Revision Por La Direccion Integral Ega7

Código: F-GG-01 Fecha: 13/02/11

R evisión por la Dirección

Versión: 2 Página: 16 de 30

Se decidió asignar los recursos recursos económicos económicos necesarios para dotar dotar al personal en todas las agencias de botiquín, extintores, señalización, arreglos locativos, canecas de residuos, entre otros. También se tomo la decisión de invertir en personal experto para que capacite al personal y de igual forma contratar los servicios del ente certificador ICONTEC para que realice una PREAUDITORIA al sistema de gestión integral bajo las normas OHSAS 18001 e ISO 14001.

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ESTADO DE LAS INVESTIGACIONES DE INCIDENTES

OPL CARGA se ha hecho solidariamente responsable y esta asistiendo cuando sus posibilidades se lo permiten en llegar a los accidentes que los conductores de los camiones contratados tienen, para evaluar y levantar la información necesaria en la parte de seguridad industrial y ambiental. Actualmente se está midiendo los incidentes y accidentes de los vehículos y conductores que presten el servicio a OPL CARGA. MES

Numerador Denominador Resultado

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400

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29%

F eb

300

1361

22%

Mar

200

1 361

15%

Abr

200

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15%

May

0

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0%

J un

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J ul

100

1361

7%

Ago

0

1361

0%




Sep

400

1361

29%

Oct

0

1361

0%

Nov

200

1361

15%

Dic

500

1361

37%

No se tiene establecida una meta a cumplir ya que se determino que se va a realizar un consolidado del comportamiento anual de Incidentes y en base a estos datos se establecerán las metas ya sea de disminución o sostenibilidad para el año siguiente. De igual forma se determina que durante el año el comportamiento de incidentes esta de la siguiente manera: Accidentes con incapacidad. 4 en el área administrativa, Accidentes con daños a la propiedad 12 ( carga líquida 1 y carga seca 11) y Casi accidentes, 4 en el área administrativa y 6 en carga líquida. Para establecer los planes de acción frente a estos eventos se tiene en cuenta, personas accidentadas, lugares de ocurrencia, maquinaria, materiales o actividades del trabajo donde ocurren los incidentes, etc. Cada proceso ha levantado planes de acción de diferente enfoque,, es decir algunos son preventivos, correctivos o de mejora, así que a continuación solo de relacionara que planes de acción y a que proceso le pertenece para estar mas pendiente

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ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA

GESTION ADMINISTRATIVA Y COMPRAS No se han identificado la totalidad de los proveedores en las agencias por lo cual no se han registrado los mismos (proveedores críticos) en el listado maestro de proveedores. GESTION SATISFACCION DEL CLIENTE Este proceso tiene abierta una ACCION PREVENTIVA, la cual es que No se ha cumplido la frecuencia de medición del indicador de servicio al cliente por lo que no se evidencia la eficacia de las acciones realizadas, por lo que No se cierra la Acción Preventiva. GESTION COMERCIAL Actualmente está abierta una acción preventiva debido a que No se ha diseñado el portafolio de servicios para las Alianzas Estratégicas y/o Grupo Empresarial OPL. GESTION DE OPERACIONES




Tiene una acción correctiva por solucionar, ya que se evaluará el comportamiento de las acciones tomadas durante el semestre actual en cuanto que el jefe de sistemas es quien tendrá la responsabilidad de modificar el proceso de causación, en cuanto a que el sistema solo cause los manifiestos liquidados y cumplidos. De los planes de acción por la propia gestión de cada líder de proceso, se puede concluir que se debe reforzar la cultura a todas las agencias y al personal a que son ellos quienes directamente aplican o deben aplicar los beneficios ambientales. A continuación se expondrán Los planes de acción que aun están abiertos producto de las auditorías internas:

