3. Presentacion de Costos Logisticos

Costos e Indicadores Logísticos

POR: www.highlogistics.com [email protected]

HIGH LOGISTICS LTDA CONSULTORÍA Y FORMACIÓN EN LOGÍSTICA INTEGRAL

Recuperar Utilidades • Mejora de los niveles de servicio. • Menor número de faltantes. • Reducción en los costes logísticos, de administración y operación. • Reducción de inventarios. • Menores ciclos de recuperación. • Diferir las inversiones. • Desinversión en activos fijos. www.highlogistics.com [email protected]

Analizamos los Procesos de Negocios Alm. y Compras Logística Inversa - Verde

Transp. y Distribución

Manejo de Inventarios

Logística Internacional

Tecnología

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Rentabilidad y posicionamiento de las organizaciones por medio de una Estrategia de Costos e Indicadores Logísticos.

Esta definido y alineado su Sistema Logístico? Metas de negocios y estrategias

Sistema Logístico •Ubicación •Estrategia de operación •Adm. De Inventarios •Transito y transporte •Métodos de Planeación • Control •Organización

Requerimientos de servicio al cliente Planeación logística integrada Diseño de sistemas integrados de adm. logística Medidas generales de funcionamiento


Nuevos Escenarios


Nuevos Escenarios


Nuevos Escenarios


Nuevos Escenarios


Datos a Tener en Cuenta?


COSTOS E INDICADORES LOGISTICOS Diciembre 2009


COSTOS LOGISTICOS www.highlogistics.com [email protected]

ESQUEMA DEL SISTEMA LOGÍSTICO

SUMINISTROS

TRANSPORTE PRIMARIO

TRANSPORTE SECUNDARIO • PROCESAM. DE ORDENES.

• MANEJO DE PLANTA DE INFORMACIÓN

PRODUCCIÓN

• ALMACEN/TO • MANEJO DE MCIA. • REEMPAQUE


PUNTOS DE ENTREGA

IMPORTANCIA COSTOS LOGÍSTICOS SITUACIÓN ACTUAL: RENTABILIDAD. EFICIENCIA OPERATIVA. ROTACION. SERVICIO AL CLIENTE. OPTIMIZACIÓN DE COSTOS. CAUSAS: MÁRGENES PEQUEÑOS. ALTA COMPETTIVIDAD Y LIBRE MERCADO SER MAS COMPETITIVOS. CONTROLAR LOS COSTOS OCULTOS.

OBJETIVO DE LAS EMPRESAS


COSTOS DE LA CADENA DE DISTRIBUCIÓN VARIABLES LOGISTICAS

% COSTOS LOGISTICOS

% COSTO LOGIST.

TRANSPORTE

3.13

43.4

BODEGAJE

1.78

24.7

INVENTARIOS

1.61

22.4

PROC. PEDIDOS

0.34

4.70

ADMINISTRACION

0.32

4.40

OTROS


0.02 7.2%

0.00 100 %

Benchmarking de Costos Logísticos.


Fuente IAC Colombia. II 2002

COSTOS LOGÍSTICOS vs.... 2. EMPRESA COMERCIAL O DISTRIBUIDORA + VENTAS - COSTOS MERCANCIA VENDIDA DEVOLUCIONES DESCUENTOS - GASTOS DE VENTAS Y ADMON TRANSPORTE BODEGAJE EMBALAJES -

MARGEN OPERACIONAL GASTOS FINANCIEROS UTLIDAD NETA

INGRESOS

COSTOS LOGÍSTICOS

INGRESOS - COSTOS LOG= UTILIDAD ATRIBUIBLE A LA LOGÍSTICA www.highlogistics.com [email protected]

COSTOS LOGÍSTICOS Vs EST. FINAN. 1. EMPRESA INDUSTRIAL

INGRESOS

- COSTOS PRODUCTOS VENDIDOS COMPRAS PRODUCCION

-

GASTOS DE VENTAS Y ADMON PROCESAMIENTO PEDIDOS TRANSPORTE BODEGAJE INVENTARIOS. EMBALAJES OTROS

COSTOS LOGÍSTICOS

MARGEN OPERACIONAL - GASTOS FINANCIEROS - UTLIDAD NETA

INGRESOS - COSTOS LOG= UTILIDAD ATRIBUIBLE A LA LOGÍSTICA www.highlogistics.com [email protected]

RELACIÓN COSTO DE TRANSPORTE, NÚMERO BODEGAS E INVENTARIOS COSTO DEL SISTEMA COSTO DEL INVENTARIO Y SERVICIO COSTO DEL TRANSPORTE PTO EQUILIB.

