UNIVERSIDAD AUTONOMA GABRIEL RENE MORENO AUDITORIA ESPECIAL ESPECIAL DE PROCESO DE PROVISION DE 120 COMPUTADORAS Y DISPOSITIVOS DE RED GESTIÒN 2015 MEMORANDO DE PLANIFICACION DE AUDITORIA Elaborado or!
Lic. ……. SUPERVISORA a"#"
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$ $$$$ F#r%a F&'(a!
R&)#*ado or!
Lic. …. GERENTE DE AUDITORIA a"#"
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$ $$$$ F#r%a F&'(a!
Arobado or!
Lic. ..... GERENTE DEPARTAMENTAL DEPARTAMENTAL
$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$ $$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$$ $$$$ F#r%a F&'(a!
L&+do , &-.&-d#do or! Lic. ….. AUDITORA
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Arobado or!
Lic. …. SUBCONTRALOR DE AUDITORIAS E/TERNAS EN AUTONOMIAS CONSTITUCIONALES
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0
UNIVERSIDAD AUTONOMA GABRIEL RENE MORENO AUDITORIA ESPECIAL DE PROCESO DE PROVISION DE 120 COMPUTADORAS Y DISPOSITIVOS DE RED GESTIÒN 2015 CONTENIDO 1
TERMINOS DE REFERENCIA
2
INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES OPERACIONES DE LA INSTITUCION Y SUS RIESGOS INERENTES
AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACION
3
AMBIENTE DE CONTROL
5
ENFO4UE DE AUDITORIA ESPERADO
CONSIDERACIONES SOBRE SIGNIFICATIVIDAD
6
TRABA7O REALI8ADO POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA O FIRMAS DE AUDITORIA E/TERNA
9
APOYO DE ESPECIALISTAS
:
ADMINISTRACION DEL TRABA7O
10
PROGRAMAS DE TRABA7O
UNIVERSIDAD AUTONOMA GABRIEL RENE MORENO AUDITORIA ESPECIAL DE PROCESO DE PROVISION DE 120 COMPUTADORAS Y DISPOSITIVOS DE RED GESTIÒN 2015 1
TERMINOS DE REFERENCIA
1"1
A-.&'&d&-.&* ob;&.#)o* ob;&.o , al'a-'& d&l &
-ediante nota s5n de +6 de no"iembre de ,0+ se solicitó la reali#ación de una auditoría especial t1cnica legal administrati"a 7 3inanciera.
Ob;&.#)o* Los ob8eti"os de la auditoría son4 a9 Establecer el cumplimiento del ordenamiento 8urídico administrati"o en el proceso de pro"isión de +,0 computadoras 7 dispositi"os de red gestión ,0+ mediante Licitación Compra *acional *o. 0: 5,0+ C$CE4 0;0+<,;00; +=:>+;,;+ b9 Establecer 2ue la pro"isión de +,0 computadoras 7 dispositi"os de red gestión ,0+ !a7an sido programados 7 presupuestados según normati"a correspondiente c9 Establecer si el proceso conclu7ó de acuerdo a normati"os 2ue est?n aprobados 7 respaldados con la documentación su3iciente 7 pertinente. d9 Establecer si la ad2uisición ingreso a la unidad correspondiente 7 con los pasos 2ue indica la norma según las disposiciones legales 2ue los regulan.
,
Ob;&.o El ob8eto de la auditoría constitu7e la siguiente documentación4
Los documentos 2ue respaldan la programación 7 presupuesto para el proceso de compra 7 la documentación 2ue respalda estas operaciones tales como4 notas de la unidad solicitante certi3icaciones presupuestarias in3ormes 7 re2uerimientos etc. La inscripción al (istema de Contrataciones Estatales (&COE( 7 los documentos 2ue respalden las operaciones tales como4 Pedidos de las unidades coti#aciones cuadros comparati"os especi3icaciones t1cnicas notas de ad8udicación 3acturas actas de recepción 7 entrega de los bienes etc. El contrato de ad8udicación con3ormidad de la comisión de recepción 7 documentos de ingreso a la unidad de almacenes 75o cual2uier otro documentos 2ue respalden el proceso especi3icaciones t1cnicas contratos planillas de entrega notas de acti"o 3i8o 3acturas etc.
