Secretaría General ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ D. C. SECRETARÍA GENERAL Alcalde Mayor Samuel Moreno Rojas
Secretario General Yuri Chillán Reyes
Subsecretaria General Beatríz Helena Hincapié Molina
Directora Gestión Corporativa Dolly Arias Casas
Jefe Ocina Asesora de Planeación Clara Yolanda Bohórquez Mora
Elaboración Equipo Sistema Integrado de Gestión
Coordinadora Sistema Integrado de Gestión Lucy Divanelly Muñoz Rodríguez Denis Aleida Parra Suárez Alba Lucía Carri llo Salinas Sandra Patricia Ortiz Barrera Claudia S. Guerrero Pinzón Yenny Milena Villamil Guerrero Katherine Guerrero Pompey Dolly Johana Velandia Silva German Ricardo Parra Tique José Reinaldo Contreras Diago Flor Mireya Gómez Clavijo
Diseño y diagramación Andrés Muñoz Flor ián Francisco Yañez Montealegre Claudia S. Guerrero Pinzón 2011 2
2210111-OT-009 Versión 01
Secretaría General
Tabla de Contenido Página Nuestra Historia Estructura Orgánica Fundamentos Institucionales Sistema Integrado de Gestión Normas expedidas sobre herramientas actuales de gestión Componentes del Sistema Integrado de Gestión Equipo de trabajo Conformación del Comité Directivo del Sistema Integrado de Gestión Alta Dirección Fases del Sistema Integrado de Gestión Ventajas Benecios de implementación Sistema de Gestión de Calidad Modelo del Sistema de Gestión de Calidad basado en procesos Política y principios de calidad Certicaci ón de procesos Nuestros procesos ¿Qué es un mapa de procesos? ¿Qué es la caracterización? ¿Cómo medir los procesos? Nuestros documentos ¿Qué tipo de documento tenemos? ¿Qué es un manual de calidad? Procedimientos básicos Norma NTCGP 1000:2009 Control producto y/o servicio No Conforme Acciones preventivas correctivas y de mejora Auditorias MECI Estructura MECI Control Interno Normograma Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información Sistema de Gestión Documental y Archivo Sistema de Gestión Ambiental Base normativa Sistema de Desarrollo Administrativo
4 5 6 9 10 11 12 14 15 17 18 19 20 22 23 24 26 27 28 29 30 31 32 33 35 36 37 38 39 40 41 42 44 48 49 50 3
Nuestra Historia La creación de la Entidad obedeció a la formalización del cumplimiento de funciones de apoyo requeridas por el gobierno de la ciudad que venían siendo ejecutadas desde antaño por personal adscrito a la ocina del Alcalde.
Entre 1995 y el 2002 se llevan a cabo numerosos cambios administrativos, entre ellos están: el Decreto 066 de 1996, la Resolución 1156 de 1997, el Decreto 1083 de 1997, el Decreto 1103 de 1997, entre otros.
La denominación de Secretario General fue denida jurídicamente mediante el Acuerdo 6 de 1966, que adoptó un cambio de nombre, pasando de “Secretario de la Alcaldía a Secretario General de la Alcaldía y de la Junta Asesora y de Contratos”, estableciéndose de esta manera el cargo y sus funciones. Posteriormente, fue expedido el Decreto Ley 3133 de 1968 con el cual se reformó la organización administrativa del Distrito Especial de Bogotá. En uno de cuyos artículos se determinó la creación de la Secretaría General.
En este contexto de reformas y cambios se expide el Decreto 331 de septiembre 30 de 2003 por el cual se adopta una nueva estructura interna de la Secretaría General, la misión de la institución se renueva a la luz de estos criterios políticos y sociales y se establece que corresponde a la Secretaría formular las políticas para el fortalecimiento de la función administrativa y de los organismos y entidades distritales, a través del diseño e implementación de instrumentos de coordinación y gestión, el mejoramiento del servicio al ciudadano, la promoción del desarrollo institucional, la orientación de la gestión jurídica del Distrito y la protección de los recursos documentales y obviamente asistir al Alcalde Mayor en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y prestarle el apoyo administrativo.
