Contenido UNIDAD I ENFOQUE SISTÉMICO Y SU APLICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES ............... 4 2.1 CONCEPTUALIZACION CONCEPTUALIZACION BÁSICA DE SISTEMA................................................................ SISTEMA................................................................ 4 2.1.1 ELEMENTOS DEL SISTEMA ......................................................................................... 4 2.1.2 CLASIFICACION CLASIFICACION GENERAL DE LOS SISTEMAS SISTEMAS .......................................................... 5 2.2 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA ABIERTO Y SUS ELEMENTOS........................... 7 2.4 EL PROCESO ADMINISTRATIVO COMO SISTEMA: SUBSISTEMA DE PLANEACIÓN, DE ORGANIZACIÓN, ORGANIZACIÓN, DE DIRECCIÓN DIRECCIÓN Y CONTROL.............................................................. 9 Subsistema de planeación ................................................................................................... 9
Subsistema Subsistema de organización organización .............................................................................................. 10 Subsistema Subsistema de dirección .................................................................................................... .................................................................................................... 10 Subsistema Subsistema de control........................................................................................................ 10 2.5 SISTEMAS SISTEMAS DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN ADMINIS AD MINISTRATIVO........................................................ TRATIVO........................................................ 11 2.5.1 Definición Definición ...................................................................................................................... 11 2.5.2 Características Características.............................................................................................................. 11 2.5.3 Aplicación en las organizaciones .................................................................................. 11
UNIDAD I ENFOQUE SISTÉMICO Y SU APLICACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES Objetivo: Analizar la importancia de la interrelación de los subsistemas en las organizaciones Para identificar su impacto en el logro de objetivos y metas de las organizaciones, mediante la determinación del proceso de solución de creación de valor de acuerdo a la naturaleza del producto o servicio que la empresa objeto de estudio ofrece.
2.1 CONCEPTUALIZACION CONCEPTUALIZACION BÁSICA DE SISTEMA
³Un sistema es una totalidad percibida cuyos elementos se aglomeran porque se afecta recíprocamente a lo largo del tiempo y operan con un propósito común´ ³Un sistema es un conjunto interactuante o interdependiente de elementos que forman un todo unificado... todo es un sistema... en consecuencia, acciones que afectan a un elemento causan reacciones de los otros´ "Sistema es una totalidad organizada, hecha de elementos solidarios que no pueden ser definidos más que los unos con relación a los otros en función de su lugar en esa totalidad.
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"Sistema es un todo integrado, aunque compuesto de estructuras diversas, interactuantes y especializadas. Cualquier sistema tiene un número de objetivos, y los pesos asignados a cada uno de ellos puede variar ampliamente de un sistema a otro. Un sistema ejecuta una función imposible de realizar por una cualquiera de las partes individuales. La complejidad de la combinación combinación está implícita." (2) "Sistema es una colección organizada de hombres, máquinas y métodos necesaria para cumplir un objetivo específico." (3)
(1)Ferdinand de Saussure (1931) (2)Mario Bunge (1979) (3)Estándar X3.12-1970 (ANSI), Estándar 2382/V, VI (ISO) Vocabulary for Information Processing 3
2.1.1 ELEMENTOS DEL SISTEMA
Son componentes de cada sistema .Los elementos del sistema pueden a su vez ser sistemas, y se denominan subsistemas Entradas: Son los recursos que el sistema debe importar de su medio para poder funcionar.
Ejemplo: Las organizaciones contienen individuos (que son sistemas por su propia cuenta) que pertenecen a grupos (dependencias o procesos),que a su vez pertenecen a otras divisiones o procesos más grandes y sucesivamente. La información que pertenece en el sistema igual a la información que existe más que la que entrada, es decir, hay agregación neta en la entrada. Son los recursos que el sistema debe importar de su medio para poder funcionar. Proceso de conversión : Es el que cambia transforma elementos de entrada y salida.