Al'a-'& d&l &
Recursos4 DESCRIPCION
Recursos por trans3erencias del 'G* Recursos propios Bingresos e@traordinarios9 To.al r&'>r*o* ob;&.o d& r&)#*#?-
1"2
I%or.& B* Pr&*>>&*.ado E;&'>.ado
+<.<+:.,,+ <0.:00 13"30"121
+<.<+:.,,+ <0.:00 13"30"121
=
:0= +:6 10000
M&.odolo@+a Con el propósito de obtener 7 e"aluar la e"idencia competente 7 su3iciente para lograr el ob8eti"o de auditoría el e@amen se e3ectuar? empleando la siguiente metodología a partir de las siguientes etapas4
6
•
Planificación
Con el propósito de obtener un conocimiento sobre las operaciones in3ormación 7 documentación 2ue ser? ob8eto de e"aluación inicialmente se e3ectuar? el rele"amiento de la in3ormación mediante entre"istas con el personal indagaciones 7 lectura de la normati"a interna e@istente en la uni"ersidad 7 2ue tenga relación con las operaciones ob8eto de la auditoría. (obre la base de dic!o conocimiento e indagaciones se elaborar? el memorando de plani3icación 7 los correspondientes programas de traba8o para las operaciones su8etas a e"aluación. •
Ejecución
Etapa en la 2ue a partir del conocimiento de los procedimientos descritos en los programas de traba8o para las operaciones seleccionadas se obtendr? 7 e"aluar? la e"idencia competente 7 su3iciente de tal 3orma 2ue los !alla#gos de auditoría puedan estar debidamente sustentados. Los procedimientos de auditoría se aplicar?n a la re"isión total del proceso. Los resultados de la aplicación de los programas de traba8o se documentar?n en el correspondiente lega8o corriente. En caso de establecer indicios de responsabilidad por la 3unción pública pre"ia solicitud de la opinión legal correspondiente se preparar? el lega8o respecti"o. •
Comunicación de resultados
(obre la base de los resultados 2ue se obtenga de la aplicación de los programas de traba8o se elaborar? el in3orme en el 2ue se inclu7an cada uno de los !alla#gos de auditoría los 2ue se e@pondr?n con todos los atributos.
1"
Nor%a* r#-'##o* , d#*o*#'#o-&* l&@al&* a *&r al#'ada* &- &l d&*arrollo d&l .raba;o Las disposiciones legales 7 normati"a a ser aplicables en el desarrollo del traba8o ser?n4 •
•
Le7 de Administración 7 Control Gubernamentales * ++= de ,0 de 8ulio de +::0 7 %ecretos Reglamentarios. %ecreto (upremo *o 0++ de 3ec!a , de 8unio de ,00: *ormas D?sicas (istema de Administración de Dienes 7 (er"icios.
<
•
•
•
•
•
El %ecreto (upremo * :> de +0 de agosto de ,0++ modi3ica el %ecreto (upremo * ++ de *ormas D?sicas del (istema de Administración de Dienes 7 (er"icios Reglamento Especí3ico (istema %e Administración de bienes 7 ser"icios BRE F (AD(9 de la $ni"ersidad Autónoma Gabriel Rene -oreno %ecreto (upremo * ,:+:0 de ++ de 8ulio de ,00= 2ue aprueba las *ormas D?sicas del (istema de Administración de Dienes 7 (er"icios. *ormas de Auditoría Gubernamental CGR50,>5,00 de +< de 3ebrero de ,00.
emitidas mediante Resolución
Principios *ormas Generales 7 D?sicas de Control &nterno Gubernamental emitidas mediante Resolución CGR;+50=05,000 de ,+ de septiembre de ,000.
Las disposiciones sealadas no son e@clu7entes ni limitati"as para aplicar otras disposiciones adicionales 2ue consideremos necesarias de acuerdo a las circunstancias del desarrollo de nuestro traba8o.
1"3
Pr#-'#al&* r&*o-*ab#l#dad&* r&*&'.o a la &%#*#?- d& #-or%&* Como resultado del traba8o se pre"1 la emisión de los siguientes in3ormes4 •
•
En caso de e"idenciarse la ausencia de políticas 7 controles en ?reas 2ue así lo re2uieran o el de3iciente 3uncionamiento de controles en operaciones relacionadas con el uso de los recursos emitiremos un in3orme 2ue inclu7a recomendaciones para me8orar el Co-.rol I-.&r-o e@istente en los procesos mencionados. Para el caso de e"idenciarse #-d#'#o* d& r&*o-*ab#l#dad or la >-'#?bl#'a según los t1rminos establecidos por la Le7 * ++= de Administración 7 Control Gubernamentales 7 por el Capítulo ) del Reglamento de la Responsabilidad por la Hunción Pública aprobado mediante %ecreto (upremo * ,66+;A modi3icado por %ecreto (upremo * ,>,6= de ,: de 8unio de ,00+ emitiremos el correspondiente in3orme preliminar con indicios de responsabilidad con aplicación del artículo == de la Le7 del (istema de control Hiscal así como el in3orme complementario una "e# e"aluados los descargos al in3orme preliminar.