GESTION SISTEMAS DE INFORMACION: No se ha programado las inspecciones de software ni realizado las pruebas de soporte. No se cierra la No conformidad GESTION INTEGRAL: No se ha contemplado la necesidad por parte del Jefe HSEQ de utilizar mecanismos de información para contratistas y otros visitantes al sitio de trabajo, se ha programado la reunión con gerencia general y con la auxiliar de mercadeo y publicidad para definir los mecanismos y medios de comunicación más apropiados. SEDE ADMINISTRATIVA BUCARAMANGA: Se han solicitado cambios de sillas en la agencia Cúcuta y se han enviado al COPASO la solicitud de la misma, la Dirección Administrativa ha autorizado al Jefe de Agencia cotizar las sillas ergonómicas con un proveedor en la ciudad y efectuar el cambio de las mismas, por ser días festivos de semana santa, el proveedor no ha alcanzado hacer la entrega de las mismas. GESTION ADMINISTRATIVA Y COMPRAS: Por la Auditoría Externa (ISO luciones Ltda.) y de seguimiento (ICONTEC) no ha sido posible realizar la reunión del COPASO, por lo cual no se han dado y/o comunicado a la agencia Bucaramanga las decisiones positivas o negativas de los hallazgos que se presentan, se ha programado la reunión del COPASO y se espera dar respuesta definitiva e inmediata. No se cierra la acción correctiva hasta verificar las acciones y/o recomendaciones propuestas AGENCIA MEDELLIN: Las acciones desarrolladas no han sido cumplidas en su




totalidad, se debe verificar la implementación de los registros de F-GAC-18 EFICACIA DE LA CAPACITACIÓN a conformidad una vez terminada las capacitaciones programadas del 2 trimestre del año 2011 en la agencia Medellín.

AGENCIA CUCUTA: 1) No se cierra la No conformidad hasta la verificación de la instalación de los extintores a la altura reglamentaria una vez sea remodelada la agencia. 2) No se cierra la No conformidad, no se evidencia la actualización de los soportes de ARP y EPS del conductor JEISON CHAPARRO del vehículo con placa SWK 702 GESTION TRAFICO Y SEGURIDAD: No se cierra la No conformidad, no se evidencia la actualización de los soportes de ARP y EPS del conductor JEISON CHAPARRO del vehículo con placa SWK 702 GESTION COMERCIAL: No se cierra la acción correctiva hasta la próxima aplicación del indicador de cartera y análisis del mismo frente al cumplimiento en la meta propuesta y la toma de acciones de no ser el cumplido. AGENCIA BARRANQUILLA: No se cierra el plan de acción hasta verificar que la documentación actualizada del SGI sea correctamente implementada. TODAS LAS AGENCIAS DE OPL CARGA: No se han capacitado a las encargadas del aseo y la limpieza en las agencias OPL CARGA en hojas de seguridad. POSIBLES CAMBIOS -

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Incluir la norma RUC y buscar la certificación Acogernos a la oportunidad de obtener la certificación de la norma NORSOK que ofrece ICONTEC al tener un sistema integral Ampliar el portafolio de servicios

CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR AL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL. EVOLUCIÓN EN LOS REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS RELACIONADOS CON S&SO

NUEVA NORMATIVIDAD QUE LE APLICA DE OPL CARGA Decreto 13/67; DEC 1503/02; DEC 2150/95; Decreto 1326/28; Decreto 93/98Res.




2291 de 2010; RESOLUCIÓN 0705 DE 2007; Decreto 321 de 1999; LEY 336 DE 1996; GTC 34/97; GTC 45/97; GTC 4115/97; NTC ISO 19011 2002; NTC 4532; Circular 00011 del 7 de Febrero de 2011; Ley 1438 de 2011; NTC 1461; NTC 3793; NTC 4114; NTC 4116; NTC-OHSAS 18002; NTC 3324; NTC 1916; NTC 1867; NTC 1692; NTC 2801; NTC 3967; NTC 4435; NTC 4702-3; NTC 4786-3; NTC 1523; NTC 2272; NTC 4533; NTC 1725; NTC 1741; NTC 2257; NTC-ISO 19011; NTC-ISO 14011; NTC OHSAS 18002-2008; NTC ISO 9004-2008; NTC ISO 9000-2005; RESOLUCIÓN 01956 DE 2008;

COMO SE ESTA CUMPLIENDO Se ha actualizado la matriz legal, incluido, actualizado y contemplado como información la anterior legislación. En algunos casos como las NTC´s Se contempla como información pero no se implementa en su totalidad. Con respecto a la aplicabilidad de las normas; se contemplan Señalización e identificación de vehículos, las clasificación de los centros de trabajo, pago de aportes a riesgos profesionales, la actualización de los planes de emergencia, Contrato con Proveedor, Habilitación de Conductores y vehículos, Inspecciones de Seguridad, Programa de Salud Ocupacional, Panorama de riesgos, Exámenes médicos clínicos en salud ocupacional, inspecciones vehiculares, Fondo de Pensiones y Cesantías entre otros. -

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RECOMENDACIONE S PARA LA MEJORA.

