MEMORANDUN DE PLANEACION DE AUDITORIA XYZ SRL LA PAZ - BOLIVIA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Descripción de Servicios Debemos examinar los estados financieros de XYZ Limitada, al 31 de diciembre de 2011 y por el ejercicio terminado a esa fecha, teniendo en cuenta los Principios de Contabilidad de aceptación general. A la conclusión del examen final emitiremos nuestro informe de auditoría con el dictamen respectivo, además emitiremos un informe sobre nuestros hallazgos en los controles internos de la Sociedad al 31 de diciembre de 2011 y un informe sobre el seguimiento a las observaciones y recomendaciones del auditor del año anterior.
Descripción del Cliente y del Negocio XYZ fue constituida en fecha XXX según escritura pública Nº 1995, inicio sus actividades el 1º de febrero de 1986. De acuerdo al Testimonio de Modificación Nº XXX del XX de XX de XX, el capital de la Sociedad al 31 de diciembre de 2007, alcanza a Bs 618.000 equivalente a 618 cuotas de capital, con un valor nomina de Bs 100 cada una, el cúal esta compuesto de la siguiente manera:
Socio
Aporte 339.900 123.600 154.500
xxx xxx xxx
Cuotas 3.39 123 154
% 55 20 25
La Sociedad tiene por objeto a) prestar servicios comerciales en el campo de XXX (Copia de los objetivos según escritura de constitución) La Sociedad cuenta con las regionales de Cochabamba y Santa Cruz, que actuan como agencias, envian sus reportes la regional de La Paz (Oficina Central)
Personal clave: Directorio Ramiro Cruz Ejecutivos: Manuel Chambi Joel Salgueiro Sonia Huanto Yesica Toledo Jacqueline Jorge Roxana Quebedo
Presidente
Gerente General Gerente Comercial Gerente Regional - La Paz Gerente Regional - Santa Cruz Gerente Regional - Cochabamba Contador general
Expectativas Futuras Las metas futuras que espera conseguir la Sociedad son: -
Mejo Mejorrar lo los se servicio icioss Sati Satisf sfac acer er a los los clie client ntes es Conta Contarr con con servic servicio ioss técn técnico icoss de de cal calida idad d Cump Cumpli limi mien ento to con con los los clie client ntes es
Revisión analítica general
Aplicamos nuestros procedimientos de revisión analítica general al 31 de diciembre de 2011 y como resultado de la misma, observamos variaciones significativas las mismas que serán tomadas en cuenta en nuestro enfoque de auditoría. Los comentarios se encuentran en la cédula de trabajo A. (Se describen los incrementos y decrementos de las cuentas de acuerdo a los comentarios realizados por la Gerencia)
Asuntos de Contabilidad y Auditoría (CICLO) 1. La cuenta de disponibilidades incrementó en un 647%, producto del aumento de las ventas realizadas en el mes de diciembre. Verificar arqueos de caja al 31.12.11, verificar procedimientos de depósito tanto en La Paz (oficina central) como en la regionales, validar las conciliaciones bancarias con las regionales, verificar reporte de ventas y de transferencias de fondos de las regionales a la Oficina Central. 2.
Las cuentas por cobrar clientes disminuyen en 16% por la recuperación de su cartera, por lo que procederemos a verificar el cumplimiento de las políticas del sistema de cobranzas, asimismo, validaremos las previsiones de acuerdo a sus respectivas políticas de la Sociedad.
3.
La cuentas por cobrar; incrementó en 94% respectivamente, aspecto que origino ventas de los productos por las promociones que realizo la Sociedad. Se procedió a depurar, castigar y reclasificar las cuentas mencionadas de acuerdo a su naturaleza contable, por lo tanto, se procederá a validar el saldo de las mismas, tomando en cuenta su correcta apropiación contable y antiguedad de saldos. Asimismo, durante una prueba global de las cuentas mencionadas, se realizó un castigo de Bs 700.000 aproximadamente, por lo que se procederá a validar el castigo respectivo. Es importante mencionar que los anteriores auditores externos calificaron el dictamen de la Sociedad al 31 de diciembre de 2006, mencionando que las cuentas que a continuación se describe se encuentran en un proceso de análisis y determinación de cobrabilidad. Clientes morosos por más de 90 días - Clientes Bs 300.000 Otras cuenta por cobrar Bs 41.000 Anticipos varios y Entregas con cargo a rendición Bs 16.000
4.
El rubro de la cuenta Activos fijos representa el 81% del activo total, la Sociedad consolida en la oficina central (La Paz) los activos de Cochabamba y Santa Cruz, durante el ejercicio la cuenta incrementó en Bs 800.000 aproximadamente. Se debe validar la razonabilidad del incremento y la valuación de la cuenta, validar las tasas vigentes para las depreciaciones. Asimismo, debemos validar la cobertura de seguros.
5.
Las Cuentas por pagar proveedores incremetó en 57%, la Sociedad mantiene convenios con proveedores de XXX, Argentina, Chile, Estados Unidos, por lo tanto es importante obtener las respuestas a la circularización enviada para la validación del saldo.
Estructura del entorno de control Dada las caractísticas de la Sociedad, en el estilo de la gestión administrativa y por el conocimiento del cliente, el entorno de control es efectivo para las operaciones que realiza, sin embargo, tenemos los siguientes aspectos que consideramos importantes: •
Las responsabilidades para cada area funcional y cada cargo no están definidas en forma escrita, en un manual de organización y de descripción de funciones.
•
No cuentan con un Manual de Procedimientos que determine las acciones, responsabilidades y documentos que deban acompañar todo proceso administrativo que se genera al interior de la organización.
•
Las políticas contables y de operación se han venido llevando a cabo primordialmente con la experiencia de funcionarios y empleados, sin embargo, estas no cuentan por escrito en instrucciones formales.
•
No existen políticas escritas respecto a autoridad en relación con presupuestos, asimismo, la gerencia no tiene como práctica medir resultados reales con lo presupuestado, a objeto de informar al Directorio de los resultados de operación de la Sociedad.
Estrategia de Auditoría y Evaluaciones de Riesgos Nuestro enfoque de auditoría, estará basado principalmente en la revisión de aplicaciones significativas y rutinarias que se mencionan a continuación: • • •
Cuentas por cobrar Clientes - Disponibilidades - Ingresos - Impuestos (por venta de productos). Inventarios - Costo de ventas - Cuentas por pagar proveedores Activo Fijo - Depreciación acumulada - Depreciaciones de la gestión
También realizaremos pruebas sustantivas de las demás cuentas del balance general y del estado de ganancias y pérdidas en función a la materialidad preliminar, los procedimientos están descritos en el programa de trabajo de auditoría.
Expectativas del cliente Con base en nuestras discusiones con el Gerente General (XXX), desea recibir los estados financieros auditados en borrador hasta el 20 de abril de 2011 y el informe definitivo, incluyendo el informe de control interno hasta el 28 de abril de 2007. Estas fechas están sujetas a la entrega oportuna de los estados financieros de parte del cliente. Fecha Nombre Preparado por: Sandra Calle (Senior) Revisado y aprobado por:
La Paz, abril 5 de 2012
Virginia Moya (Socio)
