Fakultet za menadžment
Dragomir Petrov 3-23/07-1
Novi Sad
Boris Pavlovski 3-2/07-1
Seminarski rad iz predmeta Upravljački informacioni sistemi
“Informacioni sistem studentske službe F@M-a”
Novi Sad
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi Mart 2010.
Sadržaj: 1. Uvod 1.1 Naziv i sedište firme.......................................................................................3 1.2 Delatnost firme...............................................................................................3 1.3 Definisanje problema.....................................................................................3 1.4 Cilj rada..........................................................................................................3 1.5 Projektni zadatak...........................................................................................3
2. Snimak postojećih tokova informacija........................................................4 2.1 Organizaciona struktura...............................................................................4 2.2 Tokovi informacija........................................................................................5 2.2.1 Prvi upis na fakultet.................................................................................6 2.2.2 Upis sledeće godine...................................................................................7 2.2.3 Overa semestra........................................................................................9 2.2.4 Prijava ispita..........................................................................................12 2.2.5 Obrada ispita..........................................................................................15 2.2.6 Izdavanje uverenja...................................................................................17
2.3 Analiza postojećeg sistema...........................................................................18 2.4 Procena informisanosti firme......................................................................18
3. Predlog savremenog rešenja..........................................................................19 3.1 Pregled rešenja..............................................................................................19 3.2 Nedostaci rešenja...........................................................................................19 3.3 Predlog unapređenja....................................................................................20
4. Zaključak ...........................................................................................................20 5. Literatura............................................................................................................21
2
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi
1. Uvod 1.1 Naziv i sedište firme Fakultet za menadžment se nalazi u Novom Sadu u ulici Vase Stajića broj 6. Fakultet funkcioniše u okviru Alfa univerziteta.
1.2 Delatnost firme Fakultet za menadžmenta je obrazovna ustanova koja se bavi edukovanjem visoko obrazovanih stručnjaka iz oblasti menadžmenta.
1.3 Definisanje problema Nakon odrađene stručne prakse u studentskoj službi Fakulteta za menadžment primetili smo nepostojanje odgovarajuće baze podataka, tačnije baza podataka koja je trenutno u upotrebi nema potrebne forme za unos podataka već se ti podaci unose direktno u tabelu. Glavna mana ovakvog načina unosa je loša preglednost i povećana mogućnost pravljenja greške prilikom ažuriranja podataka. Takođe smatramo da je veliki problem to što računovodstvo i studentska služba nemaju zajedničku bazu podataka već svako poseduje svoju. Time se dupliraju podaci i prilikom svake promene se moraju konsultovati kolege iz druge službe.
1.4 Cilj rada Na osnovu uočenih problema predložićemo primenu savremenih informacionih tehnologija za unapređenje postojećeg informacionog sistema fakulteta.
1.5 Projektni zadatak
3
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi Zadatak ovog projekta je pronalaženje konkretnih rešenja koja će doprineti boljem funkcionisanju posmatranog preduzeća.
2. Snimak postojećih tokova informacija 2.1 Organizaciona struktura Fakultet za menadžment postoji i funkcioniše u okviru Alfa univerziteta iz Beograda. Organizaciona struktura je funkcionalnog tipa . U savetu fakulteta nalaze se vlasnici i oni zajedno sa dekanom donose potrebne strategijske odluke. Organizaciona struktura je prikazana na sledećoj slici.
4
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi Slika 1. Organizaciona stuktura Fakulteta za menadžment
2.2 Tokovi informacija Deo fakulteta koji smo odabrali da posmatramo je studentska služba. Studentska služba, koju smo posmatrali, već poseduje računarski podržan informacioni sistem. Studentska služba postoji i funkcioniše u okviru Fakulteta za menadžment. Ona komunicira sa spoljašnjim entitetima kao što su studenti, računovodstvo, biblioteka, profesori i to se može prikazati dijagramom konteksta (Slika 2). Služba poseduje mnogobrojna skladišta podataka u kojima se čuvaju dokumenta neophodna za obavljanje svih procesa koji se ovde odvijaju. Procesi koji se obavljaju u studentskoj službi su upis školske godine, overa semestra, prijava ispita, obrada ispita, izdavanje raznih uverenja, izdavanje diploma… Između svih ovih entiteta, procesa i skladišta razmenjuju se podaci a njihovo kretanje se predstavlja tokovima podataka.
