UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO Actividades propuestas 1. Explica con tus palabras las ventajas ventajas que tiene la correspondencia frente al uso del teléfono. La correspondencia, a diferencia de una comunicación telefónica, deja prueba del contenido del mensaje, por lo que dicha información puede tener un uso posterior. Además, la correspondencia posibilita el envío de documentación adjunta de mayor extensión.
2. ¿Crees que es importante la circulación de la correspondencia interna en la empresa? ¿Por qué? Sí, ya que facilita la coordinación entre los distintos trabajadores y departamentos.
3. Explica cómo una correcta recepción y clasificación de la correspondencia de entrada puede contribuir a agilizar las funciones de la empresa. Una correcta recepción y clasificación de la correspondencia de entrada facilita que cada documento llegue a su verdadero destinatario, reduciendo la posibilidad de errores al hacer llegar la correspondencia a las personas equivocadas.
4. Realiza una primera clasificación de los siguientes envíos, según los criterios que hemos estudiado: a) Carta certificada de Industrias del Sur enviando un cheque. b) Solicitud de puesto de trabajo que adjunta currículum vitae. vitae. c) Telegrama de Gal, S.A. notificando datos de su cuenta corriente. d) Carta a la atención de Antonio Núñez, N úñez, gerente de la empresa. a) Carta certificada de Industrias del Sur enviando un cheque: correo certificado. b) Solicitud de puesto de trabajo que adjunta currículum vitae: documentación personal o confidencial. c) Telegrama de Gal, S.A. notificando datos de su cuenta corriente: documentación personal confidencial y urgente. d) Carta a la atención de Antonio Núñez, gerente de la empresa: correo ordinario.
5. Busca en Internet información sobre el portafirmas electrónico y elabora un breve texto sobre su utilidad y las ventajas que presenta frente al portafirmas tradicional. Pregunta de respuesta libre, basada en el proceso de búsqueda desarrollado por el alumnado, con referencia a las ventajas del portafirmas electrónico.
Comunicación empresarial y atención al cliente 1-16
UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO 6. ¿Qué información de utilidad para la empresa o la institución pública proporciona el registro de salida de correspondencia? Fecha de envío de la correspondencia, datos del destinatario, anexos incluidos y asunto del que trata la correspondencia enviada. El registro de la correspondencia de salida facilita el control de la documentación e información enviada desde la empresa.
7. ¿Qué hay que comprobar en la correspondencia de salida antes de depositarla en las bandejas de salida? Que está firmada por la persona o cargo adecuado y que incluye los anexos correspondientes.
8. ¿Qué diferencias hay entre el registro de entrada de correspondencia y paquetería y el de salida? En el registro de salida se sustituyen los datos del remitente por los del destinatario y el departamento de destino por una casilla de observaciones.
9. Consulta la página web de Correos y responde a las siguientes preguntas: a) ¿Qué sistemas de franqueo existen? b) ¿De qué factores depende el importe del franqueo? a) Sellos, franqueo pagado, franqueo en destino y franqueo a máquina. b) Depende del destino, peso, dimensiones, producto y servicios adicionales contratados.
10. Utilizando los ejemplos que ya has visto: a) Dibuja en tu cuaderno dos cuadros: uno de registro de entrada de correspondencia y otro de salida. b) Sabiendo que el último registro de entrada fue el n 123 y el de salida el nº 258, cumplimenta los registros de entrada y salida de la correspondencia en cada uno de los siguientes casos: •
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24 de septiembre, recibimos un saluda de Reciclados Verde, S.A., de Alicante, remitiéndonos dos invitaciones para una feria de muestras en Alcoy. 25 de septiembre, recibimos un oficio de la Administración de Hacienda requiriéndonos el pago del IVA del segundo trimestre del año en curso. 1 de octubre, D. Luís García, de Alicante, solicita trabajo mediante carta. Adjunta currículum vitae. 5 de octubre, se envía fax al solicitante anterior convocándolo a una próxima entrevista. 10 de octubre, el Banco Meridiano, de Valencia, comunica mediante recibo que ha cargado en cuenta el recibo de la luz.
