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Contenido Por:
Aurora Maria Bohorquez Quast Solange Leonora Gomez Pinilla
1. OBJETIVO
A través del SDMDU, se busca la oportunidad de intervenir e integrar al equipo asistencial, como “especialistas del medicamento”. Para ello es importante tener en cuenta dos aspectos fundamentales: seleccionar el procedimiento mediante el cual se logre un acercamiento entre el equipo asistencial y el servicio farmacéutico y otro aspecto complementario al anterior, es considerar que se debe tener los conocimientos básicos de farmacoterapia para participar e intervenir adecuadamente.
2. CONCEPTOS
estableciéndose vínculos entre el prestador del servicio, el usuario y los canales de distribución.
Dispensación: Es la entrega de uno o más medicamentos y dispositivos médicos a un paciente y la información sobre su uso adecuado .En el caso de que la dirección técnica del establecimiento farmacéutico o entidad este cargo por personas que que no sean Químico Farmacéutico o Regente de Farmacia ,la información será sobre los siguiente aspectos de acuerdo a la normatividad vigente: condiciones de almacenamiento, forma de reconstitución de medicamentos cuyo uso sea la vía oral ,medición de la dosis y los cuidados que se deben tener en la administración del medicamento.
DEFINICIONES
Distribución: Es el conjunto de actividades que tienen por objeto lograr que el medicamento o dispositivo medico que se encuentra en el establecimiento farmacéutico distribuidor autorizado sea entregado oportunamente al usuario, para lo cual deberá contarse con la disponibilidad del producto, tiempo y espacio en el servicio farmacéutico o el establecimiento farmacéutico,
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3. TIPOS DE DISTRIBUCIÓN
Distribución Externa Se considera la distribución externa la que se realiza al entregar los medicamentos o dispositivos médicos a los usuarios de las Instituciones de salud o de establecimientos farmacéuticos, y cuya distribución puede convertirse en una venta cuando la entrega genera pago(contado o crédito) de pendiendo de las políticas Institucionales. Para llevar a cabo una adecuada venta, es necesario establecer los precios de venta más justos para los diferentes usuarios del servicio, estategias de mercado del servicio y valores agregados que faciliten que la Institución sea más competitiva en precio, cobertura y calidad de los medicamentos y servicios que se ofrecen.
De acuerdo al Decreto 2200 de 2005, a la distribución se le conoce técnicamente como Dispensación se define como la entrega de uno o mas medicamentos y dispositivos médicos a un paciente y la correspondiente información sobre el uso adecuado realizada por el director técnico del servicio. La entrega de medicamentos y dispositivos médicos que se realizan a unidades externas, pueden hacerse con base en los siguientes tipos de reposición: Reposición por formulas: En este caso se hace un consolidado de los medicamentos y dispositivos médicos que fueron suministrados, para efectuar la correspondiente reposición.
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Reposición por pedido: Consiste en la distribución con base en un requerimiento en particular por un determinado servicio.
Alistamiento:
Comprende el reempaque de insumos, para lo cual es necesario tener en cuenta la clase de medicamentos a re empacar, la unidad de manejo, condiciones de almacenamiento requeridas, material de reempaque, identificación de las cajas empacadas.
Transporte y Entrega: Que para el caso se denominara red de distribución. En esta clase de distribución debe garantizarse la conservación de la calidad de los medicamentos y dispositivos médicos trasladados, según las indicaciones técnicas dadas por el fabricante. Es conveniente tener en cuenta para realizar la distribución lo siguiente: Medios de transporte a utilizar Periodicidad Canal de distribución propio o externo. En el proceso de la distribución se debe garantizar que la ruta de distribución se realice con calidad, oportunidad seguridad y costo razonable. En los criterios de calidad del proceso de distribución se debe tener en
cuenta además de contar con red adecuada de transporte, lo siguiente: El tipo de distribución que realiza la Institución Confiabilidad del inventario, y políticas de gestión de inventarios. Análisis de las formas de contratación de la entidad con la cual se realizara la distribución. Evaluar el proceso de entrega de los medicamentos de la transportadora Cobertura de la entidad que entrega los medicamentos Cuantificar el costo de la operación de traslados o despachos Documentos que se requieren para el transporte y entrega de los medicamentos y dispositivos médicos. En el caso en que se realice la distribución a través de una transportadora externa, es recomendable realizar una valoración de este proveedor dado el impacto de este en la calidad de los medicamentos y dispositivos médicos es mayor. Se debe antes de iniciar el proceso, establecer el Kardex de los posibles proveedores que van aprestar posiblemente el servicio de transporte. Para evaluar la calidad en el servicio se deben tener en cuenta dos criterios generales:
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Calidad en el servicio: que comprende el tiempo de entrega, información oportuna (respuestas a solicitudes o quejas, cambios de horarios o documentos, entregas) sostenimiento de ofertas y entrega de documentos (facturas, formatos, recibos). Calidad de la entrega: manejo de los productos (productos dañados, sellos violados, cajas deterioradas).Los resultados del puntaje de cada ítem, deberá ser informado al transportador.
con el fin apoyar el éxito tratamiento farmacoterapeutico.
del
Distribución Interna Es la actividad que se realiza en las diferentes aéreas de hospitalización de la Institución que busca entregar los medicamentos y dispositivos médicos. Las actividades que se realizan en el caso particular con medicamentos, se realizan a través de la Distribución Intrahospitalaria de medicamentos y dispositivos médicos, para lo cual se requiere de la prescripción de un medicamento o dispositivo medico a un paciente de la Institución de salud, por parte del prescriptor legalmente autorizado, la dispensación por parte de regente de farmacia, la administración correcta por parte del personal de enfermería y el registro de los medicamentos administrados o la respectiva devolución sustentada
4. SISTEMAS DE DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MEDICOS. Existen varios sistemas tradicionales de distribución de medicamentos a nivel intrahospitalario y uno que ha sido desarrollado en los últimos años en Colombia (SDMDU). Sistema de distribución por existencias en los servicios ( Stock) Sistema de distribución por prescripción individual transcrita o directa Sistemas combinados o mixtos
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Sistema de distribución de medicamentos (SDMDU) por dosis unitaria
la racionalización del gasto como por el uso adecuado de los medicamentos.
