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(M.P.A.) MEMORANDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA AUDITORIA OPERATIVA A LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL EN ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DEL SERVICIO NACIONAL DE SANIDAD AGROPECUARIA E INOCUIDAD ALIMENTARIA (SENASAG) –DISTRITAL -BENI DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015
Contenido:
I.
TÉRMINOS DE REFERENCIA
II.
ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD
III.
AMBIENTES DE CONTROL
IV.
ENFOQUE DE AUDITORIA, ANÁLISIS DE RIESGO
V.
ADMINISTRACIÓN DE TRABAJO
VI.
PROGRAMAS DE TRABAJO
VII.
CEDULAS ANALÍTICAS
VIII.
CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO
IX.
PLANILLAS DE DEFICIENCIA
X.
INFORME
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(M.P.A.) MEMORANDUM DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA AUDITORIA OPORATIVA A LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL EN ÁREA DE RECURSOS HUMANOS DEL SERVICIO NACIONAL DE SANIDAD AGROPECUARIA E INOCUIDAD ALIMENTARIA (SENASAG) –DISTRITAL -BENI DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015
I.
TÉRMINOS DE REFERENCIA
1.1.
Naturaleza del trabajo de auditoria En cumplimiento al Programa Operativo Anual (POA) correspondiente a la gestión 2016 de la Dirección de Auditoría Interna. Se efectuara una auditoria Operativa a la contratación de personal al área de Recursos Humanos del SERVICIO NACIONAL DE SANIDAD AGROPECUARIA E INOCUIDAD ALIMENTARIA (SENASAG) DISTRITAL – BENI comprendido en el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de la gestión 2015.
1.2.
Objetivo General Evaluar el grado de cumplimiento cumplimiento de eficiencia, eficacia, y economía de la contratación de personal en el área de Recursos Humanos del SERVICIO NACIONAL DE SANIDAD AGROPECUARIA E INOCUIDAD ALIMENTARIA (SENASAG) – DISTRITAL – BENI comprendido en el periodo del 01 de enero al 31 de diciembre de la gestión 2015.
1.3.
Objeto Nuestro objeto lo constituye todas las operaciones ejecutadas por el SENASAG consistirá en la revisión de toda la documentación sustentadora que involucre a la contratación de personal, al periodo a evaluar. Contratos Registro del personal Control de asistencia Otra documentación relacionada que el caso requiera.
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1.4.
Alcance de la auditoria Esta revisión se realizara en base a las NAG (Normas de Auditoria Gubernamental) Resolución CGE/094/2012 del 27 de agosto de 2012, aprobadas mediante (Normas de Auditoria Operacional) y comprenderá, la evaluación de toda toda la documentación existente existente en el área de Recursos Recursos Humanos sobre la contratación de personal, de la Distrital – Beni (SENASAG).
1.5.
Metodología La metodología a ser utilizada para la obtención de información y análisis de la evidencia necesaria para alcanzar los objetivos de auditoría definidos será la siguiente:
a.
Planificación. Con la finalidad de obtener conocimiento de la entidad y los procedimientos objeto del examen, efectuaremos una recolección de información relevante sobre las operaciones realizadas en la contratación de personal, en el área de recursos humanos. Y sobre esta base de información obtenida, es que se dará inicio a la formulación de programas de auditoría detallados con procedimientos específicos dirigidos al logro de los objetivos de auditoría.
b.
Ejecución. Con el propósito de evaluar la evidencia competente y suficiente se ejecutará el programa de trabajo detallado que, entre otros, incluirán procedimientos de auditoría orientado a la evaluación y análisis de la siguiente información y documentación Contratos Registro del personal Control de asistencia Otra documentación relacionada que el caso requiera.
1.6. Principales Responsabilidades a Nivel de Informes Informes El informe que se emitirá, como resultado de nuestro trabajo, comprende la determinación del cumplimiento a la normatividad vigente relativas a la
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contratación de personal en el área de recursos humanos, durante el periodo sujeto a revisión y según el grado de gravedad involucrada.