Comunicación empresarial y atención al cliente 2-16
UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO •
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14 de octubre, Publicaciones Lastre, de A Coruña, envía la revista Signos, a la que la empresa se encuentra suscrita. El mismo día se envía fax al Banco Equinoccio, de Madrid, ordenando el impago de la factura nº 167 por incumplimiento de contrato a favor de Catryna S.L.
19 de octubre, se recibe un paquete postal del Laboratorio Fama, de Alicante, con las pruebas de los carteles publicitarios para una próxima campaña. c) Realiza el apartado anterior utilizando una aplicación informática de hoja de cálculo. •
Registro de entrada Remitente
Nº registro
Fecha
124
Clase envío
Anexos
Asunto
Dpto. destino
Carta
Invitaciones
Feria de muestras
Dirección
Carta
Oficio
Pago IVA 2º Trimestre
Administración
Nombre
Localidad
24 sept.
Reciclados Verde, S.A
Alicante
125
25 sept.
Administración de Hacienda
126
1 oct.
D. Luís García
Alicante
Carta
currículum vitae
Solicitud de trabajo
Recursos Humanos
127
10 oct.
Banco Meridiano
Valencia
Carta
Recibo luz
Cargo en cuenta
Administración
128
14 oct.
Publicaciones Lastre
A Coruña
Publicaciones
Revista
Suscripción revista
Comercial
19 oct.
Laboratorio Fama
Paquete
Pruebas de los carteles publicitarios
Próxima campaña
Comercial
129
Alicante
Registro de salida
Destinatario Nº registro
Fecha Nombre
Dirección
Clase envío
Anexos
Asunto
259
5 oct.
D. Luís García
Alicante
Fax
Convocatoria de entrevista
260
14 oct.
Banco Equinoccio
Madrid
Fax
No pagar factura nº 167
Comunicación empresarial y atención al cliente 3-16
Observaciones
Incumplimiento de contrato
UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO 11. Los ciudadanos no solo pueden presentar los escritos dirigidos a la Administración en el propio órgano administrativo al que dirige el escrito. ¿Dónde y de qué otra manera pueden hacerlo? Por correo ordinario, en otra dependencia administrativa por correo interno y telemáticamente.
12. Correos establece unos requisitos para los envíos en cuanto a formato, color del sobre, tipo de letra, dimensiones y pesos, que se pueden consultar en su web. Averigua cuáles son. 1. Dimensiones máximas de carta, carta certificada, carta certificada urgente, notificación, publicorreo, publibuzón, libros y publicaciones periódicas. Sobre o caja: largo + alto + ancho = 90 cm, sin que la mayor dimensión exceda de 60 cm. Rollo/tubo: largo + 2 veces el diámetro = 104 cm, sin que la mayor exceda de 90 cm. 2. Dimensiones máximas de carta urgente. 235 x 120 mm. Espesor 10 mm (medidas recomendadas). 3. Condiciones de normalización de carta, tarjeta postal, carta Certificada, carta certificada urgente, notificación, publicorreo y publibuzón. Si sus envíos permiten la manipulación automática, se beneficiarán de unas tarifas más reducidas. Para ello deberán cumplir los requisitos siguientes: - Formato rectangular. En sobre o en forma de tarjeta. - Color del sobre: blanco o colores claros (excepto azul). - Formato de letra: altura de los caracteres entre 2 y 8 mm (evitar superposición o contacto entre caracteres), fuente de tipos comerciales en uso, evitando fuentes artísticas, cursiva, subrayados y espesores muy finos o muy gruesos (impresión en negro o color oscuro, evitando tintas fluorescentes). - Sobres con ventanilla: las dimensiones de la ventanilla y la holgura interna entre sobre y carta permitirán, en cualquier caso, la lectura completa del bloque de dirección. - Dimensiones: comprendidas entre mínimas de 14 x 9 cm y máximas de 23,5 x 12cm. Espesor máximo 5 mm. - Peso máximo unitario: 20 gr. 4. Dimensiones máximas. Paquete azul, paquete postal y paq 48, la nueva marca de Postal Exprés. - Caja: largo + alto + ancho = 200 cm, sin que la mayor exceda de 100 cm. - Rollo/tubo: largo = 100 cm; diámetro = 15 cm. 5. Dimensiones máximas. Paquete internacional económico y paquetería internacional prisma (EPG). Paquete internacional prioritario. - Caja: largo + alto + ancho = 200 cm, sin que la mayor exceda de 105 cm. - Rollo/tubo: largo = 100 cm; diámetro = 15 cm.