La distribución de medicamentos en la Institución debe ser acordada según el nivel de complejidad y necesidades de los diferentes servicios asistenciales, teniendo en cuenta factores técnicos y administrativos, los de orden logístico y los pertinentes a la calidad del servicio en la atención a los pacientes. Se deben establecer los cronogramas con las fechas y días con horarios de funcionamiento en los sistemas de distribución a emplear .y para lo cual se requiere del consenso del personal médico y de enfermería y del director técnico del servicio farmacéutico.
El sistema de dosis unitaria es considerado actualmente en nuestro país como el más novedoso que está reglamentado a través del Decreto 2200 de 2005 y la Resolución 1403 de 2007 siendo su implementación y funcionamiento de carácter obligatorio en los Servicios Farmacéuticos de las Instituciones de salud de mediana y alta complejidad.
Cada sistema tiene ventajas y desventajas y no puede recomendarse la aplicación de un método único ya que por lo general, en cada Institución debe implementarse más de un método a la vez. Se debe tener en cuenta que la Institución debe seleccionar el método con el cual se encuentre en capacidad de desarrollar de manera correcta, según sus necesidades, políticas y de acuerdo a la normatividad vigente, y teniendo en cuenta que el Sistema de distribución de medicamentos debe procurar tanto
4.1 SISTEMA DE DISTRIBUCION POR EXISTENCIAS EN LOS SERVICIOS (STOCK). En la década de los años 70 se consideraba como el sistema tradicional de distribución de medicamentos, en los que los servicios disponen de un almacén de medicamentos y dispositivos manejado y controlado por el personal de enfermería con el fin de suministrar los medicamentos que requiere el paciente para su atención. Este sistema se basa en la reposición de cantidades fijas a cada servicio de hospitalización y el cual tiene como reserva una cantidad determinada de medicamentos y dispositivos médicos más utilizados, y que periódicamente son repuestos por el servicio farmacéutico o deposito.
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Se requiere establecer un protocolo de manejo de Stock para que funcione de manera correcta en los servicios en los cuales opere. Existen diferentes tipos de stock: Stock de dispositivos médicos, Stock de medicamentos y Stock de carros de paro (reanimación);se pueden manejar en cada uno de los servicios hospitalarios: Urgencias, Cirugía, Hospitalización ,Rayos X ,Laboratorio Clínico, Unidad de Cuidados Intensivos.etc.
Ventajas: Disponibilidad inmediata de los medicamentos y dispositivos médicos para las enfermeras y médicos por lo
cual se disminuyen el numero de fórmulas médicas y pedidos. Mayor prontitud en el inicio de los tratamientos Disminuye el número de devoluciones de medicamentos y dispositivos médicos a la farmacia o almacén. Menor demanda del recurso humano en la farmacia.
Desventajas: Mayor existencia de inventario en stock dentro de la Institución Pérdidas financieras considerables por fugas al no existir un control por parte del personal de farmacia. Aumento de los costos por perdidas debido al deterioro y vencimiento de los medicamentos y dispositivos médicos. Mayor probabilidad de errores en la medicación por falta de revisión por farmacia de las órdenes medicas. El personal de enfermería debe dedicar mayor tiempo a las actividades administrativas y no al cuidado del paciente. Aumento del gasto. Dificulta la actividad de facturación a cargo del paciente (sobre o sub facturación ) Dificulta la integración del Químico Farmacéutico al equipo de salud para una intervención oportuna en la terapia medicamentosa del paciente. Menor control y mayor desgaste administrativo.
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Cada Stock debe estar asignado a un responsable en el servicio de hospitalización y generalmente es la Jefe de Enfermería. a este stock el personal de farmacia debe realizar control y auditorias, así como capacitar a las enfermeras a cerca del buen manejo y conservación de los medicamentos y dispositivos médicos en Stock. Los medicamentos y dispositivos médicos que conforman los diferentes stocks, deben ser definidos previo acuerdo con el personal de enfermería y el servicio farmacéutico incluyendo al personal médico y se debe tener claro el tipo de consumo es decir si es de consumo para la prestación del servicio de atención en salud o es de cargo para ser facturado al paciente. Una vez sea definido el Stock, debe ser aprobado por el Comité de Farmacia y Terapéutica de la Institución y quien deberá entregarlo con compromiso de responsabilidad a la enfermera encargada, y de acuerdo a las normas de la Institución para el manejo de Stock.
4.1.1 Procedimiento para manejo de Stocks en los servicios Es la distribución basada en reposiciones de cantidades fijas a cada servicio asistencial y consiste en
que cada servicio tiene como reserva una cantidad determinada de aquellos medicamentos y dispositivos médicos más utilizados considerados vitales que son repuestos periódicamente por el servicio farmacéutico en la medida en que estos son aplicados a los pacientes. Para que funcione correctamente se deben documentar las normas de manejo de stock en los Servicios y los diferentes controles a ellos por parte de la Institución.
Cada Stock estará bajo la responsabilidad de la Jefe de Enfermería y bajo la supervisión del Director del Servicio Farmacéutico quien deberá realizar los controles respectivos.
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El personal de Enfermería deberá recibir capacitación para el buen manejo y conservación de los medicamentos y dispositivos médicos que conforman los Stock. Existen diferentes tipos de Stock: Stock de medicamentos Stock de dispositivos médicos Stock de carros de Reanimación Estos insumos deben ser definidos según necesidades por cada servicio y aprobados por el Comité de Farmacia y Terapéutica.
