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Ciclo Passivo – Guida Operativa Funzionalità base SAP

SAP FUNZIONALITÀ BASE

Maggio 2008

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pag. 1

Ciclo Passivo – Guida Operativa Funzionalità base SAP INDICE 1

INTRODUZIONE ....................................................................................................................................... 3 1.1.1

2

COLLEGAMENTO A SISTEMA ............................................................................................................. 4 2.1.1 2.1.2 2.1.3

3

Primo accesso ................................................................................................................................. 4 Accessi successivi............................................................................................................................ 4 Modifica della password ................................................................................................................. 7

NAVIGAZIONE A SISTEMA ................................................................................................................... 9 3.1 3.2 3.3 3.4

4

Tavola delle sigle e delle abbreviazioni .......................................................................................... 3

MENU AD ALBERO .............................................................................................................................. 10 PERSONALIZZAZIONE DEL MENU DI LAVORO ...................................................................................... 12 VISUALIZZAZIONE TRANSAZIONE ....................................................................................................... 14 ATTIVAZIONE DI PIÙ FINESTRE CONTEMPORANEAMENTE .................................................................... 15

LANCIO DEI REPORT ........................................................................................................................... 17 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.4 4.5 4.5.1 4.6 4.7 4.7.1 4.7.2 4.7.3 4.7.4

USO DEL MATCH CODE ........................................................................................................................ 17 ESEMPIO: ricerca di un conto per società................................................................................... 18 ESEMPIO: ricerca di un conto per descrizione............................................................................ 19 ESEMPIO: ricerca di un conto per codice.................................................................................... 20 Selezione del criterio di ricerca .................................................................................................... 21 SELEZIONE DATI DA ESTRARRE ........................................................................................................... 22 Selezione multipla ......................................................................................................................... 22 Delimitazioni libere....................................................................................................................... 23 FUNZIONI DI ORDINAMENTO E RICERCA NEI REPORT ........................................................................... 24 Funzione di ordinamento all’interno di un report......................................................................... 24 Funzioni di ricerca all’interno di un report .................................................................................. 27 MODIFICA DEL LAYOUT DI UN REPORT................................................................................................ 29 STAMPA DEI REPORT ........................................................................................................................... 31 Gestione degli spool di stampa ..................................................................................................... 34 SCARICO DI DATI IN FILE LOCALE ........................................................................................................ 36 VARIANTI DI SELEZIONE ..................................................................................................................... 38 Creazione di una variante ............................................................................................................. 38 Richiamo di una variante .............................................................................................................. 40 Modifica di una variante ............................................................................................................... 41 Cancellazione di una variante....................................................................................................... 41

5

UTILIZZO DEI REPORT........................................................................................................................ 42

6

BARRA DEI MESSAGGI ........................................................................................................................ 48

7

APPENDICE - A - ELENCO DELLE ICONE ....................................................................................... 49

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1 Introduzione Nelle pagine seguenti è fornita all’Utente una guida alle funzionalità di base del SAP, con l’illustrazione delle tecniche di impiego dei comandi e dei menu che sono comuni alla gran parte delle schermate dell’applicativo. 1.1.1

Tavola delle sigle e delle abbreviazioni

Sigla CdR RdA OdA EM

Descrizione Centro di Responsabilità Richiesta di Acquisto Ordine di Acquisto Entrata Merce

EF CF Co.Ge. WF

Entrata Fattura Controllo Fatture Contabilità Generale WorkFlow

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Note

Comprende sia la ricezione di Beni che l’acquisizione di Servizi

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2 Collegamento a sistema 2.1.1 Primo accesso Per il primo accesso all’applicativo SAP è richiesto di conoscere la password iniziale (normalmente”INIT”) comunicata dagli amministratori di sistema. Il sistema richiederà all’Utente come prima attività obbligatoria la scelta di una password personale da utilizzare per gli accessi successivi 2.1.2 Accessi successivi Per accedere a SAP: 1. "cliccare" sull'icona "SAP LOGON" presente sul Desktop della propria postazione 2. nella mascherina di accesso che appare, essendo selezionato l’ambiente di Produzione, "cliccare" su LOGON

NOTA: il collegamento in sviluppo è possibile solo tramite autorizzazione concessa dall’amministratore di sistema. 3. digitare la propria USERID e la propria PASSWORD e premere INVIO

