TEKNIK NEGOSIASI I. MENYUSUN STRATEGI NEGOSIASI. NEGOSIASI ADALAH KOMUNIKASI TIMBAL BALIK, UNTUK MENCAPAI KESEPAKATAN YANG SALING MENGUNTUNGKAN DENGAN PIHAK YANG PUNYA KEPENTINGAN YANG SAMA ATAU BERBEDA. MELAKSANAKAN TAWAR – MENAWAR DENGAN PENJUAL ATAU PEMBELI UNTUK MENDAPATKAN HARGA DAN PERSYARATAN YANG LAYAK DARI SUATU BARANG / JASA YANG DIINGINKAN, MERUPAKAN HAL YANG WAJAR. KEMAMPUAN BERNEGOSIASI MERUPAKAN KEAHLIAN PRIBADI YANG DAPAT DIPELAJARI. KEAHLIAN INI SANGAT DIPERLUKAN TERUTAMA DALAM PERUNDINGAN BISNIS, UNTUK MENGETAHUI PERILAKU (SIKAP, WATAK DAN KARAKTER) SERTA KEINGINAN PEMBELI. NEGOSIASI DALAM PERDAGANGAN INT’L (EKSPOR IMPOR) MERUPAKAN PROSES MEWUJUDKAN HUBUNGAN DAGANG MELALUI 2 (DUA) CARA: 1. TATAP MUKA. PENJUAL / EKSPORTIR BERTEMU LANGSUNG DENGAN PEMBELI / IMPORTIR DAN MELAKSANAKAN NEGOSIASI. 2. TANPA TATAP MUKA. NEGOSIASI DILAKSANAKAN MELALUI SURAT MENYURAT (BISNIS KORESPONDENSI). SEKITAR 80% TRANSAKSI PERDAGANGAN INTERNASIONAL BERHASIL DIWUJUDKAN MELALUI NEGOSIASI SURAT MENYURAT. NEGOSIASI DALAM BISNIS BERFUNGSI UNTUK: 1. PENDEKATAN BISNIS PRAKTIS. 2. MENCARI PEMECAHAN MASALAH ANTARA EKSPORTIR DGN IMPORTIR.
3. MENEMPATKAN POSISI DAN KEINGINAN MASING-MASING PIHAK YANG SALING MENGUNTUNGKAN. 4. KOMUNIKASI YANG EFEKTIF. MEKANISME NEGOSIASI EKSPORTIR DGN IMPORTIR. EKSPORTIR --------> PROMOSI/PERKENALAN --------- > IMPORTIR. 1. PERKENALAN (INTRODUCTION) 2. INQUIRY 3. PENAWARAN 4. NEGOSIASI
5. ORDER CONFIRMATION. 6. ACCEPTING ORDER. 7. PURCHASE ORDER (PO). 8. SALES CONTRACT (S/C). 9. SALES CONFIRMATION. 10. PAYMENT. DALAM PRAKTEK, NEGOSIATOR DIHADAPKAN PADA 2 (DUA) PILIHAN YANG SALING BERLAWANAN, LEMBUT ATAU KERAS. SEORANG NEGOSIATOR YANG HANDLE SELALU BERUPAYA KERAS MELAKUKAN PENDEKATAN DAN MENCARI PERSAMAAN UNTUK MEWUJUDKAN KESEPAKATAN. SEMENTARA ITU, NEGOSIATOR YANG KERAS SELALU MENGANGGAP SETIAP PERUNDINGAN MERUPAKAN KONTES YANG HARUS DIMENANGKAN, UNTUK MEMPEROLEH KEBERHASILAN. STRATEGI INI KADANGKALA DAPAT MERUSAK HUBUNGAN YANG TELAH DIBANGUN DAN DIBINA. STRATEGI STANDAR TERLETAK ANTARA LEMBUT DAN KERAS. BEBERAPA
FAKTOR YANG PERLU DIPERHATIKAN DALAM MENYUSUN STRATEGI NEGOSIASI SBB. : 1. MENDALAMI SIFAT, KARAKTER, KEKUATAN DAN KELEMAHAN LAWAN NEGOSIASI. 2. TARGET MAKSIMUM YANG AKAN DICAPAI DAN MINIMUM YANG DAPAT DITERIMA. 3. MENETAPKAN SASARAN YANG AKAN DICAPAI SEBELUM BERNEGOSIASI. 4. MEMILIH GAYA NEGOSIASI YANG SESUAI DGN SUASANA DAN KONDISI SAAT ITU. 5. BILA DIBENTUK TIM NEGOSIASI, PERLU DITETAPKAN KOMPOSISI DAN JUMLAH BERDASARKAN TUGAS YANG TEPAT DAN TERARAH. 6. MENGADAKAN PERSIAPAN YANG TELITI DAN CERMAT, UNTUK MENGETAHUI PERMASALAHAN YANG DIHADAPI DAN PELUANG YANG PERLU DIMANFAATKAN. II.
