UNIVERSIDAD AUTONOMA DE CHIAPAS FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN CAMPUS IV
Licenciatura en Administración
Auditoria Administrativa Administrativa
7º “B”
UNIDAD 3 Planeación de la Auditoria Administrativ Administrativa a
Profesor: Mtro. arlos !e"es #lores
Integrantes del e!"#o: A$alos #lores Anselmo Anselmo a$rera %&nc'e( Die)o 'acón am*os Br"ant Lunas ru( A+uinoris Morales Morales David ,um$erto !ecino -arca Luis /nri+ue !odas ,ernande( /duardo Antonio
0a*ac'ula 0a*ac'ula 'ia*as a 12 de A$ril A$ril de 415
INDICE UNIDAD 3 PLAN/AI6N D/ LA L A AUDI06!IA AUDI06!IA ADMINI%0!A0IA ADMINI%0!A0IA 3.1.8 /L P!6/%6 D/ AUDI06!IA ADMINI%0!A0IA 3..8 /%0UDI6 P!/LIMINA! 3.3.8 /N0!/I%0A% 3.9.8 D/#INII:N D/L ;!/A P6! IN/%0I-A! 3.5.8 D/0/!MINA! D/0ALL/% P6! /%0UDIA! 3.2.8 PLAN -/N/!AL PA!A /#/0UA! UNA AUDI06!IA ADMINI%0!A0IA 3.7.8 /L AN;LI%I% < /ALUAI:N D/ LA IN#6!MAI:N 6B0/NIDA 3.=. 3.=.88 P!/% P!/%/N /N0 0AI:N I:N -! -!A# A#I IA A D/L D/L PLAN PLAN -/N/ -/N/!A !AL L D/ AUDI0 UDI06! 6!IA IA ADMINI%0!A0IA ADMINI%0!A0IA 3.>.8 P!6-!AMA% D/ AUDI06!IA ADMINI%0!A0IA 3.14.8 /%0UDI6 < /ALUAI:N /ALUAI:N D/L %I%0/MA D/ 6N0!6L 3.11.8 /L U/%0I6NA!I6 3.1.8 #A%/ D/ D/%A!!6LL6
$%&%' EL PROCESO DE AUDITOR(A ADMINISTRATIVA %e ?acilita entender una actividad como la auditora administrativa si es descrita como una serie de *artes se*aradas@ o ?ases +ue constitu"en un *roceso total. %e entiende *or *roceso el conunto de *asos o eta*as necesarios *ara llevar a ca$o ca$o una activi actividad. dad. La audito auditora ra com*ren com*rende de varias varias ?ases@ ?ases@ cu"o cu"o conoci conocimie miento nto e'austivo es indis*ensa$le a ?in de a*licar el mCtodo@ los *rinci*ios " las tCcnicas de esta 'erramienta en ?orma correcta. Durante el desarrollo una auditora administrativa@ administrativa@ el auditor auditor de$e o$tener toda la in?ormación relevante *ara des*uCs *oder e?ectuar el an&lisis com*leto de la in?ormación +ue se o$tuvo.
FASES DEL PROCESO DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
A'ora estudiaremos el curso cur so de acción +ue 'a de se)uirse en el desarrollo de una auditora administrativa@ determinando los *rinci*ios +ue sirven *ara orientar " marcarla secuencia de las o*eraciones. La *laneación de la auditora administrativa com*rende la tarea de inte)rar un nmero de elementos elementos +ue el “auditor administrativo” administrativo” de$e tener *resente durante
el an&lisis *reliminarE de otro modo *odr& m&s tarde verse en *ro$lemas desde los *untos de vista de *ersonal " ?ec'a de terminación del tra$ao.
$%)%' ESTUDIO PRELIMINAR No siem*re es *osi$le asi)nar un *lan sin un estudio *reliminar. ,a" diversas situaciones +ue indican la necesidad de 'acerlo@ " una $reve revisión de las situaciones *osi$les descu$rir& la naturale(a del eamen *reliminar. on el *ro*ósito *ro*ósito de erar+ui(ar erar+ui(ar los as*ectos +ue 'a$r&n de re+uerir una atención atención m&s *ro?unda *or *arte del auditor administrativo@ ?recuentemente *recede a su eamen com*leto@ un reconocimiento )eneral del or)anismo social@ +ue culmina con un estudio *reliminar.
/l estudio estudio *relimin *reliminar ar est& est& encamin encaminado ado aF “Lo)rar “Lo)rar una identi identi?ic ?icaci ación ón real real *ro$lema@ *ara conocer la naturale(a " o$etivo del estudio com*leto.”
del
onsiste en la revelación de a+uellas &reas de la em*resa +ue ameriten un an&lisis detallado *ara *oder o?recer las recomendaciones m&s idóneas a las circunstancias de la em*resa como un todo. %e reali(a con la ?inalidad deF aG 0ener una a*reciación )eneral del desarrollo de las o*eraciones administrativas de la em*resa. $G /valuar la e?ectividad de la determinación del &rea en cuestión.
