TECNÓlOGO EN GESTIÓN LOGÍSTICA GUÍA DISEÑO DE PROCESOS LOGÍSTICOS Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA. Reservados todos los derechos 2012.
GUÍA PARA PARA EL APRENDIZ APR ENDIZ SOBRE DISEÑO DE PROCESOS LOGÍSTICOS INTRODUCCIÓN El éxito de las empresas depende de la planeación cuidadosa y metódica que se realice a lo largo de su funcionamiento. Una buena planeación permite detectar puntos problemáticos e implementar estrategias de corrección y mejoramiento. Es importante, entonces, determinar los procesos que se llevarán a cabo en la organización y conocer los aspectos importantes a tener en cuenta en su diseño, tales como la caracterización de los clientes, los recursos de la empresa, la plataforma informática con que se debe contar, etc., con el n de obtener el máximo desempeño institucional. En esta guía conocerán esos elementos.
Procesos de los subsistemas de la red logística Los procesos logísticos están compuestos compuestos por actividades y operaciones que se realizan en orden secuencial para mantener el ujo de los insumos y de los productos en la red logística (ver la gura 1). Recuerden que el sistema de gestión logística se compone por tres subsistemas: el de aprovisionamiento, el de producción y el de distribución. En el subsistema de aprovisionamiento se realizan varios procesos, entre entre ellos, programar la recepción de materiales, recibir las materias primas, evaluar el cumplimiento de las especicaciones y realizar acciones de mejoramiento. Al subsistema de producción, pertenecen los procesos logísticos de elaborar programación y control de la línea de producción, realizar la producción, evaluar evaluar la calidad del producto y sistema de producción, realizar realizar acciones de mejoramiento al producto y al sistema de producción. En el subsistema de distribución, se encuentran los procesos de elaboración del plan operativo de distribución, entrega del producto al cliente, evaluación de la entrega al cliente, entre otros.
FLUJO DE PRODUCTOS
A T R E F O
Abastecimiento
Inventario de insumos
PRODUCCIÓN
Inventario de productos terminados
Distribución y Transporte
FLUJO DE INFORMACIÓN
Figura 1. Estructura Estructura del ujo de información en la red logística
A D N A M E D
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Aspectos relevantes para el diseño de los procesos Para el diseño de los procesos logísticos, se debe tener en cuenta, por una parte, lo relacionado con los clientes y los productos que ofrece la empresa. En efecto, es importante contemplar las necesidades de los clientes, las características de los clientes, sus características y niveles de satisfacción, (...) el tiempo de respuesta a un pedido del cliente, la capacidad para realizar una entrega oportuna y al menor costo, la calidad de los productos entregados, el nivel de competencia en el mercado, la demanda de los productos ofertados, los costos de fabricación, de almacenaje, de empaque, de embalaje, de distribución, de recursos humanos, de valor agregado, así como el ujo de los bienes y servicios de la red logística. Por otra parte, los proveedores también juegan un papel fundamental en este diseño, ya que ellos son los que proporcionan las materias primas para la fabricación de los productos y deben entregarlas en el momento oportuno con la calidad requerida, con el mejor precio y en la cantidad solicitada. Los proveedores deben cumplir normas de estandarización, normas de calidad, normas gubernamentales que aseguren una buena calicación de los servicios e insumos que entregan en las bodegas para la fabricación de los productos en la organización. Por lo tanto, es fundamental elaborar un perl de los clientes y de los proveedores que muestre cuáles son las necesidades de la organización con respecto a estos actores de la cadena logística. Para revisar este tema, por favor, consulten la multimedia “Perl de proveedores” y el documento “Perl de clientes”, que estudiarán más adelante en esta guía.
Los procesos logísticos se deben planicar con un mínimo de costos, con las mínimas actividades posibles y con el uso óptimo de los recursos necesarios para llevar acabo en forma eciente todas las tareas del proceso.
Hay actividades claves que se deben tener en cuenta para poder diseñar los procesos logísticos: la organización de pedidos, la gestión de inventarios y la gestión de transporte, entre otros. La logística comercial para una organización comienza cuando recibe un pedido y termina cuando realiza la entrega al cliente. La organización debe ser capaz de atender los derechos a su cliente: la cantidad correcta del producto correcto, en el momento y el lugar correcto, en la condición y precio correcto y con la información correcta. Es decir, se deben proyectar todos los aspectos relevantes para una administración estratégica, como el plan de negocios, el plan operativo, el plan nanciero, incluido el plan de presupuestos, y la formulación de estrategias.
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Pueden complementar este tema con el documento “Planeación estratégica en las empresas” disponible en el siguiente enlace: http://catarina.udlap.mx/u_dl_a/tales/ documentos/lcp/jimenez_o_yb/capitulo3.pdf
¡Recuerden! Para la aplicación de estos conceptos en el desarrollo de su proyecto, tengan en cuenta el estudio que realizaron de las necesidades logísticas de la empresa, el plan estratégico de la organización, el diagnóstico, los mapas de procesos y las estrategias de los procesos logísticos. Además, estudien sobre la anatomía de los procesos logísticos en el documento “Estructura del sistema logístico”, que encontrarán más adelante en esta guía.
