Rof Monografia

DEDICATORIA:

Queremos dedicar este trabajo monográfico a nuestros padres, por acompañarnos en cada una de nuestros

logros que hemos

emprendido y ser siempre fervientes colaboradores.

nuestros

más

INDICE CAPÍTULO I. ¿QUÉ ES UN REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES? Aspectos Generales Marco Legal

Actores involucrados

CAPÍTULO II ¿CÓMO ELABORAR UN RREGLAMENTO EGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES? ... Paso 1 Identificar funciones y estructura orgánica según el marco legal Paso 2. Identificar funciones y estructura orgánica según la estrategia estrategia institucional Paso 3. 3. Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgánica orgánica

Paso 3.1 Revisar el ROF vigente Paso 3.2 Aplicar Cuestionario en la entidad

PRESENTACIÓN Esta monografía titulado REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES, lo hemos realizado reuniéndonos reuniéndonos en reiteradas reiteradas ocasiones. Buscando Buscando en diversas diversas páginas de internet, internet, libros e incluso acudiendo acudiendo a las Instituciones Instituciones Educativas Educativas y con la ayuda ayuda de nuestro profesor del curso de Gestión Educativa, Educativa, quien nos brindó datos y pautas correspondientes correspondientes sobre el ROF. Todas Todas estas informaciones fueron fueron analizadas, y estructuradas por cada uno uno de nosotros, nosotros, y finalmente logramos culminar este tratado sobre el ROF. Esperamos, que este este trabajo sea de su su agrado, ya que que nos servirá servirá como futuros maestros de la especialidad de LENGUA COMUNICACIÓN E IDIOMA INGLES; por ello, nos es importante conocer acerca del ROF, porque son documentos de gestión que permiten a las entidades públicas gestionarse o administrarse de una manera ordenada, planificada y eficaz, tanto en su aspecto organizacional como en el relacionado con el cumplimiento de los objetivos y metas a su cargo. EL ROF constituye una de las herramientas más importantes para la adecuada gestión administrativa de una entidad pública, como documento que ordena las funciones a su cargo , conteniendo su estructura orgánica así como las funciones generales y específicas de cada uno de sus órganos y unidades orgánicas, debiendo a su vez, tener una vigencia que permita consolidar la estructura organizacional y fortalecer las capacidades institucionales, por ello, deben evitarse las modificaciones que conlleven a cambios significativos o generalizados en la organización, que puedan afectar negativamente la gestión y resultados. En ese sentido este presente manual para la elaboración del ROF, contribuya al mejor desempeño de su entidad

INTRODUCCIÓN El Reglamento de Organización y Funciones ROF constituye una de las herramientas más importantes para una adecuada gestión administrativa de las entidades del sector público. El presente Manual tiene por finalidad ayudar a las entidades del sector público en el proceso de elaboración de sus ROF, para lo cual recoge lo señalado en el Decreto Supremo N° 043-2006-PCM - Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF, y propone una metodología para la aplicación de los mismos. En ese sentido, el Manual:

- Proporciona a las entidades los conceptos básicos que les permitirán conocer mejor las implicancias de un Reglamento de Organización y Funciones como instrumento de gestión de la organización.

- Guía paso a paso en el análisis de las funciones y la estructura de la organización para definir los contenidos de su nuevo ROF.

- Orienta a las entidades en la elaboración del Informe Técnico Sustentatorio y en el proceso de aprobación de sus ROF. De seguirse cada uno de los pasos del presente Manual, se asegura que la entidad analice todos aquellos aspectos que tienen influencia en su accionar y por ende, en su organización, a fin de alcanzar sus objetivos y cumplir con su misión institucional.

CAPITULO I El Reglamento de Organización y Funciones ROF constituye una de las herramientas más importantes para una adecuada gestión administrativa de las entidades del sector público. El presente Manual tiene por finalidad ayudar a las entidades del sector público en el proceso de elaboración de sus ROF, para lo cual recoge lo señalado en el Decreto Supremo N° 043-2006-PCM - Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF, y propone una metodología para la aplicación de los mismos.

En ese sentido, el Manual:

- Proporciona a las entidades los conceptos básicos que les permitirán conocer mejor las implicancias de un Reglamento de Organización y Funciones como instrumento de gestión de la organización.

- Guía paso a paso en el análisis de las funciones y la estructura de la organización para definir los contenidos de su nuevo ROF.

- Orienta a las entidades en la elaboración del Informe Técnico Sustentatorio y en el proceso de aprobación de sus ROF.

De seguirse cada uno de los pasos del presente Manual, se asegura que la entidad analice todos aquellos aspectos que tienen influencia en su accionar y por ende, en su organización, a fin de alcanzar sus objetivos y cumplir con su misión institucional. En ese sentido, el Manual contiene una metodología de trabajo que permite revisar las distintas fuentes de información que pueden influir en la estructura organizacional de la entidad, de acuerdo a lo siguiente: 

NORMAS SUSTANTIVAS Y DE APLICACIÓN GENERAL



NORMAS VINCULADAS A SISTEMAS ADMINISTRATIVOS



REALIDAD: ESTADO ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN



ESTRATEGIA INSTITUCIONAL

En efecto, un ROF debe contemplar no sólo el marco legal que explica la razón misma de ser de la entidad y da origen a sus funciones, sino también las prioridades o la estrategia institucional que haya sido ideada por la entidad o el sector al que pertenece, para afrontar dichas responsabilidades. No se puede dejar de lado en este análisis a la realidad, es decir las posibilidades concretas que tiene una entidad para hacer todo o parte de lo que las normas le asignan como responsabilidades, así como la información que surge de analizar las transformaciones que en el ejercicio mismo de las funciones ha sufrido la

organización formal. El Manual propone una metodología de trabajo a través de pasos y ejemplos prácticos que facilitan el proceso de análisis de la información, mediante la elaboración de matrices que recogen información del marco legal, de la estrategia institucional, del ROF vigente y del estado actual de la organización; así como de matrices comparativas que las consolidan para obtener un panorama completo de las funciones que debe realizar y poder optar por la organización más adecuada para la entidad. Al respecto, es importante tener en cuenta que las matrices así como los pasos que se proponen en el Manual, generan la información necesaria para formular el Informe Técnico Sustenta torio que, de acuerdo con los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del Reglamento de Organización y Funciones, Decreto Supremo N° 043-2006-PCM, toda entidad debe presentar a la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del Consejo de Ministros o a su propia Gerencia u órgano de decisión, según el tipo de entidad, a fin de  justificar las modificaciones a su ROF y obtener el informe previo favorable que le permita proceder a la aprobación de dicho instrumento de gestión. Para la identificación de funciones y áreas de la organización, se procederá a elaborar cuatro matrices que contendrán información respecto a las funciones generales y específicas a cargo de la entidad y de sus respectivos órganos y unidades orgánicas, según las cuatro fuentes de información antes mencionadas.

Matriz 1. Funciones y áreas según el marco legal

Matriz 2. Funciones y áreas según la estrategia institucional Matriz 3. Funciones y áreas según el ROF vigente Matriz 4. Funciones y áreas según la organización actual De la consolidación de dichas matrices se obtendrá la Matriz 5A.  Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información, que constituirá el insumo básico para la determinación por parte de la entidad de sus funciones y de la estructura organizacional más adecuada para el cumplimiento de las mismas.

MATRIZ 1

MATRIZ 2

MATRIZ 3

MATRIZ 4

MATRIZ 5 A

Asimismo, del análisis que realice la entidad sobre la información consignada en la Matriz 5A se desprenderán las funciones generales y específicas, así como los órganos y unidades orgánicas que formarán parte de la nueva organización, y que deberán ser plasmados en el proyecto de ROF. Con el objeto de recoger dicha información y facilitar la redacción del documento de ROF, el Manual propone una matriz final Matriz 6. Funciones y áreas que serán incluidas en el Proyecto de ROF que especificará además para cada función general de la entidad y conjunto de funciones específicas de los órganos que la conforman, el marco legal que las sustenta. Las  Matrices 5A y 6 serán utilizadas para la presentación del Informe Técnico Sustenta torio que deberá ser presentado a las instancias correspondientes a fin de justificar la nueva organización de la entidad, según lo señalado en el Decreto Supremo N° 043-2006-PCM. Una vez definida la nueva estructura organizacional de la entidad, el Manual pretende guiar en el proceso administrativo que deberá permitir a la entidad pública lograr la aprobación de su proyecto de ROF en el marco de lo dispuesto en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF.

