SISTEMA ADMINISTRATIVO DE PLANIFICACION: 1.- Concepto de Planificación: El térm términ ino o “Pla “Plani nifi fica caci ción ón”” asum asume e dist distin into tos s sign signif ific icad ados os segú según n el cont contex exto to de observación. Para la Dirección o Management, la planificación es un proceso de preparación de decis decision iones es refere referente ntes s al futuro futuro del del sistem sistema a a dirig dirigir ir con lo que que se condi condicio cionan nan-posibilitan futuras decisiones. Este proceso se basa en un pronóstico, previamente elabor elaborad ado o según según métod métodos os espec específic íficos os (Prosp (Prospect ectiv iva) a) y se articu articula la,, basán basándo dose se en competencias especializadas, según las áreas de actividad del sistema; por ejemplo: planificación financiera, planificación de personal, planificación de la producción de bienes o servicios, planificación del mantenimiento mantenimiento de instalaciones instalaciones etc. La planificación es entendida aquí como el conjunto de actividades en que se prepara, por reflexión y trabajo metódico de preparación (prospectiva) y se toman decisiones sobre alternativas de solución de problemas (ver abajo) que posibiliten, enmarquen y ayuden a la futura toma de decisiones y lanzamiento de actividades del sistema a planifica planificarr (por ejemplo: ejemplo: planific planificació ación n financie financiera; ra; de la producci producción, ón, de personal, personal, de cooperación entre empresas, unidades de la Administración Administración etc.). La planificación debe entenderse siempre como la primera dimensión de un proceso de organización y management que debe ir acompañado por el Controlling -sin ese control racional de lo que se prepara y realiza, ni puede hablarse, en estricto sentido “organizacional”, “organizacional”, de una planificación. planificación. Entre conceptos de varios autores pudimos enfocar las siguientes definiciones: "Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar alcanzar dichas dichas metas" metas" (Stoner, 1996). "Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f). "Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998). "Es el proceso de seleccionar seleccionar información y hacer suposiciones suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry, 1987). En prácticamente todas las anteriores definiciones definiciones es posible hallar algunos elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la elección de los medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas). programas ). Impl Implic ica a adem además ás un proc proces eso o de toma toma de deci decisi sion ones es,, un proc proces eso o de prev previs isió ión n (anticipación), (anticipación), visualización visualización (representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo plan tiene tres característ características icas:: primero, primero, debe debe referirse referirse al futuro, futuro, segundo, segundo, debe debe indicar indicar acciones acciones,, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futurismo, acción y causalidad personal u organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo.
2.- Objetivos de la Planificación: •
Un primer acercamiento a los objetivos de la planificación nos lleva a sostener que es prever y tomar decisiones en el presente para conducirnos a un futuro deseable y posible, deseable en el marco de las aspiraciones sociales y culturales, posible, ideológica y económicamente.
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Evitar improvisaciones.
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Tener una visión global y a la vez específica.
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Prever la utilización de los recursos adecuados al objetivo a lograr.
3.- Estructuración de la Planificación: El proceso de planeación incluye cinco pasos principales (Cortés, 1998) a.
Definición de los Objetivos Organizacionales.
b.
Determinar donde se está en relación a los Objetivos.
c. Desarrollar premisas considerando situaciones futuras. d.
Identificar y escoger entre cursos alternativos de acción.
e.
Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.
4.- Importancia de la Planificación: Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además los planes son la guía para que (1) la organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos. Por otro lado, existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información, la falta de habilidad en la utilización de los métodos de planificación, los elevados gastos que implica, entre otros. 5.- Comentario: La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones : el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y
definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional. Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización , la dirección y el control. Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas. SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CONTROL 1.- Concepto de Control: El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios. El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos. Burt K. Scanlan. Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos. Eckles,Carmichael Es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y si es necesario, aplicando medidas correctivas de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. George R. Terry. La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan eficaz y económicamente. Robert C. Appleby. 2.- Objetivos del Control: La tarea principal del control es verificar que todo se haga conforme fue planeado y organizado, de acuerdo con las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición. En el proceso administrativo, podemos utilizar la herramienta de control con los siguientes objetivos: •
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Estandarizar el desempeño mediante inspecciones, supervisiones, procedimientos escritos o programas de producción. Proteger los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala utilización, mediante la exigencia de registros escritos, procedimientos de auditoría y división de responsabilidades. Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa, mediante entrenamiento de personal, inspecciones, control estadístico de calidad y sistemas de incentivos.
Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas posiciones o por los niveles organizacionales, mediante descripciones de cargos, directrices y políticas, normas y reglamentos y sistemas de auditoría.
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Medir y dirigir el desempeño de los empleados mediante sistemas de evaluación de desempeño del personal, supervisión directa, vigilancia y registros, incluida la información sobre producción por empleado o sobre pérdidas por desperdicio por empleado.
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3.- Fases del Control: El control es un proceso cíclico, compuesto de cuatro fases: I.
Establecimiento de estándares y criterios: Los estándares representan el desempeño deseado; los criterios representan las normas que guían las decisiones. Proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse y qué desempeño o resultado debe aceptarse como normal o deseable.
II.
Observación del desempeño: Para controlar el desempeño, es necesario conocer por lo menos un poco de éste. El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a estándares previamente establecidos, y funciona de acuerdo con la información que recibe. La observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa de lo que se controla.
III.
Comparación del desempeño con el estándar establecido: Toda actividad experimenta algún tipo de variación, error o desvío. Es importante definir los límites dentro de los cuales esa variación se considera normal o deseable. No todas las variaciones requieren corrección, sino sólo aquellas que sobrepasen los límites de los criterios de especificación. El control separa lo normal de lo excepcional para que la corrección se concentre en las excepciones o los desvíos.
IV.
Acción para corregir el desvío entre el desempeño real y el desempeño esperado: Las medidas y los informes de control indican cuándo las actividades que se realizan no logran los resultados esperados, y permiten establecer condiciones para poner en marcha la acción correctiva. El objetivo del control es indicar cuándo, cuánta, cómo y dónde debe ejecutarse la corrección. La acción necesaria se emprende con base en los datos cuantitativos obtenidos en las tres fases anteriores del proceso de control. Las decisiones respecto de las correcciones que deben hacerse representan la culminación del proceso de control.
4.- IMPORTANCIA DEL CONTROL: Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para: •
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Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores. Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos
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gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones. Producir ciclos más rápidos: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida. Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control. Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.
SISTEMA ADMINISTRATIVO DE PRESUPUESTO
1. Qué es un presupuesto Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. 2. Funciones de los presupuestos La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización. 2. El control presupuestario es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias. 3. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización. 1.
3. Importancia de los presupuestos 1.
Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias
gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. 2. Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables. 3. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. 4. Facilitan que los miembros de la organización 5. Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción. 6. Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas. 7. Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria 8. Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis. 9. Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto. 1.
4. Objetivos de los presupuestos 1. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado. 2. Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas. 5. Finalidades de los presupuestos Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral. 2. Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes. 3. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. 4. Coordinar y relacionar las actividades de la organización. 5. Lograr los resultados de las operaciones periódicas. 1.
SISTEMA DE PERSONAL EN LAS EMPRESAS Un Sistema Principal De La Organizaciones
Es un componente principal de la amplia función administrativa, es más que la administración de personas por supervisores o jefes, que las responsabilidades de personal que se asignan a un administrador o departamento especifico. La efectividad del sistema de personal, se puede evaluar en términos de su contribución a la efectividad, con que una organización logra sus objetivos particulares.
¿Qué Es Un Sistema De Personal? Constituye un sistema de muchas actividades interdependientes, toda actividad influye en otra y otras más. Cuando las actividades esta interrelacionadas forman un sistema. Un sistema consta de dos o más partes que interactúan, pero poseen límites claros y precisos. Las principales funciones se encuentran ligadas con el personal. Definición De Sistema De Personal Conjunto de actividades de administración de personal, relacionadas entre sí para lograr un adecuado desempeño organizacional. Objetivos Del Sistema De Personal Los recursos humanos de una organización, consta de todas las partes de todos los niveles. Una organización puede ser una empresa industrial, tienda de autoservicios, línea aérea, despacho de consultores. Estas pueden ser pequeñas, medianas y grandes. Los objetivos son: • Regular de manera justa y técnica las fases de las relaciones de trabajo en una organización. • Elevar la productividad del personal, promover la eficacia y eficiencia • Proporcionar una fuerza laboral eficiente para alcanzar los planes y objetivos organizacionales • Satisfacer requisitos de bienestar de los trabajadores, crear condiciones satisfactorias de trabajo • Facilitar el rendimiento organizacional • Resolver los problemas que se susciten Los objetivos caen en dos categorías generales de objetivos: eficiencia y equidad.