Los primeros 10 años de la Secretaría General marcan un perl administrativo con acento en el desempeño de asuntos laborales, característica que puede apreciarse claramente en la expedición del Decreto 569 de marzo 24 de 1974. El contexto jurídico de esta reestructuración es el Acuerdo No. 1 de 1974 sobre “Plan General de Desarrollo Integral para el Distrito Especial de Bogotá”, en su artículo 24 se faculta al Alcalde para reorganizar la planta de personal de las distintas dependencias y modicar la estructura de l a Administración Central con el n de ordenar, coordinar y vigilar la ejecución de los planes y programas de desarrollo. Así, con el Decreto del Alcalde el No. 275 de marzo 13 de 1980 sobre la planta de personal, la Secretaría General presenta un grupo de trabajo compuesto por ochenta personas. En los años ochenta la ocina de la Secretaría General no presenta cambios considerables en su estructura. 4
La Secretaría General fue reestructurada con motivo de la Reforma Administrativa de Bogotá promulgada por medio del Acuerdo 257 de 2006 e implementada en la Secretaría General a través del Decreto 267 de 2007, con el cual la Secretaría queda dotada con una Subsecretaría, y una Dirección Corporativa y con cinco Direcciones Distritales que atenderán los temas relacionados con el servicio al ciudadano, el desarrollo institucional, el jurídico, el patrimonial documental y los asuntos disciplinarios. Fuente: Informe de Gestión Ocina Asesora de Planeación 2008
Secretaría General Nuestra entidad pertenece al Sector Gestión Pública el cual está conformado por la Secretaría General y el Departamento Administrativo del Servicio Civil - DASC
Estructura Orgánica Secretaría General Decretos 267/07, 163/08 y 502/09
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Fundamentos Institucionales
Misión
Visión
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Secretaría General
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Valores Eticos
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Secretaría General
Sistema Integrado de Gestión
Conjunto articulado de herramientas de gestión -Sistemas de Gestión de Calidad, de Control Interno, de Desarrollo Administrativo, de Gestión Documental y Archivo, Sistema de Seguridad en la Información y de Gestión Ambiental- que permiten a la Secretaría General, el logro de sus objetivos institucionales, el cumplimiento de los nes esenciales del Estado y el mejoramiento de la calidad y servicios a cargo de la entidad.
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Normas expedidas sobre herramientas actuales de gestión
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD • • • • • •
Ley 872 de 2003 Decreto 4110 de 200 4 Acuerdo 122 de 2004 Decreto 387 de 2004 Directiva 004 de 2005 Decreto 4485 de 2009-Actualización de la Norma NTCGP:1000 a versión 2009
• Directiva 003 de 2008 (certicación) • Directiva 003 de 2009 (Plan de Trabajo Distrital 2009-2011) • Resolución 290 de 2009-Comité Sistema
Integrado de Gestión y Equipos de Trabajo
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO • • • •
Ley 87 de 1993 Decreto 1599 de 2005 Circular 003-2005 -DAFP Circular Conjunta Secretaría General y Veeduría Distrital 018 de 2006
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL • Ley 99 de 1993 • Directiva 07 de 2005 • Decreto 456 de 2008 - Plan de Gestión
Ambiental • Decreto Distrital 243 de 2009 – Gestor
Ambiental • Resolución 215 de 2010-Comité Técnico Gestión
Ambiental de la Secretaría Genera l • Resolución 083 de 2010 -Gestor Ambiental de la
Secretaría General 10
SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN • • • • • • •
Acuerdo 57 de 2002 Directiva 05 de 2005 NTC-ISO/IEC: 27001 Resolución No. 353 de 2007 Directiva No. 042 de 2007 Resolución No. 305 de 2008 Resolución No. 226 de 2010
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ARCHIVO • • • • • •
Acuerdo 11 de 1996 Ley 594 de 2000 Decreto 173 de 2004 Resolución 410 de 2004 Decreto 475 de 2006 Decreto 514 de 2006
SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Ley 489 de 1998 Ley 909 de 2004 Decreto 3622 de 2005 Decreto 1227 de 2005, Artículo 106 - Gerencia Pública • Circular No. 11 de 28 de 2005-DASCDConcepto Acuerdos Gestión • • • •
Secretaría General
Componentes Sistema Integrado de Gestión
SATISFACCIÓN DE NECESIDADES Y/O SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO (MECI)
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
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Equipos de trabajo
EqUIPO
DIRECTIVO
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EqUIPO OPERAtIvO
EqUIPO
EVALUADOR
Secretaría General
13
14
Secretaría General
Alta Dirección
Responsable del Sistema Integrado de Gestión Secretario(a) General
Representante de la Alta Dirección Jefe Ocina Asesora de Planeación
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Alta Dirección
El (la) Jefe de la Ocina Asesora de Planeación, como representante de la Alta Dirección para el desarrollo e implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión debe cumplir con los siguientes roles y responsabilidades: 1.