Comunicación empresarial y atención al cliente 4-16
UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO 6. Dimensiones máximas. Correos prisma nacional. - Caja: 80 x 50 x 50 cm. - Rollo/tubo: largo = 80 cm; diámetro = 15 cm. 7. Dimensiones mínimas. Todos los envíos. - Sobre o caja: 14 x 9 cm. - Rollo/tubo: largo + 2 veces el diámetro = 17 cm, sin que la mayor sea inferior a 10 cm. - Los envíos con dimensiones inferiores a las mínimas deberán llevar una etiqueta anexa de 10 x 7 cm en la que figuren dirección y franqueo.
13. Utilizando el calculador de tarifas de la web de Correos, calcula el importe de los siguientes envíos: a) Carta certificada urgente a un despacho de abogados de Madrid. Pesa 1 kg. b) Felicitación postal digital a un cliente de Alemania. c) Paquete prioritario con destino Austria y asegurado en 500 €. Pesa 2 kg y mide 50 cm de ancho, 50 cm de largo y 20 cm de alto. a) 8,98 €. b) 2,96 €. c) 61,50 €.
14. Busca en Internet cinco proveedores de servicios de mensajería a nivel internacional y describe los servicios que ofrecen. Establece las diferencias que existen entre ellos. Pregunta de respuesta libre, basada en el proceso de búsqueda desarrollado por el alumnado.
15. Calcula, con ayuda de Internet, las tarifas que se aplicarán a cada uno de los envíos que se han de gestionar y elige el servicio que resulte más adecuado para cada caso. Completa la tabla en tu cuaderno. •
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Carta certificada y urgente de 28 gramos de peso, con destino Alemania, con aviso de recibo y entrega en mano. Paquete con destino Santa Cruz de Tenerife (CP 38009), que tiene que llegar en 48 horas. Mide 25 cm de ancho, 30 de largo y 15 de alto. Pesa 15 kg. Envío de un contrato a Valencia (CP 46018), que requiere garantía de entrega. Pesa 15 gramos y va en un sobre que mide 14 x 9 cm. Debe estar en su destino antes de tres días hábiles. Carta ordinaria de cinco páginas en color, escrita desde nuestro ordenador y con destino Sevilla (CP 41006).
Comunicación empresarial y atención al cliente 5-16
UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO Correos
Empresa de mensajería
Precio
Compañía
Precio
10,84 €
Respuesta libre
Respuesta libre
32,75 €
Respuesta libre
Respuesta libre
5,89 €
Respuesta libre
Respuesta libre
2,11 €
Respuesta libre
Respuesta libre
Envío Carta certificada y urgente de 28 gramos de peso, con destino Alemania, con aviso de recibo y entrega en mano.
Paquete con destino Santa Cruz de Tenerife (CP 38009), que tiene que llegar en 48 horas. Mide 25 cm de ancho, 30 de largo y 15 de alto. Pesa 15 kg.
Envío de un contrato a Valencia (CP 46018), que requiere garantía de entrega. Pesa 15 gr y va en un sobre que mide 14 x 9 cm. Debe estar en su destino antes de tres días hábiles.
Carta ordinaria de cinco páginas en color, escrita desde nuestro ordenador y con destino Sevilla (CP 41006).
16. Explica por qué es importante para el interesado recibir un justificante de la presentación de la documentación ante la Administración. Porque mediante dicho justificante se puede demostrar ante la propia administración y ante terceros la presentación de dichos documentos, así como los derechos derivados de dicha situación.
17. Visita la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre y contesta a las siguientes preguntas: a) ¿Para qué sirve un certificado digital? b) ¿Qué pasos hay que seguir para solicitar el certificado digital? a) Este certificado permite al ciudadano identificarse de forma telemática y firmar o cifrar documentos electrónicos. b) 1. Configurar el navegador del ordenador, para evitar problemas técnicos. 2. Solicitud vía internet del certificado. Al finalizar se obtiene un código a presentar en el registro.
Comunicación empresarial y atención al cliente 6-16
UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO 3. Acreditación de la identidad en una oficina de registro, presentando el documento de identidad junto con el código obtenido vía Internet. 4. Descarga del certificado de usuario, aproximadamente 2 horas después de haber acreditado la identidad en la oficina de registro.
