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Trabajo Final Auditoria
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Trabajo Final Auditoria
Auditoria administrativa
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PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA Tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes fases de ejecución se cond forma programada y sistemática, se unifiquen criterios. CONSIDERACIONES FUNDAMENTALES El objetivo primordial es sacar a luz diferencias o irregularidades existentes en los elementos examinados dentro del secto empresa sujeto a estudio y apuntar los posibles remedios. El auditor encargado del programa tiene que decidir cuáles factores son los más necesarios para alcanzar los objetivos, c mejores métodos para lograrlos y cuáles los sujetos más apropiados para hacerse cargo de la función, cuáles son los fact y de control. El tiempo necesario para llevar a cabo una auditoría administrativa variará según la extensión y naturaleza del trabajo a re Antes de dar principio a una auditoría, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan. Este aspecto consistirá en hacer una lista de los renglones a examinar y los procedimientos a seguir. El programa se concreta a un número de pasos importantes, el conocimiento de los cuales constituye el meollo de una ac auditorial eficiente: 1. Planes y objetivos. Examinar y discutir con la dirección el estado actual de los planes y objetivos. 2. Organización.
a) Estudiar la estructura de la organización en el área que se valora. b) Comparar la estructura presente con la que aparece en la gráfica de organización de la empresa (si c) Asegurarse de si se concede o no una plena estimación a los principios de una buena organización, y departamentación. 3. Políticas y prácticas. Hacer un estudio para ver qué acción debe ser emprendida para mejorar la eficacia de po prácticas. 4. Reglamentos. Determinar si la compañía se preocupa de cumplir con los reglamentos locales, estatales y federales. 5. Sistemas y procedimientos. Estudiar si presentan deficiencias o irregularidades en sus elementos sujetos a examen e id para lograr mejorías. 6. Controles. Determinar si los métodos de control son adecuados y eficaces. 7. Operaciones. Evaluar las operaciones con objeto de precisar qué aspectos necesitan de un mejor control, com coordinación, a efecto de lograr mejores resultados. 8. Personal. Estudiar las necesidades generales de personal y su aplicación al trabajo en el área sujeta a evaluac 9. Equipo físico y su disposición. Determinar si podrían llevarse a cabo mejorías en la disposición del equipo para una m amplia utilidad del mismo. 10. Informe. Preparar un informe de las deficiencias encontradas y consignar en él los remedios convenientes. PLANEACIÓN La planeación se refiere a los lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria administrativa par que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información , investigación preliminar, proyecto de auditoria y diagn preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante. FUENTES DE INFORMACIÓN Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en lo trabajo del auditor. Internas: Órganos de gobierno, socios, sistemas de información, etc. Externas: Órganos normativos, grupos de interés, organizaciones lideres en el mismo giro industrial u INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Los criterios para realizar esta tarea de forma conveniente son: 1. Determinar las necesidades especificas. 2. Identificar los factores que requieren de atención. Sign up to vote on this title 3. Definir estrategias de acción. Useful Not useful 4. Jerarquizar prioridades en función del fin que se propone. 5. Describir la ubicación, naturales y extensión de los factores. 6. Especificar el perfil del auditor. Estimar el tiempo necesarios cumplir el objetivo definido.
