SHAREPOINT Apostila do Treinamento Juliana Mota 2013
SUMÁRIO INTRODUÇÃO ............................................................................................................................................... 3 OBJETIVOS ................................................................................................................................................... 3 REFERÊNCIAS ................................................................................................................................................ 4 VISÃO GERAL DO SHAREPOINT ................................................................................................................... 5 O QUE É O SHAREPOINT?................................................................................................................................ 5 SharePoint Foundation 2010 ................................................................................................................ 5 SharePoint Server 2010 ........................................................................................................................ 5 SharePoint Designer 2010 .................................................................................................................... 5 SharePoint Workspace 2010................................................................................................................. 5 CAPACIDADES DA PLATAFORMA........................................................................................................................ 5 Sites ...................................................................................................................................................... 7 Comunidades ........................................................................................................................................ 9 Conteúdo ............................................................................................................................................ 10 Busca .................................................................................................................................................. 12 Percepções .......................................................................................................................................... 14 Composições ....................................................................................................................................... 15 ESTRUTURAS BÁSICAS ............................................................................................................................... 17 LISTAS ....................................................................................................................................................... 17 Modelos de Listas ............................................................................................................................... 17 Rastrear versões e histórico detalhado .............................................................................................. 23 Configurações avançadas ................................................................................................................... 23 Configurações de RSS.......................................................................................................................... 24 Relacionamento entre listas ............................................................................................................... 24 Exibições da lista................................................................................................................................. 24 Fórmulas e funções ............................................................................................................................. 26 BIBLIOTECAS ............................................................................................................................................... 41 Modelos de Bibliotecas ....................................................................................................................... 41 Criar e gerenciar exibições .................................................................................................................. 42 Exigir aprovação de documento ......................................................................................................... 42 Rastrear versões ................................................................................................................................. 42 Exigir check-out de arquivos ............................................................................................................... 42 Estar informado sobre as alterações .................................................................................................. 42 Editar arquivos off-line ....................................................................................................................... 43 Definir tipos de conteúdo.................................................................................................................... 43 Especificar permissão exclusiva .......................................................................................................... 43 Criar fluxos de trabalho ...................................................................................................................... 43 CONTEÚDO WEB ........................................................................................................................................ 44 CONJUNTO DE SITES, SITES E SUBSITES ............................................................................................................ 44 Conjunto de Sites (site de nível superior) ............................................................................................ 44 Sites .................................................................................................................................................... 44 Subsites ............................................................................................................................................... 44 Decidir entre criar um subsite ou um site de nível superior ................................................................ 45 Modelos de Sites ................................................................................................................................. 46 PÁGINAS .................................................................................................................................................... 47 Criando uma página 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TEMAS ...................................................................................................................................................... 48 SUPORTE A MULTINAVEGADORES ................................................................................................................... 48 WEB PARTS ................................................................................................................................................ 49 Adicionar uma Web Part a uma página ............................................................................................. 49 Configurar as propriedades comuns de uma Web Part ...................................................................... 50 GALERIA DE WEB PARTS PADRÃO ................................................................................................................... 53 Listas e Bibliotecas .............................................................................................................................. 53 Acúmulo de Conteúdo......................................................................................................................... 54 Colaboração Social ............................................................................................................................. 55 Formulários ......................................................................................................................................... 55 Mídia e Conteúdo ............................................................................................................................... 55 Relatórios do SQL Server..................................................................................................................... 57 Ribbon (faixa de opções) .................................................................................................................... 58 Ativos Digitais ..................................................................................................................................... 59 FLUXOS DE TRABALHO............................................................................................................................... 62 INTRODUÇÃO AOS FLUXOS DE TRABALHO .......................................................................................................... 62 O que são fluxos de trabalho? ............................................................................................................ 63 QUE TIPO DE FLUXO DE TRABALHO DEVO CRIAR? ................................................................................................ 64 Fluxos de Trabalho de Lista ................................................................................................................ 64 Fluxos de trabalho de lista reutilizável ............................................................................................... 65 Fluxos de trabalho de site ................................................................................................................... 65 Fluxo de trabalho de Três Estados ...................................................................................................... 66 CRIAR FLUXOS DE TRABALHO NO SHAREPOINT DESIGNER 2010 ............................................................................ 67 MÓDULOS BÁSICOS DE UM FLUXO DE TRABALHO................................................................................................ 68 O que são eventos?............................................................................................................................. 68 O que são ações? ................................................................................................................................ 69 O que são condições? ......................................................................................................................... 71 CONFIGURAÇÃO DO FLUXO DE TAREFAS........................................................................................................... 73
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INTRODUÇÃO OBJETIVOS O conteúdo abordado nesta apostila proporciona ao leitor os conhecimentos e as competências necessárias para desenvolver, gerenciar e dar suporte a uma arquitetura de informações integradas. Esta infraestrutura é usada para criar, armazenar e compartilhar informações utilizando Produtos e Tecnologias Microsoft SharePoint em ambientes de colaboração e integração de pequenas a grandes dimensões. Esta apostila oferece uma quantidade significativa de práticas que auxiliam os alunos a tornarem-se proficientes nas competências necessárias para desenvolver, gerenciar e dar suporte a soluções utilizando Produtos e Tecnologias Microsoft SharePoint. Este material foi criado com o objetivo de ajudar e orientar as pessoas interessadas em aprender a utilizar a ferramenta Microsoft SharePoint 2010. Alguns dos tópicos abordados nesta apostila: Recursos Nativos Barra de Inicialização Rápida Web Parts Listas Bibliotecas o Bibliotecas de Documentos o Biblioteca de Slides o Biblioteca de Imagens o Biblioteca Wiki Publicação de páginas Modo de Exibição Aprovação de Conteúdo Páginas de Web Parts
Para maiores conhecimentos e esclarecimentos do conteúdo deste material favor consultar nossas referências.
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REFERÊNCIAS
Site oficial de ajuda e instruções do SharePoint Foundation 2010: http://office.microsoft.com/pt-br/sharepoint-foundation-help
Site oficial de ajuda e instruções do SharePoint Server 2010: http://office.microsoft.com/pt-br/sharepoint-server-help
Site de ajuda e instruções do SharePoint Designer 2010: http://office.microsoft.com/pt-br/sharepoint-designer-help
Site oficial SharePoint 2010: http://sharepoint.microsoft.com/pt-pt/product/Related-Technologies/Pages/SharePointFoundation.aspx
Site TechNet SharePoint 2010 http://technet.microsoft.com/pt-br/sharepoint/ee263910
Site TechNet conteúdo da biblioteca para SharePoint 2010: http://technet.microsoft.com/pt-br/library/cc288070.aspx
Curso Oficial Configuração e Administração SharePoint 2010: 10174A: Configurando e Administrando o Microsoft SharePoint 2010
Curso Oficial Desenvolvimento de Aplicações SharePoint 2010: Desenvolvimento de Aplicações Microsoft SharePoint 2010
Curso Oficial Gerenciamento de Aplicações SharePoint 2010: 10678: Gerenciando conteúdo e processos no Microsoft SharePoint 2010
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VISÃO GERAL DO SHARE POINT O QUE É O SHAREPOINT ? O "SharePoint" é a forma abreviada que algumas pessoas usam para referir-se a um ou mais produtos ou tecnologias do Microsoft SharePoint. Os produtos ou tecnologias do SharePoint 2010 incluem os seguintes itens: SHAREPOINT FOUNDATIO N 2010 SharePoint Foundation é a tecnologia de base de todos os sites do SharePoint. Está disponível gratuitamente e chamava-se Windows SharePoint Services nas versões anteriores. É possível usar o SharePoint Foundation para criar rapidamente muitos tipos de sites em que você pode colaborar nas páginas da Web, documentos, listas, calendários e dados. SHAREPOINT SERVER 2010 SharePoint Server é um produto de servidor que depende da tecnologia SharePoint Foundation para fornecer uma estrutura consistente e familiar para listas e bibliotecas, administração e personalização de sites. O SharePoint Server tem todos os recursos do SharePoint Foundation além de outros recursos e capacidades como Gerenciamento de Conteúdo Corporativo, business intelligence, pesquisa corporativa e perfis pessoais através de Meus Sites. SHAREPOINT DESIGNER 2010 SharePoint Designer é um programa grátis para projetar, criar e personalizar sites que executem o SharePoint Foundation e o SharePoint Server. Com o SharePoint Designer 2010, você pode criar páginas da Web com muitos dados, criar soluções avançadas habilitadas para workflow e projetar a aparência do seu site. Os sites que você cria podem variar de sites pequenos de equipes de gerenciamento de projetos a soluções de portal controlados por painéis para grandes corporações. SHAREPOINT WORKSPACE 2010 O SharePoint Workspace é um programa de desktop que você pode usar para colocar o conteúdo do site do SharePoint offline e colaborar no conteúdo com outros enquanto está desconectado da rede. Enquanto você e outros integrantes da equipe estiverem offline, você pode fazer alterações no conteúdo do SharePoint que depois será sincronizado com o site do SharePoint.
CAPACIDADES DA PLAT AFORMA “A plataforma de colaboração para Enterprise e Web”. Para cada cenário de negócio onde as pessoas precisam interagir entre si, com conteúdo / informação, ou com aplicações de negócio, a plataforma SharePoint oferece um rico conjunto de capacidades integradas, prontas para o uso, mas que podem ser customizadas para necessidades específicas e integrar com produtos e soluções. Podemos enumerar três grandes valores / objetivos do SharePoint 2010:
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Conectar e Habilitar pessoas possibilitando que elas trabalhem juntas de maneira que sejam mais efetivas para elas. Não importa se pelo PC, dispositivo móvel, ou browser, se on-line ou off-line, o SharePoint 2010 oferece uma experiência do usuário intuitiva e familiar. Reduzir custos: infraestrutura unificada que oferece gerenciamento e disponibilidade em grande escala. Reduz o custo total de ownership (tanto local quanto hospedado) por oferecer um conjunto de funcionalidades integradas e por permitir a consolidação das soluções de produtividade das organizações. Isso traz uma redução dos custos relacionados com manutenção, treinamento e gerenciamento da Infraestrutura. Resposta rápida às necessidades de negócio com deploy de soluções mais fácil e dinâmico. Para cada tipo de usuário (usuário final, power user ou desenvolvedor), o SharePoint 2010 oferece ferramentas e capacidades para desenhar e criar soluções de negócio que podem estar integradas com dados, ferramentas e processos legados.
Com esses 3 objetivos em mente, quando falamos do SharePoint 2010 para soluções de colaboração, existem 6 áreas de capacidade para explorar: Sites, Comunidades, Conteúdo, Busca, Percepções e Composições.
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SITES O SharePoint 2010 Sites oferece uma infraestrutura única para todos os seus sites da web empresariais. Compartilhe documentos com colegas, gerencie projetos com parceiros e publique informações para clientes.
Faixa de opções - Encontre e utilize de forma rápida e fácil funções relevantes com o novo menu contextual do SharePoint
Componentes Web prontos para uso - Utilize mais de 40 Componentes Web prontos para uso para adicionar funcionalidades em qualquer ponto de um site - com a simplicidade de apontar e clicar. UMA SÓ INFRAESTRUTURA PARA TODOS OS SEUS WEB SITES COMERCIAIS
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Pense no SharePoint 2010 Sites como uma "loja" para todos os seus Web sites comerciais. Você conta com um conjunto completo de ferramentas que os seus colaboradores podem usar para criar qualquer tipo de site, e ainda uma infraestrutura única que simplifica a gestão de sites. Desde um site de equipe para colegas, até um site da extranet para parceiros e um site da Internet para clientes, as pessoas podem compartilhar e publicar informações usando um sistema familiar.
COMPARTILHE E PUBLIQUE INFORMAÇÕES FACILMENTE Os sites do SharePoint são fáceis de fazer. Na verdade, a totalidade do conjunto de características do SharePoint 2010 Sites pode ajudar qualquer pessoa a criar um site do princípio ao fim. Várias características prontas para uso oferecem valor instantâneo, ajudando o proprietário de um site a criar imediatamente a primeira página. Existem ainda outras características que simplificam a modificação de páginas, a alteração de conteúdos, a adição de interação ou a aplicação de um tema de design. Quer seja iniciante ou especialista, qualquer pessoa pode criar, personalizar e publicar rapidamente um site com excelente aspecto e que corresponde a necessidades empresariais específicas.
CERTIFIQUE-SE DE QUE OCORRE UMA ADOÇÃO GENERALIZADA Os sites SharePoint são tão fáceis de usar como de criar. Isso se deve ao fato de o SharePoint 2010 Sites trabalhar tão bem com outras tecnologias familiares que as pessoas já utilizam no trabalho. A integração com o Microsoft Office permite salvar documentos diretamente em sites SharePoint - num piscar de olhos. Mesmo offline, as pessoas podem acessar os sites, documentos e listas com o Microsoft SharePoint Workspace e sincronizar as alterações bastando estabelecer a conexão. Além disso, o suporte a vários navegadores e uma excelente experiência móvel significam que qualquer pessoa pode acessar e compartilhar conteúdos, no escritório ou na rua.
OFEREÇA EXPERIÊNCIAS PERSONALIZADAS O SharePoint 2010 Sites oferece às pessoas o conteúdo que necessitam, da forma que desejam. Características como a focalização do público-alvo, suporte de interface em vários idiomas e marca do usuário, oferecem uma experiência da Web altamente personalizada.
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COMUNIDADES O SharePoint 2010 Comunidades oferece excelentes ferramentas de colaboração e uma plataforma única de gerenciamento. Facilite o compartilhamento de ideias e o trabalho em conjunto de acordo com as preferências dos usuários.
Tags - Compartilhe e gerencie seus Web sites internos e externos favoritos com a ferramenta de Marcas e Notas.
UMA PLATAFORMA DE COLABORAÇÃO INTEGRADA
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As comunidades SharePoint 2010 permitem que as pessoas trabalhem juntas do modo que considerem mais eficazes. Como? Oferecendo excelentes ferramentas de colaboração que todos possam usar para compartilhar ideias, encontrar pessoas e habilidades e localizar informações empresariais. O que é ainda melhor é que o SharePoint 2010 lhe permite gerenciar estas ferramentas a partir de uma única plataforma avançada. Com as Comunidades SharePoint 2010, as pessoas podem ser mais criativas e produtivas, e você pode relaxar, pois sabe que estão trabalhando num ambiente seguro e bem gerenciado. CONFIE NUMA PLATAFORMA DE COLABORAÇÃO SEGURA A plataforma de colaboração do SharePoint 2010 é segura, fácil de gerenciar e escalonável. As pessoas podem trabalhar em conjunto com maior segurança graças à segurança granular da plataforma e aos controles de privacidade, à configuração de políticas centralizadas e relatórios com análises detalhadas. AMPLIE O VALOR DAS S UAS SOLUÇÕES DE COMUNIDADE O SharePoint 2010 oferece uma plataforma de colaboração única que permite que os usuários usem as ferramentas e aplicações que já conhecem. O SharePoint 2010: Funciona integralmente com a infraestrutura de produtividade empresarial da Microsoft, incluindo aplicações do Microsoft Office, Microsoft Exchange Server, Microsoft Office Communications Server, Microsoft SQL Server e Microsoft Dynamics. É compatível com padrões abertos, para que os usuários possam usar aplicações e sistemas de terceiros. Utiliza os Serviços de Conectividade Empresarial (BCS) para acessar informações de outras aplicações empresariais. CONTEÚDO O SharePoint 2010 Conteúdo torna a gestão de conteúdos fácil. Configure medidas de conformidade "não visíveis" com funções como tipos de documentos, políticas de retenção e classificação automática de conteúdos, e permita que as pessoas trabalhem naturalmente no Microsoft Office.
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Aumente a produtividade e o valor da informação – A integração com os aplicativos clientes do Office oferece fácil acesso a locais, modelos, fluxos de trabalho e metadados do SharePoint.
Conformidade em qualquer local - Gerencie versões, aplique planos de retenção, declare registros e aplique normas legais, seja lidando com conteúdos tradicionais, com conteúdos Web ou sociais. ECM PARA AS MASSAS O SharePoint 2010 Conteúdo torna a gestão de conteúdos empresariais (ECM) fácil para todos. Combinando a gestão de conteúdos tradicional, capacidades sociais e uma procura avançada é tão natural para gerir como é para utilizar. Com uma administração simples e transparente, você pode implementar rapidamente políticas de conformidade, enquanto a interface familiar permite que as pessoas trabalhem como se estivessem usando o Microsoft Office. O resultado consiste em informações bem gerenciadas que são fáceis de encontrar, compartilhar e utilizar. AUMENTE A PRODUTIVIDADE E O VALOR DAS INFORMAÇÕES Totalmente integrado com o Microsoft Office, o SharePoint 2010 oferece uma experiência familiar para os usuários. As pessoas sentem-se confortáveis com o sistema, por isso passam a utilizá-lo mais. Elas podem encontrar as informações que necessitam mais facilmente, com o trabalho sendo gerenciado do princípio ao fim. IMPULSIONE A CONFORMIDADE E REDUZA OS RISCOS O SharePoint 2010 Conteúdo facilita a classificação de conteúdos, o cumprimento de planos de retenção, a declaração de registros e a aplicação de normas legais. Com estas medidas, você pode abordar a necessidade de conformidade e reduzir o risco de erros quando as informações são arquivadas ou eliminadas.
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MENOS SISTEMAS E INTEGRAÇÃO MAIS FÁCIL O SharePoint 2010 gerencia documentos, registros, conteúdos da Web e multimídia numa única plataforma, ajudando-o a reduzir os custos de TI. Utilizando normas de interoperabilidade como CMIS, XML e REST para se conectar aos sistemas de ECM, o SharePoint 2010 também ajuda a sua empresa a obter um valor superior dos investimentos existentes. BUSCA O SharePoint 2010 Busca reduz o retrabalho. Uma combinação única de relevância, ajudas sociais e refinamento ajudam as pessoas a encontrar as informações e os contatos que necessitam para desempenhar as suas tarefas.
Navegação orientada por metadados - Com o novo painel de refinamento no SharePoint 2010, você pode limitar os resultados da sua pesquisa e navegar para os conteúdos corretos mais rapidamente.
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Procura de Usuários e Habilidades – Obtenha conhecimentos que não se encontram em documentos através da localização das pessoas e das especializações certas para dar resposta a qualquer necessidade comercial.
