Comunicación y atención atención al cliente GS Unidad 10. El tratamiento de la información Actividades 1. Relaciona los tipos de sistemas de información con los niveles jeráruicos para los ue se crean!
Solución!
Sistemas de procesamiento de transacciones Resto de personal. Sistemas de información de gestión Jefes operativos. Sistemas de soporte de decisiones Mandos intermedios. Sistemas de información ejecutiva Altos ejecutivos. ". Carmen Guti#rre$% directora &eneral de 'ndustrias Comino% S. (. desea implantar un sistema de informac información ión en la empresa empresa ue le proporcion proporcione e datos fia)les fia)les y con rapide$ rapide$ para la toma de decisiones. Además% Además% necesit necesita a ue las aplicac aplicacione iones s informát informáticas icas no den pro)lem pro)lemas% as% ya ue el sistema sistema anterior no funciona)a correctamente y entorpec*a muc+o el flujo de información. Se,ala u# caracter*sticas del sistema son prioritarias para Carmen y u# otras caracter*sticas del sistema ser*an desea)les. Solución!
Necesita un sistema de proporcione precisión y oportunidad, para obtener datos rápidos y fiables. Además, necesita un sistema con capacidad, disponibilidad y seguridad, para evitar problemas tcnicos. -. Supón ue las fic+as de los empleados de la plantilla de una empresa están compuestas por nom)re nom)re%% direc direcció ción n y a,os a,os de anti& anti&e eda dad d en la empre empresa sa.. /u# /u# sistem sistemas as de clasif clasific icaci ación ón podr*amos usar para or&ani$ar adecuadamente esta información Solución!
!odr"amos usar cual#uier tipo de sistemas e$actos% alfabticos, geográficos o cronológicos. 2. (a empresa A(3A% S.(. se dedica a reali$ar pel*culas de animación y clasifica la información ue maneja utili$ando el criterio de separar las pel*culas para ni,os o infantiles de las pel*culas para adultos. /u# tipo de clasificación emplea al +acer esa separación Solución!
&saremos una clasificación temática. 4. (a empresa Control% S.(. tiene ue reali$ar un estudio de mercado para el lan$amiento de un nuevo nuevo produ product cto o ue ue va a lleva llevarr a ca)o. ca)o. 5a o)ten o)tenido ido una &ran canti cantida dad d de infor informac mación ión procedente de fuentes primarias y secundarias 6en este caso procede de fuentes estad*sticas cuya fia)ilidad y pertinencia es elevada7 de información. Sin em)ar&o% se encuentra con el pro)lema de ue su presupuesto es ya muy limitado. /u# criterios utili$ar*as para seleccionar seleccionar Solucionario Comunicación y atención al cliente GS
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Comunicación y atención al cliente GS la información Solución!
'ado #ue la información procedente de las fuentes estad"sticas es muy fiable, podr"a utili(arse para reali(ar el estudio de mercado, ya #ue su coste en relación con las fuentes secundarias es muc)o menor y, en este caso, se cuenta con presupuesto muy limitado. 9. /u# pro)lemas relacionados con la selección de información detectas en los si&uientes casos a7 (a empresa :refiler*as del ;oroeste% S.A. encar&a un estudio so)re su sector% pero en el informe ue reci)e faltan datos de la mitad de sus competidores.
*a información en este caso es de escasa utilidad, ya #ue no permite la toma de decisiones +tiles, y no es objetiva, puesto #ue es incompleta. )7
omo el propio enunciado indica, de llevarse a cabo el estudio carecer"a de fiabilidad. -l problema fundamental de este estudio es la falta de tiempo disponible suficiente para un buen trabajo. c7 El Consejo de Administración de la Editorial :oc+os reci)e un informe de su departamento comercial pla&ado de datos procedentes de pá&inas >e) divul&ativas diri&idas a estudiantes.
-l origen dudoso de la información )ace #ue sea poco fiable y objetiva. *a utilidad está tambin en entredic)o por el poco inters #ue tiene para un onsejo de Administración una información recopilada para otro tipo de p+blico.
?. Ela)ora% con los si&uientes datos% un &ráfico de sectores!
@ un &ráfico de l*neas con los si&uientes datos!
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Comunicación y atención al cliente GS
Supón ue so)re este ltimo caso tuvieras ue presentar un informe so)re la evolución de las ventas para la &erencia de la empresa. /u# podr*as poner en este informe /Cuál ser*a la estructura ue plantear*as Solución!
