UNIVERSIDAD NACIONAL NACIONAL DE SAN AGUSTÍN FACULTAD DE INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN Y SERVICIOS ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
SISTEMAS DE INFORMACIÓN TEMA: SISTEMA DE INFORMACIÓN: SISTEMA COMPRA Y
VENTA ALUMNO:
APERRIGUE LIRA NIELS CORA ZARABIA JOHANN HUARCAYA HUAYCHO GIANCARLO MACHACA ARCANA KENYI MENDOZA MENDOZA GUIDO DOCENTE: Ing. Cesar Carrasco Bocangel 2014 - A
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ÍNDICE ÍNDICE ........................................................... .................................................................................................................................... ........................................................................................................ ...............................2 INTRODUCCIÓN ...................................................................... ........................................................................................................................................... .............................................................................. .........4 PROBLEMÁTICA DEL SISTEMA Y ANTECEDENTES ............................................................... ................................................................................................. .................................. 5 PROCESO DE DESARROLLO DEL SISTEMA UML .................................................................................................... 6 1.
PLANEACIÓN Y ELABORACIÓN................................................... ELABORACIÓN...................................................................................................................... ...................................................................6 1.1.
JUSTIFICACIÓN ................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................6
.................................................................................................................................. ....................................................................6 ¿QUE RESUELVE? .............................................................. ............................................................................................................................... ....................................................................6 ¿PARA QUE SIRVE? ........................................................... ................................................................................................................ .............................................6 ¿QUIENES LO NECESITAN? ................................................................... 1.2.
REQUERIMIENTOS ............................................................ ................................................................................................................................ ....................................................................6
1.3.
OBJETIVOS ............................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................... .........7
o
..................................................................................................................... ........................................................7 OBJETIVO GENERAL .............................................................
o
........................................................................................................... .............................................7 OBJETIVOS ESPECIFICOS ..............................................................
DIAGRAMA DE CASOS DE USO ................................................................................................................ ......................................................................................................................... .........8 1.4. 2.
CASOS DE USO ................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................9
CONSTRUCCIÓN ............................................................. ................................................................................................................................... .............................................................................14 .......14 2.1.
ANALISIS..............................................................................................................................................14
2.1.1.
MODELO CONCEPTUAL (DIAGRAMA DE ESTRUCTURA ESTÁTICO) ............................................14
2.1.2.
DIAGRAMAS DE SECUENCIAS .......................................................... .....................................................................................................15 ...........................................15
2.1.3.
CONTRATOS .............................................................. ................................................................................................................................19 ..................................................................19
2.2.
DISEÑO.................................................................... ......................................................................................................................................... ............................................................................21 .......21
2.2.1.
DIAGRAMA DE COLABORACIÓN .................................................................... .................................................................................................21 .............................21
2.2.2.
DIAGRAMA DE CLASE............................................................ CLASE..................................................................................................................23 ......................................................23
2.3.
Manual del Usuario .......................................................... ............................................................................................................................23 ..................................................................23
2.3.1.
Ingresar al sistema ............................................................... ......................................................................................................................23 .......................................................23
2.3.2.
Registrar un nuevo proveedor:...................................................................... ...................................................................................................24 .............................24
2.3.3.
Registrar empresa: ............................................................... .....................................................................................................................25 ......................................................25
2.3.4.
Registrar Cliente. .................................................................. ........................................................................................................................26 ......................................................26
2.3.5.
Registrar un producto ........................................................... .................................................................................................................27 ......................................................27
2.3.6.
Registrar Unidad ................................................................... .........................................................................................................................28 ......................................................28
2.3.7.
Realizar una compra ............................................................. ...................................................................................................................29 ......................................................29
2.3.8.
Realizar Venta ........................................................... .............................................................................................................................30 ..................................................................30
2.3.9.
Consultas ................................................................... ....................................................................................................................................31 .................................................................31
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ÍNDICE ÍNDICE ........................................................... .................................................................................................................................... ........................................................................................................ ...............................2 INTRODUCCIÓN ...................................................................... ........................................................................................................................................... .............................................................................. .........4 PROBLEMÁTICA DEL SISTEMA Y ANTECEDENTES ............................................................... ................................................................................................. .................................. 5 PROCESO DE DESARROLLO DEL SISTEMA UML .................................................................................................... 6 1.
