TEKNOLOGI DALAM ORGANISASI.pdf

TEKNOLOGI DAN ORGANISASI

1.

PERK PERKEM EMBA BANG NGAN AN TEK TEKNO NOLO LOGI GI DALA DALAM M ORGA ORGANI NISA SASI SI

Teknolog Teknologii merujuk merujuk pada informasi, peralatan, peralatan, teknik, dan proses proses yang dibu dibutu tuhk hkan an

untu untuk k

meng mengub ubah ah

orga organi nisa sasi si..

Tekn Teknol olog ogii

dapa dapatt

masu masuka kan n

menj menjad adii

dite ditera rapk pkan an

pada pada

kelu keluar aran an semu semuaa

dala dalam m

orga organi nisa sasi si..

Woodwa Woodward rd menemu menemukan kan bahwa bahwa hubung hubungan an yang yang jelas jelas antara antara klasifik klasifikasi asi teknologi teknologi tersebut dan struktur selanjutnya selanjutnya dari perusahaan perusahaan keefektifan orga organi nisa sasi si ada ada kaita kaitann nnya ya denga dengan n keses kesesua uaia ian n antar antaraa tekno teknolog logii dan dan struktur. Misalnya, tingkat diferensiasi vertikal meningkat dengan adanya kompleksitas teknis. Tingat median bagi perusahaan yang berada pada kategori unit, mass unit, mass dan dan process adalah process adalah tiga, empat dan enam. Yang lebih penting dilihat dari sudut keefektifan, perusahaan yang berada pada tin tingkat di atas atas rata rata-r -rat ataa pada pada seti setiap ap kateg ategor orii cend cender erun ung g untuk ntuk mengelompok di sekitar median dari kelompok produksi mereka.

Woodward Woodward juga mengemukak mengemukakan an bahwa komponen administratif administratif berubah berubah secara langsung berdasarkan jenis teknologi, artinya, jika kompleksitas tekn teknol olog ogii meni mening ngka kat, t, maka maka demi demiki kian an juga juga halny halnyaa deng dengan an prop propor orsi si personalia

administratif

dan pendukungnya. pendukungnya.

Tetapi

tidak

semua

hubungan tersebut bersifat linear. Misalnya, perusahaan dalam kategori mass production mempunyai proporsi pegawai terampil paling kecil dan perusahaan tersebut umumnya mempunyai kompleksitas dan formalisasi yang tinggi, sedangkan perusahaan yang unit dan prosesnya cenderung mempunyai tingkat dimensi struktural yang rendah.

Suatu Suatu anal analisi isiss yang cerma cermatt atas atas temu temuan an-te -temu muan anny nyaa meny menyeba ebabk bkan an Wood Woodwa ward rd berk berkes esimp impula ulan n bahw bahwaa untu untuk k setia setiap p kateg kategor orii pada pada skala skala teknologi dan untuk setiap komponen struktural, terdapat kisaran yang optimal di sekitar titik median yang mencakup posisi perusahaan yang

Teknologi dan Organisasi | 1

lebih efektif. Artinya, pada setiap kategori teknologi, perusahaan yang paling sesuai dengan angka median untuk setiap komponen struktural adalah yang paling efektif.

Perusahaan teknologi mass production sangat terdiferensiasi, bersandar pada

formalisasi

yang

ekstensif

dan

hanya

sedikit

melakukan

pendelegasian wewenang. Teknologi unit maupun proses dan juga distrukturisasi

adalah

lebih

luwes.

Fleksbilitas

dicapai

melalui

diferensiasi vertikal yang lebih sedikit, pembagian kerja yang lebih sedikit, dan lebih banyak aktifitas kelompok, lebih banyak tanggung jawab

melalui

didesentralisasikan.

peran,

serta

Formalisasi

pengambilan yang

tinggi

keputusan dan

kontrol

yang yang

desentralisasi tidak dapat dilaksanakan pada produksi berdasarkan pesanan, dengan teknologi yang tidak rutin yang terdapat pada produksi unit, dan tidak perlu pula pada teknologi proses yang terus menerus yang sangat diotomatisasi dan secara tidak langsung sangat terkontrol.

