TUGAS AUDIT INTERNAL
KELOMPOK UKP
RENCANA AUDIT INTERNAL PUSKESMAS MEGABOUTIQUE I. Latar Belakang Audit internal diperlukan untuk menilai proses yang dilakukan dalam suatu organisasi. Audit internal merupakan kepentingan internal suatu organisasi, dilakukan oleh auditor internal yang juga merupakan karyawan dalam organisasi tersebut. Untuk mencapai tujuan dan memperoleh manfaat tersebut, maka audit internal perlu dilaksanakan dengan pendekatan proses interaktif antara auditor dan auditee, dilakukan secara sistematis dengan asas manfaat dan objektif serta berpijak pada fakta dan kebenaran. Audit internal melibatkan proses analisis, evaluasi, penilaian dan pengujian yang bermuara pada pengambilan keputusan berdasarkan asas kriteria tertentu secara berulang dan menghasilkan laporan. Berbagai jenis pelayanan tersedia di Puskesmas Megaboutique. Salah satu jenis pelayanan yang terdapat di poliklinik KIA/KB khususnya pelayanan injeksi intramuskuler yaitu injeksi KB tiga (3) bulanan, menunjukkan jumlah kunjungan yang sangat tinggi. Tingginya angka kunjunan menuntut pelayanan yang lebih cepat, namun tetap harus tepat dan aman. Pelayanan yang cepat, tepat dan aman harus berpedoman pada standar operasionol prosedur (SOP) yang telah ditetapkan. Untuk menilai proses pelayanan injeksi intramuskular di poliklinik KIA/KB Puskesmas Megaboutique, maka sangat penting untuk dilakukan audit internal. II. Tujuan Mendapatkan data informasi yang faktual dan signifikan berupa data tentang pelayanan injeksi intramuscular di poliklinik KIA/KB Puskesmas Megaboutique. III. Lingkup Audit Kegiatan audit internal pelayanan injeksi intramuscular KB tiga bulanan termasuk dalam kegiatan audit pada Program KIA/KB di Puskesmas Megaboutique. IV. Objek Audit 1. SOP injeksi IM 2. Petugas KIA/KB 3. Sarana dan prasarana kegaiatan injeksi IM 4. Rekam medis dan register akseptor KB tiga bulanan
V. Jadwal dan Alokasi Waktu Audit dilakukan pada bulan Maret dan September tahun 2016, masing-masing selama 1 hari VI. Metode Audit Metode audit yang dilakukan digunakan adalah telaah dokumen yaitu dokumen SOP injeksi intramuskular, observasi terhadap proses pelaksanaan injeksi yang ilakukann oleh petugas dan wawancara langsung terhadap petugas. VII. Kriteria Audit Kriteria standar yang igunakan dalam audit ini adalah SOP injeksi intramuskular VIII. Instrumen Audit Auditor menggunakan panduan observasi dan wawancara berupa checklist dan daftar pertanyaan
Lampiran 1 : Tahun: 2016 Unit yang diaudit
Poli KIA/KB
Jan
Jadwal Audit Internal Puskesmas Megaboutique
Fe b
Ma r
x
Apr
Me Jun i
Jul
Ag s
No dok:: 01/02/2016 Status revisi: Tgl berlaku:januari 2016 Halaman:1
Spt Ok t
x
No v
De s
Lampiran 2 :
Matrik Rencana audit Poli KIA/KB Puskemas Megaboutique
N o
Unit/sasa ran audit
Auditor
1
Poli KIA/KB Tim audit internal : -Dr. Cik Kokom -Dr. Siti Nurhalisa -Dr. Hatta Rajasa
Kegiatan/ proses yang diaudit Injeksi konrasepsi tiga (3) bulanan
Standar/ kriteria yang digunakan SOP injeksi Intra Muskular
Tangg Tangg al al audit I audit II Maret 2016
Sept. 2016
Lampiran 3 :
N o
Standar/Kriteria audit
Instrumen Audit Internal Puskesmas Megaboutique Daftar pertanyaan
1
Pelayanan KB 3 bulanan memiliki SOP injeksi IM
2
SOP, alat dan bahan injeksi IM KB 3 bulanan tersedia di poliklinik KIA/KB
3
Petugas dapat menyebutkan langkahlangkah SOP injeksi IM dengan benar
Coba jelaskan langkah-langkah SOP injeksi IM
4
4.1. Pelaksanaan injeksi KB 3 bulanan mengikuti langkahlangkah yang ditetapkan dalam SOP
4.1. Auditor melakukan observasi pelaksanaan injeksi KB 3 bualanan (Bila tindakan tidak sesuai SOP, lanjut 4.2)
4.2. auditor menanyakan kepada auditee alasan tidak melaksnakan injeksi IM sesuai SOP
Apakah pelayanan injeksi KB tiga bualanan memiliki SOP injeksi IM? Dilakukan observasi
4.2. Mengapa langkah-langkah injeksi IM dilakukan tidak sesuai SOP?
Fakta
Temuan audit
Rekomendasi
LAPORAN AUDIT INTERNAL PUSKESMAS MEGABOUTIQUE I.