RELEVÂNCIA, REFINAME NTO E PESSOAS O SharePoint 2010 ajuda seus funcionários a encontrar as informações que precisam para realizar suas tarefas. É disponibilizada a pesquisa na intranet, a procura de pessoas e uma plataforma para a criação de aplicações com busca integrada, tudo numa infraestrutura única e econômica. O que é tão único na busca do SharePoint 2010 é a sua combinação de relevância, refinamento e pessoas. Esta nova abordagem oferece uma experiência altamente personalizada, eficiente e eficaz. ENCONTRE CONTEÚDOS RAPIDAMENTE Se a sua empresa for como quase todas as outras, ela tem uma imensa quantidade de informação, em inúmeros formatos diferentes. Para ajudar a reduzir o retrabalho, o SharePoint 2010 oferece uma experiência de pesquisa interativa e visual. As ajudas visuais permitem que as pessoas encontrem informações rapidamente, ao passo que os filtros otimizam os resultados e permitem que as pessoas aprofundem suas habilidades. AJUDE AS PESSOAS A SE CONECTAREM As pessoas formam o principal elemento da sua empresa. Quanto mais rápida e facilmente às pessoas puderem se encontrar, melhor podem compartilhar ideias e habilidades para solucionar problemas, melhorar processos e promover a inovação. PERSONALIZE A EXPERIÊNCIA DE PROCURA Os seus colaboradores utilizam a procura de muitas formas. Com o SharePoint 2010 você pode corresponder às necessidades de procura de todos através de uma única plataforma. Você pode
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adicionar o seu próprio vocabulário, atualizar a relevância e usar as informações específicas de cada pessoa para oferecer uma excelente experiência de busca. PERCEPÇÕES O SharePoint 2010 Percepções concede a todos o acesso a informações em bases de dados, relatórios e aplicações empresariais. Ajude as pessoas a encontrar as informações que necessitam para tomarem as decisões certas.
Painéis de controle - A interatividade avançada permite a você analisar informações atualizadas em tempo real e trabalhar com os dados de forma rápida e fácil para identificar oportunidades e tendências essenciais.
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Árvore de Decomposição - Faça análises de causas utilizando mecanismos poderosos para examinar dados essenciais. Visualize apenas as informações mais pertinentes utilizando a nova Árvore de Decomposição. INFORMAÇÕES COMERCIAIS PARA TODOS As Percepções do SharePoint 2010 permitem o acesso às informações empresariais necessárias para a tomada correta de decisões. Com funcionalidades avançadas como classificações e painéis de controle interativos, os usuários podem usar as informações em bases de dados, relatórios e aplicações empresariais para abordar necessidades específicas. O que é ainda melhor é que os usuários podem trabalhar naturalmente e com confiança, graças a uma experiência familiar para eles. Uma vez que o SharePoint 2010 utiliza aplicações e interfaces conhecidas, os usuários sentem-se confiantes desde o início, e sabem como obter os dados que precisam. Por exemplo, todos podem utilizar a tecnologia Excel Services para publicar planilhas do Microsoft Excel no SharePoint 2010. A partir daí, uma equipe completa pode ter acesso e analisar os mesmos dados e ter confiança de que todos dispõem das informações corretas. AJUDE TODOS OS SEUS COLABORADORES A SEREM TOMADORES DE DECISÕES Com o SharePoint 2010 Percepções, as pessoas podem aceder às informações de que necessitam para desempenhar melhor as suas funções. As suas características de relatório e análise são avançadas e fáceis de utilizar, sendo que a sua interface familiar faz com que todos se sintam confortáveis a tratar dos dados. MELHORE A EFICIÊNCIA DA SUA EMPRESA O SharePoint 2010 Percepções oferece classificações e painéis de controle interativos que ajudam as pessoas a definir e a medir o sucesso: É possível fazer associações de indicadores-chave com estratégias específicas para depois os compartilhar, acompanhar e discutir entre a equipe. Ao tornar a Business Intelligence (BI) acessível a todos, o SharePoint 2010 Percepções pode ajudar os seus colaboradores, e toda a empresa, a serem mais eficazes e eficientes. TORNE O DEPARTAMENTO DE TI MAIS EFICIENTE O SharePoint 2010 Percepções oferece uma solução completa de relatório e análise: um conjunto completo de características, uma experiência familiar e um console único para administração e gerenciamento. Com o controle centralizado do sistema, você pode poupar tempo e esforço. Além disso, você será ainda mais eficiente à medida que utilizar as capacidades avançadas e as ferramentas de programação para implementar soluções que lidem com as necessidades comerciais específicas da organização. COMPOSIÇÕES O SharePoint 2010 Composições oferece ferramentas e componentes para que você mesmo possa criar suas soluções comerciais. Crie soluções sem código para responder rapidamente às necessidades empresariais.
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Serviços de Conectividade Empresarial (BCS) - Os dados da empresa são mais versáteis com o SharePoint 2010. Use e procure dados de outros sistemas como se estes se encontrassem no SharePoint, tanto no modo de leitura como de escrita. Trabalhe com dados online ou offline no Outlook, Word ou SharePoint Workspace.
Serviços do Visio – Usuários podem compartilhar e publicar diagramas no SharePoint 2010 para criar painéis conectados aos dados corporativos com atualização em tempo real ou importar seus diagramas de processos para uso na criação de fluxos de trabalho no SharePoint Designer.
CRIE VOCÊ MESMO SUAS SOLUÇÕES COMERCIAIS O SharePoint 2010 Composições oferece blocos de construção que pode utilizar para montar, ligar e configurar soluções comerciais de colaboração. Desde sites simples a aplicações complexas, pode responder rapidamente a necessidades comerciais específicas através de soluções personalizadas.
CRIE RAPIDAMENTE SOLUÇÕES SHAREPOINT SEM CÓDIGO 16
Você não precisa ser um programador para usar os blocos de construção do SharePoint 2010. Mesmo sem código, você pode criar sites e soluções muito personalizadas: Compartilhe diagramas do Microsoft Visio e bases de dados do Microsoft Access. Use o Microsoft SharePoint Designer e o Microsoft InfoPath para conceber soluções baseadas em fluxos de trabalho e formulários. Você ficará surpreso com a quantidade de desafios empresariais que podem ser resolvidos com uma solução sem código. LIBERE O VALOR DOS DADOS DA SUA EMPRESA Com o SharePoint 2010 Composições, você pode trabalhar com dados de outros sistemas como se estivesse no SharePoint. Crie, leia, atualize, elimine e procure os dados usando listas externas. Trabalhe com eles online num navegador ou no Microsoft Office. Não está conectado na rede corporativa? Use o Microsoft SharePoint Workspace para trabalhar offline e sincronize as alterações quando se conectar. MANTENHA O CONTROLE SOBRE AS SOLUÇÕES PARA O USUÁRIO FINAL O SharePoint 2010 Composições ajuda-o a centralizar e gerenciar soluções comerciais para que os seus colaboradores possam desempenhar o seu trabalho e para que você possa poupar tempo e esforço. Você pode por exemplo: Centralizar bases de dados do Access e planilhas do Excel e implementá-los a partir do SharePoint. Permitir um acesso controlado a dados da empresa. Implementar Soluções Sandbox seguras no SharePoint sem comprometer a saúde da plataforma. Utilizar o tempo e o esforço poupados para se concentrar em prioridades mais importantes ao nível do departamento de TI. ESTRUTURAS BÁSICAS
LISTAS Uma lista é um recurso através do qual sua organização pode armazenar, compartilhar e gerenciar informações. Por exemplo, é possível criar uma folha de presença para um evento ou controlar os eventos de uma equipe em um calendário. Também é possível hospedar discussões em um quadro de discussão. Embora os tipos de listas variem, o procedimento para adicionar itens a elas é parecido, portanto não é preciso aprender várias técnicas para trabalhar com diferentes tipos de listas. Um item de lista contém texto em uma série de colunas, mas algumas listas podem permitir que anexos sejam adicionados ao item. MODELOS DE LISTAS O tipo de lista utilizado dependerá do tipo de informação compartilhada:
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ACOMPANHAMENTO DE QUESTÕES Use uma lista de acompanhamento de questões para armazenar informações sobre questões específicas, como de suporte, e controlar seu progresso. Você pode atribuir questões, categorizá-las e relacionar questões entre si. Por exemplo, você pode criar uma lista de acompanhamento de questões para gerenciar problemas e soluções do serviço ao cliente. Você também pode comentar as questões toda vez que editá-las, criando um histórico dos comentários sem alterar a descrição original da questão. Por exemplo, um representante de serviço ao cliente pode registrar todas as etapas tomadas para solucionar um problema e os resultados.
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AVISOS Use uma lista de avisos para compartilhar notícias e status e para fornecer lembretes. Os avisos aceitam formatação aprimorada com imagens, hiperlinks e texto formatado. CALENDÁRIO Use um calendário para todos os eventos da sua equipe ou para situações específicas, como feriados da empresa. Um calendário permite uma visualização clara (semelhante ao calendário de mesa ou de parede) dos eventos da equipe, incluindo reuniões, eventos sociais e eventos de dia inteiro. Você também pode controlar etapas da equipe, como términos de prazos ou datas de lançamento de produtos, não relacionadas a um intervalo de tempo específico. Se estiver usando um programa de email ou de calendário compatível com o SharePoint, você poderá ver e atualizar o calendário a partir do site do SharePoint enquanto trabalha no outro programa. Por exemplo, você pode comparar e atualizar o calendário no site do SharePoint com datas do seu calendário do Office Outlook 2007/2010, exibindo os dois calendários lado a lado ou sobrepostos no Outlook.
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A funcionalidade de calendário de grupo do SharePoint 2010 permite reservar recursos, tais como salas de conferência e equipamento audiovisual. Por exemplo, pode saber a disponibilidade e reservar uma sala de conferências quando estiver a agendar uma reunião. Também pode reservar apenas um recurso, tal como equipamento de teleconferência. CONTATOS Use uma lista de contatos para armazenar informações sobre pessoas ou grupos com os quais você trabalhe. Se você estiver usando um programa de gerenciamento de contatos ou e-mail que seja compatível com o SharePoint, poderá exibir e atualizar seus contatos do site do SharePoint no outro programa. Por exemplo, você pode atualizar uma lista de todos os fornecedores da sua organização do Office Outlook 2007/2010. Uma lista de contatos, na verdade, não gerencia os membros do seu site, mas pode ser usada para armazenar e compartilhar contatos para a sua organização, como uma lista de fornecedores externos. IMPORTAR PLANILHA Pode-se economizar tempo ao criar uma lista importando um arquivo de planilha, se os seus dados já estiverem em um formato de planilha. Ao criar uma lista a partir de uma planilha, seus títulos se tornam colunas na lista e os demais dados são importados como itens de lista. Após a importação dos dados para uma lista, você pode personalizar suas definições e continuar a adicionar dados a ela, como faria com qualquer lista em um site do Microsoft Windows SharePoint Services.
LINKS Use uma lista de links como um lugar central para os links para a Web, a intranet da empresa e outros recursos. Por exemplo, você pode criar uma lista de links para os sites dos seus clientes.
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LISTA EXTERNA Os produtos do SharePoint 2010 e o Office 2010 incluem novas funcionalidades para integrar completamente dados e processos empresariais externos com a experiência do usuário no Office e SharePoint. Essas funcionalidades incluem novos recursos, serviços e ferramentas na plataforma SharePoint. Com os Serviços Corporativos de Conectividade (BCS), você pode se conectar a dados externos do Microsoft SQL Server, de serviços Web ou de assembleis .NET. Também pode se conectar a esses dados externos a partir do cliente ou do servidor, online ou offline, e pode criar, ler, atualizar e excluir dados nessas fontes de dados externas. Na versão anterior, o SharePoint não oferecia suporte à criação de uma definição de aplicativo no Catálogo de Dados Corporativos. Agora, o SharePoint Designer 2010 fornece as ferramentas para se conectar aos dados externos, para criar tipos de conteúdo externos, para publicar esses tipos de conteúdo externos no Catálogo de Dados Corporativos no servidor e para gerar automaticamente tanto uma lista externa quanto todos os formulários necessários a essa lista externa. Com o SharePoint Designer 2010, você pode destacar os dados externos de sistemas de linha de negócios como SAP ou Siebel no SharePoint sem escrever uma única linha de código sequer. Uma lista externa é o principal bloco de construção para as soluções BCS. Tem aparência e comportamento quase igual a qualquer lista do SharePoint, mas contém dados de uma fonte externa. Uma lista externa facilita para as pessoas ler e escrever dados externos na conhecida experiência de trabalhar com uma lista do SharePoint. Você pode criar uma lista externa e seus formulários diretamente do SharePoint Designer 2010. A criação de uma lista externa também cria modos de exibição (usando a Web Part de Modo de Exibição de Lista XSLT) e formulários (usando a Web Part de Formulário de Lista XSLT) para o navegador e um formulário do Outlook 2010 personalizável e um formulário do InfoPath 2010. O formulário do InfoPath pode ser usado no lugar dos modos de exibição e formulários XSLT padrão para exibir e editar dados na lista externa do navegador, enquanto o formulário do Outlook é usado para exibir dados externos no Outlook 2010. Depois de criar uma lista externa, basta clicar no botão Conectar ao SharePoint Workspace da Faixa de Opções do servidor para disponibilizar essa lista externa no SharePoint Workspace 2010. No SharePoint Workspace, você pode exibir e editar os dados externos diretamente do cliente, esteja conectado ou offline. O BCS fornece um mecanismo de cache e sincronização que é instalado no computador cliente e que mantém os dados recentes e sincronizados com o sistema back-end. O SharePoint Workspace também permite resolução de erros e conflitos. Quando você conecta uma lista externa ao SharePoint Workspace, formulários do InfoPath 2010 para exibir e editar os dados no SharePoint Workspace são gerados automaticamente. Você também pode conectar uma lista externa ao Outlook 2010. Ao criar um tipo de conteúdo externo no SharePoint Designer 2010, você pode mapeá-lo para um tipo de item do Office nativo como um contato ou tarefa para que os dados externos tenham aparência e comportamento semelhantes aos de um item de contato ou tarefa no Outlook. Por exemplo, vamos supor que os dados externos consistam em uma lista de clientes e você deseje exibi-los no Outlook. Como os dados para clientes têm bastante semelhança com os contatos no Outlook, é possível mapear esse tipo de conteúdo externo para o item de contato no Outlook. Depois de conectar a lista externa ao Outlook, você pode criar, atualizar e excluir os dados externos diretamente do Outlook assim como criaria e atualizaria contatos nativos do Outlook. LISTA PERSONALIZADA
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Embora seja possível personalizar qualquer lista, você pode começar com uma lista personalizada e personalizar apenas as configurações desejadas. Também é possível criar uma lista baseada em uma planilha, se você tiver um programa de planilha compatível com o SharePoint, além do Microsoft Internet Explorer e o Microsoft Windows. Por exemplo, você pode importar uma lista do Microsoft Office Excel 2007/2010 que você mesmo criou para armazenar e gerenciar contratos com fornecedores. LISTA PERSONALIZADA NA EXIBIÇÃO DA FOLHA DE DADOS Você também pode criar uma lista personalizada em uma exibição de folha de dados, que é útil quando há vários itens para serem atualizados de uma única vez. A exibição de folha de dados exige um programa ou controle compatível com o SharePoint. PESQUISA Para coletar e compilar comentários, como uma pesquisa de satisfação do funcionário ou questionário, use uma pesquisa. Você pode criar suas perguntas e respostas de várias maneiras diferentes e ter uma visão geral dos seus comentários. Se você tiver um programa de banco de dados ou planilha instalado que seja compatível com o SharePoint, poderá exportar os resultados para analisá-los mais detalhadamente. QUADRO DE DISCUSSÃO Use um quadro de discussão para fornecer um lugar central para registrar e armazenar discussões em grupo, similar ao formato dos grupos de notícias. Se o administrador tiver habilitado as listas no site para receber e-mail, os quadros de discussão poderão armazenar discussões de e-mail dos programas de e-mail mais comuns. Por exemplo, você pode criar um quadro de discussão para o lançamento de um novo produto da empresa. Se você estiver usando um programa de e-mail que seja compatível com SharePoint, poderá exibir e atualizar o quadro de discussão enquanto estiver trabalhando no outro programa. TAREFAS Use uma lista de tarefas para controlar informações sobre projetos e outros afazeres do grupo. Você pode atribuir tarefas às pessoas, além de controlar o status e o percentual finalizado à medida que a tarefa avança até ser concluída. Se estiver usando um programa de e-mail ou de gerenciamento de tarefas compatível com o SharePoint, você poderá ver e atualizar as tarefas a partir do site do SharePoint no outro programa. Por exemplo, você pode criar uma lista de tarefas para o processo de orçamento da sua empresa e, mais tarde, exibi-la e atualizá-la no Office Outlook 2007/2010 junto com suas outras tarefas. TAREFAS DO PROJETO Para armazenar informações em formato semelhante a uma lista de tarefas, mas que também oferecem um modo de exibição Gantt com barras de progresso, use uma lista de tarefas de projeto. Você pode controlar o status e o percentual concluído à medida que a tarefa avança até sua conclusão. Se estiver usando um programa de e-mail ou de gerenciamento de tarefas compatível com o SharePoint, você poderá ver e atualizar suas tarefas de projeto a partir do site do SharePoint no outro programa. Por exemplo, você pode criar uma lista de tarefas no site do SharePoint para identificar e atribuir o trabalho
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e criar um manual de treinamento. Em seguida, você pode controlar o progresso da sua empresa a partir do Office Outlook 2007/2010.
RASTREAR VERSÕES E HISTÓRICO DETALHADO Você pode rastrear versões de itens da lista, de forma que seja possível visualizar quais itens foram alterados em cada versão, bem como quem alterou os itens de lista. Se ocorrer erros em uma versão mais recente, você poderá restaurar uma versão anterior de um item. O rastreamento do histórico de uma lista será especialmente importante se a sua organização precisar monitorar uma lista à medida que ela for desenvolvida.
CONFIGURAÇÕES AVANÇADAS Após a criação de uma lista podem ser modificadas algumas das suas configurações:
TIPOS DE CONTEÚDO
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Especifique se o gerenciamento de tipos de conteúdo será permitido nesta lista. Cada tipo de conteúdo será exibido no novo botão e poderá ter um conjunto exclusivo de colunas, políticas, fluxos de trabalho e outros comportamentos. ANEXOS Especifique se os usuários podem anexar arquivos aos itens na lista. PASTAS Especifique se o comando "Nova Pasta" está disponível. A alteração dessa configuração não afetará as pastas existentes. PESQUISAR Especifique se esta lista deverá estar visível nos resultados. Os usuários que não tiverem permissão para visualizar esses itens não os encontrarão nos resultados da pesquisa, independentemente da configuração. DISPONIBILIDADE DE CLIENTE OFFLINE Especifique se esta lista deve ser disponibilizada para clientes offline. FOLHA DE DADOS Especifique se a folha de dados pode ser usada para dados de edição em massa nesta lista. CAIXAS DE DIÁLOGO Se caixas de diálogo estiverem disponíveis, especifique se os formulários novos, de edição e de exibição devem ser iniciados em uma caixa de diálogo. Selecionar "Não" fará com que essas ações naveguem na página inteira. CONFIGURAÇÕES DE RSS Listas e exibições no SharePoint podem ser configuradas para fornecer alimentação RSS, de forma que os membros de seu grupo de trabalho possam receber atualizações automaticamente. RSS é uma tecnologia que permite receber e exibir atualizações ou RSS feeds de notícias e informações em um local consolidado.