Respuesta libre. -l informe versará sobre la evolución de las ventas en los +ltimos aos y sobre el peso relativo de cada producto en las ventas. B. Supón ue tra)ajas en una &estor*a. /u# documentos crees ue son los más delicados en materia de confidencialidad de datos o información Solución!
Aun#ue la mayor"a de los documentos #ue un cliente facilita a una gestor"a son muy delicados en cuanto a su confidencialidad, podemos decir #ue las facturas, balances o declaraciones de la renta son especialmente delicados. /ambin los #ue tienen #ue ver con los recursos )umanos% contratos, nóminas, seguros sociales0 .
*a respuesta es libre, pero deberá contemplar medidas similares a estas% onfidencialidad% establecer una contrasea para acceder al ordenador y tambin para acceder a diferentes carpetas. 1ntegridad% establecer contraseas para acceder a documentos o carpetas para evitar la manipulación de los mismos por otras personas. 'isponibilidad% reali(ar copias de seguridad periódicas en dispositivo aparte% disco duro e$terno, ' o '2', almacenamiento en la nube0 •
•
•
10. Consultad los si&uientes art*culos y discutid en clase las si&uientes cuestiones! +ttp!DD>>>.a)c.esD"01011"-Dmedios8redesDusuarios8face)oo8infecciones8"01011"-1"-.+tml +ttp!DD>>>.emprendedores.esDempresaDtecnolo&iaDci)erdelito +ttp!DD>>>.pcactual.comDActualidadD;oticiasDEl8mal>are8alcan$o8su8nivel8mas8alto8en8el8 se&undo8trimestre894?-" /Crees ue las empresas conocen suficientemente los peli&ros del malware /@ sus empleados
Respuesta libre. /u# medidas se de)er*an tomar en las or&ani$aciones para prote&erse de estos ataues
Respuesta libre. -laborar una lista de medidas en base a las conclusiones e$tra"das en el ejercicio anterior.
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Comunicación y atención al cliente GS 11. Concertad% junto con vuestro profesor% una c+arla con el responsa)le de arc+ivo del 'nstituto en el ue estudiáis. /En u# consiste el tra)ajo ue lleva a ca)o Solución!
-s preferible preparar la reunión con anterioridad. Algunos posibles temas de inters son los registros de entrada y salida de documentos, los arc)ivos temporales y permanentes del centro y los pla(os en los #ue se reali(a la gestión de los arc)ivos.
1". /u# opinas de ue el tra)ajo de arc+ivo se suela dejar en manos del )ecario o de la ltima persona ue se +a incorporado a la empresa /Crees ue es una pol*tica acertada Solución!
Respuesta libre. Se tratarán sobre todo los aspectos relativos a la seguridad y la confidencialidad de la documentación. 1-. Clasifica alfa)#ticamente las fic+as de estos pacientes de la cl*nica dental SF;R'SAS! Al)erto (ópe$ 5idal&o os# (uis del
*a clasificación alfabtica ser"a% 'a 2inci Rosso, 3elena *eón Mora, Jorge *inc), -li(a J. *ópe( 3idalgo, Alberto *ópe( Maldonado, ristina !ino Muo(, Jos *uis del 12. Clasifica alfa)#ticamente los si&uientes nom)res de empresas o instituciones. H#dicos sin 3ronteras Hinisterio de Asuntos E=teriores Hedical E=press Kanco de Espa,a KKJA% Kanco Kil)ao Ji$caya Ar&entaria Kar (a
*a clasificación alfabtica ser"a% 4anco de -spaa 442A Medical -$press Mdicos sin 5ronteras Ministerio de Asuntos -$teriores !arada, 4ar *a
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2812
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14. /u# tipos de soportes utili$as en tu vida cotidiana /Crees ue te ser*a posi)le reducir el uso de papel en el arc+ivo de tu información E=plica u# medidas crees ue se podr*an tomar para reducir el consumo de papel en el ám)ito acad#mico. Solución!
