Sistema Integrado de Gestión Administrati
LUCY AÑAZCO GABRIEL
«AÑO DE LA CONSOLIDACION DEL MAR DE GRAU»
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CENTRO DEL PERU FACULTAD DE CONTABILIDAD
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (SIGA)
CÁTEDRA Publico I
:
Contabilidad del Sector
CATEDRÁTICO:
CPC. Antonio Flores Loaiza
ALUMNA
:
SEMESTRE
:
Lucy Añazco Gabriel VI - “A”
Huancayo_2016
1
INDICE INTRODUCCIÓN...................................................................................... 6 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (SIGA)...................7 CAPITULO I: MODULO ADMINISTRADOR..................................................8 1.1ACCESO AL SISTEMA..........................................................................8 1.2DESCRIPCION DEL MODULO..............................................................8 1.2.1
Barra de Menú............................................................................... 8
1.2.2
Barra de Herramientas....................................................................8
1.3FUNCIONALIDAD DEL MODULO...........................................................9 1.3.1
Administración............................................................................... 9
1.3.1.1 Perfil de Usuario............................................................................. 9 1.3.1.2 Inicializar clave de proceso............................................................13 1.3.1.3 Cambio de Password....................................................................14 1.3.1.4 Actualizar versión.........................................................................14 1.3.1.5 Resultado Scripts.........................................................................14 1.3.1.6 Salir del Sistema..........................................................................14 CAPITULO II: MÓDULO DE LOGÍSTICA...................................................14 2.1ACCESO AL SISTEMA........................................................................14 2.1.1
Sub módulo de Tablas...................................................................15
2.1.1.1 Logística – Almacén...................................................................15 2.1.1.2 Logística – Destino de Atención.................................................16 2.1.1.3 Logística – Factor de Evaluación P.S...........................................17 2.1.1.4 Logística – Tope Proceso de Selección..............................................17 2.1.1.5 Logística - Reg. Tributario................................................................18 2.1.1.6 Logística - Requisito Técnico............................................................18 2.1.2
Sub módulo de Programación........................................................18
2.1.2.1 Techo Presupuestal......................................................................19 2.1.2.2 Techo programado........................................................................19 2.1.3
Sub módulo de Pedidos.................................................................19
2.1.3.1 Autorización del Pedido.................................................................19 2.1.3.2 Seguimiento del Pedido.................................................................19 2.1.3.3 Pedidos Consolidado para Compra.................................................20 2.1.3.4 Registro de Gastos Generales........................................................20 2.1.3.5 Compras por Encargo...................................................................20 2.1.4.1 Comité........................................................................................ 20 2.1.4.3 Proceso de Adjudicación Directa.....................................................21 2.1.4.4 Proceso de Licitación / Concurso Público.........................................21 2.1.4.5 Adjudicación de Postores...............................................................22 2.1.4.6 Contratos (Ajuste).........................................................................22
2
2.1.5
Sub módulo de Adquisiciones.........................................................22
2.1.5.1 Cuadro de Adquisición...................................................................22 2.1.5.2 Orden de Compra.........................................................................22 2.1.5.3 Orden de Servicio.........................................................................23 2.1.5.4 Conformidad de Servicio................................................................23 2.1.5.5 Anulación.................................................................................... 23 2.1.5.6 Rebaja........................................................................................ 23 2.1.5.7 Ampliación................................................................................... 24 2.1.5.8 Devengado.................................................................................. 24 2.1.6
Sub módulo de Almacenes.............................................................25
2.1.6.1 Entradas al almacén.....................................................................25 2.1.6.2 Consulta de pecosas.....................................................................25 2.1.6.3 Transferencias en almacén............................................................25 2.1.6.4 Inventario inicial de almacén..........................................................25 2.1.6.5 Kardex del almacén......................................................................26 2.1.6.6 Inventario físico del almacén..........................................................26 2.1.6.7 Proceso de pre – cierre mensual.....................................................27 2.1.7
Sub módulo de Gestión Presupuestal..............................................27
2.1.7.1 Marco Presupuestal......................................................................27 2.1.7.2 Afectación Presupuestal................................................................27 2.1.7.3 PAC............................................................................................ 28 2.1.7.4 Certificaciones (Ajuste)..................................................................28 2.1.8 Sub módulo de Integración.................................................................29 2.1.8.1 Parámetro de integración...............................................................29 CAPITULO III: MÓDULO DE PATRIMONIO........................................................29 3.1
ACCESO AL SISTEMA........................................................................29
3.2
FUNCIONALIDAD DEL MODULO.........................................................29
3.2.1
Tablas......................................................................................... 29
3.2.1.1 Patrimonio................................................................................... 29 3.2.1.2 Generales................................................................................... 31 3.2.2
Mantenimiento............................................................................. 32
3.2.2.1 Inventario Inicial........................................................................... 32 3.2.2.2 Inventario Físico...........................................................................35 3.2.2.3 Movimiento.................................................................................. 39 CAPITULO IV: MÓDULO DE PROGRAMACIÓN PRESUPUESTO POR RESULTADOS ..................................................................................................................... 44 4.1
ACCESO AL SISTEMA........................................................................44
4.2
FUNCIONALIDAD DEL MODULO.........................................................45
4.2.1
Tablas......................................................................................... 45
3
4.2.2
Lista de insumos..........................................................................48
4.2.2.1 Estructura del listado de insumos..................................................48 4.2.3
Programación.............................................................................. 48
4.2.3.1 Meta física independiente de la fase..............................................48 CAPITULO V: MÓDULO DE TESORERÍA..........................................................49 5.1
ACCESO AL SISTEMA........................................................................49
5.2
FUNCIONALIDAD DEL MODULO.........................................................49
5.2.1
Tablas......................................................................................... 50
5.2.1.1 Maestros................................................................................... 50 5.2.1.2 Tarifario de movilidad..................................................................51 5.2.1.3 Planilla de remuneraciones..........................................................52 5.2.2
Cajas.......................................................................................... 52
5.2.2.1 Cajas de pago............................................................................52 5.2.2.2 Cajas de gasto...........................................................................53 5.2.2.3 Clientes..................................................................................... 54 5.2.2.4 Caja General.............................................................................. 54 5.2.2.5 Caja Chica................................................................................. 56 CAPITULO VI: MÓDULO DE BIENES CORRIENTES..........................................58 6.1
ACCESO AL SISTEMA........................................................................58
6.2
FUNCIONALIDAD DEL MODULO.........................................................58
6.2.1
Tablas......................................................................................... 58
6.2.1.1 Bienes corrientes........................................................................58 6.2.1.2 Catálogo de bienes corrientes......................................................59 6.2.2
Movimiento.................................................................................. 59
6.2.2.1 Registro inicial............................................................................59 6.2.2.2 Ingreso de bienes corrientes por centro de costo.............................59 6.2.2.3 Salidas...................................................................................... 60 6.2.3
Consulta y Reportes......................................................................60
CAPITULO VII: MÓDULO DE REVALUACIÓN DE EDIFICIOS Y TERRENOS.........60 7.1
ACCESO AL MODULO........................................................................60
7.2
DESCRIPCION DEL MODULO.............................................................61
7.2.1
Inmuebles y unidad de activo.........................................................61
7.2.2
Control de cierre...........................................................................61
7.2.3
Reportes..................................................................................... 61
7.2.4
Administración............................................................................. 61
7.3
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA.........................................................61
7.3.1
Inmuebles y unidad de activo.........................................................61
7.3.2
Revaluación de Terrenos...............................................................63
7.3.3
Modificación de vida útil y revaluación de edificios.............................63
4
7.3.4
Cierre de ejecutora con registro de inmuebles..................................64
CAPITULO VIII: MÓDULO DE CONFIGURACIÓN..............................................64 8.1
ACCESO AL SISTEMA........................................................................64
8.2
FUNCIONALIDAD DEL MÓDULO.........................................................64
8.2.1
Catálogo de Bienes y servicios.......................................................65
8.2.1.1 Consulta del Catálogo Institucional......................................65 8.2.2
Catalogo SIGA – MEF...................................................................65
8.2.2.1Clasificador/cuenta....................................................................65 8.2.2.2 Catálogo precio........................................................................66 8.2.3
Marcas........................................................................................ 66
8.2.4
Feriados...................................................................................... 66
8.2.5
Tareas......................................................................................... 67
8.2.6
Personal...................................................................................... 67
8.2.7
Proveedores............................................................................... 67
CAPITULO IX: MÓDULO UTILITARIOS.............................................................67 9.1
ACCESO AL SISTEMA........................................................................68
9.2
FUNCIONALIDAD DEL MODULO.........................................................68
9.2.1
Archivo........................................................................................ 68
9.2.2
Procesos..................................................................................... 68
9.2.3
Utilitarios..................................................................................... 68
9.2.4
Ayuda......................................................................................... 69
CAPITULO X: MÓDULO DE GESTIÓN DE PRODUCTOS...................................69 10.1 ACCESO AL SISTEMA........................................................................69 10.2
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA.........................................................69
10.2.1
Tablas......................................................................................... 69
10.2.2
Publicación de kits........................................................................70
10.2.3 Simulación................................................................................. 70 CONCLUSION................................................................................................ 71
INTRODUCCIÓN La Oficina General de Tecnología de la Información – OGTI, del Ministerio de Economía y Finanzas, han diseñado un aplicativo informático el Administrador del Sistema Integrado de Gestión Administrativa – SIGA, con la finalidad de administrar y controlar la seguridad y accesos que tienen los Usuarios a las opciones de cada uno de los módulos del SIGA – MEF, contribuyendo de esta manera a la integridad, confiabilidad y seguridad de la información. Este aplicativo informático se divide en módulos, que vamos a desarrollar por capítulos.
5
El Módulo Administrador del Sistema, ha sido desarrollado para administrar los parámetros que van a permitir la operatividad de las funciones de los diferentes módulos. El Módulo de Logística, permite administrar, registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir información sobre adquisiciones de bienes y/o contratación de servicios, Viáticos y Patrimonio. El módulo de patrimonio, contribuye con la gestión del control de procesos, asimismo cautela y supervisa los bienes patrimoniales del Estado. El modulo Presupuesto por Resultados (PpR) se crea como una estrategia de gestión pública que vincula la asignación de recursos a productos y resultados medibles a favor de la población. Módulo de Tesorería tiene la finalidad de contribuir con el seguimiento, supervisión y control de los procesos de asignación y rendición de gastos de Pasajes y Viáticos, gestión y control de Caja General y Caja Chica, seguimiento de las Garantías de Contratos, elaboración del Registro de Compras. El Módulo de Bienes Corrientes, es una herramienta para las Entidades del Estado que efectúan el control de sus Bienes Corrientes de forma manual. Módulo de Revaluación de Edificios y Terrenos, tiene la finalidad de dar apoyo informático a las Entidades Ejecutoras en temas de revaluación. El modulo Gestión de Productos, permite a los Coordinadores y Responsables de los Programas Presupuestales del Presupuesto por Resultados, definir y elaborar los listados de insumos. Módulo Utilitarios, permite a los usuarios, la ejecución de procedimientos para recopilar, actualizar y/o consultar información de la Base de Datos del SIGA y ser remitida al MEF. El Módulo de Configuración tiene la finalidad de unificar y estandarizar la administración de la configuración de los parámetros para la programación y ejecución, carga de maestros y catálogo de Bienes y Servicios.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA (SIGA) Es una herramienta informática que cuenta con un interfaz de comunicación automática con el SIAF, donde el representante de cada entidad del estado puede realizar interfaces de certificación presupuestal, de compromiso anual, compromiso 6
mensual y devengado, así mismo permite cargar una meta aprobada nueva, el marco PIM y el PCA que es la priorización de la cadena de gasto. Todo este proceso lo realizan las entidades por intermedio de áreas designadas entre ellos el área de logística.
El sistema informático (SIGA) simplifica los procesos administrativos ya que se basa en las normas establecidas por los Órganos Rectores de los Sistemas Administrativos del Estado.
El Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) es quien proporciona la plataforma a las Unidades ejecutoras que cumplan ciertos requerimientos técnicos, luego de cumplir los requisitos esta implementación se hace de forma gratuita lo cual supone una gran ventaja para las Unidades ejecutoras. Cabe destacar que este sistema brinda diferentes tipos de acceso de acuerdo a las funciones que realiza cada usuario dentro de la entidad.
CAPITULO I: MODULO ADMINISTRADOR 7
El Módulo Administrador ha sido desarrollado principalmente para administrar los parámetros que van a permitir la operatividad de las funciones de los Módulos de Logística, Patrimonio, Presupuesto por Resultados, Configuración, Utilitarios, Bienes Corrientes, Plan Operativo Institucional - POI, así como a los módulos del aplicativo en Web. 1.1 ACCESO AL SISTEMA Determinar los roles de acceso de los usuarios a los Módulos de Logística, Patrimonio,
Presupuesto
por
Resultados,
Bienes
Corrientes,
Utilitarios,
Configuración, y POI; así como a los módulos del aplicativo en Web. Para iniciar la ejecución del Módulo Administrador: 1. El usuario del Sistema deberá ubicar en su pantalla el ícono correspondiente al SIGA y dar doble clic sobre el mismo. 2. Se muestra en seguida la ventana del SIGA, el usuario debe de ingresas su usuario y Clave de acceso1 correspondiente. 3. Seguidamente, dar clic en el icono Conectar. 4. Se presentará la ventana SIGA Versión con el icono se acceso al Módulo Administrador y el icono Salir que permite salir de le ventana SIGA Versión. 5. Para acceder al Módulo Administrador, dar doble clic al ícono Módulo Administrador. 1.2 DESCRIPCION DEL MODULO 1.2.1
Barra de Menú La Barra de Menú ubicada en la parte superior de la ventana principal del Módulo Administrador, incluye el Sub Módulo Administración, contiene las opciones que permiten administrar los perfiles de los Usuarios que van a operar el Sistema.