NUMERO DE C.D. www.highlogistics.com [email protected]

Incremento en: Costos, Ventas y Beneficios ($)

VENTAS Vs SERVICIO


Ingresos por Servicio

Contribución al Beneficio Costos Logísticos Curva de Contribución al Beneficio

CICLO DE CAJA Vs CICLO DE INVENTARIOS COMPRA

RECIBO

PAGO

PRODUCCION

DIA CERO

DIA 30

DIA 45

DIA 80

CICLO DEL INVENTARIO

VENTA

DIA 95

COBRO

DIA 140

65 DIAS 95 DIAS CICLO DE CAJA

Reduciendo el ciclo de inventario se mejora el ciclo de caja aumentando la liquidez de la empresa www.highlogistics.com [email protected]

Costos Logísticos Las operaciones logísticas se encuentran agrupadas en cinco procesos: • Gestión del Suministro • Almacenamiento • Procesamiento de Pedidos y Servicio al Cliente • Transporte y Distribución • Planeación y Gestión del Inventario www.highlogistics.com [email protected]

DETALLE COSTOS LOGÍSTICOS APROVISIONAMIENTO

ALMACENAMIENTO

DISTRIBUCION

ADMINISTRACION


3 PEDIDOS 3 COMPRAS

3 ESPACIO 3 ARRIENDO

3 IMPUESTOS 3 SEGUROS 3 MTTO Y REP.

SALARIO PERSONAL COMUNICACIONES DOCUMENTOS

TENENCIA INVENTARIO COSTO OPORT. ROPTURA STOCK CONTROL EXIST.

3 EMBALAJE 3 TRANSPORTE 3 UNITARIZACION

3 ADMINISTRACION PERSONAL 3 FLUJOS DE INFORMACION

FLETES

COSTOS OCULTOS OBSOLESCENCIA

DEVOLUCIONES

DIFERENCIAS DE CANTIDADES INVENTARIADAS (ERRORES Y/O HURTOS)


DETERIOROS Y DAÑOS RETRASOS DESPACHOS ROTURA DE STOCK NO EXISTENCIA EN EL MOMENTO DE DESPACHAR. ë ë ë

VALOR VENTAS NO REALIZADAS PERDIDA DE IMAGEN FAVORECE LA COMPETENCIA

LOS COSTOS DE ABASTECIMENTO Y COMPRAS

GESTIÓN DE INVENTARIOS www.highlogistics.com [email protected]

COSTOS ASOCIADOS A LAS CANTIDADES PEDIDAS • • • • •

IMPUESTOS Y SEGUROS RIESGO DE PERDIDA DADO POR ROBO COSTO DE OPORTUNIDAD COSTO DE COLOCAR ORDENES SELECCIÓN DEL PROVEEDOR, SEGUIMIENTO, Y OTROS CONTACTOS • RECOLECCIÓN Y PAGO DE FACTURAS • RECIBO , INSPECCIÓN Y MANEJO • PREPARACIÓN Y MANEJO SOBRE DOCUMENTO AUTORIZADO www.highlogistics.com [email protected]

Gestión del Suministro A. Aprovisionamiento y Compras 1.Departamento de Compras 2. Fletes del aprovisionamiento 3. Comunicaciones 4. Papelería B. Mantenimiento de Materiales 1. Costo Financiero del Inventario de Materiales 2. Pérdidas de Inventario: Mermas, daños y obsolescencia 3. Seguros C. Almacenamiento de Materias Primas y Material de Empaque 1. Depreciación o arrendamiento del espacio para almacenamiento 2. Personal de la bodega de materiales 3. Depreciación de equipos, muebles y enseres 4. Servicios públicos www.highlogistics.com [email protected]

COSTO DE PROCESAR UNA ORDEN DE COMPRA 105 Manual 52 Computador EDI 22 EDI + Código de Barras 16 US$ 105

US $

120

Número de Ordenes

100

US$ 52

80

US$ 22

60 40 20 0

Manual


Computador EDI

EDI + Código de Barras

LOS COSTOS DE LOS INVENTARIOS

GESTIÓN DE INVENTARIOS www.highlogistics.com [email protected]

COSTOS INTEGRALES DE INVENTARIOS • COSTOS DE MANTENER EL INVENTARIO (CARRYNG COST) • COSTOS DE OPORTUNIDAD (FINANCIEROS) • COSTOS DE MANJEO Y MANIPULACION (DAÑOS Y DETERIORO) • COSTOS DE OBSOLESCENCIA (DADOS DE BAJA) • COSTOS DE PERDIDAS Y FALTANTES (ROBOS)


COSTOS TOTAL INVENTARIOS POSESIÓN

• COSTO INVERSION • COSTO RIESGO • COSTO CIUDADO • IMPUESTOS

RENOVACIÓN

ROTURA DE STOCK

• COSTO DE PEDIR (ORDENAR)

• COSTO DEVOLUCIONES

• COSTO DE SEGUIMIENTO • COSTO DE DESPACHAR

• COSTO PEDIDOS ESPECIALES • COSTO TRANSPORTE ADICIONAL • COSTO OCULTOS


COSTOS ASOCIADOS CON LAS DECISIONES DE CANTIDADES PEDIDAS • Carryng inventory: no incluye el costo de los ítems en sí mismos. Se denota el costo relacionado con el mantenimiento de los ítems del inventario. Es usualmente expresado como porcentaje del costo del inventario para un año • Costos de las instalaciones del C.D • Cargo, manejo y transporte • Riesgo de obsolescencia dado por cambios en la ingeniería o averías www.highlogistics.com [email protected]

