Árrea Á ea:: A AU UDITORIA
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Contenido: IN.ORME ESPECIAL Hallazgos de Auditoria Gubernamental .................................................................................................................. VIII-1
Hallazgos de Auditoría Gubernamental CPC María Luisa Silva Peredo
Consultor de Gobiernos Locales - Segunda Especialización Especializació n en Auditoría Integral
1. Co Conc ncep epto to
Los Hallazgos determinan y señalan las presuntas deficiencias, errores o irregularidades identificadas durante el examen de auditoría como resultado de la aplicación de los procedimientos de auditoría, los cuales deben ser comunicados a las personas comprendidas en las observaciones estén o no prestando servicios en la entidad examinada. A fin de brindarles la oportunidad de presentar sus aclaraciones o comentarios debidamente documentados (descargos) para su evaluación oportuna. 2. Bas Base e legal legal
Directiv Directivaa N° 006006-9797-CG/I CG/INT NT "Instruc "Instructitivo para la ormulación y Comunicación de Hallazgos de Auditoría" Reso Resoluc lución ión de Contra Contralorí loríaa N° 112-97112-97CG (20/06/97) NAGU 3.60 3.60 "Comu "Comunic nicació aciónn de HallazHallazgos de Auditoría" Reso Resoluci lución ón N° 259-20 259-2000-C 00-CG: G: ModifiModifican Normas de Auditoría Gubernamental y dejan sin efecto directivos sobre comunicación de hallazgos y evaluación de indicio de responsabilidad penal y civil (13/12/00). 3. Objet Objetivos ivos de los los hallazgos hallazgos
Los hallazgos de auditoría gubernamental deben referirse a diversos aspectos de la estructura de control interno entre otros: ambiente de control, sistema de contabilidad, procedimientos de control su propósito es proporcionar información útil y oportuna adopción de acciones correctivas. 4. Comunicació Comunicación n de hallazgos
a) La comunicac comunicación ión de hallazgos hallazgos de auditoría se efectúa por escrito en forma reservada y directa debiendo acreditarse su recepción, en caso de no ser ubicadas las personas comprendidas, los hallazgos serán notificados a
través del Diario Oficial El Peruano Peruan o y otro de mayor circulación de la localidad en que se encuentre la entidad auditada, por 3 días hábiles consecutivos. b) El auditor auditor debe desarrolla desarrollarr sus hallazhallazgos de auditoría y transcribirlos en los papeles de trabajo debidamente referenciados y documentados, en la redacción de los hallazgos, el auditor debe utilizar un lenguaje sencillo y fácilmente entendible, tratando los asuntos en forma objetiva concreta y concisa y debe considerar los atributos de "condición y criterio" c) La responsabili responsabilidad dad de la comunicaci comunicación ón de hallazgos de auditoría y la oportuna evaluación de las aclaraciones o comentarios recepcionados, compete al auditor encargado y al supervisor de auditoría. 5. Plazos de comunicacio comunicacion n
a. El plazo plazo de recepción recepción de los descar descargos, gos, aclaraciones o comentarios serán hasta de CINCO DÍAS HÁBILES, debemos señalar que el plazo para la recepción de las aclaraciones o comentarios requiere ser establecido teniendo en consideración las particularidades de cualquier hallazgo, tales como la naturaleza del análisis, alcance del examen, etc. b. La ampliación ampliación de plazo, plazo, procede a otorotorgarse por una sola vez, siempre y cuando la persona receptora de la comunicación, lo solicite sustentadamente por escrito, antes de su vencimiento. c. La prórroga prórroga por el término otorgad otorgadoo inicialmente 5 días más. Para lo cual se efectuará las coordinaciones del caso con el supervisor de auditoría. Si existieran circunstancias particulares o limitaciones justificables que tenga la persona comunicada se puede otorgar una aplicación extraordinaria de 10 días útiles en lugar de los 5 días. 6. Requisitos que debe contener contener la comunicación de hallazgos
Los oficios de comunicación de hallazgos deben contener los siguientes aspectos: Reserva Ma Mate teri rial alid idad ad Hall Hallazgo azgoss vinculado vinculadoss a la participac participación ión
o competencia personal de su destinatario. Rece Recepció pciónn acredita acreditada da o publicac publicación ión en el diario de mayor circulación. 7. Elementos de los hallazgos s o t n e m e l E
I N . O R M E E S P E C I A L