Zahtev računovodstvu Spisak dužnika računovodstva
Indeks, semestralni list, prijava ispita
Student
Potvrda da postoji uslov, indeks sem. list
Računovodstvo
Zahtev za proveru stručne prakse
0 Studentska služba
Spisak obavljene prakse
Ispit iz stručne prakse
Zahtev biblioteci Spisak dužnika biblioteci
Biblioteka
Zahtev za izdavanje uverenja
Traženo uverenje
Spisak za polaganje
Nastavno osoblje
Slika 2. Dijagram konteksta studentske službe F@M-a
Od mnogobrojnih procesa, koji postoje u okviru realnog sistema koji smo posmatrali, u ovoj analizi obradićemo šest procesa a to su: upis novih studenata, upis sledeće godine, overa semestra, prijava ispita, obrada polaganih ispita i izdavanja uverenja .
5
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi
2.2.1. Prvi upis na fakultet Student koji se prvi put upisuje na fakultet dolazi pre prijemnog ispita u studentsku službu i donosi sledeće dokumente : 1) Svedočanstva o završena 4. razreda srednje škole i diplomu 2) izvod iz matične knjige rođenih 3) dve slike formata za ličnu kartu 4) ličnu kartu Student popunjava prijavni list (obrazac ŠV20) za upis godine i predaje ga uz ostale dokumente službi. U zakazanom terminu student dolazi na prijemni ispit i polaže ga. Posle prijemnog ispita se štampa rang lista prijavljenih koji ispunjavaju traženi uslov. Ovde postoje dva slučaja kod prvog upisa, ili je student ispunio tražene uslove i dospeo na rang listu ili nije. U slučaju da student nije ispunio sve uslove za upis, pri ponovnom dolasku u službu student se obaveštava da nije primljen i vraćaju mu se svi dokumenti (osim obrasca). U slučaju da student ispunjava sve uslove prijemnog ispita, pri ponovnom dolasku u službu donosi kopiju uplatnice kao dokaz o uplaćenoj prvoj rati (ili prve 2 ako ih ima 10) i potpisuje ugovor o školovanju. Student odmah dobija primerak ugovora, a indeks i pokaznu karticu dobija kada počne nastava. Kao izlazna dokumentacija se pravi dosije studenta (u kartonskoj fascikli) i otvara se nova matična knjiga za tekuću godinu studija ( upisuju se svi studenti koji su primljeni ). Dosije i matična knjiga se skladište u unapred određen prostor. Dosije studenta sadrži sedeće podatke (dokumente) : 1) prijavni obrazac sa upisanim brojem indeksa (za svaku godinu studija) 2) ugovor o školovanju (dva primerka) 3) semestralni list za svaki overeni semestar 4) kopija uplatnice za prvu ratu (ili dve rate) 5) svedočanstva o završenoj srednjoj školi 6) izvod iz matične knjige rođenih. U matičnu knjigu se upisuju svi podaci iz obrasca i popunjava se tabela sa informacijama o studijskom programu i rezultatima studenta (naziv smera, naziv predmeta, ime profesora i ocena).
6
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi
Kandida t
Nastavnik
1. Evidencija kandidata
T1 Dokumenti
T2 Dokumenti (T1) S1 Kandidati T3 Podaci o kandidatima T6 Dokumenti (T1)
S2 Odbijeni studenti T7 Podaci ostudentu
T4 Spisak kandidata
2. Rangiranje kandidata
T5 Zapisnik sa ispita
T7 Rang lista
S5 Dosije studenta
S3 Primljeni studenti T8 Podaci o studentu
T9 Odgovor 3. Upis studenata T10 Uplatnica
T12 Dokumenti (T1) T11 Podaci o novom studentu O studentu
S4 Matična knjiga Slika 3. DTP za upis prve godine
2.2.2 Upis sledeće godine Da bi mogao da upiše sledeću godinu, student mora da ispunjava sledeće uslove : 1) položeni svi ispiti koji su potrebni za uslov (i stručna praksa), 2) overen zadnji semestar prošle godine studija, 3) uplaćene sve rate za prošlu godinu. Ako je ispunio sve navedene uslove student dolazi u studentsku službu i popunjava prijavni list za upis godine (obrzac ŠV20). Kada je popunio prijavu predaje je zajedno sa indeksom i uplatnicom kao dokazom o uplaćenoj prvoj rati (ili dve rate).