Existen diferentes procesos o funciones de conversión, siendo algunas principales, en relación con el producto final y otras accesorias o de servicios para que puedan operar esos subsistemas principales. Salidas: Son los resultados del proceso de conversión del sistema o la exportación que el
sistema hace al medio ambiente. Sistémica: Es el arte de ver averiguar y especialmente reconocer conexiones entre las
entidades observadas. Medio: Es el entorno del sistema con el cual este importa y exporta energía. Retroalimentación: es el mecanismo de control que posee el sistema para asegurar el logro de
su meta.
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2.1.2 CLASIFICACION GENERAL DE LOS SISTEMAS
La clasificación de un sistema al igual que el análisis de los aspectos del mismo es un proceso relativo; depende del individuo que lo hace, del objetivo que se persigue y de las circunstancias particulares en las cuales se desarrolla. Los sistemas se clasifican así: SEGÚN SU RELACION CON EL MEDIO AMBIENTE y
Abierto: Sistemas que intercambian materia, energía o información con el ambiente.
Ejemplos: célula, ser humano, ciudad, perro, televisor, familia estación de radio. y
Cerrado: Sistemas que no intercambian materia, energía o información con el ambiente.
Ejemplos: universo, reloj desechable, llanta de carro. SEGÚN SU NATURALEZA y
Concretos: Sistema físico o tangible. Ejemplos: Equipos de sonidos, pájaro, guitarra,
elefante. ¥Abstractos: Sistemas simbólicos o conceptuales. Ejemplo: Sistema sexagesimal, idioma español lógica difusa. SEGÚN SU ORIGEN y
Naturales: Sistemas generados por la naturaleza, tales como los ríos, los bosques las
moléculas de agua. y
Artificiales: Sistemas que son productos de la actividad humana, son concebidos y
construidos por el hombre, tenemos al tren, avión, idioma ingles. SEGÚN SUS RELACIONES y
Simples: Sistemas con pocos elementos y relaciones, como los juegos de billar,
péndulo, f(x)=x+2, palanca. y
Complejos: Sistemas con numerosos elementos y relaciones. Ejemplo: cerebro
universidad, cámara, fotográfica. Esta clasificación es relativa porque depende del número de elementos y relación considerados. En la práctica y con base en límites psicológicos de la percepción y comprensión humanas, un sistema con más o menos siete elementos y relaciones se puede considerar simple.
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SEGÚN SU CAMBIO EN EL TIEMPO y
Estáticos: Sistema que no cambia en el tiempo: piedra, vaso de plástico, montañas.
y
Dinámicos: Sistema que cambia en el tiempo: Universo, átomo, la tierra, hongo. Esta
clasificación es relativa porque depende del periodo de tiempo definido para el análisis del Sistema. SEGÚN EL TIPO DE VARIABLE QUE LO DEFINEN y
Discretos: Sistema definido por variables discretas: lógica, alfabeto.
y
Continuos: Sistema definido por variables continúas: alternador, ríos.
OTRAS CLASIFICACIONES y
J erárquicos:
Sistemas cuyos elementos están relacionados mediante relaciones de
dependencia o subordinación conformando una organización por niveles: gobierno de una ciudad. y
Sistema de control : Sistema jerárquico en el cual unos elementos son controlados por
otro: lámparas. y
Sistema de Control con retroalimentación : Sistema de control en el cual elementos
controlados envían información sobre su estado a los elementos controladores: termostato. y
Determinístico: Sistema con un comportamiento previsible: palanca, polea, programa de
computador. y
Probabilístico: Sistema con un comportamiento no previsible: clima mosca, sistema
económico mundial. También cabe plantear que los sistemas pueden clasificarse como: y
Vivientes y no vivientes: Los sistemas vivientes están dotados de funciones biológicas,
como el nacimiento, la reproducción y la muerte. y
Abstractos y concretos: Un sistema abstracto es aquel en que todos sus elementos son
conceptos. Un sistema concreto es aquel en el aquel por lo menos dos de sus elementos son objetivos o sujetos, o ambos. y
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2.2 LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA ABIERTO Y SUS ELEMENTOS.
