ROF Y EL MOF
1. PR PRES ESEN ENT TACI CION ON En el presente trabajo muestra los conceptos básicos del Reglamento de Organización de Funciones – ROF y Manual de Organización y Funciones – MOF OF,, de defi fin nie iend ndo o y de desc scri ribi bien endo do su us uso o y ap apro rove vec cam amie ient nto o en la administración p!blica y privada, ya "ue estos instrumentos establecen las funciones espec#ficas para su buen funcionamiento$ Este conjunto de responsabilidades y re"uisitos m#nimos de los cargos dentro de las empresas tienen como marco de referencia a la Estructura Orgá Or gáni nica ca y Fu Func ncio iones nes %e %ene nera rale less es esta tabl blec ecid idas as en el Re Regl glam amen ento to de Organización y Funciones y en el Manual de Organización y Funciones de una empresa p!blica o privada$ En base a estos re"uerimientos de cargos es considerado el &uadro de 'signación de (ersonal$ El ROF y el MOF se acen as# dos instrumentos de gestión administrativa interno de cual"uier empresa, "ue consigna su estructura orgánica y la descripción de los cargos "ue la integran, siendo responsabilidad de las altas direcciones su uso y mantenimiento$ &omo todo documento de %estión 'dministrativa, el ROF y el MOF está sujeto a ser revisados y modificados para perfeccionarlos y optimizarlos en las oportunidades "ue sean necesarias$ Estos cambios tienen "ue verse reflejado en la eficiencia y eficacia de una organización y tiene "ue traer consigo a la rentabilidad$
1
2. INTRODUCCIÓN Este trabajo tiene como propósito precisar en "ue constituyen las erramientas más importantes para una adecuada gestión administrativa, como documento "ue ordena las funciones a su cargo, conteniendo su estructura orgánica as# como las funciones generales y espec#ficas de cada uno de sus órganos y unidades orgánicas, debiendo a su vez, tener una vigencia "ue permita consolidar la estructura organizacional y fortalecer las capacidades institucionales$ El presente trabajo es un instrumento t)cnico para una buena gestión institucional, "ue sirva como referencia y lineamientos a los educandos para *a elaboración y aprobación del ROF y el MOF, de manera "ue los participantes sepan los +&riterios )cnicos para la organización 'dministrativa y-o reestructuración Orgánica de una empresa$ .na vez conocidos las erramientas de gestión permite "ue los participantes puedan gestionarse o administrarse de una manera ordenada, planificada y eficaz, tanto en su aspecto organizacional como en lo relacionado con el cumplimiento de los objetivos y metas a su cargo en un futuro no muy lejano$
3. DESARROLLO DEL TEMA:
3.1.
MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (MOF) &O/&E(O 0 1EF2/2&2O/3 El Manual de Organización y Funciones, es un documento normativo "ue describe las funciones espec#ficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollándolas a partir de la estructura orgánica y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organización y Funciones, as# como en base a los re"uerimientos de cargos considerados en el &uadro de 'signación de (ersonal$
El Manual de Organización y Funciones 4MOF5 es un instrumento normativo de gestión institucional "ue describe las funciones básicas a nivel depuestos de trabajo o cargos contenidos en el cuadro de asignación de personal 4&'(5, formula los re"uisitos esenciales e6igibles y establece las relaciones internas del cargo$ 2
7'8E *E%'* En el (er! se norma por la Resolución 9efatural /: ;<=><=>2/'(-1/R, "ue aprueba la 1irectiva /:;;?><=>2/'(-1/R @/ormas para la Formulación de los Manuales de Organización y Funciones en la 'dministración (!blica@$
O79E2AO 1E* MOF iene por objetivos3 B 1escribir las funciones principales de cada dependencia u órgano delimitando la amplitud, naturaleza y campo de acción de la misma$ B 1eterminar los cargos dentro de la estructura orgánica y las funciones "ue le competen$ B (recisar las interrelaciones jerár"uicas y funcionales internas y e6ternas de la dependencia$ B 1escribir los procedimientos administrativos racionalizados$ B (roporciona información a los trabajadores sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización$ B Facilitar el proceso de inclusión al personal nuevo, su adiestramiento y orientación del cargo al cual a sido asignado$
