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Norma ISO 14001:2015
Bernardino Antonio de Aguas Pérez, Brian Alberto Ramírez Torres, Heidy Lizzette Cisneros Ordoñez, Luis Heraldo Arias Rosado
Asesora: Diana Carolina Gil Sierra
Fundación Universitaria Del Área Andina Especialización en Gerencia en Seguridad y Salud en el Trabajo VALLEDUPAR 2017
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SOLUCION 1. Indique qué información debe estar documentada en la organización según la Norma ISO 14001.
Toda organización deberá crear, almacenar y mantener al día toda la documentación necesaria para su Sistema de Gestión Ambiental (SGA) basado en la norma ISO 14001. Normalmente, se habla de un manual de gestión ambiental en el que la empresa incluye todos los elementos básicos e importantes del Sistema. El manual es el elemento básico del Sistema y en él se describe las responsabilidades, obligaciones, la estructura organizativa y el alcance del propio sistema. Asimismo, se recogen todos los recursos y métodos específicos, generales, conocimientos, procedimientos o cualquier otro documento que desarrolle las exigencias del sistema o sea necesario para el mismo. Además, el manual incluirá la política ambiental, los objetivos y fines de la empresa. El manual responderá a todas las cuestiones relacionadas con el Sistema de Gestión Ambiental ya que en este documento se recoge toda la información importante y destacada para saber lo que hay que hacer, el cómo, cuándo y a quién se le pueden pedir responsabilidades al respecto. La documentación debe aparecer muy detallada, lo suficiente como para describir los elementos referentes y centrales del Sistema de Gestión Ambiental, sus interacciones y proporcionar orientación sobre dónde conseguir información más específica respecto a una operación puntual del Sistema de Gestión Ambiental. Dependiendo de la empresa, la documentación se podrá guardar en papel o en formato digital. Habitualmente, la manera de estructurar la documentación del sistema es en forma piramidal.
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Nivel I: Se trata del manual del Sistema de Gestión Ambiental. En este texto se describe la política ambiental y se utiliza como guía para documentar las responsabilidades y funciones principales, detallar las relaciones del sistema, los fines generales y ofrecer orientación sobre la documentación de referencia. En este escrito se reflejan todos los documentos que conforman el sistema y sirve de base para el desarrollo de los procedimientos específicos, generales e instrucciones. Nivel II: En el segundo nivel de esta pirámide se encuentran los procedimientos. En este documentos se recogen los métodos a aplicar y los criterios a seguir para cumplir con los requisitos necesarios con el fin de implementar correctamente un Sistema de Gestión Ambiental. Cada capítulo del manual
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está desarrollado por uno o varios procedimientos y además en cada capítulo se debe hacer referencia a los procedimientos que desarrolla. Nivel III: En este nivel se incluyen los procedimientos específicos del Sistema y orientaciones técnicas. Se trata de documentos de un nivel más concreto sobre aspectos puntuales del funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental. Nivel IV: En este apartado se recoge toda la documentación que debe formar parte del Sistema y que no se encuentra recogida en ninguno de los niveles anteriores. Destacan los registros del Sistema de Gestión Ambiental que proceden del uso de los formatos incluidos en los procedimientos o planes de actuación (plan de formación, de auditoría, etc.) Una vez desarrollados los cuatro niveles de la organización de la documentación del Sistema de Gestión Ambiental, se debe hablar sobre el control de la misma cuya responsabilidad recae en la propia organización que deberá establecer y mantener al día uno o varios procedimientos para tener controlada toda la documentación de su Sistema de Gestión Ambiental. Es necesario que la documentación esté localizada, se apruebe y revise cuando sea conveniente y retirada cuando se encuentre obsoleta. La documentación debe identificarse fácilmente (nombre, número o referencia de los documentos), estar accesible en el momento que se precise (distribuyendo copias en los lugares correctos), incluir fechas de edición y revisión y estar totalmente actualizada. 2. ¿Qué información debería considerar una revisión de la gerencia?
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La revisión de la dirección es absolutamente vital para el éxito de un sistema de control ambiental (EMS). La revisión de la dirección proporciona el nexo para la política ambiental de una organización, sus metas a largo plazo, resultados ambientales y mejoría constante. La dirección tiene responsabilidades únicas y exclusivas dentro de ISO 14001. Como se establece en la norma, la dirección es quien dirige la organización, estableciendo el curso de la misma, evaluando sus resultados y ajustando los elementos del EMS para alcanzar metas ambientales a corto y largo plazo. Debe realizarse y documentarse una revisión de la dirección a intervalos determinados por la dirección para asegurarse de que el EMS es:
Conveniente
Adecuado
Efectivo
Responsabilidades de la administración del EMS:
Política y estrategia ambiental
Juicio y acción sobre la revisión del sistema de administración ambiental y resultados de la auditoría
Juicio y acción sobre resultados de desempeño ambientales
Acciones de mejora continua, que sean consistentes con la política ambiental
Asignación de personal, estructura organizacional y cultura
Recursos financieros y tecnológicos.
