. PRESUPUESTO DE VENTA Un presupuesto de ventas es la representación de una estimación programada de las ventas, en términos cuantitativos, realizado por una organización.
IMPORTANCIA DE UN PRESUPUESTO DE VENTAS
El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda la planificación. Si el plan de ventas no es realista y los pronósticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no serán confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos.
PASOS PARA REALIZAR UN PRESUPUESTO DE VENTAS
A continuación se comentan cada uno de los pasos que debe dar la empresa para preparar un presupuesto de ventas. Sin embargo, estos pasos pue den ser modificados y ejecutarse en distintas formas, dependiendo de las características del negocio y de las habilidades de la administración. 1. Preparar Pronósticos de Ventas Un pronóstico es una declaración o apreciación cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situación o materia en particular, basada en uno o más supuestos explícitos. Un pronóstico debe manifestar siempre los supuestos en que se basa. Éste debe verse como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas y puede ser aceptado, modificado o rechazado por la administración. El pronóstico de ventas es preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serán mucho más confiables. Los pronósticos de ventas son una fuente importante de información en el desarrollo de estrategias y compromisos de recursos por parte de la administración superior, así que deben prepararse antes de cualquier decisión e indicar las ventas probables bajo diversos supuestos alternativos. Por ello se puede hacer un pronóstico de ventas de la industria a la que pertenece la compañía y el sector en donde está ubicada y otro de la propia empresa. Pronósticos de ventas del sector Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las empresas del sector o aquellas que constituyan la competencia real. La comparación del mercado o demanda con las ventas u ofertas del sector, permiten detectar las situaciones siguientes:
Si el mercado o demanda es superior a la oferta, los productores pueden acortar la distancia mediante estrategias de penetración de mercado, el desarrollo de productos o la integración. Si el mercado es similar a la oferta, los productores pueden acudir al atrincheramiento, la contracción de productos, la diversificación o la instauración de políticas crediticias o de precios que conduzcan al desplazamiento de com petidores.
Las ventas esperadas de la competencia ameritan el conocimiento de factores como la tendencia de los negocios, el nivel de empleo, la capacidad instalada, las políticas sobre productos y la intención de ampliar su oferta mediante proyectos de inversión. Es muy importante mantener sistemas de información fidedigna y actualizada. Pronósticos de ventas de la empresa Los pronósticos de las ventas de la empresa se fijan según su participación en el mercado. La gerencia debe establecer si es o no factible alcanzar la participación deseada a partir del reconocimiento de las capacidades productivas, la situación de la empresa, el estado de intervención actual y el estudio racional de las políticas de marketing que puedan implementarse. 2. Compilar Otros Datos Pertinentes Al desarrollarse un presupuesto debe reunirse y evaluarse toda la demás información relevante. Esta información debe relacionarse, tanto con las restricciones, como con las oportunidades. Las principales limitaciones que deben evaluarse son: Capacidad de fabricación; No tiene caso planificar un mayor volumen de ventas que el que pueda producirse, ni tampoco es conveniente operar una planta m ás allá de su capacidad económica. Fuentes de abasto de materia prima y suministros generales. Disponibilidad de gente clave y de una fuerza laboral; si se planifican importantes incrementos en las ventas y en la producción. Disponibilidad de capital; para financiar la producción. Disponibilidad de canales alternativos de distribución; rediseño de antiguos productos, introducción de nuevos productos, así como los cambios en los territorios de ventas. Se deben evaluar tanto los efectos como las acciones esperadas en los posibles competidores. 3. Desarrollo de una Planificación de las Ventas Utilizando la información provista en los pasos anteriores, la administración desarrolla un plan de ventas Los principales propósitos de un a) Reducir la incertidumbre acerca de los futuros ingresos.
plan
de
ventas
son:
b) Incorporar los juicios y las decisiones de la administración en los planes de comercialización. c) Suministrar la información necesaria para desarrollar otros elementos del presupuesto maestro. d) Facilitar el control administrativos de las actividades de ventas. Un plan de ventas comprende dos planes diferentes, pero relacionados: el plan estratégico y el plan táctico de ventas.
