MINISTERIO DE SALUD OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACION
Ley N°29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales DS 007-2008-y su Reglamento
LEY 29151 •
Artículo 8.- Entidades que conforman el Sistema Nacional de Bienes Estatales
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La Superintendencia Nacional de Bienes Estatales - SBN, como ente rector. El Gobierno Nacional integrado por el Poder Ejecutivo, incluyendo a los ministerios y organismos públicos descentralizados, el Poder Legislativo y el Poder Judicial. Los organismos públicos a los que la Constitución Política del Perú y las leyes confieren autonomía. Las entidades, organismos, proyectos y programas del Estado, cuyas actividades se realizan en virtud de potestades administrativas legalmente otorgadas. Los gobiernos regionales. Los gobiernos locales y sus empresas. Las empresas estatales de derecho público.
LEY 29151 Artículo 11.- Acciones sobre los bienes estatales Las entidades públicas que conforman el Sistema Nacional de Bienes Estatales realizarán los actos de adquisición, administración, disposición, registro y supervisión de los bienes estatales, de acuerdo con lo dispuesto por la presente Ley y su reglamento.
LEY 29151 • Artículo 12.- Obligatoriedad de remitir
información
Las entidades públicas que integran el Sistema Nacional de Bienes Estatales deben remitir a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales - SBN la documentación sustentatoria de los actos vinculados a los bienes estatales sobre los que ejercen algún derecho o se encuentran bajo su administración, a partir de la fecha de expedición de la resolución aprobatoria, suscripción del contrato o inscripción del acto, según sea el caso, y conforme a los plazos y condiciones que se establezcan en el reglamento de la presente Ley, bajo responsabilidad del titular de la entidad pública correspondiente.
LEY 29151 • Disposiciones Complementarias Transitoria Primera.- Adecuación de los Procedimientos en un plazo de ciento veinte (120) días calendario computados a partir de la vigencia del presente Reglamento, las entidades adecuarán sus procedimientos a lo establecido en la presente norma. •
Segunda.- Desactivación del Comité de Gestión Patrimonial - CGP Las entidades deberán desactivar los CGP una vez efectuada la adecuación referida en el artículo precedente. Dentro del Mismo Plazo los CGP deberán entregar a la unidad orgánica responsable de control patrimonial el acervo documentario que tuviera bajo su
LEY 29151 • Tercera.- De la Unidad Orgánica Responsable del Control Patrimonial UORCP • Las entidades que no cuenten con la unidad orgánica responsable de las acciones sobre los bienes estatales a que se refiere el artículo 11 del reglamento, en un plaza de ciento veinte (120) días calendario contados desde su vigencia deberán designar a dicha unidad, en caso contrario sus funciones corresponden a la Oficina General de Administración o la que haga sus veces. • Quinta.- Aplicación Supleatoria Ante los vacíos de las normas contenidas en el Reglamento son de aplicación supleatoria las normas y principios del derecho administrativo, y las del derecho común, entendiendo la naturaleza de los actos y fines de las entidades involucradas.
LEY 29151 Disposiciones Complementarias Derogatoria
• Primera.-Deróguese el Reglamento General de
Procedimiento Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal aprobado por el Decreto Supremo Nº 154-2001-EF y modificatorias. • Segunda.- Manténgase la vigencia de las Directivas emitidas por la SBN en materia de bienes muebles e inmuebles en tanto no se opongan a lo dispuesto en el presente Reglamento.
FUNCIONES DE LA OGA • La supervisión de la administración, el registro, control, cautela y fiscalización del patrimonio mobiliario de la Entidad, así como proporcionar los documentos y las instrucciones técnicas y normas necesarias para el cumplimiento de dichos fines. • Supervisar y aprobar la coordinación entre sus diferentes dependencias para un eficaz control de los bienes muebles estatales. • Precisar las instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y
responsabilidades, para el levantamiento del inventario físico del patrimonio mobiliario de la Entidad. • Designar a la Comisión de Inventario. • Aprobar el Alta, la Baja y los actos de adquisición, administración y disposición.
