RECURSOS INFORMÁTICOS - Módulo 3 4.1- COMPONENTES DE LA INTERFAZ DE EXCEL Las planillas de cálculo pertenecen a la categoría Software de Aplicación y se pueden definir como una herramienta informática que nos permite trabajar y operar en la computadora con datos alfanuméricos distribuidos en filas (que se referencian mediante un número) y columnas (que se referencian a través de una letra), conformando una celda, de manera que puedan ejecutarse diversas operaciones aritméticas de todo tipo de complejidad, y también gráficos. Una hoja de cálculo se encuentra compuesta por numerosas columnas y más de un millón de filas. De forma predeterminada las filas van numeradas y las columnas se encuentran etiquetadas con letras que van de la A a la Z, para continuar con la secuencia, luego se combina la letra A con cada una de las otras letras y así en forma sucesiva. Las operaciones que nos permiten realizar la aplicación, se realizan generalmente a través de cálculos entre las celdas (que son la intersección de una fila y una columna), las que pueden ser referenciadas utilizando la letra de la columna y el número de la fila (ejemplo B2). Cada celda tiene una dirección única, es necesario introducir las direcciones de las celdas en las fórmulas para indicar a Excel lo que se quiere calcular, de lo contrario, si en la fórmula se utilizan los valores numéricos, al ser éstos modificados los resultados no se actualizan; para que esto suceda se debe referenciar las celdas en las fórmulas. La celda es un pequeño editor de texto y en ella se puede escribir un texto, insertar una imagen, un gráfico, entre otros. La real potencia del producto se encuentra en el tratamiento de los datos, para la resolución de distintos problemas que se presentan en las actividades personales y laborales. La planilla de cálculos nos permite almacenar, organizar, consultar y ordenar gran cantidad de información según distintos criterios, como así también realizar operaciones matemáticas y estadísticas desde las más simples a las más complejas. A diferencia del documento de Word, la planilla de cálculo se organiza como un libro, es decir que cuenta con distintas hojas; en la parte inferior de la pantalla pueden apreciarse tres solapas denominadas Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3; haciendo clic sobre cualquiera de estas solapas puede ingresarse a las mismas; los datos introducidos en una hoja no siempre tienen que tener relación con las otras hojas; pero empleando funciones o fórmulas pueden vincularse. Los nombres de estas hojas se pueden modificar, éstas también se pueden eliminar, insertar, entre otras acciones. Si se va haciendo clic con el cursor, se observa que se van resaltando las celdas y es en estas donde se van a ir introduciendo los datos sucesivamente tras desplazarse de celda en celda pulsando la tecla Enter. Al iniciar Excel aparece la siguiente ventana:
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Referencias: 1. Barra de herramientas de acceso rápido
2. Barra de título
3. Cinta de opciones organizadas en pestañas
4. Barras de desplazamiento
6. Vistas de documento
8. Ficha Archivo
7. Barra de estado
10. Solapas con nombre de cada hoja
5. Zoom 9. Área de trabajo
11. Barra de Edición o de fórmulas
Rango El conjunto de celdas consecutivas se denomina rango y se escribe indicando: la primera celda del mismo y la última, separadas por dos puntos. Hay tres tipos de rangos: Rango Columna: es aquel que se conforma de la misma columna y distinta fila, por ejemplo: A6:A19. Rango Fila: difiere la columna y permanece constante la fila, por ejemplo: D3:F3. Rango Matricial: difieren las filas y las columnas, por ejemplo: D15:G28. Se utilizan las celdas extremos para identificarlo.
Edición de datos - El conjunto de celdas consecutivas se denomina rango y se escribe indicando: la primera celda del mismo y la última, separadas por dos puntos. En una planilla de Excel básicamente se pueden ingresar cuatro tipos de datos: Numéricos (en todos los formatos permitidos). Alfanuméricos: números y letras (se utilizan en los rótulos de filas y columnas, títulos, entre otros). Fórmulas: son expresiones que se utilizan para realizar cálculos, es el mismo usuario quien crea las mismas. Funciones: fórmulas que han sido programadas previamente al momento de crear la aplicación y ya vienen incorporadas en ésta. El usuario sólo debe indicar los argumentos o parámetros necesarios para que el Excel pueda calcular el resultado. Para ingresar datos debemos primero organizarlos, siempre conviene hacerlo por filas, por ejemplo, si hablamos de los sueldos de los empleados, pondremos toda la información referente a éste en una fila, como podría ser su Apellido y Nombre, Categoría y Sueldo, a su vez, en las columnas pondremos siempre las mismas particularidades de todos los elementos de las filas, es decir, en las columnas introduciremos la información respectiva; por ejemplo, en la columna A, introduciremos el Apellido y Nombre de los empleados; en la columna B, la Categoría que le corresponda a cada 2
empleado, detallado en la columna A, de manera que el Apellido y Nombre incluido en una fila de la columna A, tenga total correspondencia con la Categoría introducido en la misma fila de la columna B y así sucesivamente, como se muestra en la siguiente imagen. Si en una columna los datos la sobrepasan, es decir que abarcan la celda contigua también, podremos hacer doble clic con el mouse, entre la letra que indica la columna donde estamos trabajando y la siguiente; y el ancho de la columna adoptará el tamaño de la palabra u oración más larga de esa columna, o bien pisando y arrastrando con el mouse en la línea que separa la columna (letra) con la siguiente y buscar el ancho deseado. Igual que para ajustar el ancho de la columna, podemos hacer lo mismo con la fila. 4.2 FORMATO La apariencia del texto que se escribe en Excel se puede modificar fácilmente. Dentro de la ficha Inicio se encuentran los grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar. Esta solapa nos permite acceder a todos aquellos comandos que facilitan la mejora en la presentación de la información, como pueden ser los cambios de formato de carácter, alineaciones de datos en las celdas, formato de número, aplicación de estilos, entre otras operaciones. 