3. Información Documentada según norma ISO
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La organización debe establecer y mantener procedimientos documentados para monitorear y medir, regularmente, las características clave de sus operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo sobre el ambiente. Esto debe incluir el registro de la información para investigar el comportamiento, los controles operacionales pertinentes y la conformidad con los objetivos y metas ambientales de la organización. El equipo de monitoreo se debe calibrar y mantener, conservando los registros de este proceso de acuerdo con los procedimientos de la organización. La organización debe establecer y mantener un procedimiento documentado para evaluar periódicamente el cumplimiento de las leyes y reglamentos ambientales pertinentes. 4. Información considerada para revisión de gerencia La alta gerencia de la organización debe, a intervalos determinados por ella misma, revisar el sistema de gestión ambiental, para asegurar la continuidad de su conveniencia, adecuación y eficacia. El proceso de revisión de la gerencia debe asegurar que se reúna la información necesaria para que la gerencia pueda efectuar esta evaluación. Esta revisión debe documentarse. La revisión de la gerencia debe considerar la posible necesidad de cambios a la política, objetivos y otros elementos del sistema de gestión ambiental, a la ha de los resultados de la auditoria del sistema de gestión ambiental, de los cambios de circunstancias y del compromiso por un mejoramiento continuo. La dirección realizará revisiones del SGMA para asegurar que sigue siendo apropiado, disponer de la información necesaria para la revisión y de los elementos de entrada para la revisión, deben incluir:
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Resultados de las auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba.
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Las comunicaciones de las partes interesadas externas, incluidas las quejas
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Resultados medioambientales de la organización.
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El grado de cumplimiento de los objetivos y metas.
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El estado de las acciones correctivas y preventivas.
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El seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones previas llevadas a cabo por la dirección.
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Los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros requisitos relacionados con sus aspectos medioambientales.
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Las recomendaciones para la mejora.
5. Dice el encargado de implementar el sistema de gestión ambiental bajo la Norma ISO 14001 “He tenido problemas para implementar esta norma por falta de recursos”.
RTA: 7. Soporte 7.1. Recursos La empresa debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y mejorar de forma continua el Sistema de Gestión Ambiental.
6. El Gerente general dice que no puede controlar el SGA porque no tiene tiempo.
RTA: 9.3. Revisión por la Dirección
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La gerencia de la dirección debe revisar el Sistema de Gestión Ambiental de la organización, en intervalos de tiempo planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia. La revisión por la dirección debe incluir la consideración de: • El estado de las acciones de las revisiones por la dirección • Grado en que los objetivos ambientales se han alcanzado • Información sobre el desempeño ambiental de la organización.
7. El encargado del SGA dice que tiene toda la documentación al día, pero que siempre le cuesta encontrarla:
Según el numeral 7.5 de la norma, la información documentada una organización debería crear y mantener información documentada suficiente, de manera que asegure un sistema de gestión ambiental conveniente, adecuada y eficaz. Además el numeral 7.5.3 Control de la información documentada, establece que la información documentada requerida por el sistema de gestión ambiental y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que: a) esté disponible y sea adecuada para su uso, dónde y cuándo se necesite. La información documentada de origen externo, que la organización ha determinado que es necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental, se debe identificar y controlar, según sea adecuado.
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8. Se produjo un error en la implementación de un proyecto ambiental, debido a que se utilizó una versión antigua de las especificaciones técnicas para la compra de los equipos de descontaminación.
RTA: En el numeral 10.2 No Conformidad Y Acción Correctiva se habla que cuando ocurra una no conformidad, la organización debe: a) reaccionar ante la no conformidad, y cuando sea aplicable: 1) tomar acciones para controlarla y corregirla; 2) hacer frente a las consecuencias, incluida la mitigación de los impactos ambientales adversos; b) evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir en ese mismo lugar ni ocurra en otra parte, mediante: 1) la revisión de la no conformidad; 2) la determinación de las causas de la no conformidad; 3) la determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente puedan ocurrir; c) implementar cualquier acción necesaria; d) revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada; y e) si fuera necesario, hacer cambios al sistema de gestión ambiental. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a la importancia de los efectos de las no conformidades encontradas, incluidos los impactos ambientales. La organización debe conservar información documentada como evidencia de: - la naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada posteriormente, y - los resultados de cualquier acción correctiva.
