Universidad de Lima Escuela Universitaria de Ingeniería Facultad de Ingeniería Industrial
Trabajo de investigación: Sistemas de Información de la empresa Alicorp S.A.A.
Arista Concha, Diego Alonso
20070081
Fonseca Sandoval, Cecilia
20070412
Silva Delgado, Paola Elizabeth
20071029
Timarchi Ynoñán, José Francisco Salvador
20071068
Lima - Perú Julio de 2011
ÍNDICE 1. Introducción 2. Preliminares a.
Descripción de la Empresa elegida
b.
Misión y Visión
c.
Objetivos Empresariales Empresariales
3. Situación Actual de la Organización a. Estructura Actual b. Funciones de la Empresa c. Análisis de la situación actual actual de los SI/TI.
4. Inventario y Clasificación de las TICs actuales empleadas empleadas en en la organización a. Hardware b. Software c. Bases de Datos d. Telecomunicaciones
5. Análisis del Proceso a Mejorar a. Modelamiento de Procesos: i. IDEF0 actual ii. IDEF0 mejorado b. Modelamiento de Datos: i. Modelo E-R actual ii. Modelo E-R propuesto. c. Identificación y justificación de las TICs requeridas requeridas para la implantación implantación de la mejora propuesta.
2
6. Gestión de las TICs TICs en la Organización Organización a.
ERP
b.
SCM
c.
CRM
d.
BPM
e.
KM
f.
BI
g.
e-Business
h.
GIS
i.
Otros
7. Otros Aspectos Aspectos de los Sistemas Sistemas de Información a.
Seguridad de los SI
b.
Auditoria de los SI
c.
Aspectos éticos y sociales de los SI
8. Conclusiones y Recomendaciones 9. Bibliografía
3
1. Introducción Los sistemas de información son imprescindibles dentro de una empresa, ya que se encargan de apoyar las actividades de una empresa. En este trabajo de investigación analizaremos a fondo cuales son los elementos involucrados en los procesos de la empresa Alicorp, y como interactúan estos entre si para apoyar las actividades de la empresa, permitiéndole ser una de las empresas lideres de nuestro país en la actualidad.
2. Preliminares a) Descripción de la Empresa elegida Alicorp es una empresa dedicada a la elaboración de productos industriales, de consumo masivo y nutrición animal. En todos sus procesos de producción, Alicorp cumple con estándares internacionales de calidad y competitividad. En los últimos años, la empresa ha elevado sus niveles de producción consolidando su liderazgo en diversas categorías. En todas las plantas se llevan a cabo mejoras en el ordenamiento, señalización e identificación de áreas, equipos y herramientas; asimismo se adoptan métodos y sistemas laborales internacionales como son: Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) y TPM (Mantenimiento Producto Total). El liderazgo de Alicorp, alcanzado en el Perú y en los mercados de Argentina, Colombia, Ecuador y Centroamérica, se sustenta en la adopción de los principios de sostenibilidad en todas nuestras actividades y relaciones con los agentes de interés. El accionar socialmente responsable de Alicorp está siendo recompensado con la confianza de nuestros consumidores, inversionistas y colaboradores. Hemos logrado satisfacer sus expectativas con productos de alta calidad, con buenas prácticas de gobierno corporativo, un estricto cuidado del entorno medioambiental y una adecuada gestión del clima laboral.
4
b) Misión y Visión La Misión de Alicorp comprende el motivo de ser de la empresa, definido de la siguiente manera: “Somos una empresa dedicada a la producción y comercialización de
alimentos y derivados, integrada por personas con espíritu de empresa, comprometidas en fijar nuevos estándares de excelencia en la satisfacción de Ios clientes”
Para el 2015 la visión de Alicorp es la siguiente: “Sorprendemos
a
nuestros
mercados
con
innovación.
Transformamos
categorías en experiencias extraordinarias. Nuestro objetivo es estar dentro de las 250 empresas más grandes de Latinoamérica.”
c) Objetivos Empresariales Mediante una política integrada de los sistemas de gestión, Alicorp busca cumplir los siguientes objetivos:
Exceder las expectativas de nuestros clientes y consumidores ofreciéndoles productos saludables y servicios en constante innovación, con la aplicación de exigentes estándares de calidad.
Prevenir la contaminación ambiental, asegurar el uso adecuado de recursos, promover el comportamiento seguro para evitar que las personas sufran lesiones o daños a su salud en nuestras instalaciones y a eliminar los daños materiales en general.
Cumplir con los requisitos legales aplicables y voluntarios que la Empresa asuma y proteger nuestras actividades contra su posible uso por organizaciones ilícitas.
Desarrollar a nuestro personal.
Ser socialmente responsable con nuestro entorno.
5
3. Situación Actual de la Organización a) Estructura Actual Alicorp está compuesta por los negocios de consumo masivo, productos industriales y nutrición animal, así como por diversas áreas de línea y soporte corporativo. Actualmente trabaja bajo una estructura de organización matricial, la cual se presenta a continuación.
Fuente: Memoria Anual 2009 Alicorp S.A.A Así también, la empresa cuenta con la siguiente organización de vicepresidencias:
6
Fuente: Alicorp en línea http://www.alicorp.com.pe/espanol/nosotros.html
El área de Sistemas pertenece a la Vicepresidencia de Finanzas, Administración y Sistemas y está conformada por 115 personas las cuales se distribuyen según el siguiente organigrama:
7
Fuente: ALICORP S.A.A
8
b) Funciones de la Empresa Analizaremos las funciones de Alicorp según cada área que conforma la empresa, siendo ésta la que se muestra a continuación:
Área
Función
RRHH y relac.