Ser el soporte principal del Secretario General para el impulso, construcción, consolidación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. 2. Formular, orientar, dirigir y coordinar cada una de las etapas del proyecto de diseño, desarrollo, implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General atendiendo las normas aplicables a cada subsistema. 3. Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios para la implementación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. 4. Someter a consideración del Comité del Sistema Integrado de Gestión, para su aprobación, propuestas de diseño, desarrollo, implementación, desempeño, mejora y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. 5. Coordinar con los directivos o responsables de cada área o proceso las actividades que requiere realizar el Equipo Operativo de Gestores del Sistema Integrado de Gestión, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas. 6. Informar al Equipo Directivo sobre la planicación y avances del proyecto de diseño, desarrollo, implementación mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión. 7. Coordinar y dirigir las actividades del Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión. 8. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades y expectativas de los usuarios, destinatarios o beneciarios de los productos (bienes y/o servicios) en todos los niveles de la entidad. 9. Representar a la Secretaría General frente a organismos externos en los asuntos relativos al Sistema Integrado de Gestión. 10. Convocar las reuniones del Comité del Sistema Integrado de Gestión, a través de memorando y/o correo electrónico. 11. Ejercer la Secretaría Técnica del Comité del Sistema Integrado de Gestión. 16
Secretaría General
Fases Sistema Integrado de Gestión
En la Secretaría General se identicaron las siguientes etapas dentro de las cuales se enmarcan las actividades mas importantes para el Sistema Integrado de Gestión.
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Ventajas
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Secretaría General
Benecios de Implemenación
•
Enfoque basado en procesos (Organizar o estandarizar los procesos o datos internos)
•
Permite la parametrización
•
Flujo eciente de la información: - Entrada de información clasicada - Funcionalidad para interactuar con otras dependencias y procesos - Proporciona herramientas para consulta - Archivo conable de la información - Fortalece el Autocontrol
•
Facilita que todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de la política y objetivos de calidad
•
Dene y aplica medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir desviaciones
•
Mejora el servicio y atención al usuario, destinatario o beneciario
•
Mejora la rentabilidad de la entidad en cuanto a la administración de sus dependencias
•
Garantiza la estructura para el control a la estrategia, a la gestión y a la evaluación.
•
Evita la duplicidad de acciones y desgaste administrativo
•
Permite unicar criterios 19
Sistema Gestión de la Calidad
Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfac ción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.
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Secretaría General
¿Qu es calidad?
Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.
o expectativa establecida, general¿Qu es un requisito? Necesidad mente implícita u obligatoria. Los requisitos son de 4 clases: Cliente Legales Implícitos Organizacionales
¿Qu es un cliente?
Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. NOTA: Para efectos de esta norma, y de conformidad con la Ley 872 de 2003, el término cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneciarios.
¿Qu es certificado?