A la 3inali#ación del traba8o los in3ormes ser?n de conocimiento del rector de la $ni"ersidad Autónoma Gabriel Rene -oreno.
1"5
A'.#)#dad&* , &'(a* d& %a,or #%or.a-'#a A continuación se detallan las 3ec!as de ma7or importancia relacionadas con las acti"idades de plani3icación e8ecución 7 3inali#ación de nuestra auditoría4 ACTIVIDADES FECAS )isita a la $ni"ersidad Reunión con los e8ecuti"os principales ,+50<5+> al ,+50<5+> para comunicarles el inicio de la re"isión 7 los ob8eti"os 2ue persigue Elaboración del -emorando de Programación de Auditoría ,+50<5+> al 0:50=5+> 'raba8o de campo e"aluación de la documentación re3erida al +050=5+> al 050:5+> proceso de contratación 7 re"isión de papeles de traba8o aplicando los procedimientos diseados Elaboración del in3orme 050:5+> al +:50:5+> Entrega del &n3orme de auditoría ,,50:5+> al ,,50:5+> BI9 Las 3ec!as establecidas son tentati"as 7 !an sido determinadas en 3unción de un desarrollo de tareas en condiciones normales. (ituaciones e@traordinarias Bmoti"adas interna o e@ternamente9 pueden alterar el cronograma pre"isto precedentemente.
2
INFORMACION SOBRE LOS ANTECEDENTES OPERACIONES DE LA INSTITUCION Y SUS RIESGOS INERENTES
2"1
A-.&'&d&-.&* La $ni"ersidad Autónoma JGabriel Ren1 -orenoJ $AGR- 3undada el ++ de enero de +0 en la ciudad de (anta Cru# de la (ierra es una institución de educación 3iscal de derec!o público dotada de personalidad 8urídica patrimonio propio autonomía acad1mica administrati"a 3inanciera 7 normati"a de acuerdo con los preceptos constitucionales del estado Plurinacional de Doli"ia.. La $AGR- cuenta con +, Hacultades 7 Hacultades &ntegrales $nidades Acad1micas >+ %irecciones de Carrera > %irecciones $ni"ersitarias , Centros de &n"estigación una planta de m?s de +<00 docentes 7 +<>0 Administrati"os en sus aulas se 3orman alrededor de =000 estudiantes. La $ni"ersidad Autónoma Gabriel Ren1 -oreno es autónoma es decir tiene su Estatuto elige sus propias autoridades 7 administra su patrimonio cultural 3ísico económico 7 3inanciero. El Gobierno de la $ni"ersidad lo e8ercen los pro3esores 7 los alumnos dentro del r1gimen paritario de representación por medio de los siguientes órganos4 • • • •
El Claustro $ni"ersitario Conse8o $ni"ersitario El Rector El )icerrector >
La $ni"ersidad Autónoma Gabriel Rene -oreno $AGR- es autónoma en el ?mbito de su 8urisdicción territorial 7 de las competencias establecidas por Le7K esta autonomía consiste en la potestad normati"a 3iscali#adora e8ecuti"a administrati"a 7 t1cnica. Los 3ines del la $AGR- son4 •
•
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Plani3icar 7 coordinar las acti"idades acad1micas de in"estigación cientí3ico; acad1micas 7 de interacción social para establecer un sistema org?nico de la educación superior. Contribuir a la elaboración de planes 7 programas 7 promoción social para superar las actuales condicione nacionales 7 regionales en relación con la realidad política 7 cultural del país. Crear las condiciones para la in"estigación 7 el an?lisis cientí3ico de la realidad boli"iana promo"iendo la m?s amplia libertad acad1mica. Promo"er a la 3ormación cientí3ica 7 !umanística del pro3esional con sentido social e !istórico. &n"estigar enri2uecer 7 desarrollar la cultura nacional 7 popular en todas sus mani3estaciones. %e3ender los recursos !umanos 7 naturales del país. Promo"er el per3eccionamiento pedagógico cientí3ico 7 pro3esional del sistema educati"o nacional. Cumplir su misión social 3undamentalmente a tra"1s de la interacción social como medio de identi3icar la $ni"ersidad con el pueblo. Asumir la de3ensa de los principios b?sicos 2ue inspiran 7 sustentan la e@istencia de la $ni"ersidad Doli"iana así como organi#ar la acción con8unta de las $ni"ersidades en caso de amena#a o de inter"ención al r1gimen de la Autonomía. Hortalecer los "ínculos de las $ni"ersidades Doli"ianas con las de Am1rica Latina 7 con todas las uni"ersidades 7 centros culturales del mundo. Contribuir a la creación de una conciencia nacional partiendo del conocimiento de las estructuras de dependencia opresión 7 e@plotación del país. Hormar pro3esionales idóneos en todas las ?reas del conocimiento cientí3ico tecnológico social !umanístico económico 7 cultural 2ue respondan a las necesidades del desarrollo nacional 7 regional. Asimilar crear 7 desarrollar la ciencia 7 la t1cnica mediante la in"estigación ob8eti"a de la realidad. &denti3icar el 2ue!acer cientí3ico;cultural con los intereses populares integr?ndose a ellos en la luc!a por la liberación nacional. Organi#ar 7 mantener institutos destinados al desarrollo cultural t1cnico 7 social de los traba8adores.