4.2.1 Fuente El grupo Fuente nos permite aplicar formato a los datos que se encuentran organizados en las celdas, las cuales han sido seleccionadas previamente. Uno de los cambios de formato más comunes que puede hacer es el de tipo de la fuente que muestran los datos que se encuentran en las celdas. Una vez que se ha encontrado la fuente que se busca basta con hacer clic sobre ella para aplicarla. Si se conoce el nombre no será necesario que se busque la fuente en la lista, se puede escribir directamente en la caja de texto que contiene el nombre de la fuente actual, ya que se trata de un cuadro editable. A medida que se escribe, el cuadro se va auto rellenando con la fuente que cree que se está buscando, de modo que es posible que al introducir únicamente dos o tres letras, ya se muestre la que le interesa. Al hacer clic en la flecha de la esquina inferior derecha de cada panel de los grupos Fuente, Alineación y Número se abre el mismo cuadro de diálogo, con la diferencia de la pestaña activa que muestra. 4.2.2. Alineación - Permite indicar el tipo de alineación horizontal y vertical de los datos que tiene almacenados cada celda, combinar celdas, ajustar, cambiar la orientación e inclinación del texto según la cantidad de grados especificados. El comando Combinar y centrar une las celdas seleccionadas en una celda de mayor tamaño y centra el contenido en la nueva celda. Para revertir esta situación se debe desactivar la casilla de verificación del comando Combinar celdas haciendo clic sobre la tilde que muestra el cuadrado. Generalmente se utiliza para crear etiquetas que abarcan varias columnas. 4.2.3 Número Cuando hablamos de formato de números nos referimos a como se ve un número en una celda de Excel. Al cambiar el formato de un número en una hoja de Excel, sólo estamos cambiando lo forma en que Excel exhibe el número. El número en sí mismo no cambia. Por ejemplo: Allí vimos que cuando vemos la fecha "9/05/2006" en una celda, Excel "ve" el número 38846 que es la cantidad de días transcurridos desde el 1/01/1900 hasta el 9/05/2006. 3
En la lista Categoría, haga clic en el formato que desee usar y, a continuación, ajuste la configuración si fuera necesario. Por ejemplo, si usa el formato Moneda, puede seleccionar un símbolo de moneda diferente, mostrar más o menos posiciones decimales o cambiar la forma en que se muestran los números negativos. En el siguiente ejemplo se observan dos datos de tipo Fecha en diferentes celdas, para calcular la duración del contrato, es decir la cantidad de días existentes entre una y otra fecha, Excel debe convertir cada dato en formato número, como se observa en la segunda figura, y posteriormente realizar la resta de ambas cantidades.
4.2.4 Estilos En la pestaña Inicio encontramos estilos predefinidos listos para aplicarlos a nuestra tabla o celda, de modo que adquiera un aspecto elegante rápidamente. Formato condicional El formato condicional es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que nos permite aplicar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto hace posible aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla.
Dar formato como tabla Esta opción nos permite aplicar formato rápidamente a un conjunto de celdas y lo convierte en una tabla seleccionando un estilo específico. Estilos de celda Excel provee de estilos de celda predefinidos, los cuales se pueden utilizar para aplicar un formato a las celdas de manera rápida y conveniente. También se puede definir y crear nuestros propios estilos de celda. Una vez que tiene ese estilo de celda que se aplicará continuamente a sus reportes, lo mejor es guardarlo para que se encuentre disponible en todo momento. Solamente se debe seleccionar la celda que contiene el formato adecuado y pulsar el botón desplegable Estilos de celda y seleccionar la opción Nuevo estilo de celda. Se mostrará el cuadro de diálogo Estilo. 4.2.5 Celdas El grupo Celdas permite: Insertar: celdas, filas, columnas y hojas. Eliminar: celdas, filas, columnas y hojas. Aplicar formato a las celdas, como por ejemplo, alto de fila, ancho de columna, ocultar, proteger.
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4.3 CREACIÓN DE FÓRMULAS Las fórmulas son expresiones, creadas por el usuario, que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se ha creado dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por: operadores de cálculo, operandos: los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia. Los que se usan comúnmente son los operadores aritméticos: +, -, * , /, ^ y %. referencias a las celdas (anteriormente se comentó que no es conveniente trabajar con valores numéricos directamente porque si éstos se modifican los resultados en donde intervienen los mismos no se actualizan automáticamente). y con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe colocar como primer carácter el signo igual (el signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula). Si directamente escribimos la fórmula omitiendo el signo, el Excel considera que se ha ingresado un dato de tipo alfanumérico, por consiguiente muestra el mismo en forma literal como una cadena de caracteres, es decir, no realiza el cálculo. Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado (la multiplicación * tiene mayor prioridad, es decir, se calcula en primer lugar, que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numérico 10, la celda A4 contiene el valor numérico 5, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel producirá 25 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula. El contenido de las celdas que utilizamos en las operaciones de las fórmulas debe ser numérico; si por equivocación incluimos en la fórmula una celda que contenga un texto, puede darnos error. El error se muestra de la siguiente forma: #¡VALOR! y significa, como ya mencionamos, que hay un texto en la celda que queremos efectuar una operación matemática. La celda donde nos posicionamos para efectuar el cálculo nunca debe estar incluida dentro de la fórmula. Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Ejemplos de errores al momento de crear una fórmula: # #### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan.