PLANEACIÓN Y ELABORACIÓN................................................... ELABORACIÓN...................................................................................................................... ...................................................................6 1.1.
JUSTIFICACIÓN ................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................6
.................................................................................................................................. ....................................................................6 ¿QUE RESUELVE? .............................................................. ............................................................................................................................... ....................................................................6 ¿PARA QUE SIRVE? ........................................................... ................................................................................................................ .............................................6 ¿QUIENES LO NECESITAN? ................................................................... 1.2.
REQUERIMIENTOS ............................................................ ................................................................................................................................ ....................................................................6
1.3.
OBJETIVOS ............................................................. ................................................................................................................................... ............................................................................... .........7
o
..................................................................................................................... ........................................................7 OBJETIVO GENERAL .............................................................
o
........................................................................................................... .............................................7 OBJETIVOS ESPECIFICOS ..............................................................
DIAGRAMA DE CASOS DE USO ................................................................................................................ ......................................................................................................................... .........8 1.4. 2.
CASOS DE USO ................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................9
CONSTRUCCIÓN ............................................................. ................................................................................................................................... .............................................................................14 .......14 2.1.
ANALISIS..............................................................................................................................................14
2.1.1.
MODELO CONCEPTUAL (DIAGRAMA DE ESTRUCTURA ESTÁTICO) ............................................14
2.1.2.
DIAGRAMAS DE SECUENCIAS .......................................................... .....................................................................................................15 ...........................................15
2.1.3.
CONTRATOS .............................................................. ................................................................................................................................19 ..................................................................19
2.2.
DISEÑO.................................................................... ......................................................................................................................................... ............................................................................21 .......21
2.2.1.
DIAGRAMA DE COLABORACIÓN .................................................................... .................................................................................................21 .............................21
2.2.2.
DIAGRAMA DE CLASE............................................................ CLASE..................................................................................................................23 ......................................................23
2.3.
Manual del Usuario .......................................................... ............................................................................................................................23 ..................................................................23
2.3.1.
Ingresar al sistema ............................................................... ......................................................................................................................23 .......................................................23
2.3.2.
Registrar un nuevo proveedor:...................................................................... ...................................................................................................24 .............................24
2.3.3.
Registrar empresa: ............................................................... .....................................................................................................................25 ......................................................25
2.3.4.
Registrar Cliente. .................................................................. ........................................................................................................................26 ......................................................26
2.3.5.
Registrar un producto ........................................................... .................................................................................................................27 ......................................................27
2.3.6.
Registrar Unidad ................................................................... .........................................................................................................................28 ......................................................28
2.3.7.
Realizar una compra ............................................................. ...................................................................................................................29 ......................................................29
2.3.8.
Realizar Venta ........................................................... .............................................................................................................................30 ..................................................................30
2.3.9.
Consultas ................................................................... ....................................................................................................................................31 .................................................................31
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2.3.10.
Inventario .................................................................. ...................................................................................................................................32 .................................................................32
2.3.11.
Historial clientes ................................................................... .........................................................................................................................33 ......................................................33
2.3.12.
Historial de ventas de la empresa. ............................................................. .............................................................................................33 ................................33
3.
CONCLUSIONES...........................................................................................................................................34
4.
RECOMENDACIONES ................................................................. ..................................................................................................................................34 .................................................................34
BIBLIOGRAFÍA ............................................................. ................................................................................................................................... ........................................................................................35 ..................35
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INTRODUCCIÓN En este mundo de constantes cambios e innovaciones tecnológicas que cada día se dan con más frecuencia, es imposible no contar con las herramientas necesarias para el mejoramiento de la producción y de los servicios que se ofrecen en el mercado. La tecnología avanza rápidamente y nuevas herramientas aparecen para facilitarnos el trabajo, los sistemas son una forma de facilitar ya sean los inventarios, control de producción, planes de mantenimiento o ya sea en el área de servicios para ofrecer una mejor y más rápida atención al cliente. En el mercado actual, la competencia aumenta cada día más y si no estamos preparados para enfrentar ese aumento dejaremos de existir, es por eso que debemos contar con los implementos necesarios para automatizar nuestros procesos. La compra y venta debe efectuarse de tal manera que el proceso sea lo más beneficioso y accesible, con la finalidad de que se pueda realizar transacciones para adquirir productos.