1.7. Marco Normativo Nuestro trabajo se ejecutara dentro del marco establecido: Constitución política del estado (C.P.E.) Normas de auditoría gubernamental aprobadas mediante la Resolución CGE/094/2012. Normas de Auditoria Operativa (NE/CE-013) Ley de Administración y Control Gubernamentales Nº 1178 (SAFCO), del 20 de julio de 1990 y disposiciones reglamentarias. Ley general del trabajo del 24 de mayo de 1939. Ley 2027 Estatuto del funcionario publico D.S. N° 26115 Normas básicas del sistema de administración de personal. Otras disposiciones legales vigentes que el caso requiera.
1.8.
Actividades y fechas de mayor importancia A continuación, se detallan las fechas de mayor importancia imp ortancia de la auditoria a ejecutarse:
Actividades
Fechas (*) Días
Inicio
Finalización
Programación de la Auditoría
5
08/08/2016
12/08/2016
Ejecución de la Auditoría
45
15/08/2016
14/10/2016
Elaboración y presentación de Informes
9
17/10/2016
27/10/2016
NOTA.El trabajo iniciara el día lunes 08 de agosto con la planificación de auditoría y culminara el día jueves 27 de octubre con la presentación del informe. Las fechas establecidas son tentativas y han sido determinadas en función de un desarrollo de tareas en condiciones normales.
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II.
ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN 2.1.
Identificación de la identidad:
El Servicio Nacional de Sanidad Agropecuaria e Inocuidad Alimentaria, cuya sigla es “SENASAG”, fue creado mediante Ley 2061 de 16 de marzo de 2000, como
estructura operativa del ex Ministerio de Agricultura, Ganadería y Desarrollo Rural y Tierras, encargado de administrar el régimen de Sanidad Agropecuaria e Inocuidad Alimentaria. Mediante Decreto Supremo Nro. 25729 de fecha 7 de abril de 2000, fueron reglamentados su organización y funcionamiento. En esta disposición legal se establece que el SENASAG es un órgano de derecho público, desconcentrado del Ministerio de Desarrollo Rural y Tierras, con estructura propia, independencia de gestión técnica, legal y administrativa, competencia de ámbito nacional y dependencia funcional del ex Viceministerio de Agricultura, Ganadería y Pesca, hoy Viceministerio de Desarrollo Rural y Agropecuario, entendiéndose esta como la supervisión que ejerce el Viceministerio sobre el cumplimiento de las normas, objetivos y resultados institucionales. De acuerdo con esta disposición legal, la misión institucional del SENASAG, es administrar el régimen específico de sanidad agropecuaria e inocuidad alimentaria en todo el territorio nacional; cuyas atribuciones son las de preservar la condición sanitaria del patrimonio productivo agropecuario y forestal, el mejoramiento sanitario de la producción animal y vegetal y garantizar la inocuidad alimentaria en los tramos productivos y de procesamiento del sector agropecuario.
2.2.
Misión:
Mejorar y proteger la condición sanitaria del patrimonio productivo agropecuario y forestal y la inocuidad alimentaria, para contribuir al desarrollo sustentable y sostenible del sector agropecuario con soberanía y seguridad alimentaria.
2.3.
Visión
SENASAG goza de la confianza y credibilidad nacional e internacional, por los sistemas de calidad implementados y dispone de la capacidad técnica, financiera y de infraestructura para brindar servicios de excelencia con un alto estándar
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fitosanitario, zoosanitario y de inocuidad alimentaria, para el bienestar de los pueblos del Estado Plurinacional de Bolivia.
2.4.
Objetivo institucional
Administrar el régimen de sanidad agropecuaria y la Inocuidad alimentaria en los tramos productivos y de procedimiento. Mantener la situación sanitaria de las plagas y enfermedades exóticas del país y mejorar la situación sanitaria de aquellas plagas y enfermedades de importancia económica presentes en Bolivia.
2.5.