Utilización de paréntesis - Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, 5
de tal forma que ésta se procese o calcule antes que las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis que abre y otro paréntesis que cierra. Por ejemplo, la siguiente fórmula: =10+7*5 Produce como resultado 45 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 7 por 5 y luego suma 10 al resultado. Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la fórmula se puede escribir como: =(10+7)*5 En este caso Excel sumará 10 más 7 y luego multiplica el resultado por 5, con lo que se obtiene 85. En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula le indican a Excel que calcule primero la suma del valor que contiene la celda B4 más el valor constante 30, y después divida el resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o se encuentran en las celdas G5, G6 y G7. =(B4+30)/SUMA(G5:G7) Cálculo de porcentajes - Para calcular un porcentaje, la forma más conveniente de hacerlo es colocar el mismo en una celda con formato porcentual, posteriormente, en la fórmula se debe multiplicar la celda en donde se encuentra el porcentaje y la celda en donde se encuentra la cantidad sobre la cual se desea obtener el mismo. 4.3.1 Referencias relativas y absolutas Referencias relativas. Una referencia relativa de celda en una fórmula, siempre conserva la posición relativa entre la celda que contiene la fórmula y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de celda en la fórmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas. Cuando se copia una fórmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en las fórmula que se crea en la celda destino se ajusta automáticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene la fórmula =A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modifica automáticamente la fórmula obteniéndose en la celda B3 la nueva fórmula como =A2. Fórmula, con referencia relativa, copiada de la celda B2 a la celda B3 Ejemplo práctico: en este ejemplo cada empleado cobra un premio distinto y se ha cargado respectivamente en una columna en la fila cada uno. - Referencias absolutas (también se la denomina celda fija o congelada). Una referencia absoluta de celda en una fórmula, siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila específica. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino no varía. De forma predeterminada cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas y para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del número de fila de la celda, por ejemplo $A$1. Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la fórmula es la misma en ambas celdas. Fórmula, con referencia absoluta, copiada de la celda B2 a la celda B3. Ejemplo práctico: en este ejemplo el premio ya se ha cargado en una celda y es para todos los empleados el mismo valor. - Referencias mixtas Una referencia mixta de celdas tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc.; mientras que una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si 6
se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia), se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si una fórmula que contiene referencias mixtas se copia a otra u otras celdas, la referencia relativa se modifica automáticamente y la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =A$1, que contiene una referencia mixta que indica que la fila no debe variar, se copia de la celda B2 a la celda C3, la nueva fórmula que contendrá la celda C3 es entonces =B$1. Fórmula, con referencia mixta, copiada de la celda B2 a la celda C3. 4.4 INSERCIÓN DE OBJETOS En la ficha Insertar se encuentran los siguientes grupos: Tablas, Ilustraciones, Gráficos, Minigráficos, Filtro, Vínculos, Texto y Símbolos. 4.4.1 Funciones Las funciones son fórmulas predefinidas que proporciona Excel, las cuales ejecutan cálculos utilizando los valores especificados (denominados argumentos) en un orden determinado, para producir un nuevo valor o grupo de valores. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas. Todas las funciones de Excel se expresan de la siguiente manera: =Función( ) En donde: = significa que la celda contendrá una fórmula a través de una función Función es la expresión genérica de cualquier función de Excel ( ) se denomina argumento. Cabe aclarar que si en el argumento de cualquier función se observa “:” (dos puntos), este se denomina rango, por ejemplo =suma(A1:B5), suma todos los números comprendidos entre A1 y B5. Si dentro del argumento las celdas están separadas por ; (punto y coma) la función se ejecuta para cada celda que se menciona dentro del argumento, es decir que se encuentran separadas por punto y coma, por ejemplo =suma(A1;B5) realiza la suma entre la celda A1 y B5, que es igual a hacer =A1+B5. Estructura de las funciones incluidas en Excel: =Nombre de la función(argumento 1;argumento 2;……;argumento n) - Nombre de función. Cada una de las funciones incluidas en Excel tiene un nombre único que las diferencia unas de otras, este nombre es una cadena de caracteres alfabéticos, por ejemplo la función PROMEDIO. En algunos casos el nombre incluye uno o más puntos (.) dentro de la cadena de caracteres que lo conforman, como por ejemplo la función CONTAR.SI. - Argumentos. Los argumentos es una lista de valores separados por punto y coma (;), y pueden ser números, referencias de celda, texto entre comillas, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, o valores de error como #N/A. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La cantidad de argumentos que deban ingresarse a una función es definido por la función misma, y cada uno de estos argumentos deberá ser un valor válido y del tipo requerido por el correspondiente orden en que es especificado por la función. Algunas funciones no necesitan argumentos como la función HOY( ). Nótese que a pesar de no tener argumentos esta función, es obligatorio colocarle tanto el paréntesis de apertura como el de cierre. La estructura de una función comienza por el nombre de la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por punto y coma y un paréntesis de cierre.
Para obtener una lista de funciones disponibles, se selecciona una celda y se presiona el botón para insertar una función en la barra de fórmulas, si está activa esta barra de fórmulas; o se abre el menú Fórmula y a continuación se selecciona la opción Insertar Función…. Se selecciona la categoría en la lista desplegable y luego se selecciona la función que se necesite.