7
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi U slučaju da student nije iuspunio sve uslove služba ga obaveštava da nemože da upiše godinu dok ih ne ispuni. Kao izlazna dokumentacija o upisu dodaju se uplatnica i popunjen obrazac u dosije studenta, a podaci sa obrasca se upisuju u novu matičnu knjigu za sledeću godinu studija. Takođe student dobija nazad overen indeks. Student
T1 Dokumenti
Računovodstv o
1. Evidencija studenata
T2 Dokumenti S1 Studenti T3 Podaci o studentu T6 Obaveštenje
T4 Zahtev 2. Obrada podataka
T5 Izveštaj o uplati
T7 Dokumenti P
S4 Dosije studenta
S2 Primljeni studenti T8 Podaci o studentu (T3)
T11 Overen indeks
3. Upis studenata
T10 Dokumenti D T9 Novi podaci o studentu O studentu
S3 Matična knjiga Slika 4. DTP za upis sledeće godine
8
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi 2.2.3. Overa semestra Ovaj proces počinje kada student dođe u studentsku službu pa je samim tim i triger za ovaj proces. U prvom koraku student predaje službeniku indeks i semestralni list a službenik ostavlja ova dokumenta u skladište primljenih dokumenata. U sledećem koraka počinje obrada, službenik uzima dokumente iz skladišta primljenih dokumenata i proverava da li student u indeksu ima potpise predmetnog profesora za svaki odslušani predmet. Ako je ovaj uslov ispunjen prelazi se na treći korak a u suprotnom se dokumenta stavljaju u skladište dokumenata koja se vraćaju studentu. U trećem koraku službenik na osnovu broja indeksa, imena i prezimena, koji se nalaze u indeksu, proverava da li se student nalazi na listi dužnika koju na svoj zahtev dobijaju iz računovodstva. Ova lista se nalazi u skladištu dokumenata za proveru uslova. Ako se student ne nalazi na listi dužnika prelazi se na četvrti korak a u suprotnom indeks i semestralni list se stavljaju u skladište dokumenata koja se vraćaju studentu. Četvrti korak služi za proveru da li je student obavio stručnu praksu. Ovaj postupak se obavlja tako što službenik proverava da li se broj indeksa, ime i prezime, koji se nalaze u indeksu, poklapaju sa tim istim podacima koji se nalaze na listi studenata koji su obavili stručnu praksu. Ova lista se nalazi u skladištu dokumenata za proveru uslova, koja tu stiže od nastavnika zaduženog za taj ispit a na zahtev studentske službe. Ukoliko je i ovaj uslov zadovoljen prelazi se na peti korak a u suprotnom se primljena dokumenta ostavljaju u skladište dokumenata a zatim se vraćaju studentu. U petom koraku se proverava još jedan uslov, a to je da li student duguje neku knjigu iz biblioteke. Podaci koji se proveravaju su isti kao i u prethodnim slučajevima. Spisak za proveru se nalazi u skladištu dokumenata za proveru uslova a šalje ga bibliotekar na osnovu
zahteva iz
studentske službe. Ukoliko je i ovaj uslov zadovoljen prelazi se na šesti korak a u suprotnom se primljena dokumenta ostavljaju u skladište dokumenata koja se vraćaju studentu. Uslov za ulaz u šesti korak, u kome se dešava sam proces overe semestra, je potvrda da su svi uslovi iz prethodnih koraka zadovoljeni. Službenik overava indeks stavlja ga u skladište dokumenata koja se vraćaju studentu a semestralni list se ostavlja u ličnom dosijeu studenta. Svi ovi koraci se mogu prikazati tabelarno i grafički pomoću dijagrama toka podataka
9
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi
1.Indeks i semestralni list
1 Prijem dokumenata
Student
2.Indeks i Semestralni list
1
Skladište primljenih dokumenata 4. Zahtev računovodstvu
3.Indeks i semestralni list
15.Overen Indeks ili neoveren indeks i semestralni list
10.Indeks i semestralni list
6. Zahtev za proveru stručne prakse