cG Descu$rir &reas en las +ue 'a"a *ro$lemas de administración. dG Hu&les son los elementos de ma"or im*ortancia +ue 'a" +ue eaminar " evaluar eG HPor +uC es necesario estudiar cada uno de los mismos ?G HPor dónde em*e(ar )G H,asta dónde de$e lle)ar el estudio *reliminar 'G /sti /stima maci ción ón del del tiem tiem*o *o@@ recu recurs rsos os J'um J'uman anos os@@ Knan Knanci cier eros os " mate materi rial ales esGG necesarios. iG Pro*oner@ en su caso@ medidas correctivas. G /valuar las &reas o secciones +ue *uedan ser causa de una revisión *osterior. Al *roceder de este modo@ el auditor estar& en una *osición ventaosa *ara a*reciar el *anorama de los +ue va a 'acer " al mismo tiem*o determinar el nmero de a"udantes +ue necesita " el tiem*o +ue durar& el estudio *reliminar. /s@ *or tanto@ una culminación r&*ida de datos en una ?orma am*lia o )eneral con ?ines de e*loración.
CONTENIDO DEL ESTUDIO PRELIMINAR aG In?ormación documental. Los *ro$lemas +ue van a consultarse " las muestras de documentos o$tenidos varan de acuerdo con los o$etivos del estudio. /sta in?ormación documental *uede *uede serE *or eem*l eem*lo@ o@ so$reF so$reF re)lam re)lament entos os intern internos@ os@ in?orm in?ormes@ es@ estad estadsti sticas@ cas@ estados conta$les@ *resu*uestos@ contratos@ etcCtera. $G In?ormación so$re el cam*o de tra$ao. /l as*ecto m&s im*ortante de la iniciación del cam*o de tra$ao es la *resentación del auditor administrativo administrativo " sus a"udantes@ *ues el Cito Cito o ?racaso de la auditora administrativa de*ender& en )ran *arte de la com*rensión +ue se lo)re res*ecto del *ro*ósito de la misma@ " de la cola$oración +ue se o$ten)a de los ?uncionarios de la em*resa en estudio. De$e +uedar claro +ue no se trata del enuiciamiento del *ersonal de la em*resa@ sino de a"udarla a meorar su e?iciencia. La in?ormación +ue *uede o$tenerse so$re el cam*o de tra$ao esF 6r)ani)ramas Lista de ?unciones Datos so$re volmenes de tra$ao /amen de las condiciones en +ue se tra$ao #orma " re*ortes utili(ados@ etc.
$%$%' ENTREVISTAS /s conveniente entrevistar al)unas *ersonas directamente relacionadas con la em*resa@ las cuales de$en de ser relacionadas /n al)unos casos de esta clase de reuniones dan la *osi$ilidad de *lantear *ro$lemas@ *ro$lemas@ descu$rir descu$rir de?inicione de?inicioness en o*eraciones@ o*eraciones@ ?unciones o de*artamento de*artamentoss
est&n ori)inando al)unas di?icultades@ *ara +ue *osteriormente se *on)a es*ecial cuidado en la la *re*aración de cuestionarios. /l estudio de$er& etenderse m&s all& de una revisión de las *olticas de la em*r em*resa esa " de los los *roce *rocedi dimi mien ento toss o*era o*eratitivo voss +ue +ue ri)e ri)en n la ?unc ?unció ión n +ue va a estudi estudiarse arse.. %olamen %olamente te des*uCs des*uCs de una invest investi)ac i)ación ión de esta esta clase clase de$er de$eran an anali(arse los *rocedimientos.
$%*%' DEFINICIÓN DEL AREA POR INVESTI+AR 0enemos +ue de?inir cu&l ser& la materia o$eto de nuestro estudio *uede ser@ desde lue)o@ toda la em*resa o $ien *uede concretarse a la revisión de una ?unción es*ec?ica@ o $ien a un de*artamento o sección. /is /iste ten n revi revisi sion ones es +ue +ue com* com*re rend nden en una una o m&s m&s &rea &reas. s. /n esto estoss caso casoss es conveni convenient ente e eamina eaminar@ r@ adem&s adem&s@@ a+uell a+uellas as ?uncio ?unciones nes +ue ten)an ten)an una relaci relación ón directa. on las dem&s &reas auditadas. Al *roceder en esta ?orma@ el auditor estar& en *osición ventaosa *ara a*reciar a*r eciar el *anorama delo +ue va a 'acerse o al mismo tiem*o determinar el numero de a"udantes +ue necesita " el tiem*o +ue se llevara. /sta estructura de re?erencia *uede $asarse en “cuestionarios” +ue inclu"an numeros numerosas as *re)unt *re)untas as a$iert a$iertas. as. La 'a$ili 'a$ilidad dad del audito auditorr admini administr strati ativo vo *ara *ara llevarse $ien con la )ente ser& un ?actor si)ni?icativo +ue determinara el Cito )eneral de esta ?ase de tra$ao de auditoria administrativa. onclu"endoF *lanear la auditoria administrativa es conocer *reviamente +ue es lo +ue vamos a 'acer en cuanto aF
Tra,a-o Tra,a-o a desarrollar /l auditor administrativo necesita deF uestionarios omentarios " su)erencias. ,oas de an&lisis " *a*elera necesaria. /l auditor administrativo@ administrativo@ dentro de de los “cuestionarios” comentarios " su)estiones@ de$er& *re)untarse constantementeF HuiCn lo 'ace HuC est& 'aciendo HDónde se 'ace Hómo se 'ace Hu&ndo se 'ace HPor +uC se 'ace
/l tra$ao a desarrollarse *odr& ser total o *or &reasF Pro.esalF *laneación@ or)ani(ación dirección " control. conse eo o de admi admini nist stra raci ción ón@@ )ere )erenc ncia ia@@ ases asesor ora a@@ F!n."onal: cons comerciali(ación@ *ersonal@ ?inan(as@ etc. Anal/t".o: *uestos@ tiem*o ?ormas@ e+ui*os@ costos@ materiales@ etc.