¿Qué es un Reglamento de Organización y Funciones? 1. 1.1 ¿Qué es el Reglamento de Organización y Funciones? El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) es un documento técnico normativo de gestión institucional que contiene la organización formal de una entidad pública, es decir, contiene su estructura orgánica así como las funciones generales y específicas de cada uno de sus órganos y unidades orgánicas. A diferencia de un reglamento propiamente normativo, es decir, aquél que desarrolla lo regulado por una ley sustantiva (por ejemplo, el Reglamento de la Ley General de Pesca), un ROF es un reglamento de tipo administrativo o de organización que ordena las funciones y actividades a cargo de cada entidad pública.

Tengamos en cuenta los siguientes conceptos clave:

En este primer capítulo desarrollaremos algunos conceptos generales que nos permitirán entender qué es un Reglamento de Organización y Funciones y cuál es su utilidad, así como definir conceptos e sp e c í f i co s v i n c u l a do s c o n d i c h o instrumento de

Veamos para qué es útil un ROF: El ROF es un instrumento útil para diferentes actores: R. Para la entidad

- Presenta una visión de conjunto de la entidad y de los órganos y unidades que la componen. - Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la entidad y a los órganos y unidades orgánicas que la componen, evitando duplicidades e identificando responsables.

R. Para el personal de la entidad - Permite al personal que trabaja en la entidad identificar qué atribuciones y responsabilidades le corresponde a cada uno de los órganos y unidades orgánicas en los que labora, de modo tal que oriente su labor al cumplimiento de tales funciones. Facilita la integración del personal nuevo al contar con un documento que lo orienta sobre el quehacer de los órganos y unidades de la entidad. . Para otras entidades públicas

- Al delimitar los campos de actuación de las entidades públicas, contribuye a una mejor coordinación entre éstas al facilitar la búsqueda respecto de “con quién coordino y sobre qué materias”.

R. Para quienes ejercen control sobre la entidad - Facilita la labor de quienes ejercen algún tipo de control sobre la entidad al identificar a los órganos responsables del cumplimiento de las funciones encomendadas a la entidad.

¿Cómo se vincula el ROF con los instrumentos de gestión de la administración pública? El ROF se encuentra estrechamente ligado a cada uno de los instrumentos de gestión con los que cuenta una entidad pública. Para comprender mejor esta interrelación es bueno diferenciar los siguientes instrumentos:

Los instrumentos vinculados con el planeamiento del logro de metas y objetivos a cargo de una entidad, tales COMO LOS PLANES ESTRATÉGICOS se

Tengamos en cuenta los siguientes conceptos clave:

Interrelación del ROF con los instrumentos de gestión organizacionales

El ROF es el insumo que necesitan los otros documentos para que puedan ser formulados. En efecto, solamente un vez que se tiene definida la organización interna de la entidad, es decir, establecidos los niveles jerárquicos así  como asignadas las funciones y responsabilidades entre los órganos y unidades orgánicas, se puede, a través del CAP, establecer los cargos necesarios para llevar a cabo tales funciones así como, mediante el MOF, establecer las funciones particulares de cada cargo.

Interrelación con los instrumentos de planeamiento

El ROF es la herramienta que sirve (o debería servir) para identificar  qué órganos de la entidad son los responsables de cumplir con las metas establecidas en los instrumentos de planeamiento. En ese sentido, el ROF no es un instrumento aislado del proceso de toma de decisiones de una entidad sino que la organización y distribución de funciones plasmadas en el ROF, como norma de organización, debe facilitar también la identificación de responsables sobre el alcance de resultados concretos a cargo de la entidad.

Es decir, si bien en el ROF no se hace referencia a metas ni a prioridades de la entidad como lo hacen los instrumentos de planeamiento, sí debe haber una correspondencia entre órganos responsables de cumplir  determinadas funciones y el cumplimiento de metas concretas.

1.2 ¿Qué debemos entender por una organización? Una organización es el ente social creado intencionalmente para el logro de determinado fin, mediante el trabajo humano y la utilización de recursos materiales (tecnología, equipos, maquinaria, instalaciones, etc.). Una organización dispone de una estructura jerárquica conformada por órganos y unidades orgánicas, orientados al cumplimiento de funciones o fines y caracterizados por una serie de relaciones tales como: poder, control, división del trabajo, comunicación, liderazgo, entre otros.

Qué características presenta una organización pública? Una organización pública presenta ciertas características particulares que la diferencian de otro tipo de organizaciones. Así tenemos:

a) Son creadas por un mandato constitucionalo legal Las organizaciones públicas sólo pueden existir si son creadas por mandato de un dispositivo legal o constitucional. Presta atención a los siguientes ejemplos: Ejemplo 1

Ejemplo 2

b) Son entidades formales. Las organizaciones públicas para funcionar adecuadamente requieren contar con una estructura orgánica formal conformada por diferentes órganos y unidades orgánicas encargados de cumplir funciones específicas vinculadas, tanto con la misión de la organización, como con aspectos administrativos de su funcionamiento.

c) Sus objetivos están orientados a satisfacer el interés público. Si bien los objetivos por los que se crean las organizaciones públicas pueden variar entre una y otra, todas tienen en común el que sus objetivos trascienden el propio interés o beneficio de la organización, dado que están orientadas a satisfacer el interés de la sociedad en su conjunto o de un grupo social en particular. Revisemos los siguientes ejemplos: Si bien los objetivos por los que se crean las organizaciones públicas pueden variar entre una y otra, todas tienen en común el que sus objetivos trascienden el propio interés o beneficio de la organización, dado que están orientadas a satisfacer el interés de la sociedad en su conjunto o de un grupo social en particular. Revisemos los siguientes ejemplos:

Ejemplo 1

Ejemplo 2

Ejemplo 3

d). Sus funciones están reguladas por el ordenamiento jurídico.

Las funciones a cargo de las organizaciones públicas no pueden ser creadas por  ellas mismas sino que son determinadas por las normas sustantivas que regulan su actuación, tal y como veremos con mayor detalle en el paso 1 del Capítulo II.

e). sus recursos son públicos. Los recursos de una entidad provienen de los recursos que todos los ciudadanos y las ciudadanas aportan:

- de manera directa, por ejemplo a través del pago de tasas por determinados trámites que hace una municipalidad, o

- de manera indirecta, a través del pago de tributos con los que se asignan recursos a las entidades públicas para su funcionamiento.

f). su actuación está sujeta a control. Dado que las organizaciones públicas son creadas para el cumplimiento de determinados fines y a través de recursos públicos, su actuación está sujeta a diferentes tipos de control.

¿Cuáles son esos tipos de control?

Clases de control Control gubernamental

Control judicial

A cargo de la Contraloría M e d i a n t e p r o c e s o s General de la República,  judiciales se fiscaliza que busca prevenir y verificar e n l o s p r o c e s o s la correcta, eficiente y administrativos en los que transparente utilización intervienen las organiy gestión de los recursos zaciones públicas así  y bienes del Estado, como en el ejercicio de sus s u p e r v i s a n d o l a funciones, no se cometan legalidad de los actos de arbitrariedades ni excesos l a s o r g a n i z ac i o n e s d e p o d e r f r e n t e a l públicas sujetas a su administrado (acciones control. de inconstitucionalidad, acciones contencioso administrativa, etc.).

Control político

Control social

Acargodel Congreso de la República, mediante el cual f i sc al i za l a a c t u a c ió n d e u n a d e te rm in a d a e n t id a d pública.

A cargo de la sociedad civil, se ejerce a través de asociaciones de consumidores, c o l e g i o s profesi onales, audiencias públicas, etc.