1.1.

A al Penerapan Teknologi dalam Organisasi: Penelitian Woodward

Penelitian pertama terhadap teknologi sebagai determinan struktur dapat dirunut balik pada pertengahan 1960-an dan pada karya John Woodward. Penelitiannya, yang berfokus pada teknologi produksi adalah usaha besar pertama yang melihat struktur organisasi dari persepektif teknologi.

Dalam penelitiannya, Woodward menemukan bahwa terdapat: 1) hubungan yang jelas antara klasifikasi teknologi tersebut dan struktur selanjutnya dari perusahaan, dan 2) keefektifan organisasi ada kaitannya dengan “kesesuaian” antara teknologi dan struktur. Misalnya, tingkat diferensiasi vertikal meningkat dengan adanya kompleksitas teknis. Tingkat median bagi perusahaan yang berada pada kategori unit, mass, dan process adalah tiga, empat dan enam. Yang lebih penting, dilihat dari sudut keefektifan, perusahaan yang berada pada tingkat di atas rata-rata


pada setiap kategori cenderung untuk mengelompok di sekitar median dari kelompok produksi mereka.

Woodward juga menemukan bahwa komponen administratif berubah secara langsung berdasarkan jenis teknologi, artinya jika kompleksitas teknologi meningkat, maka demikian juga halnya dengan proporsi personalia administrasi dan staf pendukungnya. Tetapi tidak semua hubungan tersebut berbentuk linear. Misalnya, perusahaan dalam kategori mass production mempunyai proporsi pegawai terampil paling kecil dan perusahaan tersebut umumnya mempunyai kompleksitas dan formalisasi yang tinggi, sedangkan perusahaan yang unit dan prosesnya cenderung mempunyai tingkat dimensi struktural yang rendah.

Suatu analisis yang cermat atas temuan-temuannya menyebabkan Woodward berkesimpulan bahwa untuk setiap kategori pada skala teknologi (unit, mass, process) dan untuk setiap komponen struktural, terdapat kisaran (range) yang optimal di sekitar titik median yang mencakup posisi perusahaan yang lebih efektif. Artinya, pada setiap kategori teknologi, perusahaan yang paling sesuai dengan angka median untuk setiap komponen struktural adalah yang palig efektif. Sebagaimana yang telah dijelaskan, perusahaan teknologi mass-production sangat tediferensiasi, dan bersandar pada formalisasi yang ekstensif, serta tidak begitu banyak melakukan pendelegasian wewenang. Teknologi unit, proses terstrukturisasi lebih fleksibel. Fleksbilitas dicapai melalui diferensiasi vertikal yang lebih sedikit, pembagian kerja yang lebih sedikit, dan lebih banyak aktifitas kelompok, lebih banyak tanggung jawab melalui peran, serta pengambilan keputusan yang didesentralisasi.

Penyelidikan Woodward memperlihatkan adanya hubungan antara teknologi, struktur dan keefektifan. Perusahaan yang kurang lebih mendekati struktur yang khas bagi teknologi adalah yang palng efektif.


Perusahaan yang menyimpang dari struktur ideal mereka adalah yang kurang berhasil. Oleh karenanya, Woodward mengatakan bahwa keefektifan adalah suatu fungsi dari suatu kesesuaian teknologi-struktur yang tepat. Organisasi yang mengembangkan struktur yang sesuai dengan teknologi adalah yang paling berhasil dibandingkan yang tidak mengembangkannya sesuai dengan teknologi.

Woodward juga berhasil menjelaskan perbedaan antara temuannya dan petunjuk klasik dari para teoritikus manajemen-prinsip ini didasarkan atas pengalaman para teoritikus tersebut dengan organisasi yang menggunakan teknologi mass-production. Perusahaan mass-production tersebut mempunyai garis wewenang yang jelas, formalisasi yang tinggi, proporsi pekerja terampil yang lebih rendah yang dicapai melalui suatu pembagian kerja yang tinggi, rentang kendali yang lebar pada tingkat supervisor, dan pengambilan keputusan yang disentralisasi. Tetapi karena semua organisasi tidak menggunakan teknologi mass-production, prinsip yang demikian tidak disebut umum. Dengan demikian, penelitian Woodward menjadi pertanda awal dan berakhirnya pandangan bahwa terdapat prinsip universal tentang manajemen dan organisasi.

