MANAJEMEN DASAR
EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI DALAM MANAJAMEN
DISUSUN OLEH : KELOMPOK 3 1. ANNISA AMBARSARI 2. DIAH PUSPITASARI 3. FITTRYA NURUL HIKMAH 4. RISCZY ALFRIDA DARMAWANTI
KELAS : D III GIZI TINGKAT TINGKAT I-A
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN JAKARTA II Jl. Hang Jebat III F3 Kebayoran Baru, Jakarta Selatan Selatan 2012
KATA PENGANTAR Puji Syukur penyusun panjatkan ke-hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat rahmat dan karunia-Nyalah, makalah ini dapat terselesaikan dengan baik, tepat pada waktunya. Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi salah satu tugas Mata Kuliah Manajemen Dasar pada semester II tahun 2012 dengan judul Efektivitas dan Efisiensi dalam Manajemen. Dengan membuat tugas ini penyusun
diharapkan mampu untuk lebih mengetahui tentang materi yang dibahas dalam makalah ini. Dalam penyusunan makalah ini, tidak sedikit hambatan yang penyusun hadapi. Namun penyusun menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan materi ini tidak lain berkat bantuan, dorongan berbagai pihak sehingga kendala-kendala yang penulis hadapi teratasi. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Tim dosen mata kuliah Manajemen Dasar, Ibu Dra. Rosmida Marbun, M. Kes yang telah memberikan petunjuk kepada penyusun sehingga penyusun termotivasi dalam menyelesaikan tugas ini. 2. Orang tua yang telah turut membantu, membimbing, dan mengatasi berbagai kesulitan sehingga tugas ini selesai. 3. Pihak lain yang tidak bisa disebutkan satu-persatu. Sebagai seorang pelajar yang masih dalam proses pembelajaran, penyusunan makalah ini masih banyak kekurangannya. Oleh karena itu, penyusun sangat mengharapkan adanya kritik dan saran yang bersifat positif, guna penulisan makalah yang lebih baik lagi di masa yang akan datang. Semoga materi ini dapat bermanfaat dan menjadi sumbangan pemikiran bagi pihak yang membutuhkan, khususnya bagi penyusun sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai. Jakarta, 23 Februari 2012 Penyusun
DAFTAR ISI Sampul ................................................................................................................................ i Daftar Isi ............................................................................................................................. ii BAB I PENDAHULUAN ......................................................................................................... 1 1.1 Latar Belakang ........................................................................................................ 1 1.2 Tujuan ..................................................................................................................... 1 BAB II LANDASAN TEORI ..................................................................................................... 2 2.1 Pengertian .............................................................................................................. 2 2.2 Hubungan Efektivitas dan Efisiensi dalam Manajemen ........................................ 4 2.3 Pola Pikir untuk Memperoleh Keefektivitasan dan Efisiensi dalam Manajemen . 5 2.4 Tips Untuk Efektif dan Efisien ................................................................................ 6 BAB III PENUTUP ................................................................................................................. 9 Latihan Soal ....................................................................................................................... 10 Daftar Pustaka ................................................................................................................... 13
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang
Setiap rumah tangga, organisasi, perusahaan, negara, atau sebagainya memiliki sistem manajemen sendiri yang memiliki visi dan misi untuk mencapai suatu tujuan. Manajemen adalah pengelolaan tatalaksana penggunaan sumberdaya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuannya. Dalam praktiknya, saat ini masih banyak yang bingung antara efektivitas dan efisiensi dalam suatu kegiatan pengelolaan. Masih banyak yang berupaya keras meningkatkan efisiensi tetapi justru mengalami cacat serius pada efektivitasnya atau sebaliknya.