Velar por el bienestar de los trabajadores, seleccionar personal,
institucionales
administrar la capacitación y mantener relación con entes externos.
Producción
Responsable de lograr niveles óptimos de productividad en términos de eficiencia, efectividad, calidad y costos.
Desarrollo
Desarrollo de nuevos productos y de la mejora de existentes y costos
Tecnológico
de manufactura a través del desarrollo y optimización de procesos.
Calidad
Mantenimiento
Responsable de administrar los Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y Seguridad Alimentaria de la compañía. Responsable por la confiabilidad de los equipos de producción, con técnicas de mantenimiento preventivo y predictivo de equipos. Responsable de los montajes de las plantas nuevas, de la
Automatización modificación de los sistemas existentes de la parte eléctrica y de automatización. Proyectos de
Ejecución de los proyectos de inversión, del desarrollo de ingeniería
Ingeniería
básica y coordinación para ingeniería de detalle.
Seguridad
Propósito de controlar las pérdidas reales y potenciales relacionadas con lesiones, enfermedades ocupacionales y daños materiales.
Planeamiento
Responsable de planificar la producción, compra y distribución de los
Industrial
productos que la empresa comercializa.
Materias
Responsable de abastecer a las plantas con materia prima de
Primas
calidad, a costos competitivos y de manera oportuna.
Compras
Realizar adquisiciones respondiendo en el menor tiempo y buscando
Locales
calidad y obtener la mayor rentabilidad en dichas operaciones.
Almacenes de
Responsable de gestionar con los proveedores el abastecimiento de
Insumos
insumos, envases y repuestos a las plantas de producción. 9
Demanda Distribución
Pronosticar la demanda del mercado, de distribuir los planes de venta y de proveer de información e indicadores de ventas. Responsable del diseño y gestión del modelo de distribución física de productos a clientes a nivel nacional.
Servicio al
Incorporar valor agregado a los procesos que aseguren la excelencia
Cliente
en la satisfacción de los clientes internos y externos.
Ventas
Marketing
Responsable de optimizar la gestión de ventas en cada región ejecutando eficientemente las estrategias planteadas. Responsable de detectar las oportunidades de negocios y desarrollar productos que satisfagan las necesidades de los consumidores.
Comercio
Responsable de manejar la logística de todas las importaciones y
Exterior
exportaciones de la empresa. Proponer e impulsar el uso de la tecnología en los procesos,
Sistemas
identificando soluciones beneficiosas, evaluando requerimientos tecnológicos y de información de las áreas usuarias. Brindar información financiera y de gestión, en forma oportuna y
Contabilidad
confiable, a los clientes internos y externos para la toma de decisiones. Responsable de la elaboración del presupuesto base de la empresa,
Presupuestos
y de la consolidación y control del presupuesto de gastos e inversiones.
10
c) Análisis de la situación actual de los SI/TI. Las principales actividades que mantiene ALICORP en su proceso productivo son de vital importancia estudiar para explicar los principales procesos y para ello hemos tomado el modelo de la cadena de valor aplicándolo a la empresa.
Fig. – CADENA DE VALOR Actividades Primarias Logística Interna Operaciones Logística Externa Marketing y Ventas Servicios
Actividades de Soporte Abastecimiento Desarrollo tecnológico Recursos Humanos Infraestructura de la empresa Los principales procesos de producción de Alicorp se dan en el rubro de consumo masivo, específicamente en los negocios de Aceites domésticos, Fideos, Margarinas Domésticas. Los procesos de Desarrollo Tecnológico también forman parte de la política de actualización de Alicorp S.A.A implementando las plantas de fabricación de los diferentes productos que tiene en todos sus negocios.
11
Hemos realizado un análisis y la manera de cómo se relacionan las mejoras, correcciones y nuevas ideas o rumbos en la estrategia de la organización con las mejoras informáticas y los nuevos sistemas que se implementan. Cabe resaltar que las soluciones implementadas son la mayoría basadas en software específico pero podemos apreciar que en muchas otras se usan recursos que en una primera estancia son gratis, como mensajería, chat, videoconferencias. El uso e integración de herramientas basadas en un sistema virtual de acceso por los trabajadores de la empresa, genera un ambiente de mejora, eficiencia, motivación, comunicación y desarrollo constante por el uso de las herramientas que cada vez se van ampliando de acuerdo a las necesidades del cliente externo en primer lugar y luego sobre el cliente o departamento más importante dentro de la empresa.
Sistemas En enero del 2008 se implantó el Sistema SAP para Pro-Oriente. Ese mismo año se desarrolló el proyecto “Anaconda”, que consistió en la entrega de la producción de “Mimaskot”
directamente
al
Centro
de
Distribución
Central
utilizando
faja
transportadora. En mayo, se instaló el nuevo sistema comercial de distribuidoras en distribuidora exclusiva medina y la solución móvil en Molinera Inca. En junio, se implementó el módulo de Integración de Manufactura (Manufacturing Execution System-MES) en Refinería Copsa (integrando la información de la planta al SAP) y el Sistema Comercial en Distribuidoras de Helados en Ecuador. En agosto, se implementó el Sistema de Gestión de Almacenes (Mega) en Ransa para productos de Alicorp y los informes de gestión de Molinca. En setiembre, se implementó el módulo QM en Planta de helados Lamborgini y el Sistema de Información para Distribuidoras de Ecuador (alianza con el Grupo Alarcón) y se trabajó en el proyecto “Trazabilidad”
en negocio de nutrición animal (gestión de stocks por lotes). En octubre, se implementó el SAP en negocio de nutrición animal en Alicorp Honduras y el Sistema ROM Multiempresas. En noviembre, se fusionaron todas las operaciones de Alicorp Ecuador (ex Eskimo y Agassycorp) y a la implementación de QM en Planta Eskimo de Ecuador y de los Informes de ventas en Ecuador. En diciembre, se sistematizó la fusión de Propersa con Alicorp Colombia, los nuevos libros y registros contables requeridos por SUN AT, la “Trazabilidad” en planta Calixto Romero (gestión de stocks por lotes) y se implementó el Sistema de Planes Comerciales para el área de Ventas.