Plan estratégico de ventas Es aquel que se desarrolla a largo plazo, normalmente a 5 o diez años y en él se establecen las alternativas de rumbos de acción para enfrentar los cambios en el entorno. Implica un análisis profundo de los futuros potenciales del mercado, como cambios en la población, el estado general de la economía, las proyecciones de la industria y los objetivos de la compañía. Las estrategias a largo plazo de la administración afectarán a áreas tales como la política de los precios a largo plazo, el desarrollo de nuevos productos e innovación de los actuales, nuevas direcciones de los esfuerzos de comercialización, la expansión o los cambios en los canales de comercialización y los patrones de costos. Plan táctico de ventas Es aquel que se desarrolla a corto plazo, para doce meses, detallando inicialmente el plan por trimestres, y por meses para el primer trimestre. Al final de cada mes o trimestre del año que se cubre, se vuelve a estudiar el plan de ventas y se modifica añadiendo un período futuro, a la vez que se quita el período que acaba de terminar. Por consiguiente, los planes tácticos de ventas están sujetos a revisión y modificación sobre una base trimestral. Además, debe ser detallado; por productos, por áreas de comercialización. Líneas de productos en un presupuesto de ventas La determinación del número y la variedad de productos que planee vender una compañía, es crucial en el desarrollo de un presupuesto de ventas. Tanto en el plan estratégico como en el táctico deben incluirse decisiones tentativas acerca de las nuevas líneas de productos que hayan de introducirse, las líneas de productos que se tengan previsto descontinuar, las innovaciones y la mezcla de los productos. FACTORES QUE AFECTAN EL VOLUMEN DE LAS VENTAS Factores Específicos Los factores de ajustes (modificaciones temporales) Cambios: Del producto. De la producción. Del mercado. De políticas de ventas. Crecimiento (tendencia de las ventas) Economía General Administrativos (de la Gerencia)
FACTORES ESPECÍFICOS. Los factores de ajuste. Son perturbaciones transitorias que afectan al volumen de las ventas. Estos factores de ajustes nos dirán cuáles pudieron ser las ventas reales, si no se hubieran producidos tales perturbaciones. Lógicamente, los ajustes desfavorables han de sumarse, y los favorables se restaran. Favorables: Pedido excepcional o no recurrente. Ventas en una zona o distrito en donde no es costeable (actualmente) la operación. Desfavorables o perjudiciales: Incendio, huelga falta en el abastecimiento de materiales para la producción, etc., que retrasen parcial, total, temporal o definitiva los envíos a los clientes. Demandas o juicios en contra de la entidad que entorpezcan o retrasen sus actividades. Renuncia, despido o retiro de personal cla ve, básicamente de ventas. Los factores de cambio. Son modalidades nuevas introducidas por el personal administrativo medio, con repercusiones perdurables en el volumen de las ventas. Los cambios en el producto: son aquellos que cambian la apariencia, la calidad o el diseño del producto. Tienen una cierta influencia en los costos y la virtud de atraer, como imán, a la clientela; ya sea por añadir al producto cualidades que lo hacen más atractivo, o porque constituyen una condición de ventaja al adquirirlo. Las consecuencias de estos cambios se reflejarán en las utilidades y en los costos; sí bien no siempre aumentarán los costos; puede suceder que más bien l os reduzcan. Tales cambios en el producto pueden ser:.
Mejoras en el funcionamiento. Mejoras en la apariencia y presentación. Diseño más funcional y adaptable. Mejoras en los servicios. Normalización del producto. Minimización.
Los cambios en la producción: son aquellos reajustes en el ritmo y cuantía de la producción, tendientes a cubrir pedidos extraordinarios o de urgencia, y a reducir costos. O también puede tratarse de la instalación de un sistema de control de la calidad; lo cual normalizará el producto e incrementará su demanda.
Los cambios en las condiciones del mercado: Son aquellos operados en cuanto a la potencialidad del mercado. Estos cambios podrían deberse a: -Variación de los gustos, la moda, los estilos, la actitud de la competencia para desplazar a la empresa, etc. -Ejecuciones de grandes obras públicas o privadas; por lo cual la ciudadanía percibirá mayores ingresos y aumentará su poder adquisitivo; haciéndose sentir, por lo tanto, los efectos del “Multiplicador del Gasto”.