FUNCIONES DE LA OGA • Organizar los actos mediante los cuales se dispone su enajenación ó disposición. • Designar a la Comisión Investigadora por los bienes muebles estatales, perdidos, robados o hurtados. • Aplicar sanciones administrativas al personal que incumpla la normatividad del SNBE, de acuerdo a las normas de la materia. • Remitir a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales el inventario de los bienes muebles de la Entidad, de acuerdo con las disposiciones técniconormativas emitidas por esta Entidad y las que por ley se dicten. Asimismo, todas las Entidades Públicas deberán brindar las facilidades necesarias para la comprobación o verificación de los datos remitidos. • Las demás que el Ente Rector establezca.
Unidad Orgánica Responsable de Control Patrimonial (UORCP) Encargada de planear, coordinar y ejecutar las acciones referidas
al registro, administración, Control, disposición final y gestión de los bienes de su propiedad.
FUNCIONES DE URCP • • • •
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Recopilar toda la información registral, administrativa, documental y técnica del patrimonio de la entidad pública. Requerir a los organismos públicos la información necesaria para el saneamiento de los bienes de su propiedad. Solicitar a la Superintendencia Nacional De Bienes Estatales el registro en el Sistema de Información Nacional de los Bienes de Propiedad Estatal - SINABIP, del patrimonio de su entidad pública. Remitir a la Superintendencia Nacional De Bienes Estatales, copia de los expedientes que sustentan los actos de adquisición, disposición, administración y gestión patrimonial regulados en el presente Reglamento, para su respectiva sustentación y/o aprobación, según corresponda.
FUNCIONES DE URCP • • • • • • •
Realizar inspecciones técnicas para verificar el destino y uso final de los bienes de su entidad. Identificar, codificar y registrar los bienes muebles estatales adquiridos por cualquier modalidad. Administrar el registro e información de los bienes muebles estatales de la entidad pública. Solicitar a la SBN la incorporación de nuevos tipos de bienes. Elaborar los informes técnicos para el Alta, la Baja, Administración, Disposición y Gestión de los bienes muebles. Elaborar los proyectos de Resolución correspondientes al Alta, la Baja, disposición y gestión de los bienes muebles, así como las bases administrativas para la compraventa de éstos. Asistir al OGA en los actos de Administración, Disposición y Gestión de los bienes muebles
FUNCIONES DE URCP • • • • •
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Sanear los bienes muebles. Suscribir las actas de Entrega–Recepción para la aceptación de la donación, transferencia y para los actos de disposición y gestión de los bienes muebles estatales. Integrar la Comisión de Inventario de los bienes muebles estatales como facilitador. Formular denuncias ante las autoridades correspondientes por el uso indebido o pérdida de sus bienes y de los que se encuentren bajo su administración, Valorizar mediante tasación los bienes muebles que carecen de la respectiva documentación sustentatoria de su valor para su incorporación al patrimonio de la entidad; y, en los casos que corresponda, aquellos que van a ser objeto de disposición final o gestión. Las demás que le sean asignadas por la Oficina General de Administración o la que haga sus veces.
Base Legal Específica • Resolución N° 039-98/SBN, que aprobó el Reglamento para
el Inventario Nacional de Bienes Muebles del Estado. • Resolución N° 158-97/SBN, que aprobó el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del Estad. • Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA, que aprobó el Reglamento la Ley 29151 “Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales”. • Normas Internas de la Entidad.
Toma de Inventario Físico • Verificación física que consiste en constatar la
presencia física o presencia real de los bienes a una fecha determinada, al personal responsable de los mismos, apreciar su estado de conservación o deterioro y, las condiciones de seguridad en que estos de encuentran
Del Inventario Patrimonial • Artículo 121.- Del inventario
El Inventario es el procedimiento que consiste en verificar físicamente, codificar y registrar los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha, con el fin de verificar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registro contable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a las regularizaciones que correspondan.
Del Inventario Patrimonial • Bajo responsabilidad del Jefe de la Oficina General de
Administración o la que haga sus veces, se efectuará un inventario anual en todas las entidades, con fecha de cierre al 31 de diciembre del año inmediato anterior al de su presentación, y deberá ser remitido a la SBN entre los meses de enero y marzo de cada año. La información deberá remitirse a través del Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI), la que será acompañada del Informe Final de Inventario y del Acta de Conciliación.