1.2.

Teknologi Berdasarkan Pengetahuan: Kontribusi Perrow

Perrow menyatakan bahwa metode kontrol dan koordinasi harus bervariasi sesuai dengan jenis teknologi. Makin rutin teknologinya, maka makin tinggi struktur organisasinya. Perrow mengidentifikasikan aspekaspek utama struktur yang dapat dimodifikasi pada teknologi: 

Tingkat keleluasaan yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan tugas kekuasaan kelompok guna mengontrol tujuan dan strategi dasar unit.



Tingkat saling ketergantungan antara kelompuk tersebut.




Tingat

sejauh

mana

kelompok

tersebut

turut

serta

dalam

mengoordinasikan pekerjaan mereka, baik dengan menggunakan umpan balik atau perencanaan dari orang lain.

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa cara terbaik menyelesaikan kebanyakan teknologi rutin adalah melalui koordinasi kontrol yang distandarisasi. Teknologi tersebut harus dikaitkan dengan struktur yang mempunyai formalisasi maupun sentralisasi yang tinggi. Pada ujung lainnya, teknologi non-rutin menuntut fleksibilitas. Pada dasarnya, mereka akan didesentralisasi, mempunyai interaksi tinggi diantara semua anggota dan mempunyai ciri tingkat formalisasi minim. Di tengahnya, yakni teknologi manual (craft technology), mensyaratkan bahwa pemecahan masalah harus dilakukan oleh mereka yang paling banyak pengalaman dan pengetahuannya. Ini berarti desentralisasi dan jga teknologi

rekayasa

pengecualian

tetapi

(engineering proses

technology)

pencariannya

mempunyai

dapat

dianalisis

banyak harus

mempunyai pengambilan keputusan yang disentralisasi sambil tetap mempertahankan fleksibiltas maupun formalisasi yang rendah.

1.3.

Ketidakpastian Teknologi: Kontribusi Thompson

Implikas struktural dari kerangka kerja Thompson tidaklah begitu jelas dibandingkan karya Woodward atau Perrow. Pada dasarnya, setiap teknologi menciptakan semacam saling ketergantungan. Long-linked technology diikuti sequential interdependence prosedurnya sangat terstandarisasi dan harus dilaksanakan dalam rangkaian tertentu. ediating technology mempunyai pooled interdependence dua unit atau lebih yang masing-masing membantu unit yang lebih besar secara terpisah. reciprocal

Teknologi

intensif

(intensive

interdependence keluaran

technology)

dari

unit-unit

menciptakan yang

saling

mempengaruhi secara timbal balik. Masing-masing interdependence


menuntut sejenis koordinasi yang akan membantu keefektifan organisasi, namun bisa meminimalkan biaya.

Pada umumnya kita dapat menerjemahkan pandangan Thompson kedalam terminologi struktural. Ia beragumentasi bahwa permintaan terhadap pengambilan keputusan dan komunikasi sebagai akibat dari teknologi menigkat dari mediating ke long-linked lalu ke intensive. Koordinasi mediating technology yang paling efektif adalah melalui peraturan dan prosedur. Long-linked harus didampingi oleh perencanaan dan penjadwalan. Teknologi intensifmembutuhkan penyesuaian bersama. Ini berarti bahwa: ediating technology = kompleksitas rendah, formalisasi tinggi.





Long-linked technoloy = kompleksitas dan formalisasi moderat.



Intensive technology = kompleksitas tinggi, formalisasi rendah.

2.

INTEGRASI TENTANG TEKNOLOGI

2.1.

Pengaruh Industri Dan Besaran

Industri menghambat pilihan teknologi. Tetapi organisasi harus mencapai suatu

besaran

tertentu sebelum

kemajuan dapat diperoleh dari

keuntungan yang ditawarkan oleh teknologi yang lebih kompleks. Keputusan

untuk

menerima

sebuah

teknologi

yang

kompleks

kemungkinan tidak akan diambil sampai organisasi tersebut mencapai besaran yang cukup untuk menggunakan kesempatan yang diberikan oleh ekonomi skala (economic of scale). Dengan demikian, besaran menentukan teknologi, atau bisa juga sebaliknya.