Procesos y procedimientos Es importante tener en cuenta que los procesos y los procedimientos están íntimamente relacionados. Mientras el proceso implica transformación, el procedimiento supone pasos o instrucciones, por medio de las cuales se lleva a cabo dicha transformación. Es decir, “el proceso tiene un carácter genérico y de él se derivan tantos procedimientos como sean necesarios. La diferencia entre proceso y procedimiento consiste en que el primero comprende los insumos, el proceso de transformación y los resultados de valor, mientras que el segundo es un método de trabajo diseñado para transformar los insumos en resultados (…)” (Paso a paso para la elaboración de manuales de procedimientos, p. 18). Para una mejor comprensión de estos temas, los invitamos a observar los siguientes ejemplos http://upcommons.upc.edu/pfc/bitstream/2099.1/6007/3/ANEXO%20B_MANUAL%20DE%20PROCEDIMIENTOS.pdf http://deliver.jsi.com/dlvr_content/resources/allpubs/countryreports/DO_ManProcLog_ES.pdf http://www.peru.gob.pe/docs/PLANES/14049/PLAN_14049_Manual_de_Procedimiento_de_Logistica_SEDALIB_S.A._-_ Administraci%C3%B3n_y_Finanzas_2011.pdf http://www.eu-portal.net/material/downloadarea/kt8_wm_es.pdf
Antes de diseñar procesos logísticos, se debe realizar una etapa de análisis con base en los manuales de procesos y procedimientos de la empresa que es objeto de su investigación y, de acuerdo con el diagnóstico de la situación problémica en gestión logística, se debe revisar con los usuarios de cada proceso si hacen falta actividades, si sobran tareas, si hay algún error en la secuencia lógica de las tareas, si faltan o sobran recursos, si se está gastando mucho tiempo en la realización de una tarea, si se producen cuellos de botella, si no se están cumpliendo los resultados esperados en la ejecución del proceso, etc. Posteriormente, se debe realizar una nueva planicación de los procesos logísticos en cuestión y, para la nueva propuesta, es necesario tener en cuenta las necesidades de los usuarios internos (empleados de la organización, tecnología utilizada) y los requerimientos de los usuarios externos (clientes, proveedores, outsourcing).
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El diseño de procesos y las TIC La propuesta de diseño de los procesos logísticos se puede elaborar con herramientas de software como Word de Microsoft (Opción insertar formas), procesador de textos de Open Ofce (software libre), SmartDraw, EDY (software libre) o con Bonita Open Solution (software libre). Este último programa, además de permitir representar el modelo de los procesos, también ofrece la posibilidad de simular el proceso, el cual, a su vez, está compuesto por subprocesos, tareas, eventos, ujos, mensajes, compuertas lógicas (and, xor y or), tiempos de inicio y tiempos de nalización para la ejecución de cada una de las actividades propuestas en el modelo. Para mayor información, revisar el manual para el usuario de Bonita Open Solution en el siguiente enlace: http://download.forge.objectweb.org/bonita/ BOS-5.2-QuickStart.pdf
La elaboración de los diseños de procesos de la empresa debe llevarse a cabo en dos fases. Se recomienda a los aprendices realizar los procesos de la primera fase con Word, SmartDraw o EDY para determinar las tareas, el ujo y las condiciones o rombos de decisión. El siguiente es un ejemplo de un diagrama de procesos hecho con las herramientas de dibujo de Word (opción “insertar formas”); se presenta desde la llegada del automóvil hasta la reparación y entrega al cliente. Los rectángulos simbolizan los subprocesos o actividades, los rombos corresponden a la toma de decisiones y las echas indican el ujo o la relación de una actividad con otra. Dependiendo de las condiciones contempladas en cada caso por el analista, si se cumple la condición el ujo toma por un camino, de lo contrario, continua por otra dirección. Para complementar la información sobre la elaboración de diagramas de ujo y revisar más ejemplos de diagrama de procesos, consulten el documento “Diagrama de ujo” en el siguiente enlace http://www.dgb.sep.gob.mx/informacion_academica/secuencias_didacticas/2sem/ material-informatica-ii/b1-diagramadeujo.pdf
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La segunda fase contempla la nueva propuestade diseño de los procesos de acuerdo con las situaciones problémicas analizadas en la organización. Esta propuesta tiene como n mejorar la rentabilidad, disminuir los costos, disminuir los tiempos, optimizar el uso de los recursos, mejorar los ujos de bienes y servicios, mejorar la capacidad de producción, mejorar la calidad de los productos, mejorar el nivel de satisfacción del cliente, mejorar las relaciones con los proveedores, maximizar las ventas, etc.
Figura 2. Ejemplo de diagrama de ujo
En esta fase de trabajo, pueden determinar las actividades o tareas, el orden de su ejecución, las transiciones entre cada una, si hay tareas que son un prerrequisito para la ejecución de otra, o si se pueden realizar simultáneamente; es posible establecer el tiempo de duración de cada tarea y asignar recursos y costos.
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Para el uso del software Bonita Studio, consulten el documento para creación de procesos logísticos que se encuentra en la plataforma con el nombre de “PasosCrearDiagrama”.