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Mandante:

il campo è già precompilato e non deve essere modificato

Utente:

digitare la user definita per l’utente

Password:

la password è legata all’utente ed è segreta. La prima volta che ci si collega a sistema deve essere digitata la password che è stata fornita dall’amministratore e, dando un “Enter”, il sistema propone i campi per l’inserimento di una password personale. Da questo momento la password può essere modificata. NOTA: Per modificare la password selezionare il pulsante “Nuova Password”

Lingua:

la lingua proposta dal sistema è l’italiano. Questo campo non deve essere compilato

Si accede alla schermata iniziale, simile a quella mostrata in figura:

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NOTA: è possibile che sia proposta inizialmente una mascherina contenente messaggi di servizio, inseriti dagli amministratori di sistema. Preso nota del messaggio, cliccare sul tasto evidenziato in figura per proseguire.

NOTA: Qualora al posto del menù personalizzato per l’Utente (contrassegnato con Nome e il Cognome come nella figura iniziale) dovesse invece apparire il “menu standard

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Ciclo Passivo – Guida Operativa Funzionalità base SAP SAP” (vedi figura seguente) si consiglia di cliccare per prima cosa sul tasto “Menu utente” (evidenziato in figura)

Menu “standard” (non personalizzato per l’utente)

In ogni caso, saranno utilizzabili in SAP esclusivamente le funzionalità per le quali l’utente è specificamente abilitato. Il tentativo di eseguire un’attività (in SAP: “Transazione”) non autorizzata produrrà un messaggio di errore bloccante simile al seguente (riferito per esempio alla transazione “FB50”):

2.1.3 Modifica della password per modificare la password, dalla schermata di accesso inserire il nome utente e la password e poi premere il pulsante

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comparirà una pop-up con la possibilità di inserire la nuova password.

Premere

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per confermare

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3 Navigazione a sistema Una volta effettuato l’accesso a SAP appare una schermata simile a quella raffigurata

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3.1 Menu ad albero Il menu ad albero contiene le funzionalità attinenti l’operatività utente. Il menu si compone di sottomenu richiamabili cliccando sulla freccia in modo da esploderne il contenuto. La transazione eseguibile si trova sul livello più basso dell’albero ed è rappresentata da un cubo con a fianco il codice della transazione stessa. Per eseguirla selezionare la transazione di interesse con un doppio click.

Ogni funzione selezionabile a menu può essere eseguita più rapidamente digitando sul campo di comando il codice della transazione che la identifica. Il pulsante

indica l’help basta posizionarsi sul campo di cui si desidera l’help e

premere

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Cliccando sul simbolo

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appare l’elenco delle ultime transazioni lanciate:

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3.2 Personalizzazione del menu di lavoro Nella cartella Preferiti del menu ad albero è possibile creare un menu personalizzato con un elenco di transazioni direttamente eseguibili. Può essere utile per evidenziare e separare dal menu standard le funzionalità utilizzate più frequentemente. Per inserire una transazione/attività nella cartella Preferiti occorre: 1. esplodere l’albero fino al livello della transazione (ad es. FB03 – Visualizzare); 2. posizionarsi sulla transazione prescelta e selezionare sul menu a tendina “Preferiti” → “Aggiungere” 3. premere il pulsante

4. la transazione viene inserita nella cartella preferiti come indicato nella figura successiva

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Per rimuovere la transazione inserita nella cartella Preferiti occorre dapprima selezionare la transazione, quindi ciccare sul pulsante

NOTA: Qualunque inserimento/cancellazione di transazioni all’interno della cartella Preferiti, non modifica in nessun modo il menu ad albero standard.

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3.3 Visualizzazione transazione Per verificare quale è la transazione SAP legata ad una videata posizionarsi sulla videata e selezionare “Sistema” → “Stato”. Il sistema illustra la seguente maschera:

Nella sezione “Dati SAP” – “Dati Repository” sul campo “Transazione” viene indicato il codice della transazione in esecuzione. Per verificare se ci si trova in sviluppo o in produzione premere il pulsante in basso alla finestra apparirà la seguente pop-up indicante in corrispondenza della voce Sistema “SSV” se si è in sviluppo o “SOP” se si è in produzione.