2.2.

Denominator yang Sama: Kerutinan

Woodward

mengidentifikasi

tiga

jenis

teknologi

masing-masing

mewakili suatu tingkat kompleksitas teknologi yang semakin meningkat. Yang paling ekstrem, teknologi unit berhubungan dengan aktivitas yang dibuat atas pesanan atau yang tidak rutin; teknologi proses menjalankan


aktivitas yang diotomatisasi dan distandarisasi.

ass technology yang

pada dasarnya rutin. Perrow menyajikan dua jenis teknologi yang ekstrem, teknologi yang rutin dan yang tidak rutin. Teknologi “antara” Perrow-engineering dan craft juga berbeda dalam kerutinan, yang pertama lebih distandarisasi daripada yang kedua.

2.3.

Tingkat Unit Kerja Versus Tingkat Organisasi

Hampir semua organisasi besar dan juga yang sedang mempunyai teknologi yang beraneka ragam membagi rata subunit tersebut untuk menghasilkan suatu ukuran yang digabungkan atau secara sederhana mengidentifikasi sebuah teknologi tertentu diantara yang banyak dan menamakannya teknologi yang dominan akan menghasilkan kesalahan mengenai kenyataan yang sebenarnya. Kita harus mengharapkan bahwa penelitian yang menilai hubungan teknologi struktur pada tingkat analisis organisasi, dimana terdapat sejumlah besar variasi teknologi diantara subunit akan menghasilkan ukuran yang merupakan penjumlahan yang tidak mempunyai arti.

Penelitian teknologi telah dilakukan pada tingkat organisasi dan unit. Kedua

melihat

teknologi

sebagai

cara

yang

digunakan

untuk

melaksanakan tugas, tapi ada yang menganggap organisasi sebagai unit analisis dan yang lain menganggap unit kerja sebagai unit utama. Analisis tingkat organisasi dimulai dengan produk atau jasa utama yang ditawarkan, yang akan memfokuskan kita kepada teknologi konversi yang dominan. Analisis pada tingkat pekerjaan unit dimulai dengan tugas yang dilakukan oleh pegawai individual yang mengakibatkan kita harus memperhatikan metode yang digunakan untuk melaksanakan tugas.

2.4.

Teknologi Manufaktur Versus Teknologi Jasa

Selain menyebabkan masalah karena mencampuradukkan kajian yang menggunakan berbagai tingkat analisis, para peneliti juga bersalah karena


mencampurkan organisasi manufaktur dengan jasa. Ikhtisar dari penelitian yang menilai hubungan antara teknologi dan struktur menujukkan bahwa hampir 80 persen dari mereka yang melihat kepada hanya organisasi manufaktur atau jasa mendukung hubungan tersebut. Tapi jika data dari usaha manufaktur dan jasa dikombinasikan, hanya 14 persen mencapai hasil yang mendukung. Hal ini secara tidak langsung menyatakan bahwa mungkin terdapat perbedaan yang nyata antara teknologi yang mendominasi kedua jenis organisasi tersebut. Dengan demikian penelitian yang mengombinasikan organisasi manufaktur dan jasa lebih kecil kemungkinannya menemukan adanya hubungan yang mencolok antara teknologi dan struktur.

2.5.

Teknologi dan Struktur

Ada beberapa penemuan yang penting: 1.

Teknologi dan Kompleksitas Meskipun kurang meyakinkan, bukti menujukkan bahwa teknologi rutin positif berhubungan dengan kompleksitas yang rendah. Makin besar rutinisasi, maka makin sedikit jumlah kelompok pemegang jabatan dan makin sedikit pelatihan yang didapat para profesional. Dan

sebaliknya

teknologi

non-rutin

kemungkinan

membawa

kompleksitas yang tinggi. Sedangkan pekerjaan itu menjadi lebih canggih dan lebih disesuaikan dengan keinginan, rentang kendali akan menyempit dan diferensiasi vertikal meningkat.