4.1.2 Actividades a realizar: Elaborar el listado de medicamentos y dispositivos médicos vitales que usa la entidad, basado en el listado Institucional según necesidades por servicio. El listado de necesidades de los insumos y cantidades requeridas en los servicios deberán ser aprobado por el Comité de Farmacia y Terapéutica. La reposición del Stock deberá realizarse con una frecuencia de cada 24 horas y mediante la fórmula medica de cada paciente. El listado de insumos aprobados por el Comité de Farmacia y Terapéutica debe archivarse en el Servicio Farmacéutico y copia de este documentado deberá ser enviado la Jefe de Enfermería del servicio.
El Director del Servicio Farmacéutico deberá realizar el control y seguimiento mensual al Stock en los servicios. Las actividades de control y seguimiento se realizaran mediante la aplicación del formato correspondiente. El adecuado manejo y almacenamiento de los medicamentos y dispositivos médicos del Stock en el servicio de hospitalización es responsabilidad del Servicio de Enfermería y el Servicio Farmacéutico se abstendrá de recibir los insumos que no hayan sido tramitados de manera oportuna con la antelación de los 4 meses a la fecha de vencimiento. EL Servicio Farmacéutico se abstendrá de recibir los insumos que presenten deterioro. En caso de presentarse faltantes y sobrantes en el manejo del Stock
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será responsable el Servicio de Enfermería ante los entes de control de la Institución. En el caso en que el servicio farmacéutico, no funciona las 24 horas, se puede dotar el Stock de urgencias con el fin de suplir las necesidades de los otros servicios hospitalarios. Sin embargo se sugiere solo manejar un Stock de medicamentos y dispositivos médicos en los servicios de Urgencias y Cirugía mediante la instalación de botiquines o farmacias satélites y disponer carros de paro en los demás servicios de hospitalización
Mediante la orden médica se realiza la reposición de la reserva de los medicamentos y dispositivos médicos de un paciente o transcripciones de las órdenes que pueden hacerse en hojas individuales para cada usuario o en una sola hoja para varios pacientes, estos despachos se harán cada 24 horas.
Es conveniente precisar que los cambios, inclusión y exclusión de los medicamentos y dispositivos médicos en el listado definido en el Stock, se deberán aprobar a través del Comité de Farmacia y Terapéutica. 4.2 SISTEMA DE DISTRIBUCION POR PRESCRIPCION INDIVIDUAL (DIRECTA O TRANSCRITA) Es el sistema de distribución basado en la prescripción o formula médica a cada paciente. La farmacia recibe las órdenes médicas directas, transcripciones de la orden médica y/o solicitudes de pedidos de dispositivos médicos requeridos por el personal de enfermería.
Ventajas La orden médica puede ser revisada por el Químico Farmacéutico existiendo un mayor control de medicamentos y dispositivos médicos.
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Mayor control del inventario. Permite la facturación a cada paciente de los medicamentos administrados. Se disminuyen los errores de medicación, ya que se realiza con una copia de la orden médica. Se disminuyen los valores de medicamentos retenidos en el stock de los servicios.
dispositivos médicos debido al manejo inadecuado de estos en los servicios.
Desventajas Inconvenientes al realizar la transcripción por enfermería y farmacia no puede comprobar la información. El personal de enfermería requiere mayor tiempo laboral a actividades de transcripción. Falta de control en las perdidas de medicamentos por deterioro, fugas, etc. La devolución de los medicamentos no administrados por parte del personal de enfermería no es inmediata ocasionando inventarios altos en el servicio y utilización en otros pacientes. Se evidencia las posibilidades de errores de medicación por falta de revisión de las dosis por parte del servicio de farmacia. Enfermería dedica mayor tiempo a la preparación de dosis de los medicamentos. Aumento de la posibilidad de pérdidas de medicamentos y
Se recomienda realizar copia en papel químico de la orden médica para los medicamentos o solicitudes de dispositivos médicos a través de un formato con la descripción de los productos, en los casos en que no se cuente con la copia de la orden médica, los medicamentos pueden ser solicitados por paciente utilizando el formato con la descripción de los medicamentos y dispositivos médicos ,este sistema conlleva a eliminar los Stock de los servicios de hospitalización y a realizar los pedidos anticipados para 24 horas. Los medicamentos y los dispositivos médicos de cada paciente se mantienen en cajetines individuales en el servicio de enfermería, y las devoluciones de los no utilizados se realizara diariamente al servicio de farmacia una vez es dado de alta el
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paciente de acuerdo a los protocolos establecidos por la Institución. Los horarios de pedidos de los servicios de hospitalización se deberán acordar con el personal de enfermería teniendo en cuenta la hora de evolución a los pacientes por parte del personal médico en los servicios de hospitalización. Para los pacientes que ingresen por la noche se solicitan, los medicamentos y dispositivos médicos desde la farmacia satélite o botiquín de urgencias. Así mismo se deberá establecer en acuerdo con enfermería el horario de las devoluciones por alta, muerte, suspensión del tratamiento, cambios, rechazos del paciente y ausencia del paciente, etc.
4.3 SISTEMA DE DISTRIBUCION POR PRESCRIPCION INDIVIDUAL (DIRECTA O TRANSCRITA) Es el sistema mediante el cual se realiza la distribución de algunos medicamentos mediante la formulación individual y se mantiene en el servicio de hospitalización, un Stock de medicamentos de envases de dosis múltiples, uso común, y dispositivos médicos.
Ventajas Reduce el nivel de Stock. Mayor control farmacoterapeutico mediante la participación del personal del servicio farmacéutico.