*rod *roduc ucci ción ón@@
B&sicamente la auditoria administrativa a desarrollar de*ender& de la calidad o*er o*erat ativ iva a de la admi admini nist stra raci ción ón@@ " so$r so$re e todo todo del del cont contro roll eis eiste tent nte e " otra otrass caractersticas es*eciales de la em*resa. Des*uCs de este estudio@ el si)uiente *aso consiente en de?inir " desarrollar un *ro)rama de auditora.
$%0%' DETERMINAR DETALLES POR ESTUDIAR La auditora administrativa es un instrumento de?inido *ara la continua evaluación de los mCtodos " el desem*eo de todas las &reas de la em*resa. La auditora administrativa *uede a$arcar una em*resa en su totalidad o un sector en ella@ 'asta el nivel m&s $ao de su su*ervisión. /l auditor necesita determinar los detalles ?undamentales de la ?unción o del *roceso administrativo. Los datos 'a$r&n de ser claros@ com*letos " con su?iciente detalle *ara *recisar necesidades " relaciones +ue contri$u"an a la relación del estudio.
$%1%' PLAN +ENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Antes de comen(ar una auditoria administrativa@ lo meor es re?leionar con calma " delinear el *lan.
In2est"ga."3n'T4.n".as: La o$servación La encuesta La entrevista Pasos a se)uir en los +ue se $asa un *lan.
Do.!5entos legales: 8 /scritura constitutiva. 8 Actas de asam$leas de accionistas " conseo de administración. 8 ontratos cele$rados. 8 ontratos colectivos de tra$ao. 8 Le"es +ue a?ectan a la em*resa. 8 %ituación ?iscal.
8 In?ormes diri)idos a de*endencias )u$ernamentales. 8 In?ormes diri)idos a &maras.
Ele5entos ad5"n"strat"2os: 8 Manuales de or)ani(ación. 8 Polticas. 8 An&lisis de *uestos. 8 Descri*ción escrita " )ra?icas de sistemas@ *rocedimientos " mCtodos. 8 at&lo)os de ?ormas con sus instructivos. 8 !e)istro de ?irmas " autori(aciones. $%6%' EL ANALISIS 7 EVALUACION EVALUACION DE LA INFORMACION O8TENIDA /l an&lisis suministra una $ase de com*rensión@ *ara lle)ar a conocer la situación con ma"or claridad. Una ve( o$tenida la in?ormación@ se anali(a@ *ara conocer la e?iciencia con +ue la em*resa 'a lo)rado lo)rado o est& lo)rando lo)rando sus o$etivos o$etivos " las causas +ue redu(can redu(can su e?iciencia.
El "nfor5e de a!d"tor"a Des*uCs de 'a$er anali(ado la in?ormación tenemos +ue ela$orar un in?orme@ el cual es un instrumento *ara la toma de decisiones. /l in?o n?orme rme indica la sit situación admi admin nistrat rativa de la em*re *resa " da las recomendaciones " las ?ormas *ara meorarlas.
I5#lanta."3n de las re.o5enda."ones La im*lantación de las recomendaciones 'ec'as *or el auditor de$e *onerse en vi)or *ara solucionar el *ro$lema +ue ori)ino la auditoria administrativa. A+u se a*licaran las medidas de meoramiento administrativo. $%9%' REPRES $%9%' REPRESENT ENTA ACION +RAFICA +RAFICA DEL PLAN PLAN +ENERA +ENERAL L DE AUDITORI UDITORIA A ADMINISTRATIVA Para la descri*ción )ra?ica del *lan )eneral " de los *ro)ramas es*ec?icos de la investi)ación@ se recomienda utili(ar )ra?icas de ?lec'as o dia)ramas de red@ como los +ue son utili(ados en las tCcnicas de camino critico J.P.M.G " tCcnicas de *ro)ramación@ evaluación " revisión JP/!0G " tam$iCn los llamados dia)ramas de $lo+ue o de $arras como los de -antt.
$%%' PRO+RAMAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA La ela$ ela$or orac ació ión n de un mCto mCtodo do sist sistem em&t &tic ico o del del *roc *roced edim imie ient nto o de audi audito tor ra a administrativa constitu"e@ una norma uni?orme so$re la cual es sumamente til $asarse. Los *ro)ramas son medios +ue sirven de )ua al auditor administrativo " a sus a"udantes@ en el +ue se detallan los di?erentes *asos a ?in de ase)urar +ue se cu$rir&n todos los as*ectos.