Respuesta libre. *os alumnos6as propondrán en vo( alta soportes #ue usen para el almacenamiento de documentación como discos duros, pen drives, los propios cuadernos, etc. Se les puede e$plicar #u tipo de documentación usa el profesorado en su labor administrativa para #ue ellos decidan si es conveniente o no su sustitución por soportes digitales. !osteriormente se les preguntará en #u circunstancias usan el papel y si ven posible su sustitución, 19. Con la ayuda de 'nternet% locali$a empresas ue +ayan implantado o est#n implantando sistemas para reducir el consumo de papel. /u# soportes están utili$ando en sustitución /Cuáles crees ue son los principales o)stáculos para disminuir el uso del papel Solución!
Respuesta libre. Se puede contestar a la +ltima cuestión apuntando las sugerencias de los alumnos6as en la pi(arra y comentándolas entre todos6as.
:est de repaso Soluciones! 7 d), 8 b), 9 b), : c), ; c), < d), = a), > c), ? d), 7@ c), 77 d), 78 d), 79 d), 7: c), 7; d).
Comprue)a tu aprendi$aje 'dentificar los medios más adecuados para desarrollar la comunicación escrita a trav#s de los medios telemáticos 1. Clasifica las si&uientes fuentes de información en internas o e=ternas y primarias o secundarias% se&n corresponda! a) 3erias comerciales.
-$terna y primaria. b) (e&islación% jurisprudencia y normativas.
-$terna y secundaria. c)
-$terna y primaria. d) Hono&raf*as y pu)licaciones periódicas.
-$terna y primaria. e) Estudios de mercado.
1nterna y primaria. f) Iirectorios de empresas.
-$terna y secundaria. g) 'nformes comerciales.
1nterna y primaria. h) Hedios de comunicación.
-$terna y secundaria. Solucionario Comunicación y atención al cliente GS
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Comunicación y atención al cliente GS i) Estad*sticas e informes económicos.
-$terna y secundaria. ". (as si&las H'S% ISS o E'S en in&l#s% o sus euivalentes S'G% SSI o S'E en espa,ol% +acen referencia a tipos de sistemas de información para la toma de decisiones en la empresa. /A u# conceptos estudiados en esta unidad euivalen Kusca la información en 'nternet. Solución! •
•
•
-.
M1S o S1% sistemas de información de gestión. omo )emos visto, se usan para decisiones operativas a corto pla(o. 'SS o SS'% sistemas de soporte de decisiones. Btiles para mandos intermedios #ue )an de tomar decisiones a medio pla(o. -1S o S1-% sistemas de información ejecutiva. !ara decisiones a largo pla(o de altos ejecutivos de la empresa.
Relaciona las si&uientes caracter*sticas con los sistemas e=actos de clasificación de la información o con los sistemas am)i&uos! a) Su)jetividad de la clasificación ue puede desorientar al usuario.
Subjetividad% es propia de los sistemas ambiguos. b) Secciones diferenciadas del resto.
*as secciones diferenciadas son una caracter"stica de los sistemas e$actos. c) Am)i&edad del len&uaje natural 6polisemia% sinonimia% etc.7% ue puede suponer una )arrera para el usuario en el proceso de )sueda o e=ploración.
*a ambigCedad del lenguaje se corresponde con los sistemas ambiguos.
2.
'ndica un sistema de clasificación ue resulte adecuado para or&ani$ar la documentación mercantil de la empresa y justifica la ra$ón por la ue eli&es dic+o sistema.
Respuesta libre, basada en los sistemas enunciados en la unidad didáctica.
Reconocer las medidas de se&uridad en la información 4. /
S". !or ejemplo, los estados contables son elaborados en el interior de la empresa y #ue son utili(ados a menudo como soporte de información para apoyar decisiones de la empresa. 9.
E=plica por u# es tan importante mantener se&ura la información en las or&ani$aciones. 'ndica% además% cuáles son las cualidades de la información ue se intentan prote&er aplicando las medidas de se&uridad. Solución!
Si la información #ue poseen las organi(aciones se perdiera o se volviese p+blica de forma no autori(ada, no solo la organi(ación perder"a su credibilidad, sino #ue perder"a a sus clientes y, probablemente, se ver"a envuelta en una serie de demandas legales. 'e a)" #ue proteger la información sea de vital importancia. *a información debe conservar las cualidades de% confidencialidad, integridad y disponibilidad. Solucionario Comunicación y atención al cliente GS
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Comunicación y atención al cliente GS
?. /u# es un plan de se&uridad /Cuáles son los puntos ue de)e contemplar un plan de se&uridad Solución!