El Decreto Nacional 2269 de 1993 “Por el cual se organiza el sistema nacional de normalización, certicación y metrología”, en su artículo 2º, literal k), dene la certica -
ción como “el procedimiento mediante el cual una tercera parte da constancia por escrito o por medio de un sello de conformidad de que un producto, un proceso o un servicio cumple los requisitos especicados en el reglamento“ 21
Modelo de Sistema de Gestión de Calidad basado en procesos. (Entradas y Salidas)
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Secretaría General
Políica de Calidad La Secretaría General declara que su gestión está dirigida: 1. Al acercamiento de la Administración Distrital al ciudadano. 2. Al liderazgo de la Gestión Jurídica Distrital. 3. Al liderazgo de la Gestión Disciplinaria Interna en el Distrito. 4. A la promoción del Desarrollo Institucional Distrital. 5. La conservación de la memoria Institucional del Distrito Capital. 6. Al Fortalecimiento de las Relaciones Internacionales de Bogotá D.C. Consideramos que la calidad es uno de los aspectos claves para mantener nuestro liderazgo en el Distrito Capital. Atendiendo a este compromiso establecemos la siguiente Política de Calidad: • • • •
El Ciudadano es nuestra razón de ser. El respeto a las normas y el cumplimiento del Estado Social de Derecho son reconoci -
dos como una expresión de calidad.
Dirigiremos nuestro esfuerzo a la mejora continua de nuestro Sistema de Gestión de Calidad con el n de lograr una función pública efectiva, humana y moderna. La Alta Dirección asignará los recursos necesarios para alcanzar los objetivos de calidad.
La implementación del Sistema de Gestión de Calidad es una herramienta importante en la realización de esta política y está basada en la norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008.
Principios de Calidad • • • • • • • • • •
Organización enfocada al cliente Liderazgo Participación activa de los servidores Enfoque basado en los procesos Enfoque del sistema para la gestión Mejora continua Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones Relaciones mutuamente beneciosas con los proveedores de bienes o servicios Coordinación, cooperación y articulación Transparencia 23
La Secrearía General cericó sus procesos bajo las Normas NtCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008.
ISO ISO designa un conjunto de normas sobre calidad y gestión continua de calidad, establecidas por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO). Se
pueden aplicar en cualquier tipo de organización o actividad orientada a la producción de bienes o servicios. Las normas recogen tanto el contenido mínimo como las guías y herramientas especícas de implantación, como los métodos de auditoría. El ISO especica la manera en que una organización opera, sus estándares de
calidad, tiempos de entrega y niveles de servicio. Existen más de 20 elementos en los estándares de este ISO que se relacionan con la manera en que los sistemas operan. Su implantación, aunque supone un duro trabajo, ofrece numerosas ventajas para las organizaciones, entre las que se cuentan con: • • • • • • • 24
Estandarizar las actividades del personal que labora dentro de la organización
por medio de la documentación
Incrementar la satisfacción del cliente Medir y monitorear el desempeño de los procesos Disminuir re-procesos Incrementar la ecacia y/o eciencia de la organización en el logro de sus obje-
tivos
Mejorar continuamente en los procesos, productos, ecacia, etc. Reducir las incidencias de producción o prestación de servicios
Secretaría General
NtCGP 1000: 2009 NTCGP: Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, 1000 el número que le correspondió y 2009 el año de la última actualización. En esta Norma se establecen las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad.
¿A quien va dirigida? A todas las entidades del poder público y otras entidades prestadoras de servicios.
¿Cuál es el propósito
de la norma NtCGP 1000:2009? Mejorar el desempeño de las entidades y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes.
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Nuestros procesos
¿QUé ES UN PROCESO?
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
PROCESOS ESTRATéGICOS
Incluyen procesos relativos al estableci-
PROCESOS MISIONALES
O de realización del producto o de la prestación del servicio: incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser.
PROCESOS DE APOYO
Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora.
PROCESOS DE EVALUACIÓN
Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la me-
miento de estrategias, jación de objetivos,
provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.
jora de la ecacia y la eciencia. 26
Secretaría General
¿qué es un Mapa de Procesos?
