BAB I PEMBAHASAN 1.1 Pengertian Negosiasi Negosiasi adalah sebuah proses yang terjadi antara dua pihak atau lebih, yang pada mulanya memiliki pemikiran berbeda hingga mencapai kesepakatan (Ann Jackman,2004). Negosiasi merupakan cara yang lebih baik dalam mencari solusi dibanding dengan sebuah pengadilan ataupun kekerasan. Untuk mendapatkan solusi terbaik, negosiasi dilakukan dengan menjalin hubungan yang baik dan dengan professional. Semua orang memerlukan kemampuan negosiasi yang baik, karena negosiasi hampir setiap saat terjadi tanpa kita sadari. Negosiasi yang tidak efektif dalam organisasi akan berdampak : 1. Tidak dapat mempertahankan kontrol emosi dalam diri dan lingkungan 2. Tidak tercapainya tujuan dikarenakan masing-masing pihak belum dapat mempunyai persepsi yang sama. 3. Timbulnya suatu konflik yang menyebabkan hubungan menjadi kurang baik 4. Timbulnya stress pada orang yang terlibat pada negosiasi. 5. High Cost dalam sisi waktu, pikiran, tenaga dan biaya. Dalam bidang penjualan barang dan jasa, harga merupakan masalah yang paling kontrak,
sering mutu
di
negosiasikan,
barang
dan
jasa
masalah yang
lainnya
meliputi,
ditawarkan,
volume
waktu
penyelesaian
pembelian,
tanggung
jawab pembiayaan, pengambilan risiko, promosi, dan hak serta keamanan produk. Menurut Philip Kotler, negosiasi mempunyai karakteristik sebagai berikut: a.Terdapat dua pihak yang terlibat b. Pihak tersebut mempunyai perbedaan kepentingan dalam satu masalah atau lebih c. Pihak-pihak tersebut bergabung bersama untuk sementara waktu dalam suatu hubungan khusus yang sifatnya sukarela Aktivitas tersebut menyangkut pembagian atau pertukaran suatu sumber daya atau
d.
lebih dan atau resolusi mengenai satu masalah tidak berwujud antara pihak tersebut atau yang mereka wakili. 1
e. Aktivitas tersebut meliputi presentasi permintaan atau usulan oleh pihak dan evaluasi oleh pihak lainnya diikuti dengan kesepakatan dan usulan balasan dan aktivitas tersebut berurutan Menurut Bill Scoot, negosiasi adalah bentuk pertemuan antara dua pihak yaitu kita dan pihak lain, sasaran dari negosiasi tersebut adalah tercapainya suatu persetujuan. 1.2 Pendekatan Negosiasi
Integrative Bargaining Strategy
Pada saat pihak negotiator yakin bahwa win-win solution dapat tercapai, tujuannya adalah menghasilkan satu atau lebih solusi yang baik dan dapat diterima oleh kedua belah pihak. Pendekatan ini hanya dapat dilakukan jika kedua belah pihak sepakat untuk lebih mempertahankan hubungan yang baik. Pendekatan ini juga membutuhkan kemampuan untuk menyelesaikan masalah dengan baik dan kreatif, sehingga dapat menghasilkan sebuah tujuan yang dapat disetujui oleh kedua belah pihak.
Distributive Bargaining Strategy
Pendekatan ini biasanya menghasilkan win-lose situation. Pendekatan ini tidak disarankan untuk penyelesaian masalah atau persoalan sebaliknya dapat digunakan dalam situasi jangka pendek. Pendekatan ini cocok untuk digunakan dalam situasi di mana kita tidak berkesempatan untuk mendapatkan win-win solution. Hal tersebut berlaku atau dapat dilakukan pada kondisi genting, di mana hubungan yang baik dianggap tidak penting dibandingkan masalah yang dihadapi. Pendekatan yang baik adalah pendekatan Integrative Bargaining. 1.3 Faktor-Faktor Yang Dapat Membuat Negosiasi Berhasil Waktu persiapan yang memadai Sasaran yang jelas Pengetahuan tentang pokok permasalahan Informasi mengenai lawan negosiasi yang terlibat dan organisasi (bila memungkinkan) Strategi atau rencana negosiasi yang jelas Penggunaan taktik negosiasi yang tepat, seperti menentukan waktu yang tepat untuk memberikan informasi 2
Sikap saling menghormati antara semua pihak yang terlibat dalam negosiasi Keterampilan berkomunikasi yang efektif, seperti mendengarkan Kesediaan semua pihak yang terlibat untuk bersikap terbuka Sikap konstruktif dalam menangai setiap konflik yang muncul Kemauan kedua belah pihak untuk berkompromi sehingga tercipta fleksibilitas yang memuaskan kedua belah pihak dalam negosiasi. Tercapainya hasil dan kesepakatan yang jelas, disertai pencatatan Kesepakatan benar-benar dilaksanankan 1.4 Model Negosiasi Alternatif Negosiasi win-win dan negosiasi berprinsip bukanlah satu-satunya. Negosiasi Koersif Ketika salah satu pihak dalam negosiasi menggunakan kekuatannya untuk menekan lawan egosiasi, misalnya dengan memanfaatkan posisinya yang lebih senior untuk memperoleh keuntungan dalam negosiasi, proses tersebut dikenal sebagai proses negosiasi koersif. Negosiasi Manipulatif Model negosiasi ini hampir sama dengan negosiasi koersif, tetapi dilakukan berdsarkan penipuan. Kadang kala negosiasi ini disertai dengan iming-iming untuk membujuk lawan negosiasi agar menyetujui suatu tindakan yang mungkin tampak bagus. Keburukan negosiasi ini akan terbongkar ketika pihak kedua menyadari bahwa kesepakatan tersebut tidak semenguntungkan yang semula mereka pikirkan dan mereka telah ditipu. Sebagai contoh atasan memuji anda agar mau melakukan pekerjaan tambahan. Ia mengatakan bahwa anda adlah orang yang paling mememnihi syarat untuk melakukan pekerjan tersebut. Padahal alasan tersebut sebenarnya adalah karena Cuma anda yang ada.
