Chapter 3: Human resource management strategy and analysis
Strategic planning adalah planning adalah sebuah kegiatan perusahaan untuk menjalankan suatu rencana yang kekuatan serta kelemahan internal organisasinya dapat dicocokan dengan kesempatan & ancaman dari luar sehingga menimbulkan competitive advantage. Strategic management process adalah process adalah proses mengidentifikasi dan mengeksekusi strategic plan organisasi dengan mencocokkan kemampuan organisasi dengan permintaan lingkungan sekitarnya. Langkah-langkah strategic management process adalah: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Definisikan bisnis secara keseluruhan Perform external & internal audit Susun langkah dan arah tujuan yang akan ditargetkan Translate the mission -> strategic goal Formulasikan strategi untuk mencapai goals Implementasikan Evaluasi
Tipe-tipe strategi 1. Corporate Strategy adalah adalah strategi yang mengidentifikasikan portofolio bisnis. Contoh: di lingkup lingkup mana seharusnya seharusnya pepsico berbisnis? berbisnis? Untuk menjawabnya pepsi memiliki 4 lingkup yaitu frito-lay amrik latin, pepsi co amrik latin, pepsi co internasional, internasional, dan quaker oats amrik latin. 4 main corporate strategy’s types: a. Concentration business / single business b. Diversifikasi c. Vertical integration integration d. Konsolidasi / mengurangi size perusahaan e. Geographic expansion 2. Competitive Strategy adalah adalah strategi s trategi yang mengidentifikasi bagaimana membangun dan memperkuat bisnis dalam kompetisi jangka panjang dan memperkuat posisinya di pasar. Competitive advantage adalah advantage adalah factor yang membuat perusahaan mampu membedakan perusahaan/produknya dari kompetitor lain, antara lain; cost leadership, leadership, differentiation, focuser (memberikan produk/service produk/service yang konsumen tidak bisa memperolehnya memperolehnya di produk lain)
Functional strategy adalah adalah strategi dalam cakupan luas antar departemen yang saling bekerja sama untuk berusaha mencapai tujuan perusahaan. Strategic Human Resource Management adalah Management adalah memformulasikan dan menjalankan peraturan mengenai sumber daya manusia untuk memproduksi sumber daya manusia yang kompeten untuk mencapai tujuan perusahaan.
Company‟s competitive environment & internal strengths-weaknesses -> company‟s strategic situation -> company strategic plan leads to all functions/departments in the company „s strategies -> organizational performances (linking company-wide & all functions strategies)
What are our strategic goals?
What employee behaviors & skills needed?
What HR policies & practices will enable us to produce the necessary skills & behaviors in employees?
(piramida strategi behavior practices)
3 Strategic Human Resource Management Tools (untuk mentranslate broad strategic goals -> policies & activities) 1. Strategy map adalah tool yang menggambarkan “the big picture” tentang bagaimana setiap departemen dapat memberikan kontribusi untuk mencapai strategic goals. 2. HR scorecard adalah suatu sistem pengukuran sumber daya manusia yang mengaitkan orang - strategi - kinerja untuk menghasilkan perusahaan yang unggul. Human Resources Scorecard menjabarkan misi, visi, strategi menjadi aksi human resources yang dapat diukur kontribusinya. 3. Digital Dashboard mepresentasikan grafik/charts di sebuah desktop untuk memvisualisasikan performance dari business enterprise dengan menggunakan Key Performance Indicator (indicator kesuksesan performa kerja)
Metrics berfungsi sebagai alat ukur sebuah standard of performances. Metrics dapat digunakan, antara lain, untuk mencari & merekrut talent/pegawai baru serta mendefinisikan performa kerja dalam organisasi. Benchmarking adalah membandingkan practices dari high-performing companies dengan perusahaan sendiri.
Strategic-based metrics adalah metrics yang berfokus pada aktivitas yang berkontribusi untuk mencapai strategic aim perusahaan. Data mining adalah aktivitas yang diteliti dan digunakan untuk menemukan set of hidden patterns di data yang tersedia. HR Audit adalah analis yang menilai kinerja organisasi dari segi HR da n memberi penilaian serta masukan mengenai kinerja HR tsb. High performance work system adalah kumpulan dari policies dan practices tentang sumber daya manusia yang dapat membantu organisasi menuju keefektifitasan. Human resource metrics adalah alat/tolakukur aktivitas human resource management untuk mengukur performa HR dalam perusahaan. Alat u kur tsb bisa berupa turnover, berapa lama waktu training, berapa banyak pelamar pekerja yang masuk.