12
Ventas El proyecto “MIND”, implementado en el total de las Distribuidoras Exclusivas (DEX) a
nivel nacional, tuvo como objetivo implantar un software que ofrezca alta seguridad, integración con SAP, ejecución en línea y reducción de costos de equipos, todo lo cual nos permite incorporar las mejores prácticas de Alicorp y optimizar la gestión de las distribuidoras. Se alcanzó un récord histórico de distribución de “Manty” a nivel nacional (60%) y se consolidó su liderazgo en el mercado. En la categoría de galletas, se superó por primera vez la plataforma de las 2,000 toneladas por mes con récords históricos en la distribución promedio de Lima de las marcas core: “Casino” (62%), “Soda V” (52%), “Chomp” (52%), “Tentación” (54%) y “Glacitas” (37%). Se consolidó en las distribuidoras de Lima la plataforma de distribución a restaurantes “Ventas a la Carta”, que incrementó en 120% el número de clientes atendidos y en 42% la venta en
toneladas en este giro de negocio. Expandimos a provincias la fuerza de ventas especializada en panaderías (vía DEX), aumentando el número de panaderías atendidas en 24% y la venta en toneladas en 41% en este giro de negocio. Mediante el plan de “Reclutamiento y Sistema de Incentivos a Heladeros”, se logró reclutar 1,800
heladeros durante la campaña 2007-2008, número que excedió en 50% al de la campaña 2006-2007. Se rediseñó el programa de exhibición y visibilidad minoristas “MaxiVentas”, incrementando la facturación en 14% con respecto a 2007 en bodegas y
puestos de mercado participantes.
Calidad Se renovó la certificación ISO 9001 para nuestras Plantas Copsa, Galletera, Fideerías, Sidsur y Calixto Romero. Se certificó en ISO 9001 a las Plantas de Breña y Rímac, e integramos al Sistema de Calidad de Distribución en el de Supply Chain. Se renovó la certificación ISO 14001 para las Plantas Copsa, Sidsur, Calixto Romero y Fideerías, iniciando objetivos ambientales destinados a la reducción del consumo de energía eléctrica. Se renovó la certificación de la autoridad sanitaria para los planes HACCP en las plantas productoras de alimentos. Se inició el proyecto de migración de la documentación del SMAD (Sistema Mecanizado de Administración de Documentos) al KM (Knowledge Management) del SAP. Se implementó mejoras en el sistema de calidad de la planta de Eskimo, en Ecuador, con el uso del módulo de calidad en SAP, especificaciones visuales para todos los productos y asignación de mayores recursos para la gestión.
13
Desarrollo Organizacional La visión de la empresa al 2015 es: “Sorprendemos a los mercados con nuestro
crecimiento agresivo e innovación. Transformamos categorías comunes en experiencias extraordinarias. Nuestro objetivo es estar entre las 250 empresas más grandes de Latinoamérica”. Para lograr esta visión, toda la organización debe interiorizar y llevar a la práctica cada uno de los pilares que la conforman: “innova, crea, crece”. Con este objetivo, se realizaron diversas actividades dirigidas a nuestro
personal: talleres y dinámicas en todas las áreas a cargo de los propios gerentes, entrega de merchandising y exposición visual del logotipo de la visión y de las frases motivadoras. Se renovó el boletín interno electrónico “Flash Alinotas” con dos nuevas secciones: una dedicada a la nueva visión de Alicorp y la otra, llamada Alicorp Tinforma, que difunde notas de interés general y tips para el personal. Se incorporaron entrevistas y testimoniales de diferentes colaboradores de nuestra empresa logrando incrementar el promedio de notas en un 48%. Se amplió el alcance del programa “SMART” a las gerencias y mandos medios de la organización. “SMART” es nuestro
programa de excelencia gerencial, diseñado para desarrollar el potencial de nuestros gerentes. Actualmente el 82% de los participantes se encuentra en los niveles de Excelencia y Avanzado. Con respecto a las competencias asociadas al modelo, lograron el nivel de excelencia, 86% en Compromiso con Alicorp, 76% en Compromiso con los Resultados, 64% en Compromiso con el Cliente, 63% en Desarrollo del Recurso Humano, 52% en Capacidad de Influencia y 48% en Liderazgo. También se reforzó el proceso de desarrollo de nuestra plana gerencial con la implementación del “Módulo de Inteligencia Emocional”: los gerentes asistieron a talleres donde recibieron
feedback de sus propios jefes, pares y colaboradores sobre sus fortalezas y áreas de oportunidad relacionadas a las competencias emocionales. Se realizó un estudio de clima organizacional con la empresa Hay Group, para evaluar la satisfacción del personal de la nuestra compañía. Se obtuvo un porcentaje de favorabilidad del 77%, resultado que ubica 11 puntos porcentuales por encima del promedio de las empresas top de Latinoamérica (con favorabilidad promedio de 66%). Los resultados obtenidos en cada una de las dimensiones fueron los siguientes: efectividad de empresa, 80%; efectividad individual, 76%; trato con el empleado, 71%; y compromiso general, 85%.