2.

Teknologi dan Formalisasi Peninjauan kembali terhadap lima kajian mengenai teknologi menemukan bahwa teknologi rutin secara positif berhubungan dengan formalisasi. Walaupun hanya satu sampel korelasi yang secara statistik dapat dikatakan signifikan, semua yang lain positif, yang mempunyai satu diantara seribu kemungkinan akan terjadi karena kebetulan. Tetapi, jika besaran dikontrol, maka hubungan


tersebut akan hilang. Kerutinan secara mencolok dihubungkan dengan keberadaan sebuah manual peraturan, keberadaan uraian pekerjaan, dan tingkat sejauh mana raian pekerjaan tersebut dispesifikasikan. Teknologi rutin mengizinkan manajemen untuk menetapkan peraturan dan peraturan lain yang diformalkan karena cara melakukan pekerjaan dipahami dengan baik dan pekerjaan itu cukup berulang untuk membenarkan biaya yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem yang diformalkan dengan cara demikian. Teknologi non-rutin membutuhkan sistem kontrol yang mengizinkan adanya keleluasaan dan fleksibilitas yang lebih tinggi.

Kajian-kajian tersebut secara tidak langsung mengatakan bahwa kita harus

berhati-hati dalam menggeneralisasi dampak teknologi

terhadap formalisasi. Hubungan tersebut berlaku bagi organisasi yang kecil serta untuk aktivitas yang berada pada atau yang dekat dengan inti operasi. Jika inti operasi menjadi lebih rutin, pekerjaan operasionalnya menjadi lebih dapat diperkirakan. Dalam situasi demikian, formalisasi yang tinggi merupakan alat koordinasi yang efisien.

3.

Teknologi dan Sentralisasi Hubungan teknologi-sentralisasi membuahkan hasil yang tidak konsisten. Argumentasi yang logis yakni teknologi rutin akan dihubungkan dengan struktur yang disentralisasi, yang akan lebih banyak menyandarkan diri pada pengetahuan seorang spesialis dicirikan

oleh

wewenang

pengambilan

keputusan

yang

didelegasikan.

Kesimpulan yang lebih umum yakni hubungan teknologi-sentralisasi dilunakan oleh tingkat formalisasi. Baik peraturan formal maupun pengambilan keputusan yang disenralisasi merupakan mekanisme


kontrol, dan manajemen dan mensubstitusikannya dengan yang lain. Teknologi rutin harus dihbungkan dengan kontrol yang disentralisasi jika terdapat peraturan yang minimum. Tetapi, jika formalisasinya tinggi, tenologi rutin dapat diikuti. Dengan demikian, kita dapat memperkirakan

bahwa

teknologi

rutin

akan

mengakibatkan

sentralisasi tetapi hanya jika formalisasinya rendah.

Akhirnya, bukti menujukkan bahwa teknologi rutin secara positif berhubungan dengan kompleksitas yang rendah dan formalisasi yang tinggi.

3.

PERAN UTAMA TEKNOLOGI DALAM ORGANISASI

Teknologi didefinisikan sebagai pengetahuan, alat-alat, teknik dan kegiatan yang digunakan untuk mengubah input menjadi output . Karena itu dapat dikatakan bahwa teknologi meliputi seluruh proses transformasi yang terjadi dalam organisasi, menyangkut mesin-mesin yang digunakan, pendidikan dan keahlian karyawan, serta prosedur kerja yang digunakan dalam pelaksanaan seluruh kegiatan.

Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi merupakan cerminan dari kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi.

Teknologi dalam organisasi memiliki peranan tama dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan hubungan teknologi terhadap struktur organisasi. Dalam teori organisasi yang mengandung prinsip ketergantungan (contingency), manyatakan bahwa karakteristik organisasi mempunyai ketergantungan terhadap faktor-faktor teknologi yang pada akhirnya berkembang menjadi pendekatan modern dalam teori organisasi. Menurut James Thompson, teknologi organisasi tidak didasarkan pada penyelidikan yang dilakukan di lapangan, melainkan


merupakan sutau pembahasan teoritis yang disusun berdasarkan landasan-landasan pemikiran yang telah muncul sebelumnya.