Costos en la Gestión de Inventarios SUMA DE COSTOS DE MANTENER INVENTARIOS

I= VALOR DE INVENTARIO PROMEDIO

Proporción de los elementos del Costo de llevar Inventarios

Interés y Costo de Oportunidad Obsolecencia y Deterioro Almacenamiento y Manejo Impuestos Seguros

% 25 2 4 1 0,5 32,5

Proporción 77% 6% 12% 3% 2% 100%

Journal of Business Logistic s. N°89. 1996. "Ec onomic Lot- Size Models for Cooperative Organizations" www.highlogistics.com [email protected]

Costos en la Gestión de Inventarios •Costo de escasez o costos de agotar existencias: Son complejos de estimar. Se pueden asumir como una venta perdida o como un pedido pendiente. En el primer caso se convierte en la ausencia de un ingreso. En el segundo caso se convierte en un costo extra de actividades y de trámite. En ambos casos se da a lugar un incuantificable muy grande que es la pérdida de confianza de los clientes o hasta el cliente mismo.


LOS COSTOS DE BODEGAS Y ALMACENES


Almacenamiento de Producto Terminado A.

Costos Directo de Manipulación

1. Salario personal 2. Depreciación de equipos 3. Arrendamiento de equipos 4. Combustible y lubricantes 5. Mantenimiento y repuestos 6. Llantas 7. Depreciación y reparación de estibas y canastas 8. Multas, daños, robos www.highlogistics.com [email protected]

B. Costos Directos de Almacenamiento 1. Depreciación/arrendamiento de la bodega 2. Mantenimiento de la bodega 3. Depreciación de la estantería 4. Financiamiento estantería 5. Mantenimiento estantería 6. Impuestos 7. Seguros sobre la infraestructura 8. Servicios públicos y seguridad

Almacenamiento de Producto Terminado C. Costos Administrativos 1. Salarios 2. Depreciación equipos de oficina 3. Mantenimiento equipos de oficina 4. Comunicaciones 5. Papelería e implementos de oficina 6. Pérdidas por daños, robos y errores


COSTO UNIDAD ALMACENADA OBJETIVO:

Controlar el valor unitario del costo

por almacenamiento propio o contratado.. DEFINICIÓN: consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el numero de unidades almacenadas en un periodo determinado.

FORMULA=


COSTO DEL ALMACENAMIENTO ----------------------------------NUMERO DE UNID. ALAMACENADAS

NOTA: SIRVE PARA COMPARAR EL COSTO POR UNIDAD ALMACENADA Y ASI PODER DECIDIR SI ES MAS RENTABLE SUBCONTRATAR EL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO O TENERLO PROPIO.

COSTO POR UNIDAD DESPACHADA OBJETIVO:

Controlar los costos unitarios por manejo de las unidades de carga de

la bodega. DEFINICIÓN: Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos operativos del centro de distribución.

COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA FORMULA= ------------------------------TOTAL UNIDADES DESPACHADAS


NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DEL COSTO DE MANIPULAR UNA UNIDAD DE CARGA EN LA BODEGA O CENTRO DISTRIBUCIÓN

Costos en la Gestión de Inventarios SUMA DE COSTOS DE MANTENER INVENTARIOS

I= VALOR DE INVENTARIO PROMEDIO

Proporción de los elementos del Costo de llevar Inventarios

Interés y Costo de Oportunidad Obsolecencia y Deterioro Almacenamiento y Manejo Impuestos Seguros

% 25 2 4 1 0,5 32,5

Proporción 77% 6% 12% 3% 2% 100%

Journal of Business Logistic s. N°89. 1996. "Ec onomic Lot- Size Models for Cooperative Organizations" www.highlogistics.com [email protected]

Costos en la Gestión de Inventarios •Costo de escasez o costos de agotar existencias: Son complejos de estimar. Se pueden asumir como una venta perdida o como un pedido pendiente. En el primer caso se convierte en la ausencia de un ingreso. En el segundo caso se convierte en un costo extra de actividades y de trámite. En ambos casos se da a lugar un incuantificable muy grande que es la pérdida de confianza de los clientes o hasta el cliente mismo.


COSTO UNIDAD ALMACENADA OBJETIVO:

Controlar el valor unitario del costo

por almacenamiento propio o contratado.. DEFINICIÓN: consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el numero de unidades almacenadas en un periodo determinado.

FORMULA=


COSTO DEL ALMACENAMIENTO ----------------------------------NUMERO DE UNID. ALAMACENADAS

NOTA: SIRVE PARA COMPARAR EL COSTO POR UNIDAD ALMACENADA Y ASI PODER DECIDIR SI ES MAS RENTABLE SUBCONTRATAR EL SERVICIO DE ALMACENAMIENTO O TENERLO PROPIO.

