QUE ES EL ROF Y EL MOF INDICE 1. Presentación. 2. Introducción. 3. Desarrollo del Tema. 4. ¿Qué es el ROF y el MOF? Concepto, Definición. - De qué manera ayuda. - Porque es importante. 5. Conclusión. 6. Recomendación. 7. Bibliografía. 1. PRESENTACION En el presente trabajo muestra los conceptos básicos del Reglamento de Organización de Funciones – ROF y Manual de Organización y Funciones – MOF, definiendo y describiendo su uso y aprovechamiento en la administración pública y privada, ya que estos instrumentos establecen las funciones específicas para su buen funcionamiento. Este conjunto de responsabilidades y requisitos mínimos de los cargos dentro de las empresas tienen como marco de referencial a la Estructura Orgánica y Funciones Generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones y en el Manual de Organización y Funciones de una empresa pública o privada. En base a estos requerimientos de cargos es considerado el Cuadro de Asignación de Personal. El ROY y el MOF se hacen así dos instrumentos de gestión administrativa interno de cualquier empresa, que consigna su estructura orgánica y la descripción de los cargos que la integran, siendo responsabilidad de las altas direcciones su uso y mantenimiento. Como todo documento de Gestión Administrativa, el ROF y el MOF está sujeto a ser revisados y modificados para perfeccionarlos y optimizarlos en las oportunidades que sean necesarias. Estos cambios tienen que verse reflejado en la eficiencia y eficacia de una organización y tiene que traer consigo a la rentabilidad. 2. INTRODUCCIÓN Este trabajo tiene como propósito precisar en que constituyen las herramientas más importantes para una adecuada gestión administrativa, como documento que ordena las funciones a su cargo, conteniendo su estructura orgánica así como las funciones generales y específicas de cada uno de sus órganos y unidades orgánicas, debiendo a su vez, tener una vigencia que permita consolidar la estructura organizacional y fortalecer las capacidades institucionales. El presente trabajo es un instrumento técnico para una buena gestión institucional, que sirva como referencia y lineamientos a los educandos para La elaboración y aprobación del ROF
y el MOF, de manera que el alumno sepa los “Criterios Técnicos para la organización Administrativa y/o reestructuración Orgánica de una empresa. Una vez conocidos las herramientas de gestión permite que el alumno pueda gestionarse o administrarse de una manera ordenada, planificada y eficaz, tanto en su aspecto organizacional como en lo relacionado con el cumplimiento de los objetivos y metas a su cargo en un futuro no muy lejano. 3.- DESARROLLO DEL TEMA: 4. EL REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (ROF) CONCEPTO Y DEFINICIÓN El Reglamento de Organización y Funciones es un documento normativo que contiene disposiciones técnico administrativas que regulan y fijan la estructura orgánica de la entidad hasta el tercer nivel organizacional, con sujeción a su naturaleza, fines y funciones. El Reglamento de Organización y Funciones es el instrumento normativo de gestión institucional en el que se precisa la finalidad, objetivos, competencia y funciones generales de las unidades orgánicas con el objetivo de desarrollar actividades dirigidas a formular, aprobar y supervisar las políticas institucionales. BASE LEGAL En el Perú es obligatoria a través del Decreto supremo Nº 002-83-PCM, que aprueba la Directiva Nº004-82-INAP/DNR "Normas para la Formulación del Reglamento de Organización y funciones". El Reglamento de Organización y Funciones se formula a partir de la ley Orgánica o de creación y del Estatuto. OBJETIVOS DEL ROF Presentar una visión de conjunto de la organización. Facilitar el reclutamiento de personal. Determinar la estructura orgánica. Describir las funciones generales de cada unidad orgánica. ALCANCE DEL ROF: Las normas y procedimientos contenidos en el ROF son de aplicación por todos los organismos de la administración, salvo los que están exceptuados por norma expresa.
CONTENIDO DEL ROF: • • • • •
Objetivos Alcance Base legal Organización. Estructura Orgánica General, y el Organigrama estructural general.