RELACIONAMENTO ENTRE LISTAS No SharePoint 2007 é possível definir relacionamentos entre listas através da criação de colunas do tipo consulta porém não há suporte a integridade referencial. Em outras palavras, assim que é adicionado um item com um valor de consulta em uma lista, pode-se ir até a lista consultada e modificar ou até mesmo excluir o valor consultado. No SharePoint 2010 é possível também incluir colunas do tipo consulta para criar relacionamentos entre listas porém, neste caso é possível também garantir a integridade referencial entre as listas impedindo exclusões da lista consultada ou propagando a exclusão para as listas de destino. EXIBIÇÕES DA LISTA
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É possível criar exibições diferentes da mesma lista. O conteúdo da lista real não será alterado, mas os itens serão organizados ou filtrados de forma que os usuários possam localizar as informações mais importantes ou interessantes, de acordo com suas necessidades. AUDIÊNCIA DA EXIBIÇÃO Você pode criar exibições pessoais e públicas. Uma exibição pessoal estará disponível somente apenas quando você mesmo consultar a lista. Uma exibição pública estará disponível para outras pessoas quando elas consultarem a lista. Para criar uma exibição pública, você deverá ter permissão para alterar o design da lista.
FORMATO DE EXIBIÇÃO Ao criar uma exibição personalizada no SharePoint, você começa por baseá-la em um formato de exibição, que determinará como os itens de lista serão exibidos. Por exemplo, é possível exibir os itens de lista em uma lista linear, semelhante às linhas em papel, ou exibir as informações mais visualmente, como as exibições de datas em um calendário mensal. Também é possível basear uma nova exibição em uma exibição existente, o que economizará tempo se você usá-la como um ponto de partida.
PADRÃO Este formato exibe itens de lista como uma listagem tradicional em uma página web e é o padrão da maior parte dos tipos de listas.
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CALENDÁRIO Esse modo de exibição mostra seus itens de calendário em um formato visual semelhante a um calendário de mesa ou de parede. Esse formato permite aplicar modos de exibição diários, semanais ou mensais. Por exemplo, é possível criar um calendário para controlar os prazos finais de um projeto de sua equipe ou os feriados em sua organização. FOLHA DE DADOS Essa exibição fornece dados em um formato que você pode editar, como uma tabela em um banco de dados ou uma planilha. Essa exibição pode ser útil se você precisar realizar grandes tarefas de edição ou personalização, ou exportar seus dados para uma planilha ou programa de banco de dados. A exibição de folha de dados exige um controle ou programa compatível com o SharePoint. GANTT Essa exibição fornece uma exibição visual das informações, com barras que rastreiam o andamento, se os seus dados forem baseados em um intervalo de tempo. Uma exibição de Gantt pode ajudar você a gerenciar projetos e obter uma visão geral rápida de seus dados. É possível usar essa exibição, por exemplo, para ver quais tarefas se sobrepõem e para visualizar o andamento geral. MODO DE EXIBIÇÃO PERSONALIZADO NO SHAREPO INT DESIGNER Inicie o SharePoint Designer para criar um novo modo de exibição para uma lista com recursos como a formatação condicional.
FÓRMULAS E FUNÇÕES Você pode usar fórmulas e funções em listas para calcular dados de várias formas. Ao adicionar uma coluna calculada a uma lista, você pode criar uma fórmula que inclua dados de outras colunas e realize funções para calcular datas e horas, para realizar equações matemáticas ou para manipular texto. Por exemplo, em uma lista de tarefas, você pode usar uma coluna para calcular o número de dias para a conclusão de cada tarefa, com base nas colunas “Data de Início” e “Data de Conclusão”
DATA E HORÁRIO FUNÇÃO DATA Retorna o número de série sequencial que representa uma data específica. FUNÇÃO DATADIF Calcula o número de dias, meses ou anos entre duas datas. Esta função é fornecida para fins de compatibilidade com o Lotus 1-2-3. FUNÇÃO TEMPO Retorna o número decimal referente à uma hora específica. FUNÇÃO DATA.VALOR Retorna o número de série da data representada por texto_data. Use DATA.VALOR para converter uma data representada por texto em um número de série. 26
FUNÇÃO VALOR.TEMPO Retorna o número decimal da hora representada por uma cadeia de texto. FUNÇÃO DIA Retorna o dia de uma data representado por um número de série. O dia é dado como um inteiro que varia de 1 a 31. FUNÇÃO HOJE Retorna o número de série da data atual. O número de série é o código data-hora usado para cálculos de data e hora. FUNÇÃO DIAS360 Retorna o número de dias entre duas datas com base em um ano de 360 dias (doze meses de 30 dias), que é usado em alguns cálculos de contabilidade. FUNÇÃO SEGUNDO Retorna os segundos de um valor de hora. O segundo é fornecido como um inteiro no intervalo de 0 (zero) a 59. FUNÇÃO HORA Retorna a hora de um valor de tempo. A hora é retornada como um inteiro, variando de 0 (12:00 A.M.) a 23 (11:00 P.M.). FUNÇÃO MINUTO Artigo Retorna os minutos de um valor de tempo. O minuto é dado como um número inteiro, que vai de 0 a 59. FUNÇÃO MÊS Retorna o mês de uma data representado por um número de série. O mês é fornecido como um inteiro, variando de 1 (janeiro) a 12 (dezembro). FUNÇÃO DIA.DA.SEMANA Retorna o dia da semana correspondente a uma data. O dia é dado como um inteiro, variando de 1 (domingo) a 7 (sábado), por padrão. FUNÇÃO ANO Retorna o ano correspondente a uma data. Sintaxe ANO ( núm_série ) Número_série que você deseja localizar.
é a data do ano
ESTATÍSTICO
FUNÇÃO DESV.MÉDIO Retorna a média aritmética dos desvios médios dos pontos de dados a partir de sua média.
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FUNÇÃO MÉDIA Retorna a média (média aritmética) dos argumentos. FUNÇÃO MÉDIAA Calcula a média (aritmética) dos valores na lista de argumentos. FUNÇÃO DISTBETA Retorna a função de distribuição de probabilidade beta cumulativa. Essa função geralmente é usada para estudar a variação no percentual de um item nas amostragens. FUNÇÃO BETA.ACUM.INV Retorna o inverso da função de distribuição de probabilidade beta cumulativa. FUNÇÃO DISTRBINOM Retorna a probabilidade de distribuição binomial do termo individual. FUNÇÃO DIST.QUI Retorna a probabilidade uni-caudal da distribuição qui-quadrada. A distribuição y2 é associada a um teste y2. FUNÇÃO INV.QUI Retorna o inverso da probabilidade uni-caudal da distribuição qui-quadrada. FUNÇÃO INT.CONFIANÇA Retorna o intervalo de confiança para uma média da população com uma distribuição normal. FUNÇÃO CONT.NÚM Conta o número de argumentos que contêm números. FUNÇÃO CONT.VALORES Conta o número de argumentos que não são vazios. FUNÇÃO CRIT.BINOM Retorna o menor valor para o qual a distribuição binomial cumulativa é maior ou igual ao valor padrão. FUNÇÃO DESVQ Retorna a soma dos quadrados dos desvios de pontos de dados da média da amostra. FUNÇÃO DISTEXPON Retorna a distribuição exponencial. FUNÇÃO DISTF Retorna a distribuição de probabilidade F.
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FUNÇÃO POISSON Retorna a distribuição Poisson. Uma aplicação comum da distribuição Poisson é prever o número de eventos em um determinado período de tempo. FUNÇÃO DISTORÇÃO Retorna a distorção de uma distribuição. O valor enviesado caracteriza o grau de assimetria de uma distribuição em torno de sua média. FUNÇÃO INVF Retorna o inverso da distribuição de probabilidades F. FUNÇÃO FISHER Retorna a transformação Fisher em x. Essa transformação produz uma função normalmente distribuída, e não distorcida. FUNÇÃO FISHERINV Retorna o inverso da transformação Fisher. Use essa transformação ao analisar correlações entre intervalos ou matrizes de dados. FUNÇÃO DESVPADA Estima o desvio padrão com base em uma amostra. O desvio padrão mede o quanto os valores estão dispersos em relação ao valor médio. FUNÇÃO DISTGAMA Retorna a distribuição gama. Você pode usar esta função para estudar variáveis que possam apresentar uma distribuição enviesada. FUNÇÃO DESVPADP Calcula o desvio padrão com base na população total fornecida como argumentos. FUNÇÃO INVGAMA Retorna o inverso da distribuição cumulativa gama. FUNÇÃO DESVPADPA Calcula o desvio padrão com base na população inteira dada como argumentos, incluindo os valores lógicos e de texto. FUNÇÃO LNGAMA Retorna o logaritmo natural da função gama, G(x). FUNÇÃO DISTT Retorna os pontos percentuais (probabilidade) para a distribuição t de Student. FUNÇÃO MÉDIA.GEOMÉTRICA Retorna a média geométrica de dados positivos. FUNÇÃO MÉDIA.HARMÔNICA
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Retorna a média harmônica de um conjunto de dados. FUNÇÃO DIST.HIPERGEOM Retorna a distribuição hipergeométrica. FUNÇÃO CURT Retorna a curtose de um conjunto de dados. A curtose caracteriza uma distribuição em cume ou plana se comparada à distribuição normal. FUNÇÃO INVLOG Retorna o inverso da função de distribuição log-normal cumulativa de x, onde ln(x) é normalmente distribuído com média de parâmetros e desv_padrão. FUNÇÃO DIST.LOGNORMAL Retorna a distribuição log-normal cumulativa de x, onde ln(x) é normalmente distribuído com os parâmetros média e desv_padrão. FUNÇÃO MÁXIMO Retorna o valor máximo de um conjunto de valores. FUNÇÃO MÁXIMOA Retorna o maior valor em uma lista de argumentos. Texto e valores lógicos como TRUE e FALSE são comparados, assim como números. FUNÇÃO MED Retorna a mediana dos números fornecidos. A mediana é o número do meio de um conjunto de números. FUNÇÃO MÍNIMO Retorna o menor número na lista de argumentos. FUNÇÃO MÍNIMOA Retorna o valor menor na lista de argumentos. FUNÇÃO MODO Retorna o valor mais repetido ou que ocorre com maior frequência na lista de argumentos. Como MED, MODO é uma medida de local. FUNÇÃO DIST.BIN.NEG Retorna a distribuição binomial negativa. FUNÇÃO DIST.NORM Retorna a distribuição cumulativa normal para a média especificada e o desvio padrão. FUNÇÃO INV.NORM Retorna o inverso da distribuição cumulativa normal para a média específica e o desvio padrão.
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FUNÇÃO DIST.NORMP Retorna a função da distribuição cumulativa normal padrão. A distribuição possui uma média igual a zero e um desvio padrão igual a um. FUNÇÃO INV.NORMP Retorna o inverso da distribuição cumulativa normal padrão. A distribuição possui uma média igual a zero e um desvio padrão igual a um. FUNÇÃO INVT Retorna o valor t da distribuição t de Student como uma função da probabilidade e dos graus de liberdade. FUNÇÃO VAR Estima a variância com base em uma amostra. FUNÇÃO VARA Estima a variância com base em uma amostra. Além de números, o cálculo inclui texto e valores lógicos, como VERDADEIRO e FALSO. FUNÇÃO VARP Calcula a variância com base na população inteira. FUNÇÃO VARPA Calcula a variância com base na população inteira. Além de números, o cálculo inclui texto e valores lógicos como VERDADEIRO e FALSO. FUNÇÃO PADRONIZAR Retorno um valor normalizado de uma distribuição caracterizada por média e desv_padrão. FINANCEIRO FUNÇÃO BDD Retorna a depreciação de um ativo com relação a um período especificado usando o método de saldos decrescentes duplos ou qualquer outro método especificado. FUNÇÃO VF Retorna o valor futuro de um investimento de acordo com os pagamentos periódicos e constantes e com uma taxa de juros constante. FUNÇÃO IPGTO Retorna o pagamento dos juros de um determinado período de um investimento baseado em pagamentos constantes e periódicos e em uma taxa de juros constante. FUNÇÃO ÉPGTO Calcula os juros pagos durante um período específico de um investimento. FUNÇÃO NPER
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Retorna o número de períodos para investimento de acordo com pagamentos constantes e periódicos e uma taxa de juros constante. FUNÇÃO VPL Calcula o valor líquido atual de um investimento utilizando a taxa de desconto e uma série de futuros pagamentos (valores negativos) e receita (valores positivos). FUNÇÃO PGTO Calcula o pagamento de um empréstimo com base em pagamentos constantes e uma taxa de juros constante. FUNÇÃO PPGTO Retorna o pagamento de capital para determinado período de investimento de acordo com pagamentos constantes e periódicos e uma taxa de juros constante. FUNÇÃO VP Retorna o valor presente de um investimento. O valor presente é o valor total correspondente ao valor atual de uma série de pagamentos futuros. FUNÇÃO TAXA Retorna a taxa de juros por período de uma anuidade. TAXA é calculado por iteração e pode ter zero ou mais soluções. FUNÇÃO DAS Retorna a depreciação dos dígitos da soma dos anos de um ativo para um período especificado. FUNÇÃO DPD Retorna a depriação em linha reta de um ativo durante um período. INFORMAÇÕES FUNÇÃO EU Retorna o nome do usuário atual. LÓGICO FUNÇÃO FALSO Retorna o valor lógico FALSO.
FUNÇÃO SE Retorna um valor se uma condição especificada for VERDADEIRO e outro valor se ela for FALSO. Use SE para conduzir testes condicionais em valores e fórmulas. FUNÇÃO NÃO
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Inverte o valor do argumento. Use NÃO quando quiser ter certeza de que um valor não é igual a outro valor determinado. FUNÇÃO VERDADEIRO Retorna o valor lógico VERDADEIRO. MATEMÁTICA E TRIGONOMETRIA FUNÇÃO ACOS Retorna o arco cosseno ou o cosseno inverso de um número. FUNÇÃO ACOSH Retorna o cosseno hiperbólico inverso de um número. Número deve ser maior que ou igual a 1. FUNÇÃO ASC Para idiomas do conjunto de caracteres de dois bytes (DBCS), altera os caracteres de largura total (byte duplo) para caracteres de meia largura (byte único). FUNÇÃO ASEN Retorna o arco seno ou o seno inverso de um número. FUNÇÃO ASENH Retorna o seno hiperbólico inverso de um número. FUNÇÃO ATAN Retorna o arco tangente ou tangente inversa de um número. FUNÇÃO ATAN2 Retorna o arco tangente, ou a tangente inversa, das coordenadas x e y especificadas. FUNÇÃO ATANH Retorna a tangente hiperbólica inversa de um número. FUNÇÃO TETO Retorna um número arredondado para cima, afastando-o de zero, até o múltiplo mais próximo de significância. FUNÇÃO COS Retorna o cosseno do ângulo dado. FUNÇÃO COSH Retorna o cosseno hiperbólico de um número. FUNÇÃO FATORIAL Retorna o fatorial de um número. FUNÇÃO ARREDMULTB 33
Arredonda um número para baixo, aproximando-o de zero, até o múltiplo mais próximo de significância. FUNÇÃO GRAUS Converte radianos em graus. FUNÇÃO INT Arredonda um número para baixo até o número inteiro mais próximo. FUNÇÃO PAR Retorna o número arredondado para o inteiro par mais próximo. FUNÇÃO EXP Retorna e elevado à potência de número. A constante e é igual a 2,71828182845904, a base do logaritmo natural. FUNÇÃO LN Retorna o logaritmo natural de um número. Os logaritmos naturais se baseiam na constante e (2,71828182845904). FUNÇÃO LOG Retorna o logaritmo de um número de uma base especificada. FUNÇÃO LOG10 Retorna o logaritmo de base 10 de um número. FUNÇÃO ÍMPAR Retorna o número arredondado para cima até o inteiro ímpar mais próximo. FUNÇÃO MOD Retorna o resto depois da divisão de número por divisor. O resultado possui o mesmo sinal que divisor. FUNÇÃO PI Retorna o número 3,14159265358979, a constante matemática PI, com precisão de até 15 dígitos. FUNÇÃO SOMA Adiciona todos os números nos argumentos especificados. FUNÇÃO POTÊNCIA Fornece o resultado de um número elevado a uma potência. FUNÇÃO SOMAQUAD Retorna a soma dos quadrados dos argumentos. FUNÇÃO MULT Multiplica todos os números fornecidos como argumentos e retorna o produto. FUNÇÃO RADIANOS 34
Converte graus em radianos. FUNÇÃO TRUNCAR Trunca um número para um inteiro removendo a parte fracionária do número. FUNÇÃO ROMANO Converte um algarismo arábico em romano, como texto. FUNÇÃO TAN Retorna a tangente de um determinado ângulo. FUNÇÃO ARRED Arredonda um número para um número de dígitos especificado. FUNÇÃO TANH Retorna a tangente hiperbólica de um número. FUNÇÃO ARREDONDAR.PARA.BAIXO Arredonda um número para baixo até zero. FUNÇÃO ARREDONDAR.PARA.CIMA Arredonda um número para cima afastando-o de zero. FUNÇÃO SINAL Determina o sinal de um número. Fornece 1 se número for positivo, zero (0) se número for 0, e -1 se número for negativo. FUNÇÃO SEN Retorna o seno de um ângulo dado. FUNÇÃO SENH Retorna o seno hiperbólico de um número.
FUNÇÃO RAIZ Retorna uma raiz quadrada positiva. PROCURA E REFERÊNCIA
FUNÇÃO ESCOLHER Use núm_índice para retornar um valor da lista de argumentos de valor TESTE E DADOS
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FUNÇÃO CARACT Retorna o caractere especificado por um número. Função CÓDIGO Retorna um código numérico para o primeiro caractere de uma cadeia de texto. FUNÇÃO PROCURAR Encontra uma cadeia de texto (texto_procurado) dentro de outra cadeia de texto (no_texto) e retorna o número da posição inicial de texto_procurado. FUNÇÃO TIRAR Remove todos os caracteres do texto que não podem ser impressos. FUNÇÃO DEF.NÚM.DEC Arredonda o número para o número especificado de decimais, formata o número no formato decimal usando vírgula e pontos e retorna o resultado como texto. FUNÇÃO CONCATENAR Agrupa várias cadeias de texto em uma só. FUNÇÃO ESQUERDA Retorna o primeiro caractere ou caracteres em uma cadeia de texto baseado no número de caracteres especificado por você. FUNÇÃO MOEDA Converte um número em texto usando formato de moeda e arredondando os decimais para a casa especificada. FUNÇÃO NÚM.CARACT Retorna o número de caracteres em uma cadeia de texto. FUNÇÃO EXATO Compara duas cadeias de texto e retorna o valor lógico VERDADEIRO se elas forem exatamente as mesmas, caso contrário, retorna FALSO. FUNÇÃO MINÚSCULA Converte todas as letras maiúsculas em uma cadeia de texto para minúsculas. FUNÇÃO EXT.TEXTO Retorna um número específico de caracteres da cadeia de caracteres texto, começando na posição especificada, com base no número de caracteres informado. FUNÇÃO PRI.MAIÚSCULA Coloca em maiúscula a primeira letra e todas as outras letras que seguem um caractere que não seja uma letra em uma cadeia de texto. FUNÇÃO SUBSTITUIR
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Substitui parte de uma cadeia de texto, com base no número de caracteres especificado, por uma cadeia diferente. FUNÇÃO MAIÚSCULA Converte o texto em maiúsculas. FUNÇÃO MOEDA.US Converte um número em texto usando formato de moeda e arredondando os decimais para a casa especificada. O formato usado é $#;##0,00_);($#;##0,00). FUNÇÃO VALOR Converte uma cadeia de texto que representa um número em um número. FUNÇÃO T Retorna o texto referido por valor. FUNÇÃO TEXTO Converte um valor em texto em um formato de número específico. FUNÇÃO ARRUMAR Remove todos os espaços do texto exceto os espaços únicos entre palavras. FUNÇÃO REPT Repete o texto um determinado número de vezes. FUNÇÃO DIREITA Retorna os últimos caracteres de uma cadeia de texto, com base no número de caracteres que você especifica. FUNÇÃO LOCALIZAR Retorna o número do caractere no qual um caractere específico ou uma cadeia de texto é encontrada primeiro, começando com núm_inicial.