1.2 Tujuan
Dalam makalah ini penyusun memiliki tujuan, tujuan yang ingin dicapai penyusun dalam makalah ini, yaitu:
1. Mengetahui pengertian manajemen, efektivitas dan efisiensi 2. Mengetahui hubungan antara efektivitas dan efisiensi dalam manajemen 3. Mengetahui pola pikir untuk memperoleh keefektivitasan dan efisiensi dalam manajemen 4. Mengatahui tips mudah untuk efektif dan efisien
BAB II LANDASAN TEORI EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI DALAM MANAJEMEN
2.1 Pengertian Manajemen merupakan suatu rangkaian aktivitas (termasuk perencanaan dan
pengambilan keputusan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian) yang diarahkan pada sumber-sumber daya organisasi (manusia, finansial, fisik, dan informasi) untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang efektif dan efisien. Sumber daya masukan dari lingkungan: SDM Finansial Fisik Informasi
Perencanaan dan pengambilan keputusan
Pengorganisasian
Penengendalian
Kepemimpinan
Tujuan yang dicapai: - Efektivitas - Efisiensi
a. Manajemen sebagai suatu proses Yaitu cara pencapaian untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu melalui kegiatan orang lain yang kemudian dilaksanakan dan diawasi. b. Manajemen sebagai suatu kolektifitas Yaitu suatu kumpulan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama.
c. Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni -
Manajemen sebagai suatu ilmu adalah suatu proses melihat bagaimana aktifitas manajemen dihubungkan dengan prinsip – prinsip manajemen , dan diorganisasikan menjadi suatu teori.
-
Manajemen sebagai suatu seni adalah suatu cara memerintahkan orang lain untuk bergabung dalam bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan.
Efektif
(effective)
berarti
membuat
keputusan
yang
tepat
dan
mengimplementasikannya dengan sukses. Efektif merupakan suatu pencapaian tujuan secara tepat atau memilih tujuan-tujuan yang tepat dari serangkaian alternatif atau pilihan cara dan menentukan pilihan dari beberapa pilihan lainnya. Efektifitas bisa juga diartikan sebagai pengukuran keberhasilan dalam pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditentukan. Sebagai contoh, Toyota juga membuat mobil dengan model dan kualitas yang merangsang minat dan rasa percaya diri konsumen. Efisiensi adalah penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian
hasil yang optimum. Efisiensi menganggap bahwa tujuan-tujuan yang benar telah ditentukan dan berusaha untuk mencari cara-cara yang paling baik untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. Efisiensi hanya dapat dievaluasi dengan penilaian-penilaian relatif, membandingkan antara masukan dan keluaran yang diterima. Efisien (efficient) berarti menggunakan berbagai sumber daya secara bijaksana dan dengan cara yang hemat biaya. Sebagai contoh, perusahaan seperti Toyota Motor Corp yang memproduksi produk-produk berkualitas tinggi dengan biaya yang relatif rendah adalah efisien. Summer H Slichter dalam “enclycopedia of the social s ciences” menyimpilkan
bahwa ada tiga macam efisiensi pada dewasa ini, yaitu a. Engineerting / physical efficiency (efisiensi mesin / benda) yaitu : perbandingan antara jumlah satuan benda yang dipergunakan dan benda yang dihasilkan.
b. Pecuniary / business efficiency (efisiensi perusahaan / keuangan), yaitu: perbandingan antara dollar yang di keluarkan dan dpenghasilan yang masuk. c. Social / human efficiency (efisiensi kemanusian / sosial), yaitu : perbandingan antara pengorbanan – pengorbanan manusia dan kepuasan atau kemanfaatan bagi manusia yang dapat dinikmati. Efektivitas maupun efisiensi pada dasarnya dapat dipengaruhi dua faktor, yaitu Ilmu Manajemen dan Seni. -
Ilmu manajemen. Manajemen dapat dipelajari dan tersusun atas bagianbagian yang sistematis dalam rangka mencapai tujuan organisasi yaitu yang berupa efektivitas dan efisiensi.