*2M2'&2O/ 1E* MOF B /o es la solución a todos los problemas administrativos, si bien constituyen un instrumento "ue puede propiciarla$ B 8i no se actualiza permanentemente, pierde vigencia$ B 8u costo de confección y revisión puede ser oneroso$ B *os aspectos informales de la organización no se allan contenidos en )l$
3
FORM.*'&2O/ 1E* MOF 8e formula de acuerdo al Reglamento de Organización y funciones y al &uadro de 'signación de (ersonal$ &omprende las siguientes etapas3 (laneamiento En esta fase se determina lo siguiente3 B (ropósitos del manual B .suarios del manual B 1esignación del personal responsable de su elaboración B 'ctividades a desarrollar, cronograma del trabajo B Recursos materiales necesarios B Establecer el m)todo a utilizarse en la recolección de datos y análisis de la misma$
RE&O(2*'&2C/ 1E *' 2/FORM'&2C/ 8e recopila información, de acuerdo al m)todo fijado en la fase del planeamiento$ (uede ser la investigación documental de arcivos, entrevistas a los empleados y jefes para obtener datos de las entrevistas y operaciones en "ue intervienenD la observación directa, etc$ Es recomendable emplear el m)todo mi6to, se usa la encuesta, cuestionarios y la entrevista$
E8.12O 0 '/'*2828 8e procederá al estudio e6austo de la información obtenida para establecer si se encuentra ambigedades, contradicciones o duplicidad al escribir tanto las funciones generales como espec#ficas$ Este estudio puede enfocarse en dos formas3 B 1e los espec#ficos a lo general, es decir partiendo del análisis desde el cargo como c)dula básica del órgano, asta llegar a establecer las funciones generales "ue posibiliten el logro del objetivo$
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B 1e lo general a lo espec#fico, es decir iniciando el análisis del objetivo de la dependencia e ir desagregando en funciones generales, funciones espec#ficas de cada una de las unidades estructurales, luego las actividades asta llegar a las tareas cuyo conjunto constituye el cargo$ RE1'&&2O/ 1E* (RO0E&O .na vez analizada la información y delimitados los campos de acción de las unidades de orgánicas "ue integran la dependencia, se procederá a la redacción del manual, de acuerdo al es"uema recomendado$ Recomendaciones B .tilizar lenguaje claro, sencillo, concreto y breve$ B 'l describir las funciones se deberán emplear el infinitivo de los verbos al iniciar cada párrafo3 Revisar, redactar, supervisar, formular, mantener, organizar, etc$ REA282O/ 0 '(RO7'&2O/ Redactado el proyecto del manual, será presentado a la autoridad superior demngfdsa la dependencia descrita para "ue aga las correcciones necesarias, lo revise y otorgue el visado al documento$ &on la visación del 9efe de la 1ependencia interesada y el A 7 de la Oficina de racionalización o 'dministración, se formulará en coordinación con la oficina de 'sesor#a 9ur#dica la norma "ue lo apruebe y lo ponga en vigencia de acuerdo a los niveles de desconcentración de atribuciones$
&O/E/21O 1E* MOF B %eneralidades B Objetivo de la institución B Objetivo del MOF B 7ase legal B 'lcance GH.I (REE/1E E* M'/.'* 1E OR%'/2J'&2O/ 0 F./&2O/E8K 5
El manual de organización y funciones 4MOF5 pretende3 B (roporcionar información de todas las funciones espec#ficas, re"uisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones "ue el puesto e6ige para poder desempeLarlo adecuadamente$ B 1efinir las competencias básicas y transversales necesarias para cada puesto$
G&CMO E*'7OR'MO8 E* M'/.'* 1E OR%'/2J'&2O/ 0 F./&2O/E8K E"uipo t)cnico$>.na de las primeras acciones antes de realizar el análisis de cargo es constituir el e"uipo t)cnico "ue va a elaborar el MOF$ E2 perfil del puesto y los pasos para acerlo *a elaboración del perfil del puesto es un proceso mediante el cual se busca determinar las aptitudes, cualidades y capacidades "ue son fundamentales para una adecuada ocupación, las mismas "ue deberán responder a los objetivos institucionales de la institución$ (ara elaborar un perfil del puesto es conveniente tomar en cuenta elementos como la e6periencia laboral, el nivel de formación ad"uirida y las condiciones de trabajo$ (asos para realizar un análisis de cargo$> *uego de reunir la información re"uerida, se revisa la estructura orgánica para determinar la dependencia jerár"uica del puesto y con "u) unidades orgánicas mantiene una relación directa de coordinación$
