STANDART OPERATING PROSEDURE IZIN PADA JAM KERJA 1. TUJUAN a. Sebagai panduan dalam meminta ijin pada jam kerja b. Operasional dapat berjalan normal tanpa ada pekerjaan yang tidak terselesaikan
2. PENGERTIAN jam kerja efektif karyawan dalam Yang dimaksud dengan jam kerja adalah 8 jam melaksanakan job desk yang telah diberikan. Yaitu dimulai dari jam 08.00-16.00 (Senin-Jum’at).
3. RUANG LINGKUP Prosedur ini berlaku untuk semua karyawan sebagai panduan dalam melakukan ijin di saat jam kerja
4. PELAKSANA Semua karyawan yang izin pada jam kerja.
5. PENANGGUNG JAWAB Manager
6. JENIS CUTI 1. Cuti Setengah Hari 2. Cuti Jatah 3. Cuti Tahunan 4. Cuti Pribadi 5. Cuti Sakit 6. Cuti Khusus
7. PROSEDUR 1. Cuti Setengah Hari Kerja
Adalah cuti atau izin kerja yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan yang bisa diambil dalam kondisi darurat pada setiap hari kerja selama setengah hari kerja a. Karyawan yang memiliki keperluan mendesak atau karena tugas yang mengharuskan meninggalkan pekerjaan, wajib terlebih dahulu meminta izin cuti pada Manager. b. Karyawan yang bersangkutan wajib mengisi from izin terlebih dahulu yang kemudian di ajukan ke manager. c. Setelah disetujui/diizinkan, maka karyawan baru bisa meninggalkan pekerjaan pada jam yang telah di tentukan. d. Karyawan yang bersangkutan wajib menjelaskan ke Manager jika ada tugas mandiri yang belum diselesaikan agar kemudian bisa di estafetkan kepada karyawan yang lain. e. Karyawan hanya dapat meminta izin meninggalkan pekerjaan hanya pada jam yang telah di tentukan dan dalam jangka waktu setengah hari kerja saja. f. Jam izin karyawan dibagi menjadi dua, sebagai berikut;
Jam izin pagi Yaitu karyawan di izinkan meninggalkan pekerjaan setengah hari kerja yang dimulai dari jam 08.00 sampai jam 13.00.
Jam izin siang Yaitu karyawan di izinkan meninggalkan pekerjaan setengah hari yaitu dimulai dari 12.00 sampai jam 17.00.
g. Izin tersebut diatas akan secara otomatis memotong jatah cuti karyawan baik cuti tahunan, cuti pribadi maupun jatah mingguan tergantung permintaan karyawan yang bersangkutan. h. Cuti tersebut diatas akan secara otomatis memotong upah karyawan jika di masukan kedalam cuti pribadi karyawan. i.
Apabila ada izin diluar jam tersebut yang telah di jelaskan diatas, maka akan tetap di hitung sebagai cuti setengah hari kerja dengan syarat dan ketentuan berlaku.
j.
Setiap karyawan yang mengajukan cuti tersebut diatas wajib selalu Mengaktifkan Handphone selama izin agar mudah dihubungi oleh Manager.
k. Selesai.
ALUR IZIN PADA JAM KERJA
Mulai
Jika ada keperluan mendesak,segera lapor minta izin ke Manager Jelaskan ke Manager keperluannya apa,dimana & sampai jam Berapa
Di ijinkan? Ya
Jelaskan ke Manager jika ada tugas yg belum selesai
Tinggalkan tempat kerja, aktifkan HP selama diluar
Selesai
2. Cuti Jatah Adalah cuti yang di berikan oleh perusahaan kepada karyawan 1 hari dalam 1 minggu (7 Hari kerja) yang waktu pengambilannya ditentukan sesuai kebutuhan pada masing-masing divisi. a. Karyawan yang mengambil cuti jatah di wajibkan terlebih dahulu meminta izin kepada kepala divisinya masing-masing. b. Setiap masing-masing Kepala divisi mempunyai hak dalam pengaturan cuti tiap stafnya sesuai kebutuhan tenaga kerja pada masing-masing divisi. (Div Gudang Min 2 orang, Div Penjualan Min 4 orang dan Div Adm Min 1 orang) c. Setelah KA divisi Memberikan izin dan mengatur cuti dari masing-masing staf dibawahnya, maka karyawan yang bersangkutan baru bisa mengambil cuti jatahnya sesuai dengan hari yang telah di tetapkan. d. KA divisi diharapkan menyusun jadawal cuti jatah pada setiap awal bulannya agar ketersediaan tenaga kerja pada masing-masing divisi dapat terpenuhi. e. Cuti jatah yang diambil oleh karyawan tidak akan mengurangi jatah cuti tahunan maupun nilai upah yang diberikan. f. Karyawan yang bersangkutan wajib menjelaskan ke KA Divisi jika ada tugas mandiri yang belum diselesaikan agar kemudian bisa di estafetkan kepada karyawan yang lain. g. Setiap karyawan yang mengajukan cuti tersebut diatas wajib selalu Mengaktifkan Handphone selama izin agar mudah dihubungi oleh setiap KA Divisi masing-masing. h. Selesai.