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La Alta dirección dese institucionalizar la CONVENCION a nivel nacional, para informar a los jefes, coordinadores y directivos de todas las decisiones de mejora. Crear la jefatura de HSEQ Establecer un sistema por incentivos para que todo el personal sienta sentido de pertenencia por la empresa y se valore ese esfuerzo Unificar el informe gerencial para directivos con información de entrada de la revisión por la dirección Invertir en proporcionar más elementos que prevengan enfermedades laborales al personal, por ejemplo pad maouse

SALIDA DE REVISION POR LA DIRECCION SALIDA

COMPROMISOS

RECURSOS ASIGNADOS (Marcar con una X) MONETARIO

CAPACIT

OTRO? CUAL?




ESTUDIO MODELO DE COMPENSACIÓN POR RESULTADOS Durante el año 2010 se llevó a cabo el estudio preliminar del modelo de compensación por resultados, cuyo objetivo es el enfoque de la compañía hacia la creación de valor sostenible, además del establecimiento de bonificaciones monetarias para el personal que cumpla con los objetivos establecidos. Este esquema permite la alineación de los intereses de los accionistas y todas las áreas de la empresa, fomenta el trabajo en equipo, mejora el enfoque hacia el logro de un mismo objetivo y refuerza el avance en la ejecución de algunas estrategias clave para la obtención de resultados. Dentro de los indicadores que se van a tener en cuenta para el pago de los bonos están: EBITDA, días entre anticipo y cumplido, días entre cumplido y facturación, Ventas, Márgenes, Indicadores de cartera, de siniestralidad y de calidad entre otros.

MEJORA DE LA EFICACIA DEL SGI

CAMPAÑA DE SEGURIDAD Y FIDELIZACIÓN

En marzo de 2010 se realizó el lanzamiento de la campaña de seguridad y fidelización “A lo Seguro con OPL Carga”, dirigida a los generadores de carga y transportadores; por medio de la campaña se comunicó a clientes potenciales y a nuestros actúales clientes los beneficios de transportar sus mercancías por OPL Carga, para dicha comunicación se utilizaron herramientas publicitarias como el correo directo y el mini-site que capturaron una base de datos de nuestros clientes actuales y de contactos

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de negocios potenciales con otras empresas. Para cumplir con el objetivo de la fidelización de la flota, se realizaron actividades con los transportadores, que buscaban conocer sus gustos y preferencias, a través de una encuesta, que una vez tabulada arrojó el perfil del conductor OPL, así como los parqueaderos, estaciones de servicios y hoteles preferidos por el gremio, información con la que se llevarán a cabo estrategias de posicionamiento y recordación en los corredores viales de más movimiento de la carga.

CREACIÓN PERSONAJE INSTITUCIONAL HSEQ “CARGUERITO ”

En Agosto de 2010 por medio de una convocatoria donde se incentivaba la creatividad del recurso humano OPL, se realizó la creación del diseño y el nombre del personaje institucional HSEQ “Carguerito”, el cual será el encargado de apoyar y promover la comunicación interna y difundirá los temas relacionados con los programas de gestión integral establecidos como capacitaciones, ambiental, salud ocupacional, calidad entre otros.




CERTIFICACION ICONTEC

Mayo de 2010 el Instituto Colombiano de Normas y Técnicas de Certificación ICONTEC nos otorgó las certificaciones ISO 14001 y OHSAS 18001 en Gestión Ambiental y Seguridad Industrial. Estas certificaciones tienen por objetivo la creación y estandarización de los procesos, así como la promoción, el desarrollo y la orientación hacia el cumplimiento de las normas internacionales referentes a la gestión ambiental y seguridad industrial dentro de la organización. La implementación de la norma ISO 14001 crea un enfoque para las actividades ambientales y el mejoramiento de los procesos de la organización, dirigidos a definir los aspectos e impactos ambientales significativos, plantear objetivos y metas del desempeño ambiental, definir la política ambiental y fortalecer la responsabilidad personal con el ambiente. En cuanto a la norma OHSAS 18001, herramienta que facilita la integración de los requisitos de seguridad y salud ocupacional con los requisitos de calidad, ISO 9000 y de administración ambiental, busca controlar los riesgos de seguridad y salud ocupacional y, a su vez, dar confianza a quienes interactúan con la organización respecto al cumplimiento de dichos requisitos, de igual manera, hace énfasis en las prácticas proactivas y preventivas, mediante la identificación de peligros y la evaluación




de control de los riesgos relacionados en el sitio de trabajo.