Marco Legal
La Sanidad Agropecuaria e Inocuidad Alimentaria está contemplada en los preceptos de la Constitución Política del Estado Plurinacional de Bolivia en los siguientes acápites:
Titulo 2. Derechos Fundamentales. Art. 16. El Estado tiene la obligación de garantizar la seguridad alimentaria, a través de una alimentación sana, adecuada y suficiente para toda la población. Derechos de las usuarias y los usuarios y de las consumidoras y consumidores. Art. 75. Los consumidores y las consumidoras gozan de los siguientes derechos: 1.- Al suministro de alimentos, fármacos y productos en condiciones de inocuidad, calidad y cantidad disponible adecuada y suficiente. Distribución de competencias Art. 298. Acápite II. Son competencias privativas del nivel central del Estado: 21. Sanidad e inocuidad agropecuaria. 35. Políticas generales de desarrollo productivo. Art. 300. I. Son competencias exclusivas de los gobiernos departamentales autónomos, en su jurisdicción: 11. Estadísticas departamentales. 14. Servicio de sanidad e inocuidad agropecuaria. 21. Proyectos de infraestructura departamental para el apoyo a la producción. Art. 302. I. Son competencias exclusivas de los gobiernos municipales autónomos, en su jurisdicción:
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5. Preservar, conservar y contribuir a la protección del medio ambiente y recursos naturales, fauna silvestre y animales domésticos. 9. Estadísticas municipales. 13. Controlar la calidad y sanidad en la elaboración, transporte y venta de productos alimenticios para el consumo humano y animal. 21. Proyectos de infraestructura productiva. 37. Políticas que garanticen la defensa de los consumidores y usuarios en el ámbito municipal.
Capítulo Primero- Medio Ambiente Art. 344. II. El Estado regulará la internación, producción, comercialización y empleo de técnicas, métodos, insumos y sustancias que afecten a la salud y al medio ambiente. Desarrollo Rural Integral Sustentable. Art. 407. Son objetivos de la política de desarrollo rural integral del Estado, en coordinación con las entidades territoriales autónomas y descentralizadas: 1. Garantizar la soberanía y seguridad alimentaria, alimentaria, priorizando la producción y el consumo de alimentos de origen agropecuario producidos en el territorio boliviano. 2. Establecer mecanismos de protección a la producción agropecuaria boliviana. 3. Promover la producción y comercialización de productos agro ecológicos. 4. Proteger la producción agropecuaria y agroindustrial ante desastres naturales e inclemencias climáticas, geológicas y siniestras. La ley preverá la creación del seguro agrario. 11. Controlar la salida y entrada al país de recursos biológicos y genéticos. 12. Establecer políticas y programas para garantizar la Sanidad Agropecuaria y la Inocuidad Alimentaria. La Ley Marco de Autonomías. La Ley Marco de Autonomías establece en materia de sanidad agropecuaria e inocuidad alimentaria lo siguiente: Art. 91. Parágrafo II. De acuerdo a la competencia exclusiva del Numeral 21, Parágrafo II del Artículo 298 de la Constitución Política del Estado, el nivel central del Estado tiene la competencia exclusiva de establecer políticas, normas y estrategias nacionales para garantizar la sanidad agropecuaria e inocuidad alimentaria que involucren la participación de los gobiernos departamentales, municipales, pueblos indígena originario campesinos y el sector productivo.
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Art. 91. Parágrafo IV. De acuerdo a la competencia exclusiva del Numeral 14, Parágrafo I del Artículo 300 de la Constitución Política del Estado, los gobiernos departamentales tienen la competencia exclusiva de implementar y ejecutar planes, programas y proyectos de sanidad agropecuaria e inocuidad alimentaria en el marco de las políticas, estrategias y normas definidas por autoridad nacional competente. 2.6.
COMPETENCIAS
1. La protección sanitaria del patrimonio agropecuario y forestal, 2. La certificación de la sanidad agropecuaria e inocuidad alimentaria para productos de consumo nacional, de importación y exportación, 3. La acreditación de personas, naturales y jurídicas, idóneas para la prestación de servicios de sanidad agropecuaria e inocuidad alimentaria, 4. El control, prevención y erradicación de plagas y enfermedades en animales y vegetales, 5. El control y garantía de la inocuidad de los alimentos, en los tramos productivos y de procesamiento que correspondan al sector agropecuario, 6. El control de insumos utilizados para la producción agropecuaria, agroindustrial y forestal, 7. La declaratoria de emergencia pública en asuntos de sanidad agropecuaria e inocuidad alimentaria, y 8. El establecimiento de mecanismos de financiamiento para el desarrollo de las competencias del SENASAG, así como la suscripción de convenios interinstitucionales con entidades públicas y privadas, nacionales e internacionales.
2.7.