COSTO POR UNIDAD DESPACHADA OBJETIVO:

Controlar los costos unitarios por manejo de las unidades de carga de

la bodega. DEFINICIÓN: Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos operativos del centro de distribución.

COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA FORMULA= ------------------------------TOTAL UNIDADES DESPACHADAS


NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DEL COSTO DE MANIPULAR UNA UNIDAD DE CARGA EN LA BODEGA O CENTRO DISTRIBUCIÓN

COSTOS POR 100 PESOS DESPACHADOS OBJETIVO:

Calcular los gastos de la bodega respecto al

total de despachos efectuados. DEFINICION: De cada 100 pesos que se despachan, que porcentaje es atribuido a los gastos de operación.

FORMULA=

TOTAL VENTAS O DESPACHOS -------------------------------TOTAL COSTO OPERATIVO

NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL PORCENTAJE DE LOS GASTOS OPERATIVOS DE LA BODEGA RESPECTO A LA VENTAS DE LA EMPRESA www.highlogistics.com [email protected]

COSTO UNIDADES DESPACHADAS X EMPLEADO OBJETIVO:

Controlar la contribución de las unidades despachadas por persona bodega..

DEFINICIÓN: consiste en conocer el # de unidades o cajas despachadas por cada empelado del total despachado.

FORMULA=


TOTAL UNIDADES DESPACHADAS ------------------------------------NUMERO DE EMPLEADOS BODEGA

NOTA: SIRVE PARA COMPARAR LA PARTICIPACION EN UNIDADES DE CADA EMPLEADO Y PODER C OMPARAR CON OTRAS BODEGAS AFINES.

COSTO METRO CUADRADO OBJETIVO: Cuantificar el costo del área de almacenamiento

respecto a los costos de operación interna. DEFINICIÓN: consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega.

FORMULA=


COSTO TOTAL OPERATIVO BODEGA ------------------------------------TOTAL AREA DE ALMACENAMIENTO NOTA: SIRVE PARA COSTEAR EL VALOR UNITARIO DE METRO CUADRADO Y ASI PODER NEGOCIAR VALORES DE ARRENDAMEINTO Y COMPARAR CON OTRAS CIFRAS DE BODEGAS SIMILARES.

LOS COSTOS DEL TRANSPORTE DE CARGA Y DISTRIBUCION


Transporte Y Distribución De Producto Terminado A. Transporte Subcontratado: Flete B. Costos directos de transporte propio (si aplica) Salarios, Depreciación, Arrendamiento, Combustible y lubricante, Mantenimiento y repuestos, Llantas, Papelería, Impuestos, Seguros Multas, daños, robos C. Administración del transporte propio y la distribución interna 1. Salario supervisores 2. Depreciación equipo oficina 3. Mantenimiento y reparaciones equipo oficina 4. Mantenimiento 5. Comunicaciones 6. Papelería e implementos de oficina D. Devoluciones internas y externas www.highlogistics.com [email protected]

COMPONENTES DEL FLETE UTILIDAD DEL TRANSPORTADOR

DISTANCIA Y DESTINO

INSUMOS FLETES

ALMACENAMIENTO

FORMA DE PAGO FLETE www.highlogistics.com [email protected]

ELEMENTOS DE TRANSPORTE CIF DESTINOS, FOB PLANTA Y ALMACEN

FLETES Precios que cobran las compañías transportistas por sus servicios.

TARIFAS EN FUNCIÓN DE


PESO

( $ / TON )

PAQUETEO

( $ / CAJA , FUNCION KILOS)

VOLUMEN (PESO PROMEDIO) DISTANCIA ( KILÓMETROS)(CIUDADES)

TIPOS DE FLETE MARÍTIMO VARIABLE (BASE)

FACTORES QUE INFLUYEN

PESO

RUTA

VOLUMEN

PRODUCTO

UNIDAD COMERCIAL

VR. COMERCIAL

AD - VALOREM

RELACIÓN PESO / VOL

PESO VOLUMEN + AD - VALOREM

MERCANCÍA PELIGROSA

FLETE PREPAGADO MODALIDADES www.highlogistics.com [email protected]

FLETE POR COBRAR

TIPO DE ESTIBA

CALCULO TAMAÑO FLOTA TRANSPORTE

P PROPIO

FORMULAS

DISTANCIA KM2

CF + CV1X1 = C2 VX1 (FLETE)

X(CV1 - CV2)= CF

X = CF CF


CV1-CV2

= Z+

PUNTO DE EQUILIBRIO

ANALISIS TRANSPORTE CONTRATADO VENTAJAS

DESVENTAJAS

•MAYOR DEDICACIÓN A OTRAS AREAS DE LA EMPRESA

PERDIDA DE CONTACTO DIRECTO CON EL CONSUMIDOR

•CARGAS Y VIAJES VARIABLES PUEDEN SER ABASTECIDOS

•RETROALIMENTACIÓN Y PROBLEMAS DE COMUNICACIÓN

•LOS COSTOS DE OPERACIÓN SON VARIABLES Y FLEXIBLES •EL TRANSPORTADOR PUEDE PROMOVER UN SERVICIO MÁS EFICIENTE (ESPECIALIZADO) •REDUCCIÓN EN LA INVERSION EN CAPITAL DE TRABAJO


•RIESGO DE REDUCIR EL SERVICIO AL CLIENTE •FALTA DE INFORMACIÓN VERAZ Y OPORTUNA ANTE PROBLEMAS •POSIBLE RIESGO DE PERDIDA DE CLIENTES


COSTOS DE TRANSPORTE OBJETIVO: Controlar el costo del transporte respecto alas ventas de la empresa. DEFINICIÓN: consiste en controlar el rubro respecto a las ventas generadas en un periodo determinado.