Negosiasi Instan Orang bisa tergoda menggunakan model ini ketika semua pihak yang terlihat ingin mendapatkan solusi instan karena alasan yang salah. Salah satunya untuk menghindari konflik atau ketika negosiasi telah berlangsung selama beberapa saat dan masalah utama sudah disepakati. Hal ini dapat menimbulkan keyakinan yang salah bahwa negosiasi telah mencapai hasil win-win, padahal sebenarnya tidak. Akibatnya, masalah tersebut harus dibahas kembali kemudian hari. Situasi seperti ini bisa terjadi dalam negosiasi antara manjemen dengan serikat pekerja ketika beberapa masalah perlu disepakati sekaligus. Pihak-pihak negosiasi sering tergoda untuk melewatkan beberapa masalah yang dianggap sepele, seperti mengenai waktu lembur. Dalam negosiasi yang tidak terlalu formal, salah satu pihak kadang kala dengan cepat menyetujui 3
beberapa proposal karena ingin menghidari situasi sulit. Artinya masalah yang sebenarya belum betul-betul dihadapi dan masih harus dipecahkan dikemudian hari. Lawan negosiasi mungkin memandangnya sebagai hasil win-win. Padalah hasil yang dicapai adalah lose-lose karena negosisi belum mengupas beberapa masalah penting yang mendasar. 1.5 Situasi Negosiasi Beberapa orang mengatakan bahwa semua percakapan ketika dua orang yang berbeda posisi mencoba melangkah maju bisa dikategorikn sebagai negosiasi. Hal ini bukan negosiasi karena anda yakin atasan anda akan setuju. Namun, situasi tersebut bisa berubah menjadi sebuah negosiasi jika pernyataan anda salah (misalnya, anda gagal melakukan penelitian yang memadai) dan atasan ternyata menolak proposal anda diluar perkiraan. Daftar berikut ini menunjukkan beberapa situasi yang bisa didefinisikan sebagai negosiasi. Ada negosiasi yang sifatnya lebih formal dari yang lain. Karena itu, pengelompokan itu dibagi menjadi dua kategori, yaitu negosiasi formal dan negosiasi informal. a. Negosiasi Formal Negosiasi dalam kategori ini sering kali merupakan acara besar yang memakan waktu lama. Negosiasi tersebut berlangsung lama dan harus bisa memuaskan beberapa kepentingan yang berbeda. Negosiasi formal selalu memiliki catatan resmi. Negosiasi pihak manajemen dan serikat kerja untuk membahas upah atau syarat kerja. Perjanjian internasional seperti yang dideklarasikan oleh PBB. Negosiasi kontrak dengan supplier dan kontraktor. Negosiasi krisis dengan para penyandra. Negosiasi syarat kerja dengan karyawan. Negosiasi yang melibatkan banyak pihak antara atasan, perserikatan, dan perwakilan pihak ketiga, misalnya pengacara. b. Negosiasi Informal Pada dasarnya, negosiasi semacam ini merupakan acara yang tidak terlalu formal, berlangsung singkat, dan memiliki masalah yang lebih mudah diselesaikan. Kadang kala negosiasi-negosiasi informl juga memiliki catatan resmi. Menegosiasikan kenaikan gaji kepada atasan. Bernegosiasi dengan staf mengenai masalah kerja, seperti ketentuan cuti, atau jam kerja yang
fleksibel. Menegosiasikan tenggng waktu dengan kolega. Menegosiasikan perubahan kecil dalam kontrak dengan supplier atau kontraktor. Menentukan kesepakatan beban kerja dan jadwal. Menangani keluhan konsumen.
1.6 Strategi Negosiasi yg efektif 4
1. Scripting / membuat suatu naskah Salah satu cara yang terbaik pada waktu kita berada pada tahap persiapan untuk melakukan negosiasi. Dimana pada tahap persiapan kita harus mengetahui tujuan-tujuan negosiasi, batasan-batasan negosiasi. 2. Framing / membuat suatu kerangka Sebuah kerangka adalah bagian utama dari sebuah pandangan yang dapat memberikan sebuah interaksi pada suatu negosiasi. Dengan fokus kepada suatu prioritas yang diinginkan melalui data dan dasar pemikiran. 3. Managing Setiap negosiasi dalah suatu kesepakatan untuk mengatur diri sendiri, harapan, waktu, cara yang mana melalui pendekatan situasi. Mengatur emosi dengan mendengar dan menjelaskan (kemampuan berkomunikasi) dapat membantu untuk fokus terhadap permasalahan, tidak dengan bagaimana merespon emosi itu sendiri. Selain itu ada beberapa tips untuk mendapatkan Negosiasi yang efektif yaitu :
Memutuskan hasil yang terpenting Sebelum memulai negosiasi, kita harus menetapkan apa yang paling kita butuhkan dari
negosiasi tersebut dengan cara memilih satu dari beberapa masalah yang ada yang penting untuk dinegosiasikan.
Selalu melihat ke depan Dalam melakukan negosiasi usahakan jangan melihat masa lalu (backward), karena
negosiasi akan menghasilkan suatu keputusan sekarang dan yang akan datang.
Memisahkan orang dari masalah yang dibahas Dalam suatu negosiasi dibutuhkan orang yang obyektif (tidak terpengaruh suatu masalah
yang dibahas) untuk mendapatkan keputusan yang terbaik.
Memiliki sikap yang baik (win-win attitude) Mendengarkan, menampung pendapat, mengeluarkan pendapat tanpa menyinggung
perasaan yang lain dalam mengambil keputusan. 5
Mempersiapkan alternative dari suatu keputusan organisasi Apabila keputusan negosiasi tidak berjalan sesuai yang ditetapkan, maka akan diambil
langkah alternative yang sudah disiapkan.
Fokus terhadap apa yang mempengaruhi (hubungan) dari keputusan negosiasi
Keputusan suatu negosiasi mempunyai jembatan (hubungan) dengan keputusan lain.
Memakai criteria yang obyektif Kriteria dari suatu negosiasi harus obyektif.
Merespon Merespon dengan jangan menimbulkan reaksi yang berlebihan.