ALUR IZIN PADA JAM KERJA
Mulai
Jika ada keperluan mendesak,segera lapor minta izin ke KA Divisi Jelaskan ke KA Divisi keperluannya apa,dimana & sampai jam Berapa
Di ijinkan? Ya
Jelaskan ke KA Divisi jika ada tugas yg belum selesai
Tinggalkan tempat kerja, aktifkan HP selama diluar
Selesai
3. Cuti Tahunan Karyawan yang telah mempunyai masa kerja 12 (dua belas) bulan berturutturut terhitung sejak saat masa percobaan maka yang bersangkutan berhak atas hak cuti tahunan selama 12 (dua belas) hari kerja dengan mendapat gaji penuh.
a. Karyawan yang mengambil cuti tahunan diwajibkan terlebih dahulu meminta izin kepada kepala divisinya masing-masing.
b. Berdasarkan masa kerja masing-masing, karyawan berhak atas cuti tahunan sebagai berikut: 1) Karyawan Level 1 sampai level 3:
Masa kerja 1 sampai 5 tahun: 12 hari kerja per tahun
Masa kerja 5 tahun keatas : 18 hari kerja per tahun
2) Karyawan Level 4 sampai level 6:
Masa kerja 1 sampai 5 tahun: 12 hari kerja per tahun
Masa kerja 5 tahun keatas : 14 hari kerja per tahun
c. Hak Cuti hanya berlaku setelah karyawan menyelesaikan masa Kontrak Kerja Pertama dan akan dimulai berdasarkan perhitungan proposional sejak tanggal bergabung sampai tanggal 15 Juni tahun tersebut. d. Selama jangka waktu 12 (dua belas) bulan, seluruh karyawan paling tidak harus mengambil satu masa cuti tahunan tak terputus yang setara dengan paling tidak setengah hak cuti tahunan karyawan. Oleh karena itu mereka yang:
Hak cuti 12 (dua belas) hari kerja harus mengambil cuti minimum 5 (lima) hari kerja tak terputus.
Hak cuti 14 (lima belas) hari kerja harus mengambil cuti minimum 7 (tujuh) hari kerja tak terputus.
Hak cuti 18 (dua puluh) hari kerja harus mengambil cuti minimum 10 (sepuluh) hari kerja tak terputus.
e. Hak Cuti harus diambil selama tahun kalender (1 Juli sampai 30 Juni) dimana hak itu muncul. f. Permohonan untuk memindahkan cuti ke tahun berikutnya secara umum tidak disarankan dan memerlukan persetujuan Manajemen. g. Cuti tahunan harus dijadwalkan pada waktu yang sesuai baik untuk karyawan maupun Perusahaan. Cuti harus diambil atau diatur agar diambil dalam tahun kalender berjalan. Setiap permohonan untuk memindahkan cuti
ke
tahun
kalender
berikutnya
harus
mendapat
persetujuan
sebelumnya dari Operasional Manajer. h. Pada Hari Raya akan berjalan seperti biasa. Karyawan akan diberikan cuti selama 2 hari (tidak terputus sesuai dengan jadwal yang telah disetujui
sebelumnya) terhitung sejak Hari Raya selesai yang akan dijadwalkan oleh Manajer.