18. Consulta en Internet el Real Decreto 1829/1999 y contesta a las siguientes preguntas: a) ¿En qué consiste, según el artículo 6, el secreto de los envíos postales y la protección de datos? b) ¿Qué se considera, según el artículo 7, violación de los envíos postales? a) El secreto de los envíos postales afecta al contenido de los mismos e implica la absoluta prohibición para los operadores postales y para sus empleados de facilitar dato alguno relativo a la existencia del envío postal, a su clase, a sus circunstancias exteriores, a la identidad del remitente y del destinatario o a sus direcciones, salvo petición de estos, sus representantes legales o apoderados, o mediante resolución judicial. La obligación de protección de los datos incluirá el deber de secreto de los de carácter personal, la confidencialidad de la información transmitida o almacenada y la protección de la intimidad. b) Será en todo caso violación, su detención arbitraria o contra derecho, su intencionado curso anormal, su apertura, sustracción, destrucción, retención indebida u ocultación y, en general, cualquier acto de infidelidad en su custodia.
19. Explica con tus palabras en qué consiste, para un técnico en gestión administrativa, el deber de respetar los criterios de seguridad y confidencialidad de la correspondencia. Respetar los criterios de seguridad y confidencialidad de la correspondencia quiere decir que no se debe leer el contenido de cartas o documentos que, a causa de nuestro trabajo, no sean de nuestra competencia. El trabajador debe ser especialmente cuidadoso en documentación de carácter confidencial, ya que un mal uso de la misma podría ocasionar consecuencias irreparables para terceros.
20. Tras leer el Caso práctico 7, ¿cómo crees que debería proceder la empresa respecto a la correspondencia postal que reciban sus empleados? La normativa vigente establece el secreto de los envíos postales y la inviolabilidad de los mismos. Por ello, hay que tener en cuenta que nunca se debe abrir la correspondencia personal, debiendo tener cuidado de no perder una carta o entregársela a una persona distinta de su destinatario. Cuando comprobemos si un envío contiene todos los anexos que se citan, no debemos leer el contenido de la carta o el de otros documentos. En lo relativo al posible uso de la dirección postal para recibir correspondencia de carácter personal, la empresa debe ser consensuar dicho tema con los trabajadores o sus representantes.
Comunicación empresarial y atención al cliente 7-16
UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO Test de repaso 1. b 2. c 3. a 4. a 5. c 6. a 7. b 8. a 9. a 10. b 11. b 12. c 13. b 14. a 15. b 16. c
Comunicación empresarial y atención al cliente 8-16
UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO Comprueba tu aprendizaje 1. ¿Qué tareas se realizan en la sección de correspondencia de una empresa u organismo público? -
Se recibe la correspondencia, se recepciona, clasifica, registra y distribuye a los diferentes servicios, departamentos o personas.
-
Se recoge la documentación de salida de los diferentes servicios o departamentos de la organización, se clasifica, registra y envía en los plazos y formas requeridos.
-
Se distribuye la correspondencia interna de la empresa entre los diferentes servicios, departamentos o personas de la entidad.
2. Explica qué se debe comprobar en la correspondencia una vez abierta. Es necesario comprobar el contenido del sobre o paquete. Hay que verificar que esté toda la documentación a la que hace referencia la correspondencia. Cuando se adjuntan documentos suele indicarse al pie del escrito. Por ejemplo: si un documento indica que se adjunta un catálogo, deberíamos comprobar que es así para, en caso contrario, anotarlo y reclamarlo. Los documentos adjuntos deben sujetarse al escrito, normalmente con un clip, para evitar su extravío. Una vez que hemos abierto y comprobado el contenido, la correspondencia se coloca en la bandeja de entrada para poder proceder a su registro.
3. Indica si son verdaderos o falsos los siguientes puntos: a) El servicio de apartado de correos permite recoger la correspondencia en la oficina de Correos. b) Cuando no aparece la dirección del remitente en el documento, debemos grapar el sobre con la dirección del remitente al documento. c) Hay que destruir el correo que no viene dirigido a la empresa. d) Es obligatorio llevar un registro de entradas y salidas de correspondencia. e) Los anexos que sean necesarios se preparan y se incluyen después del franqueo del envío. a) Verdadero. b) Verdadero. c) Falso. d) Falso. e) Falso.