&n plan de seguridad es un sistema organi(ado de medidas #ue tomar para evitar deterioro, prdida, manipulación o robo de la información Dentre otros sucesosE. *os puntos #ue debe contemplar el plan son los siguientes% !revención% es la parte más importante, ya #ue se trata de aplicar barreras ante posibles ata#ues o incidentes. !or ejemplo, aplicar claves a los sistemas portátiles de la empresa, poder proceder a la desactivación de los sistemas de telefon"a en caso de prdida, efectuar copias de seguridad de forma periódica o concienciar al resto del e#uipo en la importancia de velar por la seguridad de la información. Reacción% el e#uipo debe estar preparado para reaccionar de forma rápida ante cual#uier incidente, para detenerlo o minimi(ar las consecuencias. omo se suele decir% F-spera lo mejor, pero prepárate para lo peorG. Restauración% consiste en poner de nuevo en funcionamiento todos los recursos y servicios afectados de la forma más rápida posible, para #ue la actividad de la organi(ación vuelva a la normalidad. 1nvestigación% se trata de buscar el origen del incidente, subsanar el fallo en la seguridad y, de esta forma, evitar #ue se vuelva a producir. B. 'ndica cuál de las si&uientes afirmaciones es falsa y e=plica por u#! a) (os cortafue&os no pueden prote&er del ataue de virus informáticos. b) (a reali$ación de copias de se&uridad solo preserva la inte&ridad de la información. c) (a nica ra$ón para crear cuentas de usuario es verificar la identidad de uienes usan un ordenador.
-s falsa. /ambin evita #ue personas no autori(adas accedan a información confidencial y, por tanto, evita la manipulación o robo de la misma. d) (os antivirus siempre pueden restaurar los da,os provocados por un virus.
Iefinir el concepto de arc+ivo y sus funciones . /u# condiciones de)en darse para ue e=ista un arc+ivo Solución!
!ara #ue este e$ista )an de darse las siguientes condiciones% Hue se disponga de una serie de documentos. Hue estos se ordenen y clasifi#uen siguiendo unos criterios. &n arc)ivo NI es un almacn de papeles. Hue se guarden en un lugar concreto. •
•
•
10. /
!ara una empresa es fundamental arc)ivar su documentación por dos ra(ones% 7. *a ley obliga a las empresas a guardar durante un tiempo establecido determinada documentación relacionada con su actividad. 8. *os documentos de una empresa son una important"sima fuente de información, y la información es la base para la toma de decisiones empresariales.
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11. /u# funciones cumple el arc+ivo de una empresa Solución!
-l arc)ivo de una empresa cumple las siguientes funciones% uardar, conservar y custodiar la documentación. 5acilitar la locali(ación rápida y eficiente de documentos. onstituir un centro activo de información. umplir con las disposiciones legales. • •
• •
1". Responde% con ayuda de la información ue proporciona la si&uiente pá&ina >e)! +ttp!DD>>>.&a)ilos.comDcomose+aceDFr&ani$arArc+ivoDte=toFr&ani$arArc+ivo.+tm a) /u# arc+ivos conta)les su&iere ue +a de tener la empresa
/ipos de arc)ivadores% - 5acturas de proveedores. - 5acturas de clientes. - 'ocumentos de caja y bancos. - !edidos de clientes y proveedores. - !resupuestos de clientes y proveedores. - Albaranes.
5a$es recibidos y emitidos. - orrespondencia. - 5iscal% impuestos. - *aboral% nóminas, contratos, etc. - Itros arc)ivadores. - Itros arc)ivos au$iliares.