-
Seni. Dengan adanya keahlian, kemahiran, kemampuan, serta keterampilan dalam menerapkan prinsip, metoda, dan teknik dalam menggunakan sumber daya akan mencapai efektivitas dan efisiensi. Misalnya kita ambil contohnya “menari”. Ada dua orang belajar menari, yang
seorang tidak punya hobi menari sendangkan yang satunya hobi menari. Sudah tentu gabungan ilmu menari dan bakat seni yang dimiliki orang kedua akan membuat dirinya lebih meyakinkan untuk menjadi penari profesional dibandingkan dengan orang pertaman. Karena itu, orang yang akan memimpin suatu organisasi --- agar efektif dan efisien --- hendaknya memiliki ilmu manajemen dan bakat memimpin yang baik.
2.2 Hubungan Efektivitas dan Efisiensi dalam Manajemen
Manajemen yang efisien (efficient operation) tidak membuang-buang sumber daya secara cuma-cuma dalam melaksanakan operasinya. Suatu operasi tidak efisien jika perusahaan menggunakan sumber daya melebihi jumlah yang diperlukan. Penentuan efesiensi terpisah dengan efektivitas. Misalnya sebuah perusahaan dapat efektif dalam mencapai tujuan yang ditetapkan untuk operasinya, tetapi masih belum efisien. Sebaliknya, perusahaan yang efisien mungkin belum efektif jika gagal mencapai tujuan operasinya.
Secara umum, organisasi yang berhasil adalah yang efisien dan efektif. Misalnya, suatu perusahaan dapat memproduksi televisi hitam putih dengan efisien tapi tidak akan berhasil karena telivisi hitam putih tidak lagi populer. Perusahaan yang menghasilkan produk yang tidak diinginkan orang adalah perusahaan yang tidak efektif. “Effectiveness” means doing the right things. “Efficiency” means doing them right.
2.3 Pola Pikir untuk Memperoleh Keefektivitasan dan Efisiensi dalam Manajemen
Kunci Efektivitas dan Efisiensi dalam Manajemen Kunci dari efektivitas adalah melakukan apa-apa yang membawa hasil dalam kualitas istimewa dalam lingkup tanggung jawab. Maka menjadi pribadi yang efektif artinya adalah menjadi seseorang yang menghasilkan efek yang powerful dan memang sejak awal pantas untuk diupayakan. Sementara kunci dari efisiensi adalah menjadikan kerjaan terselesaikan dalam cara-cara yang menghabiskan energi dan sumberdaya secukupnya saja.
Orang yang efisien biasanya memiliki karakteristik sebagai berikut: a. Rapih dan terorganisir; dia bisa menemukan apa saja yang dia mau seperti benda atau dokumen, termasuk yang di komputer dengan cepat. b. Dia bisa menggunakan beragam perangkat lunak seperti Microsoft Office atau semacamnya dengan amat cepat, dengan keterampilan mengetik yang baik, penggunaan shortcut, program tambahan ataupun yang lain. c. Dia bisa membuat email atau notifikasi apapun yang gampang dan mudah dimengerti, sehingga tidak perlu ada komunikasi balik untuk sekedar minta kejelasan. d. Dia bisa memimpin rapat dengan sedikit sekali distraksi, arahan yang tak melenceng, dan pengambilan keputusan yang cepat. e. Dia bisa merampungkan tugas dengan cepat melalui pengorganisiran kerja yang baik, termasuk di dalamnya pendelegasian tugas.
Tapi itu semua harus dalam kerangka efektivitas, semisal: 1.
Peran, fungsi dan job description yang dia miliki
2.
Key Performance Indikator yang dikenakan pada diri atau tim yang dia kelola
3.
Target apapun yang dibebankan pada dirinya (dengan anggapan bahwa target tersebut memang target yang memang layak untuk dijadikan target)
4.
Apa-apa yang memang itu merupakan hasrat terbesar pribadinya, atau yang merupakan pemenuhan dari bakat-bakat terbesar dari dirinya
Untuk bisa mencapai efektivitas, maka seorang manajer perlu secara terus menerus menghadapi pertanyaan berikut ini: 1.
Apa saja kah yang saya lakukan dan itu perlu lebih sering lagi untuk dilakukan?
2.
Apa saja kah yang saya lakukan dan itu perlu dikurangi?
3.
Apa saja kah yang saya belum lakukan dan itu perlu mulai untuk dilakukan untuk bisa meraih hasil yang diinginkan?