Una empresa es un sistema creado por el hombre, la cual mantiene una interacción dinámica con su ambiente sean clientes, proveedores, competidores, entidades sindicales, o muchos otros agentes externos. Influye sobre el ambiente y recibe influencias de esté. Además es un sistema integrado por diversas partes relacionadas entre sí, que trabajan en armonía con el propósito de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización como de sus participantes. La organización debe verse como un todo constituido por muchos subsistemas que están en interacción dinámica entre sí. Se debe analizar el comportamiento de tales subsistemas, en vez de estudiar simplemente los fenómenos organizacionales en función de los comportamientos individuales y procesos continuos. La organización es un sistema abierto; Por lo cual, en esta, entran insumos que favorecen el crecimiento organizacional de una empresa. Si no existiera el sistema abierto en una empresa, esta llegaría a la quiebra porque necesitaría de este recurso tan importante. Es importante que se implementen este tipo de métodos en la diversas formas de organización, ya, que de esta manera la empresa funciona como un sistema. El sistema abierto depende de los recursos que lleguen a la empresa. El capital es una fuente principal para que se implemente el sistema abierto
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2.4 EL PROCESO ADMINISTRATIVO COMO SISTEMA: SUBSISTEMA DE PLANEACIÓN, DE ORGANIZACIÓN, DE DIRECCIÓN Y CONTROL.
El proceso administrativo se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar, muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual de coordinar, sin embargo es la la esencia de la habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al cumplimiento de las metas del grupo. Planeación - ¿Qué es lo que se quiere hacer?
Organización
Dirección
- ¿Cómo se va a
- Verificar que se
hacer?
haga
- ¿Qué se va a hacer?
Control - ¿Cómo se ha hecho
Subsistema de planeación
Es el conjunto de elementos y actividades requeridas para formular e instrumentar el Plan Institucional de la empresa. Consiste en:
Diseño de imágenes futuras Elaboración de diagnósticos Definición de Objetivos y prioridades Establecimiento de políticas generales Formulación de estrategias globales Determinación de tiempos
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Subsistema de organización
Su principal objetivo es facilitar el logro de las meras del sistema administrativo general proporcionando un enfoque racional para el uso de los recursos organizacionales. La estructura de la organización se representa principalmente por un organigrama. Tradicionalmente un organigrama se construye en forma de pirámide, donde los rangos más altos se ubican en la parte superior, mientras que los de más bajo rango, se ubican en la parte inferior. Subsistema de dirección
Es la acción o influencia interpersonal de la administración para lograr que sus subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de esfuerzo. Implica conducir, guiar y supervisar los esfuerzos de los subordinados para ejecutar planes y lograr objetivos de un organismo social. Subsistema de control
Es el análisis que se hace sobre el cumplimiento de los programas y los presupuestos del Plan, a través de procesos de medición, comparación, evaluación y supervisión de las acciones instrumentadas. El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
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2.5 SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO 2.5.1 Definición
Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversos y normalmente incluyen: y
El equipo computacional, (Hardware)
y
El recurso humano que interactúa con el sistema de información.
y
Los datos, o información fuente, que son introducidos al sistema.
y
Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados, (Software)
Sistema de información administrativa (SIA) o (MIS. Management Information System), es un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para proporcionar información rutinaria a administradores y tomadores de decisiones. El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y la compañía en su conjunto. Este método revela la necesidad de una planeación general. Esta forma fragmentada de realizar el sistema tiene algunas desventajas como son: la creación de barreras de la comunicación entre sistemas, ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la organización.
