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Los organigramas y el Manual de Organización y Funciones (MOF) Diana Vásquez Moreano -
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1. 2. !. #. &.
Introducción ¿Qué es el MOF Im"ortancia $la%oración de un MOF $l Organigrama
Introducción Sea una eque!o emrendimiento" una mediana o gran emresa" de hecho que todas sin e#ceci$n necesitan necesitan alg%n tio de auta organizati&a organizati&a. Definir algunas cosas como los &alores" la &isi$n ' misi$n" los misi$n" los cuales son los concetos esenciales que orientan a la emresa hacia un o(jeti&o) sin em(argo" ha' algo tam(i*n tam(i*n imortante" imortante" so(re todo si ha' emleados" emleados" nos referimos referimos a los organigramas organigramas ' al M+," en este caitulo tendremos conocimiento de orque es tan imortante tener en cuenta estos dos instrumentos en la emresa" as tam(i*n &eremos la relaci$n que ha' entre ellos. s mu' frecuente encontrar en las eque!as emresas tra(ajadores que no sa(en que de(en hacer" so(re todo los que reci*n ingresan" asan dos o tres das adi&inando cuales son sus roles. /o anterior se de(e a la falta de organizaci$n. l tra(ajador de(e conocer desde el ingreso en la coma!a tres documentos cla&es0 las declaraciones declaraciones estrat*gicas estrat*gicas 1&isi$n" misi$n" &alores ' o(jeti&os2" o(jeti&os2" el organigrama organigrama funcional de toda la emresa ' del área donde &a a deseme!arse ' el Manual de +rganizaci$n ' ,unciones
¿Qué es el MOF? l Manual Manual de +rganiza +rganizaci$ ci$n n ' ,uncio ,unciones nes 1M+,2 1M+,2 es un documento documento normat normati&o i&o donde donde se descri(e descri(e las funciones" o(jeti&os" caractersticas" los requisitos ' resonsa(ilidades de cada cargo que se desarrolla en una organizaci$n" as tam(i*n un conocimiento integral integral de este" ermitiendo un mejor desarrollo del ente en la sociedad. l M+, roorciona informaci$n a los ser&idores" Directi&os ' ,uncionarios so(re sus funciones ' u(icaci$n dentro de la estructura general de la organizaci$n.
Importancia ,acilita ,acilita el roceso de inducci$n inducci$n del ersonal ersonal ' ermite ermite el erfeccionamiento erfeccionamiento '3o orientaci$n orientaci$n de las funciones ' resonsa(ilidades del cargo al que han sido asignados" as como alicar rogramas de caacitaci$n. Determina las funciones esecificas" resonsa(ilidad ' autoridad de los cargos dentro de la estructura orgánica de cada deendencia 4roorciona informaci$n a los funcionarios ' ser&idores so(re sus funciones esecficas" su deendencia jerárquica ' coordinaci$n ara el cumlimiento de sus funciones.
Elaboración de un MOF 4rimero se creara un equio t*cnico ara la ela(oraci$n del M+, 'onstitución del eui"o técnico
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CONSTITUCION DEL EQUIPO TECNICO
EL JEFE DEL PERSONAL O EL QUE HAGA A SUS VECES
EL JEFE DE AREA DE RACIONALIZACION
LOS TRABAJDORES Y SUS JEFES INMEDIATOS
ntre todos re&isan ' &erifican conclusiones del análisis de los uestos con resecto a sus acti&idades ' de(eres. 4or tanto la ela(oraci$n del M+, suele imlicar un esfuerzo com%n entre el equio t*cnico" los tra(ajadores ' sus jefes inmediatos. $l "eril del *uesto y los "asos "ara +acerlo, s un roceso mediante el cual se (usca determinar las actitudes" cualidades ' caacidades que son fundamentales ara una adecuada ocuaci$n. 4ara la ela(oraci$n del erfil es con&eniente tomar en cuenta la e#eriencia la(oral el ni&el de formaci$n adquirida ' las condiciones de tra(ajo. 1- */O 5nálisis de 6erarquizaci$n /uego de reunir la informaci$n requerida se re&isa la estructura orgánica ara determinar la deendencia jerárquica del uesto ' con que unidades orgánicas mantiene una relaci$n directa de coordinaci$n. 2- */O 5nálisis desde los o(jeti&os institucionales 5 artir de la informaci$n recogida e re&isara si el análisis de cargos realizado corresonde realmente al erfil que la instituci$n desea ' necesita ara mejorar el desarrollo de sus funciones0 se re&isara la conducta requerida a los emleados" las condiciones de tra(ajo ' los requerimientos humanos. s el erfil del tra(ajador ara el uesto8. Si no lo es 9uál es el adecuado8 /as tareas ' acti&idades son suficientes ara el uesto8 !- */O la(orar la descrici$n del uesto0 9on la informaci$n ' el análisis realizado se ela(ora una descrici$n ' esecificaci$n del uesto0 /a descrici$n del uesto inclu'e las resonsa(ilidades inherentes al mismo as como las caractersticas imortantes ' las condiciones de tra(ajo /a esecificaci$n del uesto resume las cualidades ersonales necesarias ara el deseme!o del uesto. #- */O :e&isi$n del análisis con los articiantes0 l análisis realizado de(e ser &erificado con el tra(ajador sta &erificaci$n a'udara si la descrici$n realizada es correcta" esta comleta ' es fácil de entender ara todos los in&olucrados. &- */O /lenar los formatos del M+,
0$/'I*'IO 0$L *3$/4O 1.1 I0$4IFI''IO, ;om(re del uesto