Pembahasan

mengenai

teknologi

organisasi

dilakukan

dengan

membedakan organisasi menjadi dua jenis, yaitu: organisasi perusahaan manufaktur dan organisasi non-manufaktur . Manufaktur adalah suatu cabang industri yang mengaplikasikan peralatan dalam suatu medium proses untuk transformasi bahan mentah menjadi barang jadi untuk dijual. Manufaktur adalah proses fisik dalam produksi barang non-jasa. Contoh manufaktur adalah seperti pembuatan minyak urut dimana jasa pijit yang menggunakan minyak urut tersebut tidak termasuk dalam perusahaan manufaktur. Penelitian mengenai teknologi organisasi perusahaan manufaktur yang dianggap paling berpengaruh terhadap perkembangan

teori

organisasi.

Woodward

menemukan

bahwa

perusahaan yang mengunakan struktur yang sesuai dengan teknologi produksinya dikelompokkan ke dalam tiga tipe teknologi produksi, yaitu: 1.

Pembuatan produk tunggal atau dalam kelompok ukuran kecil.

2.

Produk masal atau dalam kelompok ukuran besar.

3.

Produksi menurut proses.

Thompson mengelompokkan teknologi organisasi menjadi 3 jenis, yang masing-masing menggambarkan jenis hubungan yang terjadi dengan konsumen maupun jenis kegiatan internal yang terjadi dalam organisasi, yaitu: 1.

Teknologi perantara (mediating technology), digunakan untuk menghubungkan beberapa klien yang satu sama lain tidak dapat dihubungkan secara langsung, misalnya jika hubungan langsung tersebut memerlukan ongkos yang besar ataupun karena terlalu rumit untuk dilaksanakan.

2.

Teknologi rangkaian panjang (long-linked technology) pada jenis teknologi ini kegiatan organisasi terdiri dari tahapan-tahapan


kegiatan yang berurutan. Hasil dari suatu kegiatan menjadi input bagi kegiatan berikutnya, beurutan, hingga akhirnya produk siap untuk digunakan oleh konsumen. 3.

Teknologi

intensif

(intensitive

technology)

teknolgi

intensif

merupakan kumpulan dari beberapa jenis pelayanan khusus, yang keseluruhannya digabungkan untuk melayani klien. Teknologi intensif ini umumnya digunakan pada kegiatan yang mempunyai akibat yang cukup berarti pada klien sehingga klien mengalami perubahan.

Perrow mengklarifikasi empat jenis teknologi, yaitu: 1.

Teknologi rutin: ditandai dengan variasi tugas yang kecil, pekerjaan yang dilakukan umumnya bisa mempunyai standar dan juga formal serta

mempunyai

menyelesaikannya.

prosedur Ini

berarti

komputasi bahwa

tertentu

jenis

teknologi

untuk rutin

mempunyai tingkat kemudahan analisis yang tinggi. 2.

Teknologi non-rutin: ditandai dengan mempunyai variasi tugas yang dapat dikatakan tinggi dan juga proses yang tidak terlalu dimengerti sehingga tidak mudah untuk dianalisis dalam penyelesaian pekerjaan yang termasuk teknologi non-rutin. Usaha yang cukup besar diperlukan untuk menganalisis kegiatan maupun permasalahan yang muncul, karena itu diperlukan adanya pengalaman yang cukup tinggi serta pengetahuan teknis yang memadai.

3.

Teknologi craft . cirinya adalah adanya aliran kegiatan relatif stabil, tetapi dengan proses yang tidak terlalu dimengerti. Karena itu pekerjaan jenis ini menuntut penglaman yang tinggi serta latihan yang cukup agar para karyawan dapat menghadapi permasalahan yang

rumit

dengan

bijaksana

berdasarkan

intuisi

dan

pengalamannya. 4.

Teknologi engineering. Pekerjaan menjadi cukup rumit karena variasi tugas yang cukup tinggi tetapi umumnya kegiatan ditangani


dengan formula prosedur maupun teknik yang sudah baku. Permasalahan umumnya diselesaikan dengan menggunkan sejumlah pengetahuan yang sudah cukup maupun sebagai acuan.