E9EM(*O3 *a unidad de tesorer#a depende jerár"uicamente de la oficina de administración pero tiene relación directa de coordinación con la unidad de contabilidad, unidad de personal, unidad de presupuesto y otros$ Es conveniente no restringir las coordinaciones "ue una unidad orgánica pueda acer con otras$ *o "ue debe "uedar claro es la necesidad de desarrollar relaciones internas productivas y de cooperación$ G&.*E8 8O/ *O8 ERRORE8 &OM./E8 E/ E* 128ENO 1E* M'/.'* 1E OR%'/2J'&2C/ 0 F./&2O/E8K 6
B Hue su elaboración obedezca solo al cumplimiento de la norma y formalidades$ B Hue sea un documento desconocido por el personal en general$ B Hue no guarde relación con el plan de desarrollo de capacidades, o en ausencia de )ste con el plan de capacitación$ B Hue el perfil del cargo, re"uisitos, competencias etc$ sean ma6imalistas y sus costos no puedan ser cubiertos con el presupuesto disponible$
RE*'&2C/ &O/ *O8 ORO8 2/8R.ME/O8 1E %E82C/3 El MOF se elabora a partir del cuadro para asignación de personal 4&'(5 y del reglamento de organización y funciones 4ROF5$ /o puede aber un manual de organización y funciones "ue no tenga relación causal con estos instrumentos$
3.2.
EL REGLAMENTO DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (ROF) CONCEPTO Y DEFINICIÓN
El Reglamento de Organización y Funciones es un documento normativo "ue contiene disposiciones t)cnico administrativas "ue regulan y fijan la estructura orgánica de la entidad asta el tercer nivel organizacional, con sujeción a su naturaleza, fines y funciones$ El Reglamento de Organización y Funciones es el instrumento normativo de gestión institucional en el "ue se precisa la finalidad, objetivos, competencia y funciones generales de las unidades orgánicas con el objetivo de desarrollar actividades dirigidas a formular, aprobar y supervisar las pol#ticas institucionales$
BASE LEGAL
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En el (er! es obligatoria a trav)s del 1ecreto supremo /: ;;>PQ>(&M, "ue aprueba la 1irectiva /:;;>P>2/'(-1/R @/ormas para la Formulación del Reglamento de Organización y funciones@$ El Reglamento de Organización y Funciones se formula a partir de la ley Orgánica o de creación y del Estatuto$
LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DEL ROF
*a formulación del ROF debe sujetarse a los lineamientos siguientes3 a5 Evitar la duplicidad de funciones y precisar las funciones y competencias de cada unidad orgánica$
b5 Establecer con claridad los niveles de autoridad y responsabilidad$ El ROF debe constituirse en un instrumento de empoderamiento$
c5 Reflejar una estructura orgánica coerente con los fines y objetivos de la institución y orientada a reforzar a la presentación de los servicios p!blicos$
d5 Establecer una estructura sin mucos niveles, fle6ible, con delegación y buscando generar valor en los procesos$
e5 (ermitir fle6ibilidad para "ue la entidad pueda adecuarse a los cambios pol#ticos, económicos y tecnológicos$
f5 &ontener información por lo menos sobre3
>
.nidades Orgánicas$
>
&adena de mando$
>
Funciones de las unidades orgánicas$ 8
>
Relaciones funcionales previstas$
>
'tribuciones espec#ficas$
g5 *a conducción del proceso de elaboración del Reglamento de Organización y Funciones corresponde a las Oficinas de Racionalización 2nstitucional o la "ue aga sus veces$
5 El ROF es aprobado por el itular del (liego a propuesta de la Oficina de Racionalización o la "ue aga sus veces$
i5 *a Oficina de Racionalización es responsable de la actualización del ROF$ En general, procede la modificación del ROF cuando se apruebe o modifi"ue una disposición "ue afecte directa o indirectamente la naturaleza, funciones, atribuciones y-o servicios "ue ofrece la Entidad$
j5 1ebe considerar una estructura sencilla en base a una cadena de mando corta y facultación o empoderamiento, con pocos niveles jerár"uicos sin e6ceder del Q nivel organizacional$
CONTENIDO DEL ROF
i$
S/12&E Es la relación clasificada de #tulos, &ap#tulos y 'ne6os "ue contiene el ROF$
ii$