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2.5.2 Características
El sistema de información administrativo solo es útil, cuando existe un clima de aceptación a nivel organizacional y haya un compromiso a nivel de todos los estamentos para llevar a cabo su implementación. SIA es la eficiencia operativa. Mercadotecnia, producción, finanzas y otras áreas funcionales se apoyan en sistemas de información administrativa y se vinculan entre sí por medio de una base de datos común. Los sistemas de información administrativa suelen producir informes estándar generados con base en datos e información procedentes del sistema de procesamiento de transacciones
2.5.3 Aplicación en las organizaciones
Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos de recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos últimos se cuentan: la automatización de nómina y de las funciones administrativas, el pronóstico de ventas, el control de inventarios y la introducción incontrolada de computadoras personales. En los últimos años las empresas han advertido la necesidad de lograr una integración realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema de Información Administrativa. Es por lo tanto evidente que para lograr esta integración es necesario definir las políticas de la empresa sobre la información y preparar planes estratégicos y a corto plazo. En este sentido es necesario identificar tres niveles administrativos en las organizaciones de servicios:
Nivel Directivo: determinación de metas, definición de políticas y objetivos, identificación de programas y actividades. Por ejemplo: políticas con relación a contratación de personal, política con relación a adquisición de equipos y material, población beneficiaria de los servicios que presta la organización. En este nivel se requiere mayor información externa, menor precisión y alto nivel de síntesis.
Nivel Intermedio: adquisición y asignación de recursos, identificación de nuevos servicios, requerimientos de personal, análisis de presupuesto. Por ejemplo: esquema
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de distribución de personal y planeación de presupuesto anual. En este nivel se requiere información más exacta, precisa, actualizada y repetitiva.
Nivel operativo o de control: realización de tareas específicas de manera efectiva y eficiente, aceptación o rechazo de clientes, calidad del servicio que se presta, ejecución presupuestal. Por ejemplo: selección de nuevos clientes, relación de programas de capacitación y entrenamiento. En este nivel se requiere información mucho más detallada, datos específicos, exactos, frecuentes y actualizados para que los administradores evalúen la respuesta inmediata que se necesita para efectuar cambios a corto plazo en operaciones diarias.
Un SIA debe incluir componentes físicos como computadoras, programas de computación, archivo; procedimientos operativos y personal; medidas de procesamiento y documentos que se utilizan para la captación y producción de datos e informes que demuestran el rendimiento de un sistema de información. En relación con los componentes físicos, es necesario tener en cuenta que no siempre se requiere o se cuenta con computadoras y en este caso se puede utilizar una máquina de escribir, escritura manual, archivadores, bibliotecas, estantes, con el mismo propósito. En relación con los procedimientos operativos, se requiere de manuales y folletos de instrucción tales como: instrucciones al usuario, instrucciones para la preparación de entrada e instrucciones operativas para el personal que maneja la información. El personal de operación incluye operadores de computadoras y analistas de sistemas, si el sistema es computarizado; además personal de captación de información y administración del sistema de información. El procesamiento de la información se efectúa de acuerdo a la actividad a que hace referencia. Por ejemplo: Para la prestación de servicios se requiere de un documento que especifique la orden de prestación de servicio, el registro de la ejecución y el informe del mismo. Estos documentos se denominan de transacción.
Para la creación de archivos históricos, se requiere de un archivo principal en el cual se conservan los datos acumulados y actualizados, a fin de reflejar la información actual.
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Para la producción de informes regulares o especiales, se requiere de un diseño previo, que permita dar respuesta rápida a interrogantes y solicitudes de información programada o especial.
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BIBLIOGRAFIA La Quinta Disciplina en la Práctica, Cómo construir una organización inteligente, Ediciones Granica S.A. Barcelona, 1995 página 94) (Organizaciones y Administración, un enfoque de Sistemas, Norma, Bogotá, 19985, páginas 41)
http://www.wikilearning.com/monografia/teoria_de_sistemasla_organizacion_como_sistema_abierto/12557-5 http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministrativo/default2.a sp http://es.scribd.com/doc/3236439/El-Proceso-Administrativo-Direccion-y-Control http://www.mitecnologico.com/Main/ElEnfoqueDeSistemas http://www.slideshare.net/NACI/proceso-administrativo-presentation-636040
www.maestriaenadministracion.uson.mx http://html.rincondelvago.com/sistema-de-informacion-administrativa.html http://www.siiau.udg.mx/html/pronad/doctos/introduccion_siia.pdf http://www.centrogeo.org.mx/curriculum/germanmonroy/pdf/sistema_de_informacion_adminitrat _1989.pdf http://techtastico.com/post/sistema-de-informacion-administrativa-mis/
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