Procedimiento de la Circularización
El auditor en el área de cuentas por cobrar (clientes, deudores) debe obtener información suficiente para poder expresar su opinión en los siguientes aspectos: 1. Si los saldos de las cuentas a cobrar existen realmente y representan deudas legítimas de la empresa. 2. Que las cuentas a cobrar, incluyendo los intereses devengados, están debidamente registradas y clasificadas según lo establecido en el PGC. 3. Estudio de cobrabilidad de estas cuentas. 4. Efectuar un análisis de la antigüedad de los saldos. 5. Si los efectos descontados pendientes de vencimiento están recogidos en su cuenta correspondiente. 6. Los criterios adoptados por la l a empresa para la valoración de estas cuentas son aplicados de forma uniforme (si se cambia el criterio, debe informarse en la memoria y el auditor debe dar su opinión sobre este cambio). 7. Verificar si las cuentas a cobrar han sido pignoradas o hipotecadas en garantía de alguna contraprestación, debiendo hacer mención en su caso en la memoria. 8. Comprobar que los sistemas de control interno utilizados, son eficaces. 9. Que las cuentas de provisiones por insolvencias son razonables. La mejor evidencia obtenida de los saldos deudores es la directa. El auditor pedirá a la empresa que redacte cartas (circularización) a los clientes, deudores que estime según su criterio profesional, para poder obtener evidencia suficiente sobre los deudores. El total de saldos que debe contemplar el auditor para circularizar, estará formado por los saldos de los deudores; clientes, efectos comerciales a cobrar; efectos comerciales descontados y otros saldos. Las circularizaciones enviadas por el auditor, estarán en función de los resultados obtenidos en el control interno. No es habitual utilizar la circularización para saldos deudores en los siguientes casos: Cuando los clientes sean siempre de pequeñas cuantías (clientes de centros comerciales, entidades bancarias, etc.). Cuando exista un departamento de auditoría interna en la empresa y se realicen las circularizaciones de forma habitual utilizando, a criterio del auditor, procedimientos razonables. En las empresas que cobran habitualmente al contado, en las que el saldo de los clientes sea muy pequeño. Así mismo el auditor debe determinar los saldos de cuentas a cobrar a aquellos que va a circularizar; entre los que figurarán: • Los que correspondan a productos o servicios en los que se detectaron problemas en el control interno. • Clientes con saldo acreedor. • Clientes que tengan movimientos extraños en las cuentas.
• Procedimientos para verificar la correcta valoración de las cuentas y análisis de las provisiones de tráfico Para verificar la correcta valoración de las cuentas se realizan los siguientes procedimientos: • Asegurarse que el tratamiento contable dado a las operaciones efectuadas con las cuentas de este grupo, siguen las normas de valoración del PGC. • Analizar las cuentas, en cuanto a su antigüedad y cobrabilidad, por la posible consideración como clientes de dudoso cobro. • Verificar la continuidad del criterio establecido para la estimación de la cuantía de las provisiones de tráfico. • Determinar los movimientos y razonabilidad de la cuenta de provisión para insolvencias, incluyendo aquí los saldos de clientes, efectos comerciales a cobrar, y la de los efectos descontados, para su cálculo. • Clientes con mayor saldo. • Aquellos seleccionados por el auditor según su criterio profesional. Al decidir el número de cuentas que va a utilizar, se debe tener como objetivo obtener el mejor resultado con el menor número de partidas Para conseguir esto puede serle útil “estratificar” escogiendo todas las cuentas por encima de determinado valor y seleccionando distintos porcentajes de cada estrato. Las cartas de circularización tiene que prepararlas la empresa, pero deben ser supervisadas y enviadas por el auditor, y la respuesta ha de recibirla él mismo. Existen dos tipos de circularizaciones la positiva y negativa. En la carta de circularización se debe pedir confirmación del saldo; es decir, al cliente se le indica el importe que debe según los libros de la empresa y él tiene que dar o no su conformidad con el mismo. Si no se recibe contestación después de varias circularizaciones, como mínimo dos, el auditor debe utilizar procedimientos alternativos; por ejemplo, comprobar los cobros en los extractos bancarios, revisar facturas, verificar las órdenes de venta, albaranes, etc. Las diferencias que surjan de las circularizaciones, se presentarán a la empresa para su conciliación, siendo verificadas posteriormente por el auditor. La fecha para circularizar será al cierre del ejercicio, o en días anteriores. Si se realiza en estas fechas el auditor debe, por medio de procedimientos alternativos, verificar los movimientos de estas cuentas desde el momento de circularización hasta el cierre. Cuando el auditor busca confirmar ciertos saldos u otra información y la administración pide al auditor que no lo haga, el auditor deberá considerar si hay fundamentos viciosos para esta petición y deberá obtener evidencia para soportar la validez de las solicitudes de la administración. Si el auditor está de acuerdo con la petición de la administración de no buscar una confirmación externa respecto a un asunto en particular, el auditor deberá aplicar procedimientos alternativos para obtener suficiente evidencia apropiada respecto a dicho asunto.