A) Condición ón o situación tuación enconencontrada o hallada "lo que es" B) Criterio "lo que debe debe ser" ser" C) Causa "Por qué qué sucedio sucedio"" D) Efecto "Diferenci Diferencia entre lo que es y lo que debe ser"
Ejemplo: Sumilla: "La entidad no cuenta con equipos de seguridad para casos de emergencia" A Cond Condició ición n o situaci situación ón encontr encontrada ada o hahallada "lo que es" 1 . La entidad entidad no cuenta con los los elementos elementos y equipos necesarios para actuar en caso de emergencia (incendio, siniestros, etc.) 2 . El área de mantenimie mantenimiento nto y servicios cios no realiza revisiones periódicas para detectar posibles daños o emergencias. B)Criterio "lo que debe ser" 1 . No cumplimiento miento de la norma técnica ca de control 100.04, asignación de autoridad y responsabilidad. 2. Norma técnica técnica de Control Control infringida; 300.05 mantenimiento de bienes de Activo ijo. 3. Norma técnica de Control Infringida; Infringida; 300.08 protección de bienes de Activo ijo "deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que puedan ocasionar daños o pérdidas de bienes públicos". C) Causa "Por qué sucedió" 1 . Subestimac Subestimación ión de los niveles es reales y potenciales de riesgo e inseguridad y por consiguiente no se cuenta con los equipos y elementos indispensables de seguridad. 2. Dentro de su organizac organización ión el área de mantenimiento y servicios no cuenta con personal con funciones y responsabilidad de detectar y reportar posibles daños materiales. D) Efecto "Diferencia entre lo que es y lo que debe ser" 1 . Posibilidad lidad de mayores mayores daños y perjuicios perjuicios humanos y materiales en caso de presentarse daños siniestros y desastres. 2. Se exponen los diferentes diferentes recursos recursos de la entidad a mayores niveles de riesgo e inseguridad en perjuicio de la entidad, desembolsándose mayores costos de operación.
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ACTUALIDAD EMPRESARIAL | N° 88
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IN.ORME ESPECIAL
8. Comunicación de hallazgos de personas comprendidas y no ubicadas (Ex uncionarios)
Cuando el equipo de auditoría halla agotado todos los medios a su alcance para ubicar a las personas que deben recibir la comunicación, se procederá a citarlos mediante aviso publicado en el Diario Oficial El Peruano o en el diario designado a las comunicaciones judiciales de provincias. Mediante aviso publicado de conformidad con lo dispuesto en la NAGU 3.60, la publicación debe ser publicada por tres días hábiles consecutivos cuando se evidencia que la persona debe recibir una comunicación, se encuentre en el extranjero, se procederá a efectuar la citación a través del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Categoría B
1. Aspectos administrativos de menor implicancia que requieren seguimiento. 2. Responsabilidad administrativa. 3. Perjuicio económico medianamente significativo. 4. Gestión ineficiente que implica el incumplimiento de algunas metas
Categoría C
1. Aspectos administrativos de menor implicancia que requieren seguimiento.
9. Evaluación de los hallazgos
Al efectuar la evaluación de los hallazgos, el auditor debe considerar varios factores relacionados con la entidad tales como: su tamaño, su complejidad, diversidad de actividades, estructura orgánica y otras características. Por lo tanto, la comunicación de hallazgos no solamente consiste en determinar observaciones que contengan fraude u error sino también observaciones de tipo operativo gerencial. Así como, las debilidades de control interno los mismos que deben ser comunicados a la entidad. El propósito de valuar los hallazgos de auditoría es considerar si los resultados de todos los propósitos de auditoria sustentan la razonabilidad de los saldos reflejados en los EE, así como en el cumplimiento de metas y objetivos. 10. Conferencia final con la alta dirección sobre comunicación de hallazgos
La conferencia final es realizada por el auditor encargado y el supervisor del equipo de auditoría al término del trabajo, para hacer conocer a los funcionarios de alto nivel de la entidad examinada en forma oral y por escrito mediante oficio la totalidad de los hallazgos de auditoría encontrados en el transcurso de su trabajo, el propósito de esta conferencia es informar a la alta dirección sobre los hallazgos de auditoría que, durante el trabajo de campo, fueron comunicados por escrito a los funcionarios de menor nivel y empleados responsables.