1.2.2
Barra de Herramientas La Barra de Herramientas contiene una serie de iconos que ayudan al Usuario en la operatividad del Módulo de manera más rápida y fácil.
Guarda los datos ingresados. Actualiza los datos registrados o modificados en la ventana.
1 La clave de acceso, es de uso personal e intransferible, es responsabilidad del Administrador del Sistema la confidencialidad de la misma.
8
Visualiza en reportes los datos mostrados en la ventana, y permite la impresión de
los mismos. Salir de la ventana donde se encuentra. Ampliar/disminuir la escala para visualizar los Reportes. Permite la exportación del Reporte a otros tipos de formatos: Excel, DBF o Texto. Retroceder a la primera página. Retroceder una página. Avanzar una página. Avanzar a la última página.
1.3 FUNCIONALIDAD DEL MODULO Describe las funciones que contiene el Sub Módulo Administración, detallando cada una de sus opciones. 1.3.1
Administración El Sub Módulo Administración permite la administración del perfil de los Usuarios que operan el SIGA, para el acceso de la operatividad de las funciones y los procesos que realiza. Está conformado por las siguientes opciones:
1.3.1.1 Perfil de Usuario Esta opción permite configurar y administrar los roles por perfil de Usuario, permitiendo registrar los permisos de cada opción de los Sub Módulos del SIGA, tanto en Cliente Servidor y WEB Al Ingresar a esta opción, se presentará la ventana Perfil de Acceso por Usuario, la misma que contiene tres secciones: Usuarios, Ejecutora, Opciones y el botón actualización de usuarios en web. Sección Usuarios En esta sección se puede crear, modificar, activar/inactivar, eliminar; los Usuarios que tendrán acceso al Sistema. Crear un usuario Para crear un nuevo usuario, el Administrador del Sistema dará clic derecho y seleccionara la opción insertar usuario, luego se debe de ingresar los datos del nuevo usuario dándole una clave, una vez que se haya terminado de rellenar se graba con el icono guardar. Búsqueda de Usuarios
9
En este campo se realiza la búsqueda de Usuarios, por Nombre y Estado. Aquí encontramos tres opciones
Todos: Mostrará todos los Usuarios registrados en el Sistema. Activos: Mostrará los Usuarios registrados en estado Activo. Inactivos: Mostrará los Usuarios registrados en estado Inactivo. Modificar Usuario Para modificar los datos de algún Usuario, el Administrador del Sistema debe de ingresar a la carpeta amarilla, ubicada al lado derecho del registro correspondiente donde se podrá modificar los datos del usuario, una vez terminado se graba.
Eliminar Usuario El administrador del sistema dando un clic al botón derecho del mouse sobre el estado del usuario debiendo de elegir la opción eliminar usuario. Sección Ejecutora En esta sección el Administrador del Sistema asignará las Unidades Ejecutoras a las cuales tendrá acceso el Usuario, así como, dar acceso a todos o Algunos: Centros de Costo, Almacenes, Cajas Generales y/o Cajas Chicas. Insertar Ejecutora Para asignar las Unidades Ejecutoras, se activa el menú dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción Insertar Ejecutora. Asimismo se puede utilizar la herramienta búsqueda de unidades ejecutoras, en el cual se presenta:
Sec.: Código de la Unidad Ejecutora. Ejecutora: Nombre de la Unidad Ejecutora. Estado: Por defecto el estado de la Unidad Ejecutora es Activo. Después de este paso se grava con el icono guardar.
Eliminar Unidad Ejecutora
10
Para eliminar alguna Unidad Ejecutora asignada al Usuario, el Administrador del Sistema activará el menú dando clic con el botón derecho del mouse sobre el registro a eliminar y seleccionará la opción Eliminar Ejecutora. Sección Centro de Costo Asignar centro de costos
Todos los Centros de Costo: Seleccionar el Año y la opción Centro de Costo, activando la barra de despliegue de los campos, luego marcar con un check el recuadro de la columna Todo Costo. Luego dar clic al icono guardar.
Uno o varios Centros de Costo: Para asignar uno o varios Centros de Costo, seleccionar el Año y la opción Centro de Costo, activando la barra de despliegue de los campos tal como se visualiza en la ventana, luego en la parte inferior activar el menú.
Eliminar Centro de Costo Para eliminar algún Centro de Costo asignado a un Usuario, activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse sobre el registro y seleccionar la opción eliminar. En el caso de almacén, Caja general, Caja chica; se sigue el mismo proceso que se realizó al asignar el centro de costos, con respecto a los 3 ítems, asignar todos, uno o varios y eliminar.
Sección Opciones En esta sección, el Administrador del Sistema dará acceso a las opciones de los Sub Módulos del SIGA, así como asignará los roles que tendrá el Usuario, sobre ellas. Para ello, activar la barra de despliegue del Filtro Menú y seleccionar el Módulo del SIGA correspondiente
11
Los Menú son los siguientes:
Menú para el Módulo de Logística
Menú para el Módulo de Patrimonio
Menú para el Módulo de Programación
Menú para el Módulo de PpR
Menú para el Módulo de Logística Web
Menú para el Módulo de Utilitarios
Menú para el Módulo de Configuración
Menú para el Módulo de Bienes Corrientes
Menú para el Módulo de Tesorería
Menú para POI
El administrador del sistema deberá de marcar con un check las opciones a las cuales tendrá acceso el Usuario. Asimismo, para asignar el rol que tendrá el Usuario sobre la opción, activar la barra de despliegue dando clic en el rol de la opción y seleccionar la opción correspondiente. Algunas opciones que muestra la sección opciones son:
Mantenimiento: Permite
modificar, y/o eliminar la información. Consulta: Permite al Usuario solo
al
Usuario
registrar, visualizar
la
información, no podrá registrar, modificar y/o eliminar la información. Dentro de esta sección también encontramos los sub módulos que vienen a ser:
Para el módulo de logística Sub Módulo Programación Este sub modulo nos ofrece la opción de actualizar, aprobar, excluir e incluir información referente al PAO.
12
Sub Módulo Pedidos Pedidos Programados Pedidos de Compra de B/S Pedidos (PECOSA) por Encargo Este sub modulo contiene las opciones de aprobar, autorizar el pedido con respecto a la aprobación de los pedidos de bienes y servicios.
Sub Módulo Adquisiciones Orden de Compra Orden de Servicio
Sub Módulo Gestión Presupuestal Afectación Presupuestal Certificaciones El proceso que realiza es en masivo, tanto la afectación presupuestal como las certificaciones se dan en un solo proceso.
Para el módulo de Tesorería
Sub Módulo Viáticos Este sub modulo aprueba la planilla de viáticos, así como la rendición de estas.
Sub Módulo Valores
Garantías en Contratos, esta opción solo cuenta con el rol de Consulta. 1.3.1.2 Inicializar clave de proceso Permite Inicializar las claves de los procesos de las opciones de los módulos del SIGA que requieren clave para ejecutarse, los procesos de logística, proceso de SIGA. 1.3.1.3 Cambio de Password Permite al Administrador del Sistema, cambiar el Password (clave) al Usuario ADMIN. 1.3.1.4 Actualizar versión
13
Permite efectuar la actualización de las versiones de todos los Módulos del SIGA. 1.3.1.5 Resultado Scripts Permite verificar los scripts ejecutados en la actualización de la versión e identificar los scripts pendientes o con errores, para reportarlo al área de Soporte SIGA. 1.3.1.6 Salir del Sistema Te permite salir del sistema, volviendo al escritorio.
CAPITULO II: MÓDULO DE LOGÍSTICA Es una herramienta de ordenamiento para la gestión de logística, el mismo que permite administrar, registrar, controlar, elaborar, revisar y emitir información sobre adquisiciones de bienes y/o contratación de servicios, viáticos y patrimonio, realizados por la unidad ejecutora en el marco del cumplimiento de sus metas institucionales. El módulo de logística (SIGA-ML) contempla los procesos técnicos del abastecimiento que vienen a ser la programación, adquisición, almacenamiento y distribución por lo que la unidad ejecutora puede elaborar sus cuadros de necesidades, el plan anual de adquisiciones y contrataciones, sus requerimientos de bienes y servicios, realizar sus procesos de selección, llevar el control de las existencias, entre otros continuando la integración y no de duplicidad de esfuerzo.
2.1 ACCESO AL SISTEMA Se ingresa al sistema con un clic sobre el icono módulo de logística que se encuentra en la ventana después de ingresar al sistema con tu usuario y contraseña. Al ingresar, se mostrará la ventana principal del Módulo de Logística, con los Sub Módulos y opciones a la que tenga acceso el Usuario: Tablas, Programación, Pedidos, Procesos de Selección, Adquisiciones, Almacenes, Utilitarios, Gestión Presupuestal e Integración. 2.1.1
Sub módulo de Tablas Desde este sub módulo se configura los parámetros para consultar o registrar la información ya sea para bienes, servicios, viáticos e inventarios.
14
2.1.1.1 Logística – Almacén Te permite registrar toda la información referente a los almacenes con los que cuenta la Entidad. Para registrar nuevos almacenes se debe de rellenar los siguientes campos: Tipo Principal Se seleccionará cuando se registre un Almacén que agrupe un conjunto de Almacenes Secundarios. Secundario Se seleccionará cuando se registre un Almacén sobre el cual se realizaran los movimientos de Ingresos y Salidas. Estado: Activo Cuando el Almacén o Sub Almacén se encuentre Activo podrá ser usado por la Entidad. Inactivo Cuando el Almacén o Sub Almacén se encuentre Inactivo no podrá ser usado por la Entidad. Almacén Principal: Es una numeración correlativa y no digitable, generada por el Sistema. Sub Almacén: Es una numeración correlativa y no digitable, generada por el Sistema. Tipo de Presupuesto: Institucional y Por Encargos. Descripción: Nombre designado para el Almacén. Sede: Permitirá seleccionar la Sede donde se encuentra ubicado el Almacén. Dirección: Permitirá registrar la Dirección del Almacén, que será visualizada en las Órdenes de Compra. Referencia: Se detalla una referencia de la ubicación del Almacén. Responsable: Nombre del personal responsable del Almacén o Sub Almacén.
15
Teléfono – Anexo: Se registrará el teléfono y el anexo del Almacén. País: País donde se ubica el Almacén. Departamento: Departamento donde se ubica el Almacén Provincia: Provincia donde se ubica el Almacén Distrito: Distrito donde se ubica el Almacén Fecha de Registro: Fecha de creación del Almacén o Sub Almacén Luego de registrar o modificar los datos se graba la información con un clic sobre el icono guardar. 2.1.1.2 Logística – Destino de Atención El destino de atención es el lugar de entrega del pedido, el cual puede ser un lugar externo de la entidad. Esta opción permite insertar o eliminar destinos de atención. Insertar un destino Para insertar un destino se deberá activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción insertar destino. Donde se rellena los siguientes campos: Nivel Se podrán seleccionar hasta cinco niveles
1er nivel: Destino padre.
2do nivel, 3er nivel, 4to nivel y 5to nivel: Destino dependiente.
Código: Registrar el código correlativo del registro del Destino. Cód. Nivel Anterior: Registrar el código del Destino principal de quien dependerá el Destino. Si es de primer nivel, este campo se mostrará inactivo. Estado: Se deberá seleccionar Activo o Inactivo. Descripción: Nombre del Destino. Abreviación: Nombre Abreviado del Destino. Fecha Alta: Se registra la fecha de su registro.
16
Una vez rellenado todos los campos se graba la información, cuando esto se realiza la carpeta que se encuentra en su estado se vuelve de color amarillo. También puedes modificar o eliminar destinos de almacén. 2.1.1.3 Logística – Factor de Evaluación P.S. Permite registrar los factores de evaluación técnico/económico estándar que utiliza cada entidad y que servirán como plantilla al momento de registrar dichos factores en el sub módulo de proceso de selección. El sistema le permite activar el menú contextual con las opciones insertar factor o eliminar factor, esto es para insertar factores adicionales a los generados por el sistema o eliminar alguno. Para hacerlo se debe de rellenar los siguientes datos y luego grabar.