Desventajas Se requiere mayor tiempo laboral del personal de enfermería. Probalidades de errores de medicación. No se facilita la facturación por paciente de los medicamentos y dispositivos médicos. Poco control en el almacenamiento de las perdidas, deterioro, robo. Vencimientos, etc. Este sistema contribuye a generar un ambiente de control y de participación del personal de farmacia pero no resuelve ninguna de las desventajas que se relacionan con los sistemas de prescripción individual. Los sistemas de distribución combinado puede llegar a ser válido en algunas Instituciones, en donde mediante una copia de la orden médica se dispensan los
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medicamentos y dispositivos médicos para las 24 horas .Como sistema alterno ,se establecen Stock de medicamentos de uso múltiple, dispositivos médicos ,stock de carros de reanimación (carro de paro),siendo manejo y responsabilidad del personal de enfermería Se deberán realizar actividades de control y seguimiento por parte del Servicio Farmacéutico. Vale anotar que el sistema combinado de Distribución es válido en aquellas Instituciones en las cuales no exista condiciones de implementar el sistema de distribución de medicamentos por dosis unitaria. (SDMDU) Recomendaciones para establecer sistemas de distribución combinado. Definir las existencias (Stock) según los tratamientos más comunes de urgencias y la frecuencia de reposición. El sitio de ubicación del Stock debe garantizar las condiciones de
calidad de los medicamentos (luz, temperatura y humedad) y seguridad. Establecer el horario de reposición de stock en el tiempo en que la farmacia está funcionando. Realizar seguimientos de control a los stocks por parte del personal del servicio farmacéutico. Se recomienda en lo posible disminuir los medicamentos en stock pasándolos al sistema de prescripción individual.
4.4 SISTEMA DE DISTRIBUCION DE MEDICAMENTOS EN DOSIS UNITARIA (SDMDU) Ventajas del sistema de distribución de medicamentos en dosis unitaria: Es el sistema que mejor garantiza que el medicamento prescrito llegue al paciente al que ha sido destinado ya que se basa en la orden médica a cada paciente en forma individual. Utiliza en forma eficiente y racional los recursos humanos involucrados en el proceso de distribución, en especial a la enfermera, a quien le disminuye considerablemente el tiempo de manipulación de medicamentos y de control de niveles de inventarios de los servicios pudiendo así dedicar más tiempo al cuidado de los pacientes.
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Disminuye el costo hospitalario asociado a la medicación al minimizar el tamaño de los inventarios stock de medicamentos en los servicios, disminuye el despilfarro de pérdidas, deterioro, vencimiento y otras fuentes, recupera los medicamentos no aplicados al paciente y disminuye los errores de medicación.
mediante un acto farmacéutico asociado a la distribución de los medicamentos con las consecuentes prestaciones específicas, como son el análisis de la prescripción médica, la información de la correcta utilización y la preparación de las dosis que se deben administrar al paciente.
Permite un mejor control y seguimiento del tratamiento farmacoterapéutico a los pacientes a través del perfil farmacoterapéutico, el cual facilita el efectuar estudios de reacciones adversas e identifica posibles interacciones medicamentosas.
4.4.1.1 Orientación al usuario
Perfecciona el cobro de la medicación administrada al paciente permitiendo una facturación más exacta de sus gastos por los medicamentos que realmente se le han administrado. Presenta mayor facilidad de adaptación a procedimientos computarizados y automatizados.
Este documento describe las disposiciones generales tomadas por un Sistema de Dispensación de Medicamentos en Dosis Unitarias para: Proporcionar de forma coherente productos y servicios que satisfagan los requisitos del usuario y los reglamentos aplicables, Aumentar la satisfacción del usuario a través de la aplicación eficaz del sistema y su mejora continua.
4.4.1 Identificación
del proceso de dispensación de medicamentos en dosis unitaria de la forma farmacéutica sólidos (Capsulas, grageas, tabletas, comprimidos) El proceso de dispensación en dosis unitaria consiste en el desarrollo de una entrega de medicamentos
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4.4.1.2 Procedimientos Prescripción y entrega de órdenes médicas. El médico, tras establecer el diagnóstico correspondiente, elabora la prescripción médica, de forma manual o electrónica. Si es manual se debe utilizar un impreso en original y una copia (papel químico calcable). Enfermería entrega las copias de las órdenes médicas en farmacia y reporta las novedades del servicio (salidas, cambio de cama, ausencia temporal del servicio, fallecimiento, etc.) Se debe llevar en farmacia, un control diario de las órdenes médicas recibidas, preferiblemente en libro foliado. Elaboración del perfil farmacoterapéutico. Este documento contendrá nombre del paciente, No de historia clínica, No de cama, diagnósticos, nombre genérico de los medicamentos prescritos, concentraciones, presentaciones farmacéuticas, esquema de dosificación, cantidad y se diligenciará por el personal de farmacia diariamente acorde con la solicitud de medicamentos al servicio farmacéutico.
Revisión y validación del perfil farmacoterapéutico.
unitaria, introduciendo las observaciones sobre incompatibilidades, toxicidad, intercambios terapéuticos, sustituciones genéricas etc., que consideren oportunas.
Llenado de carros. Se lleva a cabo el alistamiento de los medicamentos con el perfil farmacoterapéutico de cada paciente, lo cual facilita esta actividad. Cada cajetín del carro donde se depositan los medicamentos, debe corresponder a un paciente.
Entrega de la unidosis. Lo realiza el o los farmacéuticos encargados del sistema de dosis
La realiza el auxiliar que preparó el carro, para la entrega al auxiliar de
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enfermería. Debe registrarse que la entrega se realizó a conformidad.
Sistematización de la orden médica. Cuando ésta es en formato papel, el personal técnico del servicio de farmacia realiza la transcripción de la prescripción al sistema informático, para efectos de facturación, kardex u otro proceso del servicio.
Intercambio de bandejas o cajetines.
casetes,
Se realiza en farmacia hospitalaria un intercambio de vacios por llenos y viceversa, incluida la medicación devuelta no administrada, con el registro de las causas de devolución. El registro lo realiza el personal auxiliar y el control, posteriormente, el farmacéutico.
Transporte a las unidades de hospitalización. Personal de enfermería mediante los carros, realiza el trasporte tanto de medicamentos como de dispositivos médicos.