FORMULA=


COSTO DEL TRANSPORTE -----------------------VALOR VENTAS TOTALES NOTA: SIRVE PARA CONOCER EL PORCENTAJE DE LOS GASTOS POR TRANSPORTE Y ASI PODER APLICAR MEDIDAS QUE REDUZCAN ESTE IMPORTANTE COSTO LOGISTICCO.

COSTO POR CONDUCTOR OBJETIVO: Controlar la contribución de cada conductor

dentro de los gastos totales de transporte. DEFINICIÓN: consiste en conocer el costo por de cada conductor dentro del total de gastos.

FORMULA=


COSTO TOTAL TRANSPORTES -----------------------------NUMERO DE CONDUCTORES

NOTA: SIRVE PARA COSTEAR LA CONTRIBUCIÓN Y RELACIÓN DE CADA CONDUCTOR SOBRE LOS GASTOS GENERADOS EN TRANSPORTE.

Procesamiento de Pedidos y Servicio al Cliente 1. Salario personal 2. Depreciación/arrendamiento del espacio 3. Depreciación de equipos, muebles y enseres de oficina 4. Comunicaciones 5. Sistemas de información


LOS COSTOS DE LA LOGISTICA INTERNACIONAL (DFI)


Participación de la DFI en el Comercio Internacional (Colombia)

Comercializ. 25% Producción 45% D.F.I. 30%


PARAMETROS BASICOS DEL DFI

Costos Directos: - Embalaje - Marcado - Unitarización - Documentación - Manipulación - Transporte - Almacenaje - Aduaneros - Bancario - Agentes www.highlogistics.com [email protected]

Calidad servicios

Tiempo

Indirectos: - Admón. (sueldos y salarios - Inventario (costo financiero)

- Duración de cada servicio - Interfases - Tiempo total de tránsito - Tiempo de entrega

- Cumplimiento

- Confiabilidad - Frecuencia - Velocidad - Comunicación - Otros

Matrices: País Exportador, de Tránsito Internacional, País Importador y Resumen

COSTOS DIRECTOS DEL DFI I. EMBALAJE Es la preparación para su envío al cliente extranjero, los numerosos gastos incurridos tiene lugar en el país exportador, y es el primer componente de costo de la DFI

II. MARCADO Se relaciona y complementa con el embalaje de la mercancía. La operación se realiza, en su totalidad en el país exportador.

III. DOCUMENTACIÓN Incluye los gastos en que se incurre para obtener la documentación requerida, tanto en el país exportador como en el país importador.

IV. UNITARIZACION Es la operación de juntar las piezas de carga en unidades como paletas o contenedores, y se lleva a cabo en el país exportador, el proceso contrario en el país importador. www.highlogistics.com [email protected]

COSTOS DIRECTOS DEL DFI (continuación) V. ALMACENAMIENTO Es el almacenamiento de los productos que se movilizan a través de las operaciones de la DFI, en el país exportador en embarque internacional o durante el transito aduanero y antes de llegar al local del importador en el país importador.

VI. MANIPULEO Es la manipulación a los productos (unidad de carga) desde el local del exportador al importador y a través del transito aduanero (cargue, descargue, rupturas de carga).

VII. ADUANEROS Es una revisión general de los mecanismos que gobiernan los derechos e impuestos de aduana. www.highlogistics.com [email protected]

COSTOS DIRECTOS DEL DFI

VIII. TRANSPORTE

(continuación)

Es el pago por el servicio de transporte de mercancías, llamado “FLETE”. Este se define como la suma pagada al porteador por el traslado de mercancías a través de toda la cadena del DFI (ORIGEN - DESTINO).

IX. SEGURO Es uno de los servicios esenciales del comercio internacional vincula tres (3) elementos entre sí: el asegurado (exportador o importador), el asegurador (compañías de seguros) y el objeto asegurado (carga).

X. BANCARIOS Se genera en el país exportador o importador y esta relacionado con las condiciones estipuladas en el contrato de pagos internacionales que rige la transacción dentro del marco del contrato de compraventa internacional.