Memakai pihak ketiga Pihak ketiga yang dipakai harus obyektif, karena sebagai rujukan/masukan pendapat
apabila sulit mencapai kata sepakat. 1.7 Persiapan Negosiasi Dalam proses negosiasi terdapat beberapa tahapan persiapan negosiasi : a. Penelitian Para manajer menyadari bhwa penlitian pda beberapa area kunci sangatlah berguna ketika bernegosiasi, khususnya jika dua belah pihak baru pertama kali bertemu. Semakin bnya informasi yang dimiliki tentang pihak-pihak lawan, semakin baik. Cara ini akan sangat membantu, misanya untuk mengantisispasi sasaran lawan. Penelitian juga bermanfaat untuk mengantisispasi pandangan lawan tentang anda, jika lawan bekerja dibagian lain dalam satu organisasi atau diorganisasi yang berbeda. Perkirakan perimbangan kekuatan kedua belah pihak. Sebagai contoh, anda mungkin berkuasa menentukan syarat kontrak saat bernegosiasi dengan calon supplier. Artinya, anda berada diposisi yang lebih berkuasa. Namun, mungkin orang itu memiliki keahlian khusus yang anda butuhkan. Keahlian ini dapat menyeimbangkan kekuatan. Secara umum, suatu negosiasi berpeluang lebih besar untuk mencapai hasil win-win jika ada keseimbangan kekuatan atau jika semua pihak menyadari perbedaan kekuatan di antara mereka dan berusaha mengatasinya. b. Pertanyaan Dalam Penelitian
6
Tujuan dari mempersiapkan pertanyaan dalam penelitian adalah. Untuk mempersiapkan anda menghadapi lawan negosiasi, baik mengetahui riwayat negosiasi, situasi dalam negosiasi, maupun lingkungan atau budayanya. c. Kekuatan dalam negosiasi Salah stu kunci penting dalam negosiasi adalah kemampuan untuk memperkirakan kekuatan diri sendiri dan lawan negosiasi, sekaligus memahami cara menggunakannya secara efektif. Negosiator yang efetif akan berusaha keras menggembangkan keterampilan ini. Selama tahm persiapan, perkirakanlah kekuatn diri juga lawan negoisiasi. Ada beberapa sumber kekuatan berbeda yang bisa dimiliki setiap orang yang bekerja dalam sebuah organisasi. Besar kekuatan tersebut ditentukan oleh perannya dalam organisasi atau perasaanya terhadap diri sendiri. Penekanan besar diberikan pada kekuatan yang diperoleh seseorang dari posisi mereka dalam organisasi. Pada sebagian besar organisasi, semakin senior posisi seseorang, semakin besar pula kekuatannya. Namun, ada pula beberapa sumber kekuatan yang tidak dimiliki oleh kalangan senior dalam organisasi. Dalam negosiasi terdapat beberp kekuatan yaitu : Kekuatan yang sah Anda dianggap memiliki kekuatan yang sah dalam organisasi jika mempunyai kewenangan untuk membuat keputusan atau melaksanakan fungsi-fungsi yang berhubungan dengan peran anda. Sumber kekuatan seperti ini biasanya meningkat seiring dengan meningkatnya senioritas anda dalam organisasi. Kekutan hadiah Kekuatan ini memberikan kekuasaan bagi para manajer untuk menghadiahi staf mereka, misalnya dengan pujian atau kenaikan gaji. Kekuatan ini juga bisa digunakan para pekerja yang bekerja lebih keras karena manajer telah memotivasi mereka. Para pekerja tersebut ingin memberikan 'hadiah' kepada manajernya karena telah memperlakukan mereka dengan baik. Kekuatan koersif Kekuatan koersif adalah kemampuan untuk menghukum atau memaksa seseorang melakukan sesuatu yang mungkin tidak ingin ia lakukan. Kekuatan ini dapat digunakan secara efektif dalam beberapa negosiasi sebagai usaha terakhir. Keahlian Kekuatan ini muncul jika anda adalah seseorang ahli dalam bidang tertentu atau mempunyai pengetahuan khusus. Dalam negosiasi, kekuatan ini bisa menjadi sesuatu yang tidak ternilai harganya apabila lawan negosiasi membutuhkan nasihat atau masukan anda. Kekuatn interpersonal 7
Manajer yang memiliki kemampuan komunikasi dengan orang dari berbagai latar belakang dan mampu bekerja sama dengan orang yang berpengaruh, pasti mempunyai keahlian yang tinggi dalam membangun jaringan. Dalam negosiasi, mereka akan menggunakan strategi prilaku yang efektif untuk mencapai kesepakatan, mencegah dan menyelesaikan konflik, serta meraih hasil win-win. Mereka biasanya dipandang sebagai individu yang positif. Mereka selalu berusaha keras untuk menemukan kesamaan dan memastikan bahwa pendapat setiap orang didengarkan. Kekuatan informasi Jika berada pada suatu posisi yang memungkinkan untuk memiliki informasi yang tidak mungkin diketahui orang lain, Anda memiliki kekuatan informasi. Para staf departemen sumber daya manusia, perencanaan strategis, corporate affairs, dan keuangan, sering kali memiliki akses terhadap informasi-informasi istimewa. Mereka dapat mengakses informasi tersebut walaupun tidak emnduduki posisi senior. Dalam bernegosiasi anda harus mampu mengatur dengan jelas informasi yang bisa mempengaruhi hasil negosiasi. Kontrol sumberdaya Anda mungkin berada pada posisi yang memungkinkan anda mengendalikan sumber daya, termasuk manusia, peralatan, fasilitas, dan informasi. Orang yang memiliki kekuatan ini tidak harus selalu menduduki posisi senior. Kekuatan seperti ini bisa sangat berguna dalam negosiasi karena memungkinkan anda mengajukan tawaran-tawaran nyata kepada lawan negosiasi, misalnya pinjaman bagi staf. Selain itu, kekuatan ini juga bisa membantu anda mencapai kemanjuan atau meneriam konsesi dari orang lain sebagai balasannya. Kekuatan rujukan atau kekuatan kontak Kekuatan ini berkaitan dengan karisma dan reputasi. Orang yang memilikinya biasanya dikagumi oleh orang lain dan sering kali dijadikan panutan. Nama mereka sering disebut serta dijadikan acuan dengan penuh rasa hormat. Kekuatan internal Sumber kekuatan yang telah dijelaskan sebelumnya dikenal dengan sumber kekuatan eksternal karena dapat melalui peran yang dijalankan dalam organiosasi. Kita juga perlu memiliki sumber kekuatan internal yang efektif, meliputi penghargaan terhadap diri sendiri, citra diri, kepercayaan diri, dan cara pandang terhadap hidup. Tanpa sumber kekuatan internal yang kuat, kita tidak akan bisa menggunakan kekuatan eksternal dengan baik. Jadi sangatlah penting untuk selalu memupuk kekuatan internal. d. Merencanakan strategi 8