14
Recursos Humanos Se lanzamos el “Programa de Desarrollo de Liderazgo (PDL)”, dirigido a jefes,
supervisores, líderes de línea y/o afines que trabajan en las plantas. El objetivo de este programa es fortalecer las habilidades fundamentales de interacción para que impacten en el liderazgo intermedio y en el clima de las plantas de Alicorp. Dos nuevas promociones de jóvenes ejecutivos se unieron al Programa de Desarrollo “Skills”, el
cual a la fecha cuenta con más de 120 participantes. Este programa, con instructores nacionales e internacionales de primer nivel, tiene como objetivo principal potenciar habilidades que permitan a los ejecutivos acelerar su crecimiento profesional. En alianza con la Universidad del Pacífico, se desarrolló el Programa de “Especialización en Gestión Comercial (EGC)”, dirigido a la Fuerza de Ventas. Durante
2008, se obtuvieron excelentes resultados desarrollando en los participantes la habilidad para tomar decisiones que consideran aspectos estratégicos de la gestión de ventas. Actualmente, el programa beneficia a más de 50 trabajadores a nivel nacional. La metodología utilizada refuerza conocimientos teóricos y habilidades clave que se plasman en un trabajo aplicativo en el cliente. Se desarrolló la automatización del programa “Conversando con la Gerencia”. El nuevo sistema permitirá a los gerentes
entrevistadores auto gestionar sus entrevistas y contar con información sobre los temas de mayor interés en su equipo de trabajo.
Operaciones Se lanzó el programa “Beneficios de Salud”, que cuenta con convenios para que el trabajador y sus familiares directos puedan gozar de porcentajes de descuento en farmacias y clínicas mediante la sola presentación de su fotocheck. Se creó el “Portal
de Políticas y Procedimiento s de Recursos Humanos”, que pone a disposición de los trabajadores
una
herramienta
de
consulta
para
estandarizar
patrones
de
comportamiento en el trabajo y criterios para la toma de decisiones relacionadas con el personal. En el mes de marzo se culminó la implementación del módulo de nómina de Ecuador, diseñado sobre la base de la legislación laboral de dicho país. Este desarrollo permitió integrar su sistema de Recursos Humanos a la plataforma SAP y optimizar los recursos utilizados para las labores de nómina. Se capacitan a los principales usuarios de servicios de tercerización de la empresa en el manejo responsable de esta modalidad de contratación, en línea con las nuevas disposiciones laborales sobre la materia. 15
En coordinación con el área de Distribución, realizamos un operativo de fiscalización a nivel nacional para garantizar que los transportistas cumplan con sus obligaciones laborales con el personal estibador que les brinda servicio, y creamos los mecanismos de control para asegurarnos del cumplimiento permanente de dichas obligaciones. La implantación de la solución SAP R/3 fue un rotundo éxito. Se implementó en todos los procesos de negocios, en todas las sedes de la empresa, lo que significó que todos los procedimientos y sistemas se cambiaron de un día para otro. Con SAP se cuenta ahora con información integral acerca de la empresa, en tiempo real y de forma accesible, que redundará en una efectiva política de ventas, disminución de días de cobranza, optimización de la negociación con los proveedores para mejorar los precios, mejora en la administración de la rotación de inventarios, entre otros aspectos claves del negocio. La funcionalidad de Warehouse Management, y con aplicaciones para el manejo de código de barras y de radio frecuencias es de mucha ayuda para esto, la empresa Teklogix, partner de SAP, que cuenta con un software certificado por SAP para el manejo de los almacenes de productos terminados ha sido de soporte. Las soluciones implementadas que se han aplicado han dado como resultado por su efectividad y flexibilidad en el tiempo y por la integración de información de la organización en su totalidad, en una excelente herramienta para hacer frente a las exigencias del nuevo milenio.
4. Inventario y Clasificación de las TICs actuales empleadas en la organización a. Hardware Se refiere a todas las partes físicas y tangibles de una computadora: sus componentes eléctricos, electrónicos, electromecánicos y mecánicos, sus cables, gabinetes o cajas, periféricos de todo tipo y cualquier otro elemento físico involucrado.
PC´S: Los trabajadores de la empresa utilizan en su mayoría la siguiente computadora la cual cuenta con la señalada descripción: Descripción: Sistema operativo instalado Windows® 7 Professional original 32 bit 16
Windows Vista® Business original 32 bit Windows® XP Professional (disponible a través de derechos de actualización a versión anterior desde Windows® 7 Professional original) Windows® 7 Home Basic original 32 bit Windows Vista® Home Basic original 32 bit Familia de procesador Intel® Celeron® Dual Core Intel® Pentium® Dual Core Intel® Core™2 Duo Intel® Core™2 Quad
Chipset Intel® Q43 Express Memoria máxima Ampliación posible a 16 GB Disco Capacidad de 250 Gigas.
Computadoras portátiles: Estas son otorgadas a los Directores, Gerentes y Jefes de área. Actualmente la licitación ha sido ganada por HP con las famosas Notebooks.