Secuencia: Es una numeración correlativa y no digitable, generada por el Sistema. Objeto: Se deberá de seleccionar Bien o Servicio. Clase: Se seleccionará Requisito o Factor de Evaluación. Tipo de Evaluación: Se deberá de seleccionar Técnico/Económico o Económico. Indicador: Si la Clase seleccionada es “Requisito” entonces se activará este campo. Tiene como valores (Si y No), se utilizan para indicar si el Requisito es o
no obligatorio. Descripción: Descripción del Requisito o Factor de Evaluación. 2.1.1.4 Logística – Tope Proceso de Selección Esta es una opción de consulta donde se visualizará los Topes de los Procedimientos de Selección, incluyendo las modificaciones de acuerdo a lo indicado en la nueva Ley de Contrataciones N° 30225 y su Reglamento, aplicado a partir del año 2016. La ventana muestra la siguiente información:
Cód.: Código de procedimiento de selección. Descripción Proceso: Descripción completa del procedimiento de selección. Abrev.: Abreviatura del procedimiento de selección. Tipo: B; Bienes, S; Servicios, O; Obras. Monto Mínimo: Monto mínimo para cada tipo de procedimiento de selección en
soles. Monto Máximo: Monto máximo para cada tipo de procedimiento de selección en soles. 2.1.1.5 Logística - Reg. Tributario 17
Esta es una opción de consulta donde se visualizarán los tipos de registro tributarios registrados en el sistema según la normatividad vigente. 2.1.1.6 Logística - Requisito Técnico A través de esta opción se realizará el mantenimiento de la tabla requerimientos técnicos que se utiliza durante el registro del estudio de mercado y en los reportes que se requieran. Los requerimientos técnicos se crearan para bienes y servicios. Para insertar un requerimiento técnico, se debe activar el menú contextual (botón derecho del mouse) y seleccionar la opción insertar requerimiento, luego se registrará la descripción, por defecto el estado será activo, pudiendo ser modificado posteriormente y finalmente grabar. 2.1.2
Sub módulo de Programación Esta sección describe las funcionalidades de cada uno de las opciones contenidas en el Sub Módulo de Programación. El Sub Módulo Programación, permite el registro del
Techo Presupuestal Cuadro de Necesidades Requisición del Plan Anual de Obtención (PAO) Proyecto del Presupuesto de Logística Plan Anual de Obtención – Logística Estudio de Mercado.
2.1.2.1 Techo Presupuestal Permite registrar la distribución del techo presupuestal por centro de costo, meta y clasificador de gasto. Asimismo, consolidar y monitorear los montos registrados en el cuadro de necesidades por fuente de financiamiento, rubro, genérica de gastos, meta presupuestal y especifica de gastos. 2.1.2.2 Techo programado Esta opción permite registrar la información del techo presupuestal, así como realizar consultas de esta información y de los montos registrados en el cuadro de necesidades para las fases requerido y
18
programado, visualizándose solamente la información de la fase activa. 2.1.3
Sub módulo de Pedidos El sub módulo pedidos permite a los usuarios de los centros de costo, generar pedidos programados y no programados de bienes, servicios y por encargo. Asimismo, permite al usuario responsable, autorizar los pedidos y generar los consolidados para su incorporación en el PAO, para su posterior adquisición. Además, registrar los requerimientos de gastos generales adicionales al cuadro de necesidades y ejecutar las compras por encargo.
2.1.3.1 Autorización del Pedido Esta opción permite al área de logística o la que haga sus veces, el tratamiento que deben dar al pedido programado y no programado, tomando la decisión si se compra todo o una parte, si se deniega total o parcialmente, si se genera pecosa total o parcial. Además, proporciona información de la disponibilidad presupuestal y saldos del presupuesto compromiso anual PCA de cada pedido. 2.1.3.2 Seguimiento del Pedido Esta opción permite al usuario realizar una consulta del estado de un pedido o el de realizar el seguimiento del pedido. Para ello se tendrán diversos estados del pedido y de esta manera se podrá conocer si el pedio realizado esta en estado pendiente, pecosa, aprobado, etc. 2.1.3.3 Pedidos Consolidado para Compra Esta opción permite al usuario realizar consultas de los consolidados de los pedidos autorizados enviados al PAO actualizado, indicando además información del centro de costo solicitante, la fecha del requerimiento y el valor del consolidado. 2.1.3.4 Registro de Gastos Generales Esta opción permite al usuario efectuar los requerimientos de servicios de gastos generales solicitados por los centros de costo, los mismos que serán incorporados en el PAO actualizado para su posterior ejecución.
19
2.1.3.5 Compras por Encargo El usuario responsable de la compra, luego de revisar el contenido del pedido o pedidos por encargo, lo aprueba y autoriza. Enviándolo luego al consolidado de pedido al PAO actualizado. 2.1.4
Sub módulo de Procesos de Selección El sub módulo de procesos de selección le permite al usuario realizar el registro, evaluación y seguimiento contractual de los procesos de selección realizados por la entidad hasta la adjudicación respectiva, derivando estos a un contrato u orden. Cabe señalar, que el presente sub módulo toma como base la ley de contrataciones y adquisiciones del estado vigente. Asimismo, permite la obtención de la información requerida por el OSCE, ente rector de los procesos de adquisiciones y contrataciones del estado, de acuerdo a la información registrada en el plan anual de obtención (PAO) y plan anual de contrataciones (PAC), como producto de la consolidación del cuadro de necesidades de los centros de costo.
2.1.4.1 Comité En esta opción el usuario podrá realizar el registro de los comités (comité permanente o especial) encargados de llevar a cabo los diversos procesos de selección de la unidad ejecutora, para las adquisiciones de bienes o contrataciones de servicios. Asimismo, permite registrar a los integrantes que conformarán los comités. 2.1.4.2 Proceso de Menor Cuantía (Económico) En esta opción la unidad ejecutora podrá registrar los procesos de adjudicación de menor cuantía para la adquisición de bienes o contratación de servicios solicitados por los centros de costo. La evaluación consiste en procesar solo la propuesta económica, esta opción abrevia el registro de todo el proceso excluyendo la evaluación técnica. Asimismo, en esta opción también se podrá registrar las adjudicaciones sin proceso con la finalidad de llevar un control numerado de los mismos. 2.1.4.3 Proceso de Adjudicación Directa En esta opción el usuario podrá realizar el procedimiento de selección para la adquisición de bienes o contratación de servicios por montos que correspondan a adjudicaciones directas, conforme a los márgenes establecidos en la ley de presupuesto del sector público.
20
Asimismo, las adjudicaciones directas pueden ser públicas o selectivas, de acuerdo a lo señalado por la ley de contrataciones y adquisiciones del estado y su reglamento, una adjudicación directa pública se convoca cuando el monto de la adquisición o contratación es mayor al cincuenta por ciento (50%) del límite máximo establecido para la adjudicación directa en la ley anual de presupuesto. Caso contrario se tratará de una adjudicación directa selectiva. 2.1.4.4 Proceso de Licitación / Concurso Público Esta opción le permite al usuario realizar los registros de las convocatorias públicas a empresas o consorcios privados, con la finalidad de invitarlos a participar en los procesos de selección y contratación de bienes o servicios, que son solicitados por las entidades de la administración pública. Para llevar a cabo el proceso de licitación pública la entidad designará un comité especial, que estará integrado por tres miembros titulares y sus respectivos suplentes representantes de las unidades ejecutoras. 2.1.4.5 Adjudicación de Postores En esta opción el usuario podrá realizar la adjudicación de los bienes y servicios de los postores con buena pro de los procesos de selección, para atender la demanda de los pedidos programados o no programados autorizados en el sub módulo de pedidos. 2.1.4.6 Contratos (Ajuste) Esta opción permite registrar los contratos correspondientes a bienes y servicios aprobados en los diferentes procesos de selección 2.1.5
Sub módulo de Adquisiciones El sub módulo adquisiciones detalla el procedimiento para la generación de los cuadros de adquisición de bienes y servicios, órdenes de compra y servicios, el proceso del compromiso y devengado de estos documentos para su transmisión al SIAF, así como los ajustes la conformidad de servicio y sus secuencias de fase como rebaja, anulación, anulación por error y ampliación. Además, cada opción cuenta con sus respectivos reportes.
2.1.5.1 Cuadro de Adquisición Esta opción permite generar los cuadros de adquisición de los consolidados de bienes y servicios provenientes del PAO actualizado y de las adjudicaciones por procesos de selección o contratos y efectuar
21
su autorización para la emisión de las órdenes de compra o servicios respectivas. Presenta también información de la distribución presupuestal por centro de costo, meta y tarea. Además, contiene reportes que muestran información de los requerimientos de compra y el detalle de cada cuadro de adquisición. 2.1.5.2 Orden de Compra Esta opción permite generar las órdenes de compra provenientes de un cuadro de adquisición, las mismas que muestran información detallada de los bienes a adquirir, así como datos del requerimiento, procedimiento de selección, tipo de presupuesto, tipo de operación, tipo de adquisición, modalidad de adquisición, proveedor, almacén para entrega, tiempo para entrega y garantía, ID para OSCE, valor de venta, IGV y valor total. Asimismo, el usuario podrá realizar el compromiso presupuestal de la orden y transmitirla al SIAF. 2.1.5.3 Orden de Servicio Esta opción permite generar las órdenes de servicio provenientes de un cuadro de adquisición, las mismas que muestran información detallada de los servicios a contratar, así como datos del requerimiento, procedimientos de selección, tipo de presupuesto, tipo de operación, tipo de adquisición, modalidad de adquisición, proveedor, ID para OSCE, valor de venta, IGV o retención impuesto renta y valor total. Asimismo, el usuario podrá realizar el compromiso presupuestal (anual y mensual) de la orden y transmitirla al SIAF. 2.1.5.4 Conformidad de Servicio La conformidad de servicio, permite a los usuarios efectuar un procedimiento y control de conformidad relacionados al servicio que se realizaron según lo establecido en las especificaciones de la orden. Las conformidades pueden ser parciales o totales pero estas nunca excederán del monto de la orden. Las conformidades se podrán imprimir en un formato y dicha conformidad será el paso previo para poder realizar el devengado de la orden. 2.1.5.5 Anulación En esta opción, el usuario podrá realizar la anulación de las órdenes de compra y de servicios, cuyos compromisos en el siga, hayan sido aprobados en el SIAF, actualizando los saldos presupuestales y
22
reserva presupuestal, en el marco presupuestal de la cadena funcional que corresponda. 2.1.5.6 Rebaja En esta opción, el sistema permite al usuario regularizar las cantidades o montos de las órdenes de compra y órdenes de servicio emitidas, que requieran ser rebajadas, por variación en los requerimientos, ajustes en los precios o valor de los servicios, para lo cual las órdenes deben estar comprometidas y contar con el expediente SIAF en estado aprobado. Asimismo, el documento debe estar devengado en el SIAF y para el caso de órdenes de compra, no debe haberse efectuado el ingreso total de los bienes al almacén. Asimismo, el sistema actualiza los saldos presupuestales y reserva presupuestal en el marco presupuestal de la cadena funcional que corresponda. 2.1.5.7 Ampliación En esta opción, el sistema permite al usuario regularizar los montos de las órdenes de compra y órdenes de servicio emitidas, que requieran incrementarse, por variación en los precios de los bienes o servicios, de acuerdo a las condiciones estipuladas en los contratos firmados, o por disposiciones legales. Cabe mencionar que el proceso de ampliación se inicia en el módulo administrativo del SIAF-SP, de las órdenes que hayan sido comprometidas en el siga y aprobadas en el SIAF. El usuario del SIAF registrará la aprobación de la ampliación, a solicitud del área de logística y con la aprobación del área de presupuesto de la entidad. La operación será recepcionada en el siga mediante la función respuesta SIAF-SP de la opción afectaciones presupuestales por expediente siga, del sub módulo gestión presupuestal, continuando su registro en la opción fases presupuestales – ampliación del sub módulo adquisiciones. 2.1.5.8 Devengado Esta opción permite al Usuario realizar el devengado de las órdenes de compra de bienes y servicios cuyos compromisos en el SIGA hayan sido aprobados en el SIAF.
23
2.1.6
Sub módulo de Almacenes En esta sección se describe las funciones de cada una de las opciones que contiene el sub módulo almacenes, detallando el proceso de registro de las entradas al almacén, atención de pedidos a través de la emisión de la pecosa, consulta de pecosas, transferencias entre almacenes, inventario inicial, kardex, inventario físico, ubicación física y proceso de cierre mensual y anual de los mismos, los cuales se detallan a continuación.
2.1.6.1 Entradas al almacén Esta opción permite registrar las entradas al almacén provenientes de órdenes de compras o notas de entrada al almacén. 2.1.6.2 Consulta de pecosas Esta opción permite al usuario realizar consultas de las pecosas emitidas, por año, mes, tipo de presupuesto, almacén, centro de costo y número, relacionadas a un pedido y/o destino. Además, presenta reportes con información de la relación de pecosas emitidas y el detalle de las mismas. 2.1.6.3 Transferencias en almacén En esta opción, el sistema permite realizar transferencias de ítems entre
almacenes
por
traslado
y
asignaciones
temporales
o
permanentes del stock, de acuerdo a disposiciones de la entidad. Asimismo permite transferir las cuentas contables de los ítems, con la finalidad de actualizar la información por cambios en las normas vigentes o regularización de registros. Presenta además, reportes con información de las transferencias realizadas. 2.1.6.4 Inventario inicial de almacén En esta opción, el usuario podrá registrar el inventario inicial del almacén, cuyo saldo deberá estar debidamente conciliado con los estados financieros al 31 de diciembre del ejercicio anterior. Además, presenta reportes con información de los bienes por grupo y clase, descripción del bien, cuenta contable, bienes con lote, bienes sin lote y fecha de vencimiento. 2.1.6.5 Kardex del almacén Esta opción permite contar con información del saldo inicial de los bienes, movimientos de entradas y salidas y el saldo final por almacén en un período determinado para su verificación y control.