14. Modelos de comunicación de hallazgos COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS (AUDITORÍA EXTERNA) AÑO DE OICIO N° SR .............................. CARGO QUE DESEMPEÑA .............................. ENTIDAD AUDITADA ASUNTO:Comunicación de hallazgos y presentación de aclaraciones y descargos. RE:NAGU 3.60 - Comunicación de Hallazgos de Auditoría, aprobada con R.C N° 112-97-CG y mdificado con R.C. N° 259-2000-CG. Me dirijo a Ud. en relación a la auditoría efectuada en la entidad.......... Con la finalidad de comunicarle que el equipo de auditoria determinó hechos irregulares en la gestión examinada, en las cuales ha participado, según se detallan en el anexo adjunto en la gestión examinada, que consta de 20 folios, por lo cual agradeceré se sirva alcanzar en forma individual y directa a este equipo sus descargos sustentados documentalmente, dentro de un plazo perentorio máximo de ....... días calendario de recibido el presente, a fin de permitirnos su respectiva evaluación. Es importante señalar que, vencido el plazo si no se, recibiese respuesta, esta circunstancia será revelada en el informe, así como los hechos materia de observación, así mismo, debemos puntualizar que, debido a la naturaleza confidencial de su tratamiento deberá mantener estricta reserva sobre el contenido del presente documento.
11 Memorandum de conclusiones
El memorándum de conclusiones es un documento interno que describe los aspectos siguientes: a. La confirmación de que los papeles de trabajo fueron revisados. b. La discusión de los hallazgos de auditoría, con relación a los objetivos de la auditoría. c. Las conclusiones sobre si la evidencia de auditoría obtenida es suficiente y apropiada para formarse una opinión de auditoría. d. Las conclusiones con respecto a los estados financieros, si tiene o no errores e irregularidades de importancia relativa. 12. Descargo de la comunicación de observaciones
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Al término del desarrollo de cada observación se indicará de modo suscinto los descargos que presenten las personas comprendidas en la misma, así como, la opinión del auditor después de evaluar los hechos observados y los descargos recibidos. 13. Categorización de las observaciones
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Categoría A
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Observaciones que implican: 1. Responsabilidad Civil. 2. Responsabilidad Penal. 3. Corrupción administrativa. 4. Perjuicio económico, considerando la magnitud del monto, relacionado con la envergadura y naturaleza de la entidad. 5. Gestión ineficiente que explica el cumplimiento de objetivos y metas. ...continuá
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INSTITUTO
DE INVESTIGACIÓN
EL PACÍ.ICO
Atentamente; ------------------------------Auditor Encargado
COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS (OAI) MEMORANDUM N° A : ASUNTO : RE.ERENCIA : .echa
Sr. Ing. Gerente del área de Infraestructura Pública NAGU 3.60 - Comunicación de Hallazgos de Auditoria, aprobada por RC N° 112-97-CG, modificado RC N° 259-2000-CG : Lima........de....................................del 2002
Me dirijo a Ud. en relación a la auditoria efectuada en el área de infraestructura pública en cumplimiento al programa anual de auditoría, con la finalidad de comunicarle que el equipo de auditoria, determinó hechos irregulares en la gestión examinada, en los cuales ha participado, según se detalla en el anexo adjunto que consta de ........................... folios, por lo cual agradeceré se sirva al alcanzar en forma individual y directa sus descargos sustentados documentariamente dentro de un plazo perentorio máximo de ........ días calendario de recibido el presente. A fin de permitirnos su respectiva evaluación. Es importante, que, vencido el plazo y no se recibiese respuesta esta circunstancia será revelada en el informe, así como, los hechos materia de observación asimismo, cabe puntualizar que debido a la naturaleza confidencial de su tratamiento, deberá mantener estricta reserva sobre el contenido del presente documento. Atentamente, _________________________ CPC. JEE DE LA OAI