Clas"f".a."3n de los #rogra5as /l desarrollo de los *rocedimientos de auditora@ +ue son esta$lecidos como )ua de tra$ao@ se *uede modi?icar o ada*tar de acuerdo con las circunstancias en cada caso *articular. -enerales Analticos 0i*o Por &reas &% Progra5as generales %on a+uellos +ue se limitan a un enunciado )enCrico de los *rocedimientos de auditora +ue se de$en a*licar@ con mención de los o$etivos *articulares. )% Progra5as anal/t".os %on a+uellos +ue descri$en detalladamente la ?orma de a*licar los *rocedimientos de auditora administrativa. $% Progra5as t"#o %on %on a+ue a+uellllos os +ue +ue enum enumer eran an los los *roce *rocedi dimi mien ento toss de audit auditor ora a a se)u se)uirs irse e en situaciones a?ines a dos o m&s em*resas. *% Progra5as #or ;reas %on a+uellos +ue se *re*aran *ara el desarrollo de la revisión de cada una de las ?unciones de la em*resa@ como a)encia@ ventas@ *roducción@ com*ras@ *ersonal. Venta-as Venta-as de los #rogra5as Las ventaas de tra$aar con un *ro)rama sonF 1.8 Pro*orciona un *lan a se)uir .8 %irve la )ua *r&ctica en 'acer la *laneación de *róimas auditorias. 3.8 3.8 %i el *ro) *ro)ra rama ma es usad usado o *or *or &reas &reas de res*on res*onsa sa$i $ililida dad@ d@ ?ia ?iara ra la +ue +ue le corres*onda a cada auditor en la revisión 9.8 /l auditor estar& en a*titud de modi?icar o ada*tar el *ro)rama@ con el ?in de o$tener la in?ormación necesaria. 5.8 /l *ro)rama le sirve al auditor *ara determinar el alcance " e?ectividad de los *rocedimientos de la revisión. 2.8 /l su*ervisor de la auditoria *uede *lanear las tareas +ue 'a$r&n de reali(ar sus a"udantes utili(ando su ca*acidad " e*eriencia al m&imo. 7.8 %i el auditor es asi)nado a otro tra$ao@ su sucesor *uede o$servar lo reali(ado r&*idamente. =.8 uando termina la auditoria@ el *ro)rama sirve *ara veri?icar +ue no 'u$o omisión en su desarrollo. Pro.ed"5"entos de a!d"tor"a /s el maneo " control de las tareas se re+uiere una *oltica " *rocedimiento re+uerido +ue evite cual+uier *osi$le con?usión.
Los *rocedimientos de auditora inclu"en la utili(ación " a*licación deF cuestionario )eneral@ cuestionarios *or &reas@ 'oas de an&lisis@ revisión de documentación@ determinación de *orcentaes "@ mu" es*ecialmente la entrevista.
Pre#ara."3n de !n #rogra5a de la a!d"tor"a ad5"n"strat"2a Antes de im*lantar un *ro)rama )eneral en la auditoria administrativa@ es necesario contar con la a*ro$ación " el *leno res*aldo de la dirección. /l auditor su*ervisor tiene +ue decidir +uC ?actores son los m&s necesarios *ara lo)rar los o$etivos de estudio@ cuales son los meores mCtodos *ara lo)rarlos@ cual es el *ersonal a*ro*iado *ara 'acerse car)o de la ?unción@ cuales son los ?actores limitativos " de control. ,a$r& +ue llevar un re)istro re)istro de tareas su*ervisado su*ervisado *or el auditor res*ectivo@ res*ectivo@ en el cual con su nom$re lo indica@ se inscri$ir& toda tarea +ue se encomiende a los miem$ros del e+ui*o de auditora.
%e anotaran en el *ro)rama los datos si)uientesF #ec'a de iniciación Descri*ción de la tarea a e?ectuar !es*onsa$le Pla(o ?iado *or su eecución ual+uier otra in?ormación til
$%&<%' ESTUDIO 7 EVALUACION DE SISTEMA DE CONTROL /l sistema de control de la em*resa em*resa 'a de ser estudiado estudiado *ara *oder e?ectuar una *laneación correcta del tra$ao de auditora administrativa. /l auditor administrativo de$e tener *revisto cual va a ser el tra$ao +ue va a desarrollarse@ de tal manera +ue es indis*ensa$le +ue antes de iniciar su la$or ten)a "a reali(ada la *laneación de investi)ación en tCrminos )enerales.
Las =o-as de an;l"s"s De?i De?ini nici ción ónFF son son 'oa 'oass en la +ue +ue se reco reco*i *ila lan n dato datos@ s@ come coment ntar ario ios@ s@ nota notass " evaluaciones a la revisión de la em*resa. Las 'oas de an&lisis sirven al auditor *ara demostrar +ue a e?ectuado una revisión en la em*resa " le sirven de $ase *ara la in?ormación e in?orme ?inal.
&% Partes .o5#onentes de las =o-as de an;l"s"s aG /nca$e(ado.8 /n *rimer tCrmino se *one en nom$re de la em*resa +ue se va eaminar. $G ontenido.8 Al *lanear una auditoria se de$er& *oner cuidado a los mCtodos +ue se em*lean *ara las veri?icaciones e investi)aciones. cG Ondice de las 'oas de an&lisis.8 /s m&s ?lei$le usar en el ndice nmeros +ue letras@ aun cuando es conveniente enumerar los an&lisis. dG Pro*iedad de las 'oas del an&lisis.8 /l auditor de$e tener un control de las 'oas de an&lisis *ara +ue com*rue$e +ue sus *a*eles re*resenten tra$aos " +ue 'an tenido las $ases necesarias *ara su evaluación e in?orme. eG La revisión de las 'oas de an&lisis de$er& ser com*leta@ sistem&tica " critica@ " ser con?iada solo a *ersonas +ue est&n ca*acitadas *ara com*ro$ar si la auditoria 'a sido eecutada adecuadamente. Las 'oas de an&lisis de$er&n demostrar +ue 'an sido revisadas.