XI. AGENTES Delegar en un departamento especializado externo o en agentes especializados el manejo de toda la operación o parte de ella. No obstante, en los dos (2) casos es conveniente que los exportadores e importadores supervisen el proceso de la cadena de distribución en todos los productos. www.highlogistics.com [email protected]

Consecuencias de una inadecuada gestión de DFI Costos ocultos • • • • • • •

Pérdida del cliente Pérdida de mercados Pérdida de imagen Exceso de inventarios Mayor costo por tiempo de ejecutivos Administración de quejas Reprocesos: -Producción -Comercialización


“Lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se controlar no se puede gestionar”.


INDICADORES LOGISTICOS


Indicadores de Gestión Empresariales El término "Indicador" en el lenguaje común, se refiere a datos esencialmente cuantitativos, que nos permiten darnos cuenta de cómo se encuentran las cosas en relación con algún aspecto de la realidad que nos interesa conocer. Los Indicadores pueden ser: medidas, números, hechos, opiniones o percepciones que señalen condiciones o situaciones específicas.


Generalidades Niveles de referencia: El acto de medir se realiza con base en la comparación y para ello se necesita una referencia contra la cual contrarrestar el resultado del indicador. Existen varios niveles: el histórico, el estándar, el teórico, el que requieren los usuarios, los de la competencia, por política, los de consenso y los planificados. Responsabilidad: Quién debe actuar de acuerdo al comportamiento del indicador con respecto a las referencias escogidas. Puntos de lectura e instrumentos: Se debe definir quién hace, organiza las observaciones y define las muestras y con qué instrumentos.


Generalidades Periodicidad: Es fundamental saber con qué frecuencia se deben hacer las lecturas: diaria, semanal o mensualmente. Sistema de información: Debe garantizar que los datos obtenidos en las mediciones se presenten adecuadamente (agilidad y oportunidad) al momento de la toma de decisiones, para lograr realizar la retroalimentación rápida en las actividades. Consideraciones de gestión: Se necesita acumular el conocimiento generado por la experiencia en las actividades o procesos y describir los beneficios generados por la implantación de indicadores como herramientas para la mejora continua de los procesos en la organización.


Indicadores de Gestión Logística Eficacia

Satisfacción cliente Calidad de ejecución Tiempo

Efectividad

Productividad Recursos empleados Satisfacción cliente

Eficiencia

Calidad de ejecución Tiempo


Características de los Indicadores de Gestión Nombre: La identificación y la diferenciación de un indicador es vital, y su nombre, además de concreto debe definir claramente su objetivo y utilidad. Forma de Cálculo: Se debe tener muy claro la fórmula matemática para el cálculo de su valor, lo cual indica la identificación exacta de los factores y la manera como ellos se relacionan. Unidades: El valor de un determinado indicador está dado por las unidades las cuales varían de acuerdo con los factores que se relacionan. Glosario: Es fundamental que el indicador se encuentre documentado en términos de especificar de manera precisa los factores que se relacionan en su cálculo. Ejemplo: Manual o cartilla de indicadores, en la cual se especifican todos los aspectos atinentes a los indicadores que maneje la organización. Metas Establecidas: El indicador debe tener un valor óptimo planteado como objetivo a alcanzar, lo que permite su comparación y seguimiento. Comportamiento histórico del indicador: Establece la tendencia. Generación de valor: El mejor valor logrado para dicho indicador, bien sea en la organización o fuera de la misma.


Esquema de Implantación 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Identificar el proceso a medir Conceptualizar cada paso del proceso Definir el objetivo del indicador y cada variable a medir Recolectar información inherente al proceso Cuantificar y medir las variables Establecer el indicador a controlar Comparar con el indicador global y el de la competencia interna 8. Seguir y retroalimentar las mediciones periódicamente 9. Mejorar continuamente el indicador 10. Proyección y benchmarking externos


Matriz Logística de los Indicadores de Gestión Se construye una tabla de procesos logísticos claves de desempeño y se les asignan los indicadores de gestión más enfocados y relevantes de su operación logística y clasificados por el tipo de indicador que se desea medir para tomar no solo correctivos a nivel interno sino como compararse con las mejores prácticas de cada sector para conocer la brecha logística que existe en su mercado competitivo y así tomar medidas correctivas de mejoramiento continuo.


Matriz Logística de los Indicadores de Gestión


Indicadores Financieros y Operativos Miden el costo total del proceso, es decir el valor monetario de servir a los clientes y planear, administrar, adquirir, distribuir y almacenar el inventario con destino a los clientes.


Indicadores Financieros y Operativos Costos de Capital: Miden el costo de oportunidad de la empresa de tener recursos financieros atados a activos de la operación, los cuales se entienden por: Infraestructura física, flota de transporte, equipos de comunicaciones, y manejo de materiales (Estibadores, terminales de radio frecuencia, etc.), este indicador se calcula como: Costos de Capital = valor total de los activos * tasa de capitalización de los activos Costos Operativos: Miden los costos asociados a la ejecución y desempeño de las actividades inherentes a los procesos logísticos y productivos, estos pueden ser: Costo de la bodega por metro cuadrado Costo de despacho por unidad Costo operativo de bodega por empleado Costo de transporte por camión Costo de transporte por conductor Costo de transporte por unidad transportada


Indicadores de Tiempo Ciclo total de un pedido: tiempo transcurrido desde el momento que un cliente pone el pedido hasta que el producto está entregado y facturado y en algunos casos, cobrado. Ciclo de la orden de compra: indicador para los controlar los tiempos de respuesta y entrega de los proveedores. Ciclo de un pedido en bodega o almacén: tiempo que transcurre durante la gestión del pedido desde que es hecho el requerimiento en el almacén hasta que este es despachado al cliente final. Tiempo de tránsito: lapso de tiempo que transcurre durante el transporte de mercancías. Horizonte del pronóstico de inventarios: período de tiempo y frecuencia de los estimados de demanda.