Strategi negosiasi yang jelas dan matang akan membangun kepercyaan diri anda dalam bernegosiasi sekaligus menjukkan kepada orang lain bahwa anda bersugguh-sungguh. Sering kali, para manajer memulai negosiasi dengan strategi yang tidak jelas atau tidak tersusun baik. Hal ini membuat posisi mereka tidak menguntungkan. Ada bebrapa bidang utama yang perlu diperhatikan saat merencanakan strategi : Menentukan sasaran Bagian terpenting dalam proses persiapan. Anda harus benar-benar jelas dalam menentukan apa yang ingin diperoleh dari negosiasi dan membangun ruang untuk mengatur siasat. Di sinilah letak kesalahan banyak negosiator. Mereka menyusun strategi yang terlalu kaku atau memberi ruang yang terlalu sempit bagi munculnya pilihan alternatif. Di samping itu, mereka kurang jelas tentenag konsesi yang bisa dibuat atau otoritas yang mereka miliki dalam mengambil keputusan. Melakukan pergerakan Setelah menentukan posisi ideal, anda juga perlu menentukan dua posisi lain yang bisa dituju jika posisi tadi tidak bisa diterima lawan negosiasi. Kedua posisi tersebut dikenal sebagai posisi realistis dan posisi mundur atau yang kadang kala juga disebut dengan batas minimal. Posisi realistis adalah posisi yang akan memastikan sebagaian kebutuhan anda terpenuhi karena anda karena hanya merih sebagaian dari yang anda inginkan, bukan semuanya. kadang kala posisi ini disebut juga kompromi yang bisa diuasahakan. Dengan kata lain, anda mendapatkan sesuatu dengan memberikan beberapa konsesi kepada lawan negosiasi. Manciptakan fleksibilitas Jika anda sedang menegosiasikan kenaikan gaji, satu hal yang harus dilakukan saat menentukan strategi menyeluruh adalah menentukan 3 angka nominal yang akan memberi anda ruang gerak. Masalah yang mungkin timbul dari strategi ini adalah kurangmya fleksibilitas untuk bergerak jika atasan tidak mempunyai tambahan uang untuk ditawarkan. Masalah yang timbul jika atasan hanya sanggup menawarkan jumlah uang yang lebih sedikit dari pada posisi mundur anda. Mempersiapkan kasus Setelah menentukan posisi ideal, posisi realistis, dan posisi mundur, sebaiknya anda menyusun sebuah kasus untuk mendukung posisi-posisi tersebut dan menyusun argumen utama. Akan sangat berguna jika anda menyusun argumen tersebut dengan bahasa yang jelas dan spesifik sert menujukkan kekuatan dan kelemahannya. Dengan demikian, anda bisa memanfaatkan kekuatan argumen tersebut dan melakukan antisipasi jika lwan menyoroti 9
kelemahannya selama negosiasi berlangsung. Kenali terlebih dahulu beberapa titik lemah anda sehingga anda siap dan mampu mempertahankannya dengan argumen yang matang. d. Merencanakan taktik Bersiaplah untuk bersikap fleksibel dan mengubah taktik jika diperlukan. Rencana yang matang akan meningkatkan kepercayaan diri Anda. Namun rencana tersebut tidak boleh terlalu terstruktur dan kaku sehingga membatasi anda jika negosiasi menuntut pendekatan yang berbeda. Berikut adalah perkiraan tentang merencanakan taktik : Waktu Tunjukkan berapa banyak waktu yang anda butuhkan jauh sebelum mulai bernegosiasi. Hal ini tergantung pada seberapa penting negosiasi ini bagi anda dibandingkan pioritas lain. Penentuan waktu juga tergantung pada tingkat kerumitan negosiasi dan banyak waktu yang ingin anda investasikan untuk membangun hubungan dengan lawan negosiasi. Metode Memilih metode negosiasi yang tepat merupakan langkah yang sama pentingnya dengan pemilihan waktu. Tatap Muka Lebig dari 50% komunikasi manusia dilakukan melalui kesan lahirih total, seperti bahasa tubuh, pakaian, dan penampilan. Oleh karena itu, komunikasi tatap muka adalah cara terbaik untuk menyampaikan dan menerima pesan yang jelas dan tidak bermakna ganda ketika bernegosiasi. Telepon Meskipun kehilangan elemen pentimg dari komunikasi personal yang dilakukan secar tatap muka, negosiasi melalui telepon memiliki kelebihan karena kurang lebih 40% dari pesan kita bisa tersampaikan lewat nada suara dan aksen. Komunuikasi melalui telepon kurang memuaskan dibandingkan dengan komunikasi tatap muka. jadi, jangan terlalu sering menggunakan metodi ini dalam bernegosiasi. E-mail Mengandalkan komunikasi via E-mail termasuk metode negosiasi beresiko tinggi karena membuka kemungkinan besar bagi terjadinya kesalahpahaman. Gunakan e-mail hanya sebagai pilihan terakhir. Anda lebih baik menggunakan telepon jika negosiasi tatap muka tidak mungkin dilakukan. Lokasi Perhatikan baik-baik tempat anda akan mengadakan pertemuan. jika anda akan bernegosiasi secara tatap muka, penting sekali memastikan kedua belah pihak merasa nyaman. Tempat pertemuan pun harus mencerminkan jenis negosiasi yang akan dilkukan. Urutan masalah 10