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3.4 Attivazione di più finestre contemporaneamente Una volta lanciata una transazione è possibile attivare più finestre di lavoro premendo il pulsante

Apparirà una nuova finestra

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con la possibilità di lanciare altre transazioni e lavorare quindi contemporaneamente con più finestre aperte.

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4 Lancio dei Report Una volta lanciato una transazione nel caso in oggetto, lancio di un report, si attivano queste tre icone: indietro terminare interrompere

4.1 Uso del match code Il match code consente di ricercare il contenuto di un campo nel caso in cui non si ricordi il codice da digitare.

La presenza di un match code di ricerca su un campo è evidenziato dal simbolo: posto a fianco dello stesso. Selezionandolo il sistema propone una prima maschera di filtro del dato.

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4.1.1 ESEMPIO: ricerca di un conto per società È possibile effettuare ricerche solo per società, nel caso indicato inserendo la società nell’apposito campo

e premendo il pulsante

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otteniamo l’elenco dei conti della società inserita.

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fare doppio clic sul conto desiderato che verrà riportato nel campo della maschera. 4.1.2 ESEMPIO: ricerca di un conto per descrizione

È possibile inserire la Società e premere il sistema visualizza i primi 500 conti della società indicata (è possibile aumentare tale valore).

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Ciclo Passivo – Guida Operativa Funzionalità base SAP Se si ricorda l’inizio della descrizione, è possibile indicare le lettere certe comprese fra due asterischi “*” . In questo modo il sistema proporrà la lista di tutti i conti in cui il testo inizia con *FITTI*.

fare doppio clic sul conto desiderato che verrà riportato nel campo della maschera. 4.1.3 ESEMPIO: ricerca di un conto per codice È possibile filtrare anche per codice sempre compreso fra due asterischi come indicato nella schermata successiva

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Premere sempre “INVIO” per eseguire la ricerca

fare doppio clic sul conto desiderato che verrà riportato nel campo della maschera. 4.1.4 Selezione del criterio di ricerca I criteri con i quali filtrare i dati su un match code possono essere vari (il sistema propone più cartelle sovrapposte). Per passare da uno all’altro, cliccare sulle descrizioni delle cartelle visualizzate oppure sulle frecce o selezionare l’icona di visualizzazione.

Se invece si preme il simbolo

appare l’elenco delle cartelle disponibili

NOTA: la stessa logica di ricerca sopra esemplificata (per codice, descrizione, società, etc.) vale anche per altri oggetti inseribili nei report: codice fornitore, cliente etc..

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4.2 Selezione dati da estrarre 4.2.1 Selezione multipla Oltre che inserire i dati da estrarre nei campi “Da…”, “A…” è possibile indicare o escludere contemporaneamente più dati. Questi ultimi possono essere espressi sotto forma di valori singoli o intervalli. Per attivare una selezione multipla selezionare: Il pulsante si trova a fianco dei campi di selezione nelle maschere di lancio delle transazioni.

scheda verde indica che i valori digitati (singolarmente o per intervalli) sono quelli estratti scheda rossa indica che i valori digitati (singolarmente o per intervalli) sono quelli esclusi apparirà la seguente schermata tramite la quale è Se invece si preme il pulsante possibile effettuare selezioni più accurate (<, >, =, ect.)

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Ciclo Passivo – Guida Operativa Funzionalità base SAP 4.2.2 Delimitazioni libere È possible parametrizzare ulteriormente altre opzioni di selezione tramite il pulsante

Facendo doppio clic sulla sezione di sinistra appariranno le delimitazioni libere sulla destra (gli elementi di colore verde indicano che sono già presenti nella sezione di sinistra). (come già visto nel punto 3.2.1) nella sezione “Delimitazioni Premendo il pulsante libere” campo “Tipo di documento” apparirà la maschera successiva

Scegliere report

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e inserire il Tipo Documento che si vuole escludere dal

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4.3 Funzioni di ordinamento e ricerca nei report 4.3.1

Funzione di ordinamento all’interno di un report

È possibile ordinare i dati all’interno di un report in ordine crescente o descrescente. Per esempio è possibile ordinare i dati per data, selezionando la colonna “Data doc.” e premere poi: per ordinare il report per data crescente per ordinare il report per data decrescente