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En la ficha Fórmulas, en el grupo Biblioteca de Funciones, se pueden visualizar las categorías de las mismas representadas con íconos que hacen referencia a cada una. En cada uno de ellos se puede desplegar una lista en donde se puede seleccionar la función que se está necesitando emplear. Para calcular el Total a Abonar se puede utilizar una fórmula o una función. En primer lugar se utilizará una fórmula para obtener el resultado que se está buscando. Ahora se utilizará la función SUMA: Como se pudo observar, por ambos caminos se llegó al mismo resultado, pero en este caso resulta conveniente utilizar la función porque en la fórmula se deben detallar cada una de las celdas. Paleta de funciones: Cuando inserte una función, la Paleta de fórmulas le servirá de ayuda, la misma muestra el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.
Explicación y sintaxis de las funciones que se van a utilizar en la materia SUMA: Suma todos los números de un rango. Sintaxis: SUMA(número1;número2; ...) Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números cuya suma desea obtener. Se toman en cuenta números, valores lógicos y representaciones de números que escriba directamente en la lista de argumentos. Si un argumento es una matriz o una referencia, solamente se contarán los números de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error en esa matriz o referencia. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a números causarán errores. Ejemplos Si las celdas A2:E2 contienen 5; 15; 30; 40 y 50: SUMA(A2:C2) es igual a 50 PROMEDIO: Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Sintaxis PROMEDIO(número1;número2; ...) Número1;número2; ... son de 1 a 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener. Observaciones - Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan por alto; sin embargo, se incluyen las celdas cuyo valor sea 0. Sugerencia. Al calcular el promedio de las celdas, tenga en cuenta la diferencia entre las celdas vacías y las que contienen el valor cero, especialmente si ha desactivado la casilla de verificación Valores cero de la ficha Ver comando Opciones del menú Herramientas. Las celdas vacías no se cuentan pero sí los valores cero. 8
Ejemplos Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2: PROMEDIO(A1:A5) es igual a 11 PROMEDIO(A1:A5) es igual a SUMA(A1:A5)/CONTAR(A1:A5), que es igual a 11. MIN: Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Sintaxis MIN(número1;número2; ...) Número1;número2; ... son entre 1 a 30 números cuyos valores mínimos desea encontrar. Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones textuales de números. Los argumentos que son valores de error o texto que no se puede traducir a números, causan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, sólo se usan los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Si los valores lógicos o el texto no deben pasarse por alto, utilice la función MINA. Si los argumentos no contienen números, MIN devuelve 0. Ejemplos Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27, y 2: MIN(A1:A5) es igual a 2 MIN(A1:A5;0) es igual a 0 MAX: Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores. Sintaxis MAX(número1;número2; ...) Número1; número2; ... son entre 1 y 30 números para los que se desea encontrar el valor máximo. Puede especificar argumentos que sean números, celdas vacías, valores lógicos o representaciones de números en forma de texto. Los argumentos que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir a números causan errores. Si un argumento es una matriz o referencia, se usarán sólo los números de esa matriz o referencia. Las celdas vacías, valores lógicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasarán por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lógicos y el texto. Si el argumento no contiene números, MAX devuelve 0. Ejemplos Si A1:A5 contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2, entonces: MAX(A1:A5) es igual a 27 MAX(A1:A5;30) es igual a 30 CONTARA: Cuenta el número de celdas que no están vacías y los valores que hay en la lista de argumentos. Use CONTARA para contar el número de celdas que contienen datos en un rango o matriz. Sintaxis CONTARA(valor1;valor2; ...) Valor1; valor2; ... son de 1 a 30 argumentos que representan los valores que desea contar. En este caso, un valor es cualquier tipo de información, incluyendo texto vacío ("") pero excluyendo celdas vacías. Si un argumento es una matriz o una referencia, se pasan por alto las celdas vacías que se encuentran en la matriz o en la referencia. Si no necesita contar valores lógicos, texto, o valores de error, use la función COUNT. Ejemplos CONTARA(A1:A7) es igual a 6 CONTARA(A4:A7) es igual a 4 CONTAR: Cuenta el número de celdas que contienen números y los números en la lista de argumentos. Use CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un rango o de una matriz de números. Sintaxis CONTAR(ref1;ref2; ...) Ref1; ref2;... son entre 1 y 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos tipos de datos, pero sólo se cuentan los números.