2 Provera da li postoje uslovi za overu
Ispit iz stručne prakse
7. Spisak obavljene prakse 8.Zahtev biblioteci 9. Spisak dužnika biblioteci
11.Indeks i semestralni list
3
Računovodstvo
5 Spisak dužnika računovodstvu
Biblioteka
Skladište dokumenata studenata koji imaju uslov
12.Indeks i semestralni list
3 Overa semestra 14.Overen indeks
4
Skladište dokumenata koja se vraćaju
13.Semestralni list
Slika 5. DTP-Overa semestra (nivo 1)
10
5
Dosije studenta
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi Student
3.1Indeks i semestralni
10.1 Indeks i semestralni list
2.1 Provera potpisa
Skladište primljenih dokumenata
1 3.2 Indeks i semestralni
3.3 Indeks i semestralni 10.2Indeks i semestralni list
Skladište dokumenata studenata koji imaju uslov
3
4.Zahtev računovodstvu
2.2 Provera školarine
5.2Spisak dužnika računovodsrvu
15. Indeks i semestralni list 3.4Indeks i semestralni Skladište dokumenata studenata koji imaju uslov
3
3.5 Indeks i semestralni
10.3Indeks i semestralni list
2.3 Provera stručne prakse
6.Zahtev za proveru stručne prakse
Računovodstvo 5.1Spisak dužnika računovodstvu 7.1Spisak obavljene prakse
2
Uslovi za overu
7.2Spisak obavljene prakse
Ispit iz stručne prakse
9.1Spisak dužnika biblioteci
3.6Indeks i semestralni
Biblioteka
3
Skladište dokumenata studenata koji imaju uslov
3.7Indeks i semestralni
10.4Indeks i semestralni list
4
8.Zahtev biblioteci
2.4 Provera zaduženja u biblioteci
9.2Spisak dužnika biblioteci
Skladište dokumenata koja se vraćaju
Slika 6. DTP-Overa semestra (nivo 2)
11
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi 2.2.4. Prijava ispita Ovaj proces počinje kada student dolađe u studentsku službu pa je samim tim triger za ovaj proces sam student. U prvom koraku student predaje službeniku formular za prijavu ispita a stlužbenik ostavlja ovaj dokument u skladište primljenih dokumenata. U sledećem koraku službenik na osnovu broja indeksa, imena i prezimena, koji se nalaze na formularu, proverava da li se student nalazi na listi studenata koji imaju uslov da prijave ispit, koju na svoj zahtev dobijaju iz računovodstva. Ova lista se nalazi u skladištu dokumenata za proveru uslova. Ako se student nalazi na toj listi prelazi se na treći korak a u suprotnom studentovi podaci se stavljaju na listu dužnika. Treći korak služi za proveru da li je student obavio stručnu praksu. Ovaj postupak se obavlja tako što službenik proverava da li se broj indeksa, ime i prezime, koji se nalaze na formularu, poklapaju sa tim istim podacima koji se nalaze na listi studenata koji su obavili stručnu praksu. Ova lista se nalazi u skladištu dokumenata za proveru uslova, koja tu stiže od profesora zaduženog za taj ispit a na zahtev studentske službe. Ukoliko je i ovaj uslov zadovoljen prelazi se na četvrti korak a u suprotnom studentovi podaci se stavljaju na listu dužnika. U četvrtom koraku se proverava još jedan uslov, a to je da li student duguje neku knjigu iz biblioteke. Podaci koji se proveravaju su isti kao i u prethodnim slučajevima. Spisak za proveru se nalazi u skladištu dokumenata za proveru uslova a šalje ga bibliotekar na osnovu
zahteva iz
studentske službe. Ukoliko je i ovaj uslov zadovoljen prelazi se na peti korak a u suprotnom studentovi podaci se stavljaju na listu dužnika. Uslov za ulaz u peti korak, u kome se dešava sam proces sastavljanja spiskova za polaganje ispita, je potvrda da su svi uslovi iz prethodnih koraka zadovoljeni. Službenik Pravi spiskove za polaganje ispita i stavlja ih u skladište podataka odakle ih uzimaju predmetni profesori i studenti. Svi ovi koraci se mogu prikazati tabelarno i grafički pomoću dijagrama toka podataka.