Descripción: Sistema operativo instalado Windows Vista® Business original 32 bit Windows Vista® Home Basic original Windows Vista® Business original con actualización a Windows XP Professional e instalación personalizada FreeDOS (puede variar según el país) Familia de procesador Intel®Core™2Duo
Intel® Celeron® Dual-Core Peso del producto A partir de 2,4 kg Memoria máxima Ampliación posible a 8 GB Disco 160GB – 320GB Tamaño 17
14,1" Tarjeta gráfica Mobile Intel® Graphics Media Accelerator 4500MHD
Impresoras: Una impresora es un periférico de salida. La empresa cuenta con dos tipos de impresoras. Cada área cuenta con una impresora Serie HP LaserJet 9050 para imprimir en blanco y negro. Asimismo cada área cuenta con 3 impresoras HP Color LaserJet serie CP3520 para imprimir a color -
Serie HP LaserJet 9050 ( una por área)
-
HP Color LaserJet serie CP3520 ( 2 o 3 por área)
Memorias USB: Una memoria USB es un dispositivo de almacenamiento que utiliza memoria flash para guardar la información requerida y no necesita baterías.En ALICORP las memorias USB son utilizadas por todos los integrantes para transportar datos e información de sus casas al lugar de trabajo y viceversa.
Scanner: Un scanner es un dispositivo de entrada en el ordenador. En la empresa ALICORP se utiliza para pasar imágenes de folletos, revistas a la computadora y poder incluirlo en presentaciones o almacenarlos para su uso posterior. - HP Laserjet MP4345
Servidores: Servidor Blade: son una versión compacta de sistemas montados en rack. El Blade incluye una CPU, memoria y dispositivos para almacenar datos. Diseñados para aprovechar el espacio, reducir el consumo y simplificar su explotación.
o
Blade IBM HS
o
Blade HP BL460c
Servidores Rackeables: el servidor es una unidad completa en si mismo. Esto significa que contiene la CPU, memoria, fuente de alimentación, ventiladores y disipadores. Estos servidores son atornillados en el rack, y cada uno es conectado a la red corporativa usando un cable separado.
18
o
Servidor rack HP ProLiant DL385
Equipos de Comunicaciones: Sirven para mantener comunicación a la central con las diferentes tiendas y los centros de información, asimismo permiten el acceso a Internet.
b. Software Para el presente trabajo se ha catalogado el software utilizando la clasificación aprendida en clase, con lo cual se forman cuatro grupos: programas de aplicación de propósito general, programas de aplicación de propósito específico, programas de administración de sistemas y programas de desarrollo de sistemas. Dado que Alicorp no emplea software del último tipo, se explicará a detalle las otras tres categorías, y los programas que caen en ellas. i) Aplicaciones de Propósito General
La empresa utiliza lo siguiente: Microsoft Office 2007 Herramientas incluidas entre otras: o
Microsoft Word: procesador de texto
o
Microsoft Excel: hoja de calculo
o
Microsoft Power Point: programa de presentaciones
o
Microsoft Access: programa de bases de datos
o
Microsoft Outlook: agenda y cliente de correo electronico
o
Microsoft Front page: editor de paginas web visual
o
Microsoft Photo manager: editor grafico
o
Microsoft Publisher: editor para crear tarjetas, pancartas etc.
o
Microsoft Project: gestion de proyectos
Comunicator Office: Permite que los miembros del equipo puedan enviar y recibir mensajes electrónicos de manera instantánea, y de este modo comunicarse y colaborar en tiempo real. Vendría a ser groupware.
19
ii) Aplicaciones de Propósito Específico
Antivirus: Su es detectar y eliminar virus informáticos. La empresa cuenta con el antivirus Kaspersky Anti-Virus 2010, el cual realiza una combinación de protección reactiva y preventiva, protegiendo a la empresa de virus y troyanos de manera eficaz. iQSoft HD (Help Desk) Programa utilizado para la asistencia en ocurrencia tanto en aplicaciones informáticas y ocurrencias en general. IQSoft RRHH: Programa utilizado para el pago de planillas y como administrador de personal (ingresos y salidas de personal). File Servers: Administrador de archivos compartidos. SAP: En el 2010 la empresa ha implementado la nueva Estructura Organizacional en SAP, programa con el cual se podrá consolidar información de diferentes áreas y manejarlas en un solo programa. Software contable: La empresa cuenta con un software contable llamado CONCAR, el cual está destinado a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad. El Software contable registra y procesa las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc. Para ello solo hay que ingresar la información requerida, como las pólizas contables, ingresos y egresos, y hacer que el programa realice los cálculos necesarios. Software de Tesorería: Permite un control sobre los pagos y flujos de efectivo, asimismo es el software con el que se controlan los arqueos de caja y se verifican las ventas de la cadena contra lo que reporta la empresa de trasporte de dinero. Software comercial: Software de desarrollo propio creado especialmente a la medida de la empresa, a través de este se controla todo el surtido de la cadena, se manejan los precios, inventarios, promociones, niveles de servicio de proveedores, facturación, etc.
20
iii) Aplicaciones de Administración de Sistemas
En Alicorp se utiliza el sistema operativo Windows XP, el cual cuenta con secuencias más rápidas de inicio e hibernación que sus versiones anteriores. Algunos atributos de este sistema operativo son:
Capacidad del sistema operativo de desconectar un dispositivo externo, de instalar nuevas aplicaciones y controladores sin necesidad de reiniciar.
Nueva interfaz de uso más fácil.
Uso de varias cuentas, lo que permite que un usuario guarde el estado actual y aplicaciones abiertos en su escritorio y permita que otro usuario abra una sesión sin perder esa información.
ClearType, diseñado para mejorar legibilidad del texto encendido en pantallas de cristal líquido (LCD) y monitores similares.