EXEMPLOS DE FÓRMULAS COMUNS Você pode utilizar os seguintes exemplos nas colunas calculadas de uma lista ou biblioteca. Exemplos que não incluam referências de coluna podem ser usados para especificar o valor padrão de uma coluna. Fórmulas condicionais Você pode utilizar as seguintes fórmulas para testar a condição de uma declaração e retornar um valor de Sim ou Não, a fim de testar um valor alternativo, tal como OK ou Não OK ou para retornar um espaço em branco ou traço para representar um valor nulo. Verificar se um número é maior que ou menor que outro número 37
Use a função SE para realizar essa comparação. Descrição (resultado possível)
Coluna1
Coluna2
Fórmula
15.000
9.000
=[Coluna1]>[Coluna2]
15.000
9.000
=SE([Coluna1]<=[Coluna2]; "Não OK")
A Coluna1 é maior que a Coluna2? (Sim) "OK";
A Coluna1 é menor que ou igual à Coluna2? (Não OK)
Fórmulas de data e hora Você pode utilizar as seguintes fórmulas para realizar cálculos que estejam baseados em datas e horas, calculando a diferença entre duas datas e convertendo o valor da hora em um número decimal. Adicionar datas Para adicionar um número de dias a uma data, use o operador de soma (+). Observação: Ao manipular datas, o tipo de retorno da coluna calculada deve ser definido para Data e Hora. Coluna1
Coluna2
Fórmula
Descrição (resultado)
09.06.07
3
=[Coluna1]+[Coluna2]
Adiciona 3 (12.06.07)
dias
a
09.06.07
10.12.08
54
=[Coluna1]+[Coluna2]
Adiciona 54 (02.02.09)
dias
a
10.12.08
Calcular as diferenças entre duas datas Use a função DATADIF para realizar esse cálculo. Coluna1
Coluna2
Fórmula
Descrição (resultado)
01.01.95
15.06.99
=DATADIF([Coluna1]; [Coluna2];"d")
Retorna o número de dias entre duas datas (1626)
Calcular as diferenças entre dois horários Para apresentar o resultado em um formato de hora padrão (horas:minutos:segundos), use o operação de subtração (-) e a função TEXTO. Para que esse método funcione, as horas não devem exceder 24 e os minutos e segundos não devem exceder 60. Coluna1
Coluna2
Fórmula
Descrição (resultado)
09.06.07 10:35
09.06.07 15:30:00
=TEXTO([Coluna2][Coluna1];"h")
Horas entre duas linhas (4)
09.06.07 10:35
09.06.07 15:30:00
=TEXTO([Coluna2][Coluna1];"mm")
Horas e minutos entre duas linhas (4:55)
09.06.07 10:35
09.06.07 15:30:00
=TEXTO([Coluna2][Coluna1];"ss")
Horas, minutos e segundos entre duas linhas (4:55:00)
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Converter horários Para converter horas a partir de um número decimal para o formato padrão de hora (horas:minutos:segundos), use o operador de divisão e a função TEXTO. Coluna1
Fórmula
Descrição (resultado)
23:58
=TEXTO(Coluna1/24; "hh:mm:ss")
Horas, minutos e segundos desde 24:00 (00:59:55)
2:06
=TEXTO(Coluna1/24; "h:mm")
Horas e minutos desde 12:00 (0:05)
Mostrar datas como dia da semana Para converter datas ao texto do dia da semana, utilize as funções TEXTO e DIA.DA.SEMANA. Coluna1
Fórmula
Descrição (resultado possível)
19.02.07
=TEXTO(DIA.DA.SEMANA([Coluna1]); "dddd")
Calcula o dia da semana para a data e retorna o nome completo do dia (Segunda)
Fórmulas matemáticas Você pode utilizar as seguintes fórmulas para executar uma variedade de cálculos matemáticos, tais como números de adição, subtração, multiplicação e divisão, calcular a média ou mediana de números, arredondar números e contar valores. Adicionar números Para adicionar números em duas ou mais colunas em uma linha, use o operador de adição (+) ou a função SOMA. Coluna1
Coluna2
Coluna3
Fórmula
Descrição (resultado)
6
5
4
=[Coluna1] +[Coluna2] +[Column3]
Adiciona os valores nas primeiras três colunas (15)
6
5
4
=SOMA([Co luna1];[Col una2];[Colu na3])
Adiciona os valores nas primeiras três colunas (15)
Subtrair números Para subtrair números em duas ou mais colunas em uma linha, use o operador de subtração (-) ou a função SOMA com números negativos. Coluna1
Coluna2
Coluna3
Fórmula
Descrição (resultado)
15.000
9.000
-8.000
=[Coluna1][Coluna2]
Subtrai 9.000 15.000 (6.000)
de
Multiplicar números Para multiplicar números em duas ou mais colunas em uma linha, use o operador de multiplicação (*) ou a função MULT. Coluna1
Coluna2
Fórmula
Descrição (resultado)
5
2
=[Coluna1]*[Coluna2]
Multiplica os números nas
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primeiras duas colunas (10) 5
2
=MULT([Coluna1]; [Coluna2])
Multiplica os números nas primeiras duas colunas (10)
Dividir números Para dividir números em duas ou mais colunas em uma linha, use o operador de divisão (/). Coluna1
Coluna2
Fórmula
Descrição (resultado)
15.000
12
=[Coluna1]/[Coluna2]
Divide 15.000 por 12 (1250)
Calcular a média dos números A média é também conhecida como mediana. Para calcular a média dos números em duas ou mais colunas em uma linha, use a função MÉDIA. Coluna1
Coluna2
Coluna3
Fórmula
Descrição (resultado)
6
5
4
=MÉDIA([C oluna1];[C oluna2];[C oluna3])
Média dos números nas primeiras três colunas (5)
Calcular o menos ou maior número em um intervalo... Para calcular o menor ou maior número em duas ou mais colunas em uma linha, use as funções MÍN. e MÁX.. Coluna1
Coluna2
Coluna3
Fórmula
Descrição (resultado)
10
7
9
=MÍN.([Coluna1];[Colun a2];[Coluna3])
Menor número (7)
10
7
9
=MÁX.([Coluna1];[Colu na2];[Coluna3])
Maior número (10)
Fórmulas de texto Você pode utilizar as seguintes fórmulas par manipular texto, como combinar ou concatenar os valores de várias colunas, comparando o conteúdo das colunas, removendo caracteres ou espaços e repetindo caracteres. Combinar nomes e sobrenomes Para combinar nomes e sobrenomes, use o operador ampersand (&) ou a função CONCATENAR. Coluna1
Coluna2
Fórmula
Descrição (resultado)
Carlos
Carvalho
=[Coluna1]&" "&[Coluna2]
Combina as duas sequências, separadas por um espaço (Carlos Carvalho)
Carlos
Carvalho
=CONCATENAR([Coluna2]; ","; [Coluna1])
Combina as duas sequências separadas por uma vírgula (Carvalho, Carlos
Para maiores detalhes, por favor, consulte o site: http://office.microsoft.com/pt-br/sharepoint-server-help/CH010372421.aspx
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BIBLIOTECAS Uma biblioteca é um local em um site onde você pode criar, coletar, atualizar e gerenciar arquivos com membros da equipe. Cada biblioteca exibe uma lista de arquivos e informações chave sobre os arquivos, o que ajuda as pessoas a utilizá-los para trabalharem juntas. Você pode personalizar bibliotecas de várias maneiras. É possível controlar como os documentos serão exibidos, rastreados, gerenciados e criados. Você pode rastrear versões, incluindo a quantidade e os tipos de versões, e limitar quem poderá visualizar os documentos antes de serem aprovados. MODELOS DE BIBLIOTEC AS O modelo de biblioteca a ser utilizado depende dos tipos de arquivos a serem compartilhados: DOCUMENTOS Para muitos tipos de arquivos, inclusive documentos e planilhas, use uma biblioteca de documentos. Você pode armazenar outros tipos de arquivos em uma biblioteca de documentos, embora alguns tipos de arquivos estejam bloqueados por razões de segurança. Quando você trabalha com programas compatíveis com o SharePoint, é possível criar esses arquivos a partir da biblioteca. Por exemplo, sua equipe de marketing pode ter sua própria biblioteca para materiais de planejamento, notícias e publicações. IMAGENS Para compartilhar um conjunto de gráficos ou imagens digitais, use uma biblioteca de imagens. Apesar de ser possível armazenar imagens em outros tipos de bibliotecas do SharePoint, bibliotecas de imagens têm muitas vantagens. Por exemplo, a partir de uma biblioteca de imagens você pode visualizar imagens em uma apresentação de slides, fazer o download de imagens para o seu computador e editar imagens com programas gráficos compatíveis com o SharePoint. Considere a possibilidade de criar uma biblioteca de imagens se sua equipe reutilizar muitos elementos gráficos, como logotipos e imagens corporativas, ou se desejar armazenar imagens de eventos da equipe ou de lançamentos de produtos. PÁGINAS WIKI Para criar uma coleção de páginas wiki conectadas, use uma biblioteca de páginas wiki. Um wiki permite que várias pessoas reúnam informações cotidianas em um formato fácil de criar e modificar. Você pode adicionar à sua biblioteca páginas wiki que contêm imagens, tabelas, hiperlinks e links internos. Por exemplo, se sua equipe criar um site wiki para um projeto, o site poderá armazenar dicas e truques em uma série de páginas que se conectam umas às outras. FORMULÁRIOS Se você precisar gerenciar um grupo de formulários comerciais baseados em XML, use uma biblioteca de formulários. Por exemplo, sua organização pode desejar usar uma biblioteca de formulários para
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relatórios de despesas. A configuração de uma biblioteca de formulários exige um editor XML ou um programa de design XML compatível com o SharePoint, como o Microsoft Office InfoPath.
CRIAR E GERENCIAR EX IBIÇÕES Uma exibição é um conjunto de colunas em uma página da Web que exibe os itens em uma lista ou uma biblioteca de documentos. A exibição pode mostrar os itens classificados ou filtrados, uma seleção de colunas ou um layout personalizado. Você pode usar uma exibição para visualizar os itens de uma biblioteca que forem mais importantes ou que melhor se ajustem a seus objetivos. O conteúdo da biblioteca real não é alterado, mas os arquivos são organizados ou filtrados para facilitar sua localização e para navegar de um modo mais produtivo.
EXIGIR APROVAÇÃO DE DOCUMENTO Você pode especificar se a aprovação de um documento é obrigatória. Os documentos permanecem pendentes até serem aprovados ou rejeitados por uma pessoa com permissão para isso. Você pode controlar quais grupos de usuários poderão exibir um documento antes de ele ser aprovado.
RASTREAR VERSÕES Se você precisar manter as versões (criar uma cópia numerada de um arquivo ou um item sempre que uma revisão for salva na biblioteca ou na lista) anteriores dos arquivos, as bibliotecas poderão ajudar a rastrear, armazenar e restaurar arquivos. É possível rastrear todas as versões da mesma forma. Ou você pode optar por classificar algumas versões como principais, como a adição de um novo capítulo em um manual, e algumas versões como secundárias, como a correção de um erro ortográfico. Para ajudar a gerenciar o espaço de armazenamento, você pode, opcionalmente, escolher o número de cada tipo de versão que deseja armazenar. Por exemplo, uma agência de viagem pode usar uma biblioteca de documentos para gerenciar seus arquivos. Ao mesmo tempo em que os membros da equipe desenvolvem uma nova proposta de vendas, eles rastreiam as versões secundárias do arquivos. Se cometerem algum erro em uma versão, será possível restaurar uma versão anterior. Ao concluir a proposta, será possível criar uma versão principal e, em seguida, publicá-la para aprovação de seu departamento jurídico e de seu gerente. Quando o arquivo for aprovado, outros funcionários da empresa poderão visualizá-lo.
EXIGIR CHECK-OUT DE ARQUIVOS Ao exigir o check-out (bloquear um arquivo enquanto é editado, para evitar que outros usuários o substituam ou editem inadvertidamente. Somente o usuário que faz check-out do documento pode editá-lo.) de um arquivo, você assegura que somente uma pessoa poderá editar o arquivo até que o check-in (liberar o bloqueio para edição e permitir que outros usuários exibam o arquivo atualizado ou façam check-out do arquivo.) seja feito. A exigência de check-out de documentos evita que várias pessoas efetuem alterações ao mesmo tempo, o que poderia causar conflitos de edição e confusão. A exigência de check-out também pode ajudar a lembrar dos membros da equipe a adicionar um comentário quando ocorrer o check-in de um arquivo, de forma que será possível rastrear mais facilmente o que foi alterado em cada versão.
ESTAR INFORMADO SOBRE AS ALTERAÇÕES
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As bibliotecas no SharePoint oferecem suporte à tecnologia RSS, de forma que os membros de seu grupo de trabalho possam receber atualizações automaticamente. O RSS habilita os usuários a receberem e a exibirem as atualizações, ou feeds, de notícias e informações em um local consolidado. Também é possível criar alertas de e-mail, de forma que você será notificado quando os arquivos forem alterados.
EDITAR ARQUIVOS OFF -LINE Se você preferir trabalhar nos arquivos em seu disco rígido, será possível efetuar o check-out deles e trabalhar offline, caso você use um aplicativo compatível com o SharePoint, como o Microsoft Office.
DEFINIR TIPOS DE CONTEÚDO Se o seu grupo trabalhar com vários tipos de arquivos, como planilhas, apresentações e documentos, você poderá estender a funcionalidade de sua biblioteca habilitando e definido vários tipos de conteúdo (tipo de conteúdo: um grupo reutilizável de configurações para uma categoria de conteúdo. Use tipos de conteúdo para gerenciar metadados, formulários e comportamentos de itens e documentos de modo consistente. Tipos de conteúdo são definidos no nível local e usados em listas e bibliotecas.).Os tipos de conteúdo adicionam flexibilidade e consistência em várias bibliotecas. Cada tipo de conteúdo pode especificar um modelo e processos de fluxo de trabalho (fluxo de trabalho: o movimento automatizado de documentos ou itens por meio de uma sequência específica de ações ou tarefas relacionadas a processos de negócios. Fluxos de trabalho podem ser usados para gerenciar de modo consistente processos de negócios comuns, como aprovações e revisões de documentos.). Por exemplo, um departamento de vendas pode ter modelos para relatórios de vendas, documentos padrão, orçamentos e apresentações. Cada modelo contém o logotipo e os objetivos da empresa. Quando os usuários criam um novo arquivo a partir da biblioteca de documentos, eles poderão selecionar qual modelo desejam usar.
ESPECIFICAR PERMISSÃO EXCLUSIVA Você pode especificar uma permissão exclusiva para uma biblioteca ou, até mesmo, para um arquivo de uma biblioteca. CRIAR FLUXOS DE TRABALHO Uma biblioteca de documentos ou tipo de conteúdo pode usar fluxos de trabalhos que sua organização definiu para os processos comerciais, como o gerenciamento de aprovação ou revisão de documentos.
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CONTEÚDO WEB CONJUNTO DE SITES, S ITES E SUBSITES
CONJUNTO DE SITES (SITE DE NÍVEL SUPERIOR) Um conjunto de sites é um grupo de sites que têm o mesmo proprietário e compartilham configurações de administração, como permissões. Quando você cria um conjunto de sites, um site de nível superior é criado automaticamente nesse conjunto. Assim, você pode criar um ou mais subsites abaixo do site de nível superior. Por padrão, você precisa ser um administrador para poder criar sites de nível superior (e as coleções de sites baseadas nos sites de nível superior), mas o administrador pode habilitar a criação de sites pessoais para permitir que outras pessoas possam criar sites de nível superior. Se a criação de site pessoal estiver habilitada, as pessoas que têm as permissões Controle Total, Design, Contribuir e Ler poderão criar sites. Um site de nível superior não pode herdar navegação ou permissões de outro site. Ele fornece os próprios elementos de navegação e permissões, mas você pode modificar as permissões. Quando você cria um novo site de nível superior, os links para ele não são adicionados automaticamente para outro site. Você pode editar os elementos de navegação de outros sites mais tarde, para que eles apontem para o seu site.
SITES Um site é um grupo de páginas relacionadas da Web no qual sua equipe pode trabalhar em projetos, realizar reuniões e compartilhar informações. Sua organização pode usar subsites (subsite: um site da Web completo armazenado em um subdiretório nomeado do site de nível superior. Cada subsite pode ter permissões de administração, criação de páginas e navegação independentes do site de nível superior e de outros subsites.) e sites de nível superior (site de nível superior: um site no topo da hierarquia de um conjunto de sites, de onde você pode gerenciar os recursos do conjunto de sites. Um site de nível superior pode ter vários subsites.) para dividir o conteúdo do site entre sites distintos, gerenciados separadamente. Por exemplo, pode ser que sua organização prefira usar sites separados para cada produto ou região. Os sites de nível superior podem ter vários subsites, e os subsites, por sua vez, podem ter vários subsites. Toda a estrutura de um site de nível superior e todos os seus subsites é chamada conjunto de sites (conjunto de sites: um conjunto de sites em um servidor virtual, de um mesmo proprietário e que compartilha definições administrativas. Cada conjunto de sites contém um site de nível superior e pode conter um ou mais subsites.). A possibilidade de criar ou não sites e subsites depende de como a sua organização configurou seus sites e as permissões para criá-los. Algumas organizações precisam manter um rígido controle sobre quem cria sites ou quando e onde eles são criados. Outras organizações permitem aos usuários mais acesso e liberdade para criar sites quando necessário.
SUBSITES
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Você pode criar um novo subsite dentro de uma estrutura de sites já existentes, se tiver o nível de permissão Design. Por padrão, um novo subsite usa a URL do site pai como a primeira parte da URL. Um subsite pode herdar as permissões e a navegação de um site já existente, mas você pode especificar permissões e navegação exclusivas. Por exemplo, um novo subsite usa a barra de links superiores e a home page já existentes por padrão, mas você pode especificar que ele use a própria barra de links superiores e a própria home page.
A barra de links superiores é exibida quando há uma ou mais guias com hiperlinks na parte superior de todas as páginas. Por exemplo, se o seu site chama-se Planejamento de Convenções, os links a esse site podem aparecer na barra de links superiores do site pai para que as pessoas que visitarem o site pai encontrem o site Planejamento de Convenções com facilidade. Ao criar um novo subsite, é possível incluí-lo em elementos de navegação do site pai para ajudar as pessoas a encontrarem o site. Por exemplo, é possível incluir o subsite na barra superior de links e no Início Rápido do site pai. O Início Rápido é exibido na lateral da maioria das páginas do usuário, imediatamente abaixo do link Exibir Todo o Conteúdo do Site.