Latar Belakang
Audit internal diperlukan untuk menilai proses yang dilakukan dalam suatu organisasi. Audit internal merupakan kepentingan internal suatu organisasi, dilakukan oleh auditor internal yang juga merupakan karyawan dalam organisasi tersebut. Untuk mencapai tujuan dan memperoleh manfaat tersebut, maka audit internal perlu dilaksanakan dengan pendekatan proses interaktif antara auditor dan auditee, dilakukan secara sistematis dengan asas manfaat dan objektif serta berpijak pada fakta dan kebenaran. Audit internal melibatkan proses analisis, evaluasi, penilaian dan pengujian yang bermuara pada pengambilan keputusan berdasarkan asas kriteria tertentu secara berulang dan menghasilkan laporan. Berbagai jenis pelayanan tersedia di Puskesmas Megaboutique. Salah satu jenis pelayanan yang terdapat di poliklinik KIA/KB khususnya pelayanan injeksi intramuskuler yaitu injeksi KB tiga (3) bulanan, menunjukkan jumlah kunjungan yang sangat tinggi. Tingginya angka kunjunan menuntut pelayanan yang lebih cepat, namun tetap harus tepat dan aman. Pelayanan yang cepat, tepat dan aman harus berpedoman pada standar operasionol prosedur (SOP) yang telah ditetapkan. Untuk menilai proses pelayanan injeksi intramuskular di poliklinik KIA/KB Puskesmas Megaboutique, maka sangat penting untuk dilakukan audit internal. II. Tujuan Mendapatkan data informasi yang faktual dan signifikan berupa data tentang pelayanan injeksi intramuscular di poliklinik KIA/KB Puskesmas Megaboutique. III. Lingkup Audit Kegiatan audit internal pelayanan injeksi intramuscular KB tiga bulanan termasuk dalam kegiatan audit pada Program KIA/KB di Puskesmas Megaboutique. IV. Objek Audit 1. SOP injeksi IM 2. Petugas KIA/KB 3. Sarana dan prasarana kegaiatan injeksi IM 4. Rekam medis dan register akseptor KB tiga bulanan
V. Standar/Kriteria Audit Standar/kriteria yang digunakan dalam audit ini adalah SOP injeksi intramuskular VI. Auditor Audit dilakukan oleh tim audit yang terdiri dari dr. Cik Kokom, dr. Siti Nurhalisa dan dr. Hatta Rajasa. • Proses Audit Auditor menanyakan kepada auditee apakah di poliklinik KIA/KB tersedia SOP injeksi IM, selanjutnya ilakukan pengamatan langsung terhadap ketersediaan SOP termasuk kesediaan alat dan bahan injeksi IM KB 3 bulanan di poliklinik KIA/KB. Kemudian auditor meminta penjelasan kepada auditee tentang langkah-langkah injeksi IM dengan menyebautkan langkah-langkah tersebut dngan benar. Auditor juga meminta auditee untuk melakukan peragaan pelaksanaan injeksi KB 3 bulanan mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan dalam SOP.. Apabila ada ketidaksesuaian langkah-langkah injeksi IM antara peragaan oleh auditee dengan SOP, maka auditor menanyakan kepada auditee alasan tidak memperagakan pelaksnaan injeksi IM sesuai SOP VIII. Hasil dan Analisis Pelaksanaan audit menghasilkan teman berupa ketidaksesuaian langkah-langkah injeksi IM yang diperagakan oleh auditee dengan langkah-langkah yang terdapat dalam SOP. Analisis menunjukkan bahwa temuan tersbut disebabkan olh karena auditee mengalami kegugupan saat memperagakan njeksi IM sehingga melupakan langkah no.3 dan langkah no.10 dalam SOP yaitu tidak melakukan KIE dan aspirasi spuit saat sebelum injeksi IM. •Rekomendasi dan Batas Waktu Penyelesaian Rekomendasi yang dapat diberikan adalah memberi masukan kepada petugas bahwa dalam memberikan pelayanan maka petugas harus selalu tenang sehingga mengurangi kemungkinan lupa akan langkah-langkah prosedur tindakan dalam SOP. Hal tersbut dapat dilkukan dengan semakin sering untuk mempraktekkan tindakan injeksi IM. Karena temuan tersubut merupakan sutu hal yang bersifat fatal dan urgensi maka wakt penyelesaiannya dilakukan dengan segera.