Administración del medicamento al paciente por enfermería. Para la elaboración por dosis unitarias de los medicamentos de uso parenteral (antibióticos, jeringas prellenadas, etc) estas se realizan en
condiciones especiales de trabajo en la central de mezclas bajo cabina de flujo laminar. Se establecerán las actividades tendientes a la correcta administración del medicamento por parte de enfermería.
4.4.1.3 CONTROL DE PROCEDIMIENTOS Los procedimientos deben ser controlados a través de la verificación de la evidencia de actividades desempeñadas durante la realización de los mismos. Este control es realizado mediante auditorías internas y externas acorde con listas de verificación de cada uno de los procedimientos elaborados por la institución en particular y teniendo en cuenta la normatividad vigente.
4.4.1.4 PROTOCOLOS. Lavado de manos. El auxiliar de farmacia previo a la actividad de reempaque, deberá proceder al lavado de manos, para lo cual se dispondrá de lavamanos, jabón líquido quirúrgico y toallas desechables. Para realizar la actividad de reempaque se deberá utilizar guantes quirúrgicos desechables. Reempaque de medicamentos. Representa las actividades realizadas
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para la identificación y alistamiento de formas farmacéuticas (sólidos, líquidos) en los cuales no se ajustan concentraciones de la presentación. Medidas de bioseguridad. Durante el tiempo de reempaque, no debe realizarse otra actividad, que comprometa la contaminación del producto. Manejo y control de desechos. Los empaques desechados deben destruirse, previo al proceso de disposición final. Control de los protocolos. Los protocolos deben ser controlados a través de la verificación de la evidencia de actividades desempeñadas durante la realización de los mismos. Este control es realizado mediante auditorías internas y externas acorde con listas de verificación de cada uno de los protocolos elaborados por la institución en particular y teniendo en cuenta la normatividad vigente.
Control de los registros. Los registros deben ser controlados a través de la verificación de la evidencia de actividades desempeñadas durante la realización de los mismos. Este control es realizado mediante auditorías internas y externas acorde con listas de verificación de cada uno de los registros elaborados por la institución en particular y teniendo en cuenta la normatividad vigente.
4.4.2 REQUISITOS IMPLEMENTACION
PARA
LA
4.4.2.1 GESTION DE RECURSOS RECURSOS HUMANOS
y/o a de
Dispondrá del recurso humano con los conocimientos, destrezas y competencias necesarios para la realización de las actividades propias del o los proceso(s). El director técnico del o los proceso(s) será un Químico Farmacéutico.
de de
El número del personal varía dependiendo del tipo y especialidad
4.4.1.5 REGISTROS Formato para reempaque reenvase de medicamentos desarrollar durante la jornada trabajo. (Ver anexo). Formato de control de factores riesgo inherentes al proceso
elaboración de dosis unitarias (temperatura, humedad, etc.). (Ver anexo). Formato de devoluciones para medicamentos provenientes de unidades de hospitalización. (Ver anexo).
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del hospital, siendo imprescindible contar con profesionales farmacéuticos entrenados en dispensación por dosis unitarias y, debido a que el sistema incluye la interpretación del perfil farmacoterapéutico, es necesario que el (los) farmacéuticos tengan entrenamiento básico en farmacoterapia. La literatura indica recomendaciones sobre la relación farmacéutico/camas, existiendo factores fundamentales que influyen en este cálculo:
La función de interpretación de los perfiles terapéuticos que requiere de la participación directa del químico farmacéutico.
desarrollo de tareas que sólo demandan supervisión y no intervención directa del farmacéutico. Estos dos factores son los determinantes en la relación número de camas con servicio de dispensación por dosis unitaria y profesionales farmacéuticos. En general, el personal de apoyo incluye también Regentes en Farmacia y Auxiliares en servicios Farmacéuticos. El número de este personal dependerá del número de camas o servicios del hospital, a los que les distribuirán los medicamentos utilizando el sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias, el número de profesionales farmacéuticos, la organización de las tareas, el horario de distribución a lo largo del día y sobre todo el tipo de tareas que le serán delegadas dentro del sistema. El personal auxiliar de farmacia y el administrativo también deben ser capacitados en el funcionamiento del sistema, incluyendo las normas y procedimientos que regulan la dispensación en los diferentes servicios de hospitalización.
El nivel educativo y número del personal auxiliar en los que los profesionales pueden delegar el
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4.4.2.2 ESPECÍFICAS REQUERIDA.
COMPETENCIAS Y FORMACION
La dirección de la institución tendrá en cuenta al establecer las competencias por parte del personal a desempeñarse dentro del sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias los siguientes aspectos: Horarios de trabajo: El sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias es un área de operaciones de flujo continuo en el tiempo, por lo cual deberá contemplar las características de horarios a cubrir que permitan la oportunidad del servicio para satisfacción de las necesidades de medicamentos cubiertos por el sistema. Planificación de necesidades de formación: El personal deberá recibir inducción que contempla el recurso humano a nivel de médicos, enfermeras, químicos farmacéuticos, regentes en farmacia y auxiliares de farmacia para la socialización del funcionamiento del sistema dentro de la institución. Compromiso de los actores involucrados en el sistema: El desarrollo del sistema de dispensación una vez implementado estará en manos de los usuarios internos del mismo, por lo tanto exigirá la verificación del cumplimiento de las funciones
asignadas a integrantes.
cada
uno
de
los
4.4.2.3 INFRAESTRUCTURA En el funcionamiento del sistema dispensación de medicamentos dosis untarías deberá tenerse cuenta las características de funcionamiento, reenvase reempaque de medicamentos.
de en en su y
Reenvase de medicamentos Su estructura está compuesta por una central de mezclas intravenosas.