Pada suatu organisasi yang kompleks, setiap bagian organisasi mempunyai teknologi yang jenisnya berbeda-beda. Hal ini disebakan adanya kenyataan bahwa setiap bagian organisasi melakukan kegiatan mengubah input menjadi output dengan teknologi yang berlainan. Perrow menunjukkan adanya dua dimensi dari kegiatan kerja yang mempunyai relevansi terhadap struktur maupun kegiatan yang terjadi dalam suatu organisasi, yaitu: 1.

Variasi tugas, menunjukkan banyaknya kekecualian dalam tugas yang diukur dengan banyaknya hal yang tak terduga dan hal baru yang terjadi dalam proses kegiatan.

2.

Kemudahan analisis, pekerjaan yang mudah dianaisis bisa diuraikan menjadi beberapa langkah yang jelas dan juga bersifat objektif dan terukur secara kuantitatif. Penyelesaian masalah menjadi mudah karena setiap langkah dala proses terukur secara jelas dan mudah diketahui jika ada penyimpangan.

Teknologi yang digunakan pada suatu organisasi mempunyai hubungan yang erat terhadap berbagai karakteristik organisasi seperti kualifikasi karyawan, struktur organisasi dan pola organisasi. Hubungan teknologi dengan berbagai karakteristik tersebut dapat terlihat berdasarkan: a.

organisasi organik dan mekanistik.

b.

Kualifikasi karyawan.

c.

Struktur formal.

d.

Rentang kendali, yaitu sebagian jumlah karyawan yang dipimpin oleh seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Besarnya retang kendali dipengaruhi oleh rumitnya kegiatan dan juga tingkat profesionalisme karyawan dalam organisasi. Rentang kendali harus


lebih kecil agar atasan dan para bawahan bisa lebih sering berinteraksi. e.

Desentralisasi, power dan kebebasan mengambil keputusan.

f.

Komunikasi.

g.

Koordinasi dan kontrol.

Organisasi modern adalah organisasi yang sangat kompleks karena menyangkut hubungan yang kompleks dalam pencapaian tujuan organisasi yang berdimensi ganda. Hubungan tersebut meliputi hubungan antara manusia-manusia,manusia-mesin,

manusia-organisasi,

mesin-

organisasi, mesin-mesin dan organisasi-organisasi. Dari segi manajemen ada tiga fungsi komputer, yaitu: 1.

Komputer sebagai ingatan (memori).

2.

Komputer sebagai pemroses.

3.

Komputer sebagai informasi eksternal, yang melipiti: a.

Komputer akan meningkatkan efektivitas apabila keluaran nilainya lebih kecil dibanding dengan masukkan.

b.

Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan indeks aktif (pemilhan dan penyaringan informai).

c.

Mengetahui model analitis dan sistematis dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan.

4.

PENERAPAN

TEKNOLOGI

PADA

BAGIAN-BAGIAN

ORGANISASI

Penerapan atau pemanfaatan teknologi pada bagian-bagian kegiatan operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antarunit, maupun keseluruhan institusi. Pengelolaan administrasi

kerja

berbasis

teknologi

informasi

juga

arus

mempertimbangkan pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk mendukung optimalisasi pada pemanfaatan atau implementasi teknologi


informasi

yang

pengembangan,

bertahap ahli

kelola,

yang

dimulai

operasional

dengan sampai

perencanaan, dengan

tahap

pemeliharaan.

Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi tau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki startegi yang berbeda satu dengan yang lainnya.

4.1.

Pemanfaatan Teknologi Dalam Organisasi

Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikan dan mengolah data dengan cpat dan akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi kompetisi.

Selain itu, implementasi atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki dampak positif yang secara umum adalah terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara optimal juga harus diperhatikan, agar semua perangkat teknologi informasi, bersifat multifungsi sehinga dalam pengembangan selanjutnya iupayakan terjadi integrasi perangkat.

Pemnfaaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang diperasikan secara rutin oleg staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik


bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan kesadaran personal lainnya

terhadap

manfaat

sitem

bagi

dirinya

dan

kemudahan

penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk meningkatkan kemampuan meraka.