È possibile ordinare lo stesso report rispetto a diverse colonne, nell’esempio per Tipo (“Tp”), per “Data doc”, per “Società”, “Importo” ecc. È possibile anche ottenere dei sub-totali con riferimento ad una determinata selezione, ad esempio selezionando la colonna “Tp” e premendo l’icona è possibile ottenere dei sub totali per tipi documento evidenziati in giallo (nell’esempio indicato)

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Se si seleziona la colonna Importo e poi si preme il pulsante totale generale della colonna indicata,

è possibile ottenere il

come è possibile osservare nella figura seguente

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Le icone

permettono di scorrere le pagine del report

Spostamento sulla prima pagina di un elenco Spostamento sulla pagina precedente dell’elenco Spostamento sulla pagina successiva dell’elenco Spostamento sull’ultima pagina dell’elenco

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Ciclo Passivo – Guida Operativa Funzionalità base SAP 4.3.2

Funzioni di ricerca all’interno di un report

E’ possibile effettuare delle ricerche all’interno di un elenco utilizzando la funzione:

Per esempio è possibile ricercare un determinato importo (nell’esempio 288) all’interno del documento inserendo il valo nel campo “Cercare”

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Dopo aver digitato il dato da cercare controllare: • • •

la posizione di inizio ricerca (solo a partire da questa riga: se non è flaggato la ricerca inizia dal primo record visualizzato) la limitazione alla pagina (solo in questa pagina) numero di digit oltre i quali la ricerca viene interrotta (su report molto lunghi indicare 999)

Confermare la selezione cliccando sull’icona: compare il valore indicato attraverso un pop-up:

. Il sistema elenca tutti i record in cui

Cliccando su una delle righe il sistema ritorna al report iniziale posizionandosi sulla riga selezionata. Nel caso di più dati trovati premendo l’icona seleziona le righe successive trovate.

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il sistema automaticamente

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4.4 Modifica del layout di un report È possibile modificare il layout di un report usando il pulsante

Apparirà la seguente pop-up

Tramite l’uso delle fecce è possibile inserire i campi nascosti selezionando il campo di interesse e premendo la freccia verso sinistra con riferimento a un singolo campo o tutti i campi premendo ovvero togliere le colonne che non sono utili alla nostra analisi selezionando quelli già nascosti e poi la freccia verso destra .per il singolo campo selezionato o tutti i campi con la freccia . Una volta terminata la definizione del layout desiderato, premere il pulsante

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Ciclo Passivo – Guida Operativa Funzionalità base SAP le modifiche vengono automaticamente riportate a video. Se si volesse salvare il layout in modo da essere usato per gli accessi successivi, premere appare la seguente maschera con la possibilità di inserire un nome del layout desiderato nel campo “Definizione “ premere poi il pulsante .

All’accesso successivo, per richiamare un layout precedentemente salvato, bisogna premere il pulsante interesse e premere poi

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comparirà una pop-up con la possibilità di selezionare il layout di .

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4.5 Stampa dei report Ovunque sia prevista, la funzione di stampa è richiamabile dal menu a tendina selezionando Lista → Stampare ovvero tramite l’icona

.

Nel caso di visualizzazione di un documento (transazione FB03) scegliere Documento – Anteprima di stampa per vedere l’anteprima del documento da stampare

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Se si sceglie di stampare il documento cliccando sull’icona maschera

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compare la seguente

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Ciclo Passivo – Guida Operativa Funzionalità base SAP • • • • •

Dispositivo di output: indicare il codice della stampante abilitata a stampare Numero di copie: modificare il default “1” se si vuole ottenere un numero copie superiore. Stampare (tutto): per stampare tutto il documento Stampare da pagina…… A……: per stampare solo alcune pagine dell’output totale. Ora di stampa: è possibile scegliere fra: o Output immediato indica che la stampa viene eseguita immediatamente o Collocare prima solo nel SAP Spooler il sistema memorizza l’oggetto da stampare (assegnando un numero di richiesta di spool evidenziato dal ) messaggio ma non lo stampa sino a quando l'utente non lo richiede.