Tuliskan rencana singkat tentang masalah yang akan dibahas beserta urutannya. Mengelola informai Pelajari informasi mengenai situasi yang ada. Mengambil inisiatif Umumnya, baik bila kita memulai negosiasi terlebih dahulu. Artinya lebih dulu meletakkan kartu diatas meja dengan menyajikan posisi negosiasi yang ideal. Langkah ini menguntungkan karena posisi dan penawaran yang kita lakukan yang pertama kali didengarkan. Menjelajahi area lain Sebelum memulai negosiasi, putuskan mana saja yang ingin anda jelajahi bersama lawan. Titik yang sulit diselesaikan dan konsesi Mengantisopasi kesulitan yang mungkin timbul sebelum negosiasi dimulai bisa membantu meningkatkan rasa percaya diri anda. Mengetahui waktu yang tepat untuk membahas atau menghindati potensi tersebut bisa menjadi taktik yang berguma. Penangguhan Mengusulkan penangguhan negosiasi adalah salah satu taktik yang memungkinkan anda menghentikan negosiasi kapan pun didinginkan. Denagn begitu, anda akan mempunyai kesempatan untuk berpikir, mendapatkan lebih banyak informasi, atau mengatur emosi. Bergerak menuju kesepakatan Menggali kesamaan-kesamaan dalam tahap awal negosiasi bisa mendorong terjadinya pergerakan yang relatif lebih cepat. Sama halnya jika anda menawarkan konsesi di awal negosiasi. Hal ini dapat merangsang tawaran konsesi dari lawan negosiasi. Mencapai kesepakatan Sebelum memulai negosiasi, luangkan waktu untuk memikirkan bagaimana kesepakatan bisa dicapai, apa yang ingin anda raih, dan apa yang akan anda lakukan jika kesepakatan tidak mungkin tercapai? Apakah anda ingin melakukan pemungutan suara, misalnya, jika tidak berhasil mencapai hasil win-win atau memenuho kebutuhan semua pihak? Apakah keputusan yang diambil harus dinahas lagi lain waktu untuk mencapai kesepakatan akhir? 1.8 Tahap – tahap dalam Negosiasi
Preparation and Planing Adalah kunci sukses dari sebuah negosiai, dimana pada bagian ini kita mengatur tujuan
dan batasan-batasan. Pada tahap ini kita juga harus mengetahui tipe orang yang akan bernegosiasi dengan kita. 11
Definition of ground rules Menetapkan prinsip sebuah negosiasi, dengan demikian dapat membantu dalam merencanakan sebuah strategi yang sukses. Clarification and justification Untuk memulai negosiasi, harus jelas mengenai suatu kepentingan dan harapan. Bargaining and problem solving Dalam tingkatan ini kedua belah pihak akan saling tawar-menawar / akan aktif dalam menemukan sebuah solusi. Closure and implementation Adalah kesimpulan akhir dari sebuah negosiasi dimana kedua pihak telah memiliki sebuah perjanjian / persetujuan yang dibuat didalam suatu surat perjanjian dan ditandatangani oleh kedua belah pihak. 1.9 Memilih Gaya-gaya Negosiasi Dalam negosiasi apa pun seorang negosiator terampil harus memusatkan perhatian pada dua area kunci. Pertama, membangun hubungan baik dengan lawan, kedua memperhatikan kapan lawan negosiasi siap untuk bergerak. 1. Membangun Hubungan Baik Agar dapat memngaruhi seseorang dalam negosiasi kita harus membangun hubungan baik dengannya. Hai ini bergantung pada : Membangun kedekatan dengan cara mendengarkan cara mendegarkan secara aktif, berempati, memberi semangat, merenungkan, dan mengamati. Membangun kredibilitas dengan menunjukkan pengetahuan, pengalaman, dan kualifikasi yang bisa anda tawarkan. Membangun kepercayaan diri dan rasa saling percaya dengan memperlihatkan integritas dalam informasi serta menunjukkan ketertarikan dan perhatian yang tulus. 2. Meningkatkan Kesiapan Untuk Menghadapi Perubahan Area lain yang harus selalu diwaspadai oleh seorang negositor adalah memperhatikan kapan pergerajkan terjadi dan mampu melaui tahap pergerakan negosiasi dengan baik. Tahap ini meliputi kemampuan untuk mendorong lawan agar mau berubh dari pisisi negosiator awal mrek dan kesediaan untuk bergerak dari posisi awal anda sendiri. Meningkatkan kesiapan lawan untuk 12
meakukan perubahan merupakan keahlian yang penting. Untuk mencapai kondisi ini, seorang negosiator harus ; Memperlihatkan batasan dan masalah yang muncul dalam situasi tersebut dengan menggunakan informasi yang konkret dan objektif bila memungkinkan Membangun visi akan masa depan Kedua tahap ini harus memperlihatkan ketidakpuasan terhadap status quo. Bahkan ketika menurut anda lawan sudah siap untuk menghadapi perubahan, perubahan itu sangat tergantung pada : Tingkat keamanan yang mereka rasakan Perilaku negosiator Kemungkinan mendapatkan paling tidak sebagian dari sasaran yang mereka inginkan Kemungkinan meraih sukses Selain itu ada juga gaya-gaya negosiasi yang lain yaitu ; Gaya promotor, orang dengan gaya sosial mempunyai sifat cepat memutuskan, agresif, kreatif, cenderung verbal dan banyak ide yang muluk-muluk. (agresif) Gaya fasilitator, orang dengan gaya mempunyai sifat ramah, suka menolong, mempunyai tenggang rasa, bersifat peka atau perasa, selalu berbicara dan bertindak diplomatis. (perasa) Gaya kontroler, orang dengan gaya sosial yang mempunyai sifat yang tidak sabar, ingin berkuasa, penuh tekad, hanya mengandalkan atau berorientasi pada hasilnya saja. (ambisius) Gaya analitikal, orang dengan gaya sosial yang memiliki kesabaran spesifik terperinci dan pemikir. (pemikir) 1.10 Strategi Dalam Bernegosiasi Dalam melakukan negosiasi, kita perlu memilih strategi yang tepat, sehingga mendapatkan hasil yang kita inginkan. Strategi negosiasi ini harus ditentukan sebelum proses negosiasi dilakukan. Ada beberapa macam strategi negosiasi yang dapat kita Pilih, sebagai berkut : 1. Win-win Strategi ini dipilih bila pihak-pihak yang berselisih menginginkan penyelesaian masalah yang diambil pada akhirnya menguntungkan kedua belah pihak. Strategi ini juga dikenal sebagai Integrative negotiation. Contoh : Pihak manajemen sepakat untuk memberikan paket PHK di atas 13
ketentuan pemerintah, dan pihak pekerja sepakat untuk dapat segera mengakhiri hubungan kerja dengan damai. 2. Win-lose Strategi ini dipilih karena pihak-pihak yang berselisih ingin mendapatkan hasil yang sebesar-besarnya dari penyelesaian masalah yang diambil. Dengan strategi ini pihak-pihak yang berselisih saling berkompetisi untuk mendapatkan hasil yang mereka inginkan. Contoh : Pihak pekerja terpaksa menyepakati kenaikan gaji di bawah target yang telah mereka usulkan sebelumnya kepada pihak perusahaan.