Lampiran 1 : Tahun: 2016 Unit yang diaudit
Poli KIA/KB
Jadwal Audit Internal 1 No dok:: 01/02/2016 Status revisi: Puskesmas Megaboutique
Tgl berlaku:januari 2016 Halaman:1
Jan
Fe b
Ma r
x
Apr
Me Jun i
Jul
Ag s
Spt Ok t
No v
De s
Lampiran 2 :
Matrik Pelaksanaan Audit Poli KIA/KB Puskemas Megaboutique
N o
Unit/sasa ran audit
Auditor
1
Poli KIA/KB Dr. Cik Kokom
Kegiatan/ proses yang diaudit
Standar/ Tanggal Tanggal kriteria audit I audit II yang digunakan
Injeksi konrasepsi 3 bulanan
SOP ijjeksi Intra Muskular
1 Maret 2016
Lampiran 3 :
N o
Standar/Kriteria audit
1
Pelayanan KB 3 bulanan memiliki SOP injeksi IM
2
SOP, alat dan bahan injeksi IM KB 3 bulanan tersedia di poliklinik KIA/KB
3
Petugas dapat menyebutkan langkahlangkah SOP injeksi IM dengan benar
4
4.1. Pelaksanaan injeksi KB 3 bulanan mengikuti langkahlangkah yang ditetapkan dalam SOP
4.2. auditor menanyakan kepada auditee alasan tidak melakukan injeksi IM sesuai SOP
Form isian Instrumen Hasil Audit Internal Puskesmas Megaboutique Daftar pertanyaan Apakah pelayanan injeksi KB tiga bualanan memiliki SOP injeksi IM?
Fakta
Temuan audit
Rekomendasi
Ya (ada)
Ya (ada)
-
Tersedia SOP, Alat dan Bahan injeksi IM KB 3 bulanan di poliklinik KIA/KB
Tersedia SOP, Alat dan Bahan injeksi IM KB 3 bulanan di poliklinik KIA/KB
-
Coba jelaskan langkah-langkah SOP injeksi IM
Petugas dapat menyebutkan langkah-langkah SOP injeksi IM dengan benar
Petugas dapat menyebutkan langkah-langkah SOP injeksi IM dengan benar
-
4.1. Auditor melakukan observasi terhadap terhadap petugas saat melakukan injeksi KB 3 bualanan (Bila peragaan tidak sesuai SOP, lanjut 4.2)
Dalam pelaksanaan injeksi KB 3 bulanan petugas tidak melakukan KIE dan aspirasi sebelum injeksi
Petugas tidak melakukan langkah no. 3 (melakukan KIE) dan langkah no.10 (aspirasi spuit) dalam SOP injeksi IM saat melakukan injeksi KB 3 bulanan
Melakukan KIE dan aspirasi jarum suntik sebelum injeksi sesuai SOP
Dilakukan observasi
4.2. Mengapa langkah-langkah injeksi IM dilakukan
Saat melakukan injeksi IM petugas gugup dan lupa
Petugas melupakan langkah no 3 dan 10
Dalam melakukan pelayanan petugas harus tetap tenang
Lampiran 4 :
Form Ringkasan Temuan Audit No dok:: 01/02/2016 dan Status revisi: Rencana Tindak Lanjut Tgl berlaku: Halaman:
Unit Yang Diperiksa: Poli KIA?KB Tanggal pemeriksaan: 1 Maret 2016
No
Uraian Ketidak sesuaian
Bukti bukti objektif
Ketdk sesuaian thd standar/in str
Standar / Kriteria yang digunakan
Analisis
Tindakan perbaikan
Tindakan pencegahan
Waktu penyeles aian
1
Petugas tidak melakukan KIE dan aspirasi saat injeksi
Bukti rekaman dlm observasi menunjukka n bahwa petugas tidak melakukan KIE dan aspirasi sebelum injeksi
Tidak dilakukan langkah ke-3 dan ke-10 dalam SOP injeksi IM
SOP injeksi IM
Ketidakses uaian antara pelaksaan dengan standar akibat gugup dan lupa
Langsung mempraktek akn ulang langkahlangkah injeksi IM sesuai SOP
Sering mensimulasik an pelaksaaan injeksi sesuai SOP
Segera
Disiapkan oleh Auditor oleh Auditee ttd
Disetujui
Diskusi • Harus dibuat checklist, berdasarkan standar • Perbaikan ada 3 jenis--> segera, ditunda (mingguan/bisa di lakukan o/ pusk), ditunda (bulan/diluar kendali/dibutuhkan anggaran)-->tindak lanjut rekomendasi(advokasi) • setelah selesai audit-->dikumpulkan--> di rekap audit(liat dibuku pedoman pendampingan) • setiap audit--> berdasarkan buku pedoman pendampingan (lamp 3, hal. 77)
DISKUSI • U/ mengaudit tidak boleh sendiri. min ber 2(auditor) • Tidak ada jangka waktu dalam pembuatan rekap dan laporan, disesuaikan dengan situasi dan kondisi • Implementasi audit internal di Dps (ut ISO) dilakukan audit silang ("SIDAK") -->lebih mencerminkan keadaan sebenarnya