Es un diagrama que permite ver la interacción de los proce sos de la entidad (estratégicos, misionales, operativos o de apoyo y de control). El mapa de procesos ofrece una visión general del Sistema Integrado de Gestión. En el se representan los procesos que componen el sistema así como sus relaciones principales. Dichas relaciones o interacciones se indican mediante echas que representan los ujos de información. El mapa de procesos de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá se puede consultar en la Intranet y en la Web de la entidad www.bogota.gov.co - Secretaría General link Sistema Integrado de Gestión.
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¿Qu es la Caracterización? Caracterizar Determinar los atributos o características peculiares de alguien o de algo, de modo que claramente se distinga de los demás.
Caracterización de proceso
Caracterización de proceso: Documento en el cual se determinan las características o atributos de un proceso. (Objetivo, alcance, proveedores, entradas, actividades claves PHVA, salidas, clientes, recursos, indicadores, riesgos, impactos ambientales, recurso, documentos asociados al proceso)
I 28
Secretaría General
¿Cómo medir los procesos? Para el seguimiento y medición de los procesos se pueden emplear métodos como indicadores, encuestas, seguimiento al avance de los proyectos y cronogramas entre otros. En la Secretaría General los indicadores de los procesos se pueden consultar en la Intranet, en las caracterizaciones de los procesos.
Efectividad
Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planicados, como en el manejo de los recursos
utilizados y disponibles.
Eficacia
Eficiencia
Grado en el que se realizan las actividades planicadas y se alcanzan los resultados planicados.
Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. 29
Nuestros Documentos
¿Qu es un documento? De acuerdo a la NTCGP 1000:2009 es información y su medio de soporte, el cual puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especicaciones y
registros, se denominan “documentación”. ¿Cuáles son los documentos requeridos por la Norma NTCGP 1000:2009? • • • • • •
Control de documentos Control de registros Auditorias Acciones Correctivas Acciones preventivas Control de producto no conforme
La documentación del Sistema de Gestión de Calidad debe incluir (Requisito 4.2.1 NTCGP 1000.2009): • • • • 30
La política y objetivos de calidad. El manual de calidad. Los procedimientos y registros que pide la Norma NTCGP 1000:2009. Y todos aquellos requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones.
Secretaría General
¿Qu tipos de documentos tenemos?
l a t n e m u c o D e d i m á r i P
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¿Qu es un Manual de Calidad?
Documento que describe y especica el Sistema de Gestión
de la Calidad de una entidad. (Numeral 3.35 de la Norma NTCGP 1000:2009)
Este debe incluir: a) El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, incluidos los detalles y la justicación de cualquier exclusión. b) Los procedimientos documentados establecidos para el
Sistema de Gestión de la Calidad, o referencia a los mismos, y c) Una descripción de la interacción entre los procesos del
Sistema de Gestión de la Calidad.
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Secretaría General
Procedimienos básicos de la Norma NtCGP 1000:2009 Establece los parámetros que se deben aplicar para la elaboración, modicación o
anulación de los documentos del Sistema Integrado PROCEDIMIENTOS BÁSICOS ESTABLECIDOS POR LA ENTIDAD DE ACUERDO A LOS REQUISITOS DE LA
NORMA NTCGP 1000:2009.
Elaboración de Establecer las pautas para normalizar la presentación (plandocumentos tilla) de los documentos y la codicación de los mismos de 2210111-PR-001 sarrollados dentro del Sistema Integrado de Gestión en la Secretaria General, para asegurar que se presentan de una forma estándar y son identicados fácilmente.
Control de documentos Establece los parámetros que se deben aplicar para la ela2210111-PR-002 boración, modicación o anulación de los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, con el n de ejercer control.
Control de registros Procedimiento que dene las pautas para la administración 2210111-PR-003 de los registros del Sistema Integrado de Gestión, con el n de garantizar la disposición, conservación y legalidad de los mismos como evidencia de la conformidad con los requisitos y de la operación ecaz del Sistema Integrado de Gestión. 33
¿Qu es un registro? Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de vericaciones acciones preventivas y acciones correctivas. En general los registros no se pueden modicar.
