PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, se unifiquen criterios. CONSIDERACIONES FUNDAMENTALES El objetivo primordial es sacar a luz diferencias o irregularidades existentes en los elementos examinados dentro del sector de la empresa sujeto a estudio y apuntar los posibles remedios. El auditor encargado del programa tiene que decidir cuáles factores son los más necesarios para alcanzar los objetivos, cuáles son los mejores métodos para lograrlos y cuáles los sujetos más apropiados para hacerse cargo de la función, cuáles son los factores limitativos y de control. El tiempo necesario para llevar a cabo una auditoría administrativa variará según la extensión y naturaleza del trabajo a realizar. Antes de dar principio a una auditoría, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan. Este aspecto consistirá en hacer una lista de los renglones a examinar y los procedimientos a seguir. El programa se concreta a un número de pasos importantes, el conocimiento de los cuales constituye el meollo de una actuación auditorial eficiente: 1. Planes y objetivos. Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos. 2. Organización.
a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organización de la empresa (si es que la hay). c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de una buena organización, funcionamiento y departamentación. 3. Políticas y prácticas. Hacer un estudio para ver qué acción debe ser emprendida para mejorar la eficacia de políticas y prácticas. 4. Reglamentos. Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5. Sistemas y procedimientos. Estudiar si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e idear métodos para lograr mejorías. 6. Controles. Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces. 7. Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejor control, comunicación, coordinación, a efecto de lograr mejores resultados. 8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área sujeta a evaluación. 9. Equipo físico y su disposición. Determinar si podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del equipo para una mejor o más amplia utilidad del mismo. 10. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los remedios convenientes. PLANEACIÓN La planeación se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información , investigación preliminar, proyecto de auditoria y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante. FUENTES DE INFORMACIÓN Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor. Internas: Órganos de gobierno, socios, sistemas de información, etc. Externas: Órganos normativos, grupos de interés, organizaciones lideres en el mismo giro industrial u otro, etc. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Los criterios para realizar esta tarea de forma conveniente son: 1. Determinar las necesidades especificas. 2. Identificar los factores que requieren de atención. 3. Definir estrategias de acción. 4. Jerarquizar prioridades en función del fin que se propone. 5. Describir la ubicación, naturales y extensión de los factores. 6. Especificar el perfil del auditor. 7. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga posible su examen objetivo. Debe aplicar un criterio de discriminación, basado en el objetivo de la auditoria, hacer revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme. TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN Investigación documental. Entrevista. • • Observación directa. Cuestionarios. • • Acceso a redes de información. Cédulas. • • INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL Implica localizar, seleccionar y estudiar la documentación que puede aportar elementos de juicio a los auditores. Normativa. Estudios financieros. Administrativa. Situación económica. Mercado. Comportamiento del consumidor. Ubicación geográfica. OBSERVACIÓN DIRECTA Es la revisión física del área donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. REDES DE INFORMACIÓN
El acceso a redes, intranet, extranet o query; permite detectar información operativa o normativa de los clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, lo que a su vez, facilita el intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno. ENTREVISTA • Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. • Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido. Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. • • Concertar previamente la cita. Atender al compromiso. • Clasificar la información que se obtenga. • Registrar la información en una bitácora. • CUESTIONARIOS Se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea, están constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática especifica. CÉDULAS Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria. Están integradas por formularios cuyo diseño incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis. MEDICIÓN Se puede visualizar desde dos perspectivas: Forma: Escalas de medición. o Fondo: Componentes del proceso administrativo. o Elementos específicos e indicadores. o ESCALAS DE MEDICIÓN Los hechos deben relacionarse con una estrategia de acción. • Las escalas a utilizar deben garant izar la confiabilidad y validez de la información. • La elección y empleo de las escalas de medición están estrechamente relacionados con las directrices acordadas en la • planeación de la auditoria. COMPONENTES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y ELEMENTOS ESFECIFICOS Se debe considerar las variables f undamentales que influyen en el desempeño de u na organización: Naturaleza. Giro industrial. Campo de acción. Enfoque estratégico. Tamaño. INDICADORES Permite ordenar las acciones en relación con los resultados que se pretende alcanzar. Permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o prospectivamente la información. PAPELES DE TRABAJO Sirven para ordenar, agilizar e imprimir coherencia en el trabajo. Deben incluir: Identificación de la auditoria. El proyecto de la auditoria. Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado. Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo. Anotaciones sobre información relevante. Ajustes realizados durante su ejecución. Lineamientos recibidos por área o por fase de ejecución. Reporte de posibles irregularidades. EVIDENCIAS Representa la comprobación de los hallazgos.: Física Suficiente o Documental Competente o Testimonial Relevante o Analítica: Pertinente o EXAMEN Dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza, característica y origen de su comportamiento. Aplicar técnicas de análisis PROCEDIMIENTO Sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. Conocer. Describir. Descomponerlo. Revisarlo de manera critica. Ordenas cada elemento. Definir las relaciones. Identificar y explicar su comportamiento. ACTITUD INTERROGATIVA
¿ Qué trabajo se hace? ¿ Con qué se hace? ¿ Para qué se hace? ¿ Cuándo se hace? ¿ Quién lo hace? ¿ Por qué se hace? ¿ Cómo se hace? INDICADORES Un indicador es una estadística simple o compuesta. Es una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso. Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. CARACTERÍSTICAS DE UN INDICADOR Ser relevante o útil para la toma de decisiones. Aceptado por la organización. • • Susceptible de medición. Justificable en relación con su costo-beneficio. • • Conducir fácilmente información de una parte a otra. Fácil de interpretar. • • Altamente discriminativo. Que pueda utilizarse con otros indicadores. • • Verificable. Precisión matemática en los indicadores cuantitativos. • • Libre de sesgo estadístico o personal. Precisión conceptual en los indicadores cualitativos. • • INDICADORES ESTRATÉGICOS Permiten identificar: La contribución o aportación al logro de los objetivos estratégicos en relación con la misión de la organización. Miden el cumplimiento de los objetivos con base en: Actividades Programas especiales Procesos estratégicos Proyectos organizacionales y de inversión INDICADORES DE GESTIÓN Informan sobre procesos y funciones clave. Controlan a operación. Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Determinar costos unitarios por áreas, programas, unidades de negocio y centros de control. Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones. INDICADORES DE SERVICIO Miden la calidad con que se generan los productos y / servicios en función de estándares y satisfacción de clientes y proveedores. Implementar acciones de mejora continua. Mejorar la calidad de la atención a clientes. Permiten identificar: Indicadores de desempeño o cumplimiento de los estándares de servicio. Indicadores de satisfacción de calidad que percibe el cliente sobre el producto o servicio recibido. ¿QUÉ SE PUEDE EVALUAR? EFECTO: Mide el cumplimiento de los objetivos y metas. Cuantifica valores y efectos en clientes. Mide el desempeño de los procesos. COBERTURA: Informa sobre el alcance de las acciones. EFICIENCIA: Mide costos unitarios y productividad. Cuantifica la optimización de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos para obtener productos y/o servicios al menor costo y en el menor tiempo. CALIDAD: Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las necesidades y cumplen con las expectativas de los clientes. Cuantifica la satisfacción del cliente. PROPÓSITO ESTRATÉGICO: VISIÓN Indicadores cualitativos: • Nivel en que enmarca el logro de las aspiraciones comunes. Manera en que eleva la moral y el espíritu de equipo. Indicadores cuantitativos: • Empleados que la conocen VS Total de empleados. Empleados que la comparte VS Empleados que la conocen. ANÁLISIS DE DATOS Después de obtener información (recopilación), ésta deberá ser sometida a análisis para conocer si los objetivos se han logrado. Además, permite descubrir las causas que impiden la operación normal de un sistema, un procedimiento o un método de trabajo. El análisis consiste en dividir o separar sus elementos hasta conocer la naturaleza, características y causas de su comportamiento, sin perder de vista la relación o interacción de las partes entre sí. El propósito del análisis es establecer las bases para desarrollar opciones de solución a un problema dado, con el fin de introducir medidas de mejoramiento. Los datos obtenidos deben ser analizados en todos sus aspectos; es necesario examinar la situación, detectar las verdaderas causas de los problemas, evaluar la importancia de cada uno y encontrar soluciones adecuadas. CARACTERÍSTICAS 1. Conocer el hecho (problema) a analizar. 2. Describir ese hecho (problema).
3. 4. 5. 6. 7.