¿Es importante conocer los principios que rigen la forma de organizarse de una entidad? Sí, es importante. La Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley 27658, hace mención a algunos de estos principios:

Reglamento Legalidad de las funciones Las funciones y actividades que realice la Administración Pública, a través de sus dependencias, entidades y organismos, debe estar plenamente justificada y amparada en sus normas. Las funciones a cargo de las organizaciones públicas, las contenidas en sus normas de organización y funciones, deben estar amparadas en normas  sustantivas, no pueden  ser creadas por ellas mismas.

Reglamento Evitar duplicidades Las dependencias, entidades, organismos e instancias de la Administración Pública no deben duplicar funciones o proveer servicios brindados por otras entidades ya existentes. Se debe evitar duplicar funciones entre entidades por un tema de eficiencia ya que no tiene sentido asignar recursos a dos entidades para que realicen las mismas funciones o presten los mismos servicios, cuando dichos recursos podrían ser utilizados en  servicios o funciones no atendido.

ReglamentoPrincipio de especialidad En el diseño de la estructura orgánica pública prevalece el principio de especialidad, debiendo integrarse las funciones y competencias afines.  Al respecto, la especialidad puede darse:

- En razón de la función a cumplirse. Así, las funciones o tareas similares no deben  ser ejercidas por más de un órgano al interior de la entidad.

- En relación con el ámbito territorial en el cual una función va a ejercerse.  Así, una misma función puede ser ejercida por más de un órgano pero en ámbitos territoriales diferentes con lo cual no habría superposición de funciones sino especialización en razón del territorio.

Reglamento Asignación de competencias: Una entidad debe tener claramente asignadas sus competencias de modo tal que pueda determinarse la calidad de su desempeño y el grado de cumplimiento de sus funciones, en base a una  pluralidad de criterios de medición. Recordemos que los términos competencia y función son conceptos

diferentes.

 Así, las competencias se refieren al ámbito material y territorial en el cual una entidad va a poder ejercer sus funciones. De allí que sea importante tener claro cuál es el ámbito de competencia de cada entidad. Además de los criterios y principios recogidos en la Ley Marco de Modernización del Estado, existen otros principios organizacionales que deben tomarse en cuenta.

Sí existen otros principios organizacionales. Así tenemos: Simplificación de funciones: Uno de los objetivos básicos de la

R

organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. R

Del objetivo: Toda y cada una de las actividades establecidas en la

organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos para los que fue creadalaentidad. R

Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la

comunicación necesaria para lograr los objetivos de la entidad en el marco de sus funciones, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan desde el más alto nivel hasta el más bajo. R.

Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de

responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. R.

Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de

subordinados que deben reportarse a una misma autoridad o ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas sus funciones eficientemente. R

Coordinación: Las unidades de una organización siempre deben

mantenerse en equilibrio coordinando su labor entre ellas de modo tal de evitar “compartimentos estancos”. R

Continuidad: Una vez que se ha establecido la estructura

organizacional, esta requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las nuevas realidades que vayan surgiendo.

1.3 ¿Qué entidades deben contar con un ROF? No todas las entidades conocidas como públicas están sujetas a la elaboración de un ROF en el marco de lo señalado en los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF aprobados por Decreto Supremo N° 043-2006-PCM, de aquí en adelante Lineamientos. En ese sentido, las entidades que requieren un ROF son aquellas organizaciones que por las competencias y funciones conferidas por las normas ejercen actividades de manera permanente. Asimismo establece que aquellas organizaciones que fueron creadas con el objeto de responder a necesidades coyunturales, como puede ser el caso de algunos programas, proyectos o comisiones que fueron constituidos para una razón específica y un tiempo determinado, no requieren de un ROF.

Lo importante para determinar si una entidad requiere o no contar con un ROF no es la denominación formal que tenga, sino que su naturaleza  responda a los criterios definidos en los Lineamientos.

Tengamos presente lo siguiente:

En ese sentido, son entidades que requieren contar con un ROF, de acuerdo con los Lineamientos:

¿Hay organizaciones que c u m p l i e n d o l o a n t e s señalado y son excluidas por los Lineamientos? Sí. Los Lineamientos excluyen expresamente del ámbito de su aplicación a organizaciones que si bien cumplen con lo antes señalado (ejercen una actividad permanente y son reconocidas como entidades públicas), su naturaleza y funciones son reguladas por organismos especializados, tal es el caso de: - Las Empresas del Estado cuya regulación, y por ende su ROF, debe ser regulado y revisado por el FONAFE, al ser éste último el titular de las acciones de las empresas del Estado.

- Las Empresas Municipales, cuyas acciones son de titularidad del Gobierno Local, siendo el Directorio de cada empresa municipal el encargado de aprobar su organización de acuerdo con las normas que regulan la forma empresarial que cada empresa haya adoptado.

- Las Universidades Públicas, cuyos ROF deben ser regulados y revisados por la Asamblea Nacional de Rectores, salvo en lo que compete las áreas administrativas, para las cuales se aplica lo mencionado en los Lineamientos. Es importante tener en cuenta lo siguiente:

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

En el caso de los Gobiernos Regionales, la normatividad no les confiere la facultad de crear  Organismos Públicos Descentralizados, por lo que el Manual no hace mención a estos. Los Programas y Proyectos que cumplan con las características previstas en los Lineamientos para ser  calificados como tales deben aprobar un instrumento distinto denominado: Manual de Operaciones.

1.3 ¿Cuándo una entidad debe reformular su ROF? La modificación o actualización de un ROF se puede producir en los siguientes supuestos: a) Por un proceso de reorganización de la entidad aprobado conforme a ley

La reorganización de una entidad implica una transformación o cambio en la finalidad por la cual fue creada, lo que supone una modificación a su Ley de creación. De esta manera, la estructura orgánica preexistente a dicho cambio que respondía a otros objetivos, debe adecuarse a la nueva finalidad. La necesidad de reorganización de una entidad se produce por una decisión del Poder Ejecutivo o del Poder Legislativo reflejada a través de un cambio en la Ley de creación de la entidad. Un ejemplo de reorganización es el caso de la fusión de dos o más entidades públicas, ya sea cuando se fusionan para crear una nueva entidad o cuando una entidad es absorbida por otra existente. b) Por mandato legal que obliga a una entidad a crear un nuevo órgano o unidad orgánica en su interior, o ajustar sus funciones para incluir  o dejar de hacer cierta

actividad Supone una reestructuración parcial de la entidad por mandato de un dispositivo legal que la obliga a crear un nuevo órgano o unidad orgánica para cumplir las nuevas funciones encomendadas (es el caso por ejemplo de las normas de Contraloría de la República que obligan a las entidades a contar con un órgano de control). O una modificación simple de las funciones para adecuarla al cambio que se ha producido en las normas sustantivas.

La transferencia de funciones en el marco del proceso de Descentralización está incluida en este supuesto.

c) Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad que permitan cumplir con mayor eficiencia su misión y funciones

Este supuesto no implica un cambio en la finalidad o razón de ser de la entidad, es decir no implica una reorganización.

Supone la reestructuración de una entidad en el sentido de redefinir su estructura orgánica de modo que pueda cumplir de una mejor manera con sus objetivos, sin implicar un cambio en su finalidad o razón de ser. A través de una reestructuración se busca la optimización o simplificación de los procesos de la entidad, ya sea priorizando determinadas funciones o reasignándolas entre sus órganos de una manera más eficiente.

La reestructuración de una entidad puede ser total, por ejemplo cuando decide cambiar su modelo organizacional o, puede ser parcial, cuando reestructura únicamente determinadas áreas de la entidad.