Indicadores de Calidad Porcentaje de pedidos perfectos: % de pedidos entrados correctamente % de pedidos completos con cantidades exactas % de pedidos recogidos con cantidades exactas % de pedidos empacados de acuerdo con cliente % de pedidos enviados sin daños o averías % de pedidos despachados a tiempo y al lugar indicado % de pedidos documentados perfectamente Porcentaje de Averías: % de mermas de la mercancía % de averías en el empaque % de averías ocasionadas en el transporte


Indicadores de Productividad Reflejan la capacidad de la función logística de utilizar eficientemente los recursos asignados, es decir, mano de obra, capital representado en inversiones de inventarios, vehículos, sistemas de información y comunicaciones, espacios de almacenamiento, etc. El objetivo general de los recursos de logística es generar ventas, es decir, llegar a los mercados eficientemente optimizando los costos y mejorando márgenes de rentabilidad. Como ejemplo de estos indicadores se presentan los siguientes: Número de cajas movidas por hombre Número de pedidos despachados Número de órdenes recepcionadas Número de unidades almacenadas por metro cuadrado Capacidad de almacenamiento en estibas


Acuerdo de Niveles de Servicio ANS

Definición • Un SLA es un protocolo plasmado normalmente en un documento de carácter legal por el que una compañía que presta un servicio a otra se compromete a prestar el mismo bajo unas determinadas condiciones y con unas prestaciones mínimas • Un SLA tratará de mantener y de garantizar la calidad de un servicio brindado a un cliente www.highlogistics.com [email protected]

Definición • Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA), es el mantenimiento de la disponibilidad de un determinado servicio basado en un compromiso que puede ser medido y demostrado, del nivel de cumplimiento en su ejecución. • En un SLA se pueden establecer tantos indicadores como se estime necesario y de su evaluación se obtienen por ejemplo penalizaciones a la empresa suministradora, identificación de puntos débiles del proceso e indicaciones para procesos de mejora continua en determinadas actividades. www.highlogistics.com [email protected]

Puntos Claves • • • •

Necesidades de los usuarios Alcances y exclusiones de los servicios Responsabilidades y límites Cada uno de los involucrados debe estar representado en la creación y en el proceso de negociación del SLA • Los elementos constitutivos deben ser: – Mensurables – Específicos

• A mayor detalle menor ocurrencia de: – Malos entendidos – Expectativas no satisfechas www.highlogistics.com [email protected]

Puntos Claves • Permitir tomar acción cuando los resultados caen por debajo de los objetivos definidos • Indicadores: – Objetivos alcanzables – Evaluación e interpretación objetiva • Los datos que componen las métricas deben: – Ser obtenibles y no ser modificables – Ser entendibles y con objetivos claramente definidos – Ser íntegros: Significativos (reflejan lo que se intenta medir), Precisos (numéricamente correctos), Seguros (sin posibilidad de manipulación o engaño) y representativos (que dan cuenta de volumen de transacciones) – Ser conocidos por el personal apropiado únicamente • El SLA seguramente cambiará con el tiempo www.highlogistics.com [email protected]

Las Cinco Principales Fallas de un ANS o SLA • La organización toda (usuarios y TI) no están preparados – TI no está profesionalizado – TI no cuenta con herramientas de gestión (de infraestructura y de servicios) – No forma parte de la cultura de la empresa el establecimiento de acuerdos (menos aún el cumplimiento de los mismos) • El SLA fue redactado o muy sintéticamente o muy extensamente, con un lenguaje vago o incomprensible, con definiciones retóricas • El SLA no es apoyado a su vez con Acuerdos de Niveles Operativos (establecidos con proveedores) • El SLA no fue enfocado a las necesidades de las áreas usuarias • El SLA tiene objetivos de eficiencia inalcanzables, tanto para el servicio de soporte como para los usuarios


Ejemplo de un ANS o SLA • • • • • • • •

Descripción y ubicación del grupo de usuarios Aprobaciones recibidas Período cubierto por el acuerdo Servicios que serán provistos Servicios que serán excluidos Componentes soportados Componentes que son considerados críticos Cómo pueden acceder los usuarios a los servicios de soporte • Horario de atención del servicio de soporte • Opciones para atención del servicio de soporte fuera de horario www.highlogistics.com [email protected]