Proceso de Inventario •
Resolución de Contraloría Nº 458-2008-CG (Aprueban las Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado)
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Controles sobre el acceso a los recursos o archivos
d) Cada trabajador o usuario deberá ser responsable de la existencia física, permanencia, y conservación de los bienes patrimoniales a su cargo; en consecuencia, cada uno de los trabajadores, independientemente de su nivel jerárquico, deberá tomar real conciencia de tal circunstancia y adoptar de inmediato las medidas del caso para evitar pérdidas, sustracción o deterioro, que luego se podrían considerar como descuido o negligencia, imputando alguna responsabilidad; para su revisión posterior”. e) Se llevará un control periódico del inventario para resguardar los bienes patrimoniales de la entidad y ayudar a detectar pérdidas, sustracción o robos a los que están expuestos estos activos.
Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG (Aprueban las Normas de Control)
• “Numeral 3.5: Verificaciones y conciliaciones, Los procesos actividades
o tareas significativas deben ser verificados antes y después de realizarse, así como también deben ser finalmente registrados y clasificados para su revisión posterior”. • “Numeral 3.8: Documentación de procesos, actividades y tareas, Los procesos actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar su adecuado desarrollo de acuerdo con los estándares establecidos, facilitar la correcta revisión de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados.
Proceso de Inventario • Resolución de Contraloría Nº 528-2005-CG (Aprueban Directiva • “Ejercicio preventivo por los Órganos de Control Institucional)
Numeral VII.D.2.b) Modalidad en las cuales se ejercerá el control preventivo: • Detalla que el representante de la OCI como consecuencia de su participación en calidad de veedor en el proceso de toma de inventarios físicos de activos, suscribirá un acta o documento resultante que en su caso se formule. Dicha suscripción no significará en ningún caso dar conformidad al evento.
Comisión de Inventario De conformidad a lo dispuesto en el Art. 10 del Reglamento de la Ley
29151 concordada con el Art. 118 del mismo, se desprende que la OGA deberá conformar la Comisión de Inventario. Podrá estar Integrada por personal de : •Oficina de Administración (Presidente) •Oficina de Contabilidad (Integrante). •Oficina de Abastecimiento (Integrante). •UORCP (Secretario - Facilitador). •Órgano de Control Interno (Veedor). En caso de que no exista alguna de estas áreas, la OGA nombrará personal de otras áreas.
Comisión de Inventario Funciones : • • • • • • • •
Elaborar un cronograma de trabajo. Conformar los equipos de trabajo. Llevar a cabo el inventario patrimonial al barrer. Elaborar y suscribir el Acta de Inicio de la Toma de Inventario. Supervisar el trabajo de toma de inventario. Dar la conformidad de servicio en el caso que la labor de inventario sea realizado por una tercera persona natural o jurídica contratada para tal fin. Realizar la conciliación física - contable con el inventario físico del período anterior y el inventario contable respectivamente. Elaborar el Informe Final del Inventario y suscribir cada uno de sus anexos
Inventario OBJETIVOS : • Seguimiento a los bienes. • Realizar una eficaz administración de los bienes en uso. Realizar una mejor administración de bienes improductivos. • Registro de bienes muebles actualizado. • Conciliar con el inventario anterior. • Sustentar y actualizar los registros contables y patrimoniales. • Contratar pólizas de seguro.
Inventario CONDICIONES PREVIAS:
Cronograma de trabajo. Elaborar formularios. Elaborar etiquetas. Solicitar organigrama de la institución. Solicitar a la oficina de RR.HH la relación de los trabajadores indicando el área y la oficina donde laboran. Identificación de los ambientes físicos según organigrama. Comunicar a las oficinas de la institución la realización del Inventario Patrimonial Proporcionar herramientas de trabajo a los equipos de apoyo (inventariadores). Tener catálogos, winchas, tableros, espejos, cámara fotográfica, resaltadores, correctores, etc.
Identificación De Bienes Muebles
Catálogo Nacional De Bienes Muebles Del Estado
Criterios Concurrentes para la Codificación de un bien patrimonial • Que sea de propiedad de la entidad. • Que tenga una vida útil estimada mayor de 01 año. • Que no esté sujeto a operaciones de venta inmediata o comercialización. • Que sea objeto de acciones de mantenimiento. • Que clasifique como activo fijo o bien no depreciables. • Que sea un bien mueble tangible. • Que sea materia de algún acto de disposición final. • Que sea susceptible de ser inventariado. • Que sea individualizable por su función. • Todos los descritos en el Catálogo.