3. Lose-lose Strategi ini dipilih biasanya sebagai dampak kegagalan dari pemilihan strategi yang tapat dalam bernegosiasi. Akibatnya pihak-pihak yang berselisih, pada akhirnya tidak mendapatkan sama sekali hasil yang diharapkan. Contoh : Pihak pengusaha akhirnya melakukan upaya “Lock out”, karena pihak pekerja tidak bersedia untuk menghentikan pemogokan. 4. Lose-win Strategi ini dipilih bila salah satu pihak sengaja mengalah untuk mendapatkan manfaat dengan kekalahan mereka. Contoh : Pihak pengusaha sengaja memberikan beberapa konsesi yang tidak terlalu signifikan kepada pihak pekerja, dengan harapan dapat membangun kepercayaan dengan pihak pekerja di masa yang akan datang. 1.11 Mencapai Kesepakatan Orang cenderung mudah tergoda untuk mempercepat tahap pengambilan keputusan. Akibatnya, tidak semua orang mendapatkan waktu untuk memutuskan atau membuat pernyataan apakah mereka akan menandatangani keputusan yang telah dibuat. Dengan demikian, anda akan gagal mendapatkan hasil win-win yang telah anda perjuangkan dengan keras. Sejak awal, kita harus menetapkan dengan jelas jumlah waktu yang akan diluangkan setiap pihak untuk bernegosiasi, tergantung mereka memilih solusi kolaboratif atau solusi kompromi. Namun, bukan tidak mungkin selama negosiasi berlangsung, pendirian salah satu pihak akan berubah. Jika proses mencapai kesepakatan sudah disetujui dengan jelas diawal 14
negosiasi, semua pihak yang terlibat bisa menyetujuinya. Sebagai contoh, jika mereka tidak bisa mencapai kesepakatan dalam periode waktu tertentu, seorang mediator akan diikut sertakan dalam negosiasi. Menegosiasikan Win-Win Solution Dua cara yang bisa digunakan untuk menegosiasikan hasil win-win adalah kompromi atau kolaborasi. Keduanya sama-sama dilakukan untuk mencapai solusi yang memuaskan keinginan semua orang. Perbedaan terbesar diantara keduanya adalah, kompromi memusatkan perhatian pada masalah dan keinginan yang ada di permukaan, sedangkan kolaborasi menggali berbagai masalah dan keinginan secara lebih mendalam. o Kompromi Untuk mencapai kompromi, kedua belah pihak menyebutkan garis besar posisi mereka diawal negosiasi. Lalu, masing-masing mulai membuat konsesi dan mempertimbangkan tawaran yang bertentangan hingga sebuah kesepakatan tercapai. Pendekatan ini bisa digunakan untuk menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan uang. o Kolaborasi Dalam kolaborasi, anda harus menggali lebih dalam posisi untuk melihat kepentingan, kebutuhan, dan kekhawatiran yang mendasari posisi masing-masing pihak. Cara ini membutuhkan lebih banyak waktu dan kadang kala juga penggalian yang lama. Akan tetapi, usaha ini merupakan bagian dari proses kolaboratif karena solusi yang memuaskan dihasilkan dari pertimbangan terhadap semua faktor tersebut. Kolaborasi akan membahas dan menyelesaikan masalah semua pihak dalam negosiasi secara lebih mendalam daripada kompromi.
Pendekatan praktis menuju win-win solution Dalam kebanyakan negosiasi, pihak-pihak yang terlibat biasanya memiliki lebih dari satu
alas an untuk bernegosiasi (berbagai kepentigan dan kebutuhan mendasari keputusannya). Biasanya mereka juga memiliki prioritas yang berbeda atas alasan-alasan tersebut, dan ada beberapa hasil yang mungkin bisa memuaskan sebuah kebutuhan tertentu. Kunci untuk mencapai win-win solution dalam negosiasi adalah sejauh mungkin berusaha mengenali dan memuaskan prioritas utama ata kebutuhan terpenting semua pihak, demi mendapatkan konsesi pada materi atau kebutuhan yang prioritasnya lebih rendah. 15
Ahli negosiasi mengetahui hal ini. Ketika diminta utnuk membantu menyelesaikan perselisihan, mereka akan mencari alasan, kepentingan, atau kebutuhan mendasar ini. Setelah faktor-faktor tersebut diketahui, mediator akan mendorong salah satu pihak untuk mengalah dalam pokok masalah yang kurang penting demi mendapatkan konsesi dari pihak lawan sehigga keinginan yang prioritasnya lebih tinggi bisa terpuaskan. Selain itu, mereka mencoba menemukan posisi baru yang bisa memuaskan kedua belah pihak. Pertukaran konsesi atau kemungkinan baru yang kreatif bisa menjadi kunci untuk mencapai win-win solution. Dalam pendekatan praktis menuju win-win solution terdapat beberapa langkh yaitu ; 1. Mengatur Emosi Kita membutuhkan cukup banyak waktu untuk bisa mengetahui sumber-sumber yang mendasar dan berbagai kepentingan pihk yang terlibat dalm negosiasi. Kuncinya adalah dengan melihat dibawah permukaan posisis-posisi yang dikeukakan, baik oleh lawan negosiasi maupun anda sendiri. Sebelum melakukannya, tiap orang harus mengendlikan emosi sehingga anda bisa menggali berbagai kepentingan, kehawatiran, alasan, dan kebutuhan dengan rasional dan logis. 2. Menyetujui Peraturan dasar Peraturan dasar harus ditentuan sejak awal negosiasi, terutama jika anda sedang bernegosiasi dengan seseorang yang belum terbiasa dengan proses negosiasi. Biala memungkinnkan anda bisa memimpin dan menjelaskan bahwa peraturan tersebut dirancang untuk memastikan proses negosiasi berjalan lancar. Beberapa peraturan dasar yang perlu anda usulkan antra lain : Setuju untuk saling mendengarkan dengan sesame Setuju untuk tidak menyela pembicaraan lawan negoisi Setuju untuk tidak marah atau menunjukkan sikap permusuhan, bahkan ketika lawan tidak setuju dengan pendapat anda Setuju untuk memperlakukan lawan dengan rasa hormat Setuju atas jumlah waktu yang akan anda luangkan demi suksesnya porses negosiasi Setuju untuk berusaha memahami sudut pandang lawan Peraturan ini akan memastikan adanya kejujuran dan sikap saling menghormati dalam proses negosiasi. Hal ini juga akan menjadi awal yang bagus bagi terlaksannya negosiasi yang produktif. 3. Mengklarifikasi Posisi Anggaplah tahap pertama negosiasi sebagai kesempatan untuk membuka semua masalah, pendapat, posisi, dan cara pandng yang berbeda dihadapan semua pihak. Anda akan memperoleh 16