FUNCIONES Funciones generales de cada unidad orgánica, las específicas de cada unidad orgánica, las relaciones de cada unidad orgánica con otra, Autoridad de algunas instancias, y responsabilidad en los que aceres de la empresa. MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (MOF) CONCEPTO Y DEFINICION: El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones específicas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, así como en base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignación de Personal. El Manual de Organización y Funciones (MOF) es un instrumento normativo de gestión institucional que describe las funciones básicas a nivel depuestos de trabajo o cargos contenidos en el cuadro de asignación de personal (CAP), formula los requisitos esenciales exigibles y establece las relaciones internas del cargo. BASE LEGAL En el Perú se norma por la Resolución Jefatural Nº 095-95-INAP/DNR, que aprueba la Directiva Nº001-95-INAP/DNR "Normas para la Formulación de los Manuales de Organización y Funciones en la Administración Pública". OBJETIVO DEL MOF Tiene por objetivos: • • • •
Describir las funciones principales de cada dependencia u órgano delimitando la amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma. Determinar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones que le competen. Precisar las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia. Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
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Proporciona información a los trabajadores sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización. Facilitar el proceso de inclusión al personal nuevo, su adiestramiento y orientación del cargo al cual ha sido asignado.
LIMITACION DEL MOF • • • •
No es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento que puede propiciarla. Si no se actualiza permanentemente, pierde vigencia. Su costo de confección y revisión puede ser oneroso. Los aspectos informales de la organización no se hallan contenidos en él.
FORMULACION DEL MOF Se formula de acuerdo al Reglamento de Organización y funciones y al Cuadro de Asignación de Personal. Comprende las siguientes etapas: Planeamiento En esta fase se determina lo siguiente: • • • • • •
Propósitos del manual Usuarios del manual Designación del personal responsable de su elaboración Actividades a desarrollar, cronograma del trabajo Recursos materiales necesarios Establecer el método a utilizarse en la recolección de datos y análisis de la misma.
RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN Se recopila información, de acuerdo al método fijado en la fase del planeamiento. Puede ser la investigación documental de archivos, entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las entrevistas y operaciones en que intervienen; la observación directa, etc. Es recomendable emplear el método mixto, se usa la encuesta, cuestionarios y la entrevista. ESTUDIO Y ANALISIS Se procederá al estudio exhausto de la información obtenida para establecer si se encuentra ambigüedades, contradicciones o duplicidad al escribir tanto las funciones generales como específicas. Este estudio puede enfocarse en dos formas: De los específicos a lo general, es decir partiendo del análisis desde el cargo como cédula básica del órgano, hasta llegar a establecer las funciones generales que posibiliten el logro del objetivo. De lo general a lo específico, es decir iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones específicas de cada
una de las unidades estructurales, luego las actividades hasta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo. REDACCION DEL PROYECTO Una vez analizada la información y delimitados los campos de acción de las unidades de orgánicas que integran la dependencia, se procederá a la redacción del manual, de acuerdo al esquema recomendado. Recomendaciones: o Utilizar lenguaje claro, sencillo, concreto y breve. o Al describir las funciones se deberán emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada párrafo: Revisar, redactar, supervisar, formular, mantener, organizar, etc. REVISION Y APROBACION Redactado el proyecto del manual, será presentado a la autoridad superior de la dependencia descrita para que haga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento. Con la visación del Jefe de la Dependencia interesada y el V° B° de la Oficina de racionalización o Administración, se formulará en coordinación con la oficina de Asesoría Jurídica la norma que lo apruebe y lo ponga en vigencia de acuerdo a los niveles de desconcentración de atribuciones. CONTENIDO DEL MOF • • • • •
Generalidades Objetivo de la institución Objetivo del MOF Base legal Alcance
¿QUÉ PRETENDE EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES? El manual de organización y funciones (MOF) pretende: o Proporcionar información de todas las funciones específicas, requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el puesto exige para poder desempeñarlo adecuadamente. o Definir las competencias básicas y transversales necesarias para cada puesto. ¿CÓMO ELABORAMOS EL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES?