En la plataforma, pueden consultar un ejemplo de un diseño de proceso logístico para la gestión de inventarios, como referencia para que el aprendiz pueda, con base en ese ejemplo y en los que se encuentran en el programa de Bonita, presentar sus diseños de los procesos logísticos analizados y que requieren una solución. Para revisar los documentos del ejemplo, deben descargar el software de Bonita Open Solution, que es libre. En el siguiente enlace, pueden observar un video sobre otro ejemplo para el proceso de solicitud de vacaciones de un empleado: http://www.youtube.com/watch?v=zQg6 npViWj4&feature=related
Simulación de procesos
Técnicas y métodos de programación
Para ampliar esta información consulten el documento “Modelos de optimización de la gestión logística” de Luis Aníbal Mora García en http://virtual.esumer.
Las técnicas y métodos de programación se utilizan para realizar la planicación operativa de cada uno de los procesos logísticos. En la segunda fase, se puede utilizar cualquiera de las herramientas de planicación como Gantt, PERT, CPM o el software Bonita, con los cuales se pueden crear diagramas que sirven para el diseño de los procesos logísticos, ya que permiten optimizar los tiempos de duración de las actividades que componen el proceso. Los programas Pert y CPM se conocen como los métodos de la ruta crítica, es decir, el mínimo tiempo de duración para todas las actividades del proceso. También existen otros software disponibles para este n: Project, de Microsoft y Gantt Project (software libre). Para complementar este tema, consulte el material de apoyo en la plataforma con el nombre de “Métodos y técnicas de Programación”.
Entre las actividades necesarias para diseñar procesos logísticos se encuentra la simulación, la cual constituye una herramienta importante, porque permite realizar ajustes al modelo propuesto sobre los procesos logísticos antes de aplicarlo en la organización. Esta herramienta permite disminuir los riesgos y los costos de la implementación directa de una estrategia sobre la empresa. Con la simulación, se pueden realizar los ajustes necesarios; posteriormente, se ejecutan otras simulaciones hasta que el modelo sea el adecuado para implementarlo en la organización.
edu.co/bancodeobjetos/sites/default/files/CONTENIDO%20 LIBRO%20PLANEACION%20Y%20MODELOS%20DE%20 OPTIMIZACION%20GESTION%20LOGISTICA.pdf
Un software para simulación de procesos logísticos es ProModel. Para ampliar la información sobre este programa, accedan al enlace: http://www.promodel.com.mx/promodel.php.
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Otra técnica de simulación de recursos de fabricación es la MRP (Materials Requirement Planning o Planicación de las requisiciones de materiales). Con esta técnica, se puede controlar y coordinar la existencia de materiales, con el n de que estén disponibles en el momento adecuado, sin que se exceda el inventario. Por medio del MRP es posible determinar el material que se necesita y el momento en que se debe llevar a cabo el Plan Maestro de Producción. Estos programas permiten la toma de decisiones, pues son capaces de realizar múltiples tareas. En efecto, por medio de la simulación, se pueden determinar fechas realistas de terminación de tareas; también, indican si se pueden regresar pedidos para completar operaciones; además, permiten detallar el mejor uso de los productos escasos, para mejorar los pedidos y el servicio al cliente. Un ejemplo de estos programas es el software Express MRP que se puede revisar en el enlace: http://www.freedownloadmanager.org/es/downloads/mrp_gratis/. Además, próximamente se pondrá a disposición de los usuarios otro software libre tipo MRP. Es el software “Atta” que podrá revisar en el siguiente enlace: http://www.atta-mrp.blogspot.com/.
En conclusión… Los procesos logísticos, como elemento importante de la planeación empresarial, deben llevarse a cabo en cada subsistema de la cadena logística. Existen variados programas computacionales con los cuales se pueden diseñar los procesos. Este tipo de software permite realizar múltiples modicaciones a la planeación que luego se implementarán en los procesos reales, lo cual posibilita la adecuación de las tareas para minimizar los costos, los riesgos y maximizar la productividad y las ventas, es decir, la rentabilidad.
Referencias Fundibeq. (s/f). Diagrama de ujo. Recuperado el 08 de mayo de 2012, de http://www.dgb.sep.gob.mx/ informacion_academica/secuencias_didacticas/2sem/material-informatica-ii/b1-diagramadeujo.pdf Paso a paso para la elaboración de manuales de procedimientos. (s/f). Guía técnica para la elaboración de manuales de procedimientos. Recuperado el 18 de mayo de 2012, de http://salud.edomexico.gob.mx/intranet/ uma/doctos/guia_para_manual_de_procedimientos.pdf
Imágenes Figura 1. Adaptado a partir de Drughieri , R. (2006, febrero 1). El proceso logístico [imagen]. Recuperado de http://ventadirecta.wordpress.com/2006/02/01/el-proceso-logistico/ Figura 2. Diagrama de ujo [diagrama]. (s/f). Recuperado de http://www.dgb.sep.gob.mx/informacion_ academica/secuencias_didacticas/2sem/material-informatica-ii/b1-diagramadeujo.pdf