=
Mar'o l&@al Las operaciones relati"as a la captación 7 utili#ación de los recursos 3ueron reali#adas en el marco de las siguientes disposiciones legales4 Constitución Política del Estado.
•
Ley de Administración y Control Gubernamentales Nº 1178 de 2 de !ulio de 1""# 2ue proporciona a las Entidades Públicas sistemas 2ue le permiten
•
plani3icar organi#ar e8ecutar 7 controlar sus operaciones buscando la e3iciencia 7 e3icacia en el cumplimiento de sus ob8eti"os 7 metas de la misma 3orma establece el r1gimen de responsabilidad por la 3unción pública. $ecreto %u&remo Nº181 de 28 de !unio de 2" Normas '(sicas %istema de Administración de 'ienes y %er)icios# 2ue es el con8unto de normas de car?cter
•
8urídico t1cnico 7 administrati"o 2ue regula la contratación de bienes 7 ser"icios el mane8o 7 la disposición de bienes de las entidades públicas en 3orma interrelacionada con los sistemas establecidos en la Le7 * ++= de ,0 de 8ulio de +::0 de Administración 7 Control Gubernamentales. •
$ecreto %u&remo Nº 28*21 de 21 de octubre de 2+, modi3ica el artículo del
%ecreto (upremo * ,,,6 de ,= de 8unio de ,00 re3erido a la distribución del &mpuesto %irecto a los idrocarburos &.%.. 7 pre"1 la asignación de competencias para las Pre3ecturas -unicipios 7 $ni"ersidades. •
$ecreto %u&remo N- 2728 de 1 de enero 2* 2ue aprueba los procesos de
contratación de bienes obras ser"icios generales 7 de consultoría 7 su Reglamento aprobado mediante Resolución -inisterial * =>0 del +< de diciembre de ,00. •
$ecreto %u&remo Nº 281/ de 17 de mayo de 2+ -odi3icaciones a los
(ubsistemas de -ane8o 7 %isposición de Dienes. •
$ecreto %u&remo Nº 2"1" de 11 de !ulio de 27 2ue aprueba las *ormas
D?sicas del (istema de Administración de Dienes 7 (er"icios.
2"
Pr#-'#al&* *&@%&-.o* d& la E-.#dad r&la'#o-ado* 'o- &l ob;&.o d& la a>d#.or+a Las principales directrices para la re"isión ser? lo establecido en la *ormati"a correspondiente.
2"3
Or@a-#*%o* , &-.#dad&* )#-'>lada* 'o- &l ob;&.o d& la a>d#.or+a (on recursos económicos de la $ni"ersidad4 'oda sub"ención gubernamental cual2uiera sea su origen. 'odos los recursos pro"enientes de las regalías impuestos tasas contribuciones 75o subsidios nacionales departamentales 7 municipales 2ue se asignen a la $ni"ersidad. c) Los cr1ditos 2ue en su 3a"or se recono#can a ni"el gubernamental. d) Las !erencias legados 7 donaciones 2ue reciba de personas o instituciones pri"adas. e) Los 3rutos 7 productos de su patrimonio o concesiones 75o los recursos deri"ados de la e@plotación de sus bienes publicaciones etc. por sí o por intermedio de terceros. f) Los derec!os aranceles 7 "alores 2ue perciba como retribución de los ser"icios 2ue preste. g) Los derec!os de e@plotación de patentes de in"ención o derec!os intelectuales 2ue pudieran corresponderle por traba8os reali#ados en su seno según Reglamento aprobado por el Conse8o $ni"ersitario. h) 'odo otro recurso 2ue le corresponda o 2ue pudiera crearse a su 3a"or en el 3uturo. a) b)
2"5
F>&-.&* d& @&-&ra'#?- d& r&'>r*o* d& la E-.#dad BEn el supuesto9 las principales 3uentes de recursos para el 3uncionamiento de la $ni"ersidad son4 •
•
•
Lo* r&'>r*o* d& 'oar.#'#a'#?- .r#b>.ar#a pro"enientes de la trans3erencia del ,0M de los impuestos nacionales recaudados por el (er"icio *acional de &mpuestos 7 el (er"icio *acional de Aduanas distribuidos anualmente a cada municipio del país en 3unción del número de !abitantes de su 8urisdicción territorial. Lo* #-@r&*o* ro#o* d& 'ar'.&r -o .r#b>.ar#o a2uellos 2ue pro"ienen de pagos de concesiones o actos 8urídicos con los bienes municipales de la "enta o al2uiler de los bienes municipales contribuciones por donaciones 7 legados a 3a"or del -unicipio 7 otros. Lo* #-@r&*o* IPC II R&'>r*o* d&l Pro@ra%a A%l#ado d& Al#)#o a la D&>da son recursos 2ue no se pagar?n como deuda e@terna destinados durante + aos a acti"idades de luc!a contra la pobre#a en los siguientes ob8eti"os4
:
; ; ;
•
2
,0M para el me8oramiento de los ser"icios de educación. +0M para el me8oramiento de la calidad de los ser"icios de salud. =0M para programas municipales de obras en in3raestructura producti"a 7 social 2ue bene3icien a los m?s pobres.