kesempatan untuk mengkspresikan posisi sendiri. Namun, akan jauh lebih berguna jika sebelumnya mengetahui cara pandang lawan negosiasi sehingga bisa memahami posisi mereka. Pendekatan ini akan membantub anda menyusun proposal dan mempertimbangkan keinginan dan kehawatiran lawan. Anda tetap harus berusaha mendapatan sesuatu yag palin anda inginkan, tetapi dengan tetap mebuat lawan merasa didengarkan dan dipahami. Dengan demikin, anda memperbesar peluang untuk diterima oleh lawan dengan sikap positif. Pendekatan ini sering kali disebut dengan “Membuat lawan lebih mudah menggatakan ya “. 4. Menggali kebutuhan Dan Kepentingan Mendasar Pada tahap ini, anda perlu menggali posisi awal yang telah dikemukakan dengan lebih mendalam. Dengan begitu, anda dapat menjajaki perasaan dan alasan yang mendasari keinginan serta harapan semua pihak terhadap hasil negosiasi Berikut beberapa cara yang bisa digunakan: 1. Tanyakan alasan lawan memilih posisi tersebut. Apa keuntungan dan kerugiannya 2. Tanyakan mengapa keinginan anda tidak disetujui. Apa yang memicu munculnya titik yang belum disesuaikan? 3. Cari berbagai kepentingan yang bisa membantu anda menemukan kesamaan 4. Bicarakan juga kepentingan dan kebutuhan anda. 5. Menghasilkan Alterntif Pada tahap ini, anda sudah siap untuk bergerak ke tahap berikutnya, yaitu mencari berbagai alternative bersama lawan. 6. Menyepakati Pilhan win-win terbaik Saat mengusulkan beberapa kemungkinan atau memilih lawan memikirkannya, anda mungkin akan menghadapi penolakan. Hal ini bisa jadi karena mereka mulai berpikir bahwa berubah dari posisi awal sama halnya dengan melakukan konsesi atau kehilangan sesuatu. Pada tahap penting ini anda harus mengusahakan agar lawan tidak keberatan melepas bagian dari keinginannya.
1.12 Taktik Dalam Negosiasi Dalam proses negosiasi, pihak-pihak yang berselisih seringkali menggunakan berbagai taktik agar dapat memperoleh hasil negosiasi yang diinginkan. Ada beberapa taktik yang umum dilakukan oleh para negosiator. 1. Membuat agenda 17
Taktik ini harus digunakan karena dapat memberikan waktu kepada pihak-pihak yang berselisih setiap masalah yang ada secara berurutan dan mendorong mereka untuk mencapi kesepakatan atas keseluruhan paket perundingan. 2. Bluffing Taktik klasik yang sering digunakan oleh para negosiator yang bertujuan untuk mengelabui lawan berundingnya dengan cara membuat distorsi kenyataan yang ada dan membangun suatu gambaran yang tidak benar. Contoh : Pihak pengusaha menunjukkan bahwa mereka tidak peduli sama sekali dengan ancaman pihak pekerja untuk melakukan pemogokan bila perundingan gagal (padahal sebenarnya mereka khawatir bila pemogokan terjadi). 3. Membuat tengat waktu (deadline) Taktik ini digunakan bila salah pihak yang berunding ingin mempercepat penyelesaian proses perundingan dengan cara memberikan tengat waktu kepada lawannya untuk segera mengambil keputusan. Contoh : Pihak pengusaha menyatakan kepada pihak pekerja , bahwa bila paket PHK yang ditawarkan tidak diambil Sekarang, maka paket PHK yang akan diberikan berikutnya akan lebih rendah dari yang ditawarkan saat ini. 4. Good Guy Bad Guy Taktik ini digunakan dengan cara menciptakan tokoh “jahat’ dan “baik” pada salah pihak yang berunding. Tokoh “jahat” ini berfungsi untuk menekan pihak lawan sehingga pandanganpandangannya selalu ditentang oleh pihak lawannya , sedangkan tokoh “baik” ini yang akan menjadi pilak yang dihormati oleh pihak lawannya karena kebaikannya. Sehingga pendapatpendapat yang dikemukakannya untuk menetralisir pendapapat Tokoh “jahat”, sehingga dapat diterima oleh lawan berundingnya. 5. The art of Concesión Taktik ini diterapkan dengan cara selalu meminta konsesi dari lawan berunding atas setiap permintaan pihak lawan berunding yang akan dipenuhi . Contoh : Pihak pengusaha sepakat untuk memberikan kenaikan gaji yang diminta pihak pekerja, asal pihak pekerja sepakat untuk mendukung pihak pengusaha mengurangi jumlah pekerja. 18
6. Intimidasi Taktik ini digunakan bila salah satu pihak membuat ancaman kepada lawan berundingnya agar menerima penawaran yang ada, dan menekankan konsekuensi yang akan diterima bila tawaran ditolak. Contoh : Pihak pekerja mengamcam bahwa bila permintaan kenaikan gaji mereka tiak dipenuhi oleh pihak pengusaha, maka mereka akan melakukan pemogokan selama 1 bulan. 1.13 Perangkap Dalam Negosiasi (Negotiation Sandtraps) Menurut Leight L. Thompson dalam bukunya The Mind and the Heart of Negotiation, para perunding sering terperangkap pada 4 (empat) perangkap utama , yaitu : 1. Leaving money on table (dikenal juga sebagai “lose-lose” negotiation), yang terjadi saat para perunding gagal mengenali danmemanfaatkan potensi yang ada untuk menghasilkan “win-win” solution. Contoh. Bila perunding dari pihak manajemen sedikit sabar dalam memberikan waktu kepada pihak pekerja untuk melakukan konsultasidiantara mereka, maka suasana perundingan akan menjadi lebih kondusif, sehingga kemungkinan terjadinya “win-win” solution akan menjadi lebih besar. 