DECIDIR ENTRE CRIAR UM SUBSITE OU UM SITE DE NÍV EL SUPERIOR Você deve se decidir, entre criar subsites dentro do mesmo conjunto de sites ou sites de nível superior em conjuntos de sites separados. Essa decisão tem como base o quanto os sites têm em comum entre si, se você deseja gerenciá-los individualmente ou não e se deseja ou não que eles compartilhem elementos como navegação ou pesquisa. Dentro de um conjunto de sites, todos os sites podem usar estes mesmos itens abaixo: Navegação Tipos de conteúdo Fluxos de trabalho Grupos de segurança Campos de pesquisas em listas
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Escopo de pesquisa Conjunto de recursos Escolha subsites dentro do mesmo site quando forem desejados os mesmos itens em comum: Navegação Desejar compartilhar navegação entre sites. Desejar que os subsites herdem permissões dos sites-pai. Desejar compartilhar listas entre sites. Desejar compartilhar elementos de design (como temas ou estilos) entre sites. Escolha sites de nível superior em conjuntos de sites separados quando: Precisar de segurança separada para diferentes sites. Precisar mover o conjunto de sites para um banco de dados diferente no futuro. Desejar fazer backup ou restaurar apenas esse site. Desejar limitar o escopo de um fluxo de trabalho apenas nesse site. Desejar ter um escopo de pesquisa separada apenas para esse site. MODELOS DE SITES Nativamente, o SharePoint 2010 oferece 10 modelos de sites. Você pode também criar um site a partir de um destes modelos, fazer melhorias que lhe atenda, e então salvar um novo modelo, customizado por você. Os modelos nativos são: BLOG Um site onde uma pessoa ou equipe pode postar ideias, observações e experiências sobre os quais os visitantes podem fazer comentários. ESPAÇO DE TRABALHO DE DOCUMENTO Um site no qual colegas podem trabalhar juntos em um documento. Ele fornece uma biblioteca de documentos para armazenamento do documento principal e dos arquivos de apoio, uma lista de tarefas para atribuição de itens de tarefas pendentes e uma lista de links para indicar recursos relacionados ao documento. ESPAÇO DE TRABALHO DE REUNIÃO BÁSICA Um site onde você pode planejar, organizar e capturar os resultados de uma reunião. Ele fornece listas para gerenciamento de agenda, participantes da reunião e documentos. ESPAÇO DE TRABALHO DE REUNIÃO EM BRANCO Um site de reunião em branco que você personalizar conforme suas necessidades. ESPAÇO DE TRABALHO DE REUNIÃO MULTIPÁGINA Um site onde você pode planejar uma reunião e capturar as decisões e outros resultados dela. Ele fornece listas para gerenciamento da agenda e dos participantes da reunião. Também fornece duas páginas em branco que você pode personalizar conforme suas necessidades.
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ESPAÇO DE TRABALHO DE REUNIÃO PARA DECISÕES Um site no qual você pode rastrear status ou tomar decisões em reuniões. Fornece listas para criar tarefas, armazenar documentos e registrar decisões. ESPAÇO DE TRABALHO DE REUNIÃO PARA EVENTOS SOCIAIS Um site onde você pode planejar ocasiões sociais. Fornece listas para rastreamento de participantes, fornecimento de instruções e armazenamento de fotos do evento.
SITE DE EQUIPE Um site no qual uma equipe pode organizar, criar e compartilhar informações rapidamente. Ele fornece uma biblioteca de documentos e listas para gerenciamento de anúncios, itens de calendário, tarefas e discussões. SITE DE TRABALHO EM GRUPO Este modelo fornece uma solução de groupware que as equipes podem usar para criar, organizar e compartilhas informações. Ele inclui o Calendário de Grupo, Circulação, Memorando de Telefonema, a biblioteca de documentos e outras listas básicas. SITE EM BRANCO Selecione este modelo de site quando desejar criar um site com uma home page em branco que planeje personalizar. Você pode usar um programa de design da Web que seja compatível com o SharePoint 2010, como SharePoint Designer 2010, para adicionar listas interativas ou quaisquer outros recursos. Exemplo de uso: Use este modelo quando planejar criar um site personalizado e não desejar usar um dos modelos existentes, , listas ou bibliotecas como ponto de partida.
PÁGINAS Página é conteúdo visto na tela ao se acessar um site em um navegador, é a estrutura que deve exibir as informações desejadas. Em uma página pode-se adicionar praticamente todo o tipo de conteúdo do Sharepoint, como as webparts.
CRIANDO UMA PÁGINA Para adicionar uma nova página entre no menu “Ações do Site | Nova Página”
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Informe o nome desejado para a página e clique em “Criar”, em seguida você será redirecionado para a nova página.
TEMAS Temas fornecem uma maneira rápida e fácil de aplicar cores e fontes a sites no Microsoft SharePoint 2010. Quando um tema é aplicado a um site, a cor da maioria dos elementos de página (como imagens de plano de fundo, texto e hiperlinks) é alterada. As fontes utilizadas para alguns elementos de página, como títulos, também são alteradas. Os temas podem ser usados com os modelos de site padrão do SharePoint 2010 ou com páginas mestras personalizadas. Também é possível criar temas que os proprietários podem usar para aplicar a seus sites. É possível visualizar o tema antes de aplicar. Também podemos criar os nossos temas via Office 2010 (utilizando PowerPoint ou Word), fazer o upload e aplicála para o SharePoint .
SUPORTE A MULTINAVEG ADORES O SharePoint Foundation 2010 oferece suporte a vários navegadores da Web comumente usados. Entretanto, é possível que, em alguns deles, certos recursos do SharePoint Foundation 2010 sofram downgrade, estejam limitados ou só possam ser acessados por meio de etapas alternativas. Em alguns casos, a funcionalidade pode estar indisponível para tarefas administrativas não críticas. Os seguintes navegadores foram testados e classificados pela Microsoft: NAVEGADORES COM SUPORTE A SHAREPOINT SERVER 2010 SEM LIMITAÇÕES CONHECIDAS Internet Explorer 7.0 (32 bits) Internet Explorer 8.0 (32 bits) NAVEGADORES COM SUPORTE A SHAREPOINT SERVER 2010 COM LIMITAÇÕES CONHECIDAS Internet Explorer 7.0 (64 bits) Internet Explorer 8.0 (64 bits) Mozilla Firefox 3.6 (no sistema operacional Mac OSX) Mozilla Firefox 3.6 (no sistema operacional UNIX/Linux) Mozilla Firefox 3.6 (no sistemas operacionais Windows) Safari 4.04 (no sistema operacional Mac OSX Versão 10.6, Snow Leopard) NAVEGADORES SEM SUPORTE A SHAREPOINT SERVER 2010 Internet Explorer 6.0 (32 bits)
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WEB PARTS Uma Web Part é uma unidade modular de informações que constitui o elemento básico de uma Página de Web Part. Você pode adicionar Web Parts a zonas de Web Part em uma Página de Web Part e personalizar as Web Parts individuais para criar uma página exclusiva para os usuários do seu site. É possível usar as Páginas de Web Parts para: Consolidar dados de diferentes fontes. Registrar e resumir dados críticos. Analisar e agregar dados (como somas, totais ou contas). Resumir informações importantes que você deseja ver no início de cada dia. Priorizar e realçar dados de projetos ou de clientes para ajudar você a tomar decisões eficazes. Exibir informações de reuniões e uma agenda de trabalho atualizada para planejar rapidamente o seu dia. Obter rápido acesso a notícias comerciais, ao clima local e a seus sites favoritos a fim de direcionar sua navegação na Web. ADICIONAR UMA WEB PA RT A UMA PÁGINA Para editar uma página, é necessário ter pelo menos as permissões obtidas por meio da adição ao grupo padrão Membros do do SharePoint. 1.
Em uma página, no Faixa de Opções, clique na guia Página e no comando Editar.
2.
Clique na página em que deseja adicionar uma Web Part, clique na guia Inserir e em Web Part.
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3.
Em Categorias, selecione uma categoria, como Listas e Bibliotecas, selecione a Web Part que você deseja adicionar à página, como Avisos, e clique em Adicionar.
4.
Quando você seleciona uma Web Part, as informações sobre ela são exibidas em Sobre a Web Part. Quando terminar de editar a página, clique na guia Página e em Salvar
CONFIGURAR AS PROPRIEDADES COMUNS DE UMA WEB PART As Web parts compartilham um conjunto comum de propriedades que controlam sua aparência, seu layout e suas características avançadas. É possível alterar as propriedades das Web Parts no painel de ferramentas. As propriedades comuns das Web Parts que você vê no painel de ferramentas podem ser diferentes das propriedades documentadas nesta seção por vários motivos: 1. Para ver a seção Avançado do painel de ferramentas, é preciso ter a permissão apropriada. 2.
Para uma Web Part específica, o desenvolvedor de Web Parts pode ter optado por não exibir uma ou mais das propriedades comuns, ou pode ter preferido criar e exibir propriedades adicionais que não estão listadas abaixo nas seções Aparência, Layout e Avançado do painel de ferramentas.
3.
Algumas permissões e configurações de propriedades podem desabilitar ou ocultar propriedades de Web Part.
APARÊNCIA Propriedade Título Altura Largura Estado do Cromado
Tipo de Cromado
LAYOUT Propriedade
Descrição Especifica o título da Web Part que aparece na barra de título da Web Part. Especifica a altura da Web Part. Especifica a largura da Web Part. Especifica se toda a Web Part aparece na página quando essa página é aberta pelo usuário. Por padrão, o estado do cromado é definido como Normal e toda a Web Part é exibida. Apenas a barra de título aparece quando o estado está configurado como Minimizado. Especifica se a barra de título e a borda do quadro da Web Part são exibidas.
Descrição
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Oculta
Direção
Zona
Especifica se a Web Part fica visível quando o usuário abre a página. Se essa caixa de seleção estiver marcada, a Web Part ficará visível apenas quando você estiver criando a página e terá o sufixo (Oculta) acrescentado ao título. Você poderá ocultar uma Web Part se quiser usá-la para fornecer dados para outra Web Part por meio de uma conexão de Web Part, mas não quiser exibi-la. Especifica a direção do texto no conteúdo da Web Part. Por exemplo, arábico é um idioma da direita para a esquerda; inglês e a maioria dos idiomas europeus são da esquerda para a direita. É possível que essa configuração não esteja disponível para todos os tipos de Web Parts. Especifica a zona da página na qual a Web Part está localizada. Observação: As zonas de uma página não são listadas na caixa de listagem quando você não tem permissão para modificálas.
Índice de Zona
Especifica a posição da Web Part em uma zona quando essa zona contém mais de uma Web Part. Para especificar a ordem, digite um inteiro positivo na caixa de texto. Se as Web Parts na zona estiverem ordenadas de cima para baixo, um valor de 1 significa que a Web Part aparece na parte superior da zona. Se elas estiverem ordenadas da esquerda para a direita, um valor de 1 significa que a Web Part aparece na lateral esquerda da zona. Por exemplo, quando você adiciona uma Web Part a uma zona vazia ordenada de cima para baixo, o Índice de Zona é 0. Quando uma segunda Web Part é adicionada à parte inferior da zona, seu Índice de Zona é 1. Para mover a segunda Web Part até a parte superior dessa zona, digite 0 e depois digite 1 para a primeira Web Part. Observação: Cada Web Part na zona deve ter um valor de Índice de Zona exclusivo. Portanto, alterar o valor de Índice de Zona da Web Part atual também pode alterar esse valor para as outras Web Parts na mesma zona.
AVANÇADA Propriedade
Descrição
Permitir Minimização
Especifica se a Web Part pode ser minimizada.
Permitir Fechamento Permitir Ocultar
Especifica se Web Part pode ser removida da página. Especifica se a Web Part pode ser ocultada.
Permitir Alteração de Zona
Especifica se a Web Part pode ser movida para outra zona. Especifica se a Web Part pode participar de conexões com outras Web Parts.
Permitir Conexões
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Permitir Edição na Exibição Pessoal Modo de Exportação
URL do Título
Descrição
URL da Ajuda
Modo de Ajuda
URL da Imagem do Ícone de Catálogo
Especifica se as propriedades da Web Part podem ser modificadas em uma exibição pessoal. Especifica o nível de dados que podem ser exportados para esta Web Part. Dependendo da sua configuração, talvez essa definição não esteja disponível. Especifica a URL de um arquivo que contém informações adicionais sobre a Web Part. O arquivo é exibido em uma janela separada do navegador quando você clica no título da Web Part. Especifica a Dica de Tela que aparece quando o ponteiro do mouse está sobre o título ou o ícone da Web Part. O valor dessa propriedade é usado quando você procura Web Parts usando o comando Pesquisar no menu Localizar Web Parts do painel de ferramentas. Especifica a localização de um arquivo que contém informações de Ajuda sobre a Web Part. As informações da Ajuda são exibidas em uma janela separada do navegador quando você clica no comando Ajuda do menu da Web Part. Especifica como o navegador exibirá o conteúdo da Ajuda de uma Web Part. Selecione uma das seguintes opções: • Janela restrita Abre uma janela de navegador separada se o navegador tiver esse recurso. O usuário precisa fechar a janela antes de retornar à página da Web. • Sem janela restrita Abre uma janela de navegador separada, se o navegador tiver esse recurso. O usuário não precisa fechar a janela antes de retornar à página da Web. Esse é o valor padrão. • Navegar Abre a página da Web na janela atual do navegador. Observação: Embora as Web Parts personalizadas do Microsoft ASP.NET ofereçam suporte para essa propriedade, os tópicos da Ajuda padrão do SharePoint apenas são abertos em uma janela separada do navegador. Especifica a localização de um arquivo que contém uma imagem a ser usada como ícone da Web Part na Lista de Web Parts. O tamanho da imagem deve ser de 16 por 16 pixels.
URL da Imagem do Ícone de Título
Especifica a localização de um arquivo que contém uma imagem a ser usada na barra de título da Web Part. O tamanho da imagem deve ser 16 por 16 pixels.
Mensagem de Erro de Importação
Especifica uma mensagem que aparecerá se houver
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algum problema na importação da Web Part. GALERIA DE WEB PARTS PADRÃO LISTAS E BIBLIOTECAS Não existe uma Web Part chamada Exibição de Lista. Quando um novo site é criado a partir de um modelo de site, as Web Parts (Web Part: uma unidade de informações modular que consiste em uma barra de título, um quadro e conteúdo. As Web Parts são os blocos básicos para construção de uma Página de Web Parts.) são adicionadas automaticamente à home page do site. Por exemplo, um site de equipe inclui Avisos, Calendário e Web Parts de Links. Essas Web Parts são instâncias da Web Part de Exibição de Lista que usam um modelo de lista pre-configurado para exibir dados de lista. Da mesma forma, quando uma lista ou biblioteca é criada em seu site, uma Web Part de Exibição de Lista que tem o mesmo nome da lista ou biblioteca é criada automaticamente. Por exemplo, se for criada uma lista chamada Contatos, uma Web Part de Exibição de Lista chamada Contratos estará disponível na galeria do Site. A Web Part exibe automaticamente os dados contidos na lista ou biblioteca criada. É possível usar a Web Part de Exibição de Lista para exibir e editar dados de lista ou biblioteca no seu site e para se conectar a outras Web Parts, incluindo outras Web Parts de Exibição de Lista. As listas são informações compartilhadas com membros da equipe e muitas vezes exibidas em formato de tabela. As exibições de listas mostram essas informações de maneiras diferentes para objetivos diferentes, como filtragem, classificação, seleção de colunas específicas. É possível exibir a maior parte das listas e Web Parts de Exibição de Lista em um de dois modos de exibição tabulares: o modo de exibição padrão, que está disponível para qualquer usuário, e o modo de exibição de folha de dados, que exige um programa ou controle compatível com o SharePoint, como o Microsoft Office Access, além de suporte a controles ActiveX. É possível usar a Web Part de Exibição de Lista para fazer o seguinte: Exibir os dados de lista em uma Página de Web Parts em formato tabular para classificar, filtrar, isolar e atualizar rapidamente os dados. Exibir em uma Web Part de Exibição de Lista os documentos que estão prontos para a equipe revisar ou os documentos que seu grupo usa com frequência. Controlar os dados do projeto em uma Web Part de Exibição de Lista e filtrá-los ou classificá-los por uma coluna que contenha o nome ou a função de uma pessoa em uma coluna correspondente em uma Web Part de Exibição de Lista de Contatos. A partir de uma Web Part de Exibição de Lista de Informações Básicas dos Funcionários que contenha um nome de funcionário e um número de identificação, consulte informações detalhadas do funcionário, como opções de benefício, status da família e cobertura de seguro médico em uma Web Part de Exibição de Lista de Detalhes do Funcionário. Examinar um pedido do cliente em duas Web Parts de Exibição de Lista conectadas: uma Web Part de Exibição de Lista de Pedidos que contenha as informações do pedido e uma Web Part de Exibição de Lista de Detalhes do Pedido que, por sua vez, contenha todos os itens de linha desse pedido. Melhorar a exibição das informações básicas sobre uma pessoa em uma Web Part de Exibição de Lista de Contatos, exibindo uma imagem dessa pessoa em uma Web Part de Imagem conectada ou um mapa do endereço comercial dessa pessoa em uma Web Part de Mapa personalizada.
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ACÚMULO DE CONTEÚDO
DOCUMENTOS RELEVANTES A Web Part Documentos Relevantes ajuda a criar um modo de exibição personalizado dos documentos que você cria, marca para check-out e modifica. Em uma Central de Documentos de grande porte, essa Web Part pode poupar esforços ao facilitar a localização e o uso de arquivos. A figura a seguir mostra essa Web Part.
VISUALIZADOR DE XML É possível usar a Web Part de Visualizador de XML para exibir o código XML e aplicar a ele o XSLT (Extensible Stylesheet Language Transformations) antes de exibir o conteúdo. O conteúdo exibido na Web Part de XML não pode conter um elemento HTML FORM. Se for preciso usar esse elemento, considere o uso da Web Part do Visualizador de Páginas ou da Web Part de Formulário. É possível usar a Web Part de XML para exibir: Dados estruturados a partir de tabelas de banco de dados ou consultas. Documentos baseados em XML. Formulários XML que combinam dados estruturados e não estruturados, como relatórios de status semanais ou de despesas com viagem. Existem duas maneiras de adicionar conteúdo à Web Part de Visualizador de XML: Editores XML e XSL: É possível usar esses editores para inserir ou modificar códigos-fonte XML e XSLT. Os editores de códigos-fontes XML e XSL consistem em editores de texto sem formatação destinados a usuários com conhecimento de sintaxes XML e XSLT. Vínculos XML e XSL : Ao invés de editar o XML e XSLT, é possível inserir um hiperlink para um arquivo de texto que contenha códigos-fontes XML e XSLT. Os dois protocolos de hiperlink válidos que poderão ser usados são: Protocolo HTTP (transferência de hipertexto) (http://) Protocolo HTTP com privacidade, que usa criptografia SSL (camada de soquetes de segurança) (HTTPS://) É possível usar uma URL absoluta ou relativa, mas não um caminho de arquivo. É possível combinar conteúdos XML editados e vinculados para fornecer informações principais e secundárias. Por exemplo, é possível fornecer uma mensagem de erro como uma informação secundária no conteúdo XML editado, no caso de o conteúdo XML vinculado (ou as informações principais) não estar disponível. Quando o conteúdo XML é fornecido editado e vinculado, o conteúdo XML vinculado é sempre usado em primeiro lugar. Se o conteúdo XML vinculado não puder ser acessado, será usado o conteúdo XML editado.