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PROBLEMÁTICA DEL SISTEMA Y ANTECEDENTES Las empresas a lo largo de su existencia han tenido problemas frecuentes y recurrentes con respecto al control de inventario, esto debido a que el servicio de venta de productos se da de manera personal y aunque la tecnología ha aumentado, esto genero la necesidad de que las pequeñas y medianas empresas tengan un sistema informático para la venta de sus productos a los clientes, un sistema que gestione la acción de compra venta y que controle el volumen de venta y el volumen que aún queda en reservas.
Estas empresas necesitan un sistema que dirija una venta automática, y que el control del cobro se realice por medio del software al igual que el controle la cantidad vendida y la de reserva, de esta manera se tiene una disposición completa de los datos de la empresa.
En las micro-empresas no se lleva el proceso de control de clientes frecuentes o si se realiza, no es de manera formal, solo el vendedor (administrador) conoce al cliente frecuente, más no figura en ningún registro, de esta manera se pierden datos importantes al ver el consumo de cada cliente y con qué frecuencia compran los productos de la empresa. Nos vimos en la necesidad de crear este sistema ya que se genera mayor demanda actualmente al proceso de comprar y vender ya que la mayor parte de la población se encuentra constantemente realizando estas actividades, por lo cual este proceso resultara beneficioso convirtiéndose en algo rutinario para los administradores de compra y venta de los diferentes artículos que se puedan comercializar.
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PROCESO DE DESARROLLO DEL SISTEMA UML 1. PLANEACIÓN Y ELABORACIÓN 1.1. JUSTIFICACIÓN Este sistema se desarrolló con el objetivo de facilitar y agilizar la realización de los inventarios de compra y venta de cualquier producto en general, esto al interactuar el contador o empresario con el sistema (administrador - sistema).
¿QUE RESUELVE? Este sistema resuelve de manera eficaz la tediosa tarea de registrar compras y ventas de cualquier producto en general, evitando la presencia física de estos además de posibilitar su actualización automática.
¿PARA QUE SIRVE? Este sistema sirve para el registro tanto de compras como de ventas de cualquier producto en general.
¿QUIENES LO NECESITAN? Lo necesitan todas aquellas personas y MYPES que realicen actividades de compra y venta de algún producto en general.
1.2. REQUERIMIENTOS Registrar
a los proveedores.
Registrar
a los clientes.
Inventariar
los productos.
Registrar las operaciones de compra.
Registrar las operaciones de venta.
Permitir generar factura de venta.
Permitir consultas para proveedores.
Permitir consultas para compradores.
Permitir
ver historial de clientes.
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Permitir ver historial de ventas de las empresas.
1.3. OBJETIVOS o
OBJETIVO GENERAL
o
Automatización en el proceso de compra y venta por parte de los proveedores y clientes en empresas comercializadoras de diversos productos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Registrar movimientos de transacción de compras y ventas.
Mantener actualizado los registros.
Permitir imprimir factura de la respectiva venta.
Permitir ver e imprimir el historial de los clientes de acuerdo al formato establecido.
Permitir ver e imprimir el historial de las empresas que hacen uso del sistema.
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DIAGRAMA DE CASOS DE USO
SISTEMA DE COMPRAS Y VENTAS
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1.4. CASOS DE USO CASO DE USO 1: Registrar compras Stakeholders: -
Usuario: Desea realizar la operación de compra. Proveedor: Desea vender sus productos especificando los datos de la operación.
Actor: Usuario Precondiciones: El usuario a ingresado al sistema identificándose con su código. Postcondiciones: Se realizó la compra de los productos requeridos por el usuario del sistema que es una empresa.