La reestructuración de una entidad se da por mandato de la máxima autoridad de la entidad. Revisemos los siguientes conceptos clave:

d) MARCO LEGAL Cada entidad pública es responsable del proceso de elaboración de su ROF y debe tener en cuenta que dicho proceso debe sujetarse a los criterios y disposiciones establecidos en:

La Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley N° 27658, que contiene el marco general sobre el diseño y estructura de la Administración Pública de los diferentes niveles de gobierno. Los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF, aprobados mediante Decreto Supremo N° 043-2006-PCM, contiene el marco especial que las entidades de los diferentes niveles de gobierno deben seguir para la elaboración y aprobación de su ROF. Otras disposiciones que establezca la Secretaría de Gestión Pública. El ámbito de aplicación de las normas que regulan el instrumento del ROF está dado en los Lineamientos. En ese contexto, participan en la elaboración Y aprobación del ROF diferentes órganos al interior de la entidad y, dependiendo de la entidad de la que se trate, órganos externos a esta para su aprobación:

Es importante tener en cuenta lo siguiente: Las normas emitidas por el Instituto Nacional de Administración Pública (INAP) respecto a la elaboración del ROF constituyeron por  mucho tiempo el marco normativo referencial de las entidades públicas. Sin embargo, dicho marco normativo quedó implícitamente derogado por el Decreto Supremo N° 74-95PCM., situación que ha sido ratificada por el Decreto Supremo N° 043-2006PCM

Actores que participan en su elaboración Órgano a cargo de las funciones de planeamiento, racionalización o quien haga sus veces: Es el órgano responsable de formular el proyecto de ROF y de elaborar el Informe Técnico Sustenta torio que justifique las modificaciones al documento de ROF propuestas. En algunas entidades, será la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, o la que haga sus veces, la que se hará cargo de esta tarea.

Actores que participan en su aprobación Órgano de Asesoramiento: Es el responsable de dar el visto bueno legal al proyecto de ROF, además de emitir el Informe Legal con el proyecto de dispositivo legal aprobatorio.

Titular de la entidad: Se encarga de aprobar el proyecto de dispositivo legal visado por el órgano de asesoramiento.

Órgano responsable de emitir el Informe Previo: Es responsable de verificar que el proyecto de dispositivo legal del ROF se ajuste a lo dispuesto por la Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley 27658 y por los Lineamientos. Según cada tipo de entidad, esta responsabilidad estará a Cargo de un órgano distinto, de acuerdo al siguiente detall

ÓRGANOS QUE INTERVIENEN EN LA ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE UN ROF

ENTIDAD

Elabora Proyecto de ROF (Informe Técnico Sustentario)

Emite Informe Visa Proyecto Aprueba Previo para de ROF Proyecto de aprobación de (Informe legal) ROF ROF Secretaría de Gestión Pública de la PCM Secretaría de Gestión Pública de la PCM Oficina de Planeamiento y Presupuesto

Ministerio OPD Nacional Organismos Constitucionalmente Autónomos Gobierno Regional Gobierno Local

o la que haga  sus veces

Órgano responsable de las funciones de  planeamiento, racionalización, o quien haga sus veces

OPD Local

Órgano de Asesoría Jurídica o quien haga sus veces

Gerencia General Titular de la Entidad

Gerencia General Oficina de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Local o la que haga  sus veces

Direcciones Regionales Sectoriales

Oficina de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Regional o la que haga  sus veces

Recuerda: 1. El ROF es un documento técnico normativo de gestión, contiene la

organización formal de una entidad pública, y por lo tanto ordena las funcionesyactividadesacargodecadaentidad. 2. El ROF es un instrumento de gestión muy importante, sirve para evitar

duplicidad de funciones e identificar responsables. 3. El ROF no es un documento aislado, está relacionado con los

instrumentos de gestión, ya sea con los de organización o con los de planeamiento de una organización pública. 4. Cada organización pública tiene características que la definen como tal.

Ejemplo: - Son creadas por un mandato constitucional o legal - Están orientadas a satisfacer el interés público - Sus recursos son públicos, etc. 5. Las organizaciones públicas tienen distintos tipos de control. Ejemplo:

-

Control gubernamental. Control jurídico. Control social, etc.

6. El ROF es necesario para las entidades públicas de carácter permanente, con

ciertas excepciones contempladas en los Lineamientos, como las universidades públicas y empresas municipales. 7. Una entidad puede reformular su ROF:

-

Por un proceso de reorganización o reestructuración de la entidad. Por un mandato legal. Para optimizar o simplificar los procesos de la entidad.

8. Cada entidad para elaborar su ROF debe sujetarse a las disposiciones

legales vigentes: La Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado, Ley N° 27658 y los Lineamientos para la Elaboración y Aprobación del ROF, aprobados mediante Decreto Supremo N° 043- 2006PCM.

¿Cómo elaborar un Reglamento de Organización y Funciones?

En este segundo capítulo desarrollaremos los pasos que una entidad debe seguir para elaborar su proyecto de ROF, siguiendo una secuencia lógica para el análisis de la información que servirá de insumo para su elaboración. Los pasos del ROF permitirán a la entidad responder a preguntas tales como ¿Qué tengo que hacer? ¿Qué estoy haciendo? ¿De qué manera me organizo para hacerlo mejor?, entre otras.

Paso1. Identificar funciones y estructura orgánica según el marco legal 1.1 ¿Qué tengo que hacer? El primer paso para elaborar el proyecto de ROF es que la entidad identifique qué es lo que tiene que hacer como institución , para lo cual deberá referirse al marco legal vigente que determina la razón de ser de la entidad. Este paso permitirá identificar los cambios en la normativa que tienen implicancias en la organización y funciones de la entidad y que hasta ese momento no habían sido contemplados en el documento de ROF, y tal vez tampoco en la organización misma. La revisión de las normas legales que determinan el accionar de la entidad constituye uno de los pasos más importantes que debe darse para la formulación del nuevo ROF. Esto permitirá a la entidad responder a la pregunta: ¿Qué tengo que hacer? Es decir, permitirá identificar las razones para las cuales fue creada la entidad, las mismas que permitirán identificar las funciones generales que le corresponde cumplir así como asignar funciones específicas a los órganos y unidades orgánicas que la componen.

Tengamos presente:

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· 

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Las entidades públicas son Como administradores de los Marcos legales en los cuales se desempeñan los/as ciudadanos/as y las personas jurídicas. Por eso las funciones que se incluirán en el ROF deben provenir de normas sustantivas que son las que determinan qué es lo que una entidad debe hacer en una determinada actividad social o económica. Las funciones generales de la entidad pública están dadas mayormente por las Normas, y en algunos casos estas señalarán ciertas funciones específicas que deberán ser cumplidas por los órganos y/o unidades orgánicas que la conforman, teniendo además efectos sobre la estructura orgánica de la entidad.

Tengamos en cuenta los siguientes conceptos:

·  Funciones Generales: Conjunto de acciones que debe realizar la entidad conducente a alcanzar los objetivos y metas de su gestión administrativa. Estas provienen por lo general de las normas sustantivas vinculadas a la entidad. Funciones Específicas: Conjunto de acciones que deben realizar  los órganos y unidades orgánicas que conforman la entidad, acorde con sus funciones generales y conducente a alcan- zar los objetivos y metas de la entidad.

Estructura Orgánica: Constituye el reflejo de la capacidad de una entidad de organizarse internamente, mediante la división del trabajo y la asigna- ción de funciones y responsabilidades entre sus órganos y unidades orgánicas así como coordinando su labor.

Estructura Orgánica: Constituye el reflejo de la capacidad de una entidad de organizarse internamente, mediante la división del trabajo y la asigna- ción de funciones y responsabilidades entre sus órganos y unidades orgánicas así como coordinando su labor.

Unidad Orgánica: Es la unidad de organización en que se dividen los órganos contenidos en la estructura orgánica de la entidad (oficinas, gerencias, direcciones, etc.). Área:

Se refiere a los órganos y unidades orgánicas de una entidad.

1.2 Identificar la base legal de la entidad

El conjunto de normas que regulan la actuación de las entidades públicas, se encuentran clasificadas en tres grandes grupos:

NORMAS SUSTANTIVAS (Funciones misionales) SISTEMAS ADMINISTRATIVOS (Funciones   administrativas)

NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL (Funciones de aplicación general) Normas sustantivas 

En este grupo de normas se encuentran aquellas que definen el ámbito de competencia de una entidad pública así como las normas que le atribuyen funciones vinculadas con el cumplimiento de su finalidad o razón de ser: funciones misionales.

A continuación presentamos algunas normas sustantivas:

Normas sustantivas 

La Constitución Política, define el ámbito de competencia de los organismos y poderes autónomos (por ejemplo la Defensoría del Pueblo, el Ministerio Público, el Tribunal Constitucional, entre otros), así como de las regiones y municipalidades. Asimismo, establece atribuciones a cargo de determinados funcionarios públicos.