4. ¿Qué datos deben aparecer en los sellos de registro de entrada y en qué parte del documento se ponen?
Comunicación empresarial y atención al cliente 9-16
UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO El sello va en la parte superior del documento, con un número correlativo y junto a la fecha de la recepción.
5. Completa el siguiente texto en tu cuaderno: Un registro público es una ___________ encargada de __________ y ____________ de los escritos que presentan los ciudadanos dirigidos a organismos administrativos. Un registro público es una unidad administrativa encargada de recibir y dar fe de los escritos que presentan los ciudadanos dirigidos a organismos administrativos.
6. ¿Cómo funciona el correo digital? Permite confeccionar cartas y tarjetas postales desde nuestro ordenador. Únicamente tenemos que redactar el contenido y los destinatarios del envío. Correos se encarga de su impresión, ensobrado y admisión en la oficina postal.
7. ¿Qué servicio adicional de Correos nos proporciona una confirmación escrita de la entrega de un envío? ¿Y cuál nos permite asegurar el envío de objetos de valor? Acuse de recibo y valor declarado.
8. Explica, ayudándote de un ejemplo, qué ventaja tiene realizar un envío con una compañía privada de mensajería. Las compañías privadas ofrecen la ventaja de adaptar su horario de recogida y entrega al cliente y no tener una franja horaria de reparto específica, como ocurre con Correos. Facilita que la mercancía sea recogida cuando al destinatario interese y que se entregue igualmente cuando interese.
9. Para realizar el envío de los siguientes documentos y paquetes, calcula, con ayuda de Internet, las tarifas y plazos de entrega que se aplicarán a cada uno de los siguientes envíos y elige el que resulte más adecuado. •
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Envío de documentación urgente a un estudio de arquitectura de Barcelona (CP 08014). El sobre mide 30 cm de largo, 25 cm de ancho y 2 cm de alto. Pesa 0,5 kg. La documentación tiene que ser recogida en nuestras oficinas en Barcelona (CP 08021) y entregada hoy. Mensaje urgente de 25 palabras que tiene que ser entregado, con acuse de recibo, mañana por la mañana en Sydney (Australia). Fardo de catálogos de productos de 16 kg de peso con origen en Madrid (CP 28013) que hay que entregar en Cádiz (CP 11130) antes de las 15 horas de mañana, a domicilio y con confirmación escrita de la entrega. El fardo es cuadrado de 25 cm de lado.
Comunicación empresarial y atención al cliente 10-16
UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO •
Un fardo igual que el anterior pero con destino Aviñón (Francia).
Respuesta libre del alumnado basada en el proceso de búsqueda de tarifas en Internet. En función de la empresa de mensajería utilizada, los precios variarán.
10. ¿Qué ventajas e inconvenientes tiene la Administración electrónica? Ventajas: -
No tener que desplazarse físicamente a las ventanillas de los organismos.
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El servicio está disponible permanentemente y todos los usuarios pueden acceder al mismo a través de la web.
-
Al operar con documentos digitalizados, se reducen costes y se mejora el medioambiente.
Inconvenientes: -
Algunas gestiones precisan firma digital.
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Falta de adaptación de algunos organismos públicos.
11. Marcos trabaja como técnico administrativo en un bufete de abogados. Durante cinco años trabajó a las órdenes de Ángela Ferrer, una prometedora abogada que ahora se dedica a la política. Hace una semana, Marcos se encontraba esperando el autobús a la salida del trabajo, mientras algunos operarios bajaban escombros y mobiliario a la calle del edificio en el que está su bufete. Marcos se fijó en cuatro archivadores que estaban entre el material desechado. Tres de las carpetas incluían actas de reuniones, pero uno de los archivadores llevaba por título la inscripción “Correspondencia particular del Ángela Ferrer”. Marcos abrió el archivador y observó que contenía correspondencia personal de su anterior jefa. Consciente de la confidencialidad de ese archivador, decidió llevárselo y buscar la manera de contactar con su anterior jefa para devolverle la documentación. a) A la vista de lo sucedido, ¿crees que es adecuado el tratamiento que este bufete de abogados está dando a la documentación? b) ¿Qué están haciendo mal? c) ¿Cómo deberían hacerlo? d) ¿Cuál es la normativa que regula la protección de datos y la conservación de documentos de carácter personal? ¿Qué establece al respecto? a) No, los operarios están sacando de la empresa documentación personal y confidencial, quedando esta accesible a cualquier persona que la encuentre. b) Dicha documentación debe ser destruida si ya no es necesaria, utilizando medios que lo garanticen c) Se aconseja utilizar máquinas destructoras de papel que hagan ilegibles los restos obtenidos.