¿Cómo almacenamos Los físicos en estantes o carpetas ubicados en nuestros los registros? archivos de gestión, en el archivo central o en el archivo histórico. Los magnéticos deniendo rutas, carpetas o en backup.
Así podemos recuperarlos fácilmente.
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Secretaría General
Conrol de Produco y/o Sericio No Conforme 2210111-PR-004 Procedimiento en donde se establecen las acciones para la identicación, documentación, control, clasicación y disposición del Producto y/o Servi -
cio No Conforme y las No Conformidades para evitar que sea entregado al usuario o destinatario sin el cumplimiento de los requisitos especicados.
PRODUCtO Y/O SERvICIO: Resultado de un proceso o un conjunto de
procesos.
NOTA: En esta Norma, el término “producto y/o servicio” se aplica únicamente a: a) El producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por él, y b) Cualquier resultado previsto de los procesos de realización del produc-
to o prestación del servicio.
REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. NOTA 1: Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. NOTA 2: Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso o una re clasicación. 35
Acciones Correcias, Preenias y de Mejora 2210111-PR-005 Procedimiento que establece mecanismos para determinar las causas de las No Conformidades reales o potenciales y determinar e implementar acciones correctivas o preventivas, así como registrar los resultados y revisar la ecacia de las acciones tomadas para mitigar o eliminar el(los) problema(s) causado(s) o riesgos evidenciados.
ACCIÓN PREvENtIvA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de
una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. NOTA 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse. ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad. NOTA 2: La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. NOtA 3: Existe diferencia entre corrección y acción correctiva. MEjORA CONTINUA: Acción permanente realizada, con el n de aumentar la capaci dad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
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PLANIFICAR
VERIFICAR
Establecer objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y las políticas de la Secretaría General
Realizar el siguimiento y la medición de los procesos y productos respecto a las políticas, objetivos y los requisitos para el producto e informar sobre resultados.
HACER
Implementar los procesos.
ACTUAR
Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.
Secretaría General
Auditoría Procedimieno de Audiorías 2210112-PR-006 Proporciona una orientación y metodología para realizar las auditorías internas con el n de vericar si el Sistema Integrado de Gestión se ha implementado adecuadamente, se mantiene
actualizado y está conforme con las disposiciones establecidas (políticas, administrativas y
legales entre otras) para asegurar el control del cumplimiento de las actividades al interior de
la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
Auditoría Interna Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera ecaz, eciente y efectiva.
¿Qué es una Auditoría? Es el proceso para vericar el cumplimiento de los requisitos de nuestro Sistema de Gestión.
¿Qué son las evidencias de Auditoría? La información que demuestra que estamos cumpliendo con los requisitos. ¿En dónde encontramos los requisitos de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad? Los encontramos en la Norma NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, en las políticas, procedimientos y demás documentos internos. ¿Qué es el informe de Auditoría? Es un documento que se emite al término de la Auditoría y que describe las fortalezas, las oportunidades de mejora y las no conformidades del proceso auditado.
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MECI Es el Modelo Estándar de Control Interno que permite el diseño, desarrollo y operación del Sistema de Control Interno en las entidades del Estado.
MECI 1000:2005
Se establece para las entidades públicas, proporciona una estructura para el control a la estratégia, la gestión y la evaluación de las mismas, cuyo próposito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los nes esenciales del Estado.
Este modelo se ha formulado con el próposito de mejorar el desempeño institucional mediante el fortalecimiento del control. Es importante resaltar que es una herramienta de mejoramiento organizacional, con visión transversal a la entidad, en la cual participan todos los servidores.
Normatividad
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• • • • • • •
Ley 87 de 1993 Decreto 1599 de 2005 Circular 003 - 2005 - DAFF Circular conjunta Secretaría General y Veeduría Distrital 018 MECI 1000:2005 Resolución 041 de 2006, adopción del MECI Manual de implementación del MECI
Secretaría General
Estructura del Modelo Estándar de Conrol Inerno MECI 1000:2005
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Control Interno Conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de vericación y evaluación adoptados por una entidad, con el n de procurar que todas
las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
Principios: AUTOCONTROL Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.