Escritorio Remoto, que permite a los usuarios abrir una sesión con una computadora que funciona con Windows XP a través de una red o Internet, teniendo acceso a sus usos, archivos, impresoras, y dispositivos;
Soporte para la mayoría de módems ADSL y conexiones wireless, así como el establecimiento de una red FireWire.
c. Bases de Datos Para administrar sus bases de datos, Alicorp hace uso de los Sistemas de Gestión de Base de Datos (Database Management Systems o DBMS), los cuales constan de software muy específico, que sirve de interfaz entre la base de datos, el usuario y las aplicaciones que la utilizan. Alicorp gestiona sus bases de datos mediante tres herramientas:
Cubo: Interfaz para obtener reportes entre el lenguaje de consulta estructurado (o SQL, siglas de Structured Query Language) y el usuario.
Oracle: Sistema de gestión de base de datos relacional (o RDBMS por el acrónimo en inglés de Relational Data Base Management System ), desarrollado por Oracle Corporation.
IBC: Utilizado para el intercambio de datos con proveedores. 21
d. Telecomunicaciones Alicorp hace uso de una red según la tipología de estrella, en la cual las computadoras se conectan a un dispositivo central conocido como concentrador o hub, el cual es un dispositivo que permite centralizar el cableado de una red y poder ampliarla. Dicho dispositivo recibe una señal y repite esta señal emitiéndola por sus diferentes puertos. El hub usado en Alicorp es de la marca Bay Networks y su capacidad es de 10baseT.
5. Análisis del Proceso a Mejorar Al evaluar distintos procesos de la empresa, elegimos el proceso de gestión de pedidos para un análisis detallado y propuesta de mejora. Alicorp estima que aproximadamente 20% de las quejas de los clientes se deben a entregas retrasadas. A continuación explicamos los pasos que actualmente conforman la gestión de procesamiento de un pedido grande de un supermercado. a. Modelamiento de Procesos i) IDEF0 actual Alicorp realiza el procesamiento de pedidos en tres grandes etapas: preparar el pedido, armar el pedido y finalmente cargarlo en un camión. La primera etapa consiste en la preparación del pedido, donde se realiza la solicitud de productos mediante el ingreso de una orden de venta. Para que la orden puede ser aceptada, el analista de ventas que recibe la información. Esta llega mediante una llamada, un fax, un correo o usando el sistema B2B, servicio online de clientes que ha sido diseñado para que los clientes puedan hacer sus pedidos, ver la situación de los mismos y consultar su cuenta corriente. El analista evalúa la información teniendo en cuenta la base de datos de los clientes, la Sunat y el plazo de entrega de 4 días. Luego viene el armado de pedidos. Comienza con la recepción del pedido aprobado por el analista del almacén el cual ingresa el pedido al sistema donde se realiza un 22
envío de la información del pedido al Sistema de gestión de almacenes (MEGA). El sistema verifica si hay stock disponible, la prioridad de los pedidos de acuerdo al tipo de cliente (A, B, C, D, E) y la fecha de vencimiento de los productos del almacén. El sistema genera, teniendo en cuenta estos limitantes, un reporte de armado de pedido que indica a un operario dentro del almacén la ubicación exacta para armar el pedido propiamente dicho. El operario, usando un aparato de radio frecuencia, que incluye un lector de barras, terminal de comunicación de datos y un teclado manual, recibe la información de la ubicación de los productos y los recoge. A medida que los va recogiendo, el sistema automáticamente lo resta del stock. Los operarios se movilizan a través del almacén usando montacargas eléctricos y considerando siempre las normas que han sido certificadas en el almacén, tales como OSHAS, la ISO 9001 y BPM. El operario va colocando los pedidos en un canal de distribución determinado por el software MEGA, que ha sido diseñado especialmente para que los camiones puedan recoger la carga con facilidad. Una vez terminada la recolección del pedido, un supervisor comprueba que el reporte del mismo concuerde con los productos que los operarios han sacado del almacén. El último paso consiste en cargar el pedido al camión designado por el analista de transportes, para llevar la mercadería a su destino. Los estibadores se encargan de colocar el pedido dentro de la unidad de transporte asignada por dicho analista, quien programa la unidad en el sistema ERP, SAP, previa consulta de la base de datos de camiones y selecciona de acuerdo a capacidad y disponibilidad del vehículo. El vehiculo parte con un conjunto de guías manuales a su destino final.
23
24
ii) IDEF0 mejorado Para el modelamiento del IDEF0 mejorado, se plantea la posibilidad de mejorar el procesamiento de los pedidos mediante la implementación de comercio electrónico a través de internet, con el cual se espera un incremento sustancial de la eficiencia en el proceso. Como se demuestra en el presente IDEF0, con la implementación de comercio electrónico se reduce a cuatro el número de pasos del procesamiento de pedidos y se elimina gran parte del papeleo.
25
La primera etapa consiste en la elección del cliente, donde, por medio de un catálogo electrónico, el cliente realiza el pedido y la computadora envía directamente el pedido a la máquina del vendedor. Luego se pasa a la etapa de comprobación, donde la computadora del vendedor verifica el crédito del cliente y los bienes que quiere que estén disponibles. La tercera etapa consiste en la notificación, donde los departamentos de almacén y embarque son avisados para preparar mercancías para la entrega. La etapa final es la facturación, donde el departamento de contabilidad factura al cliente electrónicamente.
26
27
b. Modelamiento de Datos i. Modelo E-R actual
28
ii. Modelo E-R propuesto.