CUTI TAHUNAN a. Karyawan yang telah mempunyai masa kerja 12 (dua belas) bulan berturut-turut
terhitung
sejak
saat
masa
percobaan
maka
yang
bersangkutan berhak atas hak cuti tahunan selama 12 (dua belas) hari kerja dengan mendapat gaji penuh. b. Hak atas cuti tahunan dinyatakan gugur termasuk cuti massal yang ditentukan oleh Pemerintah, bilamana dalam batas waktu yang ditetapkan setelah lahirnya hak atas cuti, pekerja tersebut tidak menggunakannya, kecuali atas permintaan dari Pengusaha untuk menundanya. c. Untuk memudahkan perhitungan cuti tahunan setiap tahun berjalan selalu ditutup pada tanggal 31 Desember tahun berjalan, dan batas pengambilan hak cuti tahunan dinyatakan berakhir setiap tanggal 31 Januari tahun berikutnya. d. Setiap karyawan yang akan mengambil hak cutinya, terlebih dahulu mengajukan permohonan secara tertulis sesuai dengan prosedur yang berlaku selambat-lambatnya 1 (satu) minggu sebelum istirahat cuti di mulai dengan persetujuan PM/CoPM dengan sepengetahuan kantor pusat. e. Pengusaha dapat memanggil untuk bekerja kembali kepada karyawan yang sementara dalam istirahat cuti, bilamana ada suatu pekerjaan yang sifatnya penting dan hak cutinya tersebut digantikan dengan hari kerja lainnya. f. Karyawan yang tanpa ijin sebelumnya dari Pengusaha memperpanjang waktu
istirahat
cuti,
maka
tidak
masuk
kerjanya
tersebut
dianggap “Mangkir/Alpa”, kecuali karyawan tersebut dapat memberikan alasan-alasan
yang
dapat
dipertanggung
jawabkan
dengan
memperlihatkan bukti-bukti yang sah. g. Untuk karyawan yang cutinya melebihi dari hak cutinya, maka pada saat batas akhir cuti kelebihan (hutang) cutinya akan diperhitungkan sesuai dengan prosedur yang berlaku di Perusahaan. Demikian pula sebaliknya
bilamana batas akhir cuti terdapat sisa cuti karena kepentingan perusahaan., bisa ditambahkan ke tahun berikutnya. CUTI MELAHIRKAN / KEGUGURAN KANDUNGAN 1. Bagi karyawan wanita yang akan melahirkan berhak diberi istirahat selama 3 (tiga) bulan dengan gaji penuh. Dapat diambil 1(satu) bulan sebelum anaknya itu menurut perhitungan akan dilahirkan dan 2(dua) bulan sesudah melahirkan. 2. Karyawan wanita yang hendak menggunakan hak cuti melahirkan tersebut diatas wajib mengajukan surat permohonan selambat-lambatnya 10 (sepuluh) hari sebelum istirahat cuti dimulai, disertai dengan surat keterangan dokter/bidan yang merawat. 3. Bagi karyawan/ti yang mengalami keguguran kandungan, dianggap sebagai cuti sakit dan harus dilengkapi dengan surat keterangan dokter dengan Hak Cuti 2 (dua) minggu setelah keguguran.
4. Cuti Pribadi Karyawan yang
5. Cuti Sakit Karyawan
a. Karyawan mendapat ijin sampai dengan 3 (tiga) hari kerja cuti sakit tanpa perawatan di rumah sakit per tahun tanpa surat keterangan dokter, namun demikian Perusahaan mempunyai hak untuk meminta surat keterangan dokter, jika dianggap perlu. b. Untuk setiap cuti sakit yang terdiri dari 2 (dua) hari atau lebih secara berturut-turut, karyawan diwajibkan memberikan surat keterangan dokter yang dapat diterima. Surat keterangan tersebut dapat disampaikan kepada Perusahaan pada tanggal ketidakhadiran atau jika karena alasan yang sah hal itu tidak mungkin, karyawan harus menyampaikan surat keterangan segera setelah ia kembali bekerja. Jika surat keterangan dokter tersebut di atas tidak disampaikan, karyawan akan dianggap tidak masuk kerja tanpa alasan dan akan di kenakan pemotongan terhadap Gaji. c. Jika karyawan sakit yang dibuktikan oleh surat keterangan dokter dan diharuskan tinggal dirumah atau rumah sakit lebih dari 2 (dua) hari, karyawan tersebut harus memberitahu Perusahaan kapan mereka akan
dapat mulai kembali bekerja, berdasarkan pemberitahuan tertulis dari dokter. d. Apabila karyawan yang sakit tidak sembuh dan tidak kembali bekerja setelah jangka waktu 15 hari lebih, hubungan kerjanya dapat diakhiri. 6. Cuti Khusus Karyawan y
Cuti Khusus/Dibayar a. Karyawan Tetap berhak atas cuti khusus berikut dengan upah:
Pernikahan karyawan 3 hari kerja
Pernikahan anak karyawan 2 hari kerja
Kelahiran anak karyawan pria 1 hari kerja
Kematian anggota keluarga dekat karyawan 2 hari kerja
Sunat anak karyawan 1 hari kerja
b. Dalam hal ini keluarga dekat berarti suami/istri, orangtua, mertua, anak, saudara kandung.
Hamil a. Karyawati berhak atas cuti hamil sejak karyawati tersebut positif telah hamil atau 2 hari sebelum melahirkan hingga tiga (tiga) bulan setelah persalinan atau kelahiran prematur. Perushaan tidak akan bertanggung jawab atas segala sesuatu yang terjadi, jika karyawan memutuskan untuk tidak mengambil cuti selama jangka waktu tersebut di atas. Selama masa cuti ini, karyawati hanya menerima Gaji Pokok saja. b. Karyawati yang akan mengambil cuti hamil harus menyampaikan permohonan kepada Manajemen terlebih dahulu, disertai dengan Surat Keterangan Dokter atau Bidan.