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Reempaque de medicamentos En nuestro país, las presentaciones comerciales de la mayoría de los medicamentos y sus formas farmacéuticas, están diseñadas para las farmacoterapias de pacientes ambulatorios, en envases multidosis que no se adecuan a los sistemas de distribución de medicamentos intrahospitalaria, para los que se requiere que sean empacados en dosis que faciliten la dispensación y distribución de los mismos en las cantidades requeridas. La dispensación de medicamentos es el acto farmacéutico asociado a la entrega y distribución de medicamentos con las consecuentes prestaciones específicas; entre ellas el análisis de la orden médica, la información sobre el medicamento y la preparación de las dosis a administrar. El sistema de distribución de medicamentos en dosis unitaria es un método de dispensación y control de la medicación en los servicios de salud organizados y controlados por farmacia. La adecuación de medicamentos en presentaciones que permitan un mejor manejo, seguridad y dosificación, ofrece la oportunidad para efectuar un adecuado seguimiento a la terapia medicamentosa del paciente. El sistema implica entregar a la unidad de enfermería o sala de hospitalización las “dosis” necesarias para 24 horas de tratamiento, según
las indicaciones médicas a cada paciente. Un programa de Re-empaque de medicamentos para Dosis Diaria contempla los siguientes aspectos: Materiales y equipo Recuso humano Procedimientos para el registro y control. Esta actividad del Servicio Farmacéutico esta orientada a contribuir con el logro de los objetivos del proceso de dispensación y distribución de medicamentos, como son: garantizar la Seguridad, Eficacia y Control. Seguridad: Debe garantizar que el medicamento prescrito llegue al paciente que va destinado, en la dosis, vía y frecuencia correcta, evitando al máximo posibles errores. Eficiencia: El proceso que comienza con la prescripción de los medicamentos, continúa con la distribución y finaliza con la administración de los mismos, es un conjunto de etapas que deben cumplirse para garantizar una excelente atención al paciente. Control: El sistema permite controlar y verificar el proceso, además detectar errores en la prescripción o dispensación antes de la administración al paciente.
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4.4.2.4 Objetivo El objetivo del re-empaque de medicamentos para dosis diaria, es mantener disponible en el lugar apropiado y en forma oportuna para su aplicación al paciente, el o los medicamentos prescritos por el médico tratante en las dosis y formas farmacéuticas por éste señaladas. El sistema de re-empaque de medicamentos para dosis diaria agrega a este objetivo los siguientes puntos: Racionalizar la distribución de medicamentos y la terapéutica farmacológica. Disminuir los errores en la dispensación. Identificación y control de pérdida de los medicamentos. Reduce la manipulación de medicamentos.
4.4.2.5 Definición Dosis unitaria: Es la cantidad física de un medicamento ordenado por el profesional facultado para prescribir, para ser administrado a un paciente, a una hora específica y cuyo envase debe permitir administrar el medicamento directamente al paciente. Empaque en dosis unitaria: Es el empaque que contiene la(s) dosis única(s) que son formuladas con frecuencia (por ejemplo una, dos, o tres tabletas día) y debidamente rotuladas para la identificación del medicamento.
4.4.2.6 Aspectos Generales Características de la bolsa de empaque. Las bolsas de empaque serán plásticas, transparentes, de un tamaño standard y con cierre hermético que permita guardar y sacar fácilmente los medicamentos. Contenido del rotulo: Nombre Comercial: Corresponde al nombre designado al medicamento por el laboratorio fabricante o marca comercial del medicamento. Nombre Genérico: Corresponde al Denominación Común Internacional de los medicamentos. Concentración: Expresada en unidades del sistema métrico decimal. (g = gramos, mg = miligramos, etc.) u otras medidas como Unidades Internacionales (U.I.).
Código Interno del Medicamento: Es el código interno que se le ha dado al medicamento para su
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identificación, cobro y manejo.
información:
Número de Lote: Código numérico o
alfanumérico asignado por el laboratorio fabricante para identificar la producción del medicamento. Fecha de Vencimiento: Corresponde a la fecha de expiración establecida por el laboratorio fabricante, con el cual se garantiza la efectividad del medicamento.
Procedimiento El proceso de re-empaque de medicamentos para dosis diaria, se realizará todos los días por una persona calificada y entrenada del área de Farmacia la cual se encargará de: Elaborar la hoja de control o registro de re-empaque del medicamento. Seleccionar el o los medicamentos y la cantidad de unidades a empacar
Fecha y hora de re-empaque Número de Empaque. Comercial del Nombre medicamento. Nombre Genérico. Número de Lote del medicamento. Fecha de vencimiento dada por el laboratorio fabricante. Cantidad de unidades a empacar. Unidades por empaque. Firma de la persona responsable del Re-Empaque. Firma del Supervisor o Químico Farmacéutico. Supervisión por parte del Químico Farmacéutico del lote Re-Empacado. Ubicación de las unidades empacadas en el estante y fila correspondiente. Dispensación de empacadas al hospitalización.
las unidades servicio de
Elaborar los rótulos o etiqueta Empacar las dosis diarias en las bolsas. Cerrar las bolsas herméticas, con el fin de evitar que el contenido se salga. Identificar el producto con el rótulo respectivo, colocándolo por el revés o parte metálica de la unidad reempacada. Llenar el registro de la producción realizada, este registro o control de empaque contendrá la siguiente
Nota:
Las bolsas después de suministrado el medicamento al
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paciente deben ser devueltas vacías de las unidades de hospitalización a farmacia. Las devoluciones de medicamentos por parte del servicio de hospitalización se deben realizar en la misma bolsa en la cual se dispensaron los medicamentos; esto con el fin de evitar la pérdida del medicamento y garantizar trazabilidad.