Descomponerlo a fin de conocer todos sus detalles y aspectos. Examinar y comprender cada elemento. Ordenar cada elemento y der ser necesario, hacer comparaciones. Definir las relaciones que operan entre cada elemento individual y conjuntamente. Identificar y explicar las causas por las que se genero el problema. • OBJETIVOS 1. Identificar y comprender los datos. 2. Identificar si existen variaciones. 3. Identificar posibles relaciones entre datos. Al momento de realizar un análisis, se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: • a) Capacidad intelectual. b) Sentido común. c) Creatividad. d) Ser objetivo. e) Espíritu de cooperación. CAPACIDAD INTELECTUAL Sirve para entrar de lleno en el problema y de esta forma, evitar pérdida de tiempo al estar revisando elementos secundarios. SENTIDO COMÚN Permite evaluar correctamente las situaciones y tomar una decisión de manera rápida y oportuna. CREATIVIDAD Sirve para realizar esquemas en donde se incluirá la posible solución a un problema dado. SER OBJETIVO Se debe considerar los problemas tal como son, sin mezclarlos con prejuicios, emociones, simpatías o antipatías propias. ESPÍRITU DE COOPERACIÓN Al momento de trabajar en equipo, se debe respetar las opiniones de todos los integrantes y en caso de que algo no te parezca correcto, decirlo sin agredir a esa persona. TÉCNICAS DE ANÁLISIS Generalmente las más utilizadas para realizar el análisis son las siguientes: 1. Organigramas. 2. Sociogramas. 3. Diagramas de flujo. ORGANIGRAMA Representación gráfica de la estructura de una organización o empresa. Representa las estructuras departamentales y en algunos casos las personas que las dirigen. SOCIOGRAMAS Es una técnica que permite medir las relaciones existentes entre ciertos datos; dichos datos pueden tener una interrelación. DIAGRAMAS DE FLUJO Representa los pasos o procesos a seguir para alcanzar la solución de un problema. En conclusión, la información obtenida es sometida a un proceso de análisis o examen crítico con la finalidad de descubrir las causas de los fenómenos que afectan e impiden un correcto funcionamiento. TECNICAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA La auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifiquen criterios, y delimiten la profundidad con que se revisarán y aplicarán las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados Normas De Auditoria generalmente aceptadas Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas son los principios fundamentales de auditoria a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor. Las normas tienen su origen en los boletines emitidos por el comité de Auditoria del Instituto Americano de Contadores públicos de los estados Unidos de Norteamérica en el año 1948. Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor. En todos los asuntos relacionados con la Auditoria, el auditor debe mantener independencia de criterio. La independencia puede concebirse como la libertad profesional que le asiste al auditor para expresar su opinión libre de presiones (políticas, religiosas, familiares, etc.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo). TÉCNICAS DE AUDITORIA Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el auditor utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir s u opinión profesional. Las técnicas son las herramientas de trabajo del auditor y los procedimientos, la combinación que se hace de esas herramientas para un estudio particular. Las técnicas y los procedimientos están estrechamente relacionados. Si las técnicas son desacertadas, la auditoria no alcanzará las normas aceptadas de ejecución. ESTUDIO GENERAL El estudio general, deberá aplicarse con cuidado y diligencia, por lo que es recomendable que su aplicación la lleve a cabo un auditor con preparación, experiencia y madurez, para asegurar un juicio profesional sólido y am plio. ANÁLISIS
ANÁLISIS. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas. INSPECCION Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros.
CONFIRMACIÓN Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, confirmar de una manera válida.
Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pide la confirmación, para que conteste por escrito al auditor, dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas:
Positiva.- Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes como si no lo están Negativa.- Se envían datos y se pide contestación, sólo si están inconformes. INVESTIGACIÓN Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa.