Equipo técnico.-Una de las primeras acciones antes de realizar el análisis de cargo es constituir el equipo técnico que va a elaborar el MOF. EI perfil del puesto y los pasos para hacerlo La elaboración del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupación, las mismas que deberán responder a los objetivos institucionales de la institución. Para elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la experiencia laboral, el nivel de formación adquirida y las condiciones de trabajo. Pasos para realizar un análisis de cargo.- Luego de reunir la información requerida, se revisa la estructura orgánica para determinar la dependencia jerárquica del puesto y con qué unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación. EJEMPLO: La unidad de tesorería depende jerárquicamente de la oficina de administración pero tiene relación directa de coordinación con la unidad de contabilidad, unidad de personal, unidad de presupuesto y otros. Es conveniente no restringir las coordinaciones que una unidad orgánica pueda hacer con otras. Lo que debe quedar claro es la necesidad de desarrollar relaciones internas productivas y de cooperación. ¿CUÁLES SON LOS ERRORES COMUNES EN EL DISEÑO DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES? • • • •
Que su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades. Que sea un documento desconocido por el personal en general. Que no guarde relación con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de éste con el plan de capacitación. Que el perfil del cargo, requisitos, competencias etc. sean maximalistas y sus costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible.
RELACIÓN CON LOS OTROS INSTRUMENTOS DE GESTIÓN: El MOF se elabora a partir del cuadro para asignación de personal (CAP) y del reglamento de organización y funciones (ROF). No puede haber un manual de organización y funciones que no tenga relación causal con estos instrumentos. ¿PARA QUE SIRVE EL ROF Y EL MOF? • •
Ayuda a institucionalizar la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones que le corresponde desempeñar al personal al momento de ocupar los cargos, que constituyen los puntos de trámite en el flujo de procedimientos. Por otro lado facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiendo conocer con claridad sus funciones y
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responsabilidades del cargo al que han sido designados, coadyuvando en la aplicación de programas de capacitación. Su alcance será para funcionarios y personal de cualquier empresa, y en cualquiera sea su condición y régimen laboral. El Reglamento de Organización y Funciones (ROF) y el Manual de Organización y Funciones (MOF) terminan siendo una herramienta moderna y técnica que posibilite su institucionalización en la población civil, al margen de quienes ejerciten la función. Fomenta una efectiva participación del pueblo en la organización y gestión de los asuntos públicos vecinales que concrete la descentralización y la desconcentración instaurando diferentes instancias para la toma de decisiones. Practica la transparencia en todos los actos de la gestión y la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las funciones. Estos documentos es un instrumento básico estructural que evita los fenómenos de la superposición de funciones y asegura la implementación adecuada de niveles jerárquicos.
¿PORQUE ES IMPORTANTE EL MOF Y EL ROF? A modo de conclusión podemos decir que el MOF es importante porque: • • • • • • •
Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia. Desarrolla los perfiles de los cargos considerados en el CAP, así el personal conoce su ubicación, dependencia, jerarquía, responsabilidad y requisitos mínimos para el cargo específico. Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de cada órgano. Permite a los supervisores distinguir con precisión y orden los elementos que integran cada puesto. Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien. Es fuente de información básica para la gestión de los recursos humanos de la INSTITUCION. Mejora los canales de comunicación organizacional a través de manuales de procedimientos y otros.
5. CONCLUSION: Tanto el MOF y el ROF están estrechamente ligadas en la gestión administrativa, desarrolla y hace uso de instancias y estrategias concretas de participación ciudadana en las fases de formulación, seguimiento, fiscalización y evaluación de la gestión y de la ejecución de los planes, presupuestos y proyectos locales, nacionales e internacionales. Su uso es inevitable en la actualidad.
6. RECOMENDACIÓN: Que todos los planes, presupuestos, objetivos, metas y resultados de una gestión administrativa tienen que ser difundidos a la gran mayoría de los miembros de una organización para su conocimiento y análisis. Para ello la implementación de portales electrónicos en Internet y cualquier otro medio de acceso a la información en las empresas públicas deben estar actualizados. 7. BIBLIOGRAFÍA: • • • • •
http://www.monografias.com/trabajos33/proceso-administrativo/procesoadministrativo.shtml Monografías.com Wikipedia.com Google.com Administración y Gestión I; procesos administrativos.