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Los argumentos que son números, fechas o representaciones textuales de números se cuentan; los argumentos que son valores de error o texto que no puede traducirse a números se pasan por alto. Si un argumento es una matriz o una referencia, sólo se cuentan los números de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos, texto o valores de error de la matriz o de la referencia. Utilice la función CONTARA si necesita contar valores lógicos, texto o valores de error. Calcular un valor basado en una condición. Una fórmula de Microsoft Excel realiza cálculos con valores de la hoja de cálculo. Normalmente, las fórmulas realizan cálculos con todos los valores de un rango determinado. Sin embargo, ¿qué sucede si desea que Excel cambie la fórmula si una determinada condición es cierta o si desea incluir en el cálculo sólo los valores que cumplan determinadas condiciones? Por ejemplo, es posible que desee hacer un seguimiento de los pedidos hechos por los vendedores y después resumir las ventas de cada vendedor sin volver a organizar los datos. O tal vez desee determinar la cantidad de bonificación por cada venta, basada en la cantidad total facturada. Cuando desee que las fórmulas realicen pruebas condicionales, puede utilizar fórmulas condicionales en Excel. Excel incluye tres funciones de hoja de cálculo que calculan resultados basados en condiciones. Para contar el número de veces que un valor específico aparece en un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una cantidad total basada en una sola condición, utilice la función de hoja de cálculo SUMAR.SI. Para devolver un valor de dos, por ejemplo el porcentaje de bonificación, utilice la función de hoja de cálculo SI. Funciones de hoja de cálculo y CONTAR.SI y SUMAR.SI - Imagine que desea crear un resumen que muestre, para cada vendedor, el número total de pedidos hechos y la cantidad total facturada durante un período determinado. Para contar el número de pedidos hecho, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular la cantidad total facturada, utilice la función de hoja de cálculo SUMAR.SI. CONTAR.SI: Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado En este ejemplo, la función de hoja de cálculo CONTAR.SI cuenta el número de pedidos hechos por cada vendedor. La función CONTAR.SI tiene dos argumentos: el rango que debe comprobarse y el valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio). Sintaxis =CONTAR.SI(rango;criterio) Para Buchanan, la función (de la celda B32) tiene esta forma: =CONTAR.SI(A2:A26;A32) - La función cuenta el número de veces que el nombre de la celda A32 (el argumento criterio) aparece en la lista Vendedores (A2:A26, el argumento rango). Rango: es el rango dentro del cual desea contar el número de celdas que no están en blanco. Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, el argumento criterio puede expresarse como 32; "32"; ">32" o "manzanas". Ejemplos Supongamos que el rango A3:A6 contiene "manzanas", "naranjas", "melocotones" y "manzanas" respectivamente. CONTAR.SI(A3:A6;"manzanas") es igual a 2 Supongamos que el rango B3:B6 contiene 32; 54; 75 y 86 respectivamente. CONTAR.SI(B3:B6;">55") es igual a 2 SUMAR.SI: Busca un valor dentro de un rango y después suma todos los valores correspondientes en otro rango En este ejemplo, la función de hoja de cálculo SUMAR.SI calcula la cantidad total facturada por cada vendedor. La función de hoja de cálculo SUMAR.SI. tiene tres argumentos: el rango que debe comprobarse, el valor que debe buscarse dentro del rango (el criterio) y el rango que contiene los valores que deben sumarse. 10
=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Para Buchanan, la función (de la celda C32) tiene esta forma: =SUMAR.SI(A2:A26;A32;B2:B26) La fórmula busca el texto de la celda A32 (el argumento criterio) en la lista Vendedores (A2:A26, el argumento rango) y después suma las cantidades correspondientes de la columna Total factura (B2:B26 el argumento rango_suma). * Función de hoja de cálculo SI SI: La función de hoja de cálculo SI comprueba (valida) una condición que ha de ser verdadera o falsa. Si la condición es verdadera, la función devuelve un valor y, si es falsa, devuelve otro valor. Imagine que la organización determina las bonificaciones por venta en una escala variable que otorga un 10 o un 15 por ciento según la cantidad facturada. Para determinar cuál de los dos valores usar, basándose en una condición que puede ser verdadera o falsa, utilice la función de hoja de cálculo SI. La función de hoja de cálculo SI devuelve una bonificación del 10% o del 15% según la cantidad facturada. Esta función tiene tres argumentos: la condición que se desea comprobar, el valor que se devolverá si la condición es verdadera y el valor que se devolverá si la condición es falsa. =SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Para la facturación de 8.000 de Suyama, la función (de la celda C4) tiene esta forma: =SI(B4<10000;10%;15%) Si la cantidad facturada es inferior a 10.000 $ (el argumento prueba_lógica), la bonificación será del 10 por ciento (el argumento valor_si_verdadero). Si la cantidad facturada son 10.000 $ o más, la bonificación será del 15 por ciento (el argumento valor _si_falso). Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas. Prueba_ lógica es cualquier valor o expresión que puede evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar operador de comparación.
cualquier
Operadores de comparación: Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Al comparar dos valores con estos operadores, el resultado es un valor lógico, bien VERDADERO bien FALSO
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y 11
valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula. Observaciones Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones. Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI. Ejemplos En una hoja presupuestaria, la celda A10 contiene una fórmula para calcular el presupuesto actual. Si el resultado de la fórmula de A10 es igual o menor que 100, la siguiente función mostrará "Dentro de presupuesto". De lo contrario, la función mostrará "Presupuesto excedido". SI(A10<=100;"Dentro de presupuesto";"Presupuesto excedido") En el siguiente ejemplo, si el valor en la celda A:10 es 100, prueba_lógica será VERDADERO y se calculará el valor total del rango B5:B15. De lo contrario, prueba_lógica será FALSO y se devolverá una cadena de texto vacía ("") que borrará el contenido de la celda que contenga la función SI. SI(A10=100;SUMA(B5:B15);"") Supongamos que una hoja de cálculo contiene las cifras de los gastos actuales y los pronosticados. Las celdas B2:B4 contienen los "Gastos actuales" para enero, febrero y marzo: 1500 $; 500 $; 500 $. Las celdas C2:C4 contienen los "Gastos pronosticados" para los mismos períodos: 900 $; 900 $; 925 $. Con las siguientes fórmulas puede escribir una fórmula que compruebe si se ha excedido el presupuesto: SI(B2>C2;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Presupuesto excedido" SI(B3>C3;"Presupuesto excedido";"Aceptar") es igual a "Aceptar" Supongamos que desea calcular diferentes porcentajes de descuento según la categoría a la que pertenece el empleado: Se podría utilizar la siguiente función anidada SI: =SI(B2="A";C2*$B$8;SI(B2="B";C2*$B$9;C2*$B$10)) Como se observa, la segunda función SI representa también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. 4.4.2 Tablas Dentro del grupo Tablas, el Excel nos da la posibilidad de insertar: tablas y tablas dinámicas. Nos permite insertar tablas para administrar y analizar datos relacionados. Las tablas permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja más fácilmente, también conocidas como tablas pivote son una herramienta para el análisis de datos dentro de una base de datos o tabla de datos. Su ventaja y funcionalidad radica en la capacidad de concentrar los datos de los campos de interés de la base de datos y realizar diferentes operaciones de agrupación y ordenación con ellos. Las tablas dinámicas nos permiten resumir los datos e insertar un gráfico dinámico, las mismas consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen. 4.4.3 Ilustraciones Dentro del grupo Ilustraciones se encuentran las herramientas Imagen, Imágenes prediseñadas, Formas, SmartArt, Gráfico y Captura. 12
Imagen Para insertar una imagen que se encuentre guardada en nuestro disco se debe hacer clic en el icono Imagen de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Insertar. Si se inserta la imagen desde un archivo, en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo en el que la seleccionamos, si elegimos Insertar ésta se guardará en el mismo archivo de documento. Seleccionando Vincular al archivo Excel 2010 abrirá la imagen desde donde se le ha indicado que se encuentra: esto puede ser problemático en caso de que la movamos a otra carpeta o borremos, pero la ventaja será que nuestro documento no ocupará tanto espacio. Si seleccionamos Insertar y vincular se guardará la imagen en el documento y a la vez se crea un vínculo al archivo de la misma: si ésta se borra o renombra se usará la incrustada en la planilla. También se puede insertarla de entre las Imágenes prediseñadas que vienen con Microsoft Office. Formas Para insertar una Forma se debe hacer clic en el icono Formas de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Insertar: se selecciona la que se desea, se hace clic en la página y se arrastra el ratón hasta darle el tamaño deseado para después soltar el botón. Para modificar la Forma hacemos clic con el botón derecho sobre ella y seleccionamos Formato de forma o Más opciones de diseño. SmartArt Un elemento gráfico SmartArt es una representación visual de la información que se puede crear de forma fácil y rápida eligiendo entre los diferentes diseños, con el objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente de forma gráfica. Al crear un elemento gráfico SmartArt, se le pide al usuario que elija un tipo de elemento gráfico SmartArt, como Proceso, Jerarquía, Ciclo o Relación. Cada tipo de elemento gráfico SmartArt contiene varios diseños diferentes. Una vez elegido el diseño, es muy fácil cambiar el diseño o tipo de elemento gráfico SmartArt. La mayor parte del texto y el resto del contenido, así como los colores, estilos, efectos y el formato de texto, se transfieren automáticamente al nuevo diseño. A medida que agrega y modifica el contenido en el panel de texto, el elemento gráfico SmartArt se actualiza automáticamente, es decir, las formas se agregan o se quitan según sea necesario. También puede agregar y quitar formas en un elemento gráfico SmartArt para ajustar la estructura del diseño. Por ejemplo, aunque el diseño Proceso básico aparezca con tres formas, puede ser que su proceso solo necesite dos o quizás cinco. A medida que agrega o quita formas y modifica el texto, la disposición de las formas y la cantidad de texto que contienen se actualizan automáticamente y se mantiene el diseño y el borde original del diseño del elemento gráfico SmartArt. 4.4.4 Gráficos Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo, tiene como objetivo facilitar su interpretación visualizando la información en forma más rápida y sencilla. A menudo un gráfico dice mucho más que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un gráfico en Excel, se puede optar por crearlo: - Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. - Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto. Elegir el tipo de gráfico adecuado para mostrar la información es de suma importancia. Cada tipo de gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar el gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos. Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel: Gráficos de columna. Un gráfico de columnas muestra los valores y los grupos de series como conjuntos de columnas verticales agrupadas por categoría. Los valores se representan por el alto de las columnas con relación al eje Y. Las etiquetas de las categorías aparecen en el eje X. Los 13