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9. La organización llegó al 100% de su objetivo ambiental, por lo que se mantendrá todo el SGA sin modificaciones por lo menos 5 años más.
RTA: La empresa debe mejorar de forma continua la idoneidad, adecuación y eficacia del Sistema de Gestión Ambiental para mejorar el desempeño ambiental. La organización debe practicar una mejora continua de la idoneidad, adecuación y eficacia del Sistema de Gestión Ambiental para mejorar el desempeño ambiental como establece la norma ISO 14001:2015. La empresa debe mejorar de forma continua la capacidad, el acondicionamiento y la eficiencia del Sistema de Gestión Ambiental, mejorando el desempeño ambiental de la organización. La empresa determina la rapidez, el alcance y el tiempo de las acciones que apoyan la mejora continua. Estos tres elementos son los que determinan la mejora continua en sí misma. 10. La organización tiene un experto en planes de emergencia ambiental. En caso de producirse un evento, se le debe consultar a dicho experto lo que se debe hacer.
De acuerdo al numeral 8.2 que habla sobre la Preparación Y Respuesta Ante Emergencias la organización debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios acerca de cómo prepararse y responder a situaciones potenciales de emergencia identificadas en el apartado 6.1.1. La organización debe: a) prepararse para responder, mediante la planificación de acciones para prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos provocados por situaciones de emergencia; b) responder a situaciones de emergencia reales;
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c) tomar acciones para prevenir o mitigar las consecuencias de las situaciones de emergencia, apropiadas a la magnitud de la emergencia y al impacto ambiental potencial; d) poner a prueba periódicamente las acciones de respuesta planificadas, cuando sea factible; e) evaluar y revisar periódicamente los procesos y las acciones de respuesta planificadas, en particular, después de que hayan ocurrido situaciones de emergencia o de que se hayan realizado pruebas; f) proporcionar información y formación pertinentes, con relación a la preparación y respuesta ante emergencias, según corresponda, a las partes interesadas pertinentes, incluidas las personas que trabajan bajo su control. La organización debe mantener la información documentada en la medida necesaria para tener confianza en que los procesos se llevan a cabo de la manera planificada. Por lo tanto, aunque la organización cuente con un experto en planes de emergencia, ante un evento la organización debe contar con los requisitos que exige la norma para que todas las áreas y el personal estén preparadas para reaccionar ante una situación de emergencia.
11. En una organización dicen que no es necesario que se realicen cursos de capacitación ambiental, ya que todo el personal está bien calificado.
Se deben hacer capacitaciones ambientales frecuentemente para la mejora continua y por si hay actualizaciones en procedimientos y normas. De acuerdo al numeral 7.2 Competencia, La organización debe:
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a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan bajo su control, un trabajo que afecta a su desempeño ambiental y su capacidad para cumplir a obligaciones de cumplimiento y otras obligaciones; b) asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia adecuadas; c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas. La organización debe conservar la información documentada apropiada, como evidencia de la competencia. 12. En una organización tienen todos los documentos ubicables, con procedimientos documentados y controlados. Sin embargo, sólo algunos procedimientos tienen las firmas de aprobación del gerente. Comente.
Según el numeral 7.5 de la norma, la información documentada una organización debería crear y mantener información documentada suficiente, de manera que asegure un sistema de gestión ambiental conveniente, adecuada y eficaz. De acuerdo con el numeral 7.5.2 Creación y actualización, Cuando se crea y actualiza información documentada, la organización debe asegurarse de que sea apropiado: c) la revisión y aprobación con respecto a la idoneidad y adecuación. En este caso la aprobación de un documento se debe realizar mediante la revisión y firma del mismo, por medio de un formato de control de documento donde se especifique quien lo realizo, quien lo revisó y quien lo aprobó todo esto con su respectiva firma.
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13. En una auditoría de la Norma ISO 14001 no se encontró ninguna evidencia que los equipos de medición de calidad de agua fueran calibrados. RTA: Si
lo equipos de medición no han si calibrados esas mediciones son de factor erróneo o
falsas, intencional o no intencionalmente. Se deberán calibrar los equipos, tomar las medidas pertinentes para que cumplan los requisitos de calibración y volver a tomar esas medidas. Según el numeral 9.2.2 Programa de auditoría interna, La organización debe: La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación, y la elaboración de informes de sus auditorías. Cuando se establezcan el programa de auditoría interna, la organización debe tener en cuenta los resultados de las auditorías previas. La organización debe: b) seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría. c) asegurarse de que los resultados de las auditorías se informan a la dirección pertinente. La organización debe retener información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de ésta, en este sentido los resultados de la auditoria interna y externa deben documentarse y comunicarse a la dirección para tomar las acciones correctivas del caso.
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Bibliografía
Norma ISO 14001;2015