Características de los Bienes que no se Incluyen en el Catálogo: Accesorios, herramientas, repuestos. Material de vidrio y cerámica para ensayo. Instrumentos de Laboratorio. Objetos empotrados (parte integrante de otro bien). Set de instrumental médico-quirúrgico.
Animales menores e insectos. Prendas de vestir, Ropas. Marcas, Títulos Valores, Licencias y Software. Bienes Intangibles. Bienes Fungibles y/o Consumibles. Bienes Culturales: Obras de Arte – Libros y Textos. Aquellos que por su naturaleza no son posibles identificarlos conetiquetas o tintas.
Estructura del Código Patrimonial
Criterios de Valuación (Instructivo Nº 2 de la Contaduría)
Activo Fijo Que su vida útil sea mayor a un año Que sea destinado para uso de la entidad Que esté sujeto a depreciación, excepto los terrenos Que su valor monetario sea mayor a 1/8 de la UIT vigente a la fecha de su adquisición Bien no Depreciables Que su valor de adquisición sea < 1/8 UIT No esta sujeto a depreciación.
Criterios de Valuación (Instructivo Nº 2 de la Contaduría) MEJORAS:
Los costos por mejoras en bienes del activo fijo de las entidades, se deben agregar al valor del mismo, si reúne una o más de las siguientes características: Cuando contribuyan a aumentar su capacidad de servicio Cuando prolonguen su vida útil El valor mínimo de un bien material para ser considerado como activo fijo es el que corresponde a 1/8 de la UIT vigente al momento de la adquisición u obtención y tenga una duración mayor de un año, correspondiendo, esta calificación a circunstancias independiente a la compra, y de existir duda deberá aplicarse los siguiente criterios: UNIDAD: Cuando el bien es un todo indivisible CONJUNTO: cuando el bien es un todo formado de parte concordante equivalente a juego, equipo o número de unidades que la entidad estime conveniente calificar. El valor referencial para ser considerado como activo fijo para el Ejercicio 2009 es S/. 450.00, que corresponde a 1/8 de la UIT de S/. 3 600,00
Depreciación del Régimen Estatal
Denominación
Depreciación%
Maquinaría, Equipo y Otras Unidades Equipo de Transporte
10 %
Muebles y Enseres
10 %
“Equipos de Cómputo”
25 %
25 %
Ajuste y Depreciación (Instructivo Nº 2 de la Contaduría)
• El cálculo del Valor Ajustado del bien deberá ser efectuado en el mes de su adquisición y/o puesta en uso, según sea el caso.
• El cálculo de la Depreciación deberá ser efectuado al mes siguiente de su adquisición y/o puesta en uso, según sea el caso.
CONCILIACION FISICA - FISICA Resultados: Acta de Conciliación de Resultados
Informe Final del Inventario
El Informe Final del Inventario debe ser elaborado por la Comisión de Inventario, designada para tal fin y una copia de dicho informe debe ser remitido a la SBN (Art. 121º del DS Nº 0072008-VIVIENDA y Art. 28º de la Resolución Nº 039-98/SBN).
PARTES DEL INFORME FINAL DEL INVENTARIO I.- ANTECEDENTES II.- BASE LEGAL III.-PROCEDIMIENTOS IV.-ANALISIS DE LOS RESULTADOS
Información a remitir a la SBN La Oficina General de Administración remitirá a la SBN entre los meses
de enero y marzo de cada año, teniendo como fecha de cierre el 31 de diciembre del año anterior. (Artículo121° del D.S. Nº 007-2008VIVIENDA. La información a remitirse será: Inventario patrimonial (medio magnético conforme al SIMI (versión 3.0). Informe Final del Inventario. Acta de Conciliación
PATRIMONIO Control de los ACTIVOS CON QUE CUENTA LA UE
Ingreso del Inventario Inicial de ACTIVOS FIJOS (SEGÚN SOFTWARE SBN)
Realizar el seguimiento de los ACTIVOS FIJOS DE LA ENTIDAD
Salidas de la UE
Ingreso a la UE
(Baja, reparación)
(Compra, Préstamo)
Módulo de Patrimonio
Estructura Modular del SIGA SIGA – Modulo de Patrimonio MANTENIMIENTO Inventario Inicial Altas Bajas
SEGUIMIENTO Y CONTROL Asignación Reparación Salidas
CONSULTAS Y REPORTES
PROCESOS
SIGA-MP: Menú Principal
Registro del Inventario Inicial
Alta de Bienes