)% Instr!.."ones de las =o-as de an;l"s"s /l auditor administrativo tiene la alternativa de anali(ar las res*uestas@ en los si)uientes *untosF 5 /celente 9 Buena 3 !e)ular De?iciente 1 Mala 4 N.A. JNo a*lica$leG
$%&&%' EL CUESTIONARIO Def"n"."3n “%on documentos +ue sirven como )ua *ara $uscar contestación contestación a interro)antes interro)antes acerca del &rea de revisión.” Al *re*arar el cuestionario no de$er& con?ormarse con una descri*ción de los as*ectos )enerales de la em*resa sino +ue estar& o$li)ado a una investi)ación cuidadosa del *rocedimiento.
Re.o5enda."ones #ara la estr!.t!ra."3n de !n .!est"onar"o on on $ase $ase a las las *rue *rue$a $ass +ue +ue de$e de$e ser ser some somettido ido el cues cuestition onar ario io *ara *ara su com*ro$ación " *onderación. Puntos a se)uirF aG De$e de com*render com*render *re)untas *re)untas cu"a com*rensión com*rensión este al nivel nivel del )ru*o de entrevistados. $G La sntesis de$e de ser clara " directa. cG De$en evitarse las *re)untas de car&cter conductivo. dG Uso de *ala$ras su$etivas.
&% El .!est"onar"o general /n este ti*o de cuestionario se utili(a un an&lisis )lo$al de la situación de una em*resa. /l auditor administrativo de$er& llenar el ma"or *orcentae del cuestionario en el lu)ar de tra$ao.
)% C!est"onar"o #or ;reas /ste se utili(a *ara $uscar res*uestas a varias interro)antes de la situación de una &rea o ?unción +ue ten)a +ue ver con lo +ue es la em*resa. /ste /ste cuesti cuestiona onario rio de$e de estar estar ela$ora ela$orado do de modo modo +ue inclu" inclu"a a cuesti cuestione oness es*eci?icas concernientes a una ?unción " al ti*o es*eci?ico es*eci?ico +ue se este reali(ando la investi)ación.
$%&)%' FASE DE DESARROLLO DES ARROLLO /n el desarrollo de la auditora los elementos vitales son la investi)ación " el an&lisis dentro de un marco conce*tual sólidamente ela$orado. No *uede 'a$er nin)n *rocedimiento mec&nico de +uitar " *oner.
/lementos de la ?ase de desarrollo de una auditora administrativaF
Al reali(ar su tra$ao *ara lo)rar los o$etivos de la auditoria@ el auditor crea conocimientos a cuatro nivelesF 1. eri?icar la eactitud de los datos e in?ormes *resentados. . Determinar el )rado de cum*limiento de ?unciones administrativasF *laneación@ or)ani(ación@ inte)ración de recursos@ dirección@ con8trol " coordinación. 3. /val /valuar uar ?unc ?uncio ione ness o*er o*erac acio iona nale les@ s@ com* com*ras ras@@ vent ventas as@@ alma almacC cCn@ n@ crCdi crCdito to " co$ran(as@ *ersonal entre otros. 9. /valuar /valuarFF los sistem sistemas as " *rocedi *rocedimie miento ntos@ s@ o*uest o*uestos@ os@ ?actor ?actores es de an&lis an&lisis is de o?icina@ sim*li?icación del tra$ao@ an&lisis de sistemas@ costos entre otros. Los niveles 1 " se $asan en 'ec'os@ los niveles 3 " 9 se *uede decir +ue *ertenecen al &m$ito de la o*inión@ *ero una o*inión $asada ?undamentalmente en conocimientos " resultados incon?undi$les " reales.