La Ley del Poder Ejecutivo establece las competencias de cada uno de los Ministerios y regula su organización.

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Regulaciones Sectoriales que comprenden a las leyes de creación de los Ministerios, las cuales precisan el ámbito de su competencia y de sus Organismos Públicos Descentralizados, así como leyes y reglamentos sectoriales que complementan las funciones y atribuciones asignadas al interior de tales entidades (como por ejemplo la Ley General de Educación en el caso del Ministerio de Educación, la Ley General de Aguas, en el caso de los Ministerios de Salud y Agricultura, etc.)



Convenios Internacionales que establecen funciones o atribuciones a cargo de entidades públicas vinculadas con la materia del convenio.



La Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales establece el ámbito de competencia de los Gobiernos Regionales, las funciones misionales a su cargo y regula su estructura orgánica.



La Ley Orgánica de Municipalidades establece el ámbito de competencia de los Gobiernos Locales, las funciones misionales a su cargo y regula su estructura orgánica.



La Ley de Bases de la Descentralización establece las competencias de cada uno de los niveles de gobierno.

Normas sobre sistemas administrativos Son aquellas normas emitidas por el órgano rector de un sistema administrativo. Como sabemos, un sistema administrativo está conformado por la suma de normas, órganos y procesos destinados a proporcionar el soporte administrativo que toda entidad pública requiere para funcionar, y sin el cual no podría cumplir con los fines para los que fue creada. En el ordenamiento jurídico peruano existen varios sistemas administrativos, cada uno de los cuales cuenta con un órgano rector y con varias ramificaciones conformadas por las diferentes oficinas al interior de las entidades públicas, responsables de cumplir con las funciones vinculadas con el sistema administrativo: funciones administrativas o de apoyo.

Presentamos algunos de los principales Sistemas Administrativos:

Sistemas Administrativos 

Sistema Nacional de Presupuesto

- Órgano rector: Dirección Nacional de Presupuesto Público (DNPP) del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF). - Principales normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector  Público, Ley 28112; Ley del Sistema Nacional de Presupuesto, Ley 28411; Directivas anuales emitidas por la DNPP en relación a la programación, formulación, aprobación, ejecución y evaluación de los presupuestos de las entidades del Gobierno Nacional, Regional y Local.

 Sistema Nacional de Tesorería - Órgano rector: Dirección Nacional deTesoro Público (DNTP) del MEF - Principales

normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector  Público, Ley 28112; Directivas para el año fiscal emitidas por la DNTP dirigidas a las entidades del Gobierno Nacional, Regional y Local.

 Sistema Nacional de Endeudamiento - Órgano rector: Dirección Nacional del Endeudamiento Público del MEF - Principales normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector  Público, Ley 28112, Ley General del Sistema Nacional de Endeudamiento, Ley 28563

 Sistema Nacional de Contabilidad - Órgano rector: Dirección Nacional de Contabilidad del MEF - Principales normas: Ley Marco de la Administración Financiera del Sector  Público, Ley 28112; Ley del Sistema Nacional de Contabilidad, Ley 24680; Instructivos Contables, Resolución de Contaduría N°067-97-EF/93.01; Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público, Resolución N°029-200-EF/93.01.

 Sistema Nacional de Inversión Pública - Órgano rector: Dirección General de Programación Multianual del Sector Público (DGPM) del MEF - Principales normas: Ley del Sistema Nacional de Inversión Pública, Ley N° 27293; y su Reglamento, Decreto Supremo N° 157-2002-EF; Directiva General del Sistema Nacional de Inversión Pública, Directiva 004-2002- EF/68.01; Directiva del Sistema Nacional de Inversión Pública para Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, Directiva N° 004-2005-EF/68.01, modifica Directiva N° 004-2003EF/68.01

 Sistema Nacional de Control - Órgano rector: Contraloría General de la República - Principales normas: Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría de la República, Ley 27785; Reglamento de los Órganos de Control Institucional, Resolución de Contraloría N 114-2003-CG.

 Sistema Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - Órgano rector: Consejo Nacional de Contrataciones y Adquisiciones del Estado  – CONSUCODE - Principales Normas: Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, D.S. Nº 083-2004-PCM y su Reglamento; D.S. Nº 084-2004-PCM.

 Sistema de Personal del Empleo Público: - Órgano rector: Actualmente es la Presidencia del Consejo de Ministros (PCM) (*) hasta que se constituya el Consejo Superior del Empleo Público (COSEP) - Principales normas:

Ley Marco del Empleo Público, Ley N° 28175 *

Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector  Público, Decreto Legislativo 276 y su Reglamento D.S. Nº 00590-PCM *

Ley que regula la publicación de la Declaración Jurada de Ingresos y Bienes y Rentas de los funcionarios y servidores públicos del Estado, Ley Nº 27482 y su Reglamento, Decreto Supremo Nº 0802001-PCM *

*

Leyes que definen regímenes especiales de Carrera

No están bajo la competencia de la PCM materias como las referidas a pensiones, remuneraciones, entre otras salariales.  Sistema Nacional de Informática

- Órgano rector: Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática de la Presidencia del Consejo de Ministros

-

Principales

normas:

Reglamento

de

Organización

y

Funciones

de

la

Presidencia del Consejo de Ministros 

Sistema Nacional de Defensa Judicial 

- Órgano rector: Consejo Nacional de Defensa Judicial - Principales normas: Ley que crea el Consejo Nacional de Defensa Judicial, Decreto Ley 17537; Reglamento del Decreto Ley N° 17537, D.S. 002-2000- JUS.

Sólo se ha hecho referencia de manera general a algunas de las normas por cada sistema administrativo mencionado, cada entidad debe revisar las normas reglamentarias, complementarias y modificatorias correspondientes

Tengamos presente: La Ley de Bases de la Descentralización establece que los sistemas administrativos del Estado referidos al presupuesto, tesorería, contaduría, crédito público, inversión pública, contrataciones y adquisiciones, personal y control, por su naturaleza son de observancia y cumplimiento obligatorio para todos los niveles de gobierno.

R.Normas de aplicación general En este tercer grupo de normas ubicamos a aquellas que asignan funciones a más de una entidad pública sin que estén referidas a ningún sistema administrativo en particular, sino más bien vinculadas a diferentes materias que deben tomarse en consideración: funciones de aplicación general. A continuación algunas normas de aplicación general:

Normas de aplicación general 







Normas ambientales: Ley del Sistema Nacional de Gestión Ambiental y su Reglamento; Ley del Sistema Nacional de Evaluación de Impacto Ambiental, Ley del Medio Ambiente, entre otras. Son normas que asignan funciones a las entidades con competencias en materia de medio ambiente y recursos naturales referidas a la protección del medio ambiente en las actividades que se encuentran bajo su sector o jurisdicción. Normas sobre cooperación internacional: Ley de Cooperación Internacional, Decreto Legislativo 719; Reglamento de la Ley de Cooperación Internacional, Decreto Supremo N° 015-92-PCM. Normas sobre defensa nacional y civil: Ley del Sistema de Seguridad y Defensa Nacional, Ley 28478; Ley del Sistema de Defensa Civil, Decreto Ley 19338; Reglamento del Sistema de Defensa Civil, D.S. 005-88-SGMD Normas sobre acceso a la información pública: Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública; Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, D.S. 072-2003-PCM.

Para ello debemos tener en cuenta lo siguiente:





1ero. Cada entidad debe revisar el conjunto de normas sustantivas y de aplicación general, incluyendo las regulaciones sectoriales.

2do. Respecto de las funciones vinculadas con los sistemas administrativos, tal y como se menciona más adelante, se  deberá recoger las funciones contenidas en el Anexo 6 que recogen las funciones que deben ser incluidas en los ROF por Sistema Administrativo. Normas que deben ser revisadas según tipo de entidad Cada entidad deberá identificar el marco legal aplicable a su accionar e identificar qué funciones y criterios organizacionales se desprenden del mismo y que deberán verse reflejados en su ROF. De esa manera, se procederá a recoger en un Cuadro de Normas aquella información relevante, la misma que para efectos prácticos se recomienda sea clasificada según temas principales que competen a la entidad. Por ejemplo, se podrá elaborar un cuadro de normas relacionadas con las competencias ambientales que la normatividad le confiere a una entidad, con las competencias sanitarias, entre otras. 