gráficos de columnas suelen utilizarse para comparar valores de categorías. Hay tres tipos de gráficos de columnas: de columna, de columna apilada y de columna 100% apilada. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las categorías aparecen en el eje vertical. Gráficos de línea Los gráficos de líneas muestran una serie como un conjunto de puntos conectados mediante una línea. Los valores se representan por el alto de los puntos con relación al eje Y. Las etiquetas de las categorías se presentan en el eje X. Los gráficos de líneas suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo. Existen dos tipos de gráficos de líneas: de líneas y de líneas suavizadas. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo. Este gráfico es comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área. Gráficos circulares Los gráficos circulares muestran los datos de los valores en formato de porcentajes de un total. Las categorías se representan mediante sectores individuales. El tamaño del sector viene determinado por el valor. Los gráficos circulares suelen utilizarse para mostrar porcentajes. Existen dos tipos de gráficos circulares: circulares y circulares seccionados. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total. Gráficos de Barra Los gráficos de barras muestran las series como conjuntos de barras horizontales agrupadas por categoría. Los valores se representan por la longitud de las barras con relación al eje X. Las etiquetas de las categorías se presentan en el eje Y. Los gráficos de barras suelen utilizarse para comparar valores de categorías. Existen tres tipos de gráficos de barras: de barras, de barras apiladas y de barras 100% apiladas. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides. Gráficos de Área Los gráficos de áreas muestran las series como un conjunto de puntos conectados por una línea, con un área rellenada por debajo de la línea. Los valores se representan por el alto de los puntos con relación al eje Y. Las etiquetas de las categorías aparecen en el eje X. Los gráficos de áreas suelen utilizarse para comparar valores a lo largo del tiempo. Existen tres tipos de gráficos de áreas: de áreas, de áreas apiladas y de áreas 100% apiladas. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a través del tiempo. Un gráfico de área es similar a un gráfico de línea, pero ya que el área entre las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de línea. Gráficos XY (Dispersión) Los gráficos XY o de dispersión muestran las series como un conjunto de puntos. Los valores se representan por la posición de los puntos en el espacio del gráfico. Las categorías, por su parte, por diferentes puntos del gráfico. Los gráficos de dispersión suelen utilizarse para comparar valores distintos de las categorías. Hay tres tipos de gráficos de dispersión: XY de dispersión, de dispersión con puntos de datos conectados por líneas y de dispersión con puntos de datos conectados por líneas suavizadas. Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes como en los gráficos anteriores. Gráficos de burbujas Los gráficos de burbujas muestran las series como un conjunto de símbolos. Los valores se representan por la posición del punto en el espacio del gráfico y el tamaño del símbolo. Las categorías, por su parte, por diferentes símbolos en el gráfico. Sólo existe un tipo de gráfico de burbujas. 14
Gráficos de Anillos Los gráficos de anillos muestran los datos de los valores en formato de porcentajes de un total. Las categorías se representan mediante sectores individuales. Los gráficos de anillos suelen utilizarse para mostrar porcentajes. Son idénticos en cuanto a funciones a los gráficos circulares. Existen dos tipos de gráficos de anillos: de anillos y de anillos seccionados. 4.4.5 Vínculos El grupo Vínculos nos permite crear un hipervínculo o enlace a un archivo, a una dirección de correo electrónico, a una dirección WEB, aun programa, entre otras opciones. 4.4.6 Texto El grupo Texto nos permite insertar cuadros de texto, objetos creados en Word Art, encabezado y pie de página, objetos, entre otras opciones. La posibilidad de insertar un cuadro de texto, es útil por ejemplo cuando se está dibujando en Excel y se desea agregar un texto en algún lugar del dibujo o cerca del mismo, ya que si desea hacerlo con el cursor de Excel de la manera corriente, se complica porque el área del dibujo no permite el ingreso para escribir. Los cuadros de texto suelen ser rectangulares, generalmente tienen un fondo blanco y están vacíos de texto, para que el usuario pueda escribir en éstos. La herramienta Word Art nos permite insertar objetos independientes de texto con formatos decorativos preestablecidos, los cuales pueden ser modificados por el usuario. La opción Insertar un Objeto nos permite colocar cualquier elemento como archivo de texto, audio, imagen, etc. El hecho de insertar un objeto vinculado implica que el mismo se modificará en el archivo destino cada vez que sufra alguna modificación en su archivo origen. 4.5 EDICIÓN DE DATOS En este punto del programa se va a considerar la expresión: “edición de datos” como aquella que integra las operaciones de ordenamiento, filtrado y cálculo de subtotal sobre una lista de datos estructurada dentro de una planilla de cálculo. Las herramientas que permiten realizar estas acciones se encuentran dentro de la ficha Datos de la Cinta de opciones. Una lista de datos en Excel se define como un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la fila superior contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada y cada columna un campo. Las listas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. 4.5.1 Ordenamiento por columnas y niveles Cuando disponemos de un listado compuesto por muchos registros, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía que debe establecerse. Para hacer una ordenación simple debemos posicionarnos en la columna que se necesite ordenar y, desde la pestaña Datos, se debe hacer clic en los botones de la sección Ordenar y filtrar, se puede dar la orden de ordenar en forma o descendente o ascendente respectivamente. El botón Ordenar nos permite ordenar por más de un criterio de ordenación. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar. - En el desplegable Ordenar por se debe elegir la columna. Si los datos tienen un encabezado que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna (columna A, columna B, ...). - Luego se debe indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono. - Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles... Cuando se ha completado un criterio, se puede incluir otro pulsando Agregar nivel, como se muestra en la imagen. De forma que se puede ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o más registros tengan el mismo nombre, por apellido. 15
Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente. Sólo si algún dato, perteneciente a la columna que se eligió como primer criterio para ordenar, se repite, el Excel tendrá en cuenta el segundo criterio, y, sólo si se repiten a la vez los datos del primer y segundo criterio elegido, el Excel considerará el tercer criterio de ordenación 4.5.2 Utilización de filtros Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro) que se haya especificado para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos: Autofiltro: que incluye filtrar por selección, para criterios simples Filtro avanzado: para criterios más complejos A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite al usuario modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo. Para activar la herramienta Filtro conviene estar posicionado en alguna celda que compone el listado, de esta forma, el Excel coloca al lado de cada nombre de campo una flecha que permite desplegar una lista. Por ejemplo, si de acuerdo a este listado de empleados se desea visualizar sólo aquellos que trabajen en el sector Ventas, se debe hacer lo siguiente: Así muestra el Excel el listado una vez que se ha aplicado el Filtro. Como la herramienta Filtro va a cumulando los resultados, si ahora se activa un filtro en otra columna, el Excel sólo tiene en cuenta estos tres registros. Por ejemplo, si sólo se desea visualizar de estos tres registros cuáles empleados cobran un Aguinaldo menor a $1.000, se debe hacer lo siguiente: La siguiente sería la planilla resultante al aplicar los dos filtros: Para volver al listado original se debe hacer clic nuevamente en la herramienta Filtro de la Cinta de Opciones. 4.5.3 Cálculo de Subtotal La función Subtotales en Excel, nos permite tener de manera casi inmediata filas con los totales de la información que disponemos en nuestra hoja de cálculo. En la siguiente ventana se visualiza el ejercicio que se va a utilizar para explicar la herramienta. Lo primero que se debe realizar es ordenar nuestra lista por el campo que deseamos cada corte de subtotal, por ejemplo en el ejercicio que se va a resolver podría ser la carrera. Una vez ordenado el listado por este campo, lo que se debe hacer es seleccionar todas las celdas que formen al listado o bien posicionarse en alguna de ellas. Al estar seleccionados los datos, dentro de la pestaña Datos se debe presionar el botón Subtotal, aparecerá un cuadro de diálogo como el siguiente: Como lo que se está buscando es que se muestre la cantidad de pasantes por carrera, se debe indicar que cada vez que cambie la carrera el Excel utilice la función Cuenta y muestre la cantidad obtenida en la columna Carrera. Para poder realizar la actividad nro. 1 del ejercicio se debe elegir las opciones que se observan dentro del cuadro de diálogo Como resultado se observa que en nuestra hoja de cálculo aparecen 3 cuadritos numerados del 1 al 3 del lado derecho de la hoja, esto es porque ha agrupado las información de nuestro archivo en 16
3 niveles, una (la número 1) que incluye todos los datos de nuestra hoja, la número2 es por Carrera y por último, la número 3 que nos muestra todos los datos que tenemos. Al hacer clic en el cuadrito marcado con el número 2 podemos ver que se ocultan las líneas con datos y nos quedan sólo las de subtotales, es decir, la cuenta por Carrera: De igual manera se puede hacer clic en el número 1 y se visualizará sólo la Cuenta general. Para volver al listado original se debe hacer clic en el botón Quitar todos. 4.5 VÍNCULO DE HOJAS Visualizando la pantalla, se vuelve a reconocer que las planillas de cálculos están compuestas por varias hojas, con sólo hacer clic en una de las solapas que muestra el nombre de cada hoja, automáticamente se abre, sin perder los datos de la hoja que estaba trabajando. Tenga en cuenta que cuando grabamos el libro, guardamos el contenido de todas las hojas. Si quisiéramos trabajar en la hoja 2, con parte de la información que se encuentra en la hoja 1, para realizar nuevos cálculos procederemos a su copiado: existen dos formas de hacerlo: Una es copiar y posterior pegado, para esto simplemente pintamos los datos que queremos copiar; sin desmarcarlos, vamos al menú Editar y seleccionamos Copiar; hacemos clic en la hoja 2 y sobre la celda en que queremos copiar los datos, procedemos a seleccionar el menú Editar y seleccionamos la opción Pegar. Este pegado tiene la limitación que cuando cambiamos algún dato en la hoja 1, no se cambia en la hoja 2. Otra forma es la que se denomina copiado dinámico y se realiza mediante fórmula. La misma nos permite que, al cambiar un dato de los copiados en la hoja 1, automáticamente se cambia en la hoja 2. La fórmula por utilizar deberá estar compuesta por el signo igual, el nombre de la hoja de donde provienen los datos que queremos copiar, el signo de admiración de cierre y la celda donde está el dato, como por ejemplo =Hoja1!A14. Esto que se acaba de explicar se denomina Vincular hojas. Ejercicio Práctico: en el siguiente listado se debe calcular el Aguinaldo y el Aporte correspondiente a cada empleado, dicho listado se encuentra en la hoja Empleados del archivo. Se debe tener en cuenta que los porcentajes correspondientes a ambos conceptos se encuentran en la hoja Porcentajes. 4.7 CONFIGURACIÓN DE PÁGINA Si se necesita cambiar los márgenes, tamaño de papel, etc. del documento con el que se va a trabajar, podemos hacerlo desde la pestaña Diseño de página de la cinta de opciones. En la ficha Diseño de Página usted podrá acceder a los grupos: Temas, Configuración de página, Fondo de página, Párrafo y Organizar. Temas Un tema nos permite aplicar distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos que componen la planilla. En un tema, por ejemplo, se define que todos los títulos serán de un determinado color, con un determinado tamaño y una determinada tipografía. Y así con todos los estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento, porque si hemos aplicado correctamente los estilos aplicarán formato por completo con un solo clic. Si dentro de los temas propuestos no hay ninguno que se ajuste a su gusto, el Excel permite crear temas personalizados. La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que más se aproxime a lo que buscamos, y utilizar los botones Colores, Fuentes y Efectos que hay junto al botón Temas. El grupo Configuración de Página permite indicar los parámetros relacionados con la hoja de trabajo en general de la planilla. En el mismo la aplicación permite: Modificar los márgenes: Se puede definir a los márgenes como el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una página. Al cambiar los márgenes de página de una planilla, cambia el lugar donde el texto y los gráficos aparecen en cada página. Indicar la orientación de las hojas que componen la planilla. 17
Se puede elegir entre orientación vertical u horizontal para todo el documento o parte del mismo. Cuando se cambia la orientación, también cambian las galerías de páginas y de portadas prediseñadas para proporcionar las páginas que tienen la orientación elegida. Tamaño de Papel: medida de la hoja que se va a utilizar para imprimir).
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