29
c. Identificación y justificación de las TICs requeridas para la implantación de la mejora propuesta. Para la implementación de un sistema de comercio electrónico se requieren más servidores blade (el ya mencionado Blade IBM HS se perfila como una buena opción). El número de ellos se tendría que determinar en trabajo conjunto entre las áreas de marketing y sistemas para poder pronosticar el tráfico electrónico (y con ello, los requerimientos técnicos) en este nuevo rubro de ventas. En lo que respecta a software, se necesitaría usar software de procesamiento de transacciones y de información gerencial (TPS y MIS), diseñados especialmente para Alicorp. La compra de paquetes no es una opción adecuada porque se trata de una empresa grande en expansión. Cloud computing tampoco es recomendable ya que la información es muy sensible como para que sea manejada por terceros. Se tendría que acoplar todo esto a la base de datos manejada por Oracle y a la red de topología de estrella que se usa actualmente.
6. Gestión de las TICs en la Organización a. ERP (Enterprise Resource Planning) Es un sistema interfuncional dirigido por un paquete integrado de módulos de software que da soporte a los procesos internos básicos de la compañía. Estos procesos están asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de bienes o servicios. En ALICORP la decisión de implantarlo fue en febrero del 2010, al notar que la información en las distintas áreas no se encontraba integrada, muchas veces un área desconocía las operaciones de otra cuando ésta información era fundamental. Es así como decide implementarlo y contactar a una empresa integradora de software: IBM El sistema ERP permitirá optimizar los procesos empresariales, tener acceso a toda la información de forma precisa, confiable y oportuna, compartir información a nivel de áreas y eliminar operaciones y datos innecesarios. Y así otorgar apoyo a los clientes y permitir la toma oportuna de decisiones junto a una disminución de los costos totales de operación. 30
b. SCM (Supply Chain Management) Es un sistema interfuncional e interempresarial que utiliza tecnología de información, que se enfoca en optimizar la planeación y las operaciones de la cadena de suministro de la empresa. La empresa ALICORP utiliza su software comercial como un sistema de SCM ya que le permite tener mejores pronósticos de ventas, reducir inventarios de materias primas y / productos en proceso, reducir costos logísticos, cumplir con las fechas ofrecidas a sus clientes y ser más eficientes.
c. CRM (Customer Relationship Management) Es una aplicación que apoya las estrategias del negocio orientadas a dar una mejor atención y servicio al cliente. El tipo de software utilizado para apoyar la relación con el cliente es ORACLE, herramienta cliente/servidor para la gestión de base de datos. Este software es un producto vendido a nivel mundial aunque debido a su elevado precio se ve generalmente sólo en empresas grandes y multinacionales.
d. KM (Knowledge Management) Concepto que trata de transferir el conocimiento y experiencia existente entre los miembros de la organización, de modo que pueda ser utilizado como un recurso disponible para otros. En ALICORP se utiliza el software QUAKER CHEMICAL el cual permite almacenar el aprendizaje organizacional, recurrir a procedimientos estandarizados que reflejen la experiencia de la organización, administrar y transferir y aplicar el conocimiento de la empresa. A dicho software no se le da el uso adecuado pues no todos los procesos se encuentran documentados y faltan manuales.
e. BI (Business Inteligence)
31
Técnicas informáticas que se usan para encontrar y analizar los datos empresariales de los diferentes procesos y a menudo tiene como objetivo apoyar en la toma de decisiones empresariales. ALICORP empezó a usar este programa hace varios años. Gracias a este sistema puede conocer cuál es la tendencia en los precios para sus diferentes líneas de productos, como serán los pronósticos de ventas e información parecida. Así también provee un mecanismo para buscar datos con rapidez y tiempo de respuesta uniforme independientemente de la cantidad de datos o la complejidad del procedimiento de búsqueda.
f.
e-Business
Es la integración del negocio de una empresa incluyendo productos, procesos y servicios por medio del Internet. Alicorp no utiliza esta tecnología que se está expandiendo en todas las industrias a nivel mundial. La integración de esta tecnología en su proceso de venta, podrá agregar valor al negocio de la empresa mediante un buen diseño y estrategia del mismo, para lograr una mejor calidad de servicio y así aumentar la satisfacción del cliente con el producto y servicio que brindan.
g. GIS (Sistema de Información Geográfica) Es una integración organizada de hardware, software y datos geográficos diseñado para capturar, almacenar, manipular, analizar y desplegar en todas sus formas la información geográficamente referenciada con el fin de resolver problemas complejos de planificación y gestión. En ALICORP, este programa está en proyecto ya que podría ser de bastante ayuda para la compañía.