4.
Apakah yang saat ini biasa saya lakukan yang itu benar-benar harus saya hentikan? Keempat pertanyaan di atas tidak hanya akan membuat manajer menjadi pribadi yang lebih efisien, namun juga efektif.
2.4 Tips Untuk Efektif dan Efisien
1. Use a To Do List Buat daftar kegiatan yang harus kamu lakukan. Tidak hanya sebagai pengingat tapi juga sebagai alat agar kita bisa mengatur waktu kapan harus selesai dan berapa lama kegiatan itu dikerjakan
2. Get Set In Your Ways Buat rutinitas harian kamu dengan detail. Manajemen waktu yang baik itu menunjukkan organisasi yang baik pula. 3. Break It Up! Pecahkan tugas besar kamu menjadi tugas-tugas kecil agar memudahkan kamu untuk menyelesaikannya karena kamu sudah menyelesaikan tiap langkah satu persatu. 4. Be Realistic Jangan memasang target waktu yang tidak masuk akal, berikan waktu tambahan dari estimasi waktu yang diperkirakan. 5. Pick Up a Good Habit Buat kebiasaan baru yang bisa membuat waktu kamu lebih berharga. 6. Big Messes Start With Little Piles Selesaikan pekerjaan kamu. Buang segala sesuatu yang tidak dibutuhkan lagi begitu kamu sudah menggunakannya sebelum itu memenuhi ruangan. 7. Start Tomorrow Tonight! Biasakan untuk mempersiapkan hal-hal yang akan dilakukan besok pada malam sebelumnya, seperti mempersiapkan baju yang akan dipakai besok atau menaruh semua hal yang akan diperlukan pada tempatnya, karena ini akan membuat waktu kita lebih efisien. 8. Don’t Forget To Write Y ourself a Note Gunakan reminder (pengingat) pada To Do List utama kamu. Gunakan HP atau alarm jam tangan! 9. Schedule a Task Hal termudah untuk dapat mengerjakan apa yang ingin kamu kerjakan ialah membuat jadwal. 10. First Things First Buat prioritas pekerjaan lalu buat jadwal pada waktu yang sesuai. Menurut pengarang buku “Seven Habits” Stephen R. Covey ada 4 level kepentingan
dengan mempertimbangkan dua aspek, urgency (kemendesakan) dan importancy (kepentingan) yaitu: (1) urgent dan important, (2) tidak urgent tapi
important, (3) urgent tapi tidak important, (4) tidak urgent dan tidak important. 11. Learn to Say No! Belajar untuk menolak ajakan yang tidak penting dan dapat menggangu tapi lakukan dengan sopan. Kita harus fokus terhadap waktu kita. Stay focus! 12. The Pause that Refreshes Buat jeda waktu untuk istirahat pada jadwalmu. Ini akan membuat kita refresh dan fokus akan “Apa yang dilakukan selanjutnya?”
13. Be Flexible Untuk membiasakan diri dengan manajemen waktu yang efektif membutuhkan waktu yang tidak singkat.Jika ada pekerjaan yang tidak bisa dikerjakan tepat waktu, jadikan jadwal kamu fleksibel dengan waktu yang ada.
BAB III PENUTUP Dalam makalah ini penyusun dapat mengambil kesimpulan, yaitu: a. Manajemen merupakan suatu rangkaian aktivitas yang diarahkan pada sumbersumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan cara yang efektif dan efisien. b. Efektif ialah membuat keputusan yang tepat dan mengimplementasikannya dengan sukses. c. Efisien berarti menggunakan berbagai sumber daya secara bijaksana dan dengan cara yang hemat. d. Efektivitas maupun efisiensi pada dasarnya dapat dipengaruhi dua faktor, yaitu Ilmu Manajemen dan Seni. e. Dalam manajemen penentuan efesiensi terpisah dengan efektivitas.
LATIHAN SOAL 1.