0 0 0
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;%meros de lazas 0 1.2 F3'IO 5/I' =rindar asistencia t*cnica ' ao'o al área de resuuesto. 1.! F3'IO$/ $/*$'6FI'/ '4I7I00$/ 8 4$/ +rganizar el archi&ote documentos" fuentes de ingresos ' gastos. :egistrar diariamente la informaci$n de documentos de gastos e ingresos. :e&isar la afectaci$n resuuestaria consignada en los comro(antes de agos. /lenar los formatos de ejecuci$n de ingresos ' gastos resuuestarios 9orregir e informar oortunamente las deficiencias detectadas. F'4O$/ 0$ $7L3'IO +rganizar el archi&o de documentos" fuentes" ingresos ' gastos. :egistrar diariamente la informaci$n de documentos de los gastos e ingresos. :e&isar la afectaci$n resuuestaria consignada en los comro(antes de ago. 9ontrolar ermanentemente la enumeraci$n secuencial de documentos fuente. /lenar los formatos de ejecuci$n de ingresos ' gastos resuuestarios. 1.& 'OO0I'IO >nidad de ?esorera >nidad de 9onta(ilidad >nidad de 4ersonal >nidad de 5(astecimiento 1.9 /3*$7I/IO S>4:VS5 50 ;o tiene a quien Suer&isar S>4:VS5D+ 4+:0 Aerencia 1.: 'O0I'IO$/ 0$ 45;O /ugar ,sico0 l cargo se desarrolla rincialmente dentro de la oficina de lanificaci$n ' resuuesto u(icada en esta(lecimiento. Borario de ?ra(ajo0 *$FIL 0$L *3$/4O studios 0 secialidad0 #eriencia0 +tros estudios 0
2.2 'OM*$4$'I/ 9+M4?;95S D ?:5=56+S ; C>4+
;V/ D :/V5;95 MD5;+ 5/?+ M> 5/?+
E. ?ra(ajo en equio F. Moti&aci$n 9+M4?;95 D AS?+; E. Aesti$n or resultados F.dentifica ' roone indicadores de resultados
;V/ D :/V5;95 MD5;+ 5/?+ M> 5/?+
;V/ D :/V5;95 9+M4?;95S 4:S+;5/S
MD5;+
5/?+
M> 5/?+
E. +rientaci$n al logro F. 9aacidad 5utocrática
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G. ?olerancia al str*s H.Manejo de los errores ersonales I. niciati&a
$L'IO 'O O4O/ I/43M$4O/ 0$ <$/4IO l M+, se ela(ora a artir del cuadro de asignaci$n de ersonal 19542 ' del :eglamento de +rganizaci$n ' ,unciones 1:+,2.;o uede ha(er un M+, que no tenga relaci$n causal con estos instrumentos.
El Organigrama l organigrama se define como la reresentaci$n gráfica de la estructura orgánica de una instituci$n o de una de sus áreas ' de(e reflejar en forma esquemática la descrici$n de las unidades que la integran" su resecti&a relaci$n" ni&eles jerárquicos ' canales formales de comunicaci$n 4or ello la funcionalidad de *sta" recae en la (uena estructuraci$n del organigrama" el cual indica la lnea de autoridad ' resonsa(ilidad" as como tam(i*n los canales de comunicaci$n ' suer&isi$n que acolan las di&ersas artes de un comonente organizacional. 4or tal raz$n" se esecificaran en el resente tra(ajo" di&ersos t$icos que están referidos al organigrama ' su funci$n en la organizaci$n de una emresa" lo que ermitirá conocer la correcta ela(oraci$n del mismo" ara osteriores ocasiones. 9laro está que el organigrama no &a solo" se de(e acoma!ar or el Manual de +rganizaci$n ' ,unciones 1M+,2 la necesidad de esto radica en que no odemos se!alar en un liego todo lo que cada deartamento o secci$n de(e hacer) es decir" el organigrama te muestra las funciones generales 1rimarias2 de los deartamentos ' secciones" mientras que el M+," las funciones esecficas de dichas generales e incluso los rocedimientos más adecuados ' eficientes. 'L/$/ 0$ O<I<M/ E. *O /3 FILI00, ste gruo se di&ide en cuatro tipos de organigramas0 Inormati=o, Se denominan de este modo a los organigramas que se dise!an con el o o(jeti&o de ser uestos a disosici$n de todo %(lico" es decir" como informaci$n accesi(le a ersonas no esecializadas .4or ello" solo de(en e#resar las artes o unidades del modelo ' sus relaciones de lneas ' unidades asesoras" ' ser graficados a ni&el general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones. nal>tico, ste tio de organigrama tiene or finalidad el análisis de determinados asectos o del comortamiento organizacional" como tam(i*n de cierto tio de informaci$n que resentada en un organigrama ermite la &entaja de la &isi$n macro o glo(al de la misma" tales son los casos de análisis de un resuuesto" de la distri(uci$n de la lanta de ersonal" de determinadas artidas de gastos" de remuneraciones" de relaciones informales" etc. Sus destinatarios son ersonas esecializadas en el conocimiento de estos instrumentos ' sus alicaciones. Formal, Se define como tal cuando reresenta el modelo de funcionamiento lanificado o o formal de una organizaci$n" ' cuenta con el instrumento escrito de su aro(aci$n. 5s or ejemlo" el organigrama de una Sociedad 5n$nima se considerará formal cuando el mismo ha'a sido aro(ado or el Directorio de la S.5. Inormal, Se considera como tal" cuando reresentando su modelo lanificado no cuenta o toda&a con el instrumento escrito de su aro(aci$n. F. *O /3 ?M5I4O, ste gruo se di&ide en dos tipos de organigramas0
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jemlo0
o
$s"ec>icos, Muestran en forma articular la estructura de un área de la organizaci$n.