UNIVERSIDAD AUTONOMA DE CHIAPAS FACULTAD DE CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN CAMPUS IV
Licenciatura en Administración
Auditoria Administrativa Administrativa
7º “B”
UNIDAD 9 0Ccnicas de o$tención de In?ormación
Profesor: Mtro. arlos !e"es #lores
Integrantes del e!"#o: A$alos #lores Anselmo Anselmo a$rera %&nc'e( Die)o 'acón am*os Br"ant Lunas ru( A+uinoris Morales Morales David ,um$erto !ecino -arca Luis /nri+ue !odas ,ernande( /duardo Antonio
0a*ac'ula 0a*ac'ula 'ia*as a 12 de A$ril A$ril de 415
INDICE UNIDAD 9 0/NIA% D/ 6B0/NI6N D/ IN#6!MAI6N 9.1.8 LA I/NIA < /L M/06D6 I/N0I#I6 9..8 IN/%0I-AI6N D6UM/N0AL 9.3.8 6B%/!AI6N DI!/0A 9.9.8 LA /NU/%0A 9.5.8 0/NIA% D/ ANALI%I% ADMINI%0!A0I6 ADMINI%0!A0I6
TECNICAS DE O8TENCION DE INFORMACION /l estudio@ investi)ación " an&lisis de un ?enómeno o 'ec'o siem*re 'a tenido corno corno ?ina ?inalilidad dad escla esclarec recer er las las causa causass +ue +ue ori) ori)in inan an a Cste Cste@@ *ara *ara lo cual cual es necesario se)uir ciertos mCtodos de investi)ación. De?inición *recisa del o$eto del estudio #ormulación de un *ro)rama de actividades /sta$lecimiento de 'i*ótesis de tra$ao !eco*ilación de datos !e)istro de datos An&lisis de datos onclusiones /l esclarecimiento de los ?actores +ue com*onen el o$eto de estudio sealado@ se lo)ra a travCs de di?erentes tCcnicas de an&lisis@ comoF Investi)ación documental 6$servación /l cuestionario La entrevista La $ase so$re la +ue )iran estas tCcnicas es su$stancialmente la misma@ o sea@ todas a*lican sistem&ticamente las si)uientes *re)untas lavesF HuiCn HDe +uC se trata@ Hcu&les son los sucesos HuC HuC de$er& ser investi)ado Hómo Hómo se *roducen HPor +uC HPor +uC eiste o tiene lu)ar el 'ec'o anali(ado Hu&ndo H/n +uC lu)ar Hu&nto H/n +uC cantidad
*%&%' LA CIENCIA 7 EL M>TODO CIENT(FICO La a*licación del mCtodo cient?ico en la administración " m&s concretamente *or medio del desarrollo de una auditora administrativa@ es un mCtodo e?ica( de invest investi) i)aci ación ón *ara *ara descu descu$r $rir ir las las de?ic de?icie ienci ncias as " *ro*o *ro*oner ner meo meora rass al sist sistem ema a administrativo@ a la calidad de los +ue 'acen administración@ en todo ti*o de or)ani(ación.
D"se?o de la "n2est"ga."3n /l auditor o$tiene una *arte de las in?ormaciones +ue necesita en su tra$ao@ mediante los datos +ue le son suministrados *or los ?uncionarios o em*leados@ "
es llevada a ca$o mediante la resolución de cuestionarios +ue son ela$orados *ara las varia$les en las +ue estCn com*rendidas todas a+uellas cuestiones de interCs )eneral " +ue sean normativos *ara su desem*eo. /isten cuatro diseos de ma"o ma"orr uso uso en la invest investi) i)ac ació ión n admi admini nist strat rativ iva a +ue +ue sonF sonF la inve invest sti) i)aci ación ón documental@ la o$servación@ la correlación@ " la e*erimentación.
Los diseos +ue se $asan en la investi)ación documental son los de menor ri)or " *recisiónE los diseos e*erimentales son los de ma"or ri)or " *recisión.
In2est"ga."3n do.!5ental /ste diseo trata *rinci*almente de reco*ilar datos a travCs de la consulta de documentos Jin?ormes@ re)istros@ estadsticasG. O,ser2a."3n on on el *ro*ós *ro*ósitito o de recol recolect ectar ar datos datos su?i su?ici cien ente tess *ara *ara veri veri?i?icar car las las 'i*ó 'i*óte tesis sis ?ormuladas@ se 'ace necesario o$servar los ?enómenos en cuestión a ?in de determinar si eiste una adecuación entre ellos " las 'i*ótesis. Correla."3n Una tCcnica m&s *recisa de investi)ación consiste en utili(ar los datos reca$ados de cuestionarios@ entrevistas@ etcCtera *ara evaluar las *osi$les relaciones entre dos o m&s varia$les es*ec?icas. E@#er"5enta."3n La *rinci*al ventaa de la investi)ación e*erimental so$re un diseo correlacional consiste en la ca*acidad *ara indicar causalidad. /llo o$edece a +ue en esos estud estudio ioss el invest investi) i)ad ador or mane manea a la varia varia$l $le e inde* inde*end endie ient nte e en condi condici cion ones es controladas. Por consi)uiente@ su*oniendo +ue 'a"a i)ualdad de circunstancias@ *odr& lle)ar a la conclusión de +ue cual+uier cam$io en la varia$le de*endiente se de$e al maneo o cam$io im*uesto a la varia$le inde*endiente.