Chapter 4: Job Analysis and The Talent Management Process
Langkah-langkah tradisional untuk staffing, training, appraisal, development, dan compensation: 1. Pilih posisi yang akan diisi melalui job analysis, personnel planning, dan forecasting 2. Buat pool of job candidates 3. Kumpulkan berkas yang lengkap mengenai kandidat dan adakan interview/screening 4. Buat penyeleksian seperti tes/interview/dsb 5. Tentukan pada siapa tawaran akan diberikan 6. Lakukan orientasi, pelatihan, dan pengembangan pegawai baru 7. Appraise them 8. Lakukan system reward dan compensation
Talent Management adalah proses yang berorientasi pada tujuan perusahaan untuk mencari calon-calon pegawai dan membentuk mereka agar menjadi bagian dari organisasi yang dapat membantu mencapai tujuan perusahaan. Manager yang bertugas dalam talent management harus memahami tugasnya, menyadari tujuan dari talent management adalah goal-oriented , secara konsisten menerapkan „profile‟ yang sama untuk merekrut pegawai baru, secara aktif mengelola pegawainya, dan mengkoordinasikan seluruh fungsi talent management secara bersama-sama antar manager SDM. Talent Management Manager harus memiliki pemahaman dalam planning, recruiting, developing, managing, dan compensating pegawainya. Job analysis adalah sebuah prosedur yang menentukan tugas dan skill yang dibutuhkan dari suatu pekerjaan serta tipe orang yang akan dipekerjakan.
Job analysis akan menghasilkan informasi untuk membuat job description (daftar tugas-tugas dari suatu pekerjaan, responsibilities, working conditions, reporting relationships, serta supervisory responsibilities) dan juga job specifications (daftar dari a job’s ‘human requirements’ yang bisa mencakup pendidikan minimal, skills, personality, etc) Dalam membuat job analysis, agar dapat mendefinisikan jenis pekerjaan yang akan ditawarkan dengan lebih jelas, manager dapat mengumpulkan informasi mengenai aktifitas pekerjaan tersebut serta human behaviors yang dibutuhkan pekerjaan tsb. Manager juga dapat mengumpulkan alat-alat yang pekerjaan butuhkan seperti tools/materials used, knowledge applied, dan service needed. Manager juga harus mempertimbangkan performance standards, isi pekerjaan (jam kerja, jadwal, insentif, dsb), dan human requirements seperti work experience, training, education, etc. Penggunaan job analysis, selain untuk menentukan job description dan job specification, adalah: 1. Recruiting and selection decisions -> berisi tentang karakteristik pekerjaan dan tipe calon pegawai yang akan direkrut 2. EEO (Equal Empowerment Opportunity) compliance -> EEO memastikan bahwa seluruh orang memiliki akses yang sama untuk available employment yang bebas dari diskriminasi/pelecehan dan menyediakan program untuk membantu semua orang mengatasi disadvantage. Dalam hal ini, perekrut harus mengetahui setiap bagian esensial dari pekerjaan yang ditawarkan, sehingga harus menyusun job analysis yang jelas mengenai apa yang dibutuhkan dan ditawarkan kepada seluruh orang yang memenuhi criteria untuk mengisi pekerjaan tersebut (merespon EEO ini). 3. Performance Appraisal digunakan untuk membandingkan hasil kerja seseorang dengan tugasnya yang sesungguhnya dan juga performance standards. Manager dapat menggunakan performance appraisal dan hasil perbandingannya untuk menyusun job analysis. 4. Compensation seperti gaji dan bonus tergantung pada tingkat job‟s required skill, tingkat pendidikan, tingkat bahaya pekerjaan, dsb – hal-hal ini yang dikaji melalui job analysis. 5. Training -> sebuah posisi pekerjaan mengharuskan seseorang untuk beradaptasi dan memiliki skill tertentu, sehingga membutuhkan training, dimana jenis training dapat di-determine melalui job analysis.