12
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi
1.Formular za prijavu ispita
1 Prijem dokumenata
Student
9.Spisak studenata koji nemaju uslov
2. Formular za prijavu ispita
1 1
Skladište ispitnih prijava 4. Zahtev računovodstvu
3. Formular za prijavu ispita
5 Spisak dužnika računovodstvu 8.Spisak dužnika
2
Spisak neispunjenih uslova
Student
2 Provera da li postoje uslovi za prijavu ispita
Računovodstvo
6. Zahtev za proveru stručne prakse 7. Spisak obavljene prakse
Ispit iz stručne prakse
10. Formular za prijavu ispita
4
Skladište ispitnih prijava studenata koji imaju uslov
11. Formular za prijavu ispita
14.Spisak za polaganje
3 Prijava ispita 12.Spisak za polaganje
5
13.Spisak za polaganje
Skladište spiskova studenata
Slika 7. DTP-Prijava ispita (nivo 1)
13
Nastavno osoblje
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi
Student 1
Skladište ispitnih prijava
3. Formular za prijavu ispita 8.1 Spisak dužnika
4.Zahtev računovodstvu
2.1 Provera školarine
9. Spisak studenata koji nemaju uslov
4
3.1 Formular za prijavu ispita Skladište ispitnih prijava studenata koji imaju uslov 3.2 Formular za prijavu ispita
8.2 Spisak dužnika
5.2Spisak dužnika računovodsrvu
2.3 Provera stručne prakse
6.Zahtev za proveru stručne prakse
7.1Spisak obavljene prakse
3
Uslovi za prijavu
7.2Spisak obavljene prakse
2
Računovodstvo 5.1Spisak dužnika računovodsrvu
Spisak neispunjenih uslova
Slika 8. DTP-Prijava ispita (nivo 2)
14
Ispit iz stručne prakse
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi 2.2.5 Obrada ispita Obrada ispita se događa u određenom terminu kada je neki ispit zakazan. A kada je ispit završen treba da se obrade podaci o rezultatima tog ispita. To se događa u vremenskom periodu posle polaganja ispita i važi za sve vrste ispita, bilo da je prijemni ispit ili ispit za neki od predmeta koji se polažu. Služba pravi spisak onih koji mogu da polažu, na osnovu plaćenih rata do datuma ispita i daje ga nastavniku. On daje podatke o rezultatima studentskoj službi, nakon zavšetka ispita. Služba obrađuje rezultate ispita i ažurira. Tako ažurirane podatke skladišti u matičnu knjigu, ali samo podatke o predmetu koji se polagao i oceni, za svakog studenta posebno. Studenti se obaveštavaju o rezultatima ispita preko rang liste koju štampa nastavnik (ili služba po dogovoru). Podaci koje služba ažurira su : 1) Datum polaganja ispita 2) Godina studija i smer 3) Naziv predmeta koji se polaže 4) Prezime i ime nastavnika (kod koga se polaže) 5) Broj indeksa studenta 5) Prezime i ime studenta 6) Ocena.
15
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi
Računovodstvo
Nastavnik
T4 Spisak studenata
T2 Zahtev T3 Podaci o dugovanju
1. Provera duga
T5 Zapisnik sa ispita 2. Obrada ispita
T7 Obrađen zapisnik T6 Obrađen zapisnik S1 Zapisnici sa ispita
3. Upis ocena T1 Podaci o studentu
T8 Podaci o ocenama S2 Matična knjiga
T6 Podaci o ocenama
Slika 9. DTP za obradu ispita
16
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi 2.2.6. Izdavanja uverenja Ovaj proces počinje kada student dolazi u studentsku službu, pa je student i triger za ovaj primer slučaja. U prvom koraku student predaje službeniku indeks i zahtev za izdavanje uverenja. Službenik ostavlja ova dokumenta u skladište primljenih dokumenata. U sledećem koraka počinje obrada, službenik uzima dokumente iz skladišta primljenih dokumenata i proverava podatke o studentu (ime, prezime, ime roditelja, JMBG, broj indeksa ) Nakon uspešne identifikacije studenta pristupa se proveri na koju godinu studija je student trenutno upisan. Ako je i ova stavka uspešno obavljena pristupa se izdavanju uverenja. Popunjeno uverenje se zajedno sa indeksom predaje studentu a potvrda o uverenju koje je izdato se čuva u skladištu izdatih uverenja. Svi ovi koraci se mogu prikazati tabelarno i grafički pomoću dijagrama toka podataka.