Si el auditor no acepta la validez de la petición de la administraci6n y se le impide llevar a cabo las confirmaciones, se presenta una limitación en el alcance del trabajo del auditor y el auditor deberá considerar el posible impacto en su dictamen. Al considerar las razones proporcionadas por la administración, el auditor aplica una actitud de escepticismo profesional y considera si la petición tiene alguna implicación respecto a la integridad de la administración. El auditor considera si la petición de la administración puede indicar la posible existencia de fraude o error. Si el auditor cree que existe fraude o error, el auditor aplica los lineamientos de la NIA 240, Fraude y error. El auditor también considera si los procedimientos alternativos proporcionarán suficiente evidencia apropiada respecto a ese asunto. Características de los consultados. La confiabilidad en la evidencia proporcionada por una confirmación se afecta por la competencia, independencia, autoridad para responder, conocimiento del asunto que se quiere confirmar y objetividad del consultado. Por esta raz6n, el auditor trata de asegurarse, cuando sea factible, que la solicitud de confirmación se dirige a un individuo apropiado. Por ejemplo, cuando se confirma que se ha desistido de un pacto relacionado con la deuda a largo plazo de una entidad, el auditor dirige la solicitud a un funcionario del acreedor que tenga conocimiento del desistimiento y la autoridad para proporcionar la información. El auditor también evalúa si ciertas partes no pueden proporcionar una respuesta objetiva o imparcial a una solicitud de confirmación. Puede surgir a la atención del auditor información sobre la competencia, conocimiento, motivación, capacidad o voluntad de responder del consultado. El auditor considera el efecto de dicha información al diseñar la solicitud de confirmación y al evaluar los resultados, incluyendo el determinar si son necesarios procedimientos adicionales. El auditor también considera si hay suficiente base para concluir que la solicitud de confirmación se envía a un consultado de quien el auditor puede esperar una respuesta que proporcione suficiente evidencia apropiada. Por ejemplo, el auditor puede encontrar importantes transacciones inusuales de fin de año, las cuales tengan un efecto importante sobre los estados financieros, siendo estas transacciones con un tercero que depende económicamente de la entidad. En tales circunstancias, el auditor considera si el tercero puede estar motivado a proporcionar una respuesta inexacta. El proceso de confirmación externa. Cuando realice procedimientos de confirmación, el auditor deberá mantener control sobre el proceso de seleccionar a quienes se les enviará una solicitud, la preparación, el envío de las solicitudes de confirmación y las respuestas a
dichas solicitudes. Se mantiene control sobre las comunicaciones entre los presuntos receptores y el auditor para minimizar la posibilidad de que los resultados del proceso de confirmación sean parciales a causa de la interceptación y alteración de las solicitudes de confirmación o las respuestas. El auditor se asegura de que sea el mismo quien envíe las solicitudes de confirmación, de que las solicitudes están dirigidas en forma apropiada y de que se pida que todas las respuestas se manden directamente al auditor. El auditor considera si las respuestas han llegado de los presuntos remitentes Solicitud de confirmación positiva sin respuesta. El auditor deberá realizar procedimientos alternativos cuando no se reciba ninguna respuesta a una solicitud de confirmación externa positiva. Los procedimientos alternativos de auditoría deberán ser tales que proporcionen la evidencia sobre las aseveraciones de los estados financieros que se tenía la intención que proporcionara la solicitud de confirmación. Cuando no se recibe respuesta, el auditor ordinariamente establece contacto con el receptor de la solicitud para propiciar una respuesta. Cuando el auditor no puede obtener una respuesta, el auditor usa procedimientos alternativos de auditoría. La naturaleza de los procedimientos alternativos varía de acuerdo a la cuenta y a la aseveración en cuestión. En el examen de cuentas por cobrar, los procedimientos alternativos pueden incluir examen de los recibos de efectivo posteriores, examen de documentos de embarque u otra documentación del cliente para proporcionar evidencia de la aseveración de existencia y pruebas de corte de ventas para proporcionar evidencia de la aseveración de integridad. En el examen de cuentas por pagar, los procedimientos alternativos pueden incluir examen de desembolsos de efectivo posteriores o correspondencia de terceros para proporcionar evidencia de la aseveración de existencia y examen de otros registros, tales como notas de