6 langkah melakukan job analysis: 1. Tentukan bagaimana anda akan menggunakan informasi yang diperoleh 2. Review background information yang relevan mengenai pekerjaan tsb seperti dari organization charts, process charts, dan job description 3. Select representative positions 4. Analyze the job – berdasarkan data yang diperoleh dari job activities, working conditions, human traits, etc 5. Konfirmasikan informasi dan analisis yang diperoleh dengan seseorang yang memang bekerja dalam bidang itu atau atasannya 6. Buat job description dan job specification
Workflow analysis -> studi tentang urutan flow dari suatu pekerjaan dari satu work ke work (input -> output (menjadi input) -> output (final) lainnya. Business Process Reengineering -> mendesain ulang proses sebuah bisnis. Contoh: menggabungkan pekerjaan2 kecil ke dalam satu departemen. Job enlargement, job rotation, and job enrichment (more empowerment). Metode-metode mengumpulkan informasi job analysis -> interview, kuisioner, observasi, participant diary. Quantitative Job Analysis Techniques -> Position Analysis Questionnaire & Department of Labor Procedure. Job description sebaiknya mengkover: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Identitas pekerjaan Summary pekerjaan Relationships (dengan atasan/bawahan/dll) Tugas utama dan tanggung jawab Hak dan kewajiban pemegang pekerjaan Standards of performance Working conditions Job specification
Job specification dapat berdasarkan judgement dan common sense, contoh: 1. industrousness -> biasanya tetap bekerja disaat yang lain tidak. Berinisiatif melakukan kerja baru apabila sudah selesai 2. attendance -> tiba lebih tepat waktu 3. unruliness (tidak bisa taat atau disiplin) -> tidak bisa bekerja sama dengan karyawan lain, sering mengancam.
Job specification based on statistical analysis terdiri dari 5 langkah: 1. analisis pekerjaan tsb dan tentukan bagaimana mengukur job performancenya 2. tentukan kelebihan apa yang dapat membantu mengerjakan successful performance. 3. Tes candidates yang memiliki kelebihan ini 4. Ukur kemampuan bekerja para candidates (bisa dengan training dsb) 5. Statistically ukur dan analisis hubungan antara kelebihan tsb dengan job performance.
Competency-based job analysis adalah mendeskripsikan pekerjaan dengan memberikan penjelasan yang dapat diukur, dipahami, diteliti, mengenai behavioral competencies (pengetahuan, skills, dan behavior) yang setiap pegawai harus tunjukkan setiap mengerjakan pekerjaannya.
Chapter 5: Personnel Planning and Recruiting
1) List the steps in the recruitment and selection process a. Tentukan posisi apa yang akan diisi, melalui workforce/personnel planning & forecasting b. Buat pool of candidates untuk pekerjaan ini, baik dengan merekrut kandidat dari internal maupun eksternal c. Kandidat mengisi lengkap application forms dan mungkin melalui screening interviews d. Gunakan selection tools seperti tests, investigasi ttg latar belakang, dan physical exams untuk mengidentifikasi kandidat yang giat e. Putuskan untuk siapa penawaran lowongan pekerjaan diberikan, mungkin sesudah supervisors dan lainnya menginterview kandidat
2) Explain the main techniques used in employment planning and forecasting Workforce (or employment or personnel) planning adalah proses memutuskan posisi apa dalam pekerjaan yang harus diisi dan bagaimana mengisinya. a. Forecasting Personnel Needs (Labor Demand) Dalam jangka pendek, management harus memerhatikan daily, weekly, and seasonal forecasts dan pengaruhnya dengan demand produk/jasa sehingga perusahaan mengetahui labor demand yang sesungguhnya. Basis dari proses forecasing labor demand adalah dengan memperkirakan revenues terlebih dahulu, mengestimasi size of the staffs required untuk mendukung besarnya sales volume tsb. Cara-cara memproyeksikan personnel needs antara lain: -
-
Trend analysis adalah mempelajari variasi dari employment levels perusahaan selama beberapa tahun kebelakang Ratio analysis adalah membuat forecasts berdasarkan historical ratio antara factor yang bersifat kausal (acting as cause) seperti sales volume yang menyebabkan size dari banyaknya pegawai yang dibutuhkan. The scatter plot menunjukkan secara grafis bagaimana dua variables – yaitu sales dan firm’s staffing level – berhubungan. Markov analysis
b. Forecasting the Supply of Inside Candidates The main task: menentukan which current employees yang sanggup dan cocok untuk mengisi posisi pekerjaan dan menangani projected tasks. Dalam hal ini, manager bisa menggunakan qualification inventories, yaitu catatan manual/komputerisasi yang berisi pendidikan, karir, development interests, bahasa, special skills, dsb dari suatu pegawai yang bisa digunakan sebagai penyeleksian kandidat utk promosi.
