importes que el vendedor tiene que devolver al comprador, ser!n cantidades que se han incluido en (actura y cobrado pero que el comprador no tiene por que pa#ar.
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%asos en que se hace la nota de abono0 •
Para devoluci1n de mercanc2as, envases o embalajes.
•
Para los rappels o descuentos por volumen de operaciones.
•
%uando se detectan errores después de haber expedido la (actura. 5ndicaremos en la nota de abono la causa o el n-mero de documento que a ori#inado la recticaci1n con los mismos tipos impositivos y la serie y numeraci1n ser! distinto. 5.3. Recibo de Portes o Carta de Portes.
Las empresas dedicadas al transporte para (acturar el servicio que hacen a los clientes har!n la carta de portes. %ontenido m2nimo0
>atos de la empresa que presta el servicio.
>atos del remitente, car#ador o expedidor.
>atos del destinatario o consi#natario
>escripci1n de la mercanc2a, n-mero de bultos, peso, volumen, etc.
"echa de emisi1n y n-mero del documento.
"orma de pa#o. ?ri#en o >estino. Portes pa#ados o debidos.
5mporte del servicio del transporte.
?tros #astos. *e#uros, car#a, descar#a.
5mpuestos.
"echa y hora de salida y lle#ada.
@ransportista que realiza el se#uro
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6.- ETI7UETADO Y CODIFICACIN. http0DDservicios.educarm.esDtemplatesDportalDcherosDebs>inamicasDHCD trazabilidadyetiquetadodeproductos.pd(