b) /Cuál es la principal ventaja ue se se,ala de arc+ivar correctamente la información conta)le
-ncontrar con facilidad los documentos arc)ivados. c) /u# se +a de +acer con los documentos conta)les ori&inales para evitar pro)lemas
Siempre #ue sea posible se entregan solo fotocopias de los mismos. Si es imprescindible entregar el original, se guarda la fotocopia junto con un justificante de entrega firmado por #uien se lleva el original. d) /u# se entiende por un arc+ivador de documentos temporal
-s a#uel en el #ue se guardan los documentos del ao en curso antes de pasarlos al arc)ivo definitivo. e) /u# no se de)e +acer con las facturas de los proveedores y clientes
No ordenarlas por orden alfabtico o por carpetas independientes para no tener problemas para encontrarlas cuando se necesitan. f) /u# relación e=iste entre la numeración correlativa de las facturas y la (ey del 'JA
*a *ey del 12A obliga a una numeración correlativa de las facturas. g) /Cómo se interrelacionan las aplicaciones informáticas de la empresa y los arc+ivos de proveedores y clientes
A travs de la aplicación informática para la contabilidad de la empresa se pide el libro mayor de los proveedores o los clientes, lo #ue proporcionará el n+mero de las facturas relacionadas permitiendo su b+s#ueda en los arc)ivos. h) /u# diferencia +ay entre la ordenación de los documentos )ancarios y la ordenación de las facturas
No )ay #ue enumerar los documentos bancarios al contrario #ue las facturas, ya #ue se organi(an por cuentas y, dentro de cada cuenta, por fec)as. i) /u# se de)e de +acer con los justificantes )ancarios y los e=tractos
*os justificantes se suelen grapar con su e$tracto correspondiente, as" podremos saber los movimientos sin acudir a la contabilidad. Solucionario Comunicación y atención al cliente GS
B812
Comunicación y atención al cliente GS j) /u# información se de)e &uardar en el caso de los pedidos
Junto con el pedido se )a de guardar toda la documentación relacionada Dfa$es, cartas0E k) /u# relación +ay entre el arc+ivo de pedidos y el de cartas o fa=es
Si bien la empresa tendrá arc)ivos de cartas y fa$es, a#uellas6os #ue estn relacionados con los pedidos )an de guardarse en el arc)ivo de pedidos, sin perjuicio de guardar otra copia en el arc)ivo de cartas y fa$es. l) /Es
necesario separar los presupuestos en aceptados y no aceptados
No se recomienda. m) /u# sucede con los al)aranes arc+ivados cuando lle&an las facturas asociadas
uando llegan las facturas, si contienen la misma información #ue el albarán, se destruye el albarán. -n otro caso se grapará el albarán a la factura. n) /E=iste al&una diferencia en el arc+ivo de al)aranes de proveedores y de clientes
No suele ser necesario un arc)ivo de albaranes de clientes, ya #ue están guardados en el ordenador. o) /u# recomendaciones propone el art*culo con respecto al arc+ivo de la correspondencia
7. -liminar la correspondencia superflua. 8. Relacionar la correspondencia con las facturas, los pedidos, las ofertas0 grapándola a sus documentos asociados. 9. *a publicidad se puede separar del resto de la correspondencia. p) /Se de)en a&rupar los documentos relacionados con los impuestos en un mismo arc+ivo comn a todos ellos
NoK se deben de separar por impuestos. q) /u# se recomienda para el arc+ivo de prevención de ries&os la)orales
Ante la importancia y cantidad de la documentación sobre !R*, es conveniente abrir un arc)ivador propio por orden alfabtico para los trabajadores. r) /Cuáles son los re&istros au=iliares de documentación
-fectos comerciales. )e#ues y pagars. Recibos bancarios. 1-. Se&n la frecuencia con la ue se consulta la información% /u# tipos de arc+ivos conoces Solución!
Se distinguen tres tipos de arc)ivo en función de la frecuencia con #ue se consulta la información% Activo% a#u" se guardan los documentos #ue se utili(an con frecuencia, bien por#ue son de fec)a reciente, o por#ue se refieren a procesos empresariales en marc)a. Semiactivo% recoge documentación #ue )a dejado de estar vigente, pero #ue no se va a destruir de inmediato, bien por#ue )ay #ue conservarla legalmente o bien por#ue es de inters para la empresa. 'efinitivo o inactivo% sirve para guardar los documentos #ue, aun#ue )ayan perdido su vigencia, siguen teniendo un valor )istórico o documental para la empresa. Se trata de una información muy poco consultada.
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812
Comunicación y atención al cliente GS
Hanejar los diferentes sistemas ue pueden ser utili$ados para clasificar la información 12. Esta es la lista de al&unos de los pacientes de la cl*nica dental SF;R'SAS!
a) Clasifica los pacientes en orden alfa)#tico ;L
;om)re
:ratamiento
8>
Ana Llvare(Huintero Ilid
3uelva
Irtodoncia
98
Amalia 'a Silva angas
3uelva
-mpaste
9<
'omingo del !rado Romero
Aljara#ue
Irtodoncia
9;
Sergio Jimne( ordero
Moguer
*impie(a
9:
Roc"o Sánc)e( de la 2ega
Aljara#ue
*impie(a
9=
Arturo !re( *eón
3uelva
-$tracción
8?