1.Indeks i zahtev
1. Prijem dokumenata
Student
2.Indeks i zahtev
1
Skladište primljenih zahteva 3.Indeks i zahtev
2. Provera upisane godine
8.Indeks i uverenje
4.Indeks i zahtev
2
Skladište primljenih zahteva koji ispunjavaju uslov 5.Indeks i zahtev 6.Potvrda o izdatom uverenju
7.Indeks i uverenje
4
Izdata uverenja i indeksi
3. Izdavanje uverenja
Slika 10. DTP-Izdavanje uverenja
17
3
Skladište potvrda o izdatim uverenjima
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi
2.3 Analiza postojećeg stanja Informacije u svim prethodno opisanim procesima se prenose uglavnom verbalnim i pismenim putem, a samo jedan deo se odvija pomoću postojećeg računarskog sistema. Studentska služba najčešće dobija podatke neophodne za rad u papirnoj formi ili u elektronskoj formi, preko email-a. Ovi podaci stižu iz računovodstva, biblioteke, profesora i od studenta. Takođe sve povratne informacije se šalju na sličan način. U svih 6 opisanih procesa služba koristi informacije koje se prenose verbalno ili na papiru (u formatu izveštaja i formulara), a koji bi se mogli implementirati u informacioni sistem studentske službe. Kod prvog upisa godine studija student ispunjava obrazac šv20 sa ličnim podacima i predaje ga zajedno sa diplomama službeniku. Profesor daje izveštaj o plaganju prijemnog ispita službi na papiru i još se posebno štampa rang lista za oglasnu tablu. Kod upisa sledeće godine studija student opet ispunjava obrazac šv20, opet sa istim ili sličnim podacima kao i kod prvog upisa godine. Posle toga predaje taj list sa indeksom i služba proverava uslove za upis godine. Provera uslova je u vidu verbalnog zahteva za izveštaj računovodstvu o dugovanju studenta i provera u matićnoj knjizi i indeksu da li je student položio sve ispite iz prethodne godine. Pri overi semestra student ispunjava semestralni list sa podacima o otslušanim predmetima i predaje indeks, a studentska služba traži od računovodstva izveštaj o dugovanju i proverava da li student ima sve potrebne potpise u indeksu. Kod prijave ispita student ispunjava prijavni list sa nazivima predmeta i imenima profesora i predaje ga službi, a ova po ko zna koji put traži izveštaj od računovodstva o dugovanju studenta. Svi ovi podaci koji se prenose verbalno i pismeno u izveštajima mogli bi se mnogo brže odraditi elektronskim putem u informacionom sistemu.
2.4 Procena inforamtizovanosti firme U firmi svaki zaposleni poseduje svoj računar. Oni su međusobno povezani u četiri računarske mreže: studentska služba, zaposleni, računovodstvo i računarski kabineti. Ove mreže su međusobno odvojene zbog sigurnosti podataka. Komunikacija među zaposlenima, računovodstva i studentske službe se odvija isključivo putem email-a, pismeno ili verbalnim putem. Mreža za zaposlene poseduje server na kojem je jedan deo diska predviđen za razmenu podataka među zaposlenima. Operativni
18
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi sistem na računarima je Windows XP a od softvera se koristi Microsoft Office 2003. Fakultet poseduje i svoj sajt koji se nalazi na sopstvenom serveru. Na sajtu se nalaze podaci o fakultetu, nastavnom programu kao i deo na kome studenti mogu da preuzmu raspored časova i rezultate ispita.