jemlo0
G. *O /3 'O4$I0O, ste gruo se di&ide en tres tipos de organigramas0 Integrales, Son reresentaciones gráficas de todas las unidades administrati&as de una o organizaci$n ' sus relaciones de jerarqua o deendencia. 9on&iene anotar que los organigramas generales e integrales son equi&alentes. jemlo0
o
Funcionales, nclu'en las rinciales funciones que tienen asignadas" además de las unidades ' sus interrelaciones. ste tio de organigrama es de gran utilidad ara caacitar al ersonal ' resentar a la organizaci$n en forma general.
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jemlo0
o o
0e "uestos@ "lazas y unidades, ndican las necesidades en cuanto a uestos ' el n%mero de lazas e#istentes o necesarias ara cada unidad consignada. ?am(i*n se inclu'en los nom(res de las ersonas que ocuan las lazas.
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H. *O /3 *$/$4'IA O 0I/*O/I'IA <?FI', ste gruo se di&ide en cuatro tipos de organigramas0 7erticales, 4resentan las unidades ramificadas de arri(a a(ajo a artir del titular" en la o arte suerior" ' desagregan los diferentes ni&eles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administraci$n" or lo cual" los manuales de organizaci$n recomiendan su emleo.
o
o
Borizontales, Desliegan las unidades de izquierda a derecha ' colocan al titular en el e#tremo izquierdo. /os ni&eles jerárquicos se ordenan en forma de columnas" en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan or lneas disuestas horizontalmente.
MiCtos, ste tio de organigrama utiliza com(inaciones &erticales ' horizontales ara amliar las osi(ilidades de graficaci$n. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran n%mero de unidades en la (ase
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0e 5loue, Son una &ariante de los &erticales ' tienen la articularidad de integrar un ma'or n%mero de unidades en esacios más reducidos. 4or su co(ertura" ermiten que aarezcan unidades u(icadas en los %ltimos ni&eles jerárquicos.
'irculares, n este tio de dise!o gráfico" la unidad organizati&a de ma'or jerarqua se u(ica en el centro de una serie de crculos conc*ntricos" cada uno de los cuales reresenta un ni&el distinto de autoridad" que decrece desde el centro hacia los e#tremos" ' el %ltimo crculo" es decir el más e#tenso" indica el menor ni&el de jerarqua de autoridad. /as
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unidades de igual jerarqua se u(ican so(re un mismo crculo" ' las relaciones jerárquicas están indicadas or las lneas que unen las figuras.
V;?565S J +(liga a sus autores a aclarar las ideas. J 4uede areciar a simle &ista la estructura general ' las relaciones de tra(ajo en la coma!a mejor de lo que odra hacerse or medio de una larga descrici$n. J Muestra quien deende de qui*n. J ndica algunas de las eculiaridades imortantes de la estructura de una coma!a" sus artes. ,uertes ' d*(iles. J Sir&e como historia de los cam(ios" instrumentos de ense!anza ' medio de informaci$n al %(lico acerca de las relaciones de tra(ajo de la coma!a. J Se utiliza como gua ara lanear una e#ansi$n" al estudiar los cam(ios que se roonga en la reorganizaci$n" al hacer lanes de corto ' largo lazo" ' al formular al lan ideal. DSV;?565S0 J ;o muestra más que las relaciones formales. Jndica que relaciones se suone que e#isten ' no necesariamente las relaciones reales. J ;o muestra la legi$n de relaciones informales que e#iste entre los jefes" que suelen ser numerosas ' a menudo más imortante que las relaciones formales 1las relaciones informales ueden ser tales que or ejemlo" un hom(re tenga más de un suerior o que la suer&isi$n no la ejerza al suerior" inmediato" sino de ersonal Staff del Deto.2. 5utores0 0iana 7Dsuez Moreano
[email protected] 5erenice 0e la 'ruz Lucero Montoya Ee=allos
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