Roberto on(ále( 2á(#ue(
/rigueros
-mpaste
97
*orena Már#ue( Romero
/rigueros
-mpaste
9@
Jos Mar"a Mac"as Medel
3uelva
-$tracción
99
-lena Jimne( Már#ue(
Niebla
*impie(a
Solucionario Comunicación y atención al cliente GS
10812
Comunicación y atención al cliente GS b) Clasif*calos se&n el nmero de e=pediente ;L
;om)re
:ratamiento
8>
Ana Llvare(Huintero Ilid
3uelva
Irtodoncia
8?
Roberto on(ále( 2á(#ue(
/rigueros
-mpaste
9@
Jos Mar"a Mac"as Medel
3uelva
-$tracción
97
*orena Már#ue( Romero
/rigueros
-mpaste
98
Amalia 'a Silva angas
3uelva
-mpaste
99
-lena Jimne( Már#ue(
Niebla
*impie(a
9:
Roc"o Sánc)e( de la 2ega
Aljara#ue
*impie(a
9;
Sergio Jimne( ordero
Moguer
*impie(a
9<
'omingo del !rado Romero
Aljara#ue
Irtodoncia
9=
Arturo !re( *eón
3uelva
-$tracción
c) Reali$a una clasificación &eo&ráfica ;L
;om)re
:ratamiento
8>
Ana Llvare(Huintero Ilid
3uelva
Irtodoncia
8?
Roberto on(ále( 2á(#ue(
/rigueros
-mpaste
9@
Jos Mar"a Mac"as Medel
3uelva
-$tracción
97
*orena Már#ue( Romero
/rigueros
-mpaste
98
Amalia 'a Silva angas
3uelva
-mpaste
99
-lena Jimne( Már#ue(
Niebla
*impie(a
9:
Roc"o Sánc)e( de la 2ega
Aljara#ue
*impie(a
9;
Sergio Jimne( ordero
Moguer
*impie(a
9<
'omingo del !rado Romero
Aljara#ue
Irtodoncia
9=
Arturo !re( *eón
3uelva
-$tracción
d) Frdena los pacientes de forma temática se&n su tratamiento ;L
;om)re
:ratamiento
8>
Ana Llvare(Huintero Ilid
3uelva
Irtodoncia
8?
Roberto on(ále( 2á(#ue(
/rigueros
-mpaste
9@
Jos Mar"a Mac"as Medel
3uelva
-$tracción
97
*orena Már#ue( Romero
/rigueros
-mpaste
98
Amalia 'a Silva angas
3uelva
-mpaste
99
-lena Jimne( Már#ue(
Niebla
*impie(a
9:
Roc"o Sánc)e( de la 2ega
Aljara#ue
*impie(a
9;
Sergio Jimne( ordero
Moguer
*impie(a
9<
'omingo del !rado Romero
Aljara#ue
Irtodoncia
9=
Arturo !re( *eón
3uelva
-$tracción
Solucionario Comunicación y atención al cliente GS
11812
Comunicación y atención al cliente GS 12. Completa las si&uientes frases teniendo en cuenta ue cada espacio es una pala)ra! a) En el arc+ivo definitivo DinactivoE se &uardan los documentos ue% aunue +ayan perdido su vi&encia% si&uen teniendo un valor +istórico o documental para la empresa. b) (a pala)ra ordenatri( es auella ue se utili$a como clave para clasificar alfa)#ticamente. c) En los nom)re de personas f*sicas el primer apellido es pala)ra ordenatri$. d) Si el nom)re o ra$ón social incluye al&una pala)ra genrica, esta no se tendrá en cuenta en la clasificación. e) Es posi)le utili$ar un sistema de arc+ivo alfanumrico, com)inando nmero y letras. f) En el sistema de arc+ivo cronológico el elemento clave para clasificar es la fec+a del documento. g) En el sistema de ordenación temática +ay ue determinar previamente las materias en ue se va a dividir el arc+ivo.
19. /
!or#ue es necesario discriminar y filtrar toda la documentación de la #ue dispone. 1?. Esta)lece en )ase a u# criterios podemos seleccionar la información en la empresa. Solución!