PENAWARAN. PENAWARAN MERUPAKAN BAGIAN DARI TAHAPAN NEGOSIASI. BEBERAPA JENIS PENAWARAN YANG LAZIM DITERAPKAN DALAM NEGOSIASI EKSPOR IMPOR: 1. FREE OFFER. PENAWARAN BEBAS DENGAN CIRI SBB. : a.
TIDAK MENCANTUMKAN BATAS (VALIDITY TIME UNLIMITED).
WAKTU
BERLAKU
b. TIDAK MENCANTUMKAN PERSYARATAN KHUSUS. 2. CONDITIONAL FREE OFFER. PENAWARAN BEBAS BERSYARAT DENGAN CIRI SBB. : a. TIDAK MENCANTUMKAN BATAS WAKTU BERLAKU.
b.
MENCANTUMKAN SYARAT KHUSUS DENGAN KATA-KATA SBB. : > WITHOUT ENGAGEMENT. > SUBJECT TO OUR FINAL CONFIRMATION. > SUBJECT UNSOLD. > SUBJECT TO GOVERNMENT APPROVAL.
3. FIRM OFFER. PENAWARAN TETAP DENGAN CIRI SBB.: a. MENCANTUMKAN BATAS WAKTU BERLAKU. b. PUNYA TGL BERAKHIR PENAWARAN.
III. LANGKAH DASAR NEGOSIASI. ADA 6 (ENAM) LANGKAH / TAHAPAN YANG HARUS DILALUI DALAM PROSES NEGOSIASI, YAITU: LANGKAH 1 : PERKENALAN. SALING BERKENALAN DALAM SUASANA RAMAH, SANTAI DAN HIDMAT. TAPI TETAP DALAM KERANGKA BISNIS. LANGKAH 2 : MEYAMPAIKAN MAKSUD DAN TUJUAN. SEYOGIANYA EKSPORTIR ATAU IMPORTIR MENYAMPAIKAN MAKSUD DAN TUJUAN MENGADAKAN KUNJUNGAN / PERTEMUAN, SEKALIGUS MENJELASKAN AKTIVITAS PERUSAHAANNYA SELAMA INI. LANGKAH 3: MEMULAI PROSES. NEGOSIATOR PERLU TERLEBIH DAHULU MENGENALI DAN MEMPELAJARI KEINGINAN PEMBELI / IMPORTIR DAN PERMASALAHAN YANG DIHADAPINYA SELAMA INI. BERDASARKAN INFORMASI TSB, TAWARKAN SESUATU UNTUK MEMENUHI KEINGINAN MEREKA DAN SOLUSI UNTUK MASALAH
YANG MEREKA HADAPI SELAMA INI. BANGUN KEYAKINAN DAN KEPERCAYAAN DI HATI DAN PIKIRAN MEREKA. LANGKAH 4 : MENGELOLA PERBEDAAN DGN BAIK. NEGOSIATOR YANG BAIK DAN BIJAKSANA, BILA BERHASIL MENGELOLA PERBEDAAN DAN PERTENTANGAN MENJADI PELUANG YANG MENGUNTUNGKAN JANGKA PANJANG. OLEH KARENA ITU, NEGOSIATOR HARUS MELIHAT SEGALA SESUATU DARI SISI POSITIF DAN BERFIKIR JANGKA PANJANG. KOMPROMI DAN MEMODIFIKASI TUJUAN MERUPAKAN PRINSIP YANG HARUS DIJUNJUNG TINGGI DALAM NEGOSIASI, UNTUK MENCAPAI SOLUSI TERBAIK. NEGOSIASI MERUPAKAN KESEMPATAN YANG SANGAT BAIK, UNTUK MEMAHAMI KEBUTUHAN, KEINGINAN DAN PERILAKU PEMBELI / IMPORTIR. LANGKAH KE 5: PENILAIAN KEMBALI DAN KOMPROMI. BILA PERUNDINGAN MENGALAMI KEBUNTUAN, JALAN TERBAIK YANG HARUS DILAKSANAKAN ADALAH MENGHENTIKAN SEMENTARA NEGOSIASI DAN MENGEVALUASI PEMBAHASAN YANG SUDAH DILAKSANAKAN. LANGKAH KE 6: PERSETUJUAN PRINSIP DAN PENYELESAIAN. BILA NEGOSIASI MEMBUAHKAN KESEPAKATAN, SEBAIKNYA DITUANGKAN MENJADI PERSETUJUAN BERSAMA SECARA TERTULIS, BAIK MENGENAI PRINSIP DASAR MAUPUN TAHAPAN PENYELESAIANNYA. SETIAP NEGOSIASI MEMPUNYAI 2 (DUA) KEKUATAN, YAITU: 1. KEKUATAN PENDORONG (TO PUSH). MERUPAKAN UPAYA MEMPENGARUHI PIHAK LAWAN, AGAR MEROBAH PIKIRAN / PENDAPATNYA, UNTUK MENCAPAI KESEPAKATAN. 2. KEKUATAN PENARIK (TO PULL).