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El acceso a redes, intranet, extranet o query; permite detectar información operativa o normativa de los clientes, socios, p empleados, organizaciones del sector o ramo, lo que a su vez, facilita el intercambio electrónico de datos y mantener una interactiva con el entorno. ENTREVISTA • Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. • Saber lo que se quiere y tener claro el propósito y sentido. Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. • • Concertar previamente la cita. Atender al compromiso. • Clasificar la información que se obtenga. • Registrar la información en una bitácora. • CUESTIONARIOS Se emplean para obtener la información deseada en forma homogénea, están constituidos por series de preguntas escrita predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática especifica. CÉDULAS Se utilizan para captar la información requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria. Están integradas por formularios cuyo diseño incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupación y división de para su revisión y análisis. MEDICIÓN Se puede visualizar desde dos perspectivas: Forma: Escalas de medición. o Fondo: Componentes del proceso administrativo. o Elementos específicos e indicadores. o ESCALAS DE MEDICIÓN Los hechos deben relacionarse con una estrategia de acción. • Las escalas a utilizar deben garant izar la confiabilidad y validez de la información. • La elección y empleo de las escalas de medición están estrechamente relacionados con las directrices acordadas e • planeación de la auditoria. COMPONENTES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y ELEMENTOS ESFECIFICOS Se debe considerar las variables f undamentales que influyen el desempeño de u na organización: You'reen Reading a Preview Naturaleza. Giro industrial. Campo de acción. Enfoque estratégico. Unlock full access with a free trial. Tamaño. INDICADORES Permite ordenar las acciones en relación con los resultados que se pretende alcanzar. Download With Free Trial Permite hacer comparaciones y proyectar retrospectiva o prospectivamente la información. PAPELES DE TRABAJO Sirven para ordenar, agilizar e imprimir coherencia en el trabajo. Deben incluir: Identificación de la auditoria. El proyecto de la auditoria. Índices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado. Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo. Sign up to vote on this title Anotaciones sobre información relevante. Useful Not useful Ajustes realizados durante su ejecución. Lineamientos recibidos por área o por fase de ejecución. Reporte de posibles irregularidades. EVIDENCIAS
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¿ Qué trabajo se hace? ¿ Con qué se hace? ¿ Para qué se hace? ¿ Cuándo se hace? ¿ Quién lo hace? ¿ Por qué se hace? ¿ Cómo se hace? INDICADORES Un indicador es una estadística simple o compuesta. Es una relación cuantitativa entre dos cantidades que corresponden a un mismo proceso. Un sistema de indicadores permite hacer comparaciones, elaborar juicios, analizar tendencias y predecir cambios. CARACTERÍSTICAS DE UN INDICADOR Ser relevante o útil para la toma de decisiones. Aceptado por la organización. • • Susceptible de medición. Justificable en relación con su costo-benef • • Conducir fácilmente información de una parte a otra. Fácil de interpretar. • • Altamente discriminativo. Que pueda utilizarse con otros indicadores • • Verificable. Precisión matemática en los indicadores cu • • Libre de sesgo estadístico o personal. Precisión conceptual en los indicadores cu • • INDICADORES ESTRATÉGICOS Permiten identificar: La contribución o aportación al logro de los objetivos estratégicos en relación con la misión de la organ Miden el cumplimiento de los objetivos con base en: Actividades Programas especiales Procesos estratégicos Proyectos organizacionales y de inversión INDICADORES DE GESTIÓN Informan sobre procesos y funciones clave. Controlan a operación. Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos estratégicos. Determinar costos unitarios por áreas, programas, unidades de negocio y centros de control. Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones. INDICADORES DE SERVICIO Miden la calidad con que se generan los productos y / servicios en función de estándares y satisfacción de clientes y prov Implementar acciones de mejora continua. You're Reading a Preview Mejorar la calidad de la atención a clientes. Permiten identificar: Unlock full de access a free trial. Indicadores de desempeño o cumplimiento los with estándares de servicio. Indicadores de satisfacción de calidad que percibe el cliente sobre el producto o servicio recibido. ¿QUÉ SE PUEDE EVALUAR? Download With Free Trial EFECTO: Mide el cumplimiento de los objetivos y metas. Cuantifica valores y efectos en clientes. Mide el desempeño de los procesos. COBERTURA: Informa sobre el alcance de las acciones. EFICIENCIA: Mide costos unitarios y productividad. Sign up to vote on this title Cuantifica la optimización de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos para obtener productos y/o servici Useful Not useful costo y en el menor tiempo. CALIDAD: Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las necesidades y cumplen con las expectativas de los clientes. Cuantifica la satisfacción del cliente.