2/RO1.&&2C/ 8e precisa la interrelación entre la naturaleza de la Entidad y las pol#ticas y acciones de desarrollo "ue se pretenden alcanzar en el corto, mediano y largo plazo$ 8e relacionará la *ey de creación de la entidad, con la necesidad de operatividad para "ue esta se cumpla$ 's# mismo, se describirá las caracter#sticas del Reglamento de 9
Organización y Funciones, resaltando la función de los Crganos de *#nea en t)rminos de 8ervicios (!blicos$ iii$
%E/ER'*21'1E8 8e consignará el contenido y ámbito de aplicaciones del Reglamento, domicilio de la Entidad y tiempo de funcionamiento$
iv$
S.*O (R2MERO3 1E *' /'.R'*EJ', F2/'*21'1, O79E2AO8 0 F./&2O/E8 %E/ER'*E8$ 8e precisará la naturaleza de la entidad, es decir la esencia propiedad y caracter#sticas permanente "ue a recibido por mandato constitucional$ *a finalidad tambi)n llamada misión, es la razón fundamental para la "ue a sido creada la institución y a la "ue debe orientar su e6istencia$ %eneralmente se define en función de "ue productos o servicios genera, y a "uienes se dirige$ *a finalidad o misión tambi)n puede desplegarse en objetivos vinculados al corto y mediano plazo$
8e considera as# mismo, las funciones generales, entendiendo como tales al conjunto de acciones fundamentales o actividades globales "ue deben realizar la Entidad para lograr la finalidad y objetivos establecidos$
v$
S.*O 8E%./1O3 1E *'8 F./&2O/E8, F'&.*'1E8 0 'R27.&2O/E8$ En esta parte se establecerá la Estructura Orgánica y describirá la naturaleza y funciones de los órganos de la Entidad$ 8e podrá agrupar los órganos afines en cap#tulos$ 8e seLalaran las interrelaciones internas y e6ternas "ue se proveen llevar a efecto$ 8e consignarán las funciones de cada 1irector o 9efe de Crgano en el ejercicio del cargo y las facultades y atribuciones de los actos administrativos de su competencia$ 10
odos estos aspectos se podrán desarrollar en &ap#tulos$
Precii!"e #$c"ic%: •
•
*as funciones deben precisar3 -
*a atribución, facultad nivel de intervención 4normar, regular, supervisar, coordinar, ejecutar5$
-
*a materia o campo sobre el cual se ejerce la atribución 4Educación de adultos, programas de vacunación, rol de vacaciones, etc$5
-
El ámbito institucional o territorial sobre el cual se act!a 48ector, Ministerio, 2nstitución /acional, Regional, *ocal, etc$5$
-
*a formulación de las funciones deben delimitar los campos de acción de las diferentes áreas funcionales, cuidando de no incurrir en omisiones o interferencias$
-
1ica descripción debe orientarse a permitir "ue los órganos cumplan con los propósitos de planeamiento, organización, dirección, coordinación, ejecución y control de sus actividades$
-
8u redacción considera el verbo en infinitivo$
&lasificación de las funciones3 -
(or sistemas3 1e decisión 41irección (ol#tica y dirección administrativa5, 1e %estión 4t)cnico 11
normativo- Ejecutivos5 y 'u6iliares 41e e"uilibrio y de insumos5$
vi$
-
(or el (roceso 'dministrativo3 &onsidera a las funciones vinculadas a las Fases o etapas en la cual se descompone el (roceso 'dministrativo$
-
(or Crganos3 4Crganos de l#nea t)cnico normativos o de ejecución, control, asesor#a y apoyo5$
2.*O ER&ERO3 2/ER2/82.&2O/'*E8$
1E
*'8
RE*'&2O/E8
8e especificará la facultad "ue tiene la Entidad de mantener relaciones con personas naturales o jur#dicas, nacionales o e6tranjeras cuyos objetivos sean concurrentes o complementarias a los fines "ue persigue$
vii$
•
•
•
S.*O &.'RO3 128(O82&2O/E8 &OM(*EME/'R2O8, R'/82OR2'8 0 F2/'*E8 8e consignará con precisión )l o los reg#menes laborales en los cuales se encuentran comprendidos los funcionarios y servidores$
&onsignar los recursos con "ue contará el organismo, con precisión de sus pautas, as# como el origen de su patrimonio$
&onsiderar todas a"uellas disposiciones "ue coadyuven a lo mejor aplicación de las normas establecidas en los rubros anteriores$
12
&onsignar todas a"uellas disposiciones "ue deben aplicarse en forma temporal para la adecuada implementación de la Entidad$
•
2ndicar las disposiciones legales "ue se dirijan, modifican o se dejan en suspenso con las normas previstas$
•
viii$
OR%'/2%R'M' %E/ER'* &ontendrá la estructura orgánica total de la Entidad$
i6$