24
Asimismo, para algunos bienes que requieren un control adicional, como alimentos, medicinas, reactivos, entre otros, el sistema permite realizar el seguimiento de los mismos de acuerdo al número de lote y fecha de vencimiento. Esta opción presenta además diversos reportes que contienen información necesaria para el control del movimiento de almacenes. 2.1.6.6 Inventario físico del almacén En esta opción se registrará el inventario físico de cada almacén en una fecha determinada, con la finalidad de realizar una conciliación de saldos y determinar el estado de los bienes. Ubicación física Esta opción permite registrar las ubicaciones físicas de los almacenes de la unidad ejecutora, con el objetivo de poder asignar dichas ubicaciones a los ítems para su ubicación más rápida. Para la creación del código de ubicación física (CUF), se deberá de tener las siguientes consideraciones: El CUF, estará compuesto por una combinación de números y letras que facilitaran la ubicación de los ítems en los almacenes en forma inmediata. Este sistema es empleado en la mayor parte de almacenes, tanto en el sector público como en el sector privado. Se tiene dos tipos de almacenaje (con estante y sin estante) El código de ubicación física deberá de relacionarse con un sub almacén. Cuando sean de tipo de almacenaje con estante, la estructura del código de ubicación física, estará conformada por 9 dígitos.
2.1.6.7 Proceso de pre – cierre mensual Esta opción le permite realizar un pre cierre mensual del movimiento de los almacenes, con la finalidad de generar un kardex de ítems mensualmente. Esta operación se realizará al finalizar el mes. Asimismo, se podrá realizar el cierre del ejercicio anual. 2.1.7
Sub módulo de Gestión Presupuestal El sub módulo gestión presupuestal, permite realizar la carga del marco presupuestal PIM y PCA desde el SIAF, considerando las opciones de control
25
a nivel de marco presupuestal o por centro de costo, así como realizar consultas sobre la ejecución del gasto. Además, proporciona información de los saldos de la reserva presupuestal, reserva del compromiso anual, fase compromiso y los saldos presupuestales del siga y el SIGA. Asimismo, permite realizar el control de las afectaciones presupuestales versus el marco presupuestal por expediente siga a partir de las órdenes de compra, órdenes de servicio y planillas de viáticos, realizando también la interface de certificación y de las fases de compromiso al SIAF. El sub módulo gestión presupuestal comprende las funciones para efectuar la carga de los saldos presupuestales desde el SIAF, mostrándose los montos para cada meta, fuente de financiamiento, cadena presupuestal y clasificador de gasto. 2.1.7.1 Marco Presupuestal En esta opción el usuario podrá realizar la carga del presupuesto institucional modificado (PIM) desde el SIAF y realizar consultas del marco presupuestal por fuente de financiamiento, meta, clasificador de gasto y centro de costo. 2.1.7.2 Afectación Presupuestal Esta opción permite efectuar la interface del compromiso mensual del siga al SIAF de las órdenes de compra, órdenes de servicio, planillas de viáticos y reembolsos de caja chica, realizándose la afectación presupuestal de las metas, de acuerdo a la cadena funcional que les corresponda, rebajando los saldos de la disponibilidad presupuestal. Además, el sistema proporciona información de los documentos de gasto, fase de ejecución, resumen presupuestal a nivel de fuente de financiamiento, meta, cadena funcional y clasificador de gasto. Asimismo, muestra la información del expediente generado en el SIAF, su estado y fecha. 2.1.7.3 PAC La programación de compromiso anual – PCA, es una herramienta para el control del gasto público, determinada por la dirección nacional de presupuestos público del ministerio de economía y finanzas, para ser aplicada a partir del ejercicio 2011, cuyos montos se encuentran registrados en el SIAF.
26
En esta opción, el siga, se ha adecuado a los procedimientos del SIAF, para permitir efectuar la carga de los montos de la PCA a nivel de pliego, fuente de financiamiento, categoría, transacción y genérica del gasto, que servirá como límite para que la entidad pueda certificar y comprometer, mostrando además el saldo PCA disponible en el SIAF. Asimismo, permite el registro de los montos correspondientes a gastos que no pertenecen a bienes y servicios, que afectarán los montos de la reserva SIAF. 2.1.7.4 Certificaciones (Ajuste) En esta opción, el sistema muestra las secuencias de fase, desde la certificación de crédito presupuestario del PAO, hasta el registro de la certificación SIAF, para los contratos procedentes del PAO, procesos de selección o contratos, para órdenes de bienes, servicios y servicios generales provenientes de cuadros de adquisición con origen PAO o de procesos de selección, así como para las planillas de viáticos. Los registros de las certificaciones y compromisos anuales se generan automáticamente.
2.1.8
Sub módulo de Integración El sub módulo integración, comprende las nuevas funcionalidades a realizar para la generación de consolidados de información del cuadro de necesidades en sus fases requerido y programado anteproyecto, los mismos que podrán ser exportados a un archivo Excel. Esta información ayudará al usuario, en la preparación de la información a ser remitida posteriormente al ministerio de Economía y Finanzas.
2.1.8.1 Parámetro de integración En esta opción el usuario visualizará los datos de la configuración de la programación. Asimismo, el sistema permitirá configurar los parámetros de integración necesarios para realizar el cierre o extorno de las fases del cuadro de necesidades.
CAPITULO III: MÓDULO DE PATRIMONIO Tiene la finalidad de facilitar a las unidades ejecutoras el registro, control, administración, cautela y supervisión de la información patrimonial de los bienes del estado, así como, emitir información de acuerdo a las disposiciones y normas emitidas por la
27
superintendencia nacional de bienes estatales (SNB), con la finalidad de lograr una adecuada y eficiente administración de la propiedad estatal, contribuyendo de esta manera a la descentralización de los procesos y al acceso a la información. 3.1 ACCESO AL SISTEMA Ubicar en su pantalla el ícono correspondiente al siga y dar doble clic sobre él. El sistema mostrará la ventana de bienvenida al siga, en la cual se ingresará el usuario y clave de acceso correspondiente. Dar doble clic al ícono módulo patrimonio. 3.2 FUNCIONALIDAD DEL MODULO 3.2.1
Tablas
3.2.1.1 Patrimonio Esta opción permite realizar el registro y consulta de las tablas que el modulo patrimonio necesita para operar el sistema. Parámetros ejecutora Esta opción permite realizar la configuración de los parámetros del módulo patrimonio, como el inicio del periodo contable y el periodo del inventario inicial. Familia según SBN Esta opción permite consultar el catálogo institucional las familias de bienes patrimoniales. La ventana los siguientes filtros de selección: grupo, clase, estado y el campo digitar descripción de la familia. Grupo: permite seleccionar el grupo, activando la barra de despliegue o ingresando al botón buscar. Clase: permite seleccionar una clase perteneciente al grupo seleccionado, activando la barra de despliegue o ingresando al botón buscar. Estado: permite seleccionar la condición de las familias que se quiere visualizar (activo, inactivo o todos). Ítems Esta opción permitirá consultar la relación de bienes patrimoniales del catálogo institucional del siga. Al ingresar a esta opción el sistema mostrará la ventana catálogo de ítems, previamente sin datos
.
Para visualizar los ítems, seleccionar los siguientes filtros de selección: grupo, clase, familia, estado.
28
Para consultar el detalle del ítem, ingresar a la carpeta amarilla del registro del ítem, visualizándose la ventana mantenimiento catálogo de ítems. Componetización La propiedad, planta y equipo son los activos tangibles de propiedad de una empresa o entidad, destinada a su uso en la producción o suministro de bienes y servicios, para ser arrendados a terceros o para uso administrativo, cuyo tiempo de uso es mayor a un ejercicio económico. De acuerdo a las normas internacionales de contabilidad NIC16, éstos pueden estar compuestos de varias partes con diferentes vidas útiles o patrones de consumo, las mismas que son reemplazadas individualmente durante la vida útil del activo, por lo que cada parte de un elemento de planta y equipo, cuyo costo es significativo en relación con el costo total del ítem, se decía por separado. Causales de baja Esta opción permite consultar la relación de causales de baja establecidas por la SBN, incluyendo las establecidas en la directiva N° 001-2015/SBN del 03 de julio 2015, sobre procedimientos de gestión de los bienes muebles estatales. El sistema presentará la ventana de causales de baja a modo de consulta, mostrando los tipos y clases de causales de baja de un activo los cuales se listan a continuación:
Estado de excedencia del bien 3.2.1.2
Obsolescencia técnica
Mantenimiento o reparación onerosa del bien Pérdida, robo o sustracción Destrucción o siniestro Permuta Reembolso y reposición Cuando el semoviente sobrepase su periodo reproductivo Cualquier otra causal, previa opinión favorable de la sbn Calidad de chatarra Residuos de aparatos eléctricos y electrónicos (raee) Saneamiento Reembolso Robo Reposición Perdida Hurto Destrucción Siniestro Mandato legal
Generales
29
Esta opción permite consultar las siguientes tablas procedentes del módulo de configuración: sedes, centros de costo y personal, así como la tabla almacén proveniente del módulo de logística. Sedes Esta opción permite consultar las sedes de la unidad ejecutora registradas en el módulo de configuración. Almacenes Esta opción permite consultar los distintos almacenes registrados en el módulo de logística. Centro de costo Esta opción permite consultar los centros de costo registrados en el módulo de configuración. Personal Esta opción permite consultar los datos del personal que labora en la unidad ejecutora registrados en el módulo de configuración 3.2.2
Mantenimiento El sub módulo mantenimiento está conformado por las opciones que permiten el registro inicial de los bienes muebles, por sede y centro de costo, que serán asignados a los usuarios de la unidad ejecutora para su uso. Así mismo, está conformado por el registro del inventario físico y los procedimientos a seguir para el registro y control de los procesos de altas, bajas y mejoras.
3.2.2.1 Inventario Inicial Procedimiento para el registro del inventario inicial Primero se deberá ingresar el centro de costo sobre el cual se va a registrar el inventario inicial, para ello activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción insertar inventario inicial. Seguidamente, en la parte derecha de la ventana se mostrarán los siguientes campos para su registro: Nro. Movimiento: Es el número correlativo del registro del inventario inicial. Autogenerado por el sistema. Se mostrará cuando se grabe los datos del registro del inventario inicial. Fecha de movimiento: Ingresar la fecha del registro del inventario inicial. Sede: Se mostrará la sede al seleccionar el centro de costo. Solo se listarán las sedes de los centros de costo asignados al usuario en el módulo administrador.
30
Centro de costo: Seleccionar el centro de costo ingresando al botón buscar. Solo se listarán los centros de costo de la sede seleccionada. Empleado responsable: Seleccionar la persona responsable de la administración de los bienes patrimoniales del centro de costo seleccionado, ingresando al botón buscar. Tipo de institución: Por defecto se mostrará el tipo de institución ‘institucional’. Entidad: Muestra el nombre de la entidad. Puede ser modificado por el usuario. N° de resolución: Ingresar el número de resolución que autoriza el inventario inicial. Fecha de la resolución: Ingresar la fecha de la resolución que autoriza el inventario inicial. Observaciones: Ingresar algún comentario u observación adicional. Registrado los datos generales del inventario inicial para el centro de costo, dar clic en el icono grabar. El sistema presentará la ventana datos del activo fijo, en la cual el usuario registrará los siguientes datos: Ítem: Seleccionar el bien patrimonial ingresando al botón buscar. Margesí: Al seleccionar el ítem, el sistema autogenerará los ocho (8) primeros dígitos, para que el usuario complete el código margesí. Si el usuario no completa el margesí, el sistema lo autogenerará automáticamente al grabar el registro, tomando como referencia el último correlativo margesí del tipo del bien patrimonial. Código de barras: Registrar el código de barras del bien patrimonial. Descripción: Se mostrará automáticamente la descripción del ítem según catalogo siga, pudiendo ser modificado por el usuario. Sede: Seleccionar la sede, ingresando al botón buscar. Centro de costo: Seleccionar el centro de costo, ingresando al botón buscar. Sólo se visualizarán los centros de costo de la sede seleccionada y los que están asignados en el perfil del usuario
en el módulo
administrador.