Ejemplo de un ANS o SLA • • • • • • •

Responsabilidades del usuario Responsabilidades del servicio de soporte Límites del servicio de soporte Procedimiento usuario para el registro de incidentes Procedimientos internos de escalamiento Procedimientos de seguimiento Prioridad de los llamados y tiempos de respuesta requeridos • Mediciones de servicio a ser alcanzadas • Reportes a ser generados por el servicio de soporte • Si hubieran, tarifas de soporte y pagos por uso del servicio www.highlogistics.com [email protected]

Aspectos relevantes en la construcción de los indicadores • Identificar las variables que se encuentran en los objetivos del programa o proyecto, en sus metas y en sus resultados, seleccionando los “conceptos claves” del programa o proyecto. • Construir un significado colectivo de la variable (acuerdo sobre lo que se entiende por cada variable). • Combinar las variables en fórmulas matemáticas que resulten en indicadores que representan ámbitos específicos de las variables. • Diseñar todos los indicadores que sean necesarios para expresar cada significado, cobertura o alcance de las variables. • Priorizar y seleccionar los indicadores. Se requiere que el equipo identifique un conjunto de criterios de ponderación y selección de indicadores de acuerdo con las • características específicas del programa. www.highlogistics.com [email protected]

Interpretación de Indicadores de acuerdo a los polos de movimientos


Interpretación de Indicadores de acuerdo a los polos de movimientos


Construcción de indicadores de economía, eficacia, perfeccionamiento, calidad, entre otros








Distribución de Indicadores de Gestión por Procesos


Indicadores de Utilización Se definen como el “COCIENTE ENTRE LA CAPACIDAD UTILIZADA Y LA DISPONIBLE” Indicadores de utilización para inventario • Horas de equipo utilizadas/horas de equipo disponibles. • Pedidos servidos/capacidad máxima de servir pedidos. • Líneas de productos servidas/capacidad de líneas de productos. • Unidades manipuladas/cantidad máxima de unidades que es posible manipular • horas de inventario real mercancía/horas programadas inventario. www.highlogistics.com [email protected]

Indicadores de Utilización Indicadores de utilización para administración • Horas de trabajo utilizadas/Horas de trabajo disponibles. • Volumen de pedidos procesado/capacidad de procesar pedidos. • Pedidos recibidos/ Capacidad de procesar pedidos. • Horas dedicadas a responder reclamos/ horas disponibles. Indicadores utilización para Bodegas • Área utilizada / Área disponible • Cantidad de productos recibidos / Capacidad de recepción • Horas muelle utilizadas / Capacidad muelle www.highlogistics.com [email protected]

Indicadores de Rendimiento Usado para calcular, entre otros: • Tiempo que se utiliza en mejorar los niveles de servicio en un proyecto dado. • Nivel de la satisfacción del cliente. • Tiempo de mejoras de asuntos relacionados con los niveles de servicio. • Impacto de la calidad de los recursos financieros adicionales necesarios para realizar el nivel de servicio definido. • Para una organización es necesario al menos que pueda identificar sus propios KPI's.


Indicadores de Rendimiento La clave para esto son: • Tener predefinido de antemano un proceso de negocio. • Tener claros los objetivos/rendimiento requeridos en el proceso de negocio. • Tener una medida cuantitativa/cualitativa de los resultados y que sea posible su • comparación con los objetivos. • Investigar variaciones y ajustar procesos o recursos para alcanzar metas a corto plazo


Indicadores de Productividad Indicadores de productividad para bodegas • Cajas despachadas / Horas de trabajo • Costo mercancía despachada / Personal bodega. • Valor del inventario / Área mt2 bodegas • Costo de bodega / Costo mercancía despachada • Costo distribución / Ventas totales Indicadores de productividad para transporte • Vehículos cargados/Horas de trabajo de carga. • Peso cargado/Horas de trabajo de carga. • Unidades cargadas/Horas de trabajo de carga. • Tm x Km. transportadas/Horas de viaje. www.highlogistics.com [email protected]

Indicadores de Productividad Indicadores de productividad para almacenamiento • Valor de los artículos recibidos/Horas de trabajo. • Peso manipulado en recepción y expedición/Horas de trabajo. • Pedidos servidos/Horas de trabajo. • Ordenes de compra procesadas/Horas de trabajo. • Grupos de productos previstos/Horas de trabajo. • Artículos previstos/Horas de trabajo. • Grupos de productos planeados/Horas de trabajo. • Artículos planeados/Horas de trabajo. • Transacciones de control de inventario/Horas de equipo. www.highlogistics.com [email protected]

Indicadores de Productividad Indicadores de productividad para administración • Valor de los pedidos introducidos/Horas de equipo. • Pedidos introducidos/Día. • Líneas de artículos introducidas/Día. • Pedidos introducidos/Costos totales. • Líneas introducidas/Costos totales. • Valor de los pedidos introducidos/Costos totales. • Preguntas de clientes atendidas/Horas de trabajo. • Preguntas de clientes atendidas/Costo de comunicación con clientes.


3. Presentacion de Costos Logisticos

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