-n función del coste o rentabilidad, su utilidad, fiabilidad, el tiempo del #ue se dispone, la naturale(a de la información, el origen de la misma y su objetividad. 1B. Iefine el análisis formal de la información. Solución!
onsiste en recabar datos acerca de la información seleccionada Dsu origen, contenido, si es de una fuente primaria o secundaria0E. 1. Iefine lo ue es análisis de contenido de una información. Solución!
onsiste en estudiar y anali(ar en profundidad la información seleccionada, con el fin de #ue pueda ser utili(ada por los usuarios finales. "0. /u# es un informe Solución!
onstituye una forma de presentar la información. Recoge los datos seleccionados y se remite a las personas con capacidad de decisión en la empresa. "1. Se,ala la respuesta correcta! cuando se reco&e la información en forma a)reviada y con frases cortas se +a)la de! a) Resumen. b) Esuema. c) :a)la. d) 'nforme. Solución! la respuesta correcta es la a).
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1"812
Comunicación y atención al cliente GS Jalorar las ventajas e inconvenientes de los diferentes soportes de arc+ivo "". /u# tipos de soportes +emos identificado en esta unidad E=plica )revemente las ventajas e inconvenientes de cada una de ellas. Solución!
Soporte papel 2entajas% No re#uiere de aparatos decodificadores. -s un soporte universal #ue no se ve afectado por problemas de compatibilidad. 5acilidad de uso, no re#uiere de conocimientos espec"ficos. • • •
'esventajas% Se deteriora con la )umedad y los cambios de temperatura, es inflamable, se puede ver afectado por el ata#ue se insectos y )ongos0 Icupa muc)o espacio para su almacenaje. -s poco respetuoso con el medio ambiente. !ara la fabricación del papel no solo es necesario talar árboles, sino tratar la madera, consumir electricidad para producir las )ojas y, finalmente, depurar los residuos derivados del proceso. •
• •
Soportes electrónicos 2entajas% A)orro en el gasto de papeler"a. 5acilidad en los procesos de auditor"a. Mayor seguridad en el resguardo de los documentos. Menor probabilidad de falsificación. Agilidad en la locali(ación de información. -liminación de espacios para almacenar documentos. !rocesos administrativos más rápidos y eficientes. Son reutili(ables. Si la información guardada no interesa se elimina, y el soporte #ueda libre para almacenar otros documentos. 'esventajas% *as ventajas del papel son parte de sus desventajas. -n determinados casos, la posibilidad de prdida de datos es importante. • • • • • • • •
• •
"-. /u# soportes electrónicos utili$as +a)itualmente /Cuáles son las ventajas de unos frente a otros Solución!
Respuesta libre. Si el alumno6a tiene dificultades para encontrar las ventajas de cada soporte podemos guiarle con las siguientes sugerencias% capacidad de almacenamiento, seguridad, velocidad, compatibilidad, versatilidad0 "2. E=plica con tus pala)ras en u# consiste la di&itali$ación. Solución!
*a digitali(ación es el procedimiento de pasar la información #ue actualmente está en papel u otro soporte a un soporte electrónico. 'e esta forma, los documentos se vuelven más manejables en su consulta, ocupan menos espacio y están libres del posible deterioro por manipulación Dcomo sucede con documentos )istóricosE. Solucionario Comunicación y atención al cliente GS
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Comunicación y atención al cliente GS
"4. 'ndica si las si&uientes afirmaciones son verdaderas o falsas. En caso de ser falsas e=plica por u#! a) El almacenaje de documentos en soporte de papel tiene inconta)les ventajas en relación al almacenaje en soporte electrónico.
5also. -l almacenaje en formato digital tiene grandes ventajas en comparación con el soporte papel. b) El proceso de di&itali$ación supone pasar la información ue actualmente está en soporte papel a un soporte electrónico.
2erdadero. c) El almacenamiento en la nu)e supone ue la información está almacenada en un ordenador personal o de la or&ani$ación pero ue es accesi)le a cualuiera ue ten&a las claves oportunas.
5also. -n el almacenamiento en la nube la información está almacenada en un servidor ajeno a la organi(ación. d) El Blu-Ray solo contempla como mejora el +ec+o de ue el soporte tiene mayor capacidad de almacenaje.
5also. Itra ventaja es #ue el Blu-Ray es más dif"cil de rayar. e) Si los documentos están arc+ivados en soporte di&ital +ay ue preocuparse por los accidentes f*sicos tales como incendios o inundaciones.
2erdadero.
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