recibo de mercancías, para proporcionar evidencia de la aseveración de integridad. Confiabilidad de las respuestas recibidas. El auditor considera si hay alguna indicación de que las confirmaciones externas recibidas puedan no ser confiables. El auditor considera la autenticidad de la respuesta y realiza procedimientos para despejar cualquier preocupación. El auditor puede escoger la verificación de la fuente y contenidos de una respuesta con una llamada telefónica al presunto remitente. Además, el auditor solicita al presunto remitente que envíe la confirmación original directamente al auditor. Con el uso creciente de la tecnología, el auditor considera validar la fuente de las respuestas recibidas en formatos electrónicos (por ejemplo, fax o correo electrónico). Las confirmaciones orales se documentan en los papeles de trabajo. Si la información de las confirmaciones orales es importante, el auditor pide a las partes implicadas que corroboren por escrito la información específica directamente al auditor.
Evaluación de los resultados del proceso de confirmación. El auditor deberá evaluar si los resultados del proceso de confirmación externa junto con los resultados de cualesquiera otros procedimientos realizados, proporcionan suficiente evidencia apropiada de auditoría respecto a la aseveración de los estados financieros que se auditan. Al conducir esta evaluación el auditor considera los lineamientos proporcionados por la NIA 530, Muestreo de auditoría y otros procedimientos de pruebas selectivas. Confirmaciones externas antes del final del año. Cuando el auditor usa la confirmación en una fecha anterior al balance general para obtener evidencia para soportar una aseveración de los estados financieros, el auditor obtiene suficiente evidencia apropiada de auditoría de que las transacciones relevantes a la aseveración en el período intermedio no han sido representadas erróneamente en una forma importante. Por razones prácticas cuando el nivel de riesgo inherente y de control se evalúa a un nivel menor que alto, el auditor puede decidir confirmar los saldos a una fecha distinta al final del período, por ejemplo, cuando la auditoría debe completarse dentro de un corto tiempo después de la fecha del balance. Como con todos los tipos de trabajo antes del final del año el auditor considera la necesidad de obtener evidencia de auditoría adicional relativa al remanente del período." Como puede observarse en esta norma, al obtener la evidencia (Confirmaciones de Terceros), deberá elaborarse la cédula correspondiente debiendo tener cuidado en la tabulación de saldos, esto con el objeto de verificar y comparar los montos confirmados y que se muestran. Objetivos de la Auditoria de Ingresos La auditoria de ingresos puede hacerse: 1. Con el propósito de desarrollar una opinión competente en relación a la razonabilidad y coherencia de la presentación de los estados financieros del cliente y de permitir certificar dichos estados 2. Con el propósito de ayudar a la dirección en el control y operación del negocio o en las funciones implicadas 3. Con ambos proposititos. En la verificación de los estados financieros, el programa de auditoría debe orientarse hacia la determinación de que: Los ingresos se registran e informan en la cuentas de resultados sobre bases coherentes. Los ingresos se registran e informan en la cantidad correcta. Los ingresos se registran cuando se han ganado. Los ingresos se registran e informan en el periodo fiscal apropiado. Los ingresos se registran apropiadamente en las cuentas correspondientes del balance de situación. Se han recibido y registrado todos los ingresos a los que el negocio tiene derecho. Los procedimientos de control son los adecuados para tener la seguridad de
que los ingresos se registran e informan apropiadamente. Los objetivos normales de la auditoria de ingresos pueden resumirse de la siguiente manera: Control Interno: determinar que procedimientos están establecidos para asegurar que todos los ingresos debidos se perciben y registran. Procedimientos de Auditoria: determinar que todos los ingresos se registran, y que todos los registrados se han ganado. Presentación: determinar que todos ingresos se muestran apropiadamente y coherentemente. Adicionalmente, a fin de ayudar a la dirección, el programa debe establecer la determinación de que: Los ingresos se maximizan dentro del sistema de objetivos y políticas del negocio. Los controles sobre ingresos-producción operativa son los adecuados para prevenir perdidas. Las operaciones ingresos-producción se conducen eficaz y económicamente. Los ingresos se analizan, clasifican y se informa de ellos a la dirección adecuadamente y con todo su significado. La mayoría de los exámenes incluyen elementos de la verificación y de la auditoria operativa.