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Observação: Não é possível usar essa abordagem para combinar conteúdo XSL editado e vinculado.
COLABORAÇÃO SOCIAL TAREFAS DO USUÁRIO Use esta Web Part para exibir as tarefas atribuídas ao usuário atual. USUÁRIO DO SITE Use a Web Part Usuários do Site para ver uma lista dos usuários do site e o respectivo status online. FORMULÁRIOS FORMULÁRIO HTML A Web Part de Formulário HTML facilita a filtragem do conteúdo de Web Parts de Modo de Exibição de Lista. A Web Part de Formulário HTML envia critérios de filtro à Web Part de Modo de Exibição de Lista. Digitando diferentes critérios no formulário, você pode filtrar a lista de diversas maneiras. Por exemplo, é possível filtrar uma lista de funcionários por departamento, selecionando uma opção em uma lista suspensa, ou filtrar pedidos por linha de produtos. MÍDIA E CONTEÚDO EDITOR DE CONTEÚDO Você pode usar a Web Part do Editor de Conteúdo para adicionar texto formatado, tabelas, hiperlinks e imagens a uma página da Web. Você pode, por exemplo, usar a Web Part do Editor de Conteúdo para adicionar: Um parágrafo introdutório formatado a uma página. Uma tabela de instruções para explicar um gráfico em sua página, os dados usados no gráfico e como o gráfico foi criado. Um conjunto de hiperlinks para mais informações. VISUALIZADOR DE IMAGENS Utilize a Web Part de visualizador de imagens para exibir uma imagem especifica que esteja em uma biblioteca do SharePoint ou inserindo a url onde se encontra a imagem na web. É possível também definir uma frase alternativa, que será exibia ao usuário caso este tenha problemas em visualizar esta imagem. VISUALIZADOR DE PÁGINAS É possível usar a Web Part do Visualizador de Páginas para exibir uma página da Web, um arquivo ou uma pasta em uma Página de Web Parts. Basta digitar um hiperlink, um caminho de arquivo ou um nome de pasta a ser vinculado ao conteúdo. 55
É possível usar a Web Part do Visualizador de Páginas para exibir: Uma fonte favorita de notícias da Internet em uma seção de resumo dedicada a notícias de uma Página de Web Parts. Uma lista de arquivos de grupos de trabalho ativos em um servidor de rede a ser exibida regularmente. Um documento ou planilha comumente usados. O conteúdo vinculado da Web Part do Visualizador de Páginas é isolado de outro conteúdo na Página de Web Parts com o uso do elemento HTML IFRAME. Esse elemento garante que os elementos HTML exibidos como conteúdo na Web Part do Visualizador de Páginas não entrarão em conflito com outros elementos HTML na Página de Web Parts. Por exemplo, a Página de Web Parts já pode conter um elemento HTML FORM e a página não será exibida corretamente se o conteúdo vinculado também contiver um elemento HTML FORM que não esteja contido no elemento HTML FORM. A Web Part do Visualizador de Páginas exibe o conteúdo assincronicamente do restante da página. Isso significa que é possível exibir e usar outras Web Parts na página se o link demorar muito para retornar o conteúdo. As propriedades personalizadas da Web Part do Visualizador de Páginas estão listadas abaixo. Observação: Não é possível exibir nem editar estas propriedades personalizadas na exibição pessoal. Propriedade
Descrição
Grupo Página da Web, Pasta ou Arquivo
Especifica o tipo de conteúdo a ser exibido na Web Part do Visualizador de Páginas. Selecione uma das seguintes opções: Página da Web Selecione esta opção se desejar exibir uma página da Web como o conteúdo da Web Part do Visualizador de Páginas. Esta opção insere automaticamente o protocolo HTTP (http://) na caixa de texto Link e oculta o botão Procurar caso ele esteja visível. Esse é o valor padrão. Pasta Selecione esta opção se desejar exibir uma lista de arquivos em uma pasta. Esta opção oculta o botão Procurar caso ele esteja visível. Arquivo Selecione esta opção para exibir o conteúdo de um arquivo. Esta opção também exibe o botão Procurar na caixa de texto Link. O arquivo é aberto em uma janela do navegador separada ou dentro da Web Part, se o aplicativo que abre o arquivo oferecer suporte a ativação embutida para esse arquivo na janela do navegador.
Link
Especifica um hiperlink, uma pasta ou arquivo para vincular o conteúdo a ser exibido na Web Part do Visualizador de Páginas: Se a Página da Web acima for selecionada, será preciso inserir um hiperlink válido. Os dois protocolos de hiperlink válidos que podem ser usados são: Protocolo HTTP (transferência de hipertexto) (http://) Protocolo HTTP com privacidade, que usa criptografia SSL (camada de soquetes de segurança) (HTTPS://)
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É possível usar uma URL absoluta ou relativa, mas não se pode usar um caminho de arquivo. Se a Pasta acima for selecionada, será preciso inserir um local ou pasta de rede válida. A exibição de uma pasta requer o Microsoft Internet Explorer. Se Arquivo for selecionado acima, será preciso inserir um caminho de arquivo válido. A exibição de um arquivo requer o Microsoft Internet Explorer. Clique também em Procurar para localizar o arquivo. APRESENTAÇÃO DE SLIDES Use para exibir uma apresentação dos slides de imagens e fotos de uma biblioteca de imagens. É possível definir qual será o tempo de exibição de cada imagem, antes de ser trocada pela próxima, ser será ou não por ordem aleatória, e até mesmo se alguns campos como Título e Descrição serão exibidos junto a imagem. SILVERLIGHT Você pode integra aplicativos e vídeos do Silverlight a partir de uma página do SharePoint usando a Web Part Silverlight. A Web Part Silverlight age como um host para o aplicativo Silverlight. Os usuários devem ter o plug-in do Silverlight instalado em seus computadores para a execução dos aplicativos Silverlight. Um administrador do SharePoint pode definir uma configuração que solicita aos usuários que não têm o plug-in do Silverlight que o baixem e o instalem. A publicação de um aplicativo Silverlight no site do SharePoint é fácil. Para garantir que a Web Part Silverlight funcione corretamente, no entanto, você deve concluir estas etapas antes de adicionar um aplicativo Silverlight ao site. Localize o arquivo XAP para os aplicativos Silverlight que você deseja publicar. É preciso salvar esse arquivo em um local de rede que possa ser acessado do site do SharePoint usando uma URL, como uma biblioteca no site do SharePoint. Teste o aplicativo para garantir que ele é executado corretamente a partir do local de rede onde você o armazenou. Um arquivo *.XAP pode ser configurado pelo desenvolvedor para fazer referência a arquivos externos. Se esse for o caso, você precisa garantir que esses arquivos também estejam disponíveis a partir do local de rede onde você armazenou o arquivo XAP para que o aplicativo funcione. Copie a URL para o local de rede onde o arquivo XAP está armazenado. Você deve fazer referência a esse local ao carregar o aplicativo na Web Part Silverlight. Não é possível procurar o local a partir da interface da Web Part e, portanto, você deve ter a referência ao local facilmente disponível antes de começar. RELATÓRIOS DO SQL SE RVER VISUALIZADOR DE RELATÓRIOS DO SQL SERVER REPORTING SERVICES Você pode usar a Web Part para exibir, navegar, imprimir e exportar relatórios do SQL Server Reporting Services em um servidor de relatório. O Reporting Services do SQL Server 2008 R2 agora oferece suporte a listas do SharePoint como uma fonte de dados. Esse suporte permite recuperar dados da lista do
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SharePoint Foundation 2010, o SharePoint Server 2010, o Windows SharePoint Services 3. 0 e o Office SharePoint Server 2007. A funcionalidade é incorporada ao servidor de relatórios.
RIBBON (FAIXA DE OPÇÕES) A faixa de opções contém os elementos de interface do usuário que fornecem acesso a comandos de edição de páginas e ferramentas relacionadas, em conjunto com comandos de publicação e fluxo de trabalho, além da maioria dos outros comandos no SharePoint 2010. Essa faixa de opções está disponível para membros da equipe que têm, pelo menos, o nível de permissão Contribuir. Quando é feito check-out de uma página para edição e o cursor é posicionado no campo Conteúdo da Página, as Ferramentas de Edição são exibidas. As Ferramentas de Edição contêm a guia Formatar Texto e a guia Inserir, que contém os comandos usados pelos autores para formatar texto e inserir elementos de conteúdo, como imagens, links e conteúdo reutilizável. A ilustração a seguir mostra a faixa de opções com a guia Formatar Texto exibida:
São exibidas outras guias contextuais, ou grupos de guias, com base no elemento da página que está selecionado. Por exemplo, se você inserir uma tabela em uma página, as Ferramentas de Tabela serão exibidas e conterão uma guia Layout e uma guia Design. Você pode planejar e implementar novos comandos da faixa de opções para fornecer funcionalidades adicionais à sua equipe de conteúdo. Por exemplo, se a sua organização tiver um processo para criar e incorporar imagens em seus documentos que você queria automatizar, adicione um comando à guia Página na faixa de opções. Você pode personalizar a faixa de opções para fornecer recursos adicionais a autores ou para impedir que usem alguns recursos. Adicionar botões para fornecer novas funcionalidades: Você pode adicionar novos recursos ao SharePoint 2010 e fornecer botões na faixa de opções para dar aos autores acesso aos recursos. Por exemplo, se o seu site de publicação for usado para criar conteúdo altamente técnico, adicione um recurso de editor de equações e inclua um botão para que os autores possam acessá-lo. Adicionar estilos embutidos: Você pode substituir os estilos padrão disponíveis adicionando ou substituindo estilos em uma folha de estilos. Ao fazer isso, os autores podem selecionar os estilos disponíveis para a seleção atual usando o comando Estilos no menu contextual para o elemento selecionado. Você pode criar estilos personalizados para texto, imagens e o player da Web Part de Mídia. Você também pode atualizar estilos do Microsoft Office SharePoint Server 2007 para o Microsoft SharePoint Server 2010. Adicionar estilos de tabela: A faixa de opções inclui um conjunto de estilos de tabela predefinidos que podem ser personalizados de acordo com o estilo de uma única página. Cada estilo de tabela consiste em um conjunto de classes de folhas de estilos em cascata para cada marca de tabela. Por exemplo, você pode personalizar a aparência da primeira e da última linha de uma tabela, das linhas pares e ímpares ou da primeira e da última coluna.
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Personalizar locais do selecionador de imagens: Em qualquer campo que inclua um comando para inserir uma imagem, você pode adicionar links personalizados à lista de locais padrão listados na caixa de diálogo do selecionador de imagens. Restringir o acesso a recursos de edição: Você pode restringir o grau de liberdade dos autores para formatar o conteúdo de sua página da Web ou para adicionar itens, como imagens e hiperlinks para páginas em seu site, restringindo o acesso a recursos de edição. Ao abrir seu site no Microsoft SharePoint Designer 2010, você pode editar as marcas associadas a controles de campo para desabilitar os botões da faixa de opções que os autores podem usar quando editam páginas. Por exemplo, você pode desabilitar os botões que permitem aos autores: Definir fontes Criar links para endereços externos Adicionar títulos ao conteúdo Aplicar negrito, itálico ou sublinhado ao texto Adicionar tabelas Além de implementar um comando como um comando de menu, você também pode implementá-lo como um botão na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. A Barra de Ferramentas de Acesso Rápido torna disponíveis os comandos usados com frequência. Para adicionar botões à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido, você deve editar a página mestra. A ilustração a seguir mostra a Barra de Ferramentas de Acesso Rápido:
Ao criar uma página da Web, avalie se você deseja adicionar ou remover comandos da faixa de opções ou da Barra de Ferramentas de Acesso Rápido. Avalie também o nível de acesso que deseja atribuir a autores de conteúdo para que eles editem recursos e quais tipos de estilos deseja tornar disponíveis. Quais são os comandos e onde eles devem ser adicionados. Faça uma lista de qualquer comando necessário, o local da barra de ferramentas em que devem ser adicionados, se o botão é necessário na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido e se algum local adicional precisa ser adicionado ao selecionador de imagens.
ATIVOS DIGITAIS Cada vez mais funcionários de escritórios criam ou reutilizam imagens e outros ativos de mídia avançada durante suas tarefas diárias. Geralmente, não existe um repositório comum para o departamento ou empresa otimizado para armazenar esses ativos. Um repositório comum permite que os usuários descubram e reutilizem facilmente os ativos de mídia avançada que outras pessoas criaram. O recurso de gerenciamento de ativos digitais do SharePoint 2010 pode promover economia de tempo e de outros recursos para a organização ao oferecer um repositório especializado para o armazenamento e o gerenciamento de ativos digitais. Os usuários não precisam mais procurar ativos em diferentes locais da rede ou recriá-los totalmente. Ao usar um repositório centralizado para gerenciar os ativos digitais, a empresa também exerce um controle mais rígido sobre o
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conteúdo confidencial e pode garantir que somente ativos aprovados de produtos serão disponibilizados para os usuários apropriados. ARQUITETURA LÓGICA PARA O GERENCIAMENTO DE ATIVOS DIGITAIS O elemento fundamental do recurso de gerenciamento de ativos digitais do SharePoint 2010 é a biblioteca de ativos, que pode ser adicionada a qualquer site, em qualquer nível na sua solução. No entanto, se for armazenar um grande volume de dados, como milhares ou dezenas de milhares de arquivos em uma biblioteca de ativos, ou arquivos de áudio ou de vídeo que, no total, exijam centenas de gigabytes de espaço de armazenamento, você deverá planejar cuidadosamente o local onde a biblioteca de ativos será criada e quais ativos serão armazenados. Por exemplo, se você tem um site de colaboração no qual várias equipes individuais têm cada uma seus próprios sites, mas precisam usar um conjunto compartilhado de mídia, pode criar uma biblioteca de ativos no site de nível superior para armazenar os ativos que serão usados pelas equipes individuais. Nesse cenário, o banco de dados de conteúdo será armazenado por todos os sites no conjunto de sites, portanto, a quantidade e o tamanho dos arquivos armazenados na biblioteca de ativos pode ser significativamente menor que no exemplo anterior. A figura a seguir mostra um exemplo da arquitetura lógica para quando uma biblioteca de ativos for colocada na raiz de um conjunto de sites e compartilhar um banco de dados de conteúdo que tenha outros sites no conjunto de sites.
Como outro exemplo, para um grande site de treinamento corporativo que conterá vídeos de treinamento usados por funcionários internos, você pode colocar a biblioteca de ativos no site de nível superior de um conjunto de sites que use seu próprio banco de dados de conteúdo e não tenha nenhum outro site abaixo dele na hierarquia de sites. Fazendo isso, você pode garantir que haja espaço de armazenamento suficiente para os arquivos que serão carregados na biblioteca de ativos. Isso também permite o planejamento de expansão futura, pois o banco de dados de conteúdo já é isolado por si mesmo e não compartilha conteúdo com outros sites em sua solução. A figura a seguir mostra um exemplo da arquitetura lógica quando uma biblioteca de ativos é colocada em um conjunto de sites separado com um banco de dados de conteúdo separado dos demais sites:
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A tabela a seguir resume essas duas abordagens. Observe que você pode implementar uma combinação dessas duas abordagens.
Área Descrição
Uso
Gerenciamento
Conjunto de um único site Uma biblioteca de ativos digitais está contida no mesmo conjunto de sites que outro conteúdo. Várias bibliotecas de ativos digitais podem ser criadas na estrutura do site. As equipes podem adicionar bibliotecas de ativos digitais aos sites de sua equipe ou usar a biblioteca contida no site de nível superior.
Conjunto de sites separados Um conjunto de sites separado é implementado para hospedar uma biblioteca de ativos virtuais.
As equipes gerenciam suas próprias bibliotecas. Os arquivos de mídia são gerenciados da mesma maneira
Como os arquivos de mídia residem em um banco de dados separado, esse conteúdo pode ser gerenciado separadamente de acordo com um
As equipes adicionam e usam arquivos de mídia da biblioteca de ativos digitais gerenciada centralmente. Observação: Quando um site de publicação é usado, a URL de uma biblioteca de ativos de um site pode ser adicionada à lista Locais Sugeridos do Navegador de Conteúdo do site de publicação. Isso permitirá que os criadores de conteúdo acessem a biblioteca de ativos quando inserirem ativos em páginas da Web nos aplicativos do pacote SharePoint Server 2010 ou do Microsoft Office 2010, como o Microsoft Word.
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Desempenho e capacidade
que outros conteúdos no conjunto de sites. Um grande volume de arquivos de mídia pode afetar o desempenho geral dos sites. Se os conjuntos de sites se aproximarem ou excederem os limites de tamanho de banco de dados, será mais difícil dimensionar o farm. de servidores global.
contrato de nível de serviço diferente. Como os arquivos de mídia residem em um banco de dados separado, o banco de dados pode ser dimensionado para hardwares dedicados, se necessário, para reduzir o efeito que esse contato tem no desempenho do restante do farm. de servidores.
Quando planejar a incorporação do gerenciamento de ativos digitais na sua solução, você deve analisar cuidadosamente a quantidade e o tamanho dos arquivos que serão armazenados, bem como serão usados. Isso o ajudará a projetar a arquitetura do seu site quando você determinar onde a biblioteca de ativos deve ser localizada.
TIPOS DE USUÁRIOS DE ATIVOS DIGITAIS Um usuário da biblioteca de ativos digitais irá exercer um ou mais dos seguintes papeis:
Criadores de ativos: Este grupo inclui pessoas que criam ativos individuais, como artistas gráficos, produtores de vídeo ou redatores, e que enviam ativos para a biblioteca de ativos. Por exemplo, Criador de Ativos pode criar um logotipo de produto em vários tamanhos e resoluções, e carregar todas as versões do logotipo para a biblioteca de ativos para uso por outros membros de uma equipe de marketing de produto.
Gerentes de ativos Este grupo inclui pessoas que gerenciam os ativos da biblioteca. Eles são encarregados de gerenciar e organizar ativos na biblioteca. Por exemplo, um Gerente de Ativos pode pegar várias versões de um logotipo de produto e categorizá-las adequadamente na biblioteca e adicionar metadados importantes, como palavras-chave, e definir uma data após a qual o ativo não pode ser usado.
Consumidores de ativos Este grupo inclui pessoas que precisam localizar e usar os ativos da biblioteca para criar outros produtos de trabalho. Por exemplo, os designers da Web podem usar um logotipo de produto da biblioteca de ativos ao criarem páginas de marketing para sites de produtos.