Actividad principal:
Tiene las actividades siguientes:
Sanidad Animal: Mantenimiento del estatus sanitario como como zonas zonas libres libres de Fiebre Aftosa donde se practica la vacunación, con reconocimiento internacional de la Organización Mundial de Sanidad Animal (OIE), a la región de la Chiquitania en Santa Cruz y el Departamento de Oruro. Establecimiento de un sistema de registros para empresas que elaboran o fabrican, importan, exportan y comercializan productos de uso veterinario; y de un sistema de registros de productos de uso veterinario.
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Sanidad Vegetal: Estrategia integral para optimizar los rendimientos agrícolas con un menor impacto de las plagas sobre los cultivos agrícolas y forestales, a través de la implementación de normativas para la reducción del riesgo de ingreso de plagas reglamentadas al país; así como, el control de calidad de agroquímicos y substancias afines, para la preservación de la biodiversidad y el medio ambiente del país. Esto nos permitirá alcanzar una agricultura sostenible y competitiva en el mercado nacional e internacional. Inocuidad Alimentaria: Garantizar la inocuidad de los alimentos en los tramos productivos y de procesamiento que correspondan al sector agropecuario y realizar la certificación de la inocuidad alimentaria de productos alimenticios de consumo nacional, de exportación e importación”, qu e se constituye en el Objetivo General de la Unidad Nacional de Inocuidad Alimentaria; esto ha permitido tener a plantas de provenientes de ellas, para lo cual se estableció y está vigente en el país, un marco normativo en materia de Buenas Prácticas de Manufactura, y procedimientos para Registro Sanitario.
2.8.
Organigrama
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2.9.
Estructura organizativa
“SENASAG” tiene
la siguiente estructura técnico Administrativa: En el Decreto Supremo 25729 de 07 de abril de 2000, se establece la siguiente estructura organizativa y funcional: (extractado del artículo 7 del citado D.S.).
Nivel Dirección: Director del Servicio Nacional. Nivel de Control: Auditor interno. Nivel Técnico Operativo : Jefes Nacionales de:
-
Sanidad Animal Sanidad Vegetal Inocuidad Alimentaria
-
Nivel de Apoyo : Jefes Nacionales de: Asuntos Administrativos Asuntos Jurídicos
Nivel Desconcentrado : Jefaturas Distritales
NOTA. – Además de los cargos señalados, a la fecha se cuenta con un Coordinador Interinstitucional, con sede en la ciudad de La Paz. En las Jefaturas Distritales la estructura es similar a la estructura del SENASAG nacional, con la inclusión de inspectores de área, cuyo número varía de acuerdo a las características de cada Jefatura Distrital. Dentro de las unidades nacionales se tienen varias áreas de trabajo. En la Unidad Nacional de Sanidad Animal, se tienen las siguientes áreas (Art. 14 D.S.25729):
Área de Inspección y Cuarentena Animal Área de Epidemiología Veterinaria Área de Registro de Insumos Pecuarios Área de Laboratorios de Diagnóstico y Análisis Zoosanitario
En la Unidad Nacional de Sanidad Vegetal, se tienen las siguientes áreas (Art.15 D.S.25729):
Área de Inspección y Cuarentena Vegetal
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Área de Epifitiologia Área de Registro de Insumos Agrícolas Área de Laboratorios de Diagnóstico y Análisis Vegetal y de Plaguicidas
En la Unidad Nacional de Inocuidad Alimentaria, se tienen las siguientes áreas (Art.16 D.S.25729):
Área de inspección y control de alimentos Área de Registro de Industrias Procesadoras de Alimentos Área de Laboratorios de Análisis de Residuos Alimenticios
En la Unidad de Asuntos Administrativos se tienen las siguientes áreas (Art. 18 D.S. 25729):
Área de Programación y Organización Área de Ejecución Financiera Área de Personal
En la Unidad de Asuntos Jurídicos se tienen las siguientes áreas (Art. 18 D.S. 25729):
Área de Asistencia Jurídica Área de Gestión Jurídica
A nivel desconcentrado en nueve distritales se tiene a Nivel Técnico Operativo el Jefe Distrital con las siguientes áreas de trabajo:
Área de Registro y Certificación Zoosanitaria Área de Registro y Certificación Fitosanitaria Área de Inspección Sanitaria y Puestos de Control Área de Apoyo Administrativo y Jurídico
NOTA .- Además el SENASAG cuenta con diversos programas de erradicación y control de plagas y enfermedades, entre los que se pueden señalar el Programa Nacional de Erradicación de la Fiebre Aftosa, Programa Nacional de Salmonelosis y Sanidad Avícola, Programa de Manejo Integrado de Plagas en la Papa, y otros.