Área. Debe ser suficiente para permitir diferenciar la recepción de las prescripciones médicas, la trascripción, la validación, la preparación de la dosis unitaria en los cajetines de cada paciente y la revisión de los mismos. La planificación del espacio necesario se realizará en función del número de pacientes con dispensación en dosis unitarias, teniendo en cuenta, además del espacio necesario para las actividades citadas, el preciso para el aparcamiento de los carros para distribución de medicamentos. El área de dosis unitaria debe estar bien comunicada con las Unidades de Hospitalización. Las unidades de especialización deben contar con el espacio necesario para un pequeño cuarto de medicamentos que cubra urgencias y donde se coloque el carro de dosis unitarias.
Equipamiento Panel o estanterías: Con los cajetines para los medicamentos perfectamente identificados por orden alfabético. Suelen colocarse en forma de “U” o “L”, porque se facilita la dispensación y reposición de cajetines. Carros de dispensación: El número depende del número de unidades hospitalarias con cubrimiento por dosis unitarias, así como de la capacidad de cada carro. En cada cajetín deberá ir con la medicación de un paciente y para un máximo de 24 horas. Los casetes, bandejas o cajetines utilizados en cada carro de dispensación, deben tener un duplicado, que permanece en el Servicio de Farmacia y permite el intercambio vacio-lleno y viceversa en cada reparto. El rótulo del casetón deberá contener: Número de cama y servicio de hospitalización en donde se encuentra. Soporte informático: Facilita todo el proceso de farmacoterapia individualizada. La fase de prescripción asistida por ordenador está actualmente en desarrollo en algunos hospitales. Es fundamental que se imponga para que el proceso mejore en calidad y eficiencia. La fase de dispensación resulta sencilla de informatizar porque existen software desarrollados y validados. Los puestos de trabajo necesarios dependen de la carga de trabajo y del personal disponible. Neveras: Se precisan en número necesario para almacenar los
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medicamentos que deben conservarse refrigerados, una vez reconstituidos y dispuestos para su administración en dosis unitaria. Impresos: Es fundamental realizar un adecuado diseño de los modelos de impreso a utilizar, y probar su utilidad antes de su impresión definitiva. Los impresos básicos en dosis unitaria deben incluir: Nombre genérico del medicamento, concentración, forma farmacéutico, lote, fecha de vencimiento.
4.4.4 SELECCIÓN DE LOS MEDICAMENTOS A SER ENTREGADOS MEDIANTE DISPENSACION POR DOSIS UNITARIAS.
Información El sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias a nivel general cuenta con necesidades de información. Entre las fuentes de información a tener en cuenta se tienen: Documentación emitida por las áreas de hospitalización (historia clínica, comunicaciones internas, solicitudes, actas de reuniones). Información proveniente de comités institucionales. Bibliografía actualizada sobre medicamentos.
4.4.3 IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE DISPENSACION DE MEDICAMENTOS EN DOSIS UNITARIAS Una vez se tenga la infraestructura física y de tecnología necesaria desarrollada dentro de la institución se llevará a cabo el proceso de implementación.
Los medicamentos se seleccionan de acuerdo a las necesidades del servicio según el consumo promedio mensual, previa presentación al comité de farmacia y terapéutica.
4.4.5 FASE DE SOCIALIZACION Capacitaciones. Charlas de información. Talleres. De esta fase se contará con documentación de soporte para gestión documental del sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias.
4.4.6 PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA DE DISPENSACION DE MEDICAMENTOS EN DOSIS UNITARIAS.
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Una vez se ha informado a todo el personal, debe fijarse la fecha de inicio, procurando que no sea lejana con las reuniones informativas, El día de la puesta en marcha, así como los primeros días de la misma, se llevará una verificación continua de los detalles para resolver las dudas que vayan planteándose en la marcha.
Otro método es la obtención de indicadores de seguimiento que sean establecidos al momento de la puesta en marcha del sistema, esta información puede estar compuesta de aspectos operativos, asistenciales, administrativos y/o económicos entre otros.
4.4.8 CORRECCIÓN IRREGULARIDADES REEVALUACION
DE
LAS Y
En el momento en que se cuente con resultados de la evaluación, se organizará una reunión con todos los estamentos implicados en la que se comentarán las irregularidades observadas buscándose la solución más idónea.
4.4.9 AMPLIACION DEL SISTEMA
4.4.7 EVALUACION Una vez implementado el sistema deberá evaluarse, existiendo diversos métodos bajo los cuales se lleva a cabo dicho procedimiento. Uno de ellos es la elaboración de encuestas con la verificación de aspectos de interés a conocer por parte del personal involucrado en el sistema.
Una vez solventados los problemas que pueden surgir de la implementación del nuevo sistema se procederá a su ampliación. En la medida en que pueda el servicio farmacéutico absorber la carga de trabajo. La ampliación debe hacerse de forma progresiva, procurando que no transcurra mucho tiempo desde que se inicia hasta que se completa la implementación, en todos los servicios.
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4.4.10 MEDICION, MEJORA
ANALISIS
Y Medición y seguimiento:
El servicio farmacéutico deberá asegurarse de que se utilicen métodos eficaces y eficientes para identificar áreas para mejorar el desempeño del sistema de gestión de la calidad.
La medición del funcionamiento del sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias se hará mediante la utilización de indicadores de gestión acorde con la siguiente lista propuesta.
CUADRO DE INDICADORES DE GESTION NOMBRE
OBJETIVO
Demanda insatisfecha (debe ser evaluada en la distribución interna hospitalización).
Cuantificar la cantidad de # de medicamento no entregados productos no suministrados en los tiempos # Total de medicamentos solicitados. establecidos.
4.4.11 SATISFACCION USUARIO
FORMULA PARA EL CALCULO
DEL
El servicio farmacéutico al realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del usuario (médicos, enfermeras, pacientes) con respecto al cumplimiento de los requisitos por parte del sistema de dispensación de medicamentos en dosis unitarias. Deben determinarse los métodos para obtener dicha información.
x 100
Encuestas de satisfacción. Buzón de sugerencias. Entrevista personal. Correspondencia interna.