Apabila dengan manual system bisa dengan personnel inventory and development record form, personnel replacement chart, dan position replacement card. Computerized system digunakan apabila yang harus dilacak, baik dari jumlah pegawai atau banyaknya kualifikasi, berjumlah banyak. Contoh aplikasi: SurveyAnalyic‟s Skills Inventory Software, dengan memasukan kata kunci yg menjadi basis kualifikasi pegawai yg akan dip romosikan lalu hasil yang keluar adalah berupa list of qualified candidates yang kemudian akan dibandingkan. c. Forecasting the supply of outside candidates digunakan apabila manager merasa kandidat yang berasal dari dalam perusahaan tidak cukup. Manager perlu melakukan observasi melalui formal labor market analysis untuk mengetahui tingkat unemployment dan informasi lain di luar sana. d. Talent management and predictive workforce monitoring -> membutuhkan paying continous attention terhadap workforce planning issues karena employers tidak selalu bisa membuat plan baru yang berkaitan dengan formal workforce planning sehingga isu-isu tentang workforce planning harus dimonitor.
Developing an action plan to match projected labor supply and labor demand -> workforce planning untuk dijadikan sebuah workforce action plan. The recruiting yield pyramid adalah historical arithmetic relationships antara jumlah applicants yang masuk dengan undangan, jumlah undangan dengan yang diinterview, jumlah yang diinterview dengan jumlah tawaran yang dibuat, dan jumlah tawaran yang dibuat dengan tawaran yang diterima. (hal 171 edisi 13)
3) Explain and give examples for the need for effective recruiting. Yang menyebabkan proses recruiting penting dan diharuskan efektif adalah karena meskipun banyak labor supply, namun sulit ditemukan kandidat yang qualified dan baik. Kunci sukses yang perusahaan harus capai juga tergantung dari apakah hasil dari recruitment berhasil atau tidak.
Perekrutan yang efektif terdiri dari: 1. Mengembangkan sejumlah pelamar 2. Kesesuaian terhadap rencana strategis perusahaan 3. Penetapan metode yang tepat 4. Waktu dan tempat yang tepat 5. Tanggung jawab dan profesionalitas
4) Name and describe the main internal sources of candidates
Menggunakan internal sources of candidates -> pro & kontra? Pro: bisa mengetahui SWOT kandidat karena kandidat sudah bekerja di perusahaan terlebih dulu. Pegawai juga bisa lebih berdedikasi & moralnya lebih tinggi apabila melihat promosi sebagai bentuk reward atas loyalitas dan kompetensi. Kontra: jika tidak mendapatkan promosi, akan merasa tidak puas dan bisa berdampak negatif.
Kekurangan internal recruiting: cuma memutar posisi di dalam pekerjaan sehingga kekayaan intelektual terbatas. Membuang waktu karena managers yang melakukan interview sebenarnya sudah memahami kinerja kandidat yang notabene adalah bawahannya. Job posting adalah mempublikasikan an open job untuk seluruh pegawai (dengan posting it on bulletin boards) dan memberitahukan syaratsyaratnya. Rehiring -> mempekerjakan seseorang yang telah meninggalkan perusahaan. Succession planning adalah sebuah ongoing process tentang mengidentifikasi, menilai, dan membangun organizational leadership untuk meningkatkan performa kerja. Tiga langkah succession planning adalah 1) identifikasi key needs of future positions 2) develop inside candidates 3) nilai dan pilih kandidat yang sesuai
5) List and discuss the main outside sources of candidates Internet, texting, the dot-jobs domain, virtual job fairs. Kontra: semakin tua umur seseorang, semakin sedikit yang mengakses internet. Ada kemungkinan terjadi „penipuan‟ atau kecurangan sehingga employers harus melacak secara teratur. Internet overload bisa terjadi. Pro: murah dan efisiensi waktu. Applicant tracking systems adalah sebuah system online yang membantu employers untuk menarik perhatian, mengumpulkan, menyeleksi, menyusun, dan mengelola applicants yang masuk. Advertising & The Media -> iklan lowongan kerja.
6) Develop a help wanted ad Menggunakan AIDA (attention, interest, desire, action) untuk menyusun iklan.