Lo* #-@r&*o* ID I%>&*.o D#r&'.o a lo* #dro'arb>ro* son a2uellos 2ue pro"ienen del impuesto a la producción de idrocarburos los mismos 2ue deben ser destinados a los sectores educación salud caminos desarrollo producti"o 7 todo lo 2ue contribu7a a la generación de 3uentes de empleo.
E*.r>'.>ra d& @a*.o* d& la E-.#dad La estructura del presupuesto es de gastos de la Entidad correspondiente a las gestiones ,00> 7 ,00= de acuerdo a los estados de E8ecución Presupuestaria es la siguiente4 Gestión 2015
C?d#@o +0000 ,0000 60000 <0000 <6+,0 0000 >0000 =0000 :0000
26
Co-'&.o (er"icios Personales (er"icios *o Personales -ateriales 7 (uministros Acti"os Reales Acti"os Hinancieros (er"icio de la %euda Pública 'rans3erencias Otros Gastos TOTAL
Pr&*>>&*.ado Al 11215
+.=.6< +.::+.>>: +.>6:.6> ++.<>., 0 6:0.>: +=+.600 0
16"2"996
R&*o-*abl&* d& la* o&ra'#o-&* ob;&.o d& la a>d#.or+a Para el desarrollo de sus acti"idades 7 cumplimiento de sus ob8eti"os cuenta con la siguiente estructura organi#acional4
N#)&l *>&r#or , -or%a.#)o! -AE B-?@ima Autoridad E8ecuti"a9
N#)&l &;&'>.#)o Administración RPC BResponsable del Proceso de Contratación9
N#)&l d& I-#'#o +0
$nidad (olicitante B$nidad '1cnica9
N#)&l o&ra.#)o (e encuentra organi#ado por las $nidad de Contabilidad $nidad de Plani3icación 7 Presupuestos Ne3atura '1cnica dependientes 8er?r2uico Administrati"oK asimismo por la $nidad de (uper"isión '1cnica dependiente de la Ne3atura '1cnica. La m?@ima autoridad e8ecuti"a 7 sus inmediatos colaboradores en el periodo ob8eto de auditoría 2ue inter"inieron en los procesos relacionados con la captación 7 utili#ación de los recursos 3ueron4 No%br&* Eduardo Rodrígue# (?nc!e# D?rbara -artíne# Cort1# Petrona Condori Ricaldi D?rbara -artíne# Cort1# Alberto Amaro Condori
Car@o Alcalde Alcaldesa Alcaldesa Alcaldesa Alcalde
D&l! +=50+50> ,5050> ,>50650= +,5050= 0650=50=
Al! 065050> ,>50650= +,5050= 0650=50= A la 3ec!a
Edilmer Andrade C?ceres Peter -ontal"o Hlores
O3icial -a7. Adm. O3icial -a7. Adm.
0+50+50> ,<5050>
0>50=50> Participa en la re"isión 7 A la 3ec!a aprobación de los di3erentes procesos de compras )eri3ica la documentación 2ue respalda el registro de los comprobantes de pago
uascar -. Romero ). ermis uintana Nim1ne# Nos1 Luis Castro errera
Ne3e %pto. '1cnico Ne3e %pto. '1cnico Ne3e %pto. '1cnico
0>50,50= 0+50>50= 0=5050=
6050<50= (uper"isa dirige 7 controla 6+50=50= las obras en e8ecución e3ectúa A la 3ec!a el pedido 7 control de los materiales de construcción elabora la parte t1cnica de los per3iles 7 pliegos de Condiciones para e3ectuar las Contrataciones 6+5+,50> Registra las transacciones A la 3ec!a relacionadas con la recepción de recursos así como los gastos in"ertidos en la ad2uisición de bienes e8ecución de obras contratación de ser"icios etc
)aldemar Derrios Cardoso Contador Cristian -. A"endao Contador )?s2ue#
2"9
0+5+050> 0+50,50=
O&ra'#?Autori#a los gastos e8ecutados con los recursos 2ue percibe el Gobierno -unicipal 3irma contratos
Fa'.or&* &<.&r-o* H>& >&d&- a&'.ar la* o&ra'#o-&*
++
En el periodo su8eto a e@amen se !an producido cambios de los recursos !umanos en la organi#ación lo cual genera un clima de inestabilidad laboral con la consecuente 3alta de compromiso de los mismos para desarrollar sus acti"idades.