AUTOREGULACIÓN Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno, bajo un entorno de integridad, eciencia y transparen cia en la actuación pública.
AUTOGESTIÓN Es la capacidad institucional de toda entidad pública para interpretar, coordinar y evaluar de manera efectiva, eciente y ecaz la función ad ministrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus reglamentos. 40
Secretaría General
Normograma Herramienta de consulta que consolida la base legal aplicable a la entidad, desde cada uno de los procesos.
C = Constitución Política de Colombia
El normograma se puede consultar ingresando a cada proceso en el Sistema de Gestión de Calidad desde la INTRANET y la págna WEB: www. bogota.gov.co/secretariageneral/sistemaintegradodegestion
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Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información. Parte del sistema de gestión global, basado en un enfoque hacia los riesgos globales de un negocio, cuyo n es establecer, implementar, operar, hacer seguimiento, revisar, mantener y mejorar la seguridad de la información. Numeral 3.14 Norma Técnica Colombiana NTC-ISO/IEC 27001 En la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá., existe el proceso Gestión de la Seguridad de la Información y Recursos Tecnológicos 2213200-PO-036 con sus respectivos procedimientos, que pueden ser consultados en la Intranet.
Conceptos Importantes Información: Es un activo que, como otros activos importantes del negocio, es esencial para las actividades de la organización y, en consecuencia, necesita una protección adecuada.
Seguridad de la Información: Es la protección de la información contra una gran variedad de amenazas con el n de asegurar la continuidad del negocio, minimizar el riesgo y maximizar el retorno de inversiones y oportunidades de negocio. Adicionalmente, se dene como la preservación de la condencialidad, integridad y disponibilidad de la información, además, otras propiedades tales como autenticidad, responsabilidad, no-repudio y conabilidad pueden estar involucradas.
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Secretaría General
Condencialidad: Protección para que el activo de información sea accesible solamente por aquellas personas autorizadas para ello.
Integridad: Protección de la exactitud y estado completo de la información y sus métodos de procesamiento.
Disponibilidad: Garantizar que los usuarios autorizados tengan acceso a los activos de información cada vez que lo requieran.
Activo de Información: Recurso de información que tiene valor para la entidad.
Información Primaria: Elemento de control conformado por el conjunto de datos de fuentes externas provenientes de las instancias con las cuales la organización está en permanente contacto, así como las variables que no están en relación directa con la entidad pero afectan su desempeño.
Información Secundaria: Elemento de control conformado por el conjunto de datos que se originan o procesan al interior de la entidad pública provenientes del ejercicio de su función. Se obtiene de los diferente sistemas de información que soportan la gestión de la entidad pública
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Normatividad Norma Técnica Colombiana NTC ISO/IEC 27001 Acuerdo 057 de 2002. Por el cual se dictan disposiciones generales para la implementación del Sistema Distrital de Información - SDI-, se organiza la Comisión Distrital de Sistemas, y se dictan otras disposiciones. Directiva 05 de 2005. Políticas Generales de Tecnologías de Información y Comunicaciones aplicables a las entidades del Distrito Capital. Directiva 042 de 2007. Mediante la cual se adoptan las políticas de seguridad de los activos de información para la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. Resolución 305 de 2008. Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre» Resolución 226 de 2010. Por la cual se crea el Comité Técnico de Seguridad de la Información –CTSI- de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D. C.
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Secretaría General
Sistema de Gestión Documental y Archivo Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el ujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación inde nida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. La Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá., cuenta en la Intranet con el proceso Gestión Documental Interna 2211600-PO-027 y sus respectivos procedimientos.
Conceptos para tener en cuenta ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
COMITé DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, denir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. 45
GESTION DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eciente, ecaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino nal, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.
IMPLEMENtAR NORMAS DE GEStIÓN DOCUMENtAL: Proceso mediante el cual las entidades Distritales adoptan las políticas y reglas formuladas por el Archivo de Bogotá, para la gestión de los documentos que produce cada entidad en desarrollo de los procesos, procedimientos y actividades que le son propias.