Berdasarkan struktur organisasi, pemanfaatan teknologi informasi diklasfikasikan menjadi 3 kategori, yaitu: 1.

Perbaikan

efisiensi:

Pemanfaatan

teknologi

informasi

untuk

perbaikan efisiensi diterapkan pada level operasional organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan penurunan waktu dan biaya proses. 2.

Perbaikan efektivitas: pemanfaatan teknologi informasi untuk perbaikan efektivitas diterapkan pada level manajerial organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudahan dan kecepatan memperoleh status pencapaian arget organisasi.

3. Strategic improvement . Pemanfaatan teknologi informasi untuk strategic improvement (perbaikan daya saing) diterapkan pada level eksekutif organisasi. Pada kategori ini, pemanfaatan teknologi informasi diukur dengan kemudahan dan ketepatan pengambilan keputusan oleh eksekutif.

Peran teknologi informasi bagi sebuah perusahaan dapat kita lihat dengan menggunakan kategori yang diperkenalkan oleh G.R. Terry. Ada 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah organisasi, yaitu: 1.

Fungsi operasional. Fungsi ini kan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambilalih fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di seluruh fungsi organisasi, unit


terkait dengan manajemen teknologi informasi akan menjalankan fungsinya sebagai agen penyokong ( supporting agency) dimana teknologi informasi dianggap sebagai sebuah firm infrastructure. 2.

Fungsi pengawasan dan kontrol (monitoring and control). Fungsi ini mengandung arti bahwa keberadaaan teknologi informasi akan menjadi bagian yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial yang melekat dalam setiap fungsi manajer, sehingga struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki rentang kontrol atau hubungan rekan sejawat yang memungkinkan terjadi interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.

3.

Fungsi perencanaan dan keputusan (planning and decision). Fungsi ini mengangkat teknologi informasi ketataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannya sebagai alat yang memudahkan rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah pengetahuan generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnya memilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perencanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebut diatas.

4.

Fungsi komunikasi (communication). Pada dasarnya, fungsi ini

termasuk ke dalam infrastruktur

perusahaan dalam era organisasi modern di mana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi. 5.

Fungsi antarorganisasi (interorganizational). Funsi ini merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain.


Konsep kemitraan strategis atau partnership berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi manajemen rantai suplai ( supply chain management ) atau perenacanaan sumber daya perusahaan (enterpise resource planning ) membuat perusahaan melakukan sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi informasinya. Bahkan, tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan kegiatan pengalihdayaan atau melakukan outsourcing ke sejumlah proses bisnis, terkait dengan manajemen teknologi informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya. Tipe dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpangaruh terhadap rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan; dan struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan sistem informasi, teknologi informasi, dan manajemen informasi.

4.2.

Bagaimana Teknologi dalam Organisasi Seharusnya Diterapkan

Pada dasarnya, tujuan teknologi adalah menjamin ketercapaian tujuan atau target organisasi. Untuk mengidentifikasi tujuan pengunaan teknologi

dapat

dilakukan

dengan sistem

pengukuran balanced

scorecard . Dari sistem pengukuran ini, akan diperoleh beberapa proses manajemen penting: 

Menentukan visi dan strategi organisasi.



Mengomunikasikan dan mengaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis.



Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategis.



Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.

Bahkan hingga saat ini sudah banyak organisasi-organisasi yang bergerak di bidang teknologi informasi meluncurkan produk-produk yang berhubungan dengan pengelolaan balanced scorecard itu sendiri. Salah


satu

contoh,

PUSINTEK

Kementrian

Keuangan

RI

sedang

mengembangkan aplikasi yang bertujuan untuk menentukan arah kebijakan berupa pengendalian arus kerja (work flow) dari hasil rapat pimpinan dan persuratan dilakukan sebagai palikasi yang diadopsi dari konsep balanced scorecard . Dengan aplikasi ini, pemegang kendali keuangan negara dapat menetukan arah dan strategi kebijakan keuangan dengan lebih mudah.


TEKNOLOGI DALAM ORGANISASI.pdf

Recommend Documents