FLUXOS DE TRABALHO
INTRODUÇÃO AOS FLUXOS DE TRABALHO Os fluxos de trabalho ajudam as pessoas a colaborarem em documentos e a gerenciar tarefas de projeto desenvolvendo processos empresariais específicos em documentos, itens de listas ou sites do SharePoint Foundation 2010. Os fluxos de trabalho ajudam as empresas a aderirem a processos empresariais consistentes e também melhoram a eficiência e a produtividade organizacional ao
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gerenciar as tarefas e etapas de processos empresariais específicos. Isso permite que os responsáveis por essas tarefas concentrem-se na execução do trabalho e não no gerenciamento do fluxo de trabalho. O QUE SÃO FLUXOS DE TRABALHO?
Fluxos de trabalho são a maneira como uma organização funciona, uma série de ações que correspondem a um processo de trabalho, como o processo de ordens de compra. O SharePoint 2010 o ajuda a automatizar esses fluxos de trabalho, aumentando, assim, a eficiência e produtividade da organização. Isso ocorre porque os fluxos de trabalho automatizados direcionam os processos para que a organização possa se concentrar em trabalhar, em vez de gerenciar os processos. Os fluxos de trabalho podem controlar a maioria dos aspectos de um site, lista, biblioteca, tipo de conteúdo ou item de lista do SharePoint 2010, incluindo o ciclo de vida desse item. O fluxo de trabalho pode incluir tanto ações executadas por pessoas (ou participantes do fluxo de trabalho) como ações executadas pelo fluxo de trabalho. Participantes do fluxo de trabalho podem interagir com ele por intermédio da lista de Tarefas designada, onde um fluxo de trabalho pode criar uma tarefa para alguém e permanecer em pausa até que a tarefa seja marcada como concluída. Fluxos de trabalho podem ser simples ou complexos, de acordo com as necessidades de seus processos corporativos. Você pode criar um fluxo de trabalho que o usuário inicia ou um fluxo de trabalho iniciado automaticamente com base em um evento, como ocorre quando um item de uma lista é criado ou alterado. Em geral, ao usar o SharePoint Designer 2010 para projetar um fluxo de trabalho, você executa as seguintes etapas básicas: Escolher o tipo de fluxo de trabalho que deseja criar: lista, lista reutilizável ou site. Usar o editor de fluxo de trabalho para selecionar e reunir as condições e ações que definem as etapas do fluxo de trabalho, de modo que ele represente os processos empresariais que você está automatizando. Salvar e publicar o fluxo de trabalho. Se necessário, personalizar os formulários do fluxo de trabalho que foram gerados automaticamente. Você pode considerar o fluxo de trabalho como um fluxograma de ações com um começo e fim e com um fluxo sequencial do início ao final. Os fluxos de trabalho podem incorporar ramificações paralelas, mas progridem da ação inicial à ação final. Por exemplo, imagine que você precise fazer um gráfico do fluxo de trabalho de um documento no SharePoint 2010 até a aprovação. Quando o fluxo de trabalho se inicia, ele automaticamente envia ao analista responsável um e-mail notificando que há um documento para análise. O analista examina o documento e altera seu status para indicar que concluiu a tarefa e se aprovou ou rejeitou o documento. De acordo com a resposta do analista, o fluxo de trabalho continua em uma de duas ramificações paralelas. Se o analista aprovar o documento, o fluxo de trabalho passará o documento aprovado para uma biblioteca de documentos específica e, depois, enviará uma mensagem de e-mail para toda a equipe informando-os sobre o documento aprovado. Se o analista rejeitar o documento, o fluxo de trabalho notificará o autor do documento a respeito. Em qualquer dos casos, o fluxo de trabalho chega ao fim e o processo é concluído.
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Diagrama 1: Exemplo de fluxo de trabalho de aprovação
QUE TIPO DE FLUXO DE TRABALHO DEVO CRIAR? Há três tipos de fluxo de trabalho no SharePoint 2010:
Lista Lista reutilizável Site Fluxo de trabalho três estados
FLUXOS DE TRABALHO DE LISTA
Um fluxo de trabalho de lista é o tipo de fluxo de trabalho disponibilizado no SharePoint 2010. Como eles têm o contexto da lista para a qual foram criados, os fluxos de trabalho da lista têm acesso automático aos valores dos campos personalizados do item de lista no qual serão executados, como o campo personalizado Notas de uma biblioteca de documentos. Os fluxos de trabalho de lista não podem 64
ser disponibilizados para outras listas ou bibliotecas nesse nem em outros sites. Para obter a mesma funcionalidade de fluxo de trabalho em várias listas, é preciso recriar manualmente os fluxos de trabalho em todos os locais. Se você souber que só vai precisar dos fluxos de trabalho que está criando para uma lista específica, o fluxo de trabalho da lista terá a vantagem de disponibilizar automaticamente os campos personalizados das listas. FLUXOS DE TRABALHO DE LISTA REUTILIZÁVEL
Esse fluxo de trabalho pode ser disponibilizado para ser reutilizado globalmente — o que significa que o fluxo de trabalho pode ser associado a qualquer lista, biblioteca ou tipo de conteúdo do conjunto de sites. Você também pode criar um fluxo de trabalho reutilizável em qualquer subsite do conjunto de sites; esse fluxo de trabalho está disponível para reutilização nesse subsite específico. Você também pode exportar um fluxo de trabalho reutilizável de um site e, então, carregar e ativar esse fluxo de trabalho em outro site. Por exemplo, crie um fluxo de trabalho reutilizável em um ambiente de teste e exporte-o para um ambiente de produção. O SharePoint Designer 2010 oferece suporte para exportação de fluxo de trabalho como um modelo. Fluxos de trabalho reutilizáveis, por padrão, não têm o contexto de uma lista ou biblioteca específica. Portanto, por padrão, eles fornecem apenas as colunas que são comuns em listas e bibliotecas; por exemplo, Criado e Criado por. Se o fluxo de trabalho reutilizável exigir a presença de determinadas colunas da lista ou biblioteca à qual ele está associado, você poderá adicioná-las como colunas de associação, que serão adicionadas automaticamente a uma lista ou biblioteca quando um fluxo de trabalho reutilizável estiver associado a essa lista ou biblioteca. Ao criar um fluxo de trabalho reutilizável, você poderá optar por filtrá-lo para um tipo de conteúdo específico. Isso lhe permitirá trabalhar com os campos do tipo de conteúdo no SharePoint Designer 2010. Por exemplo, se um fluxo de trabalho de lista reutilizável for associado ao tipo de conteúdo Documento, você exibirá e usará campos do fluxo de trabalho específicos do tipo de conteúdo, como ID de Documento. No navegador, você poderá associar o fluxo de trabalho reutilizável a esse tipo de conteúdo específico ou a qualquer outro herdado desse tipo de conteúdo. Se associar um fluxo de trabalho a um tipo de conteúdo de site, você o tornará disponível a todos os itens desse tipo de conteúdo em cada lista e biblioteca no site à qual esse tipo de conteúdo foi adicionado. É possível, inclusive, disponibilizar o fluxo de trabalho para os sites de um conjunto, caso o fluxo de trabalho tenha sido configurado como Fluxo de Trabalho Reutilizável Globalmente. Se quiser que os usuários possam usar os fluxos de trabalho que você está criando em vários sites, listas, bibliotecas e tipos de conteúdo, um fluxo de trabalho reutilizável provavelmente será a melhor opção para atender às suas necessidades. A expectativa é que a maioria dos fluxos de trabalho do SharePoint 2010 use fluxos de trabalho reutilizáveis. FLUXOS DE TRABALHO DE SITE
Um fluxo de trabalho de site não está associado a uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, mas a um site. Por isso, ao contrário da maioria dos fluxos de trabalho, ele não é executado em um item de lista 65
específico. Portanto, muitas das ações disponíveis para itens não são disponibilizadas para fluxos de trabalho de site. No navegador, para iniciar um fluxo de trabalho de site ou exibir o status dos fluxos de trabalho de site em execução, clique no menu Ações de Site, clique em Exibir Todo o Conteúdo do Site e em Fluxos de Trabalho de Site. Se quiser criar um fluxo de trabalho, mas não precisar de uma lista, biblioteca ou tipo de conteúdo, um fluxo de trabalho de site provavelmente será a melhor opção para atender às suas necessidades. Por exemplo, é possível criar um fluxo de trabalho de site para oferecer às pessoas um meio de fornecer comentários sobre o seu site.
FLUXO DE TRABALHO DE TRÊS ESTADOS O fluxo de trabalho de Três estados é criado para controlar o status de um item de lista através de três estados (fases). Ele pode ser usado para gerenciar processos de negócios que exigem que as empresas controlem um alto volume de questões ou itens, como questões de suporte ao cliente, informações sobre clientes potenciais ou tarefas do projeto. O fluxo de trabalho de Três estados oferece suporte aos processos empresariais que exigem que as organizações controlem o status de uma questão ou de um item através de três estados diferentes e duas transições entre os estados. Com cada transação entre estados, o fluxo de trabalho atribui uma tarefa a uma pessoa e envia a essa pessoa um alerta de e-mail sobre a tarefa. Quando essa tarefa é concluída, o fluxo de trabalho atualiza o status do item e avança para o próximo estado. O fluxo de trabalho de Três estados é criado para operar com o modelo de lista Acompanhamento de Questões, mas pode ser usado com qualquer lista definida para conter uma coluna Escolha com três ou mais valores. Os valores nessa coluna Escolha desempenham a função dos estados que o fluxo de trabalho controla. O fluxo de trabalho de Três estados pode ser usado para gerenciar processos empresariais que exigem que as empresas controlem um grande volume de questões ou itens, como questões de suporte ao cliente, informações sobre clientes potenciais ou tarefas do projeto. Por exemplo, os funcionários de uma empresa de planejamento de pequenos eventos podem usar uma lista de acompanhamento de questões e um fluxo de trabalho de Três estados personalizado para gerenciar as várias tarefas relacionadas aos eventos que estão planejando. O fluxo de trabalho de Três estados controla as tarefas de planejamento de eventos através de três estados: Ativo, Pronto para Revisão e Concluído. Todas as tarefas de preparação de eventos relacionadas a um evento específico são compiladas em uma lista de acompanhamento de questões que foi criada para o evento e cujo estado foi marcado como Ativo. O coordenador de eventos atribui tarefas individuais para os membros de sua equipe e inicia o fluxo de trabalho de Três estados nesses itens para iniciar o trabalho na tarefa do evento. Observação: Um participante do fluxo de trabalho pode concluir uma tarefa do fluxo de trabalho em um fluxo de trabalho de Três estados de duas maneiras diferentes. Um participante pode editar a tarefa do fluxo de trabalho para marcá-la como concluída ou pode alterar o status do item do fluxo de trabalho na lista (se o participante tiver permissão para alterar essa lista). Se um participante atualizar manualmente o status do item do fluxo de trabalho na lista, a tarefa do fluxo de trabalho será concluída. Se o participante editar a tarefa do fluxo de trabalho para marcá-la como concluída, o status do item do
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fluxo de trabalho na lista será atualizado para Concluído. As ações no fluxo de trabalho de Três estados neste exemplo seguem este processo:
CRIAR FLUXOS DE TRABALHO NO SHAREPOINT DESIGNER 2010 Há duas maneiras de exibir a lista de ações de fluxo de trabalho no SharePoint Designer 2010. Enquanto edita um fluxo de trabalho: Na guia Fluxo de Trabalho, no grupo Inserir, clique em Condições para abrir a lista de ações de fluxo de trabalho. Como alternativa, clique em uma etapa de fluxo de trabalho, digite na caixa de pesquisa exibida palavras que estejam no nome da condição desejada, como adicionar e pressione Enter. As ações e condições que contêm as palavras digitadas aparecerão abaixo da caixa de texto.
As ações disponíveis durante a criação do fluxo de trabalho dependem do contexto do fluxo de trabalho. Por exemplo, as ações Iniciar Processo de Aprovação e Iniciar Processo de Comentários não ficam disponíveis para sites baseados no Microsoft SharePoint Foundation 2010. Algumas ações de lista ficam
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disponíveis somente em uma etapa de representação, enquanto outras ficam disponíveis somente quando seu fluxo de trabalho está associado a um tipo de conteúdo de documento. As ações de lista que funcionam no item atual, como Definir Status do Fluxo de Trabalho e Definir Campo no Item Atual, não ficam disponíveis em um fluxo de trabalho de site. As ações são organizadas em categorias baseadas em sua área de aplicação em um fluxo de trabalho. Por exemplo, as ações que afetam o comportamento de um item ficam listadas em Ações da Lista; as ações pertinentes a conjuntos de documentos, em Ações de Conjuntos de Documentos; e as ações de fluxo de trabalho personalizadas, em Ações Personalizadas. As categorias das ações são: Ações Principais Ações de Conjuntos de Documentos aparecem somente quando seu fluxo de trabalho está associado a uma biblioteca ou ao tipo de Conteúdo de documento. Ações da Lista Ações de Comportamento de Tarefa aparecem somente quando você personaliza tarefas em ações de fluxo de trabalho pré-criadas, como Iniciar Processo de Aprovação e Iniciar Processo de Comentários. Ações de Utilitário Para criar fluxos de trabalho, no Sharepoint Designer clique em Fluxos de trabalho no painel Navegação e, na guia Fluxos de trabalho, execute uma das seguintes etapas: 1. Clique em Fluxo de Trabalho de Lista e escolha a lista à qual você deseja associar o fluxo de trabalho. 2. Clique em Fluxo de Trabalho Reutilizável para criar um fluxo de trabalho reutilizável que possa ser associado a qualquer lista ou biblioteca. 3. Clique em Fluxo de Trabalho de Site para criar um fluxo de trabalho que possa ser aplicado no nível de site. Uma vez criado o fluxo de trabalho, use o designer para estruturar as condições, as ações e as etapas do fluxo de trabalho. Use o designer de tarefas para gerenciar os eventos associados a cada tarefa. MÓDULOS BÁSICOS DE UM FLUXO DE TRABALHO Eventos, ações, condições e etapas estes são os módulos básicos de um fluxo de trabalho. Um fluxo de trabalho consiste em uma ou mais etapas, e cada etapa consiste em ações e condições associadas. Cada fluxo de trabalho é iniciado por um evento.
O QUE SÃO EVENTOS? Um evento é o que inicia um fluxo de trabalho. Eventos também podem ser usados para gerenciar o tempo das ações em um fluxo de trabalho; por exemplo, o tempo de espera para que um item seja alterado. Há três eventos que podem iniciar um fluxo de trabalho: Um item é criado. Um item é alterado. Um participante de fluxo de trabalho clica em um botão de inicialização no site do SharePoint. Observação: Fluxos de trabalho de site só podem ser iniciados manualmente. Você pode criar um fluxo de trabalho que um participante inicia manualmente ou um fluxo de trabalho que é iniciado automaticamente quando um item de uma lista é criado ou alterado. Por exemplo, você quer configurar seu fluxo de trabalho personalizado Alteração de design exige aprovação para que ele 68
possa ser iniciado manualmente quando um item for alterado, mas não quando um item for criado. Na página de configurações do fluxo de trabalho, em Opções de Início, selecione Desabilitar opção de início automático na criação do item.
Quando um participante de um fluxo de trabalho inicia um fluxo de trabalho manualmente, essa pessoa navega primeiramente até a lista ou biblioteca à qual o fluxo de trabalho está anexado. Qualquer pessoa com pelo menos o nível de permissão de Colaboração pode iniciar um fluxo de trabalho projetado para início manual. Para iniciar o fluxo de trabalho manualmente, o participante clica em um item, clica em Fluxos de Trabalho no menu e escolhe um fluxo de trabalho em uma página que exibe todos os fluxos de trabalho disponíveis para esse item. O participante preenche um formulário de inicialização de fluxo de trabalho, se necessário, e inicia o fluxo de trabalho clicando no botão iniciar do formulário. A ação de iniciar um fluxo de trabalho cria uma nova instância desse fluxo de trabalho para um item específico.
Observação: O comando Fluxos de Trabalho está disponível apenas quando o item está em uma lista ou biblioteca ou quando é de um tipo de conteúdo com pelo menos um fluxo de trabalho anexado. Você pode adicionar campos personalizados a um formulário de inicialização ao projetar o fluxo de trabalho. Os participantes do fluxo de trabalho podem, assim, fornecer informações para o fluxo de trabalho preenchendo esse formulário, e essas definições serão passadas para o mesmo. Uma nova instância do fluxo de trabalho será iniciada e esse fluxo de trabalho poderá pesquisar e usar, a qualquer momento, as informações fornecidas por meio do formulário. Também é possível especificar os campos a serem usados em um formulário de associação para fluxos de trabalho reutilizáveis. O QUE SÃO AÇÕES? Uma ação é a unidade de trabalho mais básica de um fluxo de trabalho. A SharePoint Designer 2010 fornece um conjunto de ações prontas e reutilizáveis para que você as incorpore ao seu fluxo de trabalho. Por exemplo, o fluxo de trabalho pode:
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Criar, copiar, alterar ou excluir itens de uma lista (inclusive documentos). Fazer check-in ou check-out de items. Enviar uma mensagem de e-mail. Criar uma tarefa para alguém, na lista Tarefas do site da equipe. Coletar dados de um participante que poderá ser referenciado, posteriormente no fluxo de trabalho. Pausar ou interromper o fluxo de trabalho. Registrar as informações do fluxo de trabalho em uma lista Histórico a ser usada para repúdio ou depuração do fluxo de trabalho. Definir variáveis de fluxo de trabalho ou fazer cálculos.
Um fluxo de trabalho pode conter várias ações. As ações simplesmente listadas são executadas pelo fluxo de trabalho, porém, outras ações podem ser executadas pelos participantes do fluxo de trabalho. Por exemplo, em um fluxo de trabalho de aprovação, o ato de efetivamente examinar e aprovar os documentos é realizado por um participante do fluxo de trabalho. As ações executadas por um participante são representadas por tarefas atribuídas a essa pessoa, na lista de tarefas designada. As cinco ações do Diagrama1:
Enviar um e-mail para notificar o revisor Examinar o documento (uma tarefa atribuída a um participante do fluxo de trabalho) Mover o documento para a biblioteca de documentos aprovados Enviar uma mensagem de e-mail para notificar a equipe Enviar uma mensagem de e-mail para notificar o autor do documento
Simplificando, ao projetar um fluxo de trabalho, você identifica a sequência necessária de ações e a estrutura usando o editor de fluxo de trabalho. Por exemplo, no Diagrama: Exemplo de fluxo de trabalho de aprovação, a primeira ação desejada é o envio de uma mensagem de e-mail para notificar o revisor.
Assim, no editor de fluxo de trabalho, você clica na primeira etapa, digite parte do texto do e-mail ou o texto completo e seleciona Enviar E-mail.