31
Ubicación física: Seleccionar la ubicación física donde se encuentra asignado el bien patrimonial, ingresando al botón buscar. Responsable:
Se
mostrará
automáticamente
el
responsable del centro de costo. Puede ser modificado por el usuario ingresando al botón buscar. Usuario final: Registrar el usuario final que tiene asignado el bien patrimonial, ingresando al botón buscar. Nro. Serie: Registrar el número de serie del bien patrimonial. Estado conservación:
Seleccionar
el
estado
de
conservación en que se encuentra el bien patrimonial, pudiendo ser bueno, regular, malo, muy malo, nuevo. Marca: Seleccionar la marca del bien patrimonial ingresando al botón buscar. Estado uso: Seleccionar el estado de uso activando la barra de despliegue. “si”, si el bien patrimonial está en uso; caso contrario seleccionar “no. Modelo: Registrar el modelo del bien patrimonial. Medidas: Registrar las medidas del bien patrimonial. Características: Registrar las características del bien patrimonial. Observaciones: Registrar alguna observación respecto al bien patrimonial. País de procedencia: Por defecto se muestra Perú, para seleccionar otro país, activar la barra de despliegue. SBN: Si el bien patrimonial está catalogado por la SNB, se mostrará por defecto marcado con un check. Activo depreciable: Si el bien patrimonial es un activo depreciable se mostrará por defecto marcado con un check. Verificación física: Marcar con un check si el bien ha sido verificado Posterior al registro de estos datos de graba la información. 3.2.2.2 Inventario Físico Mediante esta opción el usuario puede registrar el resultado de la toma de inventario físico de los bienes muebles institucionales y no institucionales a una fecha determinada, así como los bienes muebles sobrantes y faltantes provenientes de este inventario.
32
El
ingreso
a
esta
opción
es
siguiendo
la
siguiente
ruta:
“mantenimiento– inventario físico”. Al ingresar a esta opción el sistema muestra las sub opciones siguientes: registro, sobrantes y faltantes. Registro En esta opción el usuario podrá realizar el registro de la verificación física de los bienes muebles de la unidad ejecutora. Ingresando a esta opción el sistema presentará la ventana listado del inventario físico. Procedimiento para el registro del inventario físico
Seleccionar el tipo de registro. Ingresar al botón seleccionar inventario. Se mostrará la ventana registro del
inventario
físico,
conteniendo la relación total de bienes muebles registrados en
el inventario del tipo de registro seleccionado En la columna verificación física marcar con check los activos
que se han verificado físicamente. Luego, dar clic en el ícono grabar.
En la ventana listado del inventario físico, se visualizarán los bienes cargados al inventario físico. Para consultar los datos de un ítem, ingresar a la carpeta amarilla donde se muestra la ventana datos del activo fijo, con los datos del activo fijo seleccionado, permitiendo actualizar algunos de sus datos, tales como: código de barras, estado de verificación física, estado de etiquetado, nro. De serie, estado de conservación, marca, estado uso, modelo, medidas, características, observaciones así mismo se pueden registrar las especificaciones técnicas y adjuntar archivos. Procedimiento para la eliminación del inventario físico Para eliminar un inventario físico, seleccionar el inventario a eliminar e ingresar a la ventana registro del inventario físico, luego dar clic en el botón seleccionar inventario se elige los bienes que van a ser eliminados. Sobrantes Los activos fijos sobrantes son aquellos bienes omitidos o no incluidos en el registro patrimonial ni en el registro contable de la unidad ejecutora, los mismos que se determinan como resultado
33
de la verificación física. Al ingresar a esta opción el sistema presentará la ventana regularizaciones de bienes sobrantes. Procedimiento para el registro de sobrantes El usuario deberá dar clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción insertar detalles de activos. El sistema mostrará la ventana datos del activo fijo, en la cual el usuario registrará los siguientes datos:
Ítem: Seleccionar el bien patrimonial ingresando al botón buscar. Código de barras: Ingresar el código de barras del bien patrimonial. Descripción: Se mostrará automáticamente la descripción del ítem según catalogo
siga, pudiendo ser modificado por el usuario. Estado: Activar la barra de despliegue y seleccionar el estado en que se
encuentra el bien: ‘activo fijo’ o ‘baja’. Sede: Seleccionar la sede, ingresando al botón de búsqueda. Solo se listarán las
sedes de los centros de costo asignados al usuario en el módulo administrador. Centro de costo: Seleccionar el centro de costo, ingresando al botón buscar. En la ventana búsqueda de datos se visualizarán los centros de costo de la sede seleccionada y los que están asignados en el perfil del usuario en el módulo
administrador. Ubicación física: Seleccionar la ubicación física donde se encuentra asignado el
bien patrimonial, ingresando al botón buscar. Responsable: Se mostrará automáticamente el responsable del centro de costo.
Puede ser modificado por el usuario ingresando al botón buscar. Usuario final: Ingresar el usuario final que tiene asignado el bien patrimonial,
ingresando al botón buscar. Motivo: Ingresar el motivo de la regularización del bien sobrante. SBN: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial está catalogado
por la SBN. Activo depreciable: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial es un
activo depreciable. Salida: Se mostrará marcado con un check si el bien patrimonial ha salido de la
entidad. Institución: Se mostrará marcado con un check, si el activo es un bien
institucional. Verificación física: Se mostrará marcado con un check, si el bien ha sido verificado
físicamente. Etiquetado: Marcar con un check si el bien patrimonial se encuentra etiquetado.
Nro. Serie: Ingresar el número de serie del bien patrimonial. Estado conservación: Seleccionar el estado de conservación en que se encuentra el bien patrimonial, pudiendo ser bueno, regular, malo, muy malo, nuevo. 34
Marca: Seleccionar la marca del bien patrimonial ingresando al botón buscar. Estado uso: Seleccionar en la barra de despliegue la opción si, si el bien patrimonial está en uso, o seleccionar la opción no, si el bien patrimonial no se
encuentra en uso. Modelo: Ingresar el modelo del bien patrimonial. Medidas: Ingresar las medidas del bien patrimonial. Características: Ingresar las características del bien patrimonial. Observaciones: Ingresar alguna observación respecto al bien patrimonial. Asimismo, al grabar la información, se activarán el botón especificaciones técnicas para su registro. Asimismo, se podrá consultar o modificar los datos de un activo fijo, ingresando a la carpeta amarilla.
Faltantes Esta opción permite llevar el control de los activos fijos que no fueron ubicados físicamente en el inventario físico. Al ingresar a la opción se presentará la ventana regularizaciones de bienes faltantes. Procedimiento para el registro de faltantes Seleccionar los filtros de selección, el sistema muestra la relación de activos faltantes. En la columna ubicada, por defecto todos los ítems están pre marcados con check, desmarcar aquellos activos que no fueron ubicados. También se puede consultar o modificar los datos de un ítem, ingresando a la carpeta amarilla del ítem. Terminado el registro de los bienes faltantes, dar clic en el ícono
grabar,
el
sistema
muestra
la
ventana
de
confirmación, dando un clic en el botón si, estos activos se actualizan simultáneamente en las ventanas listado del inventario físico y registro del inventario físico de la opción inventario físico/registro. 3.2.2.3 Movimiento
35
En este sub módulo, el usuario podrá llevar el control de los bienes institucionales y no institucionales dados de alta; asi como, los bienes institucionales dados de baja, los bienes devueltos, las mejoras realizadas a los bienes, y los bienes que se encuentran en custodia. Altas institucionales En esta opción permite registrar las altas de los bienes patrimoniales institucionales, para su incorporación física y contable al patrimonio de la unidad ejecutora Existen 2 maneras de hacer las altas: Alta manual Para
realizar
manualmente
el
registro
de
las
altas,
previamente en la opción parámetros ejecutora, se deberá tener configurado en el campo control para regularizar altas la opción 0 – sin control de altas. Alta automática El registro de alta de manera automática, consiste en generar el alta de un bien patrimonial desde el módulo de logística, para que pueda ser visualizado en el módulo de patrimonio. El procedimiento se describe a continuación: En el módulo de logística, luego de registrar la entrada al almacén del bien patrimonial y dar conformidad, se activará el botón generar activo que al dar clic sobre él y al dar sí, al mensaje de usuario que se presentará, se enviará la información del activo fijo al módulo de patrimonio. Devoluciones En esta opción, el sistema permite al usuario registrar la devolución de los bienes no institucionales, que fueron recibidos mediante afectación en uso. Procedimiento para registrar una devolución Para
registrar
una
devolución,
realizar
el
siguiente
procedimiento: En la cabecera de la ventana, seleccionar los siguientes filtros:
Año: permite seleccionar el año de registro, activando la barra
de despliegue. Mes: permite seleccionar el mes de registro, activando la barra de despliegue.
36
Tipo registro: por defecto se muestra no institucional – afectación en uso.
Activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción insertar devolución de bienes. En la sección derecha de la ventana, se activarán los siguientes campos para el registro de los datos principales de la devolución:
Nro. Movimiento: Mostrará el número correlativo generado por
el sistema por cada devolución realizada. Fecha movimiento: Fecha de registro de la devolución, puede
ser modificada por el usuario. V.B.: permite seleccionar el estado del registro de devolución
(pendiente o aprobado). Nro. Resolución: Registrar el número de resolución, acuerdo, o
documento que autoriza la devolución. Fecha: Registrar la fecha de la resolución, acuerdo, o
documento. Responsable: Mostrará por defecto el responsable de control
patrimonial, registrado en parámetros ejecutora. Observación: Permite registrar alguna observación
o
comentario. Luego, dará clic en el icono grabar El usuario deberá seleccionar los activos a devolver y dará clic en el ícono agregar. Los activos se visualizarán en la sección inferior de la ventana, mostrando los siguientes datos: indicador de selección, secuencia, margesí, código de barras, descripción, marca, modelo y nro. De serie, sede y centro de costo Luego, dará clic en el icono grabar y salir. Bajas Esta sub opción permite al usuario registrar las bajas de bienes institucionales que por diversas causales establecidas por la superintendencia nacional de bienes estatales requieren ser dados de baja del patrimonio y por ende de los estados financieros de la entidad. Para realizar el registro de las bajas de los bienes patrimoniales de la entidad, realizar el siguiente procedimiento: Activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse en la sección resolución de bajas y seleccionar la 37
opción insertar baja de bienes. Al lado derecho de la ventana se mostrarán los siguientes campos para su registro por el usuario:
Nº movimiento: Es el número correlativo del registro de la baja. El número será autogenerado por el sistema cuando
se grabe los datos. Fecha movimiento: Registrar la fecha de la baja, por defecto mostrará la fecha actual, pudiendo ser modificada
por el usuario. V.B: Permite pasar al estado pendiente o aprobado el
registro de la baja. Resolución o acuerdo: Nº Resolución: Registrar el número de la resolución que
autoriza la baja. Fecha: Registrar la fecha de la resolución que autoriza la
baja. Responsable: Se mostrará por defecto el responsable del área de control patrimonial.
Bienes en custodia Esta opción permite llevar el control de los bienes patrimoniales en custodia. Se entiende por bienes en custodia a aquellos bienes patrimoniales que han sido dados de baja por la entidad, quedando en administración de la SBN, pero que aún permanecen en la entidad hasta que se determine su destino final. Solo tiene la opción de consulta. Mejoras En esta opción el usuario podrá registrar las mejoras realizadas a los bienes patrimoniales, con el fin de prolongar su vida útil. Para realizar el registro de las mejoras de los bienes patrimoniales: Activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción insertar activo fijo.
38
El sistema mostrará la ventana selección de activos fijo a mejorar, la misma que inicialmente se mostrará sin datos. Para listar los bienes patrimoniales se deberá seleccionar el tipo de búsqueda (descripción, margesí, código de barra, centro de costo y sede), ingresar el dato en el campo de búsqueda y dar clic en el icono buscar. Luego, seleccionar el bien patrimonial y dar clic en el ícono grabar. Luego, se procederá a registrar los datos de la mejora, para ello en la sección mejoras dar clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción insertar mejoras. El sistema mostrará la ventana datos de la mejora con los valores contables actuales del bien patrimonial. Para ingresar el detalle de la mejora dar clic con el botón derecho del mouse en la sección detalle de la mejora y seleccionar la opción insertar Se insertará un registro en blanco en la sección detalle de la mejora. Proceder a registrar el motivo de la mejora, el documento de referencia, fecha del documento de referencia y el valor de la mejora. Luego, dar clic en el ícono grabar. Seguidamente, en la sección datos de la mejora ingresar la fecha de la mejora y la prolongación en meses de vida útil del bien patrimonial. Luego, dar clic en el botón, para calcular los valores contables proyectados del bien patrimonial incluyendo la mejora Concesiones Esta opción permite el registro y seguimiento de las concesiones de los bienes muebles e inmuebles otorgados por la unidad ejecutora a una determinada empresa generalmente privada para la ejecución y explotación de los bienes por un periodo determinado, formalizándose con la suscripción de un contrato de naturaleza administrativa. Procedimiento para el registro de concesiones:
39
El usuario debe dar clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción insertar. El sistema muestra la ventana concesión, para el registro de los siguientes campos:
Número: es el número correlativo no editable, generado
por el sistema. Fecha: Es la fecha del registro de la concesión. Por defecto muestra la fecha actual, pudiendo ser editada
por el usuario. Fecha inicio: Es la fecha en que inicia la concesión, su
registro es obligatorio. Fecha fin: Es la fecha en que culmina la concesión su
registro es obligatorio. Nro. Contrato: Es el número del contrato firmado entre la unidad ejecutora (concesionarte) y la empresa (concesionario) que recibe los muebles y/o inmuebles.