R#&*@o* #-(&r&-.&* %e la e"aluación preliminar se !an establecido los siguientes riesgos in!erentes4 •
•
La alta rotación del personal. *o e@isten pro3esionales en la región por lo 2ue la contratación de ser"idores no siempre corresponde a las necesidades o re2uerimientos de la Entidad
AMBIENTE DEL SISTEMA DE INFORMACION La uni"ersidad Autónoma Gabriel Rene -oreno cuenta con el (istema &ntegrado de Contabilidad (&*CO- 2ue integra las transacciones presupuestarias 3inancieras 7 patrimoniales mediante este (istema se elaboran los comprobantes de contabilidad 2ue registran las operaciones relacionadas con la recepción 7 uso de los recursos en base al cual se generan los siguientes estados 3inancieros b?sicos 7 complementarios4 • • • • • • • • •
Dalance General Dalance General Comparati"o Estado de Resultados Estado de Resultados Comparati"o Dalance de (umas 7 (aldos Estado de E"olución del Patrimonio *eto Cuenta A!orro &n"ersión Hinanciamiento Hlu8o de Ca8a Estados de cuenta au@iliares
Para el registro de los ingresos municipales la Entidad mane8a el (istema &ntegrado de &ngresos -unicipales B(&&-9 el mismo 2ue 3ue desarrollado por el -inisterio de acienda 7 proporcionado a la $ni"ersidad desde gestiones anteriores a tra"1s de este sistema se controla las recaudaciones diarias de ingresos por &mpuestos a los inmuebles 7 a las 'rans3erencias. Por otra parte la $ni"ersidad Autónoma Gabriel Rene -oreno en el periodo ba8o e@amen 7 especí3icamente en lo re3erente al ob8eto del e@amen no cuenta con un arc!i"o ordenado de los documentos 2ue respaldan la utili#ación de los recursos los
+,
cuales se encuentran en custodia en las $nidades de Contabilidad 7 '1cnica Bgestión ,00> a abril de ,00=9
3
AMBIENTE DE CONTROL Gab, E3ectuada una e"aluación preliminar del control interno a continuación presentamos los aspectos 2ue incidieron en el ambiente de control4
3"1 I-.&@r#dad , Valor&* .#'o* La $ni"ersidad Autónoma Gabriel Rene -oreno tiene un código de 1tica elaborado con la participación del personal sociali#ado al personal "igente entregado al personal nue"o 7 disponible en la p?gina ED de la uni"ersidad.
3"2 Ad%#-#*.ra'#?- &*.ra.J@#'a La $ni"ersidad Autónoma Gabriel Rene -oreno elaboró en las gestiones ,0+< 7 ,0+ su Programa Operati"o Anual aprobados mediante Resolución -unicipal * +65,0+< de +<5,0+ de ,> de ma7o de ,0+ 7 Resolución -unicipal * 005+ de , de diciembre de ,0+ respecti"amente los mismos 2ue 3ueron elaborados tomando como base el Plan de %esarrollo $ni"ersitario.
3" S#*.&%a or@a-#Ka.#)o La estructura organi#acional de la $ni"ersidad Autónoma Gabriel Rene -oreno se encuentra de3inida o3iciali#ada conocida 7 actuante soportada en el manual de 3unciones
3"3 A*#@-a'#?- d& r&*o-*ab#l#dad&* , -#)&l&* d& a>.or#dad La $ni"ersidad Autónoma Gabriel Rene -oreno cuenta con un 3uncionamiento e3ica# de la delegación de autoridad así tambi1n un ele"ado ni"el de competencia en 2uienes asumen esta delegación así como un alto grado de responsabilidad personal. Adem?s se deben aplicar procesos e3ecti"os de super"isión de la acción 7 los resultados por parte de la dirección superior.
3"5 Co%&.&-'#a d&l &r*o-al La $ni"ersidad Autónoma Gabriel Rene -oreno cuenta con pr?cticas relati"as a Recursos umanos en"ían mensa8es a los empleados en cuanto a ni"eles esperados de integridad comportamiento 1tico 7 competencia. %ic!as pr?cticas se relacionan con las acciones re3eridas a contratación orientación capacitación e"aluación conse8o promoción compensación 7 corrección.