h. Otros: EDI (Electronic Data Interchange)
32
Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes, para la transmisión por medios electrónicos, preparados en un formato capaz de ser leído por la computadora y de ser procesado automáticamente. ALICORP cuenta con el software EDICOM el cual al final de día envía órdenes de compra a los proveedores que cuentan con sistemas EDI. Este sistema permite grandes ahorros en personal, reduce los errores de facturación, elimina el costo de papelería y mensajera y permite obtener información instantánea
7. Otros Aspectos de los Sistemas de Información a. Seguridad de los SI Alicorp siendo una empresa tan grande y líder en el mercado debe invertir en la seguridad de sus sistemas de información. Debe protegerse de robo de información; sea de empresas competidoras o cualquier otra persona interesada; situaciones que le traerían grandes pérdidas económicas. Es así como buscan proteger la información y reducir su vulnerabilidad. Alicorp hace uso de varios medios para proteger su información interna, aplicando toda la protección en toda la empresa y en los diferentes niveles de la organización. Por ejemplo, usa los Firewall para proteger de usuarios no autorizados las redes internas como son el Intranet y la mensajería instantánea de la compañía. El firewall que tiene como tarea evitar que usuarios de internet no autorizados tengan acceso a estas redes, se encarga de examinar los mensajes que se transmiten y a través de ellas y bloquea los que cumplen los criterios de seguridad especificados. Para proteger las computadoras de virus malintencionados cada una de las maquinas cuenta con antivirus que se encargan de reconocer estos elementos y eliminarlos automáticamente. Así también, la empresa debe asegurarse de que si por algún motivo la información de documentos resultase dañada, se cuente con la copia de seguridad necesaria. Para esto existen los “backups” o también conocidos como copia de seguridad. Estas
33
copias de seguridad se realizan cada fin de mes para asegurarse que tienen toda la información posible guardada y respaldada.
b. Auditoria de los SI No ha sido posible conseguir información exacta o precisa, pero según lo alcanzado los procesos de auditoria interna se efectúan por departamentos en la empresa y siempre se realizan una vez al año. Hay un equipo que se dedica a realizar esta inspección teniendo ellos un manual de cómo ejecutarla. Siempre el enfoque que se da es para la mejora continua y detección de no conformidades en el uso de los SI.
c. Aspectos éticos y sociales de los SI La tecnología de la información y los sistemas de información dan lugar a nuevos aspectos éticos tanto para los individuos como para las sociedades porque crean oportunidades para un cambio social intenso y así, amenazan las distribuciones existentes de poder, dinero, derechos y obligaciones.
Entre los principales aspectos éticos, sociales y políticos propiciados por los sistemas de información en la empresa se encuentran las siguientes:
Derechos de propiedad:
La empresa cuenta con licencia para todos los programas que utilizan los usuarios, asimismo está prohibido que el personal instale programas en las computadoras, ya sean comprados o descargados de Internet.
Derechos y Obligaciones: a. Derechos:
La Compañía asigna privilegios de acceso a cada usuario a información de la empresa mediante el uso de contraseñas, contribuyendo de esta manera a mantener el sistema de control interno.
La Compañía respeta la privacidad de sus colaboradores, esta se reserva el derecho de acceder a toda la información creada, almacenada o transmitida por los recursos Informáticos de la Organización. 34
b. Obligaciones:
Se encuentra terminantemente prohibido retirar de la empresa información de uso interno sin la autorización debida de la gerencia de área.
No se debe compartir las carpetas de W indows para “Todos” . Las carpetas de Windows deben compartirse sólo para el personal necesario.
Las contraseñas que la gerencia ha asignado a cada uno de los usuarios deben almacenarse de forma segura, esto implica no divulgarlas o compartirlas.
Está prohibida la instalación de cualquier software y/o hardware no autorizado por esta área. (share ware, freeware, impresoras, PDAs, quemadores de CD’s, computadoras, discos portátiles, memorias, etc).
Está prohibido el uso de los Recursos Informáticos de la Compañía para: -
Fines personales o en favor de terceros no relacionados con el negocio.
-
Almacenar, procesar, o transmitir contenido que pudieran considerarse inapropiado, ofensivo, ilegal o que afecte la seguridad o los intereses de la Compañía.
-
Cometer o intentar cometer actos ilícitos y/o para los que no ha sido autorizado por la Gerencia de área.
-
Responder o transmitir “cadenas de correo”
-
Ejecutar (doble click) archivos adjuntos provenientes de personas desconocidas y ajenas a la empresa
-
Navegar por páginas de Internet que no guarden relación con el negocio.
Responsabilidad y control
Soporte Técnico es el área que vigila se respeten los estándares tecnológicos, de licenciamiento, y de seguridad de cada elemento que se introduce a la Infraestructura Tecnológica de la Compañía.
Todos los usuarios son responsables por proteger los recursos informáticos de accesos indebidos, modificaciones, divulgación y destrucción.
Los usuarios con computadores portátiles (laptops) deben mantenerlas en todo momento protegidas con cable y candado.
35
Sanciones:
El Área de Soporte Técnico revisará periódicamente el respeto a estas Políticas. El incumplimiento conllevará a acciones disciplinarias.
Mantenimiento de estas Políticas
La custodia de estas Políticas la tiene el Jefe de Tecnología, quien es responsable de su implementación y de monitorear su cumplimiento.
8. Conclusiones y Recomendaciones Conclusiones a) Los conocimientos de gestión de información aprendidos en el curso han sido de gran utilidad para entender la manera en como las empresas almacenan, distribuyen y transmiten la información. b) La matriz IDEF es una muy buena herramienta de análisis, ya que, cuando se comparan opciones, permite ver tanto la reducción de procedimientos como de requerimientos de diversa índole. c) El uso de las tecnologías de gestión en empresas pueden tener notables mejoras y usos como un manual de prácticas de gestión basado en TICs para empresas asi como redefinir el flujo de proceso del negocio, aspectos vitales para que el desarrollo de las actividades sea el óptimo deseado.
Recomendaciones a) Dado que Alicorp se encuentra actualmente en expansión internacional, se recomiendo implementar sistemas integrados de gestión de la información lo antes posible, para que la empresa pueda tener toda la información centralizada y se puedan desarrollar estrategias multidomésticas a largo plazo. De esa manera también se podría aprovechar el conocimiento adquirido en distintas partes del mundo. 36