-Pero es de considerarse que no todos los cambios del mercado han de ser favorables; por ejemplo: la pérdida de cosechas, cierre de grandes industrias, medidas económicas restrictivas, etc., ocasionarían cambios en el mercado totalmente negativos. Los cambios en la política de ventas: son todos aquellos, por medio de los cuales se varían las condiciones en que se han venido realizando las ventas; tales como; cambio en los precios, ampliación de los servicios, demostraciones del producto, intensificación radical de la publicidad, mejoras en los sistemas de distribución, nuevos incentivos a los vendedores, ampliación del crédito a la clientela, mejores facilidades para el pago, etc. Los Factores de crecimiento. Obedecen el siguiente razonamiento:
Es natural que las ventas en toda empresa tiendan a crecer de año en año; debido a la forma en que ha venido sirviendo a la clientela, los buenos precios, la buena calidad de sus productos, las buenas relaciones con la colectividad, sus relaciones públicas eficientes, etc. Todo cliente bien servido tiende a comprar más, y en la medida en que aumente su capacidad de compra, comprará mayores cantidades. En la medida que aumente la población, aumentarán las ventas de la empresa de buen crédito comercial. En la proporción en que aumente el desarrollo de la industria, tienden a aumentar las operaciones de las empresas de esa industria.
FUERZA ECONÓMICAS GENERALES. Condiciones o Fuerza Económica General: Indicadores o fuentes de datos de las condic iones económicas generales sobre: Índice Nacional de Precio al Consumidor. Producto Nacional Bruto.
Ingreso Per - Capital. Venta y Producción por Rama de Actividad. Ahorro. Mercado potencial y su distribución geográfica. Establecimiento de nuevas empresa. Perdida en el poder adquisitivo de la moneda. Precios al mayoreo y al menudeo. Ocupación y desocupación. Préstamos otorgados. Compra venta de valores en la bolsa, etc. Tendencias, modulo patrón general de las condici ones económicas generales. Tendencias y variaciones regionales y locales, normalmente referidas a las condiciones económicas de un mercado legal o regional en particular. Variaciones estaciónales. Clasificación de productos de acuerdo con su sensibilidad económica. INFLUENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN. Cambios en el tipo de producto. Cambio en el diseño o tipo de artículo para adaptarlo a una zona o mercado en particular. Política de mercado. Expansión en cuanto a: Territorio. Producto. Restricción o ampliación de la oferta. Política de publicidad. Por diferentes canales y escalas: Cine, radio, televisión, periódicos, revistas especializadas, etc. Escala nacional, regional o local. Política de precio.
SECUENCIA DEL PRESUPUESTO ANUAL
Inventarios Sobre este tema de los Inventarios, es importante hacer énfasis de que es difícil el poder determinar el Inventario Final Deseado. No se debe de presupuestar en exceso ni se debe presupuestar escaso. El nivel de inversión óptima en inventarios. Que una empresa debe tener es uno de los problemas más complejos que se presentan, por conjugarse una serie de factores como son: Volumen de la producción requerida en función a las compras y ventas. Reducción en precios en las compras por volumen o lotes, las perspectivas de alza o baja en los precios. Inventarios El nivel de inversión óptima en inventarios. Que una empresa debe tener es uno de los problemas más complejos que se presentan, por conjugarse una serie de factores como son: Volumen de la producción requerida en función a las compras y ventas. Reducción en precios en las compras por volumen o lotes, las perspectivas de alza o baja en los precios.
Lote económico Perspectivas sobre precios futuros Costo de Mantenimiento de Inventario Tiempo de reabastecimiento Lapsos de procesos Demanda estacional Políticas de servicio Inventario de Seguridad
PROCEDIMIENTOS PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO
Una vez establecido el presupuesto de ventas, se debe elaborar el plan de producción
Presupuesto de Necesidades de materia prima
Presupuesto de Compra de materia prima
Presupuesto de Mano de Obra
Presupuesto de Gastos de Fabricación
PRESUPUESTO DE GASTOS DE VENTA Y ADMINISTRACIÓN Cada departamento deberá suministrar un relación de gastos a efectuar, basándose en la actividad a desarrollar, que en este caso sería el Presupuesto de Venta. Los gastos más fáciles a presupuestar son los de carácter fijo PRESUPUESTO DE LA UTILIDAD NETA Esta cifra es la más importante del pr esupuesto. Pero lo más importante puede resumirse en estas preguntas: ¿Satisface la inversión a los accionistas? ¿Cumple con los objetivos de la empresa? PRESUPUESTO FINANCIERO Es el que se ocupa de la estructura financiera de la empresa, esto es, de la composición y relación que debe existir entre los Activos, Pasivos y Capital. Su objetivo se resume en dos factores Liquidez y Rentabilidad.