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O QUE SÃO CONDIÇÕES ? Ao projetar um fluxo de trabalho, você pode usar o editor de fluxo de trabalho para criar regras que aplicam lógica condicional a sites do SharePoint, listas, itens e tipo de conteúdo. Uma regra estabelece uma condição em que o fluxo de trabalho executará a ação associada apenas se essa condição for verdadeira. Por exemplo, você pode criar uma regra em que o fluxo de trabalho enviará uma mensagem de e-mail para um revisor apenas se um item for criado por uma pessoa específica. Você também pode adicionar várias condições por ramificação. Por exemplo, é possível criar uma regra em que uma mensagem de e-mail será enviada a um revisor apenas se um item for (1) criado por uma pessoa específica e (2) o título do documento contiver palavras-chave específicas. Finalmente, você pode associar várias ações a uma condição. Por exemplo, é possível criar uma regra em que, se um item for criado por uma pessoa específica, então (1) será enviado um e-mail ao revisor e (2) informações do fluxo de trabalho serão registradas na lista Histórico.
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Resumindo, uma regra é composta por uma ou mais condições associadas a uma ou mais ações: se todas as cláusulas da condição forem verdadeiras, as ações associadas serão executadas. No exemplo anterior, o usuário especificou um conjunto de duas condições e um conjunto de duas ações para o fluxo de trabalho. Entretanto, é possível criar várias ramificações no fluxo de trabalho: se a condição A for verdadeira, executar uma ação; se a condição B for verdadeira, executar outra ação. Para adicionar uma ramificação a uma etapa, clique em Inserir Ramificação Else-If. Por exemplo, no fluxo de trabalho Aprovação, se o revisor aprovar um documento, o fluxo de trabalho executará uma de uma série de ações; se o revisor rejeitar um documento, o mesmo fluxo de trabalho executará outra ação. Essa é uma ramificação condicional.
No editor de fluxo de trabalho, esta etapa tem duas ramificações e a seguinte aparência.
Também é possível criar uma ramificação sem uma condição. Dessa forma, o fluxo de trabalho executará uma ação se uma condição ou um conjunto de condições for verdadeiro e outra ação, se for falso. Por exemplo, a seguinte etapa de um fluxo de trabalho enviará uma mensagem aos Aprovadores apenas se a condição for verdadeira; se não, o fluxo de trabalho enviará uma mensagem somente para o iniciador de fluxo de trabalho. A adição de uma ramificação sem condição fará com que o fluxo de trabalho execute a ação dessa ramificação sempre que a condição da primeira ramificação for falsa.
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Observação: Para ter uma ramificação sem uma condição, ela deve ser a última ramificação do bloco condicional, e não a única ramificação desse bloco.
Observação: As ramificações em um fluxo de trabalho não podem se estender de uma etapa para outra. Um conjunto de ramificações 'Else If', também conhecido como bloco condicional, está sempre contido em uma única etapa. No entanto, é possível aninhar etapas como sub etapas. O SharePoint Designer 2010 fornece várias condições prontas e reutilizáveis para que você as incorpore ao seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode especificar que o fluxo de trabalho execute as ações associadas apenas se um item:
For criado ou modificado em um período de tempo específico. For criado ou modificado por uma pessoa específica. Tiver um campo de título que contenha palavras-chave específicas. For um arquivo de um tipo específico ou tiver um tamanho de arquivo em um intervalo específico. (Essa condição está disponível apenas quando o fluxo de trabalho está anexado a uma biblioteca de documentos.).
Além disso, é possível criar condições personalizadas e condições avançadas no SharePoint Designer 2010, nas quais você pode especificar uma ampla variedade de parâmetros. Com condições personalizadas, você pode comparar um campo na lista atual com um valor. Por exemplo, você pode criar uma condição personalizada na qual, se o campo Status da Aprovação for igual a Aprovado, a ação associada será executada. Com condições avançadas, você pode comparar um valor com outro valor. Isso permite criar uma comparação entre um campo em qualquer lista e um valor de outra lista. Por exemplo, você pode criar uma condição avançada para a biblioteca Documentos Compartilhados, em que, se o valor do campo Status na lista Tarefas for igual a Pendente, a ação associada será executada. Observação: Uma ação não exige uma condição. Por exemplo, a primeira etapa do Diagrama 1: Exemplo de fluxo de trabalho de aprovação, localizado no início deste artigo, envia um e-mail para notificar o revisor. Essa ação não tem uma condição associada a ela. Um bloco paralelo de ações também não exige uma condição.
CONFIGURAÇÃO DO FLUXO DE TAREFAS
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AÇÕES GERAIS As ações gerais são aquelas exibidas na lista de Ações independentemente do contexto do fluxo de trabalho.
Ação
Ações Principais
Adicionar Hora à Data
Realizar Cálculo
Registrar na Lista de Histórico
Descrição
Lista as ações de uso mais comum em um fluxo de trabalho. Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Adicionar 0 minutos à data (Saída para Variável:data). Use esta ação para adicionar um período de tempo específico em minutos, horas, dias, meses ou anos a uma data, e para armazenar o valor da saída como uma variável. A data pode ser uma data atual, uma data específica ou uma pesquisa.
Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Calcular valor mais valor (saída para Variável: calc). Use esta ação para realizar um cálculo, como adicionar, subtrair, multiplicar ou dividir dois valores e para armazenar o valor da saída em uma variável.
Use esta ação para registrar uma mensagem sobre o fluxo de trabalho na lista de Histórico. Uma mensagem pode ser um resumo de um evento de fluxo de trabalho, ou qualquer coisa significativa sobre o fluxo de trabalho. A lista de histórico do fluxo de trabalho pode ser útil para resolver problemas com o fluxo de trabalho. Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Registrar esta mensagem na lista de histórico de fluxos de trabalho. Use esta ação para gravar o que um fluxo de trabalho executou em uma instância específica em seu ciclo de vida. Observação: Se desejar uma ação que para o fluxo de trabalho e registra uma mensagem na lista de Histórico, use a ação Parar Fluxo de Trabalho.
Pausar Durante
Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Pausar durante 0 dias, 0 horas, 5 minutos. Use esta ação para pausar o fluxo de trabalho em uma duração específica em dias, horas ou minutos. Observação: O tempo de atraso é influenciado pelo intervalo do trabalho de timer, que tem um valor padrão de cinco minutos.
Pausar até a Data
Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Pausar até esta hora. Use esta ação para pausar o fluxo de trabalho até uma data específica. Você pode adicionar uma data atual, uma data específica ou uma pesquisa.
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Enviar E-mail
Definir Parte de Hora do Campo Data/Hora
Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Enviar e-mail a estes usuários. Use esta ação para enviar um e-mail a um usuário ou a um grupo. Ela normalmente é usada para enviar um e-mail de confirmação aos participantes do fluxo de trabalho. Os destinatários do email podem ser um usuário ou grupo no conjunto de sites ou qualquer pessoa de sua organização. Agora é possível especificar facilmente um valor dinâmico em seu assunto, como uma pesquisa ou uma cadeia de caracteres.
Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Definir hora como 00:00 para data (Saída para Variável: data). Use esta ação para criar um carimbo de data/hora e armazenar o valor da saída em uma variável. Você pode definir a hora em horas e minutos e adicionar uma data atual, uma data específica ou uma pesquisa. Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Definir status do fluxo de trabalho como Cancelado. Use esta ação para definir o status do fluxo de trabalho. As opções padrão são Cancelado, Aprovado e Rejeitado. Você pode inserir um novo valor de status na lista suspensa na ação. Depois de inserir um valor de status, a entrada será adicionada automaticamente à lista suspensa.
Definir Status do Fluxo de Trabalho
Definir Variável de Fluxo de Trabalho
Parar Fluxo de Trabalho
Ações da Lista
Observação: Você não pode renomear ou excluir um valor de status depois que ele é criado. Entretanto, não é necessário usá-lo. Um status personalizado é aplicável somente ao fluxo de trabalho atual e não pode ser usado em outro fluxo de trabalho. Um fluxo de trabalho não pode usar valores de status personalizados que você define na ação se esta é usada em uma etapa de representação. Se a ação Definir Status do Fluxo de Trabalho for a última etapa no fluxo de trabalho em que também foi usado um valor personalizado, você poderá ver esse valor personalizado na coluna Status na lista depois de pausar ou concluir o fluxo de trabalho. Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Definir variável de fluxo de trabalho como valor. Use esta ação para definir uma variável de fluxo de trabalho como um valor. Use esta ação quando desejar que o fluxo de trabalho atribua dados a uma variável. Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Parar fluxo de trabalho e registrar esta mensagem. Use esta ação para parar a instância atual do fluxo de trabalho e registrar uma mensagem na lista Histórico do Fluxo de Trabalho. A mensagem especificada na ação aparecerá na coluna Descrição no Histórico do Fluxo de Trabalho após a conclusão do fluxo de trabalho. Esta categoria de ações executa operações em todos os itens da lista. Observação: Algumas ações desta categoria só aparecem em um
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determinado contexto de fluxo de trabalho.
Fazer Check-in de Item
Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Fazer check-in de item nesta lista com comentário: comentário. Observação: Só é possível fazer check-in de itens de uma biblioteca de documentos.
Fazer Check-out de Item
Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Fazer check-out de item nesta lista. Use esta ação para fazer check-out de um item. Observação: Só é possível fazer check-out de itens de uma biblioteca em seu site. O fluxo de trabalho verifica se o item passou por check-in antes de fazer check-out de um documento.
Copiar Item de Lista
Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Copiar item desta lista para esta lista. Use esta ação para copiar um item da lista para outra lista. Se houver um documento no item da lista, o fluxo de trabalho também copiará esse documento para a lista de destino. Importante: É necessário ter pelo menos uma coluna semelhante nas listas de origem e de destino.
Criar Item de Lista
Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Criar item na lista (Saída para Variável: criar). Use esta ação para criar um novo item de lista na lista que você especificar. Você pode fornecer os campos e valores no novo item. Você poderá usar essa ação sempre que desejar que um novo item seja criado com informações específicas. Observação: A variável de saída é a ID do item criado na lista.
Excluir Item
Descartar CheckOut de Item
Definir Status de Aprovação do Conteúdo
Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Excluir item desta lista. Use esta ação para excluir um item. Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Descartar check-out de item desta lista. Use esta ação se um item passar por check-out, se houver alterações nele e se desejar se livrar das alterações e fazer check-in do item novamente. Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Definir status de aprovação do conteúdo para este status com comentários. Se você tiver a aprovação de conteúdo habilitada em sua lista, use esta ação para definir o campo de status de aprovação do conteúdo com um valor como Aprovado, Rejeitado ou Pendente. É possível digitar um status personalizado na ação. Observação: A aprovação do conteúdo precisa estar habilitada para poder usar esta ação.
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A ação Definir Status de Aprovação do Conteúdo funciona no item atual em que o fluxo de trabalho está agindo, assim a ação não está disponível em um fluxo de trabalho de site.
Definir Campo no Item Atual
Atualizar Item da Lista
Aguardar Alteração de Campo no Item Atual
Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Definir campo com valor. Use a ação para definir um campo no item atual com um valor. Observação: Se desejar pausar o fluxo de trabalho até que ele altere o valor do campo, use a ação Aguardar Alteração de Campo no Item Atual. A ação Definir Campo no Item Atual não está disponível quando você está trabalhando em um fluxo de trabalho de site. Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Atualizar item na lista. Use esta ação para atualizar um item da lista. Você pode especificar os campos e os novos valores nesses campos. Veja a seguir um exemplo da possível aparência da ação em uma etapa de fluxo de trabalho, Atualizar item em Documentos Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Aguardar que o campo iguale o valor. Esta ação pausa o fluxo de trabalho até que o campo no item atual seja alterado para um novo valor. Veja a seguir um exemplo da possível aparência da ação em uma etapa de fluxo de trabalho, Aguardar que o Status de Aprovação iguale 1;#Rejeitado Observação: Se desejar que o fluxo de trabalho altere o valor do campo, em vez de fazer com que o fluxo de trabalho aguarde o campo se alterar, use a ação Definir Campo no Item Atual.
Ações da Tarefa
Atribuir um Formulário a um Grupo
As ações desta categoria são pertinentes aos itens de tarefa. Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Atribuir um formulário personalizado a esses usuários. Ela permite criar um formulário de tarefa personalizado com campos personalizados. Você pode usar esta ação para atribuir uma tarefa a um ou mais participantes ou grupos solicitando-lhes que executem suas tarefas. Eles fornecem suas respostas nos campos do formulário de tarefa personalizado e, ao concluírem a tarefa, clicam em Concluir Tarefa no formulário. Observação: Não há um valor de retorno que identifica os dados da tarefa.
Atribuir um Item de Tarefa Pendente
Coletar Dados de um Usuário
Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Atribuir uma tarefa pendente a esses usuários. Use esta ação para atribuir uma tarefa a cada um dos participantes, solicitando-lhes que executem suas tarefas e, ao concluírem, cliquem no botão Concluir Tarefa em seu formulário de tarefa. Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como
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Coletar dados deste usuário (Saída para Variável: coletar). Use esta ação para atribuir uma tarefa ao participante, solicitando-lhes que forneçam as informações necessárias em um formulário de tarefa personalizado e cliquem no botão Concluir Tarefa no formulário de tarefa. Esta ação tem uma cláusula de saída — ou seja, o fluxo de trabalho armazena as informações retornadas pela ação em uma variável correspondente. A ID do item de lista do item de tarefa concluído da ação é armazenada na variável coletar.
AÇÕES PARA VALIDAÇÃO DAS TAREFAS EM UM FLUXO DE TAREFAS Quando você personaliza o comportamento de tarefas em ações como Iniciar Processo de Aprovação e Iniciar Processo de Comentários, uma nova categoria de ações intitulada Ações de Comportamento de Tarefa fica disponível. Ação Finalizar Processo de Tarefa
Definir Status de Aprovação de Conteúdo (como autor)
Descrição Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Finalizar Processo de Tarefa. Ela encerra o processo da tarefa. O principal fluxo de trabalho continua com a ação seguinte. Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Definir aprovação de conteúdo do item no qual o processo da tarefa está sendo executado com este status (executar como autor do fluxo de trabalho). Ela permite definir o status de aprovação do item de lista como Aprovado, Rejeitado ou Pendente usando as permissões do autor do fluxo de trabalho, em vez do iniciador do fluxo de trabalho. Isso normalmente é usado se a pessoa que inicia um fluxo de trabalho de aprovação não tem as permissões para aprovar um documento. O item de lista é aquele no qual a ação está sendo executada no momento. Ele pode ou não ser o item no qual o fluxo de trabalho está sendo executado. Observação: A aprovação de conteúdo precisa estar habilitada na lista à qual o fluxo de trabalho está associado.
Aguardar Alteração no Item do Processo de Tarefa
Aguardar Exclusão do Item do Processo de Tarefa
Esta ação é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho como Aguardar alteração do item no qual o processo da tarefa está sendo executado. Use esta ação para fazer com que o fluxo de trabalho pause o processo da tarefa até que um valor altere o item no qual o processo de aprovação está sendo executado no momento. Esta ação é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho como
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Aguardar exclusão do item no qual o processo da tarefa está sendo executado. Use esta ação para fazer com que o fluxo de trabalho pause o processo da tarefa até que um valor seja excluído no item da tarefa no qual o processo de aprovação está sendo executado no momento. Definir Campo de Tarefa Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Definir campo de tarefa com valor. Use esta ação para definir um campo no item de tarefa atual como um valor. Ela pode ser usada em uma tarefa que ainda não foi criada. Rescindir Tarefa Esta ação é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho como Rescindir esta tarefa. Ela conclui a tarefa sem um resultado. Acrescentar Tarefa Esta ação é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho como Acrescentar uma nova tarefa e atribuir a este usuário. Uma nova tarefa será atribuída ao usuário especificado na ação, no final do estágio atual na ação de aprovação. Se o estágio atual fosse Paula;Isabel;Diogo, acrescentar uma tarefa a Isabel a transformaria em Paula;Isabel;Diogo;Isabel. Delegar Tarefa
Escalar Tarefa
Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Delegar esta tarefa a este usuário. A tarefa atribuída ao usuário atual é rescindida e a tarefa é então atribuída ao novo usuário, independentemente de ser um único usuário ou um grupo. Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Escalar esta tarefa para o gerente do destinatário atual. Não há variáveis a definir para esta ação. A tarefa é atribuída ao gerente do usuário que está atribuído à tarefa no momento.
Encaminhar Tarefa Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Encaminhar esta tarefa a este usuário. A tarefa atribuída ao usuário atual é rescindida e a tarefa é então atribuída ao novo usuário. Se o novo usuário for um grupo, e não um único usuário, então uma tarefa será criada para cada membro do grupo. Isso é diferente da ação Delegar Tarefa, em que uma tarefa é criada mesmo se o usuário é um grupo. Inserir Tarefa Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Inserir uma tarefa atribuída a este usuário. Ela insere um novo estágio depois do estágio atual no processo de aprovação em que o usuário especificado na ação é o único participante. Reatribuir Tarefa Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Reatribuir esta tarefa a este usuário. Reatribui a tarefa a outro usuário. Solicitar uma Alteração
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Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Solicitar uma alteração deste usuário. Use esta ação para solicitar uma alteração de um usuário e obter uma nova tarefa de volta com o usuário atual quando a alteração for concluída. Enviar E-mail de Tarefa Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Enviar e-mail a estes usuários. Use esta ação para incluir o botão Editar Tarefa no e-mail enviado aos usuários específicos. Observação: Esta ação também aparece ao clicar em Depois de Concluir a Tarefa.
AÇÕES DISPONÍVEIS QUANDO O FLUXO DE TRABALHO ESTÁ ASSOCIADO A UM TIPO DE CONTEÚDO DE DOCUMENTO Algumas ações de fluxo de trabalho ficam disponíveis somente quando o fluxo de trabalho está associado a uma biblioteca, como Documentos Compartilhados ou o tipo de conteúdo Documento. Ação
Descrição
Enviar Documento ao Repositório
Esta ação inicialmente é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho, como Enviar arquivo usando esta ação para o roteador de destino com esta explicação (Saída para Variável: enviar resultado do arquivo). Ela permite mover ou copiar o documento associado ao item da lista para um repositório de documentos, o qual pode ser uma biblioteca em seu site do SharePoint ou um site próprio como a Central de Documentos, a qual roteia os registros para um destino específico com base nas regras que você define.
Ações de Conjuntos de Documentos
As ações nesta categoria são pertinentes a um conjunto de documentos, que é uma pasta que armazena vários documentos. Em um fluxo de trabalho, um conjunto de documentos é tratado como um único item. Observação: Para poder usar um conjunto de documentos em sua biblioteca, é necessário adicionar o tipo de conteúdo do Conjunto de Documentos de sua página de configurações de biblioteca em seu site do SharePoint. Os conjuntos de documentos são um recurso do SharePoint Server 2010
Excluir Rascunhos
Excluir Versões
Esta ação é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho como Excluir todos os rascunhos (versões secundárias) do item. Ela exclui as eventuais versões de rascunho ou secundárias do item atual. Não há variáveis a definir para esta ação. Observação: O controle de versões secundárias precisa estar habilitado na lista do SharePoint. Esta ação é exibida em uma etapa de fluxo de trabalho como Definir
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Anteriores
todas as versões anteriores deste item. Ela exclui todas as eventuais versões anteriores do item atual. Não há variáveis a definir para esta ação. Observação O controle de versões precisa estar habilitado na lista do SharePoint.
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