Premendo il bottone diverse impostazioni

appare la seguente schermata con la possibilità di settare

Cancellazione immediata dopo la stampa: per problemi di memoria e di spazio macchina è consigliabile che questo flag sia sempre attivo. - Se il flag è attivato il sistema cancella automaticamente lo spool dall’area di memorizzazione al termine dell’esecuzione della stampa. - Se il flag non è selezionato lo spool non viene cancellato è può essere oggetto di ristampa a distanza di tempo. Questa opzione è utile nel caso di report che richiedono tempi di esecuzione elevati e per i quali vengono chieste periodiche ristampe. In questo modo il report viene eseguito una sola volta e memorizzato come spool dal sistema.

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Ciclo Passivo – Guida Operativa Funzionalità base SAP 4.5.1

Gestione degli spool di stampa

Se al momento della stampa non è stato inserito il flag “cancellazione dopo output” il sistema memorizza l’output. Quest’ultimo è richiamabile a distanza di tempo in visualizzazione e stampa. Selezionare: “Sistema→Servizi→Controllo Output (transazione SP01),

Compare la seguente maschera

posizionarsi sulla cartella “Richieste spool” inserire il numero di spool e premere

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Il sistema visualizza una videata di selezione per limitare gli output visualizzabili e, a fronte delle scelte effettuate, fornisce l’elenco degli spool con l’indicazione del numero, della data e ora di creazione, dello stato (in attesa, in corso o già stampato) e del nome assegnato alla stampa (vedere titolo precedentemente descritto). Per visualizzare il contenuto della stampa selezionare la riga nella casella a sinistra e Per cancellare

cliccare sull’icona: la proposta di stampa selezionare la riga nella casella a sinistra e “Cancellare cliccare sull’icona:

Per stampare

selezionare la riga nella casella a sinistra e cliccare sull’icona:

Per stampare solo alcune pagine visualizzare lo spool di stampa verificando i numeri di pagina oggetto di interesse, selezionare la stampante posizionata in alto sulla barra degli strumenti e quando ricompare la maschera di stampa indicare i numeri di pagina nelle caselle: “Stampa da pagina”…..”A”…..

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4.6 Scarico di dati in file locale Per scaricare su PC i dati visualizzati in un report selezionare dal menu a tendina: Sistema → Lista → Salvare → File locale

Comparirà la seguente pop-up

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Ciclo Passivo – Guida Operativa Funzionalità base SAP Selezionare il formato di output desiderato, default “Non convert” ”. (In alternativa “Foglio elettronico”: nei passaggi di scarico in Excel, Rich Text Format per formato Word) e selezionare “Enter. Sulla maschera successiva indicare il percorso di scarico (directory) su PC o rete in cui deve essere scaricato il file, nonché il nome file (es. C:\temp\conti.txt).

Premere

per salvare il documento nel percorso stabilito.

In caso di importazione Excel scegliere

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4.7 Varianti di selezione 4.7.1

Creazione di una variante

La funzionalità è legata alle maschere di esecuzione dei report. Nel caso in cui i criteri di estrazione dei dati si ripetano nel tempo è possibile memorizzarli in una variante di selezione. Quando a distanza di tempo i report deve essere rieseguito è sufficiente richiamare la variante e il sistema compila i campi di selezione dati con i dati memorizzati.

Per creare una variante: compilare la maschera di selezione del report e salvare Inserire il nome della variante nel campo “Nome variante” e eventualmente una descrizione nel campo “Signif.” Poi premere .

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Ciclo Passivo – Guida Operativa Funzionalità base SAP 4.7.2 Richiamo di una variante Per richiamare una variante selezionare da menu: Passaggio → Varianti →Visualizzare oppure premere il pulsante

Compare una pop-up contenente l’elenco delle varianti disponibili. Selezionare la variante di interesse con un doppio click sulla riga.

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Ciclo Passivo – Guida Operativa Funzionalità base SAP 4.7.3 Modifica di una variante I parametri di selezione di una variante possono essere modificati. Per eseguire la modifica richiamare la variante così come indicato nel punto 4.7.2, sostituire gli inserimenti e “salvare” Sulla maschera della variante richiamare il nome della variante che si sta modificando tramite match code del campo Nome variante e “Salvare”. Il sistema chiederà se si vuole “Sovrascrivere la variante…..”. Confermare cliccando su SI. 4.7.4

Cancellazione di una variante

Per cancellare una variante selezionare sul menu a tendina Passaggio → Varianti → Cancellare Cercare la variante così come indicato nel punto 4.7.2 e confermare la cancellazione.