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Descomponerlo a fin de conocer todos sus detalles y aspectos. Examinar y comprender cada elemento. Ordenar cada elemento y der ser necesario, hacer comparaciones. Definir las relaciones que operan entre cada elemento individual y conjuntamente. Identificar y explicar las causas por las que se genero el problema. • OBJETIVOS 1. Identificar y comprender los datos. 2. Identificar si existen variaciones. 3. Identificar posibles relaciones entre datos. Al momento de realizar un análisis, se debe tomar en cuenta los siguientes aspectos: • a) Capacidad intelectual. b) Sentido común. c) Creatividad. d) Ser objetivo. e) Espíritu de cooperación. CAPACIDAD INTELECTUAL Sirve para entrar de lleno en el problema y de esta forma, evitar pérdida de tiempo al estar revisando elementos secundar SENTIDO COMÚN Permite evaluar correctamente las situaciones y tomar una decisión de manera rápida y oportuna. CREATIVIDAD Sirve para realizar esquemas en donde se incluirá la posible solución a un problema dado. SER OBJETIVO Se debe considerar los problemas tal como son, sin mezclarlos con prejuicios, emociones, simpatías o antipatías propias. ESPÍRITU DE COOPERACIÓN Al momento de trabajar en equipo, se debe respetar las opiniones de todos los integrantes y en caso de que algo no te pa decirlo sin agredir a esa persona. TÉCNICAS DE ANÁLISIS Generalmente las más utilizadas para realizar el análisis son las siguientes: 1. Organigramas. 2. Sociogramas. 3. Diagramas de flujo. ORGANIGRAMA You're Reading a Preview Representación gráfica de la estructura de una organización o empresa. Representa las estructuras departamentales y casos las personas que las dirigen. Unlock full access with a free trial. SOCIOGRAMAS Es una técnica que permite medir las relaciones existentes entre ciertos datos; dichos datos pueden tener una interrelació DIAGRAMAS DE FLUJO Download Trial Representa los pasos o procesos a seguir para alcanzar la soluciónWith de unFree problema. En conclusión, la información obtenida es sometida a un proceso de análisis o examen crítico con la finalidad de descubri los fenómenos que afectan e impiden un correcto funcionamiento. TECNICAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA
La auditoría administrativa tiene el propósito de servir como marco de actuación para que las acciones en sus diferentes ejecución se conduzcan en forma programada y sistemática, unifiquen criterios, Sign y delimiten la profundidad up to vote on this titlecon que se revi aplicarán las técnicas de análisis administrativo para garantizar el manejo oportuno y objetivo de los resultados Useful Not useful Normas De Auditoria generalmente aceptadas Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas son los principios fundamentales de auditoria a los que deben enma desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trab del auditor.
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ANÁLISIS. Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida dete tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas.
INSPECCION Examen físico de los bienes materiales o de los documentos, con el objeto de cerciorarse de la existencia de un activo operación registrada o presentada en los estados financieros.
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CONFIRMACIÓN Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada y que se encuentre e de conocer la naturaleza y condiciones de la operación y, por lo tanto, confirmar de una manera válida.
Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pide la confirmación, para qu escrito al auditor, dándole la información que se solicita y puede ser aplicada de diferentes formas:
Positiva.- Se envían datos y se pide que contesten, tanto si están conformes como si no lo están Negativa.- Se envían datos y se pide contestación, sólo si están inconformes. INVESTIGACIÓN Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa.
Con esta técnica, el auditor puede obtener conocimiento y formarse un juicio sobre algunos operaciones realizadas por la ejemplo, el auditor puede formarse su opinión sobre la contabilidad de los saldos de deudores, mediante informaciones y que obtenga de los jefes de los departamentos de crédito y cobranzas de la empresa. CERTIFICACIÓN Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general, con la firma de una Actitud La labor de investigación tiene que llevarse a cabo sin perjuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es de importancia que el equipo de auditores se abstenga de realizar comentarios que carezcan de sustento o hacer promesas puedan cumplir TÉCNICAS DE AUDITORÍA La aplicación de técnicas de auditoría permite encontrar evidencias objetivas para decidir si hay o no:
- Documentación que soporte el sistema de gestión deYou're calidad.Reading a Preview - Control efectivo de los procesos que influyen en la calidad. - Cumplimiento con los criterios de auditoría. Unlock full access with a free trial. CUESTIONARIOS
Es un formulario diseñado para obtener información. Constituido por series de preguntas escritas predefinidas y secuen Download With Free Trial del tema a evaluar como aspectos generales de la organización. Todo cuestionario debe: Expresar el motivo de su preparación Procurar que las preguntas sean claras y concisas Orden lógico Con redacción comprensible y facilidad de respuesta Sign up to vote on this title *Cerrado Useful Not useful *Opción múltiple *Abierto Ventajas Agilidad para obtener información
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Ensayo o simulación: observa el rendimiento en una situación ficticia parecida a la que puedes encontrar en el traba De choque: Ve como actúa en cuanto a paciencia, discreción, seguridad en uno mismo, etc. Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos: Saber lo que se quiere y tener en claro el propósito y sentido. Establecer anticipadamente la distribución del trabajo. Concertar previamente la cita. Atender el compromiso. Concentrarse de manera relajada. Seguir un mapa mental para captar la información de manera lógica y consecuente. Utilizar preguntas de terminación abierta. No hacer preguntas irrelevantes. En la medida de lo posible escuchar, no hablar. Asegurar de no presionar la entrevista. Evitar la confianza en su memoria. Clasificar la información que se obtenga. Registrar la información en una bitácora. Fases de la entrevista Saludo y acogida. Charla informal. Comportamientos. Final de la entrevista. Despedida. Consejos infalibles Llega puntual. Estrecha la mano del entrevistado o entrevistador con firmeza. Saluda al entrevistado o entrevistador por su nombre, pero sin llegar a tutearle. No te sientes hasta que lo indiquen. Al sentarte hazlo de forma correcta. No fumes. Si te ofrecen algo de beber, puedes tomarlo. Habla con sencillez, sin usar palabras rebuscadas. Reduce el uso de muletillas. You're Reading a Preview Vigila el lenguaje corporal y gestos. Contesta a lo que te pregunten y escucha bien antes de contestar. Unlock fulllos access a free trial. Nunca hables mal de tu actual o antigua empresa, ni de jefeswith o compañeros. No entres en polémicas. Al terminar la entrevista, resume tus puntos fuertes.