Con el objeto de guiar a las entidades en este paso, presentamos una propuesta de las principales normas sustantivas y de aplicación general en los Anexos 2A, 3A y 4A, así como de aquellas vinculadas a los sistemas administrativos del Estado que atribuyen funciones a los Ministerios, Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales y que deberían ser revisadas para la elaboración del Cuadro de Normas de la entidad, la misma que deberá ser complementada por cada entidad.

Cuadro de Normas vinculadas a los Sistemas Administrativos SISTEMAS ADMINISTRATIVOS SISTEM A

NORMAS QUE ASIGNAN RESPONSABILIDADES Y

NIVEL NACIONAL NIVEL NIVEL M OPD OCA GR  GL OP Ley 28112 - Ley 28411 Directivas para la Directivas para la  programación,  programación, Directivas para la formulación y formulación y PRESUPUESTO  programación, formulación y ejecución del ejecución del ejecución del presupuesto de  presupuesto de los  presupuesto de los los pliegos del Gobierno  pliegos de los  pliegos de los  Nacional para cada año fiscal Gobiernos Gobiernos Regionales Regionales Ley 28112 - Ley 28563 ENDEUDAMIENT Ley 27293 - D.S. 157-2002-EF Directivas emitidas Directivas  por la Dirección emitidas por la Directivas emitidas por la General de Dirección General Dirección General de INVERSIÓ Programación de Programación Programación Multianual del N Multianual del Multianual del Sector Público para el PÚBLICA Sector Público para Sector Público Gobierno Nacional el Gobierno  para el Gobierno Regional Local Resolución Ministerial N° 206-2004-PCM - Resolución Ministerial N° INFORMÁTICA 179-2004-PCM - Resolución Ministerial N° 224-2004-PCM - otras Ley 28112 - Ley 24680 - Resolución Contaduría N° 067-97-EF/93.01 CONTABILIDAD otras Ley 28112 Directivas Directivas emitidas emitidas por la Directivas emitidas por la  por la Dirección Dirección Dirección Nacional de Tesoro TESORO  Nacional de Tesoro  Nacional de Público para pliegos del PÚBLICO Público para el Tesoro Público Gobierno Nacional Gobierno Regional  para Gobierno Local Ley 28175 - Decreto Legislativo 276 - D.S. 005-90-PCM - Ley 27482 PERSONAL - Ley 27588 - otras Sub capitulo II, Decreto Ley 17537 D.S. 002- Capitulo II, Titulo DEFENSA Titulo II Ley 2002-JUS VII Ley 27867 JUDICIAL 27972 Ley 27785 - Resolución de Contraloría No. 114-2003-CG CONTROL

1.1 Elaborar Matriz1 según áreas según el marco legal.

el marco legal e identificar funciones y

Una vez identificada la normatividad y los aspectos que deben ser tomados en cuenta para la definición de las funciones y estructura orgánica de la entidad, se procederá a elaborar la siguiente matriz, que distinguirá entre Funciones Generales, Funciones Específicas y áreas (órganos o unidades orgánicas) de la entidad según lo señalado en las normas:

En esta matriz se hará mención a órganos y unidades orgánicas sólo si las normas revisadas señalan su creación, de lo contrario, únicamente se incluirá información respecto a funciones generales y funciones específica. Asimismo, y a fin de reflejar lo dispuesto en la normatividad vigente se recomienda representar gráficamente la estructura organizacional que se haya podido identificar luego del análisis de las normas, con el objeto de compararla con lo señalado por las fuentes de información que se analizarán en los siguientes pasos. Para la representación gráfica se recomienda referirse al Paso 5 que señala los conceptos básicos para la elaboración de organigramas

Paso2. Identificar funciones y estructura orgánica según la estrategia institucional

FUNCIONES ESPECÍFICAS GENERALES

Función

Función

Para reflejar las consideraciones de la estrategia institucional se podrá representar gráficamente la estructura organizacional que se haya podido identificar luego del análisis de los documentos de planeamiento (bosquejo de organigrama), con el objeto de compararla con lo señalado por las normas (Paso 1) y las fuentes de información que se analizarán en los siguientes pasos. Para la representación gráfica se recomienda referirse al Paso 5 que señala los conceptos básicos para la elaboración de organigramas.

Paso3.

Identificar el estado actual de las funciones y la estructura orgánica.

3.1 ¿Qué hacer actualmente como organización?  Si

bien la normatividad señala las funciones que competen a las entidades públicas, es decir, señalan el fin que persiguen y para el cual fueron creadas, suele suceder que con el paso del tiempo las entidades vean la necesidad de incluir, ampliar o variar sus funciones y/o áreas con el objeto de lograr una mayor eficiencia en su labor que permita el logro de sus objetivos. En algunos casos, estas nuevas funciones y áreas se traducen en aspectos positivos ya que permiten cumplir mejor con la misión de la institución y en otros casos, si bien estas persiguen la finalidad de hacer más eficiente el accionar de la entidad, pueden tener el efecto contrario, o estar duplicando funciones al interior de la misma entidad o con otras entidades públicas.



Existen dos fuentes de información para identificar las acciones que viene realizando la entidad a través de sus diversos órganos y unidades orgánicas: el ROF vigente y el personal de la entidad.

3.1 Revisarel ROFvigente 

El ROF vigente debería reflejar la manera como la entidad tenía previsto hacer frente a los objetivos que se había trazado para el logro de las funciones que por norma le han sido conferidas. Por ello, ciertos aspectos de la estructura orgánica vigente así como las funciones definidas, podrían ser retomados en el nuevo proyecto de ROF. Sin embargo, también puede suceder que la estructura organizacional contenida en el ROF no esté actualizada, que el ROF comprenda funciones que en realidad no corresponde cumplir a la entidad, que establezca niveles jerárquicos o interrelaciones entre sus órganos que parecen no haber dado buenos resultados, que no defina o delimite claramente responsabilidades, entre otros, que son necesarios identificar para tomarlos en cuenta o corregirlos en el proyecto de nuevo ROF.

En muchos casos no será necesario modificar completamente la organización, por lo que es importante analizar el ROF vigente. En otros casos, este análisis permitirá identificar las disfunciones  –  incentivos negativos, problemas organizacionales, etc. de la organización, al compararlas con las necesidades que se han ido creando por la definición de nuevas funciones y órganos como resultado de modificaciones normativas



3.1 Elaborar la Matriz 3 de funciones y áreas según el ROF vigente. Si bien la normatividad señala las funciones que competen a las entidades públicas, es decir, señalan el fin que persiguen y para el cual fueron creadas, suele suceder que con el paso del tiempo las entidades vean la necesidad de incluir, ampliar o variar sus funciones y/o áreas con el objeto de lograr una mayor eficiencia en su labor que permita el logro de sus objetivos.



En algunos casos, estas nuevas funciones y áreas se traducen en aspectos positivos ya que permiten cumplir mejor con la misión de la institución y en otros casos, si bien estas persiguen la finalidad de hacer más eficiente el accionar de la entidad, pueden tener el efecto contrario, o estar duplicando funciones al interior de la misma entidad o con otras entidades públicas.



Existen dos fuentes de información para identificar las acciones que viene realizando la entidad a través de sus diversos órganos y unidades orgánicas: el ROF vigente y el personal de la entidad.

3.3 Elaborar la Matriz 3 de funciones y áreas según el ROF vigente. 

Se recomienda, a fin de verificar la consistencia de la información contenida en el ROF vigente, recoger las funciones generales y específicas, así como la estructura orgánica definida en éste, de acuerdo al siguiente formato. El objetivo es establecer si las funciones específicas de los órganos y unidades orgánicas de la organización contribuyen efectivamente al logro de sus funciones generales, las mismas que en teoría fueron definidas conforme a la normatividad que sustenta la existencia de la entidad.