Comunicación empresarial y atención al cliente 11-16
UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO d) La Ley orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) nos indica que debemos mantener en secreto la información recibida y también que debemos destruir los documentos confidenciales cuando ya no sean necesarios. Para la destrucción de dichos documentos, debemos utilizar máquinas destructoras de documentos.
Comunicación empresarial y atención al cliente 12-16
UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO Práctica final Esta práctica final es una continuación de las que se propusieron en las unidades anteriores y consiste en la realización de algunas de las actividades propias de un técnico en gestión administrativa encargado del puesto de atención al cliente en la recepción de una empresa. En concreto, en esta práctica final, tendrás que transmitir, recepcionar y procesar las comunicaciones internas y externas de la empresa. Para comenzar, vamos a suponer que acabas de llegar a tu puesto de trabajo por la mañana y tienes que realizar el tratamiento de la correspondencia y paquetería de entrada que tienes encima del mostrador de recepción: Un escrito del departamento técnico de nuestra empresa en Frankfurt, remitido por fax y dirigido al mismo departamento de nuestra sede. •
Una carta urgente a la atención de Clara Fernández Lagos, directora general de la empresa. •
Un paquete de nuestro proveedor Investy S.A., de Madrid, con una inscripción que pone “muestra comercial”. •
Una carta del Banco Mediterráneo para Francisca de la Hoz. En nuestra empresa no trabaja nadie con ese nombre. •
Una carta de MicroInfo, S.L., de Valladolid, enviando su factura nº 789/00. •
Una carta del ayuntamiento de nuestra ciudad, adjuntando licencia de apertura de un nuevo local. •
Un folleto de publicidad de un nuevo proveedor de Alicante, llamado Comercial Feria. Para realizar el tratamiento de la correspondencia de entrada: 1. Determina la correspondencia que debes abrir y la que no. ¿Cómo debes actuar con la correspondencia que no debes abrir? •
Se debe abrir el escrito del departamento técnico, el paquete de Investy S.A, la carta de MicroInfo, la carta del ayuntamiento y el folleto de publicidad de Comercial Feria. No se debe abrir la carta urgente a la atención de Clara Fernández Lago y la carta del Banco Mediterráneo a nombre de Francisca de la Hoz. La carta urgente debe entregarse sin abrir a Clara Fernández Lago. La carta del Banco Mediterráneo a nombre de Francisca de la Hoz debe ser devuelta a Correos.
2. Realizada una primera comprobación de lo recibido observas que: •
•
El paquete del proveedor ha llegado con un golpe y trae un escrito de presentación dirigido al jefe de compras. El escrito del departamento técnico de nuestra empresa en Frankfurt no está fechado.
Comunicación empresarial y atención al cliente 13-16
UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO En la carta de MicroInfo, S.L. no aparece la dirección del remitente, debe entregarse a los departamentos comercial y administrativo y no adjunta la factura. Explica cómo actuaremos en la recepción de cada uno de los envíos recibidos. •
- Revisar si, por el golpe, la muestra comercial ha sufrido algún daño. Si es así, reclamar al proveedor. Presentar tanto el escrito como la muestra comercial al jefe de compras. - Escribir en el borde superior derecho del documento la fecha, en la misma esquina en la que aparece en el matasellos del sobre.
Llega un cartero con un telegrama certificado. 3. Explica cómo tienes que realizar su recepción. -
Firmar el albarán y/o acuse de recibo.
-
Estampar un sello en la parte superior del documento, asignando un número correlativo y anotar la fecha de la recepción.
-
Anotarlo en el registro de entrada en primer lugar, antes que el resto de la correspondencia.
-
Debe entregarse sin abrir a la persona a la que va dirigido.