%*O8'R2O 1E IRM2/O8 1eberá definirse a"uellos t)rminos t)cnicos empleados en el Reglamento, "ue re"uieren aclaración en cuanto a su significado, debiendo ser presentados en orden alfab)tico$
OBJETIVOS DEL ROF • • • •
(resentar una visión de conjunto de la organización$ Facilitar el reclutamiento de personal$ 1eterminar la estructura orgánica$ 1escribir las funciones generales de cada unidad orgánica$
ALCANCE DEL ROF: *as
normas y procedimientos contenidos en el ROF son de aplicación por todos los organismos de la administración, salvo los "ue están e6ceptuados por norma e6presa$ CONTENIDO DEL ROF: • • • • •
Objetivos 'lcance 7ase legal Organización$ Estructura Orgánica %eneral, y el Organigrama estructural general$ 13
FUNCIONES
Funciones generales de cada unidad orgánica, las espec#ficas de cada unidad orgánica, las relaciones de cada unidad orgánica con otra, 'utoridad de algunas instancias, y responsabilidad en los "ue aceres de la empresa$
&PARA 'UE SIRE EL ROF Y EL MOF •
•
•
•
•
•
'yuda a institucionalizar la simplificación administrativa, proporcionando información sobre las funciones "ue le corresponde desempeLar al personal al momento de ocupar los cargos, "ue constituyen los puntos de trámite en el flujo de procedimientos$
(or otro lado facilita el proceso de inducción del personal nuevo y el adiestramiento y orientación del personal en servicio, permitiendo conocer con claridad sus funciones y responsabilidades del cargo al "ue an sido designados, coadyuvando en la aplicación de programas de capacitación$
8u alcance será para funcionarios y personal de cual"uier empresa, y en cual"uiera sea su condición y r)gimen laboral$
El Reglamento de Organización y Funciones 4ROF5 y el Manual de Organización y Funciones 4MOF5 terminan siendo una erramienta moderna y t)cnica "ue posibilite su institucionalización en la población civil, al margen de "uienes ejerciten la función$
Fomenta una efectiva participación del pueblo en la organización y gestión de los asuntos p!blicos vecinales "ue concrete la descentralización y la desconcentración instaurando diferentes instancias para la toma de decisiones$
(ractica la transparencia en todos los actos de la gestión y la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de las funciones$ 14
•
Estos documentos es un instrumento básico estructural "ue evita los fenómenos de la superposición de funciones y asegura la implementación adecuada de niveles jerár"uicos$
&POR'UE ES IMPORTANTE EL MOF Y EL ROF ' modo de conclusión podemos decir "ue el MOF es importante por"ue3 •
•
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(ermite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia$
1esarrolla los perfiles de los cargos considerados en el &'(, as# el personal conoce su ubicación, dependencia, jerar"u#a, responsabilidad y re"uisitos m#nimos para el cargo espec#fico$
&ontribuye a realizar el seguimiento, la evaluación y el control de las actividades de cada órgano$
(ermite a los supervisores distinguir con precisión y orden los elementos "ue integran cada puesto$
(ermite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones "ue las forman y los re"uisitos necesarios para acerlas bien$
Es fuente de información básica para la gestión de los recursos umanos de la 2/82.&2O/$
Mejora los canales de comunicación organizacional a trav)s de manuales de procedimientos y otros$
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*. CONCLUSION: anto el MOF y el ROF están estrecamente ligadas en la gestión administrativa, desarrolla y ace uso de instancias y estrategias concretas de participación ciudadana en las fases de formulación, seguimiento, fiscalización y evaluación de la gestión y de la ejecución de los planes, presupuestos y proyectos locales, nacionales e internacionales$ 8u uso es inevitable en la actualidad$
+. RECOMENDACIÓN: Hue todos los planes, presupuestos, objetivos, metas y resultados de una gestión administrativa tienen "ue ser difundidos a la gran mayor#a de los miembros de una organización para su conocimiento y análisis$ (ara ello la implementación de portales electrónicos en 2nternet y cual"uier otro medio de acceso a la información en las empresas p!blicas deben estar actualizados$
,. -I-LIOGRAFA: •
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