Con esta técnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos operaciones realizadas por la empresa. Por ejemplo, el auditor puede formarse su opinión sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y comentarios que obtenga de los jefes de los departamentos de crédito y cobranzas de la empresa. CERTIFICACIÓN Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una autoridad. Actitud La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es de vital importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que carezcan de sustento o hacer promesas que no se puedan cumplir TÉCNICAS DE AUDITORÍA La aplicación de técnicas de auditoría permite encontrar evidencias objetivas para decidir si hay o no:
- Documentación que soporte el sistema de gestión de calidad. - Control efectivo de los procesos que influyen en la calidad. - Cumplimiento con los criterios de auditoría. CUESTIONARIOS
Es un formulario diseñado para obtener información. Constituido por series de preguntas escritas predefinidas y secuenciadas tanto del tema a evaluar como aspectos generales de la organización. Todo cuestionario debe: Expresar el motivo de su preparación Procurar que las preguntas sean claras y concisas Orden lógico Con redacción comprensible y facilidad de respuesta *Cerrado *Opción múltiple *Abierto Ventajas Agilidad para obtener información Optimización de actividades derivadas de la auditoría Confirmación de hechos y sucesos diversos ENTREVISTA Instrumento que permite descubrir aspectos ocultos que forman parte de todo trabajo administrativo, que ayuda a verificar inferencias y observaciones, tanto internas como externas, valiéndose de la narración de personas. TIPOS DE ENTREVISTA En la entrevista todo tiene importancia, desde los gestos que realices, por ejemplo, hasta la disposición de las mesas y donde estés colocado. En este caso, cuando vayas a realizar una entrevista te conviene conocer en que medio puede desarrollarse y en que forma. CIRCULAR Suele indicar un ambiente relajado en la conversación, aunque sin perder su posición dominante del entrevistador. FRONTAL La entrevista más formal, el entrevistador tiene la posición dominante. INFORMAL Como su nombre lo indica esta entrevista se produce en un ambiente informal, el entrevistador y el entrevistado suelen estar al mismo nivel. OTROS TIPOS : Colectiva: Con ella se busca candidatos que se desenvuelvan bien en situaciones de grupo. Se evalúa la capacidad de trabajo en equipo, iniciativa, resistencia en la fatiga, seguridad, capacidad de comunicación, de persuasión y liderazgo. En profundidad: Con preguntas extensas y detalladas.
Ensayo o simulación: observa el rendimiento en una situación ficticia parecida a la que puedes encontrar en el trabajo. De choque: Ve como actúa en cuanto a paciencia, discreción, seguridad en uno mismo, etc. Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos: Saber lo que se quiere y tener en claro el propósito y sentido. Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. Concertar previamente la cita. Atender el compromiso. Concentrarse de manera relajada. Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y consecuente. Utilizar preguntas de terminación abierta. No hacer preguntas irrelevantes. En la medida de lo posible escuchar, no hablar. Asegurar de no presionar la entrevista. Evitar la confianza en su memoria. Clasificar la información que se obtenga. Registrar la información en una bitácora. Fases de la entrevista Saludo y acogida. Charla informal. Comportamientos. Final de la entrevista. Despedida. Consejos infalibles Llega puntual. Estrecha la mano del entrevistado o entrevistador con firmeza. Saluda al entrevistado o entrevistador por su nombre, pero sin llegar a tutearle. No te sientes hasta que lo indiquen. Al sentarte hazlo de forma correcta. No fumes. Si te ofrecen algo de beber, puedes tomarlo. Habla con sencillez, sin usar palabras rebuscadas. Reduce el uso de muletillas. Vigila el lenguaje corporal y gestos. Contesta a lo que te pregunten y escucha bien antes de contestar. Nunca hables mal de tu actual o antigua empresa, ni de los jefes o compañeros. No entres en polémicas. Al terminar la entrevista, resume tus puntos fuertes.
Las preguntas…
Deben dirigirse a la información relevante. No deben sugerir respuestas. No deben contener expresividad o implicaciones emocionales. Usar palabras coloquiales. Se incorporan en la conversación. Se deben evitar hacer un ejercicio de preguntas y respuestas. Preguntas directas y cerradas. Respuestas a preguntas cerradas: Sí/No Respuestas a preguntas directas: Pocas palabras. Se busca producir información especifica. La primera impresión Para el auditor: El orden y limpieza es un indicio de que tan bien esta funcionando el sistema de calidad.
…toma nota de lo observado.