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Las preguntas…
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Deben dirigirse a la información relevante. No deben sugerir respuestas. No deben contener expresividad o implicaciones emocionales. Usar palabras coloquiales. Se incorporan en la conversación. Se deben evitar hacer un ejercicio de preguntas y respuestas. Preguntas directas y cerradas. Sign up to vote on this title Respuestas a preguntas cerradas: Sí/No Useful Not useful Respuestas a preguntas directas: Pocas palabras. Se busca producir información especifica. La primera impresión Para el auditor: El orden y limpieza es un indicio de que tan bien esta funcionando el sistema de calidad.
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Descripción que la identifique Recomendaciones congruentes
PROPOSITO Conseguir que se enmiende la situación señalada lo mas pronto posible Directa: Es la técnica mas natural para percibir los hechos acontecidos en la organización relacionados con el tema de evaluació clima de trabajo. Especifica: Son señalamientos de deficiencias o aspectos atípicos.
Planteamiento Señalamiento de observaciones. Logro de su aceptación. Impulsar su enmienda. Implementación de la solución. Seguimiento. Presentación Planteamiento respetuoso al directivo indicado. Apertura para el dialogo constructivo. Presentación de los documentos que soporten las observaciones. Causa, efecto, recomendaciones pertinentes. Disposición a escuchar las aclaraciones del auditado. Aceptación y aplicación de recomendaciones. ORGANIGRAMA Consiste en hojas en las que cada puesto directivo se representa por un cuadro que encierra el nombre de ese puesto (y el de quien lo ocupa) representándose por la unión de los cuadros mediante líneas los canales de autoridad y responsabil ¿Qué es la division de funciones? ¿Como se señala en el organigrama cuado un departamento es lineal o de staff ? ¿Cómo se representan la autoridad y la comunicación dentro de un organigrama? PARA QUE SIRVE EL ORGANIGRAMA You're Reading a Preview Esta herramienta nos revela: La división de funciones Unlock full access with a free trial. Los niveles jerárquicos Los canales formales de la comunicación Las líneas de autoridad y responsabilidad Download With Free Trial La naturaleza lineal o de staff del departamento Requisitos de los organigramas: Los organigramas deben de ser , ante todo , muy claros; por ello se recomienda que no contengan un numero cuadros y de puestos . Los organigramas no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados. Los organigramas deben contener nombres de funciones no de personas Los organigramas no pueden representar un numero muy grande de elementos de organización Tipos de organigramas Sign up to vote on this title Tipos de organigrama: Notlauseful Useful El nivel máximo comienza del lado izquierdo y haciéndose los demás niveles sucesivamente hacia derecha. Ventajas de organigramas horizontales Siguen la forma normal en que acostumbramos leer. Que disminuyen en forma muy considerable el efecto de triangulación.