*%)%' INVESTI+ACIÓN INVESTI+ ACIÓN DOCUMENTAL DOCUMENTAL 0rata *rinci*almente de recolectar " 'acer un *rimer eamen de la in?ormación +ue eista@ )r&?ica " escrita@ so$re el o$eto de?inido de estudio +ue se trate. 0oda 0oda tCcnica de investi)ación re+uiere deF
F!entes Las ?uentes son los arc'ivos *rivados. Med"os %on a+uello a+uelloss docume documento ntoss como como ?ormas ?ormas@@ re*orte re*ortes@ s@ in?orm in?ormes es Jadmin Jadminist istrat rativo ivos@ s@ conta$les@ estadsticosG. Las eta*as de esta tCcnica sonF &% Re.ole.."3n de "nfor5a."3n De$e De$e *lan *lanear earse se cuid cuidado adosa same ment nte@ e@ teni tenien endo do en cuent cuenta a calid calidad@ ad@ cant cantid idad ad " veracidad del material reco*ilado@ el resultado de esta eta*a *uede ser decisivo *ara las condiciones del estudio. )% An;l"s"s de la "n2e n2est"ga."3n onsiste en a*licar un $uen uicio " e*eriencias@ auiliares indis*ensa$les del analista. $% Clas"f".a."3n de la "nfor5a."3n onsiste en llevar a ca$o una clasi?icación tCcnica " sistem&tica de la in?ormación@ *ara lle)ar a conclusiones verdaderasE toda la in?ormación se com*lementa entre s " nin)una es eclu"ente de la otra. *%$%' O8SERVACIÓN DIRECTA 0iene como ?inalidad el com*lementar@ con?rontar " veri?icar los estudios +ue se 'a"an reali(ado con?orme a la investi)ación documental. /l o$serva o$servar@ r@ desci?rar desci?rar@@ entend entender er " e*lic e*licar ar los ?actor ?actores es +ue com*ren com*renden den una situación dada@ en la ma"ora de las veces se encuentra sueta a inter*retaciones de ti*o *ersonal@ +ue no siem*re son las m&s reales " verdicas@ *ues es mu" di?cil eternar *or com*leto los ?actores *ersonales del analista. La tCcnica de la o$servación es la si)uienteF eiste la necesidad de de?inir el o$eto de la o$servación@ anotar sus caractersticas@ clasi?icarlas@ anali(arlas " criticarlas " conservar las notas *roducto de la o$servación *ara su consulta *osterior.
*%*%' LA ENCUESTA El .!est"onar"o /s una ?orma de reunir datosE su contenido tiene *or o$eto descu$rir 'ec'os@ u o*iniones@ reunir datos o$etivos " cuantitativos. La a*licación del cuestionario sólo se usti?ica cuandoF /l tiem*o *ara la Qo$servación directaQ o la entrevista es demasiado corto. La in?ormación $uscada se encuentra dis*ersa entre di?erentes )ru*os. Las ?uentes son mu" variadas o la in?ormación a o$tener ei)e una lar)a $s+ueda.
M!estreo /l *aso m&s im*ortante en la *laneación de una encuesta es la decisión +ue se toma so$re la muestra +ue se va a em*lear@ es decir@ el nmero " clase de )ente a entr entrev evis ista tarr. Por Por cons consi) i)ui uien ente te@@ los los *roc *roced edim imie ient ntos os de mues muestr treo eo son son una una consideración inevita$le en todos los tra$aos de investi)ación. &% For5!la."3n del .!est"onar"o Hómo 'ace el auditor administrativo las revisiones La orientación tradicional se 'a en?ocado a la resolución de cuestionarios. /stos normalmente consisten en varias secciones inde*endientes dedicadas a diversos ?actores. onsec onsecuent uentemen emente@ te@ el cuestio cuestionari nario o *uede *uede ser dividi dividido do en varias varias seccio secciones nes " terminado *or di?erentes auditoresE " *osteriormente unido *ara ser revisado *or el audi audito torr su*er u*ervvisor isor.. Usual sualme ment nte e se dea ea es*a es*accio *ara ara los los com coment entario arioss corre corres*o s*ond ndie ient ntes es a a+uel a+uella lass *re)u *re)unt ntas as +ue +ue no *ued *ueden en ser ser adec adecua uadam dament ente e resueltas sin los comentarios adicionales. /l uso de cuestionarios *uede ser de dos ti*osF
Estr!.t!rados% %on a+uellos cu"o contenido se $asa en una serie de *re)untas concretas@ *reordenadas " de?inidas *or otras interro)antes adicionales@ +ue se limitan a lo necesario *ara aclarar " detallar las res*uestas. No estr!.t!rados% -eneralmente se les conoce como )ua de entrevistas " su contenido se $asa en temas )enerales a cu$rir durante la entrevista@ deando su?iciente li$ertad al auditor *ara condicionarlo a las circunstancias. )% Ta,!la."3n de datos Los cuestionarios de$en incluir la o$tención de datosF reco)idos. /l auditor tiene la alternativa de anali(ar las res*uestas " ta$ular los datos con $ase en una escala de a*reciación.
uan uando do la ?ina ?inalilida dad d *rin *rinci ci*a *all de la eval evalua uaci ción ón es *roc *roced eder er a meor eorar ar@@ *articularmente en los *untos en +ue se locali(an di?icultades o entor*ecimientos de im*ortancia@ modi?icados se)n lo +ue *ueda ser ?acti$le en las condiciones actuales@ se tiene la im*resión de +ue este mCtodo *resenta el ti*o m&s *r&ctico " valioso de uicios de valoración. %u em*leo seala dónde se 'a de tra$aar *ara 'acer meoras. /ste mCtodo *uede em*learse sin +ue se cono(can las *r&cticas *ro*ias de un nmero considera$le de otras or)ani(aciones. %e le *uede em*lear incl inclus uso o cuan cuando do se est& est& se)uro se)uro de la com$i com$ina naci ción ón de *rinc *rinci* i*io ios@ s@ mCto mCtodos dos " tCcnic tCcnicas as +ue se necesi necesita ta *ara reci$ir reci$ir una cali?i cali?icaci cación ón de ecelen ecelente@ te@ $uena o re)ular. 0odo lo +ue se tiene +ue conocer es +ue se necesitan meoras@ " +ue Cstas *arecen merecedoras de +ue se les intente.