Matriz 3. Funciones y áreas según el ROF vigente FUNCIONES ESPECÍFICAS FUNCIONES Unidad GENERALES Órgano Función Orgánica 1R

2R

Función



Sobre la base de la información recabada en los pasos 1 y 2, se procederá a contrastar los bosquejos de organigramas determinados, es decir del marco legal y los documentos de planeamiento, con el organigrama del ROF vigente. La finalidad ES: 



identificar algunos de los cambios necesarios en este último para adecuarse a lo que señala la normatividad, en caso no estuviera acorde, Evaluar posibles cambios en la estructura, a fin de implementar la estrategia institucional que permita tener una organización más eficiente en el cumplimiento de sus funciones .

3.4 Aplicar Cuestionario en la entidad Toda organización cuenta con una estructura, la cual puede ser formal o informal: 



La formal es la estructura explícita y oficialmente reconocida por la entidad. La estructura informal es la resultante de la forma de conducción y el poder relativo de los individuos que componen la organización, no en función de su ubicación en la estructura formal, sino en función de influencia sobre otros miembros.

Por ello, es necesario conocer las funciones que vienen cumpliendo en la práctica los diferentes órganos y unidades orgánicas de la entidad, a fin de identificar  nuevos mecanismos de interrelación que pudieran ser tomados en cuenta en la elaboración del proyecto de ROF o que debieran ser corregidos. Con el objeto de lograr una adecuada reorganización o reestructuración de la entidad, y no sólo que las modificaciones en cuanto a funciones y estructura se incluyan en el documento del ROF, sino que efectivamente en la práctica esta tenga lugar, es necesario lo siguiente: 

Conocer la organización actual de la entidad , es decir cómo vienen operando los órganos y unidades orgánicas de la institución, tanto los que resultan de la estructura formal como de la informal, así como las funciones que cada área viene cumpliendo (aunque estas no correspondan al ROF vigente).



Identificar si existen nuevas funciones que hayan sido asumidas , y determinar, en caso éstas no contravengan a las normas y a las competencias de la entidad, si serán o no incluidas en la redefinición de la organización.



Conocer aquellas actividades y tareas que podrían estarse duplicando para el cumplimiento de una misma función, o que no se vienen cumpliendo siendo parte de las competencias de la organización.



Conocer la manera en que se interrelacionan las diferentes dependencias (niveles  jerárquicos formales e informales) de la entidad, a fin de verificar si ello apoya o dificulta el cumplimiento de las funciones y misión de la entidad.

Como resultado del procesamiento del cuestionario, los responsables de elaborar el proyecto de ROF obtendrán información que les permitirá sustentar  las modificaciones que tengan previsto realizar en las funciones de la entidad o en la organización misma, al poder identificar lo siguiente: Las funciones que vienen efectivamente cumpliendo los órganos y unidades orgánicas de la entidad y si ello contribuye adecuadamente al logro de la misión de la entidad.

Las funciones que por distintas razones (falta de tiempo, estrategia  institucional, normatividad incompleta, etc.) se están dejando de lado. Si existe duplicidad de funciones en la entidad misma o con o tras entidades públicas. Las líneas jerárquicas dentro de la organización y la toma de decisiones. Si existe una estructura organizacional informal y en cuánto esta difiere de la formal. Indicios respecto a si la reconversión (reestructuración o reorganización) de la organización será fácil o compleja de llevar a cabo considerando el estado actual de la misma. Lo que efectivamente la entidad está en capacidad de hacer  comparativamente con lo que se supone debe hacer (marco legal).

3.5 Elaborar Matrices 4, 4A y 4B de funciones y áreas según la organización actual. Como resultado del Paso 3.4 se elaborarán las siguientes matrices:

La Matriz 4 recogerá las funciones generales y específicas, así como la estructura orgánica que reflejen el estado actual del funcionamiento de la entidad (estructura formal como informal). Tal y como se ha señalado para la elaboración de las demás Matrices, para fines prácticos se recomienda subdividir la matriz según los temas principales de intervención de la entidad, por ejemplo, temas ambientales, administrativos, entre muchos otros. Esta Matriz, junto con las Matrices 1 a 3 forma parte de la Matriz Comparativa de Funciones y Áreas por Fuentes de Información, que es parte del Informe Técnico  Sustenta torio previsto en los Lineamientos.Matriz 4. Funciones y áreas según la organización actual.

FUNCIONES GENERALES

Órgano

FUNCIONES ESPECÍFICAS Unidad Función Orgánica

Función

1A

2A

El personal que responda al cuestionario tendrá la tarea de: -

Identificar de acuerdo a las fuentes de información que estime pertinente las funciones generales a las cuales se vincula la labor del órgano o unidad orgánica en el que trabaja,

-

Definir las funciones específicas a las que el área contribuye, así como las actividades y tareas que aquellas implican.

Una vez elaborada la matriz, se procederá a representar gráficamente la estructura actual de la entidad, de acuerdo a lo recogido en los cuestionarios, la misma que podrá contrastarse con los bosquejos de organigramas elaborados en los pasos 1, 2 y el organigrama vigente de la entidad. Para la representación gráfica se recomienda referirse al Paso 5 que señala los conceptos básicos para la elaboración de organigramas.

La Matriz 4A permitirá procesar la información de los cuestionarios, la misma que será de gran utilidad al momento de definir las funciones de la entidad así como la nueva organización materia del proyecto de ROF.

Matriz 4A. Información sobre la organización actual de la entidad

FunciónGener al Cód. Función Tipo 1A 2A

Órgano

Unidad Orgánica

Denomi Funció n

Denomi Funció n

i

i

Activida des o l

i

Área que supervisa

Áreas involucra

Esta matriz (4A) ayudará a resaltar las relaciones que existen entre las diversas áreas para el cumplimiento y supervisión del cumplimiento de cada una de las funciones y de las actividades o tareas que estas conllevan. Con esta información se podrá trazar la estructura orgánica real, es decir la que funciona en la práctica, auque esta no corresponda al ROF vigente, pero que reflejará la manera de interrelacionarse de las diferentes áreas de la entidad.

Cód #A:

Denominaci on:

Se refiere a las funciones generales señaladas por el personal en los cuestionarios.

Se refiere al nombre que lleva el órgano o la unidad orgánica dentro de la entidad. Ejemplo: Dirección de Planeamiento y Presupuesto, Oficina de Inversiones, etc.

Tipo:

Actividades relacionadas:

NUEVOS

Los tipos de órganos pueden ser de Alta Dirección, Consultivos, de C o n t r o l I n s t i t u c i o n a l , de Asesoramiento, de Apoyo, de Línea y Desconcentrados.

o

tareas

Permitirá definir mejor la función específica del órgano o unidad orgánica al momento de redactar el nuevo documento de ROF.

1.

ÍNDICE

Es la relación clasificada de Títulos, Capítulos y Anexos que contiene el ROF. 2. INTRODUCCIÓN La Institución Educativa pública “Guillermo E. Billinghurst”, pone a disposición de la

Comunidad Educativa, el presente documento de gestión. Dando a conocer el Reglamento de Organización y Funciones de cómo llevar una Institución de acuerdo a los normas dada por las siguientes leyes y las funciones que deben de cumplir los diferentes cargos para alcanzar los objetivos institucionales, así como fomentar el trabajo en equipo y rol que desempeñan los  jefes y promotores de innovaciones que debe ser de conocimiento del personal dentro de la entidad educativa para su cabal cumplimiento. 3.

GENERALIDADES

Se consignará el contenido y ámbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y tiempo de funcionamiento. 4. TÍTULO PRIMERO: IDEARIO: Fieles al legado del presidente inspirador de este colegio Guillermo Enrique Billinghurst Angulo, y a la trayectoria impecable y tradicional por ser el primer colegio de la provincia, nos proponemos: 1. Promover el lema institucional: DISCIPLINA, ESMERO Y EFICIENCIA y promover actividades acordes a él con el propósito de hallarle sentido y que nos inspire y acompañe a lo largo de nuestras vidas. 2. Contribuir a renovar su fe y creencias religiosas (respetando el estado laico) seguir promoviendo una actitud personal rescatable, trabajar por la ayuda del Prójimo y mantener la Fe de la Iglesia con la cual se identifican. 3. Trabajar a ejemplo de aquellos que se inmolaron silenciosamente y promover la presencia institucional donde más se necesite con sencillez y eficacia. 4. Asumir un compromiso, de lograr los OCHO (8) aprendizajes fundamentales razón de la educación en estos tiempos MISIÓN La I.E. Guillermo E. Billinghurst es un colegio histórico y de tradición, que brinda a nivel local un servicio de calidad humana y académica en el nivel Secundario; fundamentado en las RUTAS DEL APRENDIZAJE, en el marco del buen desempeño docente, los valores Humano-laicos y en los nuevos enfoques pedagógicos y avances científico-tecnológicos, con agentes identificados con la institución que asumen el cambio y se comprometen a: -Formar educandos abiertos a la trascendencia y preparados para enfrentar la vida.