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Reduce la cantidad de explicaciones narrativas y condensan las presentaciones Parecido a una fotografía tomada de un flujo de operaciones Un documento eficiente del testimonio del análisis del procedimiento DIAGRAMA DE OPERACIONES DE PROCESO O CURSOGRAMA SINÓPTICO Muestra la secuencia cronológica de todas las operaciones, inspecciones, márgenes de tiempo y materiales a utilizar en u fabricación o administrativo, desde la llegada de la materia prima hasta el empaque del producto terminado
Sirve para
Exponer con claridad el problema a analizar, ya que si no se plantea correctamente difícilmente podrá ser resu Determinar en que áreas existen las posibilidades de mejoramiento Representar los detalles del diseño, aquí se encuentran los ajustes, las tolerancias y especificaciones de fabric administración Determinar los puntos exactos de inicio y terminación de la operación DIAGRAMA DE FLUJO Describe la secuencia de los distintos pasos o etapas y su interacción, empleando símbolos gráficos para representar los etapas de un proceso Ventajas Favorece la comprensión del proceso ya que lo muestra como un dibujo Reemplaza varias páginas de texto Identifica los problemas, oportunidades de mejora del proceso, pasos redundantes, reprocesos, conflictos de a responsabilidades y puntos de decisión Muestran las transacciones cliente-proveedor, facilitando a los empleados el análisis de las mismas Excelente herramienta para capacitar a nuevos empleados y a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan proceso
Emplea los siguientes símbolos con significados específicos que se conectan por medio de flechas que indican el flujo ent pasos o etapas DIAGRAMA DE PROCESO HOMBRE-MAQUINA Representación gráfica de la secuencia d e elementos que componen las operaciones donde intervienen hombres y maqu permitiendo conocer el tiempo empleado por cada uno y la eficiencia de ambas partes con el fin de aprovecharlos al máxi Objetivos Analizar y estudiar una sola estación de trabajo donde existe ociosidad en los operarios You're Reading a Preview Conocer las operaciones y el tiempo del hombre con el fin de mejorar sus tiempos de ocio Conocer el tiempo de actividad e inactividad de su maquina así como de carga y descarga Unlock full access with a free trial.
DIAGRAMA DE RECORRIDO Plano de fabrica o zona de trabajo hecho a escala que muestra la posición correcta de las maquinas y puestos de trabajo Download With Free Trial Objetivo Indica el flujo de todo el trabajo de un departamento y de toda la empresa u organización y es el principal instrumento en de métodos y sistemas, ya que es importante que se elabore de forma secuencial y cronológica Ventajas Favorecen la comprensión del proceso Identifican los problemas y oportunidades Excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados Permiten el mejoramiento continuo en los procesos Sign up to vote on this title Ayudan a minimizar los tiempos hombres-máquinas y costos Useful Not useful DIAGRAMA DE HILOS Plano a escala en el cual se sigue y se mide con un hilo el trayecto de los trabajadores los materiales o el equipo durante dada de hechos Objetivo
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Es una herramienta de cálculo y una representación visual de las dependencias entre las tareas del proyecto MANUALES Son todo un sistema de reglas que describe de manera sistemática las actividades y labores que deben ser realizadas p miembros de la organización con el propósito de lograr eficientemente los objetivos de la empresa Objetivo Facilitar el desarrollo y desenvolvimiento de las múltiples funciones administrativas que deben llevar a cabo y son esenc que nos permiten lograr el EQUILIBRIO Ventajas Recopilan de manera organizada los procedimientos de la organización Reduce en gran proporción la improvisación, ya que todo esta escrito Aclaran dudas con respecto a que hacer en un momento determinado Mantienen la igualdad (estandarización) en la cuestión o rganizacional Es una herramienta de control Es un instrumento informativo Ahorro de tiempo, debido a que las instrucciones ya están dadas Permite una evaluación objetiva de los procesos Permite evaluar los estándares que han sido establecidos Elementos Aquello que será objeto de consulta Índice Contenido Instrucciones de uso del manual Introducción MANUAL DE ORGANIZACIÓN Describe la formalidad de la organización para cada puesto de trabajo, objetivos, responsabilidades, funciones y autoridad Contiene Contenido: Enunciación de cada una de los componentes del manual y la cantidad de páginas correspondiente Objetivo del manual: Fines y alcances generales del manual Objetivos y Políticas: Fines hacia los cuales se dirigen los esfuerzos Autoridad: Distintos tipos de autoridad vigentes Control: Definición y establecimiento de los tipos de control Misión y Funciones: Funciones de cada uno de los Reading entes y susa fines You're Preview Atribuciones: Facultades delegadas a los responsables d e cada área Delegación: Tareas que el personal jerárquico puede as ignar a sus subordinados full access with free trial. Reemplazo: Régimen de reemplazos entreUnlock los responsables de alos entes Información: Cuál es la información que debe generarse en el ente orgánico, tanto para su uso como para inte general de información With entes Free internos Trial o externos Relaciones: Tipos de relaciones existentesDownload entre los distintos Responsabilidades: Obligaciones que emergen del ejercicio de una determinada atribución Organigramas: Representación gráfica de la estructura orgánica, total y parcial Régimen de autorizaciones: Establecimiento de disposiciones generales que rigen las autorizaciones para ado decisiones y/o para firmar documentos correspondientes Presentación Contenido Objetivos Sign up to vote on this title Objetivos y políticas Useful Not useful Conceptos generales Contenido común de los entes del mismo nivel Contenido especifico de los entes Contenido común de los rangos
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