Penggunaan sumber daya secara minimum guna pencapaian hasil yang optimum merupakan pengertin dari ….
a. Menejemen b. Efektif c. Efisien d. Efektivitas e. Persepsi
2.
(1) Manajemen sebagai suatu proses (2) Manajemen sebagai suatu kolektifitas (3) Manajemen sebagai suatu ilmu dan seni (4) Manajemen sebagai suatu instrument Yang termasuk dalam tujuan manajemen adalah ….
a. (1),(2),(3) benar b. (1),(3) benar c. (2),(4) benar d. (4) saja e. Benar semua
3.
Jika perusahaan menggunakan sumber daya melebihi jumlah yang diperlukan, maka dpat dikatakan bahwa perusahaan tersebut ….
a. Mengalami operasi manajemen yang tidak efisien b. Mengalami operasi manajemen yang efisien c. Mengalami operasi manajemen yang tidak efektif dan tidak efisien d. Mengalami operasi manajemen yang efektif dan efisien e. Bukan salah satu di atas
4.
Menjadi seseorang yang menghasilkan efek yang powerful dan memang sejak awal pantas untuk diupayakan merupakan pengertian dari ….
a. Pribadi yang efisien
b. Pribadi yang tidak efisien c. Pribadi yang efektif d. Pribadi yang tidak efektif e. Pribadi yang produktif
5.
Yang bukan merupakan karakteristik dari o rang yang efisien adalah …. a. Dapat menyelesaikan tugas tepat waktu b. Rapih dan terorganisir c. Mampu membuat notifikasi yang rumit d. Pemimpin yang baik e. Menguasai beragam perangkat lunak yang memudahkan pekerjaannya
6.
Pernyataan : Membuat rutinitas harian dengan detail. Alasan : Manajemen waktu yang baik itu menunjukkan organisasi yang baik pula. Keadaan dari penyataan dan alas an di atas adalah …. a. Benar, benar, berhubungan. b. Benar, benar, tidak berhubungan. c. Benar, salah, d. Salah, benar e. Salah, salah
7.
(1) urgent dan importan (2) tidak urgent tapi important (3) urgent tapi tidak important (4) tidak urgent dan tidak important Susunan yang tepat untuk menyusun level kepentingan menurut Stephen R. Covey adalah …. a. (1),(2),(3),(4) b. (2),(3),(4),(1) c. (3),(4),(1),(2)
d. (4),(1),(2),(3) e. (4),(3),(2),(1)
8.
Di bawah ini yang bukan merupakan aktivitas dasar dari proses manajemen adalah .... a. Perencanaan b. Pengorganisasian c. Pengendalian d. Kepemimpinan e. Pendistribusian
9.
Untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien, manajemen sangat bergantung pada keahlian, kemahiran, kemampuan serta keterampilan dalam menerapkan prinsip kerja, merupakan ciri manajemen sebagai .... a. Proses b. Seni c. Ilmu d. Kolektivitas e. Pedoman
10.
Efektivitas maupun efisiensi dalam manajemen pada dasarnya dapat dipengaruhi dua faktor, yaitu .... a. Ilmu dan hukum b. Filsafat dan seni c. Unsur dan ilmu d. Ilmu dan seni e. Hukum dan seni Jawaban: 1.c 2.a 3.a 4.c 5.c 6.a 7.a 8.e 9.b 10.d
DAFTAR PUSTAKA Arifin, Imanuel. 1996. Membuka Cakrawala Ekonomi . Bandung: Setia Purna Inves Blocher, Edward. 2007. Manajemen Biaya. Jakarta: Salemba Empat. Graffin, Ricky. 2004. Manajemen, Edisi Ketujuh, Jilid 1 . Jakarta: Erlangga. Sarwoto. 1977. Dasar – Dasar Organisasi dan Manajemen. Ghalia Indonesia Umar, Husein. 2000. Bisiness An Introduction. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. http://www.akhmadguntar.com http://wartawarga.gunadarma.ac.id http://rhanu.web.id/tips-manajemen-waktu-yang-efektif/ http://ardhianprasetya.blogspot.com/2011/11/manajemen-efektif.html