Normatividad NORMALIZACIÓN ARCHIVÍSTICA. Actividad colectiva encaminada a unicar criterios en la aplicación de la práctica archivística.
SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL INTEGRAL Y ARCHIVOS – SIGA. Conjunto de elementos y procesos archivísticos articulados entre sí, con el objetivo de posibilitar la normalización y la interacción con otros subsistemas internos de la entidad, como lo son calidad, ambiental, administrativo y MECI. 46
Secretaría General
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD). Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
LEY 594 DE JULIO 14 DE 2000. “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
ACUERDO 060 DE 2001 DEL ARCHIvO GENERAL DE LA NACIÓN. “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones ociales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”.
RESOLUCIÓN 410 DE 2004 DE LA SECREtARÍA GENERAL. “Por la cual se conforma el Comité de Archivo de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
DECREtO 514 DE DICIEMBRE 20 DE 2006. Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público.”
DECREtO DIStRItAL Nº 267 JUNIO 26 DE 2007. “Por el cual se adopta la estructura organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y se dictan otras disposiciones”. Artículo 17º. Funciones de la Subdirección de Gestión Documental.
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Sistema de Gestión Ambiental
El Sistema de Gestión Ambiental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, es la herramienta de gestión institucional, que permite la puesta en marcha de los principios ambientales universales y contenidos en orientaciones, políticas y regulaciones para alcanzar los propósitos y metas, de forma ecaz, coadyuvar al fortalecimiento de
la cultura organizacional, contribuir a la gestión pública y al desarrollo sostenible de la ciudad.
Componentes
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Políticas, Directrices y Circulares
de carácter ambiental
Normas Espacios de participación Recursos Plan Institucional de Gestión Am-
biental –PIGA-.
Secretaría General
Base normativa
ACUERDO DIStRItAL No. 114 DE 2003 DEL CONCEJO DIStRItAL DE
BOGOTÁ, D.C.: “Por el cual se impulsa en las entidades distritales, el aprovechamiento eciente de residuos sólidos”.
DIRECtIvA No. 007 DE 2005: del Secretario General de la Alcaldía Mayor
de Bogotá, D.C., en donde se señalan directrices para conservar el medio ambiente en la entidad. DECREtO DIStRItAL No. 456 DE 2008: Por el cual se reforma el Plan de
Gestión Ambiental del Distrito Capital, se regula acerca del Plan Institucional de Gestión Ambiental y se dictan otras disposiciones. DECREtO DIStRItAL No. 243 DE 2009 : Por medio del cual se designa la gura de Gestor Ambiental en Entidades Distritales.
RESOLUCIÓN No. 290 DE 2009: Por medio de la cual se reorganizó el Sistema Integrado de Gestión de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor. RESOLUCIÓN No. 083 DE 2010: Por medio del cual se designa el Gestor Am-
biental de la Secretaría General de laAlcaldía Mayor de Bogotá Distrito Capital. RESOLUCIÓN 215 DE 2010: Por medio de la cual se crea el Comité Téc-
nico del Sistema de Gestión Ambiental de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá Distrito Capital.
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Sistema de Desarrollo Administrativo
¿Qu es?
¿Cuáles son sus normas?
Conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y nancieros de las entida des de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional.
Ley 489 de 1998
Objeto de la Ley Regular el ejercicio de la función administrativa, determinar la estructura y denir los principios y reglas básicas
de la organización y funcionamiento de la administración pública. Ley 909 de 2004 Decreto 3622 de 2005 50
Secretaría General
¿Cuáles son sus componentes?
FUNDAMENTOS DEL SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO 1. Políicas de Desarrollo
2. Plan Nacional de
Administrativo
formación y capacitación
1. Desarrollo del talento humano estatal. 2. Gestión de la calidad 3. Democratización de la Administración Pública 4. Moralización y transparencia en la Administración Pública 5. Rediseños organizacionales
Conjunto de lineamientos y prioridades para elaboración de programas de formación y capacitación
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