El registro de este campo es obligatorio. Concesionaria: Corresponde al nombre de la empresa que recibe los muebles y/o inmuebles en concesión. El
registro de este campo es obligatorio. Observación: Permite registrar datos u observación al proceso de concesión. El registro de este campo es
opcional. Estado: Permite seleccionar el estado pendiente o aprobado, activando la barra de despliegue. Las modificaciones
o
eliminación
del
registro
de
la
concesión sólo pueden darse en el estado pendiente. Terminado de registrar los campos, dar clic en el icono grabar ubicado en la parte inferior derecha de la ventana concesión, el sistema mostrara el mensaje de confirmación.
CAPITULO IV: MÓDULO DE PROGRAMACIÓN PRESUPUESTO POR RESULTADOS El modulo fue creado como una estrategia de gestión pública que vincula la asignación de recursos a productos y resultados medibles a favor de la población.
40
Teniendo por objeto registrar, verificar y monitorear el uso de los insumos necesarios para la prestación de los productos a los ciudadanos beneficiarios, así como ser una herramienta que permita mejorar la calidad de la programación. 4.1 ACCESO AL SISTEMA 1.Ubicar en su pantalla el ícono correspondiente al SIGA y dar doble clic sobre él. 2. El Sistema mostrará la ventana de bienvenida al SIGA, en la cual se ingresará el Usuario y Clave de acceso correspondiente. 3. Dar doble clic al ícono Módulo programación presupuestó por resultados (PpR). 4.2 FUNCIONALIDAD DEL MODULO 4.2.1
Tablas Permite cargar, asignar información y administrar claves de los usuarios que será utilizada en los procesos de la programación PpR. Comprende la carga de puntos de atención, sub productos, asignación de cartera de servicios, personalización de claves de sistema y cambio de clave de usuario. Puntos de atención por sede (ajuste) El sistema presentará la ventana asignación de puntos de atención, con la lista de puntos de atención con sus correspondiente código RENAES, sede y condición (a: activo o i: inactivo). Procedimiento para realizar la carga de puntos de atención Para realizar la carga y/o actualización de los puntos de atención existentes de la unidad ejecutora, a través del archivo descargado de la página oficial del registro nacional de establecimientos de salud (RENAES), seguir el siguiente procedimiento: Ingresar al botón carga punto de atención. El sistema presentará la ventana de importación de archivos: carga de puntos de atención. El archivo a cargar previamente deberá ser descargado de la página web del registro nacional de establecimientos de salud (RENAES) del minsa. Http://intranet5.minsa.gob.pe/renaes/views/descargaarchivo.aspx., el cual tiene el siguiente nombre y extensión es_consulta_siga.zip. Realizar la búsqueda y dar clic en el botón abrir. El sistema realizará la carga del archivo. El sistema mostrará los siguientes datos: año de la programación vigente, tipo de carga, usuario que ha realizado la carga, código de identificación interno del archivo, nombre del archivo importado, fecha
41
de importación y en la lista se mostrará la secuencia de los registros importados, registro importado, observación, tipo de registro importado y estado del registro procesado Adicionar/quitar puntos de atención Para adicionar o quitar puntos de atención, incluyendo los equipos, realizar el siguiente procedimiento: En la sección puntos de atención por sede, activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción adicionar o eliminar. Si seleccionamos adicionar se insertará una fila después del último registro, ingresar al icono búsqueda de la columna puntos de atención. Se mostrará la ventana búsqueda de datos con el listado de los puntos de atención aún no incluidos, seleccionar el que falta y dar clic en el botón aceptar. Una vez realizado este proceso se selecciona la sede y se Se mostrará la ventana búsqueda de datos, seleccionar la sede y dar clic en el botón guardar o grabar. Carga / consulta de su producto En esta opción se realizará la carga de los sub productos de los programas presupuestales mediante un archivo de extensión. RAR, denominado maestro_sub_productos.rar. Asimismo se podrá consultar el listado de insumos de los sub productos elaborado por el ente rector MINSA. Al ingresar a la opción el sistema presentará la ventana consulta de sub productos cargados. Para realizar la carga de los sub productos, realizar el siguiente procedimiento: Dar clic en el botón. El sistema mostrará el siguiente mensaje al usuario: Dar clic en sí, para proceder con la carga del archivo. El sistema presentará
la
ventana
ubique
el
archivo
maestro_sub_productos.rar, en la cual se seleccionará el archivo a cargar y luego dará clic en el botón abrir. El sistema efectuará el proceso de carga y mostrará una ventana indicando el avance del proceso: Al finalizar se mostrará el mensaje de confirmacion al usuario, al cual dará clic en aceptar
42
En la ventana se mostrará la relación de los sub productos a nivel de programa, producto y actividad Leyenda: Sub producto de color negro y estado “a”: indica que se encuentra activo. Sub producto de color rojo y estado “i”: indica que se encuentra inactivo. Asignación de cartera de servicios Para realizar la asignación de cartera de servicios, el usuario deberá realizar primero la carga de los sub productos y de los puntos de atención correspondientes. Esta personalización será en función a la categoría asignada por el ente rector MINSA o de acuerdo a la personalización realizada por la entidad como servicios local. Procedimientos para la asignación de subproductos Cabe indicar que previamente en la ventana registro del C.N. Por centro de costo del módulo de logística se deberá haber insertado los centros de costos que van a programar su cuadro de necesidades. Estos cc son los que serán visualizados en la ventana asignación de la cartera de servicios. Para realizar la asignación de los sub productos a los centros de costo, realizar el siguiente procedimiento: En la ventana cartera de servicios estratégicos se deberá cargar las metas estratégicas al módulo de PpR, para ello dar clic en el botón actualiza metas. El sistema mostrará el mensaje de confirmacion al usuario, al cual dará sí para actualizar las metas por producto. Al actualizar las metas, se activarán los botones asignación MINSA y asignación local. En la parte inferior derecha de la ventana se mostrará el total de metas sincronizadas. Cargada las metas al módulo de PpR, se procederá con la asignación de los sub productos a los centros de costo, la cual se podrá realizar de dos maneras:
4.2.2
Asignación según cartera de servicios estándar MINSA. Asignación según cartera de servicios local. Lista de insumos
43
El sub módulo listado de insumos contiene la opción que permite realizar la carga de los insumos y la personalización por sub producto y categoría de punto de atención. A continuación se muestra la única opción contenida en este sub módulo: 4.2.2.1 Estructura del listado de insumos En las ventanas ‘carga /consulta de sub producto (opción kit)’, ‘carga y personalización por categoría’, ‘meta física por sub producto (opción kit)’, ‘meta física por punto de atención (opción kit)’ y ‘meta física independiente de la fase (opción kit), el usuario podrá visualizar la estructura del listado de insumos de bienes y servicios para cada sub producto que cuenta con kit. 4.2.3
Programación Este sub módulo, permite el registro de la programación de los insumos por cada sub producto/meta y punto de atención; así como, el registro la meta física programada y de ejecución, además, permite el bloqueo del registro del C.N. 4.2.3.1 Meta física independiente de la fase Con el objetivo de determinar a futuro los cálculos de la demanda adicional, esta opción permite al usuario registrar el 100% de la meta física total o real sin ningún tipo de limitación, ni de tipo presupuestal, ni de otra naturaleza para cada uno de los sub productos que brinda cada punto de atención, sin que éstas afecten las fases de la programación. Asimismo, el registro de la meta física en esta opción servirá como copia de respaldo, pudiendo ser importada varias veces según necesidad del usuario. Estas metas son las que se toman en cuenta para la programación en la fase requerida.
CAPITULO V: MÓDULO DE TESORERÍA Tiene la finalidad de contribuir con el seguimiento, supervisión y control de los procesos de asignación y rendición de gastos de pasajes y viáticos, gestión y control de caja general y caja chica, seguimiento de las garantías de contratos, elaboración del registro de compras, control de las declaraciones de retenciones y detracciones, efectuar la interface de la información presupuestal al SIAF de los recibos de ingreso, la consulta de los saldos presupuestales de caja chica, así como, realizar auditorías de
44
las transacciones realizadas por los usuarios en los pedidos de viáticos, planillas de viáticos y órdenes de pasaje. 5.1 ACCESO AL SISTEMA 1. Ubicar en su pantalla el ícono correspondiente al siga y dar doble clic sobre él. 2. El sistema mostrará la ventana de bienvenida al siga, en la cual se ingresará el usuario y clave de acceso correspondiente. 3. Dar doble clic al ícono módulo tesorería. 5.2 FUNCIONALIDAD DEL MODULO Al ingresar, se presentará la ventana principal del módulo de tesorería, con los sub módulos: tablas, viáticos, caja general, caja chica, valores, declaraciones y gestión presupuestal, cuyas funcionalidades se detallan a continuación: Caja general: Permite generar recibos de caja, así como, consolidar o generar recibos de ingreso de diversas cajas por diferentes conceptos. Caja chica: Permite registrar los ingresos, egresos y rendición de caja chica y visualizarlos en el ‘auxiliar estándar de caja chica’, así como realizar el arqueo y liquidación. Valores: Permite consultar la información de las garantías y seguimiento de los contratos registrados en el módulo de logística. Declaraciones: Permite generar el registro de compras y calcular las detracciones y retenciones de los comprobantes de pago, solicitadas por la Sunat. Así como, generar los archivos Excel del registro de compras y coa para su presentación a la Sunat. 5.2.1
Tablas 5.2.1.1 Maestros Esta opción contiene dos opciones que permiten al usuario registrar los datos necesarios para procesar las funcionalidades de viáticos y tesorería. El ingreso a esta opción es siguiendo la siguiente ruta: “tablas – maestros”. Viáticos Esta pestaña permite el registro de las escalas de viáticos, de las comisiones de servicios realizadas en el país y en el extranjero.
45
Tesorería Esta opción permite al usuario consultar las cuentas bancarias importadas desde el SIAF, registrar los conceptos y sub conceptos de ingreso, registrar el tarifario de movilidad local por caja chica, registrar la glosa que se visualizará al pie del reporte de la credencial para el arqueo de caja chica, así como registrar las planillas de remuneraciones. Cuentas bancarias En esta pestaña, el usuario podrá consultar la relación de los bancos y cuentas bancarias obtenidas desde el SIAF, siempre que se haya realizado la carga correspondiente desde el módulo de configuración. Bancos: esta sección muestra los siguientes datos:
Código: muestra el código del banco. Descripción: muestra la descripción del banco. Estado: muestra el estado del banco ‘activo’ o ‘inactivo’.
Cuentas por banco: esta sección muestra los siguientes datos: Año: muestra el año de apertura de la cuenta. Cuenta: muestra el correlativo de la cuenta por banco. N° cuenta: muestra el número de la cuenta. Tipo de cuenta: muestra los siguientes tipos: A - ahorro C - cuenta corriente P - cuenta a plazo S - sin cuenta T - sub cuenta
Moneda: muestra el tipo de moneda. Fuente de financiamiento / rubro: muestra la ff/rb de la
cuenta. Proyecto: muestra el código de proyecto que tiene la
entidad. Estado: muestra el estado de la cuenta ‘activo’ o ‘inactivo’.
5.2.1.2 Tarifario de movilidad
46
En esta pestaña, el sistema permite registrar los montos de movilidad local por caja chica dependiente. En el filtro caja, el usuario seleccionará la caja chica, activando la barra de despliegue. Seguidamente, activará el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción insertar tarifario. El sistema insertará un registro en blanco, con los siguientes campos: Origen: muestra por defecto el lugar de origen de la movilidad local. Destino: seleccionar el lugar de destino, activando la barra de despliegue. Tipo movilidad: seleccionar el tipo de movilidad: ‘taxi’ o ‘urbano’, activando la barra de despliegue. Monto: registrar el monto del tarifario. Una vez rellenado todos los campos se graba la información. 5.2.1.3 Planilla de remuneraciones En esta pestaña, el sistema permitirá registrar varias planillas de remuneraciones. Para ello el usuario activará el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción insertar planilla de remuneraciones. El sistema agregará un registro en blanco, donde el usuario ingresará los siguientes datos: Código:
código
correlativo
de
planilla.
Este
dato
es
autogenerado por el sistema y no es editable. Nombre: descripción de la planilla. Abreviatura: abreviatura de la planilla. Estado: seleccionar el estado de la planilla: activo / inactivo, activando la barra de despliegue. Luego, dar clic en el icono grabar 5.2.2
Cajas 5.2.2.1 Cajas de pago Permite al usuario registrar las cajas recaudadoras de ingresos, habilitadas y autorizadas por la unidad ejecutora. 47
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “tablas - cajas de pago”, al ingresar esta opción el sistema presentará la ventana cajas de pago. Registrar caja de pago Para registrar una caja de pago, el usuario activará el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción insertar caja. El sistema presentará la ventana ‘registro de cajas de pago, donde el usuario registrará los datos que solicita.
5.2.2.2 Cajas de gasto Esta opción permitirá al usuario registrar las cajas de gasto (cajas chicas) principal y las dependientes, habilitadas y autorizadas por la unidad ejecutora. El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “tablas - cajas de gasto”, al ingresar a esta opción el sistema presentará la ventana cajas de gasto, mostrando en la parte superior el filtro año, que permitirá seleccionar el año de registro. Registrar caja chica Para registrar una caja chica, activar el menú contextual dando clic con el botón derecho de mouse y seleccionar la opción insertar caja de gasto. Registrar caja principal
Tipo: seleccionar la opción principal, activando la barra de
despliegue. Estado: por defecto muestra activo. Fecha apertura: registrar la fecha de apertura de la caja
chica. Caja principal: es el código autogenerado por el sistema. Caja dependiente: por defecto mostrará el código ‘000’. Responsable: seleccionar el empleado responsable de la
caja chica principal, ingresando al icono buscar. Descripción: registrar el nombre de la caja chica principal. Sede: seleccionar la sede de la caja chica principal, activando la barra de despliegue.