-Actualizar al educador billinghurino oportuna y permanentemente. -Acercar y comprometer al padre en actividades propias del colegio. -Tener presencia en la provincia en asuntos coyunturales. -Complementar el servicio con una visión laboral de la educación con unidades de servicio (talleres). VISIÓN Que la educación impartida en la I.E. Guillermo E. Billinghurst vaya más allá del colegio convencional, normativo y funcional, mejorando la calidad de vida, respetando el medio ambiente e interesándose por la problemática social de la provincia; y haciendo posible que los agentes educativos definan sus horizontes, aumenten su visión de ver al mundo y a la vida misma, convirtiéndolos en protagonistas de su existencia

5.

TÍTULO SEGUNDO

ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL 

ÓRGANO DE DIRECCIÓN 1. Dirección 1.1. Funciones Está dada por la Ley General d Educación N° 28044 y el Artículo 19° del D.S. N° 09-2005 – ED Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo, las siguientes: - Representante a la Institución Educativa - Integra y preside el Comité Directivo, Consejo Académico, Consejo Educativo Institucional, y otros conforme a Ley. - Cautelar la elaboración, ejecución y evaluación del Proyecto Curricular de la Institución Educativa y otros documentos de gestión. - Promover una práctica de autoevaluación de la gestión educativa Institucional y dar a conocer a la comunidad educativa y autoridades superiores. - Planificar, diseñar, aprobar, ejecutar y evaluar, en coordinación con el Comité Directivo, Jerárquico y Docente, Proyectos de Innovación Pedagógica y de Gestión, Experimentación e Investigación Educativa. - Organizar y cautelar el proceso de matrícula, ratificación de matrícula, trasladados, así como de la recepción y ubicación de nuevos estudiantes. - Aprobar el Presupuesto de la Institución Educativa, previa coordinación con el CONEI y que luego someterá a la instancia correspondiente, cautelando su adecuada administración de





conformidad con las normas legales pertinentes e informando periódicamente del uso de los recursos financieros a los estamentos competentes. - Atender la documentación. - Otorgar entrevista al personal y público. - Autorizar visitas, charlas, excursiones, proyecciones, proyecciones, etcétera. Proponer ante la instancia respectiva el Nombramiento, Encargo de Funciones, con participación del CONEI. - Promover, gestionar, y apoyar la participación del Personal Docente y Administrativo en eventos de capacitación y actualización. - Coordinación de las Horas de clase y luego su aprobación. - Velar por el mantenimiento y promoción de la buena Imaginación Institucional. - Promover la suscripción de Conventos Interinstitucionales en favor de la Institución Educativa, con participación del CONEI. - Otorgar estímulos y/o aplicar sanciones a los estudiantes y al personal docente y administrativo de acuerdo a lo prescrito en el Reglamento Interno y demás normas vigentes. - Otorgar vacaciones y permisos al personal docente y administrativo, así como diligenciar las solicitudes de licencias. - Colaborar con la disciplina, asistencia y presentación del estudiante. 1.2. Línea de Autoridad Tiene mando directo sobre los siguientes cargos: Subdirectores, Coordinadores, Personal Docente, Administrativo y Estudiantado en general. Depende administrativamente del Ministerio de Educación, de la Dirección Regional de Educación de Lima y Provincias, la Unidad de Gestión Educativa Local N° 16 Barranca. 2. Comité Directivo 2.1.Funciones  



Organiza, conduce y evalúa los procesos de gestión pedagógica, institucional y administrativo de la Institución Educativa. Coadyuva al logro de los fines y objetivos de la institución educativa a través de un trabajo concertado y democrático.

ÓRGANO DE PARTICIPACIÓN , CONCENTRACIÓN Y VIGILANCIA 1. Concejo Educativo Institucional – CONEI 1.1.Funciones:















Participar en la formulación, aprobación y evaluación de los documentos de gestión de la institución Educativa (PEI, PCI, RI, PAT,Y MOF) Promover los círculos de investigación, innovación y otras formas de organización de estudiantes, docentes y administrativos a fin de elevar la calidad de los servicios educativos. Velar por el cumplimiento de las normas de convivencia y asumir la defensa y garantía de los derechos de toda la comunidad educativa. Proponer mecanismos de reconocimiento y estímulos al personal docente y administrativo, que destaquen en su desempeño en el aula, en la institución Educativa.

ÓRGANO DE ASESORAMIENTO. 1. Concejo Administrativo – CONA 1.1. Funciones:  Elaborar, desarrollar y evaluar la Propuesta Pedagógica (PCC/ PCI)  Analizar el trabajo docente y recomienda mejoras de los aprendizajes  (Comunicación y Matemática)  Diseñar estrategias para mejorar la tutoría  Formula los criterios de evaluación y recuperación académica  Promueve las innovaciones educativas ÓRGANOS DE LÍNEA 1. Subdirección Académica 2. Subdirección de Áreas Técnicas

ÓRGANO DE APOYO 1. Subdirección del Área Administrativa 2. Personal Administrativo

6. ORGANIGRAMA GENERAL 3. ÓRGANO DE PARTICIPACIÓN, CONCERTACIÓN Y VIGILANCIA: CONEI

SUTE BASE

DIRECCIÓN

ÓRGANO DE ASESORAMIENTO: CONA

APAFA

OFICINISTA SECRETARIA

ÓRGANO DE APOYO

ÓRGANOS DE LÍNEA

SUB DIRECCIÓN

SUB DIRECCIÓN

SUB DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA

ACADÉMICA T.I.

ACADÉMICA T.II.

PERSONAL DOCENTE

AUXILIARES DE EDUCACIÓN

ALUMNOS

CONCLUSIÓN

BIBLIOGRAFÍA -  Alvarado Mairena, José. Administración Gubernamental. Perú. Grijley. 2004 - Cabanellas de Torres, Guillermo. Diccionario Jurídico Elemental. Décimo Séptima Edición. Argentina. Heliasta. 2005 - Diccionario de la Lengua Española. Vigésima Segunda Edición. España. Real  Academia Española. 2001 - Diseño de Diagramas Organizacionales. Área de Gerencia Gubernamental. Puerto Rico. 2003 - El Estado como proyecto político, social y como organización. Documento N° 5 Criterios Generales para el Diseño de Estructuras de la  Administración Pública Provincial. Subsecretaría de la Gestión Pública. Argentina. 2003 -Guía Conceptual. Manual de Procesos. Ministerio de Economía y Finanzas. Quito. Ecuador. 2004 -Guía para la Elaboración de Manuales de Organización. Secretaría de la Contraloría General. Dirección General de Desarrollo Administrativo. México. 2005 Flores, Pedro. Diccionario Jurídico Fundamental. Segunda Edición. Perú. Grijley. 2002 -Guía de Reestructuración de Entidades Territoriales. Departamento Administrativo de la Función Pública. Colombia -Guía para la Elaboración de Organigramas. Secretaría de la Contraloría General. Dirección General de Desarrollo Administrativo. México. 2005 - Instructivo para el Ajuste del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales. Departamento Administrativo de la Función Pública. Colombia. 2005 - Lusthaus, Charles; Adrien, Marie-Hélene y otros autores. Evaluación Organizacional. Marco para mejorar el desempeño. Canadá. Centro Internacional de Investigaciones para el Desarrollo. 2002 -Rubio, Marcial. El Sistema Jurídico. Introducción al Derecho. Octava Edición. Perú. Fondo Editorial Pontificia Universidad Católica del Perú. 2002