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5 Utilizzo dei Report In questo capitolo, la transazione FBL5N (“partitario clienti”) verrà utilizzata come esempio per l’impiego dei repprot. NOTA: la stesse funzionalità di seguito descritte solo fruibili anche per i report più comuni (esempio: “FBL1N”, partitario fornitori) Lanciando la trasnazione, appare la seguente “maschera di selezione inziale”

Dopo avere impostato i criteri di ricerca, premere l’icona

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. Appare il seguente report,

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NOTA: nel campo attribuzione appare, se esistente, il numero di riferimento del contratto a cui è associato il movimento, seguito dal numero di protocollo del documento stesso. Qualora il movimento non sia associato a contatto, appare solo la data (aaaa/mm/gg) del giorno dell’operazione. E’possibile, partendo dal report, navigare fino alla singola riga contabile che ha generato la scrittura, per verificarne tutti gli elementi. Infatti, con un doppio click del mouse in qualsiasi punto della riga che si vuole analizzare, appare il dettaglio del movimento contabile che lo ha generato.

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Premendo sull’icona

è possibile visualizzare i dati di testata del documento

premendo invece l’icona

si arriva a visualizzare la prima nota completa.

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Premendo l’icona relative alla scrittura.

Premendo

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e nuovamente

appare una pop-up con l’indicazione delle imposte

riappare la registrazione contabile

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Con un doppio click del mouse sulle singole righe è poi possibile entrare ad analizzare gli altri movimenti contabili che compongono la scrittura.

Se si preme apparirà una pop-up che evidenzia il centro di costo “CdC”, il “Profit center” e la posizione finanziaria

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Premere l’icona

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per ritornare al report iniziale che mostra il dettaglio delle partite.

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6 Barra dei messaggi La barra dei messaggi in basso nella maschera evidenzia i messaggi di informazione, avvertimento e di errore. Nessun messaggio di informazione:

Messaggio di informazione:

Messaggi di avvertimento:

Nel caso di messaggi di avvertimento il sistema interrompe la transazione per informare l’utente di un’anomalia o di un dato derivato dal sistema in automatico. E’ possibile superare il blocco e passare alla videata successiva selezionando “enter”. Messaggi di errore:

I messaggi di errore sono bloccanti e non è possibile proseguire sino a quando il dato inconsistente non viene corretto. Con un doppio click sul messaggio è possibile passare ad una maschera di descrizione estesa dell’errore.

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7 APPENDICE - A - Elenco delle icone L’uso delle icone, consente di eseguire rapidamente alcune funzioni, altrimenti richiamabili attraverso il menu a tendina. Quando un’icona non è attiva viene visualizzata in grigio. Di segnito è fornito un elenco delle icone più comuni utilizzabili in SAP, con il dettaglio del capitolo in cui è trattato il loro funzionamento. “Enter” (invio) cap. 2 elenco delle ultime transazioni lanciate cap. 3.1 aggiungi a preferiti cap. 3.1 rimuovi da preferiti cap. 3.1 help in linea cap. 3.1 crea una nuova finestra di lavoro cap. 3.4 indietro, terminare e interrompere cap. 4 match code cap. 4.1 Spostamento sulla prima pagina di un elenco cap. 4.2.1 Spostamento sulla pagina precedente dell’elenco cap. 4.2.1 Spostamento sulla pagina successiva dell’elenco cap. 4.2.1 Spostamento sull’ultima pagina dell’elenco cap. 4.2.1 effettuare selezioni più accurate cap. 4.2.1 Per attivare una selezione multipla in modo da considerare o escludere uno o più valori cap 4.2.1 per ordinare il report per data crescente cap. 4.3.1 per ordinare il report per data decrescente cap. 4.3.1 per ottenere dei sub totali cap. 4.3.1 per ottenere totali generali ricerca nel report cap. 4.3.2 ricerca elemento successivo nel report cap. 4.3.2 per modificare il layout cap.4.4 per salvare il layout cap.4.4 per richiamare un layout cap.4.4 Per stampare o schedulare una stampa cap. 4.5

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Per salvare cap. 4.7.1 per richiamare una variante cap. 4.7.2 o F8, eseguire. visualizza i dati di testata del documento cap. 5 imposte relative alla scrittura. cap. 5 visualizza la prima nota completa cap. 5

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