ESCENARIO PRINCIPAL (O FLUJO BÁSICO): ACCION DE LOS ACTORES
RESPUESTA DEL SISTEMA
1. El caso de uso comienza cuando el usuario ingresa al sistema 2. Muestra la interfaz principal 3. El usuario se dirige al registro de compras 4. Muestra la ventana de compras 5. El usuario registra las compras seleccionando proveedor, empresa y producto 6. Genera un registro de la operación
7. El usuario guarda la operación hecha
8. El usuario se retira del sistema
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CASO DE USO 2: Registrar ventas Stakeholders: -
Usuario: Que es la empresa desea realizar la operación de venta. Cliente: Desea comprar productos especificando los datos del mismo.
Actor: Usuario Precondiciones: El usuario a ingresado al sistema identificándose con su código. Postcondiciones: Se realizó la venta de los productos requeridos por la empresa respectiva que hace uso del sistema.
ESCENARIO PRINCIPAL (O FLUJO BÁSICO):
ACCION DE LOS ACTORES
RESPUESTA DEL SISTEMA
1. El caso de uso comienza cuando el usuario ingresa al sistema
2. Muestra la interfaz principal
3. El usuario se dirige al registro de ventas
4. Muestra la ventana de ventas 5. El usuario registra la venta seleccionando la empresa, producto y registrando al cliente 6. El usuario genera una factura
7. Genera un registro de la operación 8. El usuario se retira del sistema
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CASO DE USO 3: Ver inventario productos Stakeholders: -
Usuario: Desea tener un registro histórico de las compras y ventas realizadas actualizando el número de productos en el almacén.
Actor: Usuario Precondiciones: El usuario a ingresado al sistema identificándose con su código. Postcondiciones: Se tomó conocimiento del número de productos con que se cuenta en el almacén para futuras decisiones de abastecimiento.
ESCENARIO PRINCIPAL (O FLUJO BÁSICO):
ACCION DE LOS ACTORES
RESPUESTA DEL SISTEMA
1. El caso de uso comienza cuando el usuario ingresa al sistema 2. El sistema muestra la interfaz principal 3. El usuario se dirige hacia el inventario de productos 4. Muestra el inventario final que se generó después de incurrir en modificaciones debido a las compras o ventas 5. El usuario toma apuntes con respecto a su Stock para decisiones de compra
6. El usuario se retira del sistema
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CASO DE USO 4: Ver reportes de clientes Stakeholders: - Usuario: Desea ver los reportes de las ventas realizadas a los clientes según fecha, producto y monto de venta.
Actor: Usuario Precondiciones: El usuario a ingresado al sistema identificándose con su código. Postcondiciones: Se tomó conocimiento de la lista de clientes a los cuales se vendió productos anteriormente.
ESCENARIO PRINCIPAL (O FLUJO BÁSICO):
ACCION DE LOS ACTORES
RESPUESTA DEL SISTEMA
1. El caso de uso comienza cuando el usuario ingresa al sistema 2. El sistema muestra la interfaz principal 3. El usuario se dirige hacia la parte de reportes de los clientes 4. Muestra el historial de ventas realizadas a los clientes y sus respectivos montos de transacción 5. El usuario toma cuenta de los datos mostrados para tomar decisiones 6. El administrador se retira del sistema
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CASO DE USO 5: Ver reporte de empresa Stakeholders: - Usuario: Desea ver los reportes de las ventas realizadas según las empresas que hacen uso del sistema.
Actor: Usuario Precondiciones: El usuario a ingresado al sistema identificándose con su código. Postcondiciones: Se tomó conocimiento de la lista de ventas que realizo la empresa que uso el sistema.