Composición de la Estructura Financiera Efectivo en caja y bancos e inversiones temporales. Cuentas por cobrar a clientes Inversiones permanentes Deudas a Corto y Largo Plazo Cuentas por pagar a Proveedores Gastos e impuestos por pagar Capital social y utilidades retenidas
EJEMPLOS
PRESUPUESTO DE COMPRA Este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de materia prima para la elaboración de los productos, pero antes hay que hacer el presupuesto de materiales con el objeto de determinar cuántas unidades de materiales se requiere para producir el volumen indicado y con esto se sacara el presupuesto de compras. Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinado periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO DE COMPRA Es importante pues de él depende el presupuesto de producción, ventas e ingresos. Para su elaboración se requiere el presupuesto de producción, el de ventas y el consumo de materias primas e insumos por unidad OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS Sus objetivos se refieren básicamente: a) Garantizar el abastecimiento oportuno de la demanda interna de materias primas, materiales, artículos de consumo e inventarios para su venta en caso de una entidad comercial; b) Obtener adecuados precios de adquisición, lo cual incluiría el máximo aprovechamiento de descuentos por pronto pago y bonificaciones sobre volumen y, en su caso, rebajas sobre compras c) Coordinadamente con lo anterior evitar en l o posible la sobreinversión en inventarios. Los requisitos básicos para su formulación son: Que esté perfectamente coordinado con el de producción, considerando al respecto las mismas especulaciones y alternativas que se comentaron en el apartado correspondiente al presupuesto de ventas, en cuanto a que pueda estar ligado o desligado al de producción, sobre la base de una cuota estándar mensual o como un programa de compras concentrado, todo ello con la suficiente flexibilidad y considerando las características de la entidad, sus proveedores y las necesidades específicas del caso. ELABORACION DEL PRESUPUESTO DE COMPRAS El presupuesto de compras se va elaborar tomando como base el presupuesto de materiales, el inventario inicial de materia.
EL SISTEMA PRESUPUESTAL Para un mejor uso de los presupuestos, éstos se suelen usar conjunto, en donde todos ellos estén relacionados. Este conjunto de presupuestos denominado sistema presupuestal o presupuesto maestro, debe empezar siempre con el presupuesto de ventas, que es el presupuesto base a partir del cual se realizarán los demás, en este presupuesto pronosticamos nuestras futuras ventas en términos monetarios. Luego del presupuesto de ventas, podemos continuar con el presupuesto de cobros, en donde señalaremos los importes a cobrar en las fechas que correspondan; luego, el presupuesto de producción (en el caso de una empresa industrial o productora) o el presupuesto de compras (en el caso de una empresa comercializadora o de servicios); luego, el presupuesto de requerimiento de materia prima, el presupuesto de pagos, de gastos, d e pago de la deuda, etc. Hasta culminar con el presupuesto de efectivo (flujo de caja proyectado), el presupuesto operativo (estado de ganancias y pérdidas proyectado o estado de resultados proyectado), y el presupuesto del balance (balance proyectado). Veamos a continuación un ejemplo sobre el uso de un sistema presupuestal: Supongamos que queremos presupuestar las operaciones de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos) para el periodo de los cuatro primeros meses del ejercicio, para lo cual tomamos en consideración los datos del año pasado y los siguientes datos u objetivos previstos:
proyectamos vender 100 unidades mensuales, que se incrementarán 10% cada mes.
el precio de venta de cada producto es de US$20.
el 60% de las ventas es al contado y el saldo al crédito a 30 días.