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III.
AMBIENTE DE CONTROL
La Dirección de recursos humanos no ejerce ningún control sobre el área de administración de personal – contratación.
IV. ENFOQUE DE AUDITORIA ESPERADO Con respecto a la evaluación del Sistema de Personal, se aplicarán las siguientes herramientas:
Obtención de la información básica.
Análisis del diseño del Sistema de Administración de Personal.
Comprobación del diseño establecido para el sistema.
Comprobación de los controles internos internos identificados. identificados.
Elaboración de recomendaciones.
Nivel de confianza planificada en los controles. Limitaciones previstas en nuestro alcance.
Será un limitante al alcance y aplicación aplicación de procedimientos, la falta falta de presentación de documentos y registros de la entidad para la revisión.
Enfoque de Auditoria: -
-
-
Revisión de la información información referente a los procedimientos de contratación de recursos humanos (convocatorias, admisión, contratos etc.) del periodo 2015 (del 01 de enero al 31 de diciembre de 2015). Evaluar el grado de cumplimiento de de las operaciones en base a la eficacia, eficacia, eficiencia y economicidad con relación a la contratación del personal. Determinar si en la ejecución de los procesos de contratación de personal se aplican las leyes, normas, reglamentos, manuales, políticas, y otras disposiciones legales vigentes.
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V.
RIESGOS INHERENTES
Sistema de Administración de Personal.
Riesgo: Que el Estatuto, Manuales y Reglamentos se encuentren desactualizados con las Normas Vigentes. Enfoque: Verificar si estos documentos están conformes a las normas vigentes. Riesgo: Que no exista un proceso de contratación al personal contratado. Enfoque: Verificar si la Máxima Autoridad instruye por escrito la contratación del personal requerido. Riesgo: Que no exista procedimientos formales para la contratación de personal por escrito por la máxima autoridad. Enfoque: Verificar si en la actualidad los procedimientos para la contratación de personal que se aplican coinciden con las normas legales vigentes.
VI. ADMINISTRACION DEL TRABAJO El desarrollo del trabajo se efectuará considerando el presupuesto de horas asignadas al siguiente personal: Nombres Lic. Margarita Flores Titirico Lic. Danny Paula Condori Menchaca Lic. Maribel Mendiola Calderon Lic. Mariela Cruz Porco Lic. Ruth Gaby Guaygua Quispe Lic. Mercy ornela Guardia Ames Lic. Maria Isabel Duran Noza Lic. Henry Condori Gómez Lic. Yimmy Yarena Caumol Total Horas
Cargo Gerente de auditoria Supervisora de auditoria Supervisora de Auditoria Auditora Auditora Auditora Auditor Junior Auditor Junior Auditor Junior
Planificación 25
Ejecución 15
Informes 2
Total 42
38
30
2
70
26
30
1
57
23 10 10 10 10 10 162
33 15 15 30 20 15 203
5
56 25 25 40 30 25 370
NOTA: Incluye los tiempos relativos a la recopilación, análisis y emisión de informes de responsabilidad.
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LEGAJOS Los legajos a ser elaborados para el archivo de nuestros papeles de trabajo serán:
VII.
-
Legajo de Programación
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Legajo Corriente
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Legajo Resumen
-
Legajo Permanente
PROGRAMAS DE TRABAJO
En base a la planificación efectuada se han preparado los correspondientes cuestionarios y/o programas de trabajo para el logro de los objetivos de auditoría.
Para evaluar la contratación contratación Sistema de Administración Administración de Personal se aplica la Normas Básicas aprobadas de la versión vigente con sus respectivos cuestionarios.
Asimismo, se considera necesario elaborar programas de trabajos para evaluación del cumplimiento de normas aplicables a la Entidad.
VIII.
APROBACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN GENERAL
RESPONSABLES
INICIALES
RUBRICA
FECHA
INICIALES
RUBRICA
FECHA
INICIALES
RUBRICA
FECHA
Lic. Mariela Cruz Porco AUDITORA REVISADO Lic. Danny Paula Condori Menchaca SUPERVISORA DE AUDITORIA APROBADO Lic. Margarita Flores Titirico GERENTE