CREACIÓN DE NUEVOS CARGOS: SUBGERENTE DE FLOTA: Este cargo fue creado en Octubre de 2010, su finalidad es la fidelización de los transportadores al servicio de la compañía, la organización y el mantenimiento de los corredores de carga a nivel nacional y la supervisión en el cumplimiento de los tiempos de entrega de la mercancía transportada.

SUPERVISOR DE SEGURIDAD : El cargo se creó en Enero de 2010, dentro de sus funciones se encuentran: escoltar los vehículos que ingresan a la ciudad de Bogotá y supervisar su trazabilidad, Colaborar con la consecución de las planillas de los vehículos que descargan en Cresta Roja, Molinos Capri, Molinos Ricaurte, Corpoacero y Mejía, además en caso de siniestrabilidad debe estar al frente de la situación, de acuerdo con las necesidades de la misma.

JEFE HSEQ: El cargo se creó en Enero de 2011, dentro de sus funciones se encuentran: GARANTIZAR y velar por la eficacia del sistema de gestión integral y por mantener las certificaciones ya obtenidas por el ICONTEC, así como las de ser la representante por la dirección

COORDINAODR HSEQ: El cargo se creó en Enero de 2011, dentro de sus funciones se encuentran: las de apoyar a la jefe HSEQ en todo lo relacionado al sistema de gestión integral.

JEFE AREA FINANCIERA:




En Abril de 2010 se efectuó la promoción del cargo de Asistente Financiera a Jefe Financiera, de acuerdo con el nuevo direccionamiento estratégico de esta área, al identificarse nuevas oportunidades de crecimiento de la compañía e implementarse el sistema de compensación por resultados para el recurso humano de la organización. Dentro de la misión de este cargo se encuentra el apoyo a la gerencia general en el cálculo de los indicadores financieros, la elaboración de análisis de rentabilidad, cartera y facturación, el establecimiento de cupos de crédito y el monitoreo de covenants.

COORDINADOR JURÍDICO: Este cargo se creó en Octubre de 2010 con el propósito de ejercer una representación jurídica de la compañía ante instituciones como la Superintendencia de Puertos y Transportes, el Ministerio de Transporte y la DIAN, además de ser el apoderado ante procesos judiciales. Dentro de sus funciones se encuentra emitir el concepto jurídico previo a los procesos que se vayan a efectuar, auditar y verificar que se cumpla con los requisitos legales en documentos comerciales, títulos valores, entre otros y servir como consultor ante las diferentes actuaciones relacionadas con el área jurídica de la organización.

COORDINADOR DE MERCADEO, PUBLICIDAD Y COMUNICACIONES La creación de este cargo se efectuó en enero de 2010 y tiene como responsabilidad la planeación, coordinación y ejecución de las estrategias relacionadas con el mercadeo, la publicidad y las comunicaciones de la compañía. El cargo tiene como función la ejecución de las campañas publicitarias, el manejo de los proveedores encargados del diseño y la producción de las piezas, el apoyo a los demás departamentos en la creación de estrategias puntuales de mercadeo y comunicaciones, el mantenimiento de la imagen corporativa y la comunicación efectiva tanto interna como externa, y la coordinación de las





prácticas empresariales de Comunicación Social de la Universidad Autónoma de Bucaramanga.

COORDINADOR DE CONTABILIDAD: En mayo de 2010 se realizó la creación del cargo que tiene como misión coordinar el cumplimiento y ejecución de todas las actividades de la gestión contable, verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos por la compañía; Además de asumir las funciones del Director Contable en su ausencia .

GESTIÓN ADMINISTRATIVA: A través de nuestra política de gestión integral OPL Carga S.A. promovemos una cultura de calidad total y mejoramiento continuo, enfocada en la satisfacción de las necesidades de los clientes, el bienestar de su recurso humano, la seguridad industrial y la preservación del medio ambiente. Para ello, ejecutamos planes y programas que permiten la optimización de los procesos, la capacitación y formación del personal, la prevención y el control de los riesgos e impactos ambientales generados por la actividad del transporte y evita el uso de las MEJORA DE LOS PROCESOS operaciones para actividades ilícitas, lavado de activos y narcotráfico.

GERENCIA DE OPERACIONES TONELADAS TRANSPORTADAS En el 2010 aumento en un 25.38% la cantidad de toneladas transportadas con respecto al 2009, de 1.341 mil toneladas, se pasó a movilizar un total de 1.681 mil toneladas durante el 2010, es decir, 340 mil toneladas más.