las compras son equivalentes a las ventas.
el 50% de las compras es al contado y el 50% a crédito a 30 días.
el precio de compra del producto es de US$14.
se estiman los siguientes gastos administrativos mensuales: o
remuneraciones del personal del área administrativa: US$50
o
alquiler del local: US$20
o
seguros: US$5
o
limpieza y mantenimiento: US$10
o
servicios básicos: US$10
o
útiles de oficina: US$5
se estiman los siguientes gastos de ventas mensuales: o
remuneraciones del personal del área de ventas: US$40
o
comisiones: US$5
o
fletes: US$5
o
promoción y publicidad: US$20
se cuenta con mobiliario y equipo de cómputo los cuales tienen una depreciación mensual de US$10 y US$5 respectivamente. el pago de impuestos corresponde al 2% de la utilidad disponible.
En primer lugar hacemos nuestro presupuesto de ventas:
1. Presupuesto de ventas Unidades Precio de venta TOTAL
enero 100 20 2000
febrero 110 20 2200
marzo 121 20 2420
abril 133 20 2662
Nota: las ventas empiezan en 100 unidades en enero y luego van aumentando en un 10%.
2. Presupuesto de cobros (de cuentas por cobrar) enero febrero marzo Contado (60%) 1200 1320 1452 Crédito (40%) 800 880 TOTAL 1200 2120 2332
abril 1597.20 968 2565.20
Nota: de las ventas de US$2 000 hechas en enero, cobramos US$1 200 (60%) al contado, y US$800 (40%) al mes siguiente (crédito a 3 0 días); lo mismo para los demás meses.
3. Presupuesto de compras enero Unidades 100 Precio de compra 14 TOTAL 1400
febrero 110 14 1540
marzo 121 14 1694
abril 133 14 1863.40
Nota: cada mes se compra la misma cantidad que se vente (no hay inventario final).
4. Presupuesto de pagos (de cuentas por pagar) enero febrero marzo Contado (50%) 700 770 847 Crédito (50%) 700 770 TOTAL 700 1470 1617
abril 931.70 847 1778.70
Nota: de las compras de US$1 400 hechas en enero, pagamos US$700 (50%) al contado, y US$700 (50%) al mes siguiente (crédito a 3 0 días); lo mismo para los demás meses.
5. Presupuestos de gastos administrativos enero febrero Remuneraciones 50 50 Alquiler del local 20 20 Seguros 5 5 Limpieza y mantenimiento 10 10 Servicios básicos 10 10 Útiles de oficina 5 5 TOTAL 100 100
marzo 50 20 5 10 10 5 100
abril 50 20 5 10 10 5 100
6. Presupuestos de gastos de ventas enero Remuneraciones 40 Comisiones 5 Fletes 5 Promoción y publicidad 20 TOTAL 70
marzo 40 5 5 20 70
abril 40 5 5 20 70
febrero 40 5 5 20 70
7. Depreciación Mobiliario Cómputo TOTAL
enero 10 5 15
febrero 10 5 15
marzo 10 5 15
8. Presupuesto de efectivo (flujo de caja pro yectado) enero febrero marzo INGRESOS Cuentas por cobrar 1200 2120 2332 TOTAL INGRESOS 1200 2120 2332
abril 10 5 15
abril 2565 2565
EGRESOS Cuentas por pagar Gastos administrativos Gastos de ventas Pago de impuestos TOTAL EGRESOS
700 100 70 8.30 878.30
1470 100 70 9.50 1649.50
1617 100 70 10.82 1797.82
1778.70 100 70 12.27 1960.97
FLUJO DE CAJA
321.70
470.50
534.18
604.23
9. Presupuesto operativo (estado de resultados proyectado) enero febrero marzo Ventas 2000 2200 2420 Costo de ventas 1400 1540 1694 UTILIDAD BRUTA 600 660 726
abril 2662 1863.40 798.60
Gastos administrativos Gastos de ventas Depreciación UTILIDAD ANTES DE IMP.
100 70 15 415
100 70 15 475
100 70 15 541
100 70 15 613.60
Impuestos (2%) UTILIDAD NETA
8.30 406.70
9.50 465.50
10.82 530.18
12.27 601.33