ESCENARIO PRINCIPAL (O FLUJO BÁSICO):
ACCION DE LOS ACTORES
RESPUESTA DEL SISTEMA
1. El caso de uso comienza cuando el usuario ingresa al sistema 2. El sistema muestra la interfaz principal 3. El usuario se dirige hacia la parte de reportes de las empresas que vendieron productos 4. Muestra el historial de las ventas realizadas por la empresa que hizo uso del sistema 5. El administrador toma conocimiento de las ventas realizadas para decisiones futuras 6. El administrador se retira del sistema
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2. CONSTRUCCIÓN 2.1. ANALISIS 2.1.1. MODELO CONCEPTUAL (DIAGRAMA DE ESTRUCTURA ESTÁTICO)
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2.1.2. DIAGRAMAS DE SECUENCIAS CASO DE USO 1: Registrar compras
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CASO DE USO 2: Registrar ventas
CASO DE USO 3: Inventariar productos
16
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CASO DE USO 4: Ver reportes de clientes
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CASO DE USO 5: Ver reporte de empresa
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2.1.3. CONTRATOS CONTRATO 1 Nombre: Registrar Compra (nombre del proveedor, nombre del cliente (empresa), fecha Compra, cantidad Producto).
Responsabilidades: Registrar la operación de compra de una cantidad determinada de productos y agregarla al historial de compras.
Precondiciones: El Administrador está identificado e ingreso al sistema. Postcondiciones: Creación -
Crear instancia comprar producto
Asociación -
Usuario - Detalle compra
-
Proveedor - Detalle compra
-
Producto - Detalle compra
Modificación -
Detalle venta: Cantidad compra
-
Detalle venta: Estado del producto
-
Productos: Nombre del producto
-
Productos: Precio unitario de producto
-
Productos: Estado del producto
-
Productos: Código del tipo de unidad
-
Proveedor: Código del proveedor
-
Proveedor: Razón Social
-
Proveedor: RUC
-
Proveedor: Dirección
-
Proveedor: Teléfono
-
Proveedor: Estado
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CONTRATO 2 Nombre : RegistrarVenta (nombre cliente, nombre empresa (vendedora), tipoProducto, fechaVenta, cantidad).
Responsabilidades: Registrar la operación de venta de una cantidad determinada de productos y agregarla al historial de ventas.
Precondiciones: El Administrador está identificado e ingresó al sistema. Poscondiciones: Creación -
Crear instancia registrar venta de producto.
Asociación -
Usuario - detalle de venta
-
Productos - detalle de venta
-
Cliente - Detalle de venta
-
Comprobante de pago – Detalle de venta
Modificación -
Detalle venta.Cantidad
-
Detalle venta.valor
-
Detalle venta.numero de venta
-
Productos.Código producto
-
Comprobantedepago.numero
-
Comprobantedepago.fecha
-
Comprobantedepago.total
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2.2. DISEÑO 2.2.1. DIAGRAMA DE COLABORACIÓN CASO DE USO 1: Registrar compras
CASO DE USO 2: Registrar ventas
CASO DE USO 3: Inventariar productos
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CASO DE USO 4: Ver reportes de clientes
CASO DE USO 5: Ver reporte de empresa
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2.2.2. DIAGRAMA DE CLASE Empresa
+codEmpresa +nombre +RUC +telefono +estRegEmp +direccion
Cliente
emite 1
recibe
ComprobanteDePago
1..*
1..*
+codCliente +nombre +direccion +RUC +telefono +estado
1
1
+InsertarEmpresa() +EditarEmpresa()
genera registra
1
1..* +RegistrarCliente()
DetalleDeVenta
+cantidad +valVentaReg +estRegVenta +numero +codProucto
1
1..* registra
Consultas
1
Ususario +password +idUsuario
realiza 1
1..*
+SeleccionarProveedores() +SeleccionarClientes()
+RegistrarUsuario()
+SeleccionarCliente() +AñadirProducto() +RegistrarVenta()
1
+registroCompras +registroventas +inventario
1 registra registra
1 tiene
1..* DetalleDeCompra
1..* Productos TipoUnidadProducto
+codTipoUnidad +nomTipoUnidad +estTipoUnidad
+AñadirUnidad() +RegistrarUnidad()
1
+codProducto +nombreProducto +preUnitProducto +stockProducto 1 +estadoProducto +codTipoUnidad
tiene 1..*
1
Proveedor
1..*
+numeroCompra +cantidadCompra +valorCompra +estadoCompra +codProducto +SeleccionarProveedor() +AñadirProducto() +RegistrarCompra()
+codProveedor +razonSocial +RUC +direccion +telefono +estado +RegistrarProveedor()
+RegistrarProducto()
2.3. Manual del Usuario 2.3.1. Ingresar al sistema Al inicia el sistema de compra y venta le aparecerá la siguiente ventana:
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En los casilleros blancos colocar el ID de usuario y la contraseña
2.3.2. Registrar un nuevo proveedor Para registrar un cliente dirigirse a la siguiente opción
A continuación le aparecerá la siguiente ventana a la cual Ud. se dirigirá a configuración y escogerá la opción de “Registrar Proveedor”
24
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Una vez escogida la opción le aparecerá una ventana en la cual Ud. llenara los datos del proveedor:
2.3.3. Registrar empresa Para poder registrar empresa seguir los mismos pasos de “registrar proveedor”, pero en este caso escoger la opción de “Registrar Empresa” en la cual también deberá llenar los datos de la empresa:
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2.3.4. Registrar Cliente. Para poder registra un cliente nuevo deberá dirigirse a la opción de Registrar Venta
Escoge la opción de Registrar Cliente, donde Ud. deberá llenar la información correspondiente al cliente
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2.3.5. Registrar un producto En esta opción Ud. podrá registrar un nuevo producto en la cual Ud. colocará el costo unitario del producto y en que unidad se registrar el producto.
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2.3.6. Registrar Unidad En el siguiente sistema Ud. también podrá registrar las unidades, esto quiere decir que Ud. podrá registrar cual va a ser el tipo de unidad que se venderá el producto, puede ser: kilos, cajas, litros etc.
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2.3.7. Realizar una compra Para poder registrar una compra escoger la opción de “Registrar Compra”
A continuación le aparecerá la siguiente ventana en la cual Ud. deberá llenar los datos que se le soliciten.
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Para empresa realizar lo mismo, seleccionar la empresa registrada anteriormente y los datos aparecerán automáticamente.
Luego, Ud. deberá escoger el producto que va a comprar, en el cual Ud. especificara la cantidad y automáticamente le saldrá el precio total de la compra.
2.3.8. Realizar Venta Irse a la opción que dice “Registrar Venta”
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Una vez escogida la opción de Registrar Venta, la dinámica es similar a la de Registrar Compra
Lo único que varía es que Ud. escoge la empresa que va a realizar la Venta y al Cliente al que se le quiere vender por lo demás es lo mismo.
2.3.9. Consultas Ud. podrá realizar las consultas relacionadas a los clientes y la empresa.
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En lo que respecta a consultas de Clientes ud podrá observar las acciones que se realizó con los clientes y la empresa
´
2.3.10.
Inventario
A través de esta opción Ud. podrá observar la lista de productos y el stock de cada uno de ellos, este se actualiza cada vez que haya una acción de compra o venta.
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2.3.11.
Historial clientes
Con esta opción Ud. podrá ver todas las últimas acciones realizadas con los clientes. Como la fecha y el monto que gasto en la transacción.
2.3.12.
Historial de ventas de la empresa.
En esta opción se observara todas las acciones que realiza la empresa, registrando desde el número de factura, la fecha y la cantidad de dinero.
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3. CONCLUSIONES Hemos diseñado un sistema para la administración y control de las operaciones de compra y venta de una empresa comercializada. Este software ayudara a acelerar el proceso de venta de compra y venta de productos en general y dará un mejor ambiente laboral a los trabajadores, al igual que hará que los clientes se sientan más cómodos al ver que el proceso de compra realiza de manera automática y ya no manual así como para los proveedores. Se tienen funciones variadas para enlistar los registros de ventas del día, y de los clientes que vienen a comprar según las empresas que abastecieron los productos. El software totaliza las compras en comprobante, añadiéndole los datos del cliente y los datos de la venta, para luego imprimirlo.
4. RECOMENDACIONES Se debe capacitar al personal para que pueda utilizar el software de manera adecuada y así evitar perdida de información y un uso ineficiente del mismo. Se recomienda la utilización adecuada del software y así evitar el fraude a la hora de la compra y venta de los productos para acelerar el proceso del mismo.
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