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GESTION INTEGRAL Se convirtió en una JEFATURA y se le dio mayor importancia dentro del organigrama para que pueda liderar en los sistemas implementados en la organización

MEJORA DEL SERVICIO

POLITICA Y OBJETIVOS

Actualmente se está encuestando a los conductores para conocer que piensan de nuestra empresa, como es el servicio, entre otras preguntas. X

Encuestas

Buscar la certificación de la norma RUC para poder participar en el sector petrolero, ya que es una norma q se exige como requisito fundamental Se modifico la política de gestión de calidad, incluyendo algunos factores como cumplimiento del marco legal, se divulgo y se capacito al personal, quedando así la política ya aprobada: La política de OPL CARGA S.A., destaca su firme compromiso en satisfacer las expectativas de nuestros clientes, en prevenir tanto la contaminación generada por nuestros procesos como la presencia de lesiones o enfermedades que puedan perjudicar la salud de nuestros trabajadores, proveedores y personas con quienes interactuamos en la operación logística de transporte de carga. Para ello, impulsamos una cultura de gestión integral fundamentada en: Optimizar los procesos para garantizar el mejoramiento continuo de la organización; Promover planes y programas enfocados en la calidad del servicio, la preservación del medio ambiente y condiciones seguras de trabajo; y Liderar operaciones libres de acciones ilícitas, lavado de activos y/o narcotráfico bajo el cumplimiento de la legislación aplicable y otros requisitos suscritos por la organización.

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Con respeto a los objetivos de gestión integral se eliminaron unos objetivos y se incluyeron otros, quedando los siguientes objetivos: Mantener sistemas auditables de calidad, seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, integrados efectivamente a la gestión diaria y habitual, bajo un marco de cumplimiento legal y de mejoramiento continuo. Fomentar la participación y responsabilidad en materia ambiental, seguridad y salud ocupacional de los empleados, contratistas, visitantes y grupos de interés, mediante la ejecución de los planes y programas que permitan prevenir y controlar los factores de riesgos y los impactos ambientales generados por nuestras actividades al interior y exterior de la organización. Garantizar óptimas condiciones de funcionamiento tanto de las instalaciones como de los equipos y herramientas de trabajo implementando planes de mantenimiento preventivo y correctivo. Prevenir el uso de las operaciones y procesos de la organización para actividades ilícitas, lavado de activos y/o narcotráfico. Mejorar las competencias del talento humano mediante programas de sensibilización, motivación y formación. Generar canales de comunicaciones eficaces y eficientes con nuestros proveedores con el fin de originar relaciones mutuamente provechosas y alcanzar la conformidad con los productos y/o servicios comprados. Incrementar la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes ofreciendo un servicio





oportuno, seguro y equitativo. La medición de estos objetivos está establecido por un indicador de gerencia y en su totalidad dio más del 90% de cumplimiento A la fecha se está cumpliendo con los indicadores de gestión sin embargo se incluirán indicadores financieros y de rentabilidad para unificar la medición dese el ámbito gerencial. Aprovechar la estrategia de A LO SEGURO CON OPL para incentivar mas y concientizar a los conductores a evitar la contaminación y a prevenir accidentes por el bienestar de ellos

DESEMPEÑO S&SO Y AMBIENTAL

OTROS ELEMENTOS DEL SGI

Se fortalecerá el cronograma de actividades del programa de salud ocupacional

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Se cambiaran todos los planes de emergencia de todas las sedes y agencias, haciéndolos más específicos y mejorando los tiempos, para así fortalecer mas la cultura preventiva a cualquier posible emergencia Incrementar los diferentes canales de comunicación para con los contratistas la sensibilizarlos en la importancia que tienen en el sistema y de cómo pueden prevenir accidentes y apoyar a disminuir a la contaminación Como otros elementos del SGI se toma en cuenta las exigencias del cliente ESSO MOVIL ya que solicitan capacitación y procedimientos enfocados a responder a cualquier emergencia posible que pueda surgir de algún accidente en el transporte de la carga liquida de ellos, se ha enviado a capacitar al personal para que aplique las políticas y directrices por parte de ellos y en la mayoría de posibilidades se tratan de complementar con las políticas que tiene OPL CARGA definidas OBSERVACIONES:

Ninguna

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Revision Por La Direccion Integral Ega7

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