Tidak Masuk Kerja Tanpa Cuti a. Jika karyawan tidak masuk kerja tanpa alasan yang dapat diterima oleh Perusahaan, karyawan tersebut dianggap tidak masuk kerja tanpa cuti yang akan merupakan suatu pelanggaran terhadap disiplin kerja dan akan di kenakan pemotongan terhadap Gaji.. b. Jika karyawan tidak masuk kerja tanpa cuti selama 5 (lima) hari kerja berturut-turut, dan telah dipanggil secara tertulis oleh Perusahaan 2 (dua) kali, namun karyawan tidak dapat memberikan penjelasan yang didukung
oleh bukti tertulis secara resmi, maka Perusahaan dapat melakukan proses Pemutusan Hubungan Kerja sesuai prosedur.
KRITERIA IZIN, CUTI, ALPA, DAN TERLAMBAT MASUK KERJA
IZIN Kategori IZIN adalah sebagai berikut : 1. Izin meninggalkan pekerjaan a. Keluarga/ Saudara meninggal b. Sakit mendadak 2. Izin Sakit harus melampirkan Surat Keterangan DOKTER dan harus diberikan 1x24 jam. Tanpa Surat Keterangan Dokter dikategorikan ALPA 3. Izin Khusus a. Saudara dekat meninggal : ½ hari b. Orang Tua/ Mertua/ Kakek & Nenek meninggal : 2 hari c. Saudara kandung meninggal : 2 hari d. Sunatan untuk keluarga kandung : 1 hari 4. Izin meninggalkan pekerjaan dimana a. Izin pada shift pagi WAJIB mengganti jam pada hari yang sama b. Izin pada shift sore WAJIB mengganti jam pada saat shift pagi hari berikutnya ATAU mengganti jam pada shift sore dengan datang lebih awal sesuai berapa jam lama izin.
CUTI Yang dikategorikan CUTI : 1. Cuti Tahunan Diberikan kepada karyawan tetap ( termasuk 4 hari cuti bersama Hari Raya Idul Fitri) Total cuti tahunan adalah 14 hari 2. Cuti melahirkan diberikan selama 3 ( tiga ) bulan 3. Cuti tahunan akan diberikan dengan kondisi sebagai berikut :
a. Izin sakit dengan Surat Keterangan Dokter (Opname) TIDAK mengurangi cuti tahunan b. Izin sakit dengan Surat Keterangan Dokter (TIDAK Opname) mengurangi cuti tahunan Hal – hal diatas juga akan memotong jatah Tunjangan Harian 4. Cuti khusus yang dapat diambil namun tanpa diberikan gaji adalah berikut : a. Ibadah naik haji b. Cuti dengan izin khusus yang disetujui oleh perusahaan maksimal 3 bulan tanpa gaji
ALPA Kategori ALPA adalah sebagai berikut : 1. Tidak melakukan Absen Masuk a. Pinalti yang dikenakan yaitu
Potong gaji senilai gaji harian
Potong cuti 1 hari
b. Apabila dalam jangka waktu 3 bulan kembali tidak melakukan absen masuk maka juga dikenakan pinalti yang sama + Surat Teguran c. Apabila dalam jangka waktu 3 bulan berikutnya tidak melakukan absen masuk lagi maka akan dikenakan Pinalti yang sama + Surat Peringatan I, dan seterusnya sampai Surat Peringatan III 2. Tidak absen keluar akan dipotong cuti atau dianggap tidak masuk kerja
TERLAMBAT MASUK KERJA 1. Terlambat, dapat diizinkan dengan kategori sebagai berikut : a. Kecelakaan b. Bencana, misalnya banjir c. Hal – hal khusus lainnya yang tidak dapat dihindarkan misalnya :
Antar anak ke dokter (harus melampirkan bukti copy resep)
Ambil raport anak (menunjukkan undangan ambil raport )
Ada undangan sekolah / lainnya (menunjukkan bukti undangan )
Kuliah / Konsultasi skripsi
Dengan kompensasi mengganti jam kerja SESUAI berapa jam keterlambatan
d. Prosedur izin terlambat sebagai berikut :
Mengisi form WhatsApp beserta BUKTI FOTO ke No WA Manager
2. Keterlambatan TANPA izin hanya ditoleransi 15 Menit a.
Lebih dari 15 menit ( max. 30 menit) akan ada pemotongan tunjangan harian Rp. 3.000,-
b.
Lebih dari 30 menit akan ada pemotongan tunjangan harian Rp. 6.000,-
Berlaku untuk semua karyawan termasuk karyawan dalam masa training