Para la clasificación de la correspondencia de entrada. 4. Realiza una primera clasificación de la correspondencia y paquetería de entrada. Una vez recibida, la correspondencia se clasifica según sean cartas, impresos, facturas, periódicos, revistas o algún tipo de paquetería. Cartas
Impresos
- Escrito del - Licencia de departamento apertura de un técnico. nuevo local.
Facturas - Factura nº 789/00 de MicroInfo.
Publicidad
Paquetería
- Publicidad de Comercial Feria.
- Paquete de nuestro proveedor Investy S.A.
- Carta urgente a la atención de Clara Fdez. Lagos.
5. Explica cómo actuarás concretamente con el folleto de publicidad y la carta de MicroInfo, S.L. - El folleto de publicidad no debe ser registrado en el registro de entrada.
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UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO - Debemos grapar el sobre con la dirección del remitente a los documentos, hacer fotocopia tanto al sobre como a la carta, y entregarlas a ambos departamentos. Anotar que falta la factura y reclamarla.
El último apunte en el registro de entrada fue el nº 353. 6. Con ayuda de la aplicación informática adecuada, realiza el registro de los envíos recibidos. Actividad a realizar con hoja de cálculo, siguiendo el modelo de la Figura 5.6.
7. ¿Dónde estamparías el sello de entrada del paquete? Realiza la distribución de la correspondencia de entrada. En la parte superior del escrito de presentación que lo acompaña.
8. Determina la prioridad y el departamento al que se distribuirá cada envío. Orden de distribución posible de la correspondencia: - Carta urgente a la atención de Clara Fernández Lagos, directora general de la empresa. - Carta del ayuntamiento con licencia de apertura de un nuevo local. - Fax para el departamento técnico. - Carta de MicroInfo, S.L. sin la factura nº 789/00. - Paquete de Investy S.A para el departamento comercial. - Folleto de publicidad para el departamento comercial.
9. Te encargan realizar el tratamiento de los siguientes envíos: Escrito a nuestro cliente Alsima, S.L., de Castellón, enviándole una propuesta de pedido que lleva el número 128/00. •
Escrito certificado y urgente a Salvador Miño, de Zaragoza (CP 50003), de 20 gramos de peso adjuntándole un certificado que nos solicitó. •
Mensaje urgente de 20 palabras que tiene que ser entregado mañana por la mañana en Berlín. •
35 discos duros defectuosos que pesan 13 kg y que tienen que estar en las oficinas de Investy S.A. en Madrid (CP 28055) antes de las 18 horas de mañana. Necesitamos confirmación escrita de la entrega. La caja es cuadrada y mide 25 cm de lado. •
Escrito online dirigido a la Agencia Tributaria en Madrid solicitando certificado de estar al día con las obligaciones tributarias. Necesitamos un resguardo que pueda servir de prueba de su presentación. ¿Qué comprobaciones previas tienes que realizar con cada uno de los envíos? •
- Escrito a Alsima, S.L. Debe ir firmado y con el documento de pedido adjunto. Hacer copia de la propuesta de pedido.
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UNIDAD 5 · SOLUCIONARIO - Escrito a Salvador Miño. Debe ir firmado. Adjuntar el certificado. Hacer copia. - Mensaje 20 a Berlín. Hacer copia del documento. - Escrito online dirigido a la Agencia Tributaria. Hacer copia del resguardo y guardarlo.
10. Calcula, con ayuda de Internet, las tarifas y plazos de entrega que se aplicarán a cada uno de los envíos que te han encargado y elige la modalidad y servicios adicionales que resulten más adecuados. Respuesta libre del alumnado basada en el proceso de búsqueda desarrollado a través de Internet.
El último apunte en el registro de salida fue el nº 225. 11. Con ayuda de la aplicación informática adecuada, realiza el registro de la correspondencia y paquetería de salida. Actividad a realizar con hoja de cálculo, siguiendo el modelo de la Figura 5.9.
12. La jefa del departamento de administración te pide que te deshagas de unos archivadores que contienen correspondencia de años anteriores y que ya no es necesario conservar. ¿Cómo tendrías que hacerlo? En aquella correspondencia que contenga datos personales de clientes, debemos utilizar máquinas destructoras de documentos. También podemos recurrir a empresas que se dedican a la destrucción confidencial de documentos.
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