4.4.12 AUDITORIA INTERNA El proceso de auditoría interna actúa como una herramienta independiente aplicable para obtener evidencias objetivas de que se han cumplido los requisitos existentes, dado que la auditoría interna evalúa la eficacia y la eficiencia de la organización.
Entre los métodos a tener en cuenta se sugiere:
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En el desarrollo de la planificación de la auditoría interna deberían considerarse los elementos de entrada provenientes del área a auditarse así como otras partes interesadas.
búsqueda y preparación medicamento, entrega medicamento y orientación paciente.
del del al
5.1 RECEPCIÓN E INTERPRETACIÓN DE LA SOLICITUD
Dentro del servicio farmacéutico son ejemplos de aspectos a considerar en las auditorías internas: Implementación eficaz y eficiente del proceso de dispensación de medicamentos en dosis unitarias dentro de la institución (cubrimiento de servicios, medicamentos, tipos de pacientes etc.) Oportunidades para mejora continua a través de las actividades propias del proceso en aspectos relacionados con medicamentos, recurso humano, equipos o productos. Capacidad del proceso para responder a variaciones (aumento de pacientes, complejidad patologías, creación de nuevas unidades de hospitalización, hábitos de prescripción, etc.).
5. DISPENSACION 5.1 BUENAS PRÁCTICAS DE DISPENSACIÓN A continuación se da a conocer las buenas prácticas de dispensación en sus tres fases: recepción e interpretación de la solicitud,
Al servicio farmacéutico acude el paciente solicitando medicamentos con su prescripción médica. El dispensador debe saber claramente cual producto está siendo solicitado. Debe asegurarse que la orden del medicamento sea legible, descifrable y claramente entendible. Una forma de asegurar que el dispensador ha percibido correctamente el medicamento deseado es la de repetir el nombre del medicamento al paciente o al médico, si es del caso. Los servicios farmacéuticos para garantizar la seguridad y eficacia de la dispensación deben identificar al paciente, al prescriptor y la empresa aseguradora (EPS, ARS, etc) y
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verificar la autenticidad de la receta. Toda receta o fórmula médica debe tener: nombre del paciente, edad, sexo, fecha de la elaboración, nombre genérico del medicamento, forma farmacéutica, concentración (la cual puede omitirse en caso de medicamentos compuestos), dosis, frecuencia y vía de administración, número de dosis por día o la cantidad total del medicamento que se va a dispensar, duración del tratamiento, instrucciones para su uso, firma del médico que prescribe y su número de registro médico.
tener el nombre del medicamento, la concentración, la forma de dosificación y la fecha de vencimiento. Ya que muchos medicamentos tienen nombres que lucen y/o suenan iguales, la identificación cuidadosa de la etiqueta del producto en existencia es crítica como protección contra la entrega del medicamento equivocado.
5.2 BÚSQUEDA Y PREPARACIÓN DEL MEDICAMENTO Una vez que el dispensador sabe lo que ha de entregarse, comienza el proceso de búsqueda. Para evitar entregar por equivocación formas farmacéuticas diferentes (por ejemplo tabletas en lugar de jarabe) es importante guardar o almacenar junto en el estante las formas farmacéuticas parecidas y separarlas físicamente de las otras; con esto se disminuye de manera significativa la probabilidad de entregar inadvertidamente la forma incorrecta de dosificación. El proceso de búsqueda requiere que el dispensador lea cuidadosamente la etiqueta del producto en existencia, la cual debe
El conteo de los medicamentos a dispensar debe ser realizado en forma muy precisa, ya que si entregan menos medicamentos de los que se piden puede dar lugar a fallas en el tratamiento. En el caso de antibióticos, esto es especialmente crítico porque puede producirse una resistencia bacteriana al tratamiento posterior con ello si el tratamiento inicial es terminado en forma prematura debido a la falta de medicamentos. Por el contrario, la entrega de más medicamentos de los
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que se pide, cuando el precio cobrado se basa en la cantidad pedida, puede ser una fuente de pérdida financiera significativa. Así, aunque requiera más tiempo, es en bien de los intereses terapéuticos del paciente y de los intereses financieros del servicio farmacéutico contar todos los medicamentos con cuidado y precisión.
5.3 ENTREGA DEL MEDICAMENTO Y ORIENTACIÓN AL PACIENTE
En el momento en que el dispensador entrega los medicamentos al paciente, debe mostrarle el producto, contarlo nuevamente, indicarle a cual corresponde de la receta y repetirle la prescripción en cuanto a dosificación, horarios y vías de administración. Una característica fundamental del servicio farmacéutico es la de aconsejar y orientar sobre la farmacoterapia a los pacientes ambulatorios. El farmacéutico debe asegurarse que el paciente conozca el nombre del medicamento, la concentración, la categoría o grupo farmacológico, indicaciones terapéuticas, la dosis prescrita, la frecuencia y vía de administración, las precauciones que debe tenerse durante el tratamiento farmacológico (por ejemplo evitar bebidas alcohólicas, aumentar el consumo de
líquidos, no ingerir leche) y las razones para ello, los efectos adversos más comunes, las interacciones, contraindicaciones y cuidados en el almacenamiento de los medicamentos La información que reciben los pacientes sobre la correcta utilización de los medicamentos es de gran importancia, ya que un defecto o una mala comprensión puede conducir al fracaso del tratamiento y como consecuencia a un derroche de los medios que aumentan el costo de atención en salud. La información y la educación sanitaria dirigida a los pacientes deben respetar su autonomía, mejorar su salud e incrementar el resultado del tratamiento médico. Los farmacéuticos deben aconsejar e informar a los pacientes sobre la forma de utilizar los medicamentos con seguridad y eficacia, para maximizar el resultado terapéutico. Cuando sea oportuno, la información oral debe ratificarse de manera escrita. Para esto es útil contar con folletos o boletines sobre uso racional de los medicamentos. El dispensador debe procurar que el paciente o usuario del servicio no tenga ninguna duda sobre:
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