+6
3" A>d#.or#a I-.&r-a La unidad de auditoria interna actúa con total autonomía en la programación e8ecución 7 comunicación de los resultados de sus ob8eti"os de control. Adicionalmente cuando las circunstancias lo 8usti3ica la dirección superior e"alúa la con"eniencia de complementar la labor de las re3eridas unidades con3ormando comit1s responsables de "igilar el desempeo de los procesos de control interno. (us miembros cuenten con la e@periencia dedicación 7 compromisos necesarios para tomar las acciones adecuadas.
3"6 A.%o*&ra d& 'o-#a-Ka La dirección superior es responsable de generar 7 3omentar una atmós3era de mutua con3ian#a para respaldar el 3lu8o de in3ormación entre la gente 7 su desempeo e3ica# !acia el logro de los ob8eti"os de la organi#ación con aplicación de 3ormatos para tal 3in acciones de me8oramiento 7 seguimiento en las acciones. E3ectuada una e"aluación preliminar del control interno a continuación presentamos los aspectos 2ue incidieron en el ambiente de control4
3"1
E&'.#)#dad d& lo* 'o-.rol&* ad%#-#*.ra.#)o* H>& *& al#'aEl Control interno "igente !asta la gestión ,0+ no !a sido implantado en 3orma íntegra de acuerdo con las *ormas D?sicas 2ue reglamentan los (istemas de Administración 7 Control e"idenci?ndose una actitud relati"amente positi"a de los 3uncionarios de la $ni"ersidad Autónoma Gabriel Rene -oreno para la implantación de los (istemas mencionados.
3"2 E*.#lo d& la G&r&-'#a La $ni"ersidad Autónoma Gabriel Rene -oreno elaboró en las gestiones ,0+< 7 ,0+ su Programa Operati"o Anual aprobados mediante Resolución -unicipal * +65,0+< de +<5,0+ de ,> de ma7o de ,0+ 7 Resolución -unicipal * 005+ de , de diciembre de ,0+ respecti"amente los mismos 2ue 3ueron elaborados tomando como base el Plan de %esarrollo $ni"ersitario.
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I%or.a-'#a H>& la G&r&-'#a o.or@a a lo* 'o-.rol&* (i bien la -?@ima Autoridad E8ecuti"a de la $ni"ersidad Autónoma Gabriel Rene -oreno mani3iesta 2ue se generó una actitud positi"a 7 le da la importancia necesaria a la implantación de los controles internos 7 la legalidad de las operacionesK sin embargo se e"idenció 2ue en la Entidad no se implantaron los controles internos necesarios. +<
a9 *o se cuenta con el Reglamento Especí3ico para el mane8o 7 disposición de los bienes 7 ser"icios b9 La Entidad no cuenta con Reglamentación Especí3ica para las contrataciones menores c9 Los procesos de contratación no cumplen de manera íntegra lo pre"isto en las *ormas D?sicas del (istema de Administración de Dienes 7 (er"icios.
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ENFO4UE DE AUDITORIA ESPERADO Er-&r*.o &nicialmente mediante la "eri3icación de la +,0 computadoras 7 los dispositi"os de red Como resultado de dic!o conocimiento se !an identi3icado 3actores de riesgo relacionados con dic!as operaciones sobre cu7a base se !a determinado 2ue nuestro en3o2ue de auditoría ser? de '>%l#%#&-.o , *>*.a-.#)o" Este en3o2ue !a sido diseado considerando la aplicación combinada de procedimientos de auditoría orientados a obtener una adecuada satis3acción sobre los ob8eti"os de auditoría de3inidos. En la presente re"isión se aplicar?n programas de traba8o 2ue inclu7en pruebas de cumplimiento 7 sustanti"as cu7os procedimientos se encuentran detallados en el punto +0 del presente -emorando de Plani3icación de auditoríaK siendo los principales los siguientes4
OPERACION! 0nresos Ob;&.#)o! Establecer la legalidad 7 el registro íntegro de los Recursos. Fa'.or&* d& r#&*@o! a9 ue los depósitos autom?ticos reali#ados por el 'G* no sean registrados en su
integridad 7 2ue no cuenten con la documentación de respaldo respecti"a b9 ue los ingresos propios percibidos por4 el tesoro general de la $.A.G.R.-. se encuentren con la documentación de respaldo respecti"a.