Para el auditado: La actitud del auditor determinará el desarrollo de la auditoría: Aceptación. Confianza. Agrado. Apertura. Comodidad. A quien se va a entrevistar? Entrevistas a funcionarios y gerentes. Entrevistas a jefes de departamentos. Entrevistas a personal operativo. OBSERVACIÓN Son señalamientos específicos que no se han realizado de acuerdo con la normatividad establecida de la Organización, que ocasionan un funcionamiento errático. Acerca de operaciones, funciones, sistemas y prácticas de trabajo. Deben tener Claridad Enfoque mesurado Existencia real
Descripción que la identifique Recomendaciones congruentes
PROPOSITO Conseguir que se enmiende la situación señalada lo mas pronto posible Directa: Es la técnica mas natural para percibir los hechos acontecidos en la organización relacionados con el tema de evaluación y con el clima de trabajo. Especifica: Son señalamientos de deficiencias o aspectos atípicos. Planteamiento Señalamiento de observaciones. Logro de su aceptación. Impulsar su enmienda. Implementación de la solución. Seguimiento. Presentación Planteamiento respetuoso al directivo indicado. Apertura para el dialogo constructivo. Presentación de los documentos que soporten las observaciones. Causa, efecto, recomendaciones pertinentes. Disposición a escuchar las aclaraciones del auditado. Aceptación y aplicación de recomendaciones. ORGANIGRAMA Consiste en hojas en las que cada puesto directivo se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y en ocasiones el de quien lo ocupa) representándose por la unión de los cuadros mediante líneas los canales de autoridad y responsabilidad. ¿Qué es la division de funciones? ¿Como se señala en el organigrama cuado un departamento es lineal o de staff ? ¿Cómo se representan la autoridad y la comunicación dentro de un organigrama? PARA QUE SIRVE EL ORGANIGRAMA Esta herramienta nos revela: La división de funciones Los niveles jerárquicos Los canales formales de la comunicación Las líneas de autoridad y responsabilidad La naturaleza lineal o de staff del departamento Requisitos de los organigramas: Los organigramas deben de ser , ante todo , muy claros; por ello se recomienda que no contengan un numero excesivo de cuadros y de puestos . Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Los organigramas deben contener nombres de funciones no de personas Los organigramas no pueden representar un numero muy grande de elementos de organización Tipos de organigramas Tipos de organigrama: El nivel máximo comienza del lado izquierdo y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia la derecha. Ventajas de organigramas horizontales Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. Que disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación. Indica mejor la longitud de los niveles por donde pasa la autoridad formal. Cada puesto subordinado a otro se representa por cuadros en un nivel inferior de cada cuadro del segundo nivel se sacan líneas que indican la comunicacion de autoridad y responsabilidad a los puestos que dependen de el . Ventajas de los organigramas verticales Ser las mas usadas y por lo tanto fácilmente comprendidas. Indicar en forma objetiva las jerarquías de personal. Están formados por un cuadro central , que corresponde a la autoridad máxima en la empresa, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos , a cada uno de los cuales les constituye un nivel de organización. En cada uno de esos círculos se colocan los jefes inmediatos y se les liga con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad . Ventajas de los organigramas circulares Señalan muy bien la importancia de los niveles jerárquicos Eliminan o disminuyen al menos la idea del status más alto o más bajo. Permite colocar mayar numero de puestos en el mismo nivel
DIAGRAMAS Es un modelo gráfico relativo a un proceso que representa en forma esquematizada y simplificada algún fenómeno administrativo, ya sea de organización, de procedimientos, etc. Ventajas Idóneo y concreto para registrar la revisión de un sistema
Reduce la cantidad de explicaciones narrativas y condensan las presentaciones Parecido a una fotografía tomada de un flujo de operaciones Un documento eficiente del testimonio del análisis del procedimiento DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO O CURSOGRAMA SINÓPTICO Muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones, inspecciones, márgenes de tiempo y materiales a utilizar en un proceso de fabricación o administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque del producto terminado
Sirve para
Exponer con claridad el problema a analizar, ya que si no se plantea correctamente difícilmente podrá ser resuelto Determinar en que áreas existen las posibilidades de mejoramiento Representar los detalles del diseño, aquí se encuentran los ajustes, las tolerancias y especificaciones de fabricación o administración Determinar los puntos exactos de inicio y terminación de la operación DIAGRAMA DE FLUJO Describe la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción, empleando símbolos gráficos para representar los pasos o etapas de un proceso Ventajas Favorece la comprensión del proceso ya que lo muestra como un dibujo Reemplaza varias páginas de texto Identifica los problemas, oportunidades de mejora del proceso, pasos redundantes, reprocesos, conflictos de autoridad, responsabilidades y puntos de decisión Muestran las transacciones cliente-proveedor, facilitando a los empleados el análisis de las mismas Excelente herramienta para capacitar a nuevos empleados y a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso
Emplea los siguientes símbolos con significados específicos que se conectan por medio de flechas que indican el flujo entre los distintos pasos o etapas DIAGRAMA DE PROCESO HOMBRE-MAQUINA Representación gráfica de la secuencia d e elementos que componen las operaciones donde intervienen hombres y maquinas, permitiendo conocer el tiempo empleado por cada uno y la eficiencia de ambas partes con el fin de aprovecharlos al máximo Objetivos Analizar y estudiar una sola estación de trabajo donde existe ociosidad en los operarios Conocer las operaciones y el tiempo del hombre con el fin de mejorar sus tiempos de ocio Conocer el tiempo de actividad e inactividad de su maquina así como de carga y descarga DIAGRAMA DE RECORRIDO Plano de fabrica o zona de trabajo hecho a escala que muestra la posición correcta de las maquinas y puestos de trabajo Objetivo Indica el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa u organización y es el principal instrumento en la realización de métodos y sistemas, ya que es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica Ventajas Favorecen la comprensión del proceso Identifican los problemas y oportunidades Excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados Permiten el mejoramiento continuo en los procesos Ayudan a minimizar los tiempos hombres-máquinas y costos DIAGRAMA DE HILOS Plano a escala en el cual se sigue y se mide con un hilo el trayecto de los trabajadores los materiales o el equipo durante una sucesión dada de hechos Objetivo Mostrar de manera grafica la ruta que recorre el producto final Ventajas Estudiar la trayectoria detallada del movimiento en el área de trabajo inmediata o en el camino recorrido al moverse desde un puesto de trabajo a otro Examinar los movimientos como un todo, para determinar donde se sitúa la mayor concentración de movimientos Utilizada como medio para localizar los puntos débiles y aquellos que precisan ser analizados mas detalladamente Ejemplo Trabajo voluminoso o pesado: En el montaje de las bases de grandes aparatos, debido al tamaño del material y a la dificultad de su manejo DIAGRAMA DE HILOS Y DIAGRAMA DE RECORRIDO Ambos buscan mostrar de manera grafica la ruta que recorre el producto final El diagrama de hilos se puede representar como una maqueta tridimensional y con hilos de colores El diagrama de recorrido hace lo mismo solo que sobre un dibujo a escala DIAGRAMA PERT Representación gráfica de las relaciones entre las tareas del proyecto que permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla Características Representa las relaciones entre las tareas del proyecto, no su distribución temporal Cada nodo puede representar hasta 2 instantes distintos, el inicio mínimo de las tareas que parten del nodo y el final máximo de las tareas que llegan al mismo
Es una herramienta de cálculo y una representación visual de las dependencias entre las tareas del proyecto MANUALES Son todo un sistema de reglas que describe de manera sistemática las actividades y labores que deben ser realizadas por los miembros de la organización con el propósito de lograr eficientemente los objetivos de la empresa Objetivo Facilitar el desarrollo y desenvolvimiento de las múltiples funciones administrativas que deben llevar a cabo y son esenciales debido a que nos permiten lograr el EQUILIBRIO Ventajas Recopilan de manera organizada los procedimientos de la organización Reduce en gran proporción la improvisación, ya que todo esta escrito Aclaran dudas con respecto a que hacer en un momento determinado Mantienen la igualdad (estandarización) en la cuestión o rganizacional Es una herramienta de control Es un instrumento informativo Ahorro de tiempo, debido a que las instrucciones ya están dadas Permite una evaluación objetiva de los procesos Permite evaluar los estándares que han sido establecidos Elementos Aquello que será objeto de consulta Índice Contenido Instrucciones de uso del manual Introducción MANUAL DE ORGANIZACIÓN Describe la formalidad de la organización para cada puesto de trabajo, objetivos, responsabilidades, funciones y autoridad Contiene Contenido: Enunciación de cada una de los componentes del manual y la cantidad de páginas correspondientes a cada una Objetivo del manual: Fines y alcances generales del manual Objetivos y Políticas: Fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos Autoridad: Distintos tipos de autoridad vigentes Control: Definición y establecimiento de los tipos de control Misión y Funciones: Funciones de cada uno de los entes y sus fines Atribuciones: Facultades delegadas a los responsables d e cada área Delegación: Tareas que el personal jerárquico puede as ignar a sus subordinados Reemplazo: Régimen de reemplazos entre los responsables de los entes Información: Cuál es la información que debe generarse en el ente orgánico, tanto para su uso como para integrar el sistema general de información Relaciones: Tipos de relaciones existentes entre los distintos entes internos o externos Responsabilidades: Obligaciones que emergen del ejercicio de una determinada atribución Organigramas: Representación gráfica de la estructura orgánica, total y parcial Régimen de autorizaciones: Establecimiento de disposiciones generales que rigen las autorizaciones para adoptar decisiones y/o para firmar documentos correspondientes Presentación Contenido Objetivos Objetivos y políticas Conceptos generales Contenido común de los entes del mismo nivel Contenido especifico de los entes Contenido común de los rangos Jerarquía Organigramas Régimen de autorizaciones