La entre2"sta Dentro de las tCcnicas de recolección e investi)ación la m&s im*ortante *or su contenido@ mCtodo " a*licación@ es la QentrevistaQ. La QentrevistaQ es un instrumento +ue *ermite descu$rir a+uellos as*ectos ocultos +ue ?orman *arte de todo tra$ao administrativo@ a"udando a veri?icar in?erencias " o$servaciones@ tanto internas como eternas valiCndose de la viva narración de las *ersonas. Para Para e?ec e?ectu tuar ar una una audi audito tor ra a admi admini nist strat rativ iva a com* com*le leta ta@@ la a*lic a*licac ació ión n de los los cuestionarios de$er& ser com*letada con una serie de entrevistas *ara *oder com*ro$ar " am*liar los datos o$tenidos.
&% +eneral"dades de la entre2"sta At53sfera La *rimera tarea del entrevistador es esta$lecer la clase de atmós?era +ue Cl +uiere *ara la entrevista. /n realidad@ este *roceso em*ie(a con la reacción del solicitante a la a*ariencia de la o?icina " a la ?orma como es reci$ido. Ra##ort Ba5,"ente de .onf"ana /l esta$l esta$leci ecimie miento nto del ra**ort ra**ort Jam$ie Jam$iente nte de con?ia con?ian(aG n(aG es esenci esencialm alment ente e un asunto +ue disminu"e la tensión o ansiedad del entrevistado acerca de 'a$lar con li$ertad " com*ortarse tan natural como lo *ermitan las circunstancias. )% T"#os de entre2"sta a Entre2"sta n no o d" d"r"g"da% /s la +ue se desarrolla sin estar sueta a un tratamiento *re?a$ricado de *re)untasE la conversación se lleva Lasta cierto *unto de un modo in?ormal@ *or lo +ue es ?&cil caer en diva)aciones +ue di?ieren el o$eto central del estudio. , Entre2"sta d" d"r"g"da% %e le considera de m&s utilidad@ de$ido a +ue se utili(a ma"or ri)or cient?ico al anali(ar el o$eto de?inido de estudio. $% Reglas generales #ara la entre2"sta e ntre2"sta aG De$er& iniciarse la entrevista@ con una e*licación al interro)ado so$re el ?in +ue *erse)uimos " los $ene?icios +ue deseamos o$tener. $G %e crear crear& & un am$i am$ien ente te de con? con?ia ian(a n(a entr entre e el entr entrev evis ista tado dorr e inte interr rro)a o)ado do Jra**ortG. cG %e *ermitir& al interro)ado e*resar sus ideas@ sin nin)una *resión de *arte del entrevistador. dG %e ?ormular&n las *re)untas concretas o individuales. eG %e anotar&n inmediatamente todas las res*uestas o$tenidas. ?G %e eliminar&n en lo *osi$le las interru*ciones. )G %e evitar& contradecir al interro)ado@ aun+ue se*amos de la ?alsedad de los datos *ro*orcionados. 'G %e o$serva o$servar&n r&n todos todos los detall detalles es secunda secundarios rios como como actitu actitud@ d@ coo*era coo*eració ción@ n@ claridad@ etc.@ del interro)ado. *% C"erre de la entre2"sta #altando #altando 5 o 14 minutos minutos *ara terminar terminar la entrevista@ entrevista@ es conveniente conveniente anunciar anunciar +ue se acerca el ?inal con ?rases comoF Qantes de terminar vo" a 'acerle dos *re)untas m&sQ@ Qnos estamos acercando al ?inalE *ero antes +uisiera +ue me di)a...Q etc.@ esto a"uda al interro)ado a *re*ararse *ara terminar con Cito la entrevista.
0% La reda.."3n del "nfor5e Las conclusiones " resultados de la entrevista de$en ser redactados en un len)uae sencillo " claro@ de manera tal +ue cual+uier *ersona Jde un nivel similar *or lo menos entrevistadorG@ *ueda entenderlo " ?ormarse una ima)en clara. ,a" una serie de ?ormas " de )uas *ara redactar el in?orme ?inal@ las cuales *retenden a"udara comunicar claramente la ima)en del entrevistado. 1% Cont"n!"dad De acuerdo con las conclusiones " de la decisión ?inal a +ue se lle)ue@ el entrevistador de$e ase)urarse de +ue 'a"a continuidad. Por ltimo@ es im*ortante " til *ara todo entrevistador 'a$ituarse a con?rontar los resu result ltad ados os de su actu actuac ació ión n *or *or medi medio o de )r&? )r&?iicas@ cas@ ent entrev revista istass cort cortas as@@ cuestionarios@ etc.@ investi)ando +uC sucedió. *%0%' TECNICAS TECNIC AS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO ADMINISTRATIVO La elección de las tCcnicas de an&lisis administrativo o$edecer& a la ?acti$ilidad de su a*licaciónE a los estudios +ue se van a reali(arE a la dis*oni$ilidad de tiem*oE *ero so$re todo@ al )rado de *re*aración del *ersonal con +ue se cuenta. /ntre las tCcnicas +ue *or lo comn se utili(an *ara reali(ar o auiliar en el an&lisis de *ro$lemas administrativos@ se encuentran las si)uientesF