KESABARAN MENDENGARKAN PENDAPAT ORANG LAIN DAN MEMAHAMI JALAN PIKIRANNYA SERTA MENCARI CELAHCELAH UNTUK MEMPENGARUHINYA. ADA BEBERAPA CARA YANG DAPAT DITERAPKAN DALAM MELAKSANAKAN NEGOSIASI: 1. MEYAKINKAN (PERSUADING). BERUPAYA MEYAKINKAN LAWAN MENGENAI PENDAPAT / PEMIKIRAN YANG DISAMPAIKAN KEPADA MEREKA DENGAN MENGEMUKAKAN ARGUMENTASI YANG RASIONAL. TUJUANNYA UNTUK MELEMAHKAN PENDAPAT / USULAN LAWAN. 2. PERNYATAAN / PENJELASAN (ASSERTING). UPAYA MENGARAHKAN PEMIKIRAN LAWAN KE ARAH YANG DIINGINKAN MELALUI PERNYATAAN / PENJELASAN DAN PENGHARAPAN DISERTAI TEKANAN HALUS. 3. MENGHUBUNGKAN / MENGAITKAN (BRIDGING). UPAYA MEMAHAMI DENGAN BAIK POSISI LAWAN DENGAN MENDENGARKAN PENJELASAN-PENJELASAN YANG MEREKA DISAMPAIKAN. MEMANFAATKAN KELEMAHAN-KELEMAHAN UNTUK MEMPENGARUHI MEREKA. 4. MENARIK / MEMIKAT (ATTRACTING). SAMPAIKAN PEMIKIRAN / PENDAPAT DGN TENANG, RAMAH, SANTUN, SISTEMATIS DAN CERMAT UNTUK MENARIK PIKIRAN DAN PERASAAN, AGAR TERTARIK DGN PENDAPAT KITA. 5. MENGHINDAR (MOVING AWAY). UPAYA MEMECAH KONSENTRASI LAWAN MELALUI HUMORHUMOR KECIL, UNTUK MENDINGINKAN DAN MENCAIRKAN
SUASANA, SEHINGGA BISA KELUAR DARI PERMASALAHAN. KESEMPATAN TSB DIGUNAKAN UNTUK MEMPENGARUHI PIKIRAN LAWAN, AGAR MAU MEROBAH PENDAPATNYA. 6. TIPS UNTUK BERHASIL DALAM NEGOSIASI. A. PERHATIKAN KEINGINAN PEMBELI DENGAN SUNGGUHSUNGGUH. B. BERPERILAKU SOPAN DAN TULUS. C. IKUTI KEINGINAN PEMBELI. D. MINIMALKAN GERAKAN TANGAN ATAU BUTUH. E.
BICARA TEGAS, BERSAHABAT.
PENUH
KEYAKINAN
DAN
NADA
F. PENUHI SETIAP PERMINTAAN ATAU PESANAN. G. HINDARI GENERALISASI DAN MENDUGA-DUGA. III. HASIL NEGOSIASI SETIAP HASIL NEGOSIASI BISNIS TATAP MUKA SEBAIKNYA DIRUMUSKAN DENGAN CEPAT, LENGKAP, RINCI DAN AKURAT DALAM SUATU NOTULEN “MINUTES OF MEETING” YANG DI TANDA TANGANI OLEH PENJUAL – PEMBELI. SEMUA KESEPAKATAN YANG MERUPAKAN HASIL NEGOSIASI WAJIB DITUANGKAN DENGAN LENGKAP, RINCI DAN AKURAT DALAM “SALES CONTRACT” SEBAGAI PEDOMAN UTAMA PELAKSANAAN KEGIATAN SELANJUTNYA. IV. CARA MENYELESAIKAN KONFLIK (CONSENSUS AGREEMENT). ADA BEBERAPA CARA YANG DAPAT DILAKSANAKAN UNTUK MENYELESAIKAN PERSELISIHAN (KONFLIK), YAITU: 1. ASERTIVITAS. CARA YANG LAZIM DIPAKAI SEORANG PERUNDING DALAM MENGUPAYAKAN KEPUASAN UNTUK DIRINYA SENDIRI.
2. KOPERATIVITAS. CARA YANG BIASA DILAKUKAN SEORANG PERUNDING DALAM MENGUPAYAKAN KEPUASAN BAGI PIHAK LAIN. 3. COMPETING. UPAYA MEMAKSAKAN KEINGINAN KEPADA ORANG LAIN. 4. ACCOMODATING. KESEDIAAN MENERIMA PENDAPAT ORANG LAIN, UNTUK MENCAPAI KESEPAKATAN DAN MENCEGAH PERSELISIHAN. 5. COLLABORATING. UPAYA MEMBANGUN KERJASAMA YANG BAIK DAN SALING MENGUNTUNGKAN. 6. AVOIDING. UPAYA MENJAUHI PERBEDAAN TERWUJUD KESEPAKATAN.
PENDAPAT,
SUPAYA
7. COMPROMISING. BERUPAYA MENCARI SOLUSI TERBAIK, DEMI KESEPAKATAN DAN PERSAHABATAN. 8. TAKES AND GIVES. SELALU BERUPAYA MEMBUAT KESEPAKATAN YANG SALING MENGUNTUNGKAN.