Pro'&d#%#&-.o*! •
(e solicitar? al -inisterio de acienda una con3irmación sobre los recursos desembolsados a 3a"or de la $.A.G.R.-K en base a dic!a in3ormación se reali#ar?n comparaciones tanto con los e@tractos como con los registros contables 7 presupuestarios para "eri3icar la consistencia de la in3ormación BRelacionado con el riesgo descrito en el inciso a99
+
•
•
(e "eri3icar? 2ue los registros por ingresos correspondan a la totalidad de los depósitos e3ectuados por el 'G* según los e@tractos bancarios BRelacionado con el riesgo descrito en el inciso a99 (e "eri3icar? si la documentación 2ue respalda el registro de los ingresos tanto de las trans3erencias reali#adas por el 'G* como de los &ngresos Propios es completa 7 "?lida BRelacionado con los riesgos descritos en los incisos a9 7 b99
OPERACION! Gastos Ob;&.#)o*! a9 Establecer la legalidad de los gastos por ad2uisición de bienes contratación de obras ser"icios generales 7 de consultoría "eri3icando si los mismos !an sido e3ectuados en 3unción a los ob8eti"os de la $.A.G.R.-. b9 Establecer si los gastos est?n aprobados 7 respaldados con la documentación su3iciente 7 pertinente. c9 Establecer si los recursos 3ueron in"ertidos de acuerdo a lo establecido en las disposiciones legales.
Fa'.or&* d& r#&*@o! a9 ue los gastos reali#ados correspondan a conceptos di3erentes de los pre"istos en las %isposiciones legales 2ue los regulan. b9 ue los gastos reali#ados no respondan al Programa Operati"o Anual aprobado. c9 ue los gastos reali#ados no !a7an sido autori#ados ni cuenten con la documentación de respaldo su3iciente.
Pro'&d#%#&-.o*! •
•
(e "eri3icar? si los gastos reali#ados est?n enmarcados en los lineamientos establecidos en las %isposiciones legales 2ue los regulan consecuentemente si responden a los ob8eti"os pre"istos en el Programa Operati"o Anual BRelacionado con los riesgos descritos en los incisos a9 7 b99 (e "eri3icar? si los comprobantes 2ue registran los gastos por sueldos ser"icios b?sicos "i?ticos ca8a c!ica mantenimiento 7 reparaciones contratación de Estudios a %iseo Hinal contratación de obras etc.K cuenten con la documentación sustentatoria su3iciente como ser4 planillas de pago solicitudes con"ocatorias propuestas in3orme de la comisión de cali3icación t1rminos de re3erencia certi3icación presupuestaria planillas de a"ance coti#aciones +>
cuadros comparati"os orden de compra 3ormularios de recepción 7 entrega de materiales contrato 3actura constancia de recepción etc. BRelacionado con los riesgos descritos en los incisos a9 7 c99.
"
CONSIDERACIONES SOBRE SIGNIFICATIVIDAD Considerando la naturale#a de la auditoria 7 las obser"aciones al ambiente de control e@puestas en el punto < así como los riesgos mencionados en el punto del presente -emorando de Plani3icación de Auditoria se !a de3inido utili#ar el m1todo de Q-uestreo para pruebas sustanti"as sin m1todo estadístico de3inido en la Guía * G5A$;0+> Aplicación del muestreo en la auditoría. Para lo cual se utili#ar? los par?metros de3inidos en el Ap1ndice QE de dic!a Guía a saber4 Nieles de confian!a en los controles Grado $
-oderado
6"
E"tensión de la muestra #$ sobre el total de la %oblación monetaria objeto de la auditor&a)
><
>
TRABA7OS REALI8ADOS POR LA UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA O FIRMAS DE AUDITORIA E/TERNA *o se !a contratado la reali#ación de traba8os de auditoria relacionados con nuestro e@amen.
9
APOYO DE ESPECIALISTAS Por la naturale#a de las operaciones reali#adas se determina la necesidad de contar con asesoramiento 8urídico sobre la aplicación de la normati"idad utili#ada en los procesos de contratación.
:
ADMINISTRACION DEL TRABA7O El personal 7 presupuesto de tiempo asignado para cada etapa de la auditoría es el siguiente4 PERSONAL ASIGNADO
-ario -artíne# Nos1 Lópe# Carlos Coca …
CARGO
Gerente de Auditoria (uper"isora a.i. Auditor E"aluador Auditora
To.al&*
10
PLANI FICA CION
,6 +00 0 0 25
E7ECU INFOR CION ME
<0 +0 +00 +, 315
,0 0 0 0 60
TOTAL
6 600 +0 ,0 69
PROGRAMAS DE TRABA7O
+=
Para alcan#ar los ob8eti"os de la auditoría se obtendr? e"idencia competente 7 su3iciente mediante la aplicación de procedimientos 2ue se detallan en programas de traba8o desarrollados a la medida los mismos 2ue son parte del presente -emorando de Plani3icación.
+