2. Settling for too little ( atau dikenal sebagai “kutukanbagi si pemenang”), yang terjadi saat para perunding memberikan konsesi yang terlalu besar, kepada lawan berundingnya dibandingkan dengan yang mereka peroleh. Contoh : Pihak pekerja memberikan dukungan kepada pihak manajemen untuk melakukan pengurangan pekerja, dengan konsesi akan diberikan kenaikan gaji sedikit di atas tingkat inflasi. 3. Meninggalkan meja perundingan , yang terjadi saat para perunding menolak tawaran dari pihak lain yang sebenarnya lebih baik dari semua pilihan yang tersedia bagi mereka. Biasanya hal ini terjadi karena terlalu mempertahankan harga diri atau salah perhitungan. Contoh : Pihak pekerja menolak menerima penawaran paket PHK dari pihak manajemen, yang besarnya 50 % di atas ketentuan pemerintah, dan tetap menginginkan paket yang besarnya 100 % di atas ketentuan pemerintah. Mereka memilih untuk meninggalkan meja perundingan, dan memilih penyelesaian melalui mekanisme P4P. Mereka berpikir dengan penyelesaian melalui mekanisme P4P, keinginan mereka dapt dipenuh oleh P4P. Namun banyak kasus, masalah ini diputuskan oleh P4P 19
sesuai dengan ketentuan yang berlaku atau setidaknya berdasarkan tawaran yang dikajukan oleh pihak manajemen. 4. Settling for terms that worse than the alternative terjadi saat para perunding merasa berkewajiban untuk mencapai kesepakatan, padahal hasil kesepakatan yang dibuat tidak sebaik alternatif yang lain. Contoh : Karena selama ini hubungan antara pihak manajemen dan pihak serikat pekerja cukup baik dan pihak manajemen banyak membantu serikat pekerja, maka para perunding dari pihak serikat pekerja sulit untuk menolak tawaran pihak manajemen untuk hanya menaikan gaji karyawan berdasarkan inflasi. Padahal melihat hasil prestasi perusahaan, pihak perunding dari serikat pekerja, dapat mengajukan alternatif kenaikan gaji yang lebih tinggi dari nilai inflasi. 1.14 Pengaruh Kebudayaan Yang Berbeda terhadap Kemampuan Negosiasi Kemampuan negoisasi dengan pengaruh kebudayaan yang berbeda adalah suatu hal yang perlu “diketahui” dan “di-identifikasi”. Orang dari negara yang berbeda mempunyai nilai, sikap, dan pengalaman yang berbeda. Mereka mempunyai kekuatan dan juga kelemahan yang berbeda satu sama lain. Seorang negosiator yang berkompeten harus mengembangkan gaya yang cocok dengan kekuatannya sendiri. Janganlah berusaha untuk mengikuti gaya dan kebudayaan yang lain. Hendaknya dia jangan mengikuti gaya orang lain di mana ia mempunyai kekuatan, sedangkan pihak lain tidak; suatu gaya yang akan menyebabkan dia menunjukkan kelemahan alamiahnya dan bukan kekuatannya yang alamiah. Ia
perlu
menyadari
apa
yang
merupakan
kekuatannya
dan
mempraktekkan
keterampilannya untuk memanfaatkan kekuatan itu. Ia juga harus sadar bahwa orang lain bekerja secara lain. Menghormati cara-cara mereka yang berbeda tanpa perlu tunduk kepadanya adalah penting.Perbedaan tentang kebudayaan itu tidak saja mempengaruhi perilaku luaran tersebut, melainkan juga menentukan nilai-nilai dasar dari para negosiator itu. Setiap orang membawa berbagai asumsi yang berakar dalam meja negosiasi yang mungkin dia sendiri tidak menyadarinya. Adapun berbagai perbedaan budaya yang mempengaruhi gaya negosiasi adalah sebagaimana dibawah ini : Budaya Amerika. 20
Pada umumnya diidentifikasikan dengan kecenderungan memiliki ciri-ciri sebagai berikut : • Percaya diri dan mengedepankan profesionalisme. • Kemampuan tawar menawar. • Minatnya pada “system-paket”. Gaya Budaya Jerman. Mempunyai kecenderungan ciri-ciri sebagai berikut : • Gaya yang teliti dan sistematik. • Persiapan sangat matang, kaku dan tanpa kompromi. • Penyampaian masalah dan penawaran dengan jelas dan tegas. Gaya Budaya Inggris. Mempunyai kecenderungan ciri-ciri sebagai berikut : • Cenderung amatir dan berbeda sekali dengan gaya Amerika. • Kurang adanya persiapan. • Baik hati, ramah, suka bergaul, menyenangkan. • Luwes dan tanggap terhadap inisiatif.
Gaya Budaya China. Mempunyai kecenderungan ciri-ciri sebagai berikut : Atensi terhadap “wajah-diri” (penampilan, harga diri yang sering ditunjukkan dengan kemewahan). Spesialisasi (negoisator memang harus ahli di bidangnya atau membawa ahli-ahlinya selama negosiasi). Rasa curiga terhadap ras “barat”. Menyukai perhatin tulus terhadap keluarganya. 1-.15 Contoh Gambar Negosiasi
21
Gambar 2.15.1 Negosiasi
Gambar 2.15.2 Negosiasi
Sumber: indonesiaindonesia.com
Sumber: tipsorangsukses.blogspot.com
Gambar 2.15.3 Negosiasi
Gambar 2.15.4 Negosiasi
Sumber: azharmind.blogspot.com
Sumber: tipsorangsukses.blogspot.com
BAB II PENUTUP 2.1 Kesimpulan
22
DAFTAR PUSTAKA Jacman, Ann. 2004. How to Negotiate. London : Octopus Publising Group. Kotler, Philip, Marketing Management, analysis, planning, implementation, and control. Englewoods Cliffs, New Jersey: Prentice- Hall Inc., 1994. http://id.shvoong.com/business-management/entrepreneurship/1958413-macam-macam-bentuknegosiasi/#ixzz1Eyu9iKxa. Diakses pada tanggal 19 Februari 2013 http://www.pesawatterbang.net/blog/definisi-negosiasi-menurut-para-ahli.html. tanggal 19 Februari 2013 http://ranggadriana.blogspot.com/2012/04/negosiasi-menurut-para-ahli.html.
Diakses Diakses
pada pada
tanggal 19 Februari 2013 http://www.getbookee.org/negosiasi-menurut-para-ahli/. Diakses pada tanggal 19 Februari 2013
23