3. Predlog savremenog rešenja Naše mišljenje je da fakultetu ne treba neko od skupih komercijalnih softverskih rešenja za poslovanje fakulteta. Mislimo da bi najadekvatnije rešenje bila izrada aplikacije od strane samih studenata, uz pomoć profesora.
3.1 Pregled rešenja (sa tri aspekta) Smatramo da bi prvo trebalo da se poboljša sama baza podataka, koju koristi studentska služba. Baza podataka bi mogla da se poboljša dodavanjem potrebnih formi i izveštaja koje ne postoje u sadašnjoj bazi. Takođe veoma bitna stvar za unapređenje baze podataka je njeno povezivanje sa bazama podataka računovodstva i biblioteke. Time bi se dobila jedinstvena baza podataka u kojoj bi se nalazili svi potrebni podaci o studentu i o zaposlenima i pri tom bi se smanjilo dupliranje podataka, a smanjivanjem dupliranja bi se mogućnost pojave greške svela na minimum. Uvođenjem ovih tehnoloških novina bi se organizacija posla olakšala i ubrzala. Do toga bi došlo jer ne bi bilo potrebe za verbalnom i pismenom kominkacijom zbog toga što bi se ovi procesi obavljali pomoću računara. Upotrebom računara i jedinstvene baze podataka bi svi potrebni podaci bili dostupni zaposlenima, sami procesi bi se brže obavljali a i sama ušteda na papiru bi bila velika. Jedinstvena baza podataka bi omogućila svim zaposlenima lak i brz uvid u podatke o studentima, zaposlenima i finansijskom stanju. Skratilo bi se vreme potrebno za pravljenje izveštaja za informisanje o trenutnom stanju (pošto su trenutno studentska služba i računovodstvo fizički odvojeni).
3.2 Nedostatak rešenja
19
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi
Nedostatak rešenja je što bi ovakva baza podataka bila opterećena prilikom istovremenog pristupa većeg broja korisnika. Takođe bi bilo potrebno angažovati makar jednog adinistratora koji bi održavao taj sistem.
3.3 Predlog unapređenja rešenja Unapređenje rešenja bi bilo da se baza podataka uradi u SQL serveru i da se doda aplikativni i web server. Takođe ne bi bilo loše da se u web server implementira mogućnost upisa na fakultet, overe semestra i prijave ispita. Studenti bi mogli da imaju mogućnost pregleda svojih ocena i uvid u stanje o dugovanju.
4. Zaključak Posmatrali smo način poslovanja studentske službe koja funkcioniše u okviru Fakulteta za menadžment. Detaljno smo sagledali sve najvažnije procese koji se obavljaju u okviru ove službe i došli do zaključka da bi se njihovom automatizacijom olakšao posao zaposlenima, a samim tim bi se povećala efikasnost službe i zadovoljstvo, kako među zaposlenima tako i među studentima. Najbolji način za automatizaciju ovih procesa bi bila dorada već postojeće baze podataka ili pravljenje potpuno nove koja bi bila urađena u SQL serveru. Time bi svi zaposleni imali pristup bazi, a to bi skratilo vreme potrebno za obavljanje svakodnevnih poslova. Ovakva baza bi omogućila studentima da putem interneta obave pojedine procese poput prijave ispita ili podnošenja zahteva za izdavanje uverenja. Pored toga što bi se ovi procesi ubrzali, takođe bi se smanjila potreba za štampanjem izveštaja a to bi dovelo do smanjenja potrošnje papira. Postojanje jedinstvene baze podataka bi omogućilo vlasnicima i upravi fakulteta da u svakom trenutku imaju jasan uvid u finansijsko stanje. Automatizacija ovih procesa bi trebalo da se uradi što pre jer bi doprinela boljem poslovanju fakulteta a njena izrada ne bi trebala da bude toliko skupa jer nije potrebna kupovina nekog skupog softvera već bi sami studenti i zaposleni mogli da dorade već postojeću bazu podataka.
5. Literatura:
20
Seminarski rad, Upravljački informacioni sistemi 1. Dr Zoran Savić, "Upravljački informacioni sistemi", "CEKOM" d.o.o. Novi Sad, 2008. 2. http://famns.edu.rs/
21