Tiga jenis employment agencies: a. Public agencies yang dijalankan Negara b. Agencies yang bekerjasama dengan nonprofit organization c. Privately owned agencies
Temporary employees – pro&con. Alernative staffing (the use of nontraditional recruitment sources) – halaman 182 edisi 13. Contoh alternative staffing yg ekstrim: Oustorcing jobs adalah berarti menggunakan vendors luar untuk mengerjakan semua services seperti benefits management, market research, atau manufacturing. Offshoring berarti menggunakan vendors atau pegawai yang berasal dari luar negeri untuk mengerjakan kegiatan services. Kedua hal ini dikarenakan perusahaan leboh memilih utk offshoring & outsourcing ketimbang membawa orang-orang baru ke dalam perusahaan untuk bekerja. Executive Recruiters (headhunters) adalah orang-orang atau agensi yang mengidentifikasi dan merekrut suitable candidates untuk mengisi posisi kerja dalam suatu perusahaan yang meminta bantuan para headhunters. Terdiri dari retained (yang eksklusif) dan contingent (menengah) On-demand recruiting services adalah jasa yang menyediakan shortterm specialized recruiting untuk membantu sebuah project spesifik, seperti ahli biotech didatangkan utk membantu riset perusahaan. College recruiting mengirimkan wakil dari perusahaan ke kampus untuk menyaring applicants dan membuat applicant pool dari graduating class.
Referral digunakan dengan perusahaan membuat papan pengumuman tentang sebuah request untuk merekomendasikan qualified applicants yang mungkin tepat mengisi posisi pekerjaan nantinya. Pro: kemungkinan banyak rekomendasi yang masuk dan qualified karena yang merekomendasi juga mempertaruhkan namanya. Kontra: kemungkinan banyak kecurigaan diskriminasi dsb Walk-ins adalah direct applications di dalam kantor, seperti setiap pelamar kerja yang walk-in memberikan interview pendek untuk dinilai, sependek atau sepanjang apapun interviewnya, sehingga menjaga harga diri pelamar kerja juga. 7) Explain how to recruit a more diverse workforce a. Single parents biasanya membutuhkan pengertian yang lebih tentang menyeimbangkan kehidupan keluarga dengan kerja. Orang tua tunggal membutuhkan waktu kerja yang lebih fleksibel. b. Older workers juga berhubungan dengan waktu. Semakin tua, waktu bekerja semakin cenderung pekerja tsb kurangi. Cara-caranya bisa dengan memberikan mini-shifts utk karyawan yang ingin bekerja kurang dari full-time work-nya. Untuk yg sudah pensiun diberikan part-time projects dan full benefits bagi yang menerima project sambilan tsb, melebihkan batas usia pensiun, memberikan penghargaan yang sesuai
dengan kebutuhannya. Positifnya older workers adalah presentase ketidakhadiran lebih rendah, lebih dipercaya, dan memiliki kebiasaan bekerja yang lebih baik. c. Penyandang cacat
Recruiting minorities: 1. Understand : pahami barriers yang dapat menghalangi minoritas dari applying , seperti mungkin pengalaman kerjanya atau requirement tidak semuanya cocok dengan standar untuk mengisi posisi kerja. 2. Plan : setelah memahami barriers tsb, buat rencana untuk menarik perhatian kaum minoritas, seperti tawaran waktu kerja yang fleksibel. 3. Implement : implementasikan rencana yang sudah dibuat. Buat iklan yang sesuai dengan rencana dan tentukan bagaimana menyebarkan proses pengumuman recruitment . Tanggung jawab sosial yang diberikan perusahaan untuk partsipan (applicants) yang masih kurang dalam skills bekerja bisa ditingkatkan melaku pretraining program.
Application form adalah form yang berisi informasi ttg standar pendidikan, pengalaman kerja, dan skills. Sebuah formulir lowongan kerja yang sudah diisi bisa dinilai dari 4 hal yakni: 1) Substantive matters adalah menilai apakah pelamar kerja memiliki standar pendidikan, pengalaman kerja, dsb. Asal pendidikan dan tempat kerja dulu juga bisa dinilai. 2) Menilai dan mengambil kesimpulan tentang previous progress and growth yang telah dicapai. 3) Mengambil keputusan yang bersifat tentatif tentang stabilitas pelamar kerja di tempat kerja terdahulu, apakah tipe yang sering keluar atau tidak sering berganti pekerjaan. 4) Menggunakan data yang tersedia di formulir application untuk memprediksi kandidat mana yang akan sukses dan mana yang tidak.