48
Observaciones:
permite
registrar
alguna
información
adicional. Registrar caja dependiente
Tipo: seleccionar la opción ‘dependiente’, activando la
barra de despliegue. Estado: por defecto muestra activo. Fecha apertura: registrar la fecha de apertura de la caja
chica. Caja principal: seleccionar la caja principal, activando la
barra de despliegue Caja dependiente:
dependiente autogenerado por el sistema. Descripción: registrar el nombre de la
dependiente. Sede: seleccionar la sede de la caja chica, activando la
barra de despliegue Responsable: seleccionar el empleado responsable de la
caja chica, ingresando al icono buscar. Suplente: seleccionar el empleado suplente de la caja
chica, ingresando al icono buscar. Doc. Asignación: seleccionar el documento de asignación
del responsable de la caja chica. Fecha documento: registrar la fecha del documento de
asignación. Días rendición: registrar el número máximo de días para
realizar la rendición. Observaciones: registrar alguna información adicional.
mostrará
el
código
de
la
caja
caja chica
5.2.2.3 Clientes En esta opción, el usuario podrá registrar, modificar, y/o migrar los datos de los clientes para la generación de los recibos de ingreso, así como, los proveedores de los comprobantes de pago de viáticos. 5.2.2.4 Caja General El sub módulo caja general permitirá realizar el registro de los recibos de caja, así como los recibos de ingreso. El sub módulo caja general permitirá realizar el registro de los recibos de egreso de caja, así como los recibos de ingreso. Seleccionado los filtros, en la ventana se mostrará el listado de los recibos de caja generados en función a los filtros seleccionados, mostrando el nombre de la caja, Nro. de recibo , fecha recibo, 49
cliente, valor total, y estado del recibo. Asimismo, ingresando a la carpeta amarilla se podrá consultar el detalle del registro. Para realizar el registro del recibo de caja, el usuario activará el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionará la opción insertar recibo de caja. El sistema mostrará la ventana registro de recibo de caja, en la cual el usuario registrará los siguientes datos: Datos del recibo: Caja: Permite seleccionar la caja, activando la barra de despliegue. En la barra sólo se mostrarán las cajas
asignadas en el perfil del usuario del módulo administrador. Nro. Recibo: Registrar el número de recibo de caja. El sistema autogenera el número de recibo, pero puede ser modificado por el usuario. El número será correlativo por
año. Fecha: Registrar la fecha de generación del recibo de caja. El sistema mostrará por defecto la fecha del sistema,
pudiendo ser modificada por el usuario. Estado: Muestra el estado actual del recibo: pendiente /
autorizado. Nº doc. Cliente: permite seleccionar el cliente.
Para seleccionar un cliente registrado en el sistema, dará clic en el icono buscar y seleccionará el cliente en la ventana búsqueda de datos o ingresar el número de documento de identidad del cliente en el campo nº doc. Cliente, luego dará enter si el cliente es nuevo se realiza su registro. Datos del pago:
Forma de pago: permite seleccionar la forma de pago,
activando la barra de despliegue. Banco: permite seleccionar el banco, si la forma de pago es cheque o transferencia. Para pago efectivo, este campo
se mostrará inactivo. Nro. Documento: si la forma de pago seleccionada es cheque o transferencia, se deberá ingresar el número del documento. Para la forma de pago efectivo, este campo se mostrará inactivo.
50
Fecha Doc.: registrar la fecha del documento. Para la
forma de pago efectivo, este campo se mostrará inactivo. Motivo: permite registrar el motivo de la generación del
recibo. Este campo es opcional. Conceptos: permite registrar los conceptos de ingresos. Para ello, activar el menú contextual dando clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción insertar concepto.
5.2.2.5 Caja Chica El sub módulo caja chica contiene las opciones que permiten al usuario realizar el registro de los ingresos y egresos, generar el acta de apertura del libro auxiliar, consultar los movimientos por caja chica, registrar la rendición de los egresos realizados por el personal de la unidad ejecutora para reembolso o liquidación, generar las acreditaciones, registrar los resultados y observaciones del proceso de arqueo de una caja chica, así como realizar la rendición por liquidación y el proceso de liquidación de caja chica. Ingreso por apertura Es el primer ingreso que debe realizarse obligatoriamente, para apertura la caja chica. Ingreso por acumulado inicial de ingresos y egresos de apertura Este tipo de ingreso será utilizado por única vez, para registrar los montos de los ingresos y los egresos acumulados a la fecha que la caja chica dependiente inicie sus operaciones en el sistema, obteniéndose de esta forma los saldos a esta fecha. Para registrar el monto acumulado inicial, el ingreso por apertura deberá encontrarse en estado autorizado. En caso exista algún movimiento después del ingreso por apertura, no se podrá registrar el ingreso o el gasto inicial Ingreso por reembolso Este tipo de ingreso permite registrar los montos de los reembolsos realizados a la caja chica, para ello el ingreso por apertura deberá encontrarse en estado autorizado.
51
Egresos Esta opción contiene las sub opciones ‘comprobantes de pago y otros’, ‘planilla de movilidad’ y vale provisional, que permitirán al usuario registrar la documentación que sustentan los egresos de caja chica realizados por el personal. Resumen caja Esta sub opción permite registrar los comprobantes de pago y otros documentos que sustentan los egresos de caja chica realizados por el personal.
Vale provisional Esta
sub
opción
permite
registrar
los
vales
provisionales, así como, realizar la rendición con los comprobantes de pago u otros y planillas de movilidad, que sustentan los egresos de caja chica realizados por el personal. Arqueo de caja Esta opción contiene las sub opciones que permiten generar las acreditaciones y registro de los resultados y observaciones del proceso de arqueo de una caja chica. Designación En esta sub opción, el sistema permite registrar el personal de la entidad designado para el arqueo de caja chica. El personal seleccionado se visualizará en la sección listado de personal para arqueo de la ventana principal, marcado con un check en la columna arqueo, indicando que es un personal designado para realizar arqueo. Liquidación Esta opción permite al usuario realizar la rendición por liquidación y el proceso de liquidación de caja chica.
52
CAPITULO VI: MÓDULO DE BIENES CORRIENTES Tiene la finalidad de facilitar el registro, control y seguimiento de los bienes corrientes tales como accesorios, repuestos de equipos médicos y quirúrgicos, suministros médicos (incluido material médico e instrumental), así como los bienes de laboratorio y gabinete (implementos, materiales, repuestos, accesorios y otros), que tienen un costo significativo y que no son administrados por la SNB (superintendencia nacional de bienes estatales). 6.1 ACCESO AL SISTEMA 1. Ubicar en su pantalla el ícono correspondiente al siga y dar doble clic sobre él. 2. El sistema mostrará la ventana de bienvenida al siga, en la cual se ingresará el usuario y clave de acceso correspondiente. 3. Dar doble clic al ícono módulo configuración. 6.2 FUNCIONALIDAD DEL MODULO 6.2.1
Tablas El sub módulo tablas permite personalizar el catálogo institucional de bienes corrientes, para el registro y control de los bienes. Este sub módulo, está conformado por las siguientes opciones bienes corrientes, personalización de claves del sistema, cambio de clave de usuario y salir del sistema. 6.2.1.1 Bienes corrientes Esta
opción
permite
personalizar
los
bienes
corrientes
institucionales que serán utilizados para el registro, control y seguimiento de los mismos. Al ingresar a esta opción, el sistema muestra la sub opción catálogo de bienes corrientes. 6.2.1.2 Catálogo de bienes corrientes Esta opción permite identificar en función a la necesidad de la unidad ejecutora los bienes corrientes que han de ser controlados mediante este módulo, tomando como base los ítems de tipo suministros del catálogo institucional de bienes y servicios del siga. Personalizar catálogo de bienes corrientes Para personalizar el catálogo de bienes corrientes, realizar el siguiente procedimiento:
53
El
usuario
filtrará
las
opciones
de
búsqueda
según
corresponda, luego marcará con un check aquellos ítems que se desea personalizar y que van a ser controlados por la unidad ejecutora. 6.2.2
Movimiento El sub módulo movimiento está conformado por las opciones que permiten el registro inicial, ingreso, asignación y salidas de los bienes corrientes que son asignados a los usuarios de la unidad ejecutora para su uso. 6.2.2.1 Registro inicial Esta opción permite registrar por única vez la operación del registro inicial de los bienes corrientes por centro de costo, para su posterior control. Al ingresar a esta opción el sistema presentará la ventana ‘registro inicial de bienes corrientes’. 6.2.2.2 Ingreso de bienes corrientes por centro de costo En el campo ‘detalle de bienes corrientes’, proceder a registrar los bienes corrientes activando el menú contextual, haciendo clic con el botón derecho del mouse y seleccionar la opción insertar detalle de bien. Se mostrará la ventana ‘datos del bien corriente’, donde el usuario deberá registrar los siguientes datos: ítem, ubicación física, responsable, conservación, características,
usuario marca,
final,
número
estado
observaciones,
de
de uso,
etiquetado,
serie,
estado
modelo,
de
medidas,
verificación
física,
asignación (número de documento, fecha y valor del bien) y datos referenciales (número de o/c y número de nea), el detalle de cada es tal y como se indica en la ventana de registro inicial de bienes corrientes. 6.2.2.3 Salidas Esta opción permite registrar a los centros de costo, las salidas temporales o definitivas de los bienes corrientes, permitiendo obtener información precisa de la ubicación de los bienes corrientes que se encuentran fuera de la entidad. 6.2.3
Consulta y Reportes El sub módulo consultas / reportes permite obtener diversas consultas y reportes correspondientes a los bienes corrientes por centro de costo. Reportes 54
Para visualizar el reporte de los bienes corrientes, dar clic en el icono imprimir de la barra de herramientas.
CAPITULO VII: MÓDULO DE REVALUACIÓN DE EDIFICIOS Y TERRENOS Este módulo permitirá a las unidades ejecutoras de los gobiernos nacional, regional y local, así como a las oficinas públicas descentralizadas (OPD) efectuar el registro de sus inmuebles y unidades de activo, además, realizará el cálculo automático de la nueva vida útil y procesará la revaluación de los mismos cuando corresponda. Asimismo, generará reportes de inventario de inmuebles y los asientos contables respectivos a nivel de unidad ejecutora, OPD y pliego. 7.1 ACCESO AL MODULO Para acceder al módulo de revaluación de edificios y terrenos, las entidades deben contar con una conexión a internet y con uno de los siguientes navegadores web: internet explorer, mozilla firefox o google chrome. Resolución mínima 1024 x 768. Para acceder al módulo de revaluación de edificios y terrenos, el usuario responsable,
deberá
ingresar
al
siguiente
link:
https://apps4.mineco.gob.pe/revaluacion-inmueble Los códigos de usuario y claves de acceso deberán ser solicitados por el contador de cada unidad ejecutora u OPD a su sectorista de la dirección general de contabilidad pública del ministerio de economía y finanzas. 7.2 DESCRIPCION DEL MODULO 7.2.1
Inmuebles y unidad de activo Contiene las opciones para realizar el registro de las sedes, inmuebles y unidades de activo, así como efectuar el proceso de modificación de vida útil, revaluación y cierre de ejecutora.
7.2.2
Control de cierre Este sub módulo se mostrará solo para los pliegos, cuya funcionalidad permitirá efectuar el cierre de las unidades ejecutoras y OPDs que le pertenecen y apertura las mismas antes de realizar el cierre a nivel de pliego.
7.2.3
Reportes
55
Permite obtener reportes de la relación de inmuebles y unidades de activo registrado, así como los asientos contables generados por el proceso de modificación de vida útil y revaluación de los inmuebles, a nivel de unidad ejecutora, OPD y pliego, según corresponda. 7.2.4
Administración Contiene la opción para el cierre de sesión.
7.3 FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 7.3.1
Inmuebles y unidad de activo En este sub módulo se mostrará las siguientes opciones: • Registro de sedes u oficinas descentralizadas. • Registro de inmuebles y unidad de activo Registrar una Sede Para registrar una sede, el usuario deberá seleccionar el icono nuevo, mostrándose la ventana registro de sede u oficina descentralizadas con los siguientes campos: Descripción: Registrar el nombre de la sede u oficina descentralizada. País: Por defecto mostrará Perú. Para seleccionar otro país, activar la barra de despliegue. Si se seleccionó Perú, registrar los siguientes campos:
Departamento: Seleccionar en la barra de despliegue, el
departamento correspondiente. Provincia: Seleccionar en la barra de despliegue, la
provincia correspondiente. Distrito: Seleccionar en la barra de despliegue, el distrito
correspondiente. Seguidamente, dará clic en el botón grabar para guardar los datos ingresados.
En
la
ventana
registro
de
sedes
u
oficinas
descentralizadas, se mostrará la relación de sedes registradas. Así mismo en este sub modulo se puede editar y eliminar una sede. Registro de inmuebles y unidad de activo
El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “inmuebles y unidad de activo – registro de inmuebles y unidad de activo”. Al ingresar a esta opción, el módulo mostrará las sub opciones: ‘propiedad institucional’ y ‘propiedad no institucional’. Si el usuario que
56
accede al módulo tiene perfil a nivel de OPD solo visualizará la sub opción “propiedad institucional “. Propiedad institucional Esta sub opción permite realizar el registro de los inmuebles y sus unidades de activos de propiedad institucional. Ingresando a esta sub opción, el módulo presentará la ventana registro de propiedades institucional, con los siguientes campos:
Nombre del inmueble: Mostrará la denominación del
inmueble. Dirección: Mostrará el domicilio del inmueble. Sinabip: Mostrará el código único sinabip del inmueble. Sede: Mostrará la sede a la que pertenece el inmueble. Procesado: Indicará mediante las opciones ‘no’ o ‘si’, si se ha realizado el proceso de modificación de la vida útil y revaluación del inmueble.
7.3.2
Revaluación de Terrenos Para el caso de los terrenos, el módulo presentará la ventana edición de unidad de activo, terreno, mostrando los botones ver cálculo y ver asientos contables. Ingresando al botón ver cálculo, se visualizará la ventana cálculo de la revaluación del terreno, conteniendo los siguientes campos: Unidad de activo: muestra los datos registrados de la unidad de activo y la cuenta contable respectiva. Datos de tipo de revaluación: muestra los datos de tipo de revaluación, área de terreno y valor arancelario. Revaluación terreno: muestra el valor histórico y el importe revaluado al 31/12, además, el importe por excedente de revaluación. Ingresando al botón ver asientos contables, se visualizará el reporte de asientos contables por unidad de activo, mostrando el asiento contable correspondiente al excedente de revaluación.
7.3.3
Modificación de vida útil y revaluación de edificios Para el caso de los edificios, se mostrará la ventana edición de unidad de activo – edificio, mostrando los botones ver cálculo y ver asientos contables 57
Ingresando al botón ver cálculo, se visualizará la ventana cálculo de la modificación de vida útil y revaluación, conteniendo los siguientes campos: Unidad de activo: muestra los datos registrados de la unidad de activo y la cuenta contable respectiva. Modificación de vida útil: muestra los datos históricos del costo de adquisición, depreciación acumulada y valor neto en libros en nuevos soles al 31/12/2013. Asimismo Ingresando al botón ver asientos contables, se visualizará el reporte de asientos contables por unidad de activo, mostrando los valores de las cuentas contables correspondientes a la modificación de la vida útil y revaluación. 7.3.4
Cierre de ejecutora con registro de inmuebles Para aquellas unidades ejecutoras u OPDs que han realizado registro de inmuebles, luego de realizar el proceso de modificación de vida útil y revaluación, todos los registros de inmuebles y unidades de activo mostrarán el valor si en la columna procesado. Para las unidades ejecutoras se procederá a realizar el cierre de los registros dando clic en el botón cerrar ejecutora. Para las OPDs el cierre los realizará dando clic en el botón cerrar entidad. De no tener datos observados, al realizar el proceso de cierre el módulo mostrará un mensaje al usuario confirmando el proceso de cierre
CAPITULO VIII: MÓDULO DE CONFIGURACIÓN Tiene la finalidad de unificar y estandarizar la administración de la configuración de los parámetros para la programación y ejecución, carga de maestros y catálogo de bienes y servicios, que servirán de base para la operatividad de las funcionalidades de los módulos de logística, patrimonio, presupuesto por resultados, POI, utilitarios y bienes corrientes, tanto en cliente servidor como en web. 8.1 ACCESO AL SISTEMA 1. Ubicar en su pantalla el ícono correspondiente al siga y dar doble clic sobre él.
58
2. El sistema mostrará la ventana de bienvenida al siga, en la cual se ingresará el usuario y clave de acceso correspondiente. 3. Dar doble clic al ícono módulo configuración. 8.2 FUNCIONALIDAD DEL MÓDULO En esta sección, se describe las funcionalidades que contiene el módulo de configuración, detallando cada uno de los sub menús, así como las opciones contenidas en cada uno de ellos. 8.2.1
Catálogo de Bienes y servicios Esta opción permite llevar una relación uniforme y ordenada de los bienes y servicios utilizados por las diversas unidades ejecutoras, a través de un catálogo institucional propio, en función de los ítems de bienes y servicios que se haya seleccionado del catálogo siga - MEF, el mismo que está basado en el catálogo nacional de bienes muebles del estado de la superintendencia de bienes nacionales (SBN) y de los catálogos de las entidades representativas del estado. 8.2.1.1 Consulta del Catálogo Institucional Para realizar una consulta de los ítems del catálogo institucional de la unidad ejecutora, el usuario deberá seleccionar el tipo de ítem como:
suministro,
activos
fijos,
servicios
u
obras.
Luego
seleccionará los filtros por grupo, clase y familia según corresponda el ítem, activando la barra de despliegue ingresando al icono buscar del filtro correspondiente. 8.2.2
Catalogo SIGA – MEF Es el catálogo general de bienes y servicios elaborado y administrado por el ministerio de economía y finanzas, el cual es enviado a las unidades ejecutoras a través del módulo de logística, el mismo que servirá como base para la elaboración de catálogo institucional. Cabe señalar, que la cobertura del catálogo irá en aumento a medida que la operatividad de la unidad ejecutora lo requiera. Cada vez que el usuario requiera un nuevo ítem para ser incluido en el catálogo, deberá solicitar al área encargada del ministerio de economía la creación del mismo. De proceder la solicitud, se creará el ítem respectivo, el mismo que se visualizará en la presente opción. 8.2.2.1 Clasificador/cuenta
59
La opción clasificador/cuenta permitirá al usuario activar/inactivar uno o varios clasificadores de gastos y/o cuentas contables relacionados a una familia de ítems, para que los ítems que pertenecen a dicha familia se relacionen solamente a un clasificador de gasto y cuenta contable, facilitando el registro en forma automática en la programación o ejecución presupuestal. 8.2.2.2 Catálogo precio El catálogo precio contiene información de ítems de bienes cargados del catálogo institucional, con sus respectivas unidades de uso, precio estimado, estado del ítem en el catálogo institucional y MEF, entre otros. La carga de esta información es indispensable para que el usuario pueda realizar el registro del cuadro de necesidades de bienes. 8.2.3
Marcas El usuario puede registrar y actualizar las marcas que servirán para el registro de la adquisición de bienes. Asimismo, se podrá realizar consultas de las marcas por el filtro estado: activo inactivo; activando la barra de despliegue. Insertar marca Para registrar una marca, el usuario activará el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionará la opción insertar medio de presentación. El sistema insertará una nueva fila. El usuario registrará el nombre de la marca y luego dará clic en el icono grabar de la barra de herramientas. También podemos generar sus reportes y eliminar una marca.
8.2.4
Feriados El usuario podrá registrar las fechas feriadas que se tengan como oficiales y que no se consideraran en las funcionalidades de viáticos y procesos de selección. Insertar feriado Para registrar un feriado, el usuario activará el menú contextual dando clic derecho del mouse y seleccionará la opción insertar feriado, el sistema insertará una nueva fila, donde el usuario registrará el día, mes y año, y luego dará clic en el icono grabar de la barra de herramientas 60
También tiene la opción de generar reportes o eliminar un fecha que sea feriado. 8.2.5
Tareas El usuario podrá registrar, modificar o eliminar tareas para el año de ejecución correspondiente. Cabe indicar que solamente se podrán modificar o eliminar tareas comunes ‘c’. Para el caso de tareas estratégicas ‘e’, estas se generarán automáticamente al momento de realizar la carga de los sub productos desde el módulo de presupuesto por resultados.
8.2.6
Personal Permite al usuario registrar la información del personal que labora en la unidad ejecutora, asimismo, otorga diversos reportes para efectuar el control respectivo. El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “maestros – personal”.
8.2.7
Proveedores Esta opción permite registrar los proveedores que prestan un servicio o proveen bienes requeridos por la unidad ejecutora. El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “maestros – proveedores”, al ingresar a esta opción se presentará la ventana proveedores, mostrando en la parte superior un campo de búsqueda y el filtro estado, los cuales permitirán filtrar la información de los proveedores mostrada en la ventana proveedores.
CAPITULO IX: MÓDULO UTILITARIOS Módulo utilitarios del Sistema Integrado de Gestión Administrativa, permitir a los usuarios, la ejecución de procedimientos para recopilar, actualizar y/o consultar información de la base de datos del siga y ser remitida al MEF. Comprende básicamente las funcionalidades de transmisión de datos, ejecución de scripts personalizados y soporte MEF.
61
9.1 ACCESO AL SISTEMA Para ingresar al sistema se debe realizar los siguientes pasos Ubicar en la pantalla el ícono correspondiente al siga y dar doble clic sobre él. El sistema presentará la ventana de bienvenida al siga, en la cual se ingresará el usuario y clave de acceso correspondiente. Dar doble clic al ícono módulo utilitarios 9.2 FUNCIONALIDAD DEL MODULO 9.2.1
Archivo Contiene la opción salir, que permite retornar al escritorio de Windows.
9.2.2
Procesos Permite exportar los datos provenientes de los módulos de patrimonio, logística y PPR, para ser remitidos al MEF. Al ingresar a esta opción el sistema presentará la ventana parámetros para la transmisión de datos. Esta opción, permite generar dos archivos de extensión .TXT y RAR, de forma independiente o conjuntamente, los mismos que contienen información para ser utilizada por el usuario o ser remitida al MEF: Archivos de extensión TXT: Contienen la información de acuerdo al año de programación, año de ejecución y fase de programación, seleccionado en los filtros, para ser utilizado por el usuario. Archivo de extensión RAR: Contiene la información completa del ejercicio de acuerdo al año de programación y año de ejecución, seleccionado en los filtros, para ser remitido al MEF.
9.2.3
Utilitarios Permite ejecutar scripts personalizados para modificar valores específicos. Así como ejecutar los scripts de consulta para recopilar información de la base de datos del siga sobre las casuísticas que se presentan en el sistema, para ser analizadas por el área de soporte MEF.
9.2.4
Ayuda El sub módulo ayuda contiene la opción acerca del sistema integrado de gestión administrativa’ que muestra al usuario la información relacionada a
62
la versión del siga que tiene instalada la unidad ejecutora, así como el copyright o derechos del autor del SIGA con el ministerio de economía y finanzas.
CAPITULO X: MÓDULO DE GESTIÓN DE PRODUCTOS Tiene como finalidad permitir a los coordinadores y responsables de los programas presupuestales del presupuesto por resultados, definir y elaborar los listados de insumos para cada sub producto, facilitando la programación de los bienes y servicios respectivos, los mismos que serán importados al módulo PpR del siga cliente. 10.1
ACCESO AL SISTEMA
Para acceder al sistema, la unidad ejecutora deberá contar con una dirección ip pública y un dominio en internet. Para ingresar al sistema se siguen los siguientes pasos: Para acceder al sistema, el usuario ingresará al link de acceso correspondiente. Luego se visualizará la ventana de inicio de sesión al sistema de gestión de productos, en la cual ingresará el usuario y contraseña de acceso previamente registrados en el sistema de seguridad en web. 10.2
FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA 10.2.1 Tablas En esta sección se describe las funcionalidades que contiene el sistema de gestión de productos. Esta opción contiene la sub opción asignación de productos. Para asignar uno o varios productos a los usuarios responsables, realizar el siguiente procedimiento: 1. Seleccionar la función, activando la barra de despliegue. 2. Seleccionar el año, activando la barra de despliegue. 3. Seleccionar el programa presupuestal correspondiente, en la barra se mostrarán los programas relacionados a la función previamente seleccionada. 4. En el listado de usuarios, seleccionar el usuario al cual se le asignará el producto. 5. Seleccionado el usuario, al lado derecho de la ventana se mostrarán los productos del programa presupuestal previamente seleccionado.
63
6. Marcar con un check el recuadro de la columna SEL
de
los
productos a asignar. 7. Luego, dar clic en el botón guardar para grabar nuestra información. 10.2.2 Publicación de kits Esta opción permite realizar la exportación de los sub productos y del listado
de
los
insumos,
generando
dos
archivos
Rar_maestro_sub_productos y Txt_kit_maestro, los cuales serán utilizados por las unidades ejecutoras para su importación al siga en la programación del presupuesto por resultados. 10.2.3 Simulación El sub módulo simulación contiene las opciones: catálogo de precios bienes y simulación de cantidades y valores de insumos que permiten crear el catálogo de precios de ítems por unidad ejecutora; así como, simular las cantidades de insumos y el presupuesto que se requerirá para la entrega de un sub producto para una cantidad de casos o meta física.
64
CONCLUSION El sistema integrado de gestión administrativa (siga), es un instrumento tecnológico, que permite a las entidades del estado desarrollar sus actividades de manera más fácil y rápida, además de ello este sistema proporciona confiabilidad de la información que contiene, gracias a esto se evita muchos casos de corrupción dentro de las entidades
65