Objetivo de Auditoria de Gastos Administrativos Los objetivos de la auditoria en el examen de los gastos administrativos y otros consisten en determinar qué: 1. Son validos. 2. Son razonables. 3. Han sido debidamente autorizados. 4. Han sido correctamente registrados. 5. Han sido clasificados de una forma uniforme. 6. Se han tenido en cuenta los ingresos correspondientes. 7. Se han distribuido debidamente entre varios informes. 8. Han sido incluidos íntegramente y se han registrado de acuerdo con las disposiciones regulatorias. 9. Cumplen con la legislación vigente. 10. Han servido de base para presentar a la dirección unas recomendaciones constructivas. Análisis por antigüedad de saldos Este se realiza clasificando los saldos a cargo de los clientes por antigüedad de su vencimiento, pudiendo ampliar o restringir, de acuerdo a las necesidades de la empresa. Es conveniente que el Director Financiero ordene al Gerente de Crédito y Cobranza, el estudio individual de cada uno de los saldos vencidos con objeto de precisar las causas que en cada caso originan acumulaciones de saldos.
Si el estudio de éstos, determina que algunos saldos se vencieron injustamente, sin que el cliente hiciera nada por reducirlos, se pueden tomar medidas como las siguientes: Iniciar una campaña especial de cobranza; Restringir las ventas a crédito al cliente moroso; De ambas cosas a la vez; Cambiar las bases de operaciones a crédito con el cliente moroso; Análisis de clientes por antigüedad de saldos. Desde un aspecto del análisis externo de la empresa, en la cual se dispone de la antigüedad de saldos, el índice puede obtenerse mediante comparación periódica del saldo de clientes, con el importe de las ventas a crédito, o mediante la relación existente entre el saldo de clientes y la reserva para cobros dudosos, teniendo la seguridad de que dicha reserva este perfectamente calculada. La deficiencia en la inversión de clientes, se puede deber a diferentes causas principalmente a las siguientes: a) Mala situación económica en general b) Mala situación económica del mercado especial en el cual opera la empresa. c) Generosidad en la concesión de créditos. d) Política equivoca de venta, basada sobre la idea de que el propósito de los negocios en vender en abundancia, olvidando que no son las ventas sino las utilidades el fin o meta de los negocios. e) Ayuda competencia f) Deficiente política de cobros. La presencia de estas desventajas, no sólo motiva una reducción de las utilidades por los importes de los créditos, que parcial o totalmente se dejen de cobrar, sino además: a) Gastos de cobranza en general. b) Intereses del capital tomado en préstamos para suplir los medios de acción invertidos en dichos exceso. c) La pérdida de los clientes morosos.
. OBJETIVOS DE AUDITORIA DE LAS CUENTAS/EFECTOS POR PAGAR Sus objetivos consisten en verificar: * Si los saldos que aparecen en estas cuentas representan realmente deudas de terceros para con la empresa. * Si estos saldos están libres de cargas o gravámenes, ostentando la empresa la plena titularidad de los mismos. * Si se refleja su valor estimado de recuperación. * Si las cuentas a cobrar aparecen debidamente descritas y clasificadas en los
estados financieros. * Si en estas transacciones se están observando todos los requisitos legales y fiscales establecidos por las normas en vigor y si las medidas de control interno y los procedimientos administrativos establecidos por la empresa están funcionando eficazmente y son los más adecuados.
MODELO DE CIRCULARIZACION DE CUENTAS POR PAGAR Las cartas de circularización tiene que prepararlas la empresa, pero deben ser supervisadas y enviadas por el auditor, y la respuesta ha de recibirla él mismo. Existen dos tipos de circularizaciones: * Positiva. El destinatario debe contestar; es decir, ha de responder si está conforme o disconforme con el saldo. * Negativa. Del destinatario se solicita saldo y composición. Normalmente este tipo no se utiliza. En la carta de circularización se debe pedir confirmación del saldo; es decir, al cliente se le indica el importe que debe según los libros de la empresa y